秘书辅助决策职能

关键词： 秘书 职能 决策 辅助

秘书辅助决策职能（通用8篇）

篇1：秘书辅助决策职能

略论现代秘书的辅助决策职能

改革开放30年来的实践证明，随着我国改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的不断完善，整个社会的管理体制正在发生着一系列深刻的变化。决策作为组织管理的中心，正逐步向科学化、规范化发展。由于现代管理日趋复杂，各级组织的决策者或领导人无论从才干上还是精力上，都无法在决策过程中仅凭个人的智慧和努力能胜任其责，必须充分发挥各种辅助力量的作用，比如智囊团、顾问团以及各种咨询机构等。其中,秘书作为领导的参谋助手，由于具有显著的职位优势、独特的视角优势、明显的层次优势和突出的沟通优势等，在辅助领导决策的过程起着重要的作用。因此，辅助决策已成为现代秘书的主要职能之一。一、迅速发展的形势给现代秘书工作提出了新研究课题

WTO的加入和互联网的飞速发展，使中国与世界的距离缩短了，同时也明显暴出 我们方方面面的差距。变化了的新形势从工作环境、工作方式、工作内容等方面 提出了新的研究课题。只有知难而上解决这些问题，才能更好地发挥秘书的作用。

1、市场经济的开放性扩大了秘书工作的范围。市场经济是开放的经济，加入WTO加快了中国与世界一体化的进程，这种状况使秘书工作置于国内外两大环境之 中，客观上扩大了工作范围。党政机关、企事业单位将出现跨行业、跨地区、跨 国界的政治、经济、文化、军事等活动，这就从地域上突破了“划地为牢”的小 圈子。地域的扩大，既开阔了秘书工作的视野，也使秘书与社会接触的范围日益 扩大，交流的渠道增多，各种影响的程度加剧。秘书不仅要了解各行业、各地区，也要密切注视世界的动向，这样一来不仅仅是范围扩大了，而且工作的难度也增 加了。众所周知，当今社会迫切需要的秘书人才，应该是创造型、复合型与协作型的。

所谓创造型秘书人才，主要是具有创造力的人才。他们有强烈的立体型思维和创 新精神，在工作岗位上必须有新发明、新发现、新开拓，能够对不同层次、不同 行业、不同领域的服务对象，不断提供新创意、新设想；能够在企业的管理、制 度、技 术、知识创新等系统有所作为。知识经济社会，人才竞争激烈，创造型人才不仅能够参与竞争，而且能够积极协助所服务的对象超越竞争。所谓超越竞 争，是指能够发现更具有战略价值的新领域、新技术、新产品，不断形成最具创 意与活力的“人无我有”的优势。这种人是企业的灵魂。其内涵的价值是无法估 量的，因此也是最受企业和服务对象的欢迎。

所谓复合型秘书人才，主要是指“多功能人才”。他们的特点是多才多艺，集科技、文 学、经贸、外语于一身的全才，能在企业或社会的很多领域大显身手。据统计，在当今人才市场上，复合型人才最吃香。其素质要求是：大学本科以文 化，3－5年工作经验，既懂专业有懂外语。

所谓协作型秘书人才，主要是具有协作精神，人际关系好的人才。在知识经济社会的条件下，人与人之间的协作由于个人独立性的加强而显得更为重要。有的人能力很强，但脾气古怪，难以与人共事；有的人才华横溢，却私心过重，只顾自 己，不管他人。当今社会最显著的时代特征是合作取胜、协作竞争，即是“双赢” 时代，是共同发展的时代。如若不明白这个道理，只顾一己私利，那将是难以融 入集体的孤雁，只能成小才而成不了大器。所以说当代的秘书必须具有团结公关 和协作办事的能力。

二、现代秘书辅助职能的基本特点

所谓辅助决策就是在决策的过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体的补偿，以提高决策的科学性和时效性。失去了辅助决策的支持，任何决策都将成为个人主观、盲目甚至武断的行为，因为任何一个科学的决策都包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟定方案、分析评估、方案选择、试验证实、普遍实施、监督检查和反馈修正等环节，如果没有决策前的准备工作，决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性；如果没有决策后的实施反馈信息，将无法判定决策的正确性，决策的目标也将无法达到；作为辅助决策的秘书人员在领导决策过程中就起着这种“鞍前马后”的作用。具体说来，秘书辅助活动具有以下特点：

1.内容的综合性。秘书的辅助活动所向，不限于单—或局部的职能范围，应该跨越系统、各个职能方面，其内容所及或单一，或局部，少有限制，无需定向，表现出明显的综合特性。这与秘书工作的综合规律相一致，是秘书总体活动规律在其辅助活动中的体现。因为秘书是领导同系统各职能方面的中介桥梁，领导综观全局。秘书自然要与领导相应，领导视野所及，秘书的视野及辅助指向，也应随之所从，以保证及时有效地为领导提供综合服务。2.活动的受限制性。秘书的职能作用主要是为领导服务，直接从属领导的职能责任，决定了他们的全部活动，包括参谋辅助作用，必须紧紧围绕和依据领导的决策管理意向进行，原则上不得脱离或违背，更不能各行其是。必须随时适应领导即时之需，做出灵敏反应，尽可能及时子以满足。具所提供的信息与建议，只起辅助作用，只供领导选择、参考。

3.作用的随机性。秘书是领导的助手，经常伴随领导左右，因而有更多时间和机会了解接触领导，同领导存在较为密切、贴近的关系，领导正是依靠同秘书的这种近身密切的职能关系，随时方便地得到秘书人员的各种辅助，秘书也正是凭借同领导的这种近身相处的职能条件，随机地为领导提供综合服务，包括参谋性服务。他们可以利用贴近、了解领导的职能条件，根据具体情况，选择适当的时间、场合进行有效的参谋活动，还能就某种决策管理问题，随时向领导进行补充或复述，以至进行谏诤。领导同秘书直接贴近，密切相处的职能关系，以及由此而来可能随机发挥参谋辅助作用的显著特点，构成秘书角色的重要内涵。

三、现代秘书辅助决策的原则

1.定位原则。决策的主体是领导者，秘书在参谋过程中要掌握好—个度，即牢记自己是“辅助”而不是领导，是帮助“谋划”而不是决断。秘书只是在本职分内，精心辅助领导迅速、切实形成决策，顺利、有效施行决策，在此进程中，发挥接近了解领导、职能综合、能更多获取全局情况的职能优势，向领导提供情况、提出见解、参谋建议，供领导参考，是拾遗补缺，而不是统揽全局。

2.超前原则。即在科学预测的基础上搞好超前决策，以防止问题的发生，或者尽可能在问题初露端倪时便及时予以解决。秘书系统要做好以下三方面的工作：认真做好信息的预测工作，积极向领导系统提供超前性、防范性决策的课题及方案；做好领导系统决策活动的各项事务性准备工作，以保证决策活动的顺利进行。

3.信息原则。信息是决策的基础和依据，科学决策的过程就是信息环流的过程？秘书系统要实现辅助决策的职能，就应当做好信息工作，为领导系统提供及时、准确和适用的信息，起到领导系统的“耳目”和“喉舌”作用。往复才能实现。秘书辅助决策系统要善于发现领导决策中的偏差或失误，发挥接近领导、了解领导、职能综合、能更多获取全局情况的职能优势，实事求是地向领导提供情况、提出调节或修正原来决策的意见、建议供领导参考。

四、现代秘书辅助决策的方式

秘书因其特定的职业性质又与领导者的特殊关系，要真正实现参谋辅助的功能，充分发挥参谋辅助的作用，就必须掌握恰当的参谋辅助方法。

1.预测式参谋辅助。科学准确地预测性参谋辅助，能使组织管理适应环境条件的变化，从而采取科学的应对之策，求得事业的不断发展。秘书的预测性参谋辅助是根据各方面的信息资料，把握事物发展的客观规律，对组织未来的发要状况进行描述，并提出相应的策略供决策者参考采纳。预测的前提是信息，由于秘书处于组织信息的集散中心，便于收集来自各方面的信息资料和数据，因而能够对未来可能出现的变化做出比较准确可靠的分析，并能有针对性地提出相应的对策。秘书预测性的参谋辅助越是有效，对领导者的意义就越大。

2.进谏式参谋辅助。这是秘书就某一课题、某一问题对领导者提出的规劝或建议。进谏式参谋辅助是秘书一种主动的服务方式，领导者通常会根据对进谏者和建议的认知程度及管理需要，决定对该建议的采纳与否以及采纳的程室和范围。进谏式参谋辅助的具体方式很多，有类比式、论辩探讨式、漫谈交流式、补充完善式等，秘书可根据情况选择使用。

3.追踪式参谋辅助。任何计划在实施过程中，由于主客观条件的变化，都会出现一些偏差和问题。秘书的追踪式参谋辅助就是随计划或决策的实施过程，在每个执行环节中追踪发现问题，分析问题，对领导者进行参谋辅助。秘书进行追踪式参谋辅助是因为其熟悉计划或决策的全部内容和实施的系统过程，了解计划或决策实施的各个环节和步骤。当然，秘书要真正发挥追踪式参谋辅助的功能，同时还必须把握住总体目标和各部分、各环节的局部目标及其相互影响，把握实施的状况和出现的偏差，这样才能保持参谋建议的方向与管理目标的一致性，才能在实施的过程中不断优化原来的计划或决策方案。

4.信息资料式参谋辅助。当决策者由于信息资料不足，出现处理问题失误，或因没有充足的依据对计划或决策进行决断时，秘书的信息资料式参谋辅助便能弥补其不足与缺陷，进行信息资料式参谋辅助，秘书人员应充分注意信息资料的及时、准确、全面、动态和有效。综上所述，在现代领导活动中，秘书的参谋辅助功能具有不可替代的价值，它既迎合了现代组织管理体系的需要，也是秘书自身素质发展的必然，更是领导活动效率和效益的可靠保证。

五、现代秘书人员在辅助决策过程中应注意的几点事项

秘书在科学化决策的过程中，作为决策辅助人员，应注意以下几项事宜，确保辅助作用的正常发挥，决策程序的合理运行。

1.摆正“辅助”的位置。决策是领导部门的主要职能之一，因此决策方案的选择、判断等关键性步骤，必须由决策者来完成，最后的决策也还是需要领导者做出。秘书只是领导决策的参谋、助手，必须摆正自己的“辅助”位置，才能保证秘书辅助作用的正常发挥。

2.必须遵循科学决策的程序。科学的决策要求领导者个人的主观随意性随时受到规范化决策程序的约束和限制，秘书人员在辅助决策的过程中，不仅自身要遵循科学决策的程序要求，还要随时提醒领导者注意科学决策的程序，做好“谏诤”工作。

3.不滥用“决策”的概念。各地区、各部门存在的许多问题并不是都可以使用“决策”的概念，秘书人员在实际工作中要学会划分决策与非决策问题的界线，许多具体工作按照分工的范围，由职能部门就可以解决，不要把所有的问题都划入决策程序系统。

4.在辅助决策的过程中注意做好机要保密工作。秘书人员在参与决策的过程中，往往会接触到许多机密事项，因此必须树立高度的责任性和使命感，注意机要保密，不随意谈论、泄露决策中的机密内容，维护国家和集体的利益安全，并同一切不遵守保密纪律的人和行为作斗争。六、秘书在辅助领导决策过程中的作用

秘书的首要职责就是为领导制定正确的决策提供多方位的服务。领导的基本责 任就是决策，而领导决策前的大量工作都是由秘书来做的，所以说，秘书在辅助 领导决策过程中起着十分重要的作用。

1、在改革开放和社会主义现代化建设的大潮中，各级政府决策的责任必然越来 越重。作为辅助领导决策的秘书，要紧紧围绕经济建设这个中心，在政治大方向 上当好领导的参谋。衡量和考核一个秘书部门的参谋工作，首先就看为这个中心服务得怎么样，就看你的工作是否有助于领导的决策，是否有利于社会发展的潮 流。

2、秘书人员要参“谋”，而不要 参“断”，参谋的目的在于为领导决策服务。秘 书的参谋工作，同其它部门一样，都对领导具有从属性，都是为领导服务，只不 过它更直接从属于领导的决策行为，是在决策行为全过程中提供参谋性质的服 务。

3、为领导决策服务的参谋工作要努力适应建立健全决策的程序，就一般而言有 以下步骤：一是确定决策目标；二是拟定备选决策方案，进行论证评估；三是确 定决策；四是决策实施过程中的控制与反馈。具体地说，秘书部门参谋工作的程 序大体如下：

（1）当领导选择决策目标时，秘书部门要依据领导打算解决什么问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，分析和发现工作中的问 题，为领导确定决策目标时提供参考。（2）当领导酝酿决策方案时，秘书部门要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方 面的意见，准确及时地向领导反映对各种备选决策方案反复进行比较、鉴别，并 提出自己的建设性意见，报告领导供决策时参考。（3）当领导审定决策方案时，秘书部门要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便领导在 民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工 作，准确地将领导作出的决策表述出来并及时下达。（4）领导的决策下达后，秘书部 门要通过信息、调研、督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻落实情况，总结经验，找出典型，促进决策的最后落实。

4、强化秘书部门的整体功能。领导决策是一个复杂的系统工程，不仅仅是秘书部门的事,需要各部门的通力合作，不但要加强秘书部门内的分工协作，还要协 调好各个部门的关系，营造出一个良好的工作氛围，最大限度的发挥秘书部门的 整体功能。

综上所述，现代秘书在科学决策过程中的辅助作用是十分重要而且广泛的。在秘书职业逐步社会化的今天，要做一名称职的秘书人员，我们就应当从以上所分析的几个方面，不断地加强自身的综合素质修养，提高秘书工作服务水平，改变社会上人们对秘书工作的误解，改变秘书职能的传统观念，使自己不仅能在科学化决策的过程中发挥更大的作用，也使秘书工作能进入一个崭新的发展阶段。

篇2：秘书辅助决策职能

在秘书的工作实践中，充分发挥着参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。

关键词：秘书的职能活动、辅助职能

一、秘书工作有辅助性被动性，决定秘书对领导的从属地位

1.综合辅助是秘书活动的显著特点

秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用。

秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。

2.辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用。

秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。

秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。

秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。

3.沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责。

沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。

秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。

秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。

篇3：秘书辅助决策职能

现代社会分工细化、专业化、职业化的特征和趋势使得各专业职位在原有岗位的基础要求 (例如业务能力、公关能力、信息收集整理、统筹组织协调能力等等) 上, 对职位提出了更加高的要求, 如职业道德、新的更加细化的职业规范、在一定职位上延展出的岗位职责, 以及对能力专业化更高的标准等。秘书的职业化的特征也越加明显, 关于秘书的定义可以从两个角度进行概括, 一是作为领导或者主管的特殊助手, 能够在一定程度上代表领导做出事务处理的决定。二是具有熟练的办公室能力, 能够在岗位上发挥主动性, 帮助领导协调具体事务。前者定义倾向于秘书的智囊作用, 后者倾向于辅助作用。尽管侧重点不同, 但是有着共性的方面, 即秘书是作为领导的服务人员和辅助人员, 能够辅助决策、综合沟通, 在具体办公事务中发挥参谋和助手作用的职业群体。

一、秘书在决策过程中参谋职能的影响力

秘书的基础责任是处置日常程序性事务, 最为突出的职能是收集和传达, 具体地看, 就是秘书通过接听电话、收发文件、保管印信、管理档案资料、协调日常事务等帮助领导从常规琐碎工作中脱离。本文将这种职能定义为执业能力, 即从事秘书行业的基础能力, 在此基础上, 秘书还需要做好领导的参谋助手, 这属于秘书的职业能力, 具体来说, 就是秘书通过信息、调研等工作辅助领导合理利用资源、协调关系, 研究制定政策和措施, 区别与前者, 职业能力对于秘书的素质要求更高。

从定义可以看出, 秘书在领导决策中占有着重要的角色, 即作为信息的提供者, 在领导决策过程中提供诸如事件基本信息、相关人员信息、事件发展方向、相关联的事项等;作为决策的建议者, 为领导提供可参考的事务处置方式, 以及某一种处置方式可能带来的关联效应和后续发展;作为措施的执行者, 是具体处置过程的掌控者、跟踪者和反馈者, 有效把握事件处置成效。上述角色可以概括为智囊、辅助和执行, 从这些角色可以看出秘书具有一种无形的影响力和引导力, 尤其是在决策过程中, 秘书的意见和态度在很大程度上能够影响领导的判断。

影响产生于依赖, 而不同于一般下级对领导的权力或者影响, 或者在某一项专门工作中下级对上级的影响, 秘书的影响力具有极强的广泛性和伸缩性, 这既根源于领导权力的广泛性和全面性, 也根源于秘书工作的特殊性, 从某种意义上讲, 秘书工作的专业性要求不同于一般职业或者岗位, 是一种综合性的岗位, 对于所在单位要有基本的全局性的概念之外, 秘书专业更多的是服务性的、基础性的, 因此, 在判定秘书对领导影响力大小时, 还可以从其他方面进行考察。

领导决策时秘书的影响力程度取决于以下几个因素:一是日常接触中对秘书的评价, 这是影响因素中最为主观且主要的因素, 领导对于秘书的评价包括但不仅限于工作能力的评价, 还包括日常的观感, 包括对于秘书个人性格、情绪习惯等的综合评价。二是事务本身的难易程度, 是否有悖于现有制度规范和工作纪律、对于领导个人的事业发展是否有影响等。三是秘书所掌握的而领导或者其他人所不擅长的事务, “通过按别人的要求提供服务, 一个人确立了对他们的权力。如果他定期向别人提供在别处不能轻易获得服务, 那么他们就会因为这些服务而依赖而感激他”, 换句话说, 在自身所不熟悉的领域, 人们往往更加信任专业人士所给出的意见, 这也影响了领导对于秘书建议的信任程度, 进而影响了领导对秘书的依赖程度。

二、秘书参谋职能所带来的风险

随着职位的专业化要求不断提高, 秘书也时刻面临着全新的机遇和挑战, 现代秘书的知识结构应该是开放的, “从纵向层次说, 现代秘书要具备从事本职业工作的足够的知识深度;从横向层次说, 现代秘书又要具备从事某行业实务工作的知识广度。”

现代秘书的素养可以从执业能力和职业能力两方面进行概括, 一是执业能力, 前文我们提到过, 执业能力是秘书行业的基本从业能力, 包括收集整理信息、分析研究信息、上下传达沟通、处置措施执行以及日常事务的后勤管理能力等, 主要是秘书作为单纯的辅助岗位人员所应具备的能力。二是职业能力, 这包括参谋建议的能力、综合处理的能力、反馈跟进的能力等, 还包括坚持职业操守的能力, 主要是秘书作为智囊角色的所应具备的能力, 是秘书在基本素养之上具备的拓展能力。当然, 这两种能力并不是现代才出现的, 在实际事务的处理过程中, 这两种能力也不是截然分开的, 要做好基本职责, 同样需要秘书适应智囊的角色, 具备两种能力。秘书的素养和秘书对领导影响力同时决定了秘书参谋决策可能产生的风险的程度, 根据风险产生的原因, 如对事件信息收集不完整, 了解程度不深, 带来的风险;对于事件信息分析有偏向, 或者由于主观臆断、经验主义而带来的风险;对于领导偏好的过度把握带来风险;对于事件处置存在私人原因, 主要源于钱、权、人际关系等原因造成的风险;参谋能力不足导致决策措施不完善等带来的风险等, 可以将风险分为两类:一是秘书能力不足或者因为客观条件所导致的风险, 这些风险在秘书能力提升的基础上, 或者通过完善客观条件, 健全制度规范、明确权力范围等, 在一定程度上能够进行规避。第二种风险是出于主观意愿产生的风险, 即秘书或者领导明知采取某种行动可能带来风险, 对于风险后果有充分的准备和预期, 却因为风险不涉及自身, 或者可以转嫁而依然采取行动, 这种风险尽管可以通过组织或者部门采取一些防范措施和追责措施进行预防, 但是并不能够完全消除或规避。

“依赖性以及对依赖关系的操纵是低级别参与者权力的关键”, 秘书工作的特殊性质直接导致秘书分享并在一定程度上使用着领导的权力。由此, 我们可以看出, 秘书参谋决策中最大的风险来自于主观。

三、秘书参谋职能风险的预防与规避

社会网络理论清晰地说明了权力与所处网络位置的关系, “权力依据个人的地位优势和在关系网中的功能, 可以在网络关系的横向和纵向积累中获得……一个职位越靠近贯穿网络信息流的中心, 就越能获得更多的权力。”相对于组织或者部门中其他人员而言, 秘书身处中枢, 更容易获得信息, 同时秘书所代表和分享的领导权力也更加的复杂和广泛。

风险社会理论对于现代社会人的行为如何产生风险有了更加批判性的论断, 人的行为可能带来一些无法预料且范围广泛的影响, 现代社会的概念是德国社会学家贝克提出的, 这一理论认为风险和安全已经是这个时代的主要议题, 社会的发展是一种“个性化”的过程, 风险社会是人为风险, 风险主要来源于人的决策和行为, 最为显著的特征是制度性, “现代制度的建立与运行大大提高了人们认识和应对风险的能力, 但因制度系统的复杂性所带来的制度功能部分失效, 最终又称为更多、更大的风险不断产生的制度性根源。”被制造出来的风险占据主导地位。

风险社会理论将个人和公共安全设定为社会的追求目标, 促使人们积极地认识和寻找风险治理的有效途径和方法, 也为寻找有效的社会治理路径提供了指导。从风险社会理论视角看待秘书参谋决策职能风险的防预和规避, 主要从制度化、程序化的角度进行。

目前的研究中, 对于如何预防和规避秘书参谋决策职能风险的措施, 学界比较通常的观点的是职业化, 通过职业化, 将秘书从领导权力的域场中分离出来, 成为与领导和组织单纯雇佣关系的岗位和职业, 通过现代管理体制, 特别是经济组织中市场化运作的机构中的雇员管理机制, 将秘书的选拔、任用、升迁、考评与其他专业岗位同样设置, 切断秘书与领导权力的隐形联系, 真正使秘书职业成为“追求稳定的报酬增长的职业类型, 而不是仕途发展的非官员型群体”。

但是职业化并没有详细说明如何通过制度化手段或者行业化措施对秘书的职业发展进行“归正”。就秘书阶层现状而言, 因其对领导决策有着毋庸置疑的影响力, 且在后期决策执行中具有全程跟进、动态把握的天然优势, 秘书群体成为独立于权力系统中的隐形权力拥有者, 要预防和规避客观上的风险可以通过职业化渠道, 如增强秘书业务能力、完善秘书管理制度等, 但是主观上的风险仍然无法从根本上规避。一个有着坚定的理想信念和良好的职业道德, 有着吃苦耐劳的工作精神和积极豁达的人生心态, 热爱工作、忠于职守的秘书, 通过能力、性格、道德等散发出来的魅力, 才是值得的、可靠的秘书, 通过制度的力量消灭信任风险, 通过程序的力量规避人为风险, 最为重要的, 还是文化的建设, 通过完善的、科学的机制和向善的、向真的组织文化, 是确保秘书参谋决策职能作用最大限度发挥的基础。

篇4：浅析高校教学秘书的职能与作用

关键词 高等教育系统 教学秘书 教学管理队伍 职能 定位

引言

随着社会不断发展，教学工作与科研任务成为高校两个最基本的功能，而在学校教学工作中，教学秘书又是一切教学工作的基础。教学秘书作为系主任、业务副主任教学管理工作的助手，在行政方面接受系主任、分管副主任的领导，并且接受学校教务处的业务指导，可以说是连接一个学校的教务处与各个学院之间的桥梁，是各个学校教学主任的贴身助手，一直位于教学工作的最前沿，在整个教学管理工作中有着极其重要的作用。

一、高校教学秘书职责

1、协助系主任制定或者修订教学计划

我们说每个学校的教学计划是其保证教学质量与培养人才标准的重要文件，也是组织实际教学过程与安排每学期教学任务的依据。所以，高校教学秘书要根据实际教学计划的要求与自己专业教师的人数来科学、合理地安排每学期、每个课程的环节。

2、协助系主任实施教学计划，协调并且及时去解决问题

学校有着正常的教学秩序才能够确保工作正常化，针对一些教师请假情况来及时调整，避免出现教学事故。并且要及时检查教师的补课情况，来维护教学计划的正常执行。高校教学秘书要深入到师生群体中，去不断参加座谈会，去倾听了各个方面对日常教学的意见，并且将搜集到的多种信息来及时反馈给院长。

3、做好教学档案收集、管理工作

高校教学档案是日常教学计划所执行的重要依据，也是教学各个环节的定期记录，所以教学秘书也要对其进行整理整合工作。要保存学校、教务处、学院下达的教学规定、文件，让管理工作顺利进行；为院校领导开展教学管理工作提供基本依据；保管整理学生档案、成绩单，便于教师全面掌握学生情况；将以往试卷整理存档作为学校原始资料。

4、特殊学生管理工作

当前高等教育逐渐从精英化教育转变为大众化教育，因此让生源逐渐下降，许多学生无法在规定时间内完成学习任务，因此去选择延长学习年限，或者因为自身所欠学分过多而不得不降级的学生占有比例日益增多。如果顺其自然，只会让这些学生迷失了方向，有可能误入歧途。所以，教学秘书要与辅导员密切配合，构建完善的管理机制。

二、高校教学秘书所需要具备的素质

1、政治意识

我国高校是培养中国特色社会主义合格建设者与接班人的主要阵地，因此教学秘书必须要时刻将政治方向摆在第一位，要深入理解我党的方针、政策、路线，对于高等院校教育的发展趋势有着准确把握与判断。并且在实际工作中，高校教学秘书需要经常参与到一些重要事务中，并且也要负责学校高机密的档案管理工作，假如没有过硬的政治素质，是难以胜任工作的。

2、服务意识

高校教学秘书必须要时刻树立起“为教学服务，为师生服务”的思想，因为教学秘书所服务的对象具有特殊性，是有着自己思想的人群，由于他们年龄、职称、性格、学历、背景等方面有所差异，所以为实际服务工作带来巨大困难。因此高校教学秘书工作务必要以真心诚意服务为原则，排解师生的困难，要任劳任怨为师生服务。除此之外，教学秘书还要按照学校的资源现状，将教学活动中需要的多种能够利用的资源选择最优方案组合起来，进而提高教学质量，并且能够充分地利用院校存有的教学资源，去为师生安排教学活动，调动他们的积极性。

3、统筹管理能力

我们说科学发展观的核心方法就是统筹兼顾，而高校教学秘书的日常工作有着复杂性的特点，几乎涉及到院校所有的教学管理工作，既有着常规化的程序化工作，并且也有着难以预料的突发性事件。并且，教学秘书日常工作也具有规范性、时限性的特征，因为高校日常教学管理是按照不同专业的不同年级，不同学期的不同阶段来进行不停运转，对于课程安排、成绩考察等都属于教学秘书的工作范围。并且，在每学期对教学内容安排，新生入学以及学生毕业，都要有着严格的时间限制，容不得我们半点差错。而这就需要高校教学秘书有着统筹兼顾的能力，要分得清事情的重要性与次要性，从而合理地安排时间，突出日常工作的计划性与针对性。

4、良好的沟通协调能力

我们说高校教学秘书的位置是整个教学管理的核心，其中一项重要工作就是要进行有效地协调与沟通。日常工作中不但要做到了“上令下达”，并且也要能够实现“下情上传”的目标。这些沟通协调有各个专业之间，院系与教务处之间的沟通，并且学校领导、专业主任、各班级辅导员、专业任课教师都要进行及时联络，还要对每个教学过程的计划安排有着建议。因此必须要教学秘书有着良好的沟通协调能力，一方面服从院校领导的安排，并且也要自行对各个专业教师的课程进行合理安排。

三、结语

“上面千条线，下面一根针”，高校教学秘书处于教学一线，有着重要的责任，所以在日常工作中必须要正视自己的地位与作用，顺应时代潮流，进而推动日常教学管理的发展与创新。

参考文献：

[1]李卫东.高等师范院校教务秘书综合素质培养策略研究[J].湖南第一师范学报，2009（3）.

[2]刘晨凌.关于高校系级教学秘书工作的几点思考[J].常州工程职业技术学院学报，2007（3）.

[3]陈文贵，杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报，2002（4）.

[4]杨芳青，陈祖祺.新时期高校外语院系教学秘书工作初探[J].福建师大福清分校学报，2003（3）.

[5]徐芬.浅谈新时期高校教务秘书的综合素质[J].福建商业高等专科学校学报，2005（6）.

篇5：秘书职能

颍州职业教育中心 张洪锋

教学目的：

一、理解掌握秘书基本职能范畴的特征；

二、掌握秘书文稿撰拟要领。教学重点：

掌握秘书的基本职能 教学课时：一课时 教学过程：

一、秘书的基本职能

《现代汉语小词典》这样解释“职能”——人、事物、机构应有的作用。秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。

秘书职能，在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。

秘书的基本职能可以概况为：办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务，具体来说就是“管理事务，参与政务”。

1、办理事务

秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动，如决策。事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作，如电话接打、会议服务、信访工作、文书处理等。

政务是事务的统帅和核心，事务是政务的基础和保证。两者是相辅相成的。秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的，在办理的过程中都有一定的程序性。秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范的原则。

2、协调关系

现代管理活动处处离不开协调。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。

秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。

3、辅助决策 在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策定义为：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

秘书人员辅助领导进行决策一般要经过：协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等四个阶段。

4、综合服务

秘书是为以领导为核心的集团服务的，秘书通常提供的是全方位的服务，既包含公务，如果领导需要，有时也包括办理一些私事。所以，秘书一定要有牢固的服务意识，“全心全意地为领导及其集团服务”。当然，在服务的过程中要注意方式方法，还要善于运用资源。

二、秘书日常事务职能

1、办公用品管理

2、接待

3、安排领导活动

4、值班

5、通讯工作

6、印章管理

7、机要保密

三、秘书专项职能

1、信息管理

2、调查研究

3、会务工作

4、公文处理

5、档案管理

6、信访工作

四、秘书特别受权职能

1、公文写作

秘书在撰拟文稿时要注意一下几个方面：要明确自己代笔者的地位，要准确使用规范文种，要选用准确而不含糊、庄重而不易产生歧义的语言表达，要反复进行认真修改，要有可靠依据，要有精益求精认真负责的态度。

2、督查

3、协调

4、谈判

受权谈判中秘书工作的任务：①协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。②准备好谈判各方的有关材料。③对谈判中意外情况的预测和准备。④把握谈判进程。⑤总结和评价谈判的经验教训，及时搞好信息反馈。

五、秘书深层职能

秘书的深层职能主要指的是秘书的参谋辅助职能。

秘书参谋的原则：①明确角色定位，不失职不越权。②明确参谋定位，谋而不断。③立足规劝层面，谏而有度。

六、思考与联系

（一）、案例分析

方秘书作茧自缚

一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最近定为按贾主任的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。

1、请分析此案例中方秘书做法的不妥之处。

2、如果你是方秘书，你认为最好的挽回此事的办法是什么？

篇6：秘书部职能

一 基本职能概括

1.量化方面

收集、整理并统计全系每位同学的量化分。在量化方面，我部门的工作为：收集各个支部量化委员和各部门部长上交的各项活动名单，进行分类整理并严格根据量化分评定标准进行统计、核算，最后发放到各个支部。

2.会议方面

通知并主持系干会、团总支月计划总结会议，同时对出勤人员进行考勤并作会议记录。会议前，我部门主要负责准时通知相关人员参加系干会或月计划总结会议。会议中，对出勤人员作事假、缺勤等相关记录，同时，对上台人员的讲话作概要记录。会议后，整理并誊写会议记录。

3.资料整理方面

定时收集团总支各部门的月计划和总结资料。在每月初和月末提醒并督促团总支各部门部长按照相关格式要求上交月计划和总结资料，对格式不当的资料通知其相关人员进行修改。

4.摄影方面

协助其他部门对其进行活动留影。受主办活动部门的请求，根据其部门的需要，在活动现场为其留影。

二 可延伸职能

秘书部是一个工作繁琐的部门，工作时间包括确定定期（会议方面、资料方面）的和不定期（量化方面、摄影方面），且我部门工作还是比较丰富，所以我们的目标是做好自己的本职工作。但是，如果系上需要为我们部门添加新的工作，我们部门所有成员一定尽全力做好。

何燕

篇7：秘书职能和职责

区分职能和职责的区别

了解两者之间的性质很关键：

职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，处理的是秘书应该做什么的问题。

职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅要解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题，相比职责来讲，范围无疑是扩大了。

【秘书的职能】

1.辅助决策

辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

2.协调关系

协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

3.处理信息

处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

4.办理事务

(1)办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

(2)办理事务的特征

综合性,服务性,繁琐性,突击性

秘书的职责

具体的也划分为以下11个方面：

日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)

接待事务(来访接待、安排服务等)

会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)

行政事务

信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)

调查研究事务(搜集信息，提供可行性的方案供领导选择)

文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)

写作事务(各种文体的写作)

协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)

督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)

篇8：古代“秘书”参谋职能探析

关键词：古代,秘书,参谋,职能

秘书是一个承上启下、上情下达的岗位, 是各个单位、企业中必不可少的一个重要的岗位。秘书工作除了文化以及一些事务性的处理之外, 讨论决策、发挥其参谋职能也是秘书工作中必不可少的一项内容。但是现在秘书通常从属上级领导, 参谋职能出现弱化的趋势, 不利于领导决策的科学化。因此, 研究古代秘书人员如何行使其参谋职能有利于给当前的秘书从业人员指明工作方向。

一、秘书职业发展

秘书一词开始最早见于汉代书籍《汉书·刘歆传》中, 但是最开始的这两个字并非指人、岗位, 而是指书籍。最早具有类似秘书职能的是记录皇帝言行的史官, 以及巫祝。直至东汉时期出现了“秘书监”一职, 才实现职能与称谓的统一。但该时期的秘书也仅仅只是掌管图书的人, 并无其他实际性的参谋职能。东汉末年“秘书令”的设置, 使得秘书这一官职得到扩大。明清时逐渐演变成为一种规范化的职业。古代并非一般人能够胜任秘书一职, 不仅需要有渊博的才识, 还需要有过人的智慧。民国时期设有承政厅, 设有秘书长、政府文秘职位, 从中央政府到地方国民政府都建立、健全秘书工作制度。再往后发展, 秘书从官职中脱离出来, 成为一种普通的社会职业。

二、秘书的职能

秘书是一个综合性强、接触面广的职业, 对于从业人员而言具有较高的职业素养。而我国现代意义上的秘书职业从20世纪80年代开始, 之前的秘书职能并不规范, 但是参谋这一职能却已被“古代秘书”在辅助领导的工作中发挥得淋漓尽致。秘书的参谋职能是一个从古代就有的辅助性职能, 因此秘书在古代也通常被领导当成谋士、谏臣, 也给现代的秘书人员带来了更多的思考。能够充分发挥参谋职能的人, 通常被后世当成智慧的代表。从秦汉开始, 古代封建统治者为巩固自身的统治, 适应起统治需求, 不断制定、完善秘书管理规章及相关的行政法规。在历朝历代的各种“律”“令”中得到规范化, 一直到明清两朝, 秘书这一岗位的工作制度已日趋完备。在古代虽无秘书这一专门的岗位, 但却有行驶秘书职能的官职, 如春秋时期的刀笔吏、战国时期的主书, 秦朝的长史与御史大夫, 汉代的御史中丞及唐朝的谏官等。与秘书有所相同的是, 上述古代官职都有秘书的某些职能, 但是并不全面。秘书的职能更为全面一些, 其中, 刀笔吏侧重于文书方面, 御史表现为监察与工作情况的跟进与反馈, 谏官则表现在上情下达、下情上报、事务提醒等方面。现代意义上的秘书具有参谋决策、协调关系、处理信息、办理事务等主要的职能, 综合性日益增强。其中, 做领导的好参谋不仅是古代秘书的重要工作内容, 也是现代秘书人员需要具备的基本能力。以史为镜, 看古代秘书如何行使其参谋职能对于今人而言仍有着重要的参考意义。

三、如何发挥秘书的参谋职能

(一) 坚决果敢, 直言进谏。

在实际工作中, 很多决策都是通过秘书向下传达的, 也由秘书参与制定, 因此秘书通常被称为“二把手”。此外, 秘书也是离领导最近的人。在信息通讯落后的古代, 统治者要了解某一项政令的实施情况、民生等相对困难, 而秘书则充当着领导的眼睛、耳朵和嘴巴。但除了下达上级命令之外, 也有将其想知道或者应该知道的情况及时告知的义务。统治者握有天下上至百官, 下至臣民的生杀大权, 因此向其谏言也无疑是一件需要慎之又慎的事情。但是要做好领导的参谋就必须要有坚决果敢的品质, 直言进谏。历史上的魏征以直言进谏著称, 时常为唐太宗带来治世良方, 君臣二人也均名留千古。唐初唐太宗根据封德彝的提议颁布一条将未满18岁的男子征召入伍的政令, 但是魏征将太宗拟好的诏书扣留, 就连唐太宗多次催促魏征也拒绝下发。就在太宗要将魏征问罪时, 魏征对答道“涸泽而渔, 焚林而猎, 是杀鸡取卵的做法。兵不在多而在精, 何必为了充数把不够年龄的人也弄来呢?况且这也是失信于民。”魏征首先以捕鱼、打猎为例, 说明征召未成年男子入伍, 不仅会降低国家的税收, 还会失去民心, 陈诉其中的利害关系。其次, 告诫太宗该诏令不得民心, 征召入伍的男子也并非会听从王命忠诚地保家卫国, 那么只会与太宗的原意相去甚远。最后, 太宗主张以诚信治国, 初年太宗规定未成年人可免兵役, 但是其这番朝令夕改会让太宗的诚信度下降。每一条都直接点名这条诏令带来的不利影响, 让太宗不得不将政令撤回。魏征作为作为唐太宗的下级对于唐太宗不恰当的政令, 充分发挥其参谋的职能, 直言利害关系, 避免了一条错误政令的颁发。在秘书工作中需要有感于质疑领导错误决策的勇气, 质疑决策不仅是对领导负责也是对单位、企业负责, 也是秘书参谋职能的要求。

(二) 审时度势, 巧进良策。

对于古代握有生杀大权的封建领导而言, 忠言往往是逆耳的。但是作为行使秘书职能的官员而言, 对于上级提出劝诫、建议是其作为臣子的本分。该情况下如何能做到既能保住自己的性命, 又能给领导提出建议, 是考验古代秘书人员职业素养的重要标准。春秋战国末期齐景公刚上任时, 沉迷酒色不理朝政, 晏子当面直言说齐景公过度饮酒纵乐的危害, 希望齐景公接制。齐景公听闻后仅仅收敛了一段时间又固态重施。大臣弦章对其感到愤怒不已, 以死相谏对齐景公说如其不停止饮酒弦章将一死了之。身为一国之君齐景公不想被弦章的一句威胁的话而失了作为君主的威严, 但是又不想让弦章死, 因此在杀与留之间犹豫不决。在此关键时刻, 晏子挺身而出对齐景公说遇到齐景公这样的君主是弦章的福气, 要是碰上商纣这类不辨是非的暴君, 弦章早就被赐死了。晏子的话中侧面称赞齐王是明君, 明君不该杀弦章;同时点出弦章的鲁莽, 信息量较大但是却能切中要害。晏子的巧言进谏化解了齐景公的尴尬, 给了他一个台阶下, 同时也挽救了弦章。弦章的直言进谏令君臣二人的关系陷入尴尬, 也将自己推入死局。而晏子审时度势的出言不仅缓解了两人的尴尬, 也将弦章从危险的境地中解救出来, 同时也实现了对齐景公切勿过度饮酒的劝谏。由此也提醒着后世的秘书人员, 进行参谋职能时要学会审时度势, 切莫不分场合、不分形势地干预领导的决定。面对领导不正确的决策, 要学会照顾领导的颜面的同时让领导改变决策。

(三) 深谋远虑, 提醒上级。

在封建制度下, 统治者下达的政令大多包含着个人的喜好, 彰显着个人的性格特点, 因此政令不免显得有些狭隘, 不利于国家的长远利益。而作为领导的参谋人员, 秘书需要有长远的目光, 发现隐藏在当前政令表象的隐患, 从而为领导出谋划策。著名典故“螳螂捕蝉, 黄雀在后”就给现代的秘书人员以深刻启发。吴楚两国交恶, 时任吴王的阖闾一意孤行, 想要出兵攻打楚国, 并下令将胆敢向其进谏阻止他出兵的大臣处死。吴王的一个贴身侍从看到了吴楚两国的实力对比, 也看到了两国战后可能会出现的格局。一番思考后, 先是接连三天持着弓箭徘徊在吴王的后花园中, 进而引起吴王强烈的好奇心。吸引吴王前来问话, 可避免直接向吴王直接进言引起他的反感, 同时也不违背吴王进言阻止攻楚者死的命令。问话之际, 贴身侍从以后花园中发生在螳螂、蝉、黄雀之间的事, 引发螳螂、蝉被眼前的小利蒙蔽, 忽视了身后潜藏的危机的思考。吴王听闻不由自主地联想到了吴国目前的处境, 未尝不也像后花园的螳螂、蝉一般处境, 而身后的黄雀虎视眈眈, 因此打消了攻打楚国的注意。作为领导的秘书, 在领导做出决策时应考虑得更远, 要考虑到每一项决策可能带来的后果。同时, 要使用恰当的方式提醒上级其决策上可能存在的漏洞, 避免决策失误。

(四) 由表及里, 坦诚直言。

肩负秘书职能的人员通常被视为领导的左膀右臂, 时常需要在领导进行某项决策时为领导出谋划策。因此也要求秘书时刻关注周围发生的事情, 注意收集各方面的信息, 以备帮助领导出谋划策。同时, 具有能透过普通小事的表面看到潜藏隐患的能力也是秘书人员的素质要求。例如春秋战国的邹忌由表及里, 充分发挥了参谋职能, 给现代秘书给予深刻的启示。邹忌“形貌昳丽”, 其妻、妾、客因为偏爱、害怕或者有求于他, 均认为邹忌比城北的徐公长得还英俊。但是邹忌并未因此他人的赞美而沾沾自喜, 反而质疑众人赞美他的原因, 同时也发现了为人、为君均会受到蒙蔽, 需要广开言论自由的道理。从发生在自己身边的小事联系到国家大事, 从自己身上联想到一国之尊齐威王, 邹忌以此向齐威王进谏, 说明广开言论自由、听取民意的重要性。他留心观察周围的事物且能够迅速地联想到朝堂之事, 说明行使参谋职能, 不仅需要一颗将工作放在首位的心, 还需要一双能够发现别人发现不了的规律的慧眼。为保障能够实现上情下达、下情上报, 对于会影响到领导、影响到工作的效果的因素也应该加以规避, 从而规范工作流程。正如邹忌与齐威王的历史典故中, 邹忌考虑到齐王受到的蒙蔽, 将影响齐王决策准确性的因素剔除出去, 保障齐威王决策的科学性。实现了以领导为核心, 围绕领导开展上下左右各项工作、工作的秘书工作要求。

四.结语

秘书职能发展至今日益完善, 并形成一套科学的职业理论。如何行使秘书的参谋职能, 许多的古人为我们做出了正确的典范, 树立了一个良好的榜样。在行使参谋职能时秘书人员不仅需要坚决果敢, 也需要审时度势, 知道什么时候说什么话做什么事;同时也需具备敏捷的反应能力, 能够由表及里发现领导决策中的不当之处。此外, 秘书人员应深谋远虑, 发现领导未发现的问题并提醒领导规避风险, 从而做优秀秘书。

参考文献

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