文档管理系统

关键词： 建设项目 档案 工程 文档

文档管理系统（精选十篇）

文档管理系统 篇1

在目前的工程建设领域的大环境下, 如何管理好项目文档, 也就成为了大型工程建设项目项目管理的基础, 同时也将从整体上决定项目管理的整体质量和最终结果, 通过作者在大型的工程建设中的多年文档管理工作, 总结认为目前大型工程建设项目环境中, 文档控制和文档管理的要点如下。

1.文档模板的管理

面对项目中各类大量的纷繁复杂的文档, 文档模板无法统一, 不同的参建方以及部门应用不同的模板, 甚至于每个人都应用不同的风格, 这对项目文档管理工作将是毁灭性的打击, 不论从美观性和可读性上都会产生非常不好的影响, 所以在项目文档管理与控制过程中需要建立相应的文档模板库, 从而规定模板的内容、格式, 从文档产生时期即对文档的质量和内容进行相应的控制。

通过项目经验发现, 在建立文档模板时, 需要对一些格式进行要求, 需要将一些基本的要素固化到文档模板中, 确保文档需要的内容能够在文档中合适体现, 例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体、字号、页码格式等, 这些基本要素和要求来源于国家、行业和企业的各种标准, 例如GB50300、SH3503、DA/T28等等标准, 同时也将遵循ISO9000、ISO27001等国际标准对文档的内容进行固化管理。

2.文档目录的管理

在现代大型工程建设项目工作环境中, 文档的利用是项目文档控制与管理的重点工作, 也是提升项目管理水平的直接方式。如何更好地对文档进行查找、分类、利用和处理成为了项目文档控制的关键问题。

为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档, 需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录, 主要包括文档的分类管理和索引管理。

在进行文档管理前, 需要对不同的文档建立一个分类, 建立不同的分类可以便于文档的查找, 也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。一个好的文档分类可以让使用者方便地进行文档的归类和查找, 文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。同时灵活、多维度的文档分类能够帮助文档的创造者和使用者完成对文档多维度的快速搜索, 第一时间找到所需要的内容。

这也就是项目管理人员经常提到的文件属性, 这些文档属性通常会包括文档的名称、编号、修改日期、作者等等, 这些属性也将成为定位文档属性的重要的依据和快速查询的方法。

另外索引管理需要建立一套索引更新机制, 本文之所以特别提出索引机制, 是因为作者在日常的文档使用与管理控制中, 会发现一些很多类似的文档, 或者类似的内容说明, 由于不同的撰写者会对一些基本的概念或者原则的说明会存在一些差异。此时就需要一个统一索引来明确准确的信息, 这一点在项目管理过程中特别重要。

在实际工作中, 一个项目组往往会发生人员变动, 同时一些实际情况也会发生变动, 项目规则和管理规定需要进行修正, 而之前的一些文档也无法进行更正, 所以这个时候也需要有一个索引来明确最新更新管理办法, 这一点问题也可以通过文档版本的管理加以改善。另外对于那些纷繁复杂的文档, 有些只是事务性的, 通过一个索引的方式, 可以将一些重点的内容放在一个突出的位置, 便于进行查阅。在目前的主流文档管理系统中, 很多厂商都以虚拟文档这一个功能来代替索引的设置。

3.文档的命名规范

项目文档的命名规范也是文档控制工作中的重要部分, 项目文档名称是文档属性中的重要部分, 通过名称可以将文档的内容明确的反映给文档的使用和阅读者。首先, 项目文档名称能够容易识别, 有些使用者不是很注意文档的名称, 经常使用项目的名称、或是与文章不相关的名称等, 这就造成给其他的使用者带为难以识别的困难, 在实际的项目工作中, 往往通过项目的模板来完成对项目文档名称的规范。在文档的使用过程中, 可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字, 例如将要求将文档的类别放在文件名的头部, 对于月度性的文档, 规定头部必须放某年某月, 等等。

对于一些分不同版本的文档, 可以要求分不同的版本进行管理, 文件名称中注明版本号, 对于文件终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识, 这样可以明确其重要性和权威性。这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰, 使用者在查找时也较为方便。在进行文档的交互调整过程中, 也可以增加一些日期或者修改者的标识来进行传递, 主要的目的在于能够唯一识别一个文档, 减少互相沟通的障碍。

4.文档的变更管理

项目文档在创建、发布、管理、利用的过程中经常会发生文档内容的变更, 对于发生变更的文档, 需要项目管理者以各类管理手段加以约束。最常用的方法就是通过对文档版本的管理, 对于形成的文档及时进行归档保存, 例如在文档主题不变, 但是内容进行升版时, 要明确区分大类版次调整 (1.0到2.0) 和小类版次调整 (1.0到1.1) 的区别, 前者是针对该文档的主要内容进行了大量修改, 甚至进行类逻辑结构和文档架构的变化, 后者则是针对部分细节的内容进行了修改, 变动不大。良好的版次规定习惯能够明确该文档当前的状态和更新进度。

同时, 文档发生变更时, 文档控制人员需要做到两点:第一, 文档有清晰的变更记录, 主要是针对变化的部分, 不能让每个使用者在文档发生变化后都把文件通篇读一遍, 即在文档进行变更的过程中使用修订的功能 (电子文档使用) 执行变更;第二, 对于文档的最终版的最快展现本能提供给读者方便的阅读体验, 通常在项目文档控制工作中, 电子文档管理系统用中通常只会显示最新版本, 当用户有需要时才会根据版次变更记录提供历史版本的文档。而在实体文档存放过程中, 最新版本的文档通常都会被放在最上方, 以便于读者方便阅读。

在文档发生变更时, 需要能够通过必要的途径通知相关人, 例如通过邮件通知或者公告通知的方式, 避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档, 在实际操作环境中, ISO9000质量管理体系中使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴, 当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理, 例如通过邮件或是文档管理系统的公告来通知文档相关干系人。

5.文档的审核制度

文档的审核制度一般在文档创建、发布时和文档变更时对于文档的内容、形式、格式以及合规性进行审核, 同时也对文档的适用范围变更、发布矩阵变更等一些处理手段进行必要的审核。本文作者参与过的工程建设项目中, 大多数文档控制工作者主要对文档的形式、格式、合规性和后续处理流程进行审核, 并不对内容进行审核。

因为撰写者和审核者所处的岗位不同、知识结构不同, 对于一个文档如何撰写的角度和看法也会不同, 在后续的审核过程中能够很好的进行文档的校正。通过对以上文档要素的审核, 文档控制工作者可以检查文档内容以外的要素是否存在错误的事项或者一些不合理的事项, 并发现缺失的部分, 提前利用国家、行业、企业、国际相关标准对文档进行检查, 实现过程控制, 并从文档创建之初就对文档质量进行相应的控制。同时, 文档的审核机制也可以明确项目文档控制工作中各自岗位的责任, 方便对于文档管理过程中的错误进行相应的追踪。

16、企业文档管理系统 篇2

随着各单位信息化程度提高，各部门存在大量的文档数据，但大部分单位数据资源充分利用率不高，缺乏统一的整合利用，没有形成知识仓库，各部门的资源无法共享，一方面造成资源的浪费；另一方面有时会造成信息比较滞后、陈旧。怎样建立安全文档知识库，充分利用共享公司文档资源，提高工作效率实现公司文档管理。

企业文档安全管理系统：将个人文档，部门文档，公司文档，系统接入文档中的部分文档通过一定的规格和策略纳入知识库，从而在文档管理中心上形成整个企业的文档知识库。本产品已经通过了国家公安部、保密局、密码管理局、解放军信息安全测评中心等机构的检测及认证许可。

产品功能：

1、企业 文档集中管理、统一存放、统一授权。即保证了文档安全，也实现了文档的快速传输、共享，同时用户可以在公司范围内或出差在外地随时随地的查询重要文档信息。

2、企业内重要文文档的集中存储；用户只能通过系统提供的界面访问到被授权的文档

3、在企业文档管理系统中，不同员工或者不同部门之间的空间是逻辑隔离，.用户可根据集团组织结构制定文档分类体制，各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的文档分类，各单元之间既可共享文档、协同工作，也可独立管理自己的文档库。

4、强大的基于组以及角色的权限机制，屏蔽超级管理员权限，除了本人或经本人授权以外，任何人不能查看、更改、删除数据，确保企业重要数据的保密性、私隐性。

5、企业可以很安全和便捷的管理文档的存储，分发，打印和下载。

6、通过Raid＋hotspare磁盘冗余技术，防止因硬盘出现故障，导致数据丢失； 应用范围：

通用企业文档管理检索系统研究 篇3

摘 要：用于沟通和记录的文档对于企业是非常重要的，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：文档数量多管理困难、分布零散查找缓慢、文档安全无法保障、文档无法有效协作共享。如何有效的管理和高效的利用已有的文档已经成为一个亟待解决的问题。文章动手打造一套企业内部的文档全文检索系统，来解决以上问题。

关键词：企业内部；全文检索

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）15-0078-02

通用企业文档管理检索系统其核心是对文档的管理和检索，将零散大量的文档像构建图书馆一样分门别类的整合到管理系统中，通过对文档建立的索引来快速高效的查找文档。以此打破传统文档在协作与分享时存在的壁垒，让文档间的沟通和记录更加自由、实时、安全和高效。

1 系统功能描述

文档的有效管理是实现文档高效检索的前提，一个功能完善的文档管理系统在企业内部就相当于一个小型的文档云服务。

文档管理系统的基本功能的就是文档的存储、下载和预览，企业内部通过文档管理系统的唯一入口将零散的文档传递到文档存储服务器来存储，在用户需要时为用户提供文档预览和副本的下载功能。

出于安全考虑，在文档上传到文档存储服务器时，系统会对每个文档做MD5的校验并为用户提供原始校验值以便用户在下载文档后确定文档的完整性。同时MD5信息也会用于文档管理系统判定用户上传的文档在管理系统中是否重复，防止大量存储重复的文档。

在多部门多层级的企业内部，文档权限管理功能确保用户在使用文档管理系统时只能检索、预览和下载与当前用户所具有权限匹配的文档，这样能够有效保证文档内容的安全，防止机密信息的泄露。不同角色和用户也成为了文档的一个重要属性，在检索过程中能够根据不同角色或用户来筛选文档。

文档在不断的使用过程中会持续的进行迭代，传统的文档版本管理仅仅局限于在文档内容中添加文档版本管理表来进行管理，但文档前后做出的修改难以详实记录。在通用企业文档管理检索系统中通过对文档的版本管理让文档的迭代操作更具有实用性。

那么如何进行文档的检索呢？文档属于非结构化数据（全文数据），不能像结构化数据那样简单的存储在数据库中进行查询，一般的检索系统只是根据文档的标题和一些属性来搜索与结果相关的文档，而真正高效的检索文档就要求不能只根据文档标题进行检索，而是需要得到文档的内部信息通过全文检索（Full-text Search）技术来检索文档。

全文检索是指计算机索引程序通过扫描文章中的每一个词，对每一个词建立一个索引，指明该词在文档中出现的次数和位置，当用户检索时，检索程序就根据事先建立的索引进行查找，并将查找的结果反馈给用户的检索方式。这个过程类似于通过字典中的检索字表查字的过程。

通俗的考虑，通过字典的偏旁部首表查找一个生字总会比盲目的翻看整本字典要快。

为了更快的实现文档检索系统我们选用成熟的开源全文检索引擎——Lucene全文检索引擎。Lucene是Apache软件基金会的一个子项目，是一个开放源代码的全文检索引擎工具包，它是一个全文检索引擎的架构，提供了完整的查询引擎和索引引擎，部分文本分析引擎。

也就是说，Lucene只是一个发动机，而要让文档检索系统“跑起来”还需要我们为其打造其他部件。

在建立索引的过程中首先要将源文档转换为文本信息，然后对文本信息进行具有语义化的分词后提供给Lucene存储为能够进行文本查找的全文检索库。

这样我们再通过Lucene进行检索时，Lucene就能根据词出现的频率以及相关度来提供给我们与结果最匹配的文档信息。这里就不在详细描述Lucene检索信息的原理。

2 系统架构设计

文档管理检索系统的功能设计的体现，如图1所示。图中包含了一些提高用户体验的模块，比如文档评分、评论模块用来收集用户对文档的满意度，文档操作日志模块用于记录文档发生任何变化的相关信息。

这个产品架构功能简洁，业务划分明确，方便后续的产品迭代。

在系统的架构设计方面，为达到用户灵活多变的检索需求，系统要充分考虑数据的合理组织，各类数据方便、有效的输入，相关信息的链接和处理，检索功能的设计，以及信息的提供类型和方式。

我们根据系统要实现的功能和最终目标，设计出全文检索系统结构，整个系统分为五部分：检索/管理系统、业务接口、索引服务、文档服务和文档预览服务。

在系统设计上为了提高系统的可重用性和降低系统耦合度，系统整体采用面向服务的体系结构，完全独立的开发部署文档服务接口、索引接口并遵循Restful设计原则以便兼容其他系统。如图2所示。

3 系统展示

前期功能很简单，但随着需求的增加我们可以将文档服务打造成一个独立的“文档云服务”—能够对接企业其他系统并提供相应的文档管理服务。

文档检索方面我们需要在系统的使用中不断优化Lucene全文检索引擎的分词与检索功能，增加文档的相关属性以便缩小检索范围检索结果更精确。如图3所示。

4 结 语

本文研究的重点是如何有效的管理和高效的利用已有的文档，通过构建通用企业文档管理检索系统使企业内部成员可以轻松地打破文档交流的壁垒。在全文检索技术的帮助下更加精准的锁定所需的文档让企业内部的文档在分享中更具有价值。

参考文献：

[1] 张俭恭，陈定权.汉字全文检索系统的关键技术与实现[J].现代图书情 报技术，2001，（2）.

[2] 严威，赵政.开发中文搜索引擎汉语处理的关键技术[J].计算机工程，

刍议电子文档的管理 篇4

一、电子文档的定义及特点

1. 定义

所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

2. 特点

与纸质文档比较, 它有以下几个特点:

(1) 电子文档不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用, 即它对计算机系统依赖性强。

(2) 电子文档可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

(3) 电子文档的利用是可共享的, 也不再受时间和距离的影响。

(4) 电子文档的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、放磁性等条件的要求很高。

(5) 电子文档的载体稳定性差, 易损坏, 易被修改、盗窃, 甚至被销毁。

二、电子文档管理的现状

电子文档的管理目前存在一些问题:一方面, 电子文档呈几何倍数增长, 另一方面, 缺乏规范管理, 没有明确的归档方式、归档范围、归档制度、归档时间等, 比较混乱, 给保存、查找带来困难。

三、电子文件的归档工作是档案工作发展的必然趋势

办公自动化、标准化、网络化渐趋完善, 各单位使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件, 许多日常工作如文件的起草、签发、催办、规定等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大的差别。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 电子文件归档是档案工作发展的必然趋势。

四、怎么做好电子文档的管理

电子文档的管理越来越成为档案管理者的重要工作, 那么, 怎么做好它的管理呢?

1. 制定电子文档的管理标准

电子文档的记录格式、载体形式区别于纸质文档, 不仅外形上不同, 在处理方法、管理内容上也相差甚远, 所以必须根据电子文档的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文档的登记、命名、归档鉴定、收集、防护、安全及专利维护等各项标准的制定, 可以参照纸质档案的某些做法, 但又不能照搬。如电子文档在形成、积累、归档、保管过程中, 应及时登记设备环境、相关数据等, 以保证电子文档的归档质量;生成电子文档与专用软件必须一同归档;对已经归档的电子文档的管理, 应有严格的制度和有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性和完整性等。

2. 确定电子文档的归档方式

电子文档的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上, 将电子文档的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中, 电子文档能提供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。物理归档是指经过计算机处理的电子稳定通过拷贝或刻录载到载体上, 而档案部门移交实行脱机保管过程。该方法便于电子稳定的长期保存。

3. 明确电子文档的归档内容

(1) 确定电子文档的归档范围。这是保证电子档案质量的关键。电子文档的归档范围有文字材料、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。

(2) 明确归档时间。电子文档的归档时间一般有年度归档、阶段归档等, 可视具体情况而定。因涉及电子文档的技术环境条件, 存储介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2—3个月为宜。

(3) 归档份数。一般拷贝两套, 保存一套, 借阅一套。即使在网上进行, 也要保存一套。必要时应保存两套, 其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。

(4) 归档要求。要遵从归档各阶段的规定, 准确说明配套的软硬件环境。

(5) 归档方法。将最终版本的电子文档存入磁、光载体介质上, 也可压缩归档, 采用数据压缩工具对电子文档进行压缩, 然后刻入磁、光载体介质上。一般在局域网或其他网络上进行备份操作, 就可将归档的电子文档存放在磁、光载体介质上。归档的电子文档格式尽可能使用通用标准, 归档后要进行一致性的测试。

4. 将电子文档与纸质文档同步归档

由于印章和签署是文件生效的主要标志, 在现在技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数据的安全。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存储装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中著明相应的电子文件的编码及存址, 同时, 在电子文件归档目录备注项中著名相应的纸质文件的档号及存址, 以便利用时参照互补。

5. 档案人员知识结构的变革迫在眉睫

身处在信息时代的档案工作人员要适应信息技术和档案

多媒体网络整合在学科教育中的作用

高玉美

(启东市吕四港镇双鹤学校, 江苏启东

摘要:本文阐述了区别于传统教学的多媒体网络与其它学科教学的有机整合的可行性及多媒体网络整合教学的有利性, 指出采用此种教学方法可全面提高学生的学习兴趣, 培养学生的创造思维能力。

关键词:多媒体网络整合教学知识获取与保持教学质量提高

网络以惊人的速度发展和普及, 使人类文明步入信息时代, 人们的生产方式、生活方式、思维方式和学习方式正在发生变革, 这对教育提供了良好的机遇和严峻的挑战。社会的发展急需创新型人才, 基础教育需要改革。每一个正常的学生都具备发展和增强其创造思维的潜力, 创造性思维的水平主要取决于教育、自身的努力和机遇。网络丰富的资源和富有想象力的操作, 为培养创新型人才提供了难得的机遇和无限想象的空间。Internet是一个大的资源库, 它为师生提供了协助式教学的空间:网络教学支持平台可以提供各种各样的认知工具。近年来我和学生一起利用多媒体网络作为教学手段, 不断地实践和探索, 在多媒体网络与其它学科的教学整合中取得一些认识和体会。多媒体网络教学既为学生提供了视觉形象, 又能和学生的联想思维方式保持一致, 充分利用以计算机为核心的现代信息技术与其它学科的有机整合, 可以极大地开发学生的创造力。

一、多媒体网络整合教学有利于知识的获取与保持

多媒体网络的教学不仅为学生提供刺激, 而且是多种感官的综合刺激。它提供的教学环境使学生既能看得见, 又能听得到, 还可以用手操作。这种通过外部多种感官刺激所获取的信息, 要比单一听教师讲课所获取的信息多得多。信息和知识两者是密不可分的, 获得大量信息就可以获得大量知识。心理学家赤瑞特拉做过一个关于知识保持方面的实验, 即记忆保持性的实验。结果表明:人们一般能记住自己阅读内容的10%, 自己听到内容的20%, 自己看到内容的30%, 自己听到和看到内容的50%, 在交流过程中自己所说内容的70%。这说明, 如果在获取信息的过程中既能听到又能看到, 再通过讨论、交流用自己的语言表达出来, 那么多媒体网络教学对知识的保持就大大优于传统教学的效果。网络资源以图文并茂、丰富多彩的表现形式展现知识, 不仅可以有效地激发学生的学习兴趣, 产生浓厚的学习机会, 同时还可以提供多种感官的综合刺激, 增加获取信息的数量, 延长知识的保持时间, 掌握更多的知识。多媒体网络与其它学科的整合教学不仅有利于知识的获取, 而且有利于知识

事业的发展, 必须采取积极措施抓好自身知识的更新、引进、消化、适应信息技术的成果。

电子文件管理已经成为信息时代文件档案部门面临的新任务, 我们应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发, 顺应其规律, 摸清信息产生的源头, 促使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序。档案部门在积极参与电子文件档案管理的同时, 应和电子文件形成部门、计算机信息管理部门密切配合, 增强他们的档案管理、档案法制意识, 共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理, 加强电子文件的档案管理工作, 以确保电子文件档案化管

的保持。

二、多媒体网络教学的整合有利于提高教学质量

网络资源在学科中的整合, 可以深化学科教学。其最显著的特点是交互性, 有了交互性, 就能即时地反馈信息, 实现教师和学生之间的双向交流, 教师可以对学生整个学习过程进行个别化的指导, 真正实现因材施教。多媒体网络教学与其它学科加以整合, 把有关教材教学进程有机结合, 能最大限度地发展学生个性化特征, 开展个别化教学、协作式教学, 以及“个性化”与“协作式”结合型教学。多媒体网络教学是一种全新的教学模式, 在教学时师生可以一起进入以语言为主的信息汪洋大海, 让学生在模拟真实的环境中学习掌握语言知识。如Olympic Games这一单元, 首先预先向学生公布课题教学时间和教学内容 (给学生充分搜寻信息的时间) , 课题内容如下:1.The history of Olympics, 2.Modern Olympics, 3.China&Olympics, 4.2008 Olympic Games in Beijing.通过下一教时的学习后, 要求每一个学生从下面三题中选一题:1.My view about Olympics, 2.2008 Olympic Games, 3.What shall I do in2008 Olympic Games, 写一份书面感想。然后把学生每4人组成一个小组, 规定每组的课题, 要求学生在规定的时间内通过网络搜寻到所需的信息, 并且利用多媒体的方式组成课件, 同时有义务把自己发现的好的信息提供给其他小组。接着在课堂上由每组代表上讲台通过多媒体用英语演讲, 通过各组的表演, 选出最佳课件及表演组。下一课教师把学生的优秀课件整合组成多媒体网络课件, 并设计若干问题, 学生根据要求, 在个人机上层层深入地搜寻所需内容, 再利用这些信息让学生进行讨论, 抒发感想。这种教学过程既是学生自主学习的过程, 又是学生活跃思维的过程, 同时还是学生个性化发展的过程。

多媒体网络整合教学拓宽了人们获取信息的渠道和范围, 极大地丰富了信息资源, 为个性化、自主化、交互式的学习提供了实施的舞台, 使生动、活泼、主动地学习得以进行, 使终身教育、学习化社会的构想得以实现。网络整合不仅是帮助教师传授知识的手段, 而且是服务教师的教学工作的媒体, 是提高教学活动的效率、更好地进行素质教育的工具;对于学生来说, 网络是学习知识提高技能的认知工具。

多媒体网络教学的实践表明, 既可以构建个性化学习环境, 也可以营造协作式学习氛围, 因而既可以满足不同认知水平和认知风格的学习者, 也可以实施协作式学习策略, 为学习者提供对问题的多种不同的观点的比较、分析和思考的条件, 在集思广益的基础上, 深化知识的理解和掌握。

理工作顺利开展, 为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。

参考文献

[1]曾红.关于电子文件归档的思考[J].兰台世界, 2007, (3) :31-32.

[2]称黎娜.电子文件的归档管理和有效利用[J].情报探索, 2007, (6) :73.

文档管理的方法 篇5

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）

编写 吴金林

一、档案整理几个概念

(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围

（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理

（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

6）按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

2、以“件”为单位整理。

1）以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。2）一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

3）以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。

4）以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。5）以“件”为单位档案整理的适应范围：

（1）全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。

（2）企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，（3）声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。6）按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。

二、档案分类、档号编制

（一）档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

（二）档案的分类和大类设置办法

1、大类的设置

原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

2、各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

1）保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。

我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。

此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。

2）保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按问题（如综合、政工、业务）分类。

此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。

以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。

以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

3）问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司）。

此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

4）年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的。

此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类——年度或保管期限——年度分类法。

3、科技档案采用种类或保管期限——年度分类法。（种类有基建、设备、科研等）

4、会计类档案采用类别——保管期限——年度分类法或年度——类别——保管期限的分类方法。类别有凭证、账薄、报表、其他。

5、声像档案一般采用载体形式——年度——问题分类法；载体有照片和磁性2种

6、实物档案一般采用年度或类别——年度分类法，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。

（三）档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制

1、全宗号的编制

全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.2、目录号编制。

填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1）一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案。

2）采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。

3）目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。

3、案卷（件）号、页号

1）案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，若超过1000卷要重新编制目录号、案卷号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号。

2）件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3）页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷（件）内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。卷（件）内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。页码的编写都是双面有字的记2面，空白页不计数。

页号的位置：整卷装订的案卷，页码应编在文件正面右上角、背面左上角编写页号；单份装订的归档文件，页码应编在每份文件的右下角、背面左下角编写页号。

我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。单份装订的文件，有文件阅办单的，编页号从阅办单开始。打印件已经编有页码的可不必再编，底稿页码接着正稿后面的页码数字续编。

整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号。

三、档案整理的质量要求：

（一）组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

1、齐全完整。

1）归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；

2）收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集；

3）文电合一；

4）底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档；

5）有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档； 6）附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

1）时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的．分年度时．以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。

遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；

跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；

跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；

跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；

跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；

法规性文件放在公布或批准的年度。

（2）专门年度，以专门年度为一年。如学校的教学档案。

（3）没有标明落款日期的文件材料．应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少．形成的文件可以不分年度．放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。存在时间长的必须按年度立卷。

2）来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

3）内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。

按问题组合要注意以下几点：

（1）同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。

（2）综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类。如档案局的一份年度工作总结，一份涉及档案法制、业务指导、科教问题的文件均归入综合类。

（3）文电应合一组卷。

（4）单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。

（5）不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。

（6）在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4）正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

A、文书档案类

根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开。鉴定时把握四句话：以我为主（即本机关形成的文件都应存档、占档案的大头，且永久为多）、以人为本（即涉及个人的材料除了县级以下的奖励、警告以下的处分都是永久保管）、重视执法（凡是跟行政执法有关的多是永久），本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高。结合我县实际，我对8号令分级别，分期限进行了梳理，如下：

（1）上级机关文件：上级主管机关和各级党委、政府及职能部门关于本机关机构设置、研究本机关工作的会议纪要、人员任免、人员编制、县级以上对本机关或人员的表彰及本机关起草的由它印发的重要业务文件等；省部级以上机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件，省部级以下机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要事由文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等；上级机关对本机关重要业务问题的批复等永久保管。

省部级以下机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般事由文件；参加上级机关召开重要业务工作会议主要材料（如领导报告）、上级机关比较重要的文件、各级党委政府有关本行业一般业务的文件30年保管。其他要贯彻执行或查考的文件及明传电报 10年保管

（2）本机关重要文件永久保存。

一是反映机关主要历史面貌和主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议、局务会记录、会议纪要，党代、人代、政协会、工青妇代会、工作会议和专题会议材料主要件（指请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要）；本单位编辑、编写的大事记、组织沿革、年鉴等；本单位机构设置、撤并、名称更改、人员编制、组织简则、印信启用和作废等；年度和年度以上的计划、总结、汇报、统计材料； 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 ；代表本单位参加上级工作会议的重要典型发言、经验介绍，本机关制定的方针政策性、法规性业务，中长期规划、纲要等；联合行文中本局为主的重要性文件； 重要业务（方针政策法规性）问题的请示及批复（含上级对本级、本级对下级）；出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的重要文件材料（指发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等）；人大政协机关的提案答复材料。

二是机关行政及事物管理、行政执法活动的重要文件材料。如： 行政管理工作制度、程序、规定，行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料（指固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等，不动产、自然资源的所有权、使用权的确认，20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件）；机关事物管理中形成的房产、土地所有权和使用权的文件材料，与有关单位签订的重要合同、协定、协议、议定书（指涉外、金额巨大、时效性长、涉及面广）等文件材料，国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）重要文件材料（机关房产、机动车等价值相对较大，使用寿命周期较长的），职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续；财务审计结论、决算报表、本单位制作的工资发放表；有领导重要批示和处理结果的信访材料；档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的重要材料 ；行政处罚、处分、复议、国家赔偿重要件；执法检查情况汇总、通报、整改通知等。

三是机关人事管理、纪检活动的文件材料。如：人事任免、奖励材料（县级以上）、处分材料（警告以上）、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料，复员军人安置；人事考核、职称评审；职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等。纪检、监察工作中形成的重要综合性报告、调查材料（党员受到党内违纪处分）；一把手述职、述廉建设总结。

本机关一般性文件定期保存。

其中30年的有：一是反映机关一般历史面貌和一般职能活动的文件：如党代、人代、政协会、工青妇代表大会的一般件（重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等），本机关召开工作会、专题会、承办国际性会议、大型展览会、博览会的一般件（典型材料、代表发言及交流材料、简报、新闻报道），本机关为协办会议的主要件 ；职工会议记录，年度以下的综合性汇报材料；中心组学习计划、日程、领导讲话、会议记录；上级机关或领导检查、视察本地区或本机关工作时形成的一般文件及本地区或本机关的工作汇报材料；代表本单位参加上级工作会议的一般事由性典型发言、经验介绍；本机关起草的一般业务文件，代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 ；出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的一般件（出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录），本单位对人大的交办函、政协的提案及领导的批示所做的答复；本级简报，报纸、期刊、上级简报中有自己单位的重要信息等。

二是机关行政及事物管理、行政执法活动的一般文件材料：20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料；机关财务预算，机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料；机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料；职工住房分配、出售的规定、方案、细则；职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 ；重要接待工作的计划、方案；其他有处理结果的信访材料；机关办理事业单位登记、机构代码、物价年检、年审文件材料；行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的一般文件材料。

三是机关人事管理、纪检活动中形成的人事工作制度、规定、办法等文件 ； 受县级以下表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件，受到警告处分的 人员处分材料 ；纪检、监察工作中形成的一般综合性报告、调查材料；党支部会议记录，个人述职、述廉建设总结。

10年保存的有：各种会议讨论未通过的文件，本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会 的 次要件（委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排），本机关为协办会议的一般件（典型材料、代表发言、交流材料、简报），职工业务学习、政治学习记录 ；年度以下的计划、总结、统计材料 ；一般活动的总结、一般问题的调研材料；本级情况反映、工作信息等；党、团、工会工作活动中形成的情况反映、工作简报 ；联合行文本局协办的一般性文件；一般业务问题的请示与批复、批示（含上级对本级、本级对下级）； 行政管理工件中形成的备案文件，人事考察及备案材料 ；财务经费请示及批复、月度报表、从工资发放中心拿回来的工资发放表、劳动情况月报、医保、社保、公积金余额报表 ； 一般接待工作的计划、方案；与有关单位签订的一般合同、协定、协议、议定书（金额小、临时性、事物性）等文件材料；国有资产管理一般文件（指 设备价值相对不高，使用寿命周期相对较短，若干年后就要淘汰、重新更换的）；没有处理结果但需要保存信访材料；档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的一般材料（如成立领导小组、保卫安全检查、调查记录）；与上级及各部门签定的年度责任状。

（3）同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

（4）下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年；一般的保存10年。

B、会计档案。

（1）会计凭证：保管15年。

（2）会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

（3）会计报表：决算报表永久保管（包括文字分析），会计月报表保管15年。

（4）其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年

C、科技档案。基建、科研：永久。设备档案：长期。

E、音像、电子、实物档案：永久或长期。

F、业务档案保管期限按上级要求办。(二)外形要求

1、装具要求。

（1）采用由县档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。

(2)购置合适的装订工具。比如用于装订“案卷” 的手枪式电钻、用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等，用于起订书针的起订机、装卷时用于固定档案不动的夹子（4个以上)，以及剪刀、棉线、浆糊或胶水等。

2、填写案卷或档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，其他项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。

3、案卷或文件装订要求。

案卷或文件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

1）在装订前,已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整，复制要在保持原貌的前提下进行。

2）必须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对于装订成册不便拆封的书籍，刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。

3）装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。4）对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。

5）对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料，应将它们粘贴在A4纸上。

6）空白纸张必须抽除出去。

7）以„件“和以”卷“整理档案的具体装订要求：

（1）单份文件装订。

装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

永久保管的卷内文件应逐件用三孔一线的装订方式，如果文件页数多，可以装在文件左侧的正中间，如果文件很薄，可以装在左上角，也可采用缝纫机轧边等方式，装订时以文件的左侧为装订边。

30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订，五页以下可用胶水粘贴左上角。10年期限的文件，可不拆钉，保持原貌。

装订时文件正本与定稿为一件(正本在前,定稿在后)；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件(正文在前,附件在后)；原件与复制件或手抄件为一件(原件在前,复制件在后)；附件页数多，也可各为一件；具有保存价值的文件处理单（指有领导签具意见）应与正文作为一件，文件处理单在前，文件在后；转发文与被转发文为一件(转发文在前，被转发文在后)；

外单位的来文与本单位的复文为一件(复文在前,来文在后)；本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件，但须排列在一起；

会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订；

报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件。

未装订的式样同一的表格，以一定的单位(如部门或时间等)组合，可装订在一起作为一件，如先进审批表、工资审批表、统计年报等；介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。

（2）整卷装订的案卷。

装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐。文件纸张相差不大的（如学籍档案）应将右、下侧对齐；文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页，可只对齐左侧、下侧。采用三孔一线的方法装订，棉线要勒紧结牢，结头打在背面。

（3）不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入档案袋或档案盒内。

（三）排列编目要求

1、归档文件的排列。

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。上级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级。上级文件按同一文号集中排列；本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他（或党群、行政、业务、其他）的事由顺序排列。

1）同一事由的归档文件排列

内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上级、本级、同级、下级分别排列，不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列；综合类文件按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序排列。

2）不同事由的归档文件排列．

（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只需将不同事由的文件，按其形成时间或办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素，这种方法比较简单，较使用于实行“随办随归”的机关。如一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。

（2）按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。如县档案局永久文件先排会议记录、全县档案工作会议材料、工作计划、总结、综合性年报，再排政工方面的人员任命、增加工资、职工退休、干部、党员花名册、年报等，然后是业务方面的民生档案工作意见等。

（3）按事由具有的共同属性分别集中排列

a、一个事由，几个作者，可先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可先将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。

b、一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。如基层上报的工作总结、统计、年报、花名册。

c、非诉讼案件材料，按决定（或批复）----报告---调查旁证----个人交代材料等顺序排列。（4）按文件的共同特征交叉组配排列。若一组归档文件，反映了不同的作者、不同的问题、不同的文种或不同的地区等，则可层层细分，分级排列。可按“作者----问题---名称----时间” 交叉组配排列。

3）密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后

4）对具有保存价值，但因特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。

2、盖归档章

归档章一般采用红色或黑色印泥，盖在归档文件首页上端居中偏右的的空白处，再逐件编写归档章有关项目。一个单位归档章加盖的位置应统一；归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；若归档文件前有文件处理单(或办文单)，归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。归档章式样如下： 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。

1）全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号。由县档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。如下图中的“11”是档案局的全宗号。

2）年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007“

3）保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”，“30年（2008年以前为长期）”，“10年（2008年以前为短期）”。

4）件号：件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。

室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从“1”开始逐件编号，永久,30年,10年分别编顺序号。

馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要，机关档案室不用填。

5）盒号：档案盒的排列顺序号。

6）页数：每一份归档文件的页数。

7）机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。（我县这栏可以不填）

3、卷内文件或归档文件编目。

编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长297mm宽220mm），我县统一印制成红色。各单位应在县档案局统一购置，不能用白纸印。

填写归档文件目录项目时．应使用耐久的书写材料进行填写，且字迹必须工整，美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录，目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒，另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册，以便查找和向档案馆移交之用。

卷内文件目录放在卷首，归档文件目录放置在归档文件的最前面。填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下：

1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别：

（1）卷内文件目录第一栏是顺序号，归档文件目录第一栏是件号。

顺序号是卷内文书材料依其排列先后填写的序号，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从“1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序，第二卷数字不能相连；

件号，即文件的排列顺序号，填写室编件号。原则上一份文件编一个件号，登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，应看作是一份文件的两个部分，只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本，只编一个件号；重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号，但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制，同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。

（2）

卷内文件目录第六栏是页号，归档文件目录第六栏是页数

页号，即填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号，止号要与文件最后页的页码相符。每卷都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。

页数，即填写一件文件的总页数，用于统计和核对。每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。

2)责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（1）责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，如“邵东县档案局”，不能使用“本局”等含义不明，难于判断的简称。

（2）联合发文填主办者和“我”（我指立档单位名称）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字。（3）对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须用（“）”标出领导职务；

（4）未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写；

（5）另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者；

（6）花名册、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准；

3)文号：填写文件制发机关的发文字号。

（1）文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能随意删减、省略、落字。如有明显错字，注意改正，可用三排编写。

（2）文号中的年度要用[ ]括起，如“邵档发[2008]10号”。（3）少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。

（4）文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如“会议文件之一”或“某刊第几期”等。

4)题名：即文件标题。填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。明显的错字，注意改正。目录题名中如漏了《 》和“ ”的，要增补。目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。

填写题名须注意：

（1）应按文件上的标题填写，不得随意更正，但责任者栏填了作者，则可在题名中省略作者，如《邵东县委办 县政府办关于加强民生档案工作的意见》，责任者栏已经写了“邵东县委办 县政府办”，那么题名栏只需写“关于加强民生档案工作的意见”；若正题名能反映文件内容时，则可省副题名；并列题名在需要时与正题名一并抄录；重要的附件题名也应抄录．外加“【 】”，以防漏检。会议文件中的领导人讲话材料，正、副标题最好录齐。

（2）文件没有题名或题名含义不清．不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“[ ]”号，以区别于文件原有标题，方便检索。例如文件标题是“通知”、委托书”、“支持信”、“承诺书”、“确认函”、“抵押书”、“公证书”、“协议书”、“申请书”、“便函”子样的，必须根据文件内容拟写一条简捷的题名，并加[ ]；批转性通知只引用发文字号的，也应根据文件内容重新拟写标题；只写了“工作动态”、“情况反映”、“简报”、“会议纪要”、等字样的，必须补录齐全文件上的实际题名。

（3）永久保存的会议记录必须拟出每次会议的内容，期次、时间，一次会议做为一件，但可以按原状以本为装订单位。会议题名外加“[ ]”；（4）针对性文件题名，如任免、调配、奖惩、出访、优秀人员批件等人事方面的文件材料，涉及本单位人员，其人员名称照实抄录，针对本机关的人名附在题名后，并加“（）”，上级研究本单位有关工作的会议纪要等，必须在原题名后用“（）”标出研究内容等;

（5）批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，本是一份文件的两个部分，虽然只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以作为副标题另外占行书写。重要文件的定稿、草稿 与历次修改稿只编一个件号，但其题名可以分别占一行登录；

（6）相同的文件标题，如工作计划、总结和报表不能打省略号 ；

（7）干部调动介绍信、党团组织关系存根、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等一本为一件的，必须写出每个人员的姓名，一行可多写几个名字。一般被批准单位这方面材料少可以一人为一件。较多则6人为一件，题目必须在干部调动介绍信后面用“（）”标出6个人的姓名。

各种题名的具体写法如下：

5)日期：目录日期必须是印章所盖处或文件形成时的日期。

（1）多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间。

（2）一份文件有几个时间特征的，以具有法律效力的为准。

（3）几份文件为一件的，以正本为准，回复性以复文为准。

（4）对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写，外加“[ ]”。实在不清楚月日的用4个0代替。如2008

0000。

（5）具体填写日期项应用8位阿拉伯数字写明年度、月、日。用2行排列 如2008

0802。

6)备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

（1）文件中的漏页、跳页和作废页次，需在备注中注明；

（2）

有重复的文件需在备注中说明；

（3）传真件需在备注中注明；

（4）文件有破损，影响了文件内容的需在备注中注明；

（5）文件秘级应在备注中注明；

（6）只有请示没有批复的，注明缺批复；

（7）只有复印件缺原件的，注明缺原件。

（8）会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中，方便查阅。

需要说明的内容较多，在备注栏加注“*”，具体内容填在盒（卷）内备考表中

（四）归档文件装盒及书写要求。

1、归档文件的装盒

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时．应按照分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是：

（1）不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒；分机构（问题〕的情况下，不同机构（问题）的归档文件原则上不能放入同一档案盒。

（2）装盒时应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损，也不能太空。档案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三种。

（3）档案盒是归档文件的装具。档案盒可竖式摆放，也可横式摆放。

2、档案盒书写要求。

1）封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），如“邵东县档案局局”。为了美观标准，我县今年统一刻章盖印，不再用毛笔书写。2）档案盒盒脊应根据不同的摆放方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。项目有:全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。前三项的填写照归档章，刻章盖印。问题栏可以用铅笔标明该盒档案事由，如“上级党群、行政管理”，方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”号连接；馆编件号待档案移交进馆时再行编制。盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。

《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。为方便档案室管理，我县规定档案室统一用铅笔编制填写盒号。

（五）档案卷皮书写要求。文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm(长×宽)

1、封面项目有：立档单位名称、类目名称、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限。

1）立档单位名称。全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“湖南省人民政府人事局”“简称为“湖南省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。为了美观标准，我县今年统一刻章盖印，不再用毛笔书写。

2）类目名称填写大类名称，类目名称指全宗内文件中分类方案的第一级类目名称。即按组织机构分类的，填写组织机构名称；按问题分类的，填写问题类别名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。如法规档案、学籍档案、教学档案，我县这项也可不填；

3）案卷名称即案卷标题，拟写案卷标题要求文字简练通顺、标点正确，标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成，要求高度概括卷内文件材料，如“县教育局下发的关于党群，行政管理方面的决定、意见、通知”；填写时要求根据题名字数的多少排列匀称，位置要适中醒目。

4）时间即文件起止日期，按卷内最早一份文件和最晚一份文件的形成日期填写；

5）页数填写该卷档案的总页数；

6）保管期限填该卷档案鉴定的保存期限。如鉴定为“永久”二字，长期、短期类推。

7）封面的右上角有一个框，其项目有全宗号、目录号、案卷号三项。具体填写见前面档号编制。

2、档案卷皮背脊项目有：全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、年度、保管期限。填写同封面，案卷标题下要先竖直写出立档单位简称，如“县档案局”，再空两格按照案卷封面上的案卷名称从左至右竖直填写，字数多可缩写，如“县档案局会议记录、工作计划总结、岗位责任制”。

（六）填写卷末或盒底备考表。每卷卷尾或盒底应放置备考表，备考表项目包括：盒（卷）内文件情况说明、整理人、检查人和日期，说明卷（盒）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。去年开始县档案局已将备考表印制在文书档案盒底。

1、盒（卷）内文件情况说明要求填写盒（卷）内归档文件需要说明的情况，包括该盒（卷）内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充移出、销毁等情况。

2、整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任；

3、检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部机构负责人联署。

4、日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。

备考表放置在档案盒的最底层。去年开始县档案局已将备考表印制在档案盒底。

（七）编制立卷说明或归档文件整理说明。

各立档单位在整理完毕当年的档案后，必须编制立卷说明或归档文件整理说明，打印6份，4份放永久档案的归档文件目录册里，置于索引的前面。一份放全宗卷里，一份存档。立卷说明或归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。

1、立档单位基本情况。其具体内容主要有：

1）立档单位的名称、成立时间、职能范围、录属关系；

2）内部机构的设置情况，主要工作活动和指标任务完成情况，与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。机构人员情况要写出立档单位本年度内机构职能和人员编制的调整变动情况和现状,机构职能的调整和主要领导的变动须写出依据，即列出文件名与文号。

2、归档文件情况。其具体内容有：

1）归档文件的总份数，各机构或问题类目的归档文件的份数，各种保管期限的归档文件份数；

2）本单位重大活动形成的文件材料归档情况；

3）有无复制件等情况；

4）各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况；

5）本单位未办理完毕的重要文件材料情况。

3、归档文件整理情况。主要内容有：

1）归档文件整理的组织形式及分工情况；

2）归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；

3）选择的分类方案、排列、编号方法；

4）重要归档文件的状况等。

（八）案卷排列及编制案卷目录、全引目录。

1、案卷各部分的排列格式：

1)使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

2)使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：

软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。

2、案卷的实体排列：依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、级别、组织机构（或问题）的排列方法。如长期类可按“上级文件”，“本级综合、政工”，“本级业务文件”，“下级总结、报表”的顺序排列。

3、编制档案案卷目录。我县主要按保管期限编制案卷目录，这样可以分柜保管，日后移交进馆时可作移交目录，避免重复劳动。即把同一年度的案卷分为永久、长期、短期卷，三类分开排列各编一本目录。其方法是每一种保管期限的案卷按组织机构（或问题）排列，并编制案卷目录。案卷号以本机关建立年度第一本案卷为开始，连年连排从“1”开始统一编一个流水号。

案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。案卷目录由案卷号、级别、案卷题名、年度、页数、保管期限、目次、备注等组成，应对照案卷封面上的内容准确填写。案卷目录可以多年编成一本。

4、编制档案全引目录

全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。这里的案卷目录中有一项“目次”栏，它是该卷档案目录在该本全引目录中的位置标识。卷内文件目录右上角的小方框里有4个项目：全宗号、目录号、案卷号、页号。全宗号、目录号、案卷号照该卷档案背脊项目填写，页号的填写方法为每本全引目录从“1”开始按照“案卷”卷内文件目录的排列顺序，用阿拉伯数字编写，并将该卷档案目录的首页数字填写在“目次”栏。全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，若干年度编一本。档案全引目录文书档案打印一式5份，其他档案各打印一式3份。

5、填写案卷目录和全引目录背脊

背脊项目有目录号、案卷号、全宗名称、起止日期。目录号见档号编制，案卷号填写本册目录的起止案卷号，全宗名称填立档单位名称。起止日期填本册目录中案卷的起止年度。

（九）编制盒号目录和归档文件目录册。

1、编制盒号目录

盒号目录即归档文件目录索引。内容有盒号、保管期限、年度、问题、页次。盒号须按照归档文件的分类方案和排列组合顺序，逐盒从2001年《实施归档文件整理规则》起；从“1”开始编写大流水号，；期限填写该盒档案的保管期限；年度填写该盒档案的形成年度；问题栏要标出该盒档案起止件号和内容（如上级文件、综合、政工），内容用“（）”括起，表明未分问题；如果是分问题的，则件号在后，用“（）”括起。页次是指归档文件目录纸排列在该本归档文件目录册的位置，每册从“1”开始编写流水号。

2、编制归档文件目录册

2）归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。这里归档文件目录右上角的小方框里有4个项目：全宗号、问题、期限、页号。全宗号、问题、期限的填写照该盒文件背脊项目填写，页号的填写方法为每本目录册从“1”开始按照归档文件和盒号的排列顺序，用阿拉伯数字编写，并将该盒档案目录的首页数字填写在“页次”栏。

归档文件目录册必须用档案局制作的专用归档文件目录夹单独装订成册。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的档案要求制作5套，以后2套随档案移交给档案馆，另2套自己查阅。10年期限的档案制作一套目录就可以了。

3）归档文件目录夹的填写：

（1）封面的填写：封面项目有全宗名称、年度、保管期限、问题4项。全宗名称填写立档单位的全称或规范的简你。年度填写档案的形成年度；保管期限填写永久、30年（或长期）、10年（或短期）；问题填大类名称。可以打印。

（2）背脊的填写：背脊项目有全宗名称、年度、保管期限、问题。填写同封面。

（十）档案排架。

1、排架顺序：从左至右，从上至下排列。

2、档案实体一般可按文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、音像及电子档案、实物档案等大类顺序分柜分隔排列。

3、各大类内按下列顺序排列

1）文书档案按保管期限、年度分别排列。即把同一大类的档案首先按保管期限分开，然后按年度排列，再将同一年度的档案按级别、问题、重要程度顺序排列。实施8号令之后即2008年形成的档案，30年接原来的长期盒号，排列在长期档案之后，10年接原来的短期盒号或案卷号，排列在短期档案之后

2）业务档案多的单位按二级类目排列。不多的按年度排列。

3）科技档案按科研、基本建设、设备等二级类目分别排架。

4）会计类档案按财务报表、会计账簿、会计凭证等二级类目分别排架；在二级类目中分别按年度顺序排列。

5）实物档案应按分类方案排列顺序上架

各种专门档案的整理方法

一、业务档案的整理 ㈠业务档案的范围：主要包括反映本单位在从事业务工作等活动中形成的专门文件材料。比如审计局的审计档案，民政局的婚姻登记档案、社会救助、低保档案、收养档案、优抚档案，人民法院的诉讼档案、仲裁档案，县人口和计划生育局的病残儿鉴定档案、再生育审批档案，县农村合作医疗管理办、县医保站的医疗保险档案，各医院的出生档案、病历档案、疾控中心的计划免疫档案、防疫档案，县公安局、派出所的户籍档案、案件档案，县经管局的土地承包档案，县林业局的山林定权发证、退耕还林档案，县教育局、各学校的学生档案、教学档案，县房产局的房地产买卖交易档案、城市拆迁档案、房屋产权产籍档案、抵押档案、廉租住房保障档案，县国土资源局的农村宅基地档案、土地普查档案、地籍档案、地产、法规档案，县住房公积金管理中心的公积金贷款，提取档案，县工商局的个体工商户登记档案消费者权益保护档案、法规档案，县物价局的物价管理档案，县环保局的环境监测档案，县残联的残疾人档案，县劳动就业局的职业介绍档案、失业保险发放档案、技能培训档案、保险补贴档案、下岗职工个人档案，县工伤保险站的参保单位档案、工伤认定、鉴定档案，县劳动和社会保障局的劳动仲裁档案，县财政局、乡镇财政所的农民补贴档案等。这些业务档案特别重要，很多都是民生档案，必须收集到档案室统一管理。

㈡业务档案的整理方法： 各单位形成的业务档案必须按照《怎样整理好档案》课程中第三大点“档案整理的质量要求”规范化整理、编目、装订，并编制全引目录或案卷目录。以软卷皮装订的案卷档案（如公证处的公证档案、工商局及国土局的法规档案）和以档案袋为单位保管的业务档案（农合办的医保档案）必须装盒，并规范填写档案盒背脊项目，所有档案不得直接裸露在档案架上。如有些医院的病例档案到目前为止都没有装卷、装盒，自成立以来的档案不是捆扎成堆就是直接都裸露在档案架上，98年形成的病例档案都已经发黄、变脆，离保管期限30年还有很远就快无法使用了，这是对档案、也是对以后的利用者极不负责任的做法，虽然档案盒要点成本，但这些投入是必须的,同时各医院必须将应该永久保存的出生病历档案分出来重新整理，跟婴儿出生证明一起编号，编制检索工具，方便服务民生。业务档案的具体整理办法上级主管部门有规定的按上级要求整理，如审计局的审计业务档案，法院、检察院的诉讼档案，公安局的户籍、案件档案、纪检会的案件处理档案，公证处的公证档案，工商局、质量技术监督局的法规档案等，其上级都有具体整理要求，因此案卷整理就必须严格照规定执行。对于上级没有具体要求的业务档案，各单位应该请档案局的同志前去指导，由档案局的业务指导人员依据其档案形成特点和价值制定整理方案。如农合办的医保档案、计生局的生育审批档案就是在档案局有关同志的指导下，将档案规范整理编目。财政所的民生档案整理方法：各乡镇财政所的民生档案主要分三种，一是纳税登记表、二是农民信息网资料、三是农民补贴档案。对于这些重要资料，必须以村为单位组卷，并编写卷内目录，再装入档案盒，统一编制盒号，填写好封面和背脊，编制案卷目录和全引目录。业务档案硬卷皮、软卷皮和硬卷盒如下图；

二、会计档案的整理方法

会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。主要包括：①会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；②会计账薄：总账、明细账、日记账（银行日记账、现金日记账）、固定资产卡片、辅助账薄、其他会计账（公积金、养老金明细账）；③财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；④其他：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此项也可放在全宗卷内）。

会计档案整理工作的内容主要包括：分类、立卷、排列与编目等环节。根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门按照本单位会计档案分类方法承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。

（一）会计类档案分类有2种方法：会计部门将当年年度的会计凭证、会计账薄、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、账薄、报告等几种主要形式进行分类。通常采用

1、采用种类——保管期限——年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

2、年度——类别——保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

（二）会计档案的立卷方法：

1、会计凭证的立卷方法：会计凭证一般按月立卷。会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷，每卷厚薄要适中（3cm左右）。凭证卷装订前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背，并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章，然后装入会计凭证盒，并填写好凭证盒封面。

2、会计帐簿的立卷方法：会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。帐簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的种类进行，一本帐簿为一卷。对于活页帐簿，保留已使用过的帐页,编制页码,去除空白页,撤掉帐夹，用会计档案封皮装订成册。对于死页帐簿，应该保持原来面目,不必折去空页,编制页码后用会计档案封皮装订。帐簿装订时,应有卷内文件目录和备考表。封面应填写齐全,平整,并注明所属年度及帐簿名称。封皮上除了全宗号、目录号、案卷号外,其余都由财务部门填写。

3、会计报表的立卷：会计报表是按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表与季度、月份报表分别组卷。本单位的报表与下属单位的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数,下边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。在整理会计报表时,可能会遇到一些文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，应为会计报表的组成部分，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的密切联系。订前要编制页码，填写卷内文件目录及备考表，去除金属物，用会计卷皮装订。工资表、银行对帐单等整理方法参照会计报表。

（三）会计档案的排列与编目

会计档案的编号要便于管理、查找、鉴定销毁，通常可以根据案卷排列的方法，按类别各编一个大流水号。会计档案经过装订和排列以后，都要填写案卷目录，作为会计档案最基本的检索和统计工具。案卷目录的编制方法通常分别编制凭证、帐簿、报表三本目录，案卷目录填写项目有：归档日期、案卷号、案卷名称、起止年月日、起止号次、册数、保管期限、备注、销毁日期。

三、声像档案整理

（一）照片档案的整理方法 照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。

1、照片的整理。

照片一般采用的分类方法是年代——问题分类法，即在全宗内把照片先按年代分开，再在每个年代内按问题进行分类。照片档案较少的单位，可直接按问题分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。照片经过分类后，应分别排列存放，每类内按时间顺序排列。

照片分类后，再按类将照片组合成案卷，一般情况下，一类内容一卷，内容相近的可组成一卷，照片数量少的，一年的照片也可以组成一卷。卷内排列一般按时间顺序或重要程度排列。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。另外，在每张照片的背面也应写明上述各种号码，以便查找后归还。

照片的编号，应先编每卷的卷号，再编卷内照片的顺序号。

在完成案卷整理后，还要编制案卷的卷内目录，填写备考表、案卷目录，以利于查找利用。（案卷目录中需要说明的项有照片号和照片题名，照片号即案卷内照片的顺序号，照片的题名即文字说明改成照片名称，不超过50个字）

2、底片的整理方法。按年度、尺寸或内容等分类后，再按底片收到的先后次序流水编号即可。底片号在编写时，应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边外。

3、照片文字说明的成分与要求。照片文字说明是补充反映照片内容的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白画面上所反映的内容、时间和地点。一般，每张照片都要编写文字说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。事由即照片影像所反映事件、事物的情由；时间即事件的发生和照片拍摄的时间；地点即被摄物所在的具体地点；人物即照片上主要人物的姓名、身份；背景即对揭示照片影像主题具有一定作用的情况；摄影者即照片的拍摄单位和拍摄人。这六个要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

随着数码相机技术的不断发展，很多单位都使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目录保存到计算机上，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。

（二）磁性载体档案的整理与编目 磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代－问题进行分类。

1、录音带、录像带档案的整理以自然盒为一卷，在一般单位，录音录像档案形成的量不大，内容也比较单一，可暂不分类整理。录音录像档案较多的单位，如广播电台、电视台等，可按内容进行分类，通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育等分为若干类别。如果数量多，还可以再分属类。分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开，把机密的与一般的分开，把不同版种区别开来（原版、复制版、播出版）。档案部门对验收并须入库的录音录像档案，应登记入册。如果数量少，只需建立总登记簿即可，按收到的先后次序入册即可。登记的项目包括：编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况（消磁情况、模版质量）、数量备注等。编号采用流水编号或分类号——类流水号。如档案数量多，可先进行分类，然后建立分类登记簿，登记项目如上。经过登记的录音录像档案应装在特制的盒内或套内，在盒套外面贴上标签，上面注明题目（内容）、讲演人、录制日期、卷（盘）数、编号、带长、时间等项内容。盒内还附有文字材料，并统一编号。

2、软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录，归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。

四、科技档案的整理与编目

科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。科技档案的整理方法：一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。

㈠分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。①工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。②型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。③课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。④专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。⑤地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。⑥时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。

以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——型号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。㈡案卷组织与排列

1、案卷组织。案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：①按结构组织案卷、②按子项或子课题组织案卷、③按工序或阶段组织案卷、④按专业组织案卷、⑤按问题组织案卷、⑥按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。

2、科技文件材料的排列要注意以下几点：①基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。②设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。③案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。④图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。⑤图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后。⑥有译文的外文资料的排列。译文在前，原文在后。

（三）案卷编目 案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，是科技文件整理工作的一项内容，基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作。

案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。其内容有：编号及填制案卷内科技文件目录，填写备考表，装订案卷以及装盒、填制案卷封面和脊背标签，编制科技档案总目录、分类目录。

1、编号及填制卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录，是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。它对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样或科技文字材料，一般在编制时就有图样目录或文件目录，编目时应尽量利用原有目录。如果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。案卷内科技文件目录，其项目有编号及填写卷内文件目录。

（1）编号。案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。成套图样印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

（2）案卷内科技文件目录的编制。案卷内科技文件目录，其项目有：①序号，指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，序号应用阿拉伯数字从”1”起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序；文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等；责任者，指该份文字材料或图样的直接编制部门或主要责任者或个人的姓名；题名，指该份文字材料或图样的标题（全称）；日期，指该份文字材料图样的编制日期；⑥页号应填写每件科技文件材料的首页上标注的页号。

卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。

2、填写备考表。备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管和使用，乃至鉴定和统计都有一定的作用。备考表的项目主要包括两个部分：一部分是对组织案卷时，卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样、照片、文字材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整、准确情况的说明。这部分内容是由有关的科技人员填写的。另一部分是科技文件归档后，在科技档案管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明。这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写。备考表排列在案卷内科技文件的尾页之后。

3、装订案卷以及装盒、填写案卷封面及背脊。

(1)装订时科技文件材料都要折叠为统一的A4 幅面、取掉金属物，将下侧、右侧对齐，用装订条将卷内目录和科技材料夹在一起三孔一线装订，并在卷内目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、案卷号，再放入科技档案盒内。图纸折叠方法：

(2)填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。封面的内容项目，主要由3部分组成。

①案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。案卷题名在结构上一般由3个部分组成：一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分（结构特征），工程设计某设计阶段（阶段特征）等科技文件。三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。拟定案卷题名，要注意概括性，做到文字简练，表达准确。不可繁杂冗长，防止卷内科技文件名称和简单罗列；同时要注意完整性，能够恰当地揭示案卷的内容和成分，避免不适当的简化。

②案卷的管理性内容项目。共4个：立卷单位，填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责人；编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，密级是根据保密规定填卷内文件材料的最高密级。③档号项。包括档号，即本案卷的科技档案号，由目录号或分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号。(3)填写案卷脊背标签。脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有保管期限、案卷题名，填写同封面。档号填写实例：县检察院的基建档案永久第一卷，其档号为25—J—001。

4、编制科技档案总目录、分类目录

科技档案总目录，是科技档案登记总帐，是按照科技档案归档时间的顺序，以案卷为对象进行登记，也称流水账。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。

五、归档实物的整理方法

归档实物的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

（一）整理要求

一是归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。二是 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

（二）整理方法

1、鉴定。一是 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

2、分类

归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。⑴按年度分类

将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。⑵按类别分类

将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；

纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；

印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。

3、排列

根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种： 格式①：全宗号—实物—件号。

格式②：全宗号—实物—年度—件号。

格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。

实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。

4、编号 根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1），再编制归档章项目。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。如下图： 长×宽=55×16mm 全宗号：同文书档案

实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“S”。年度：填写实物形成或获得的年度。

类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。件号:归档实物的排列顺序号。

在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。

5、编制实物档案目录

实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。目录用纸A4型

图2: 实物档案归档目录 题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。

材质：实物的制成材料。

型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。年度、类别、参见号：见归档章

备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。

6、编制目录封面

实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文件目录夹，方便查阅统计。封面可以视需要设置全宗名称、年度、类别、起止件号等项目。

（三）保管

实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。

六、电子档案的整理：

电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。

（一）归档要求

1、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档（逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档随时归档），定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档（物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行），并按档案管理的要求进行登记。

2、归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

3、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》。归档电子文件应逐件编目。

4、文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。

5、档案馆（室）应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（二）归档方法

1、一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。

2、推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

3、存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等。如下图：

归档电子文件登记表(2)

4、信息组织结构

每盘存储载体的根目录下有说明文件、归档电子文件登记表、归档电子文件目录。电子文件保存在相应目录中。各级目录按照树状结构排列。

（1）说明文件。文件名：README。文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括分类号、立档单位名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。例如： 2005年党员年报：2005年教育系统党员年报。

（2）归档电子文件登记表。文件名：REGISTER。文件内容：归档电子文件登记表的电子版本。

（3）归档电子文件目录。目录名：DATA。目录内容：以子目录的形式存放归档电子文件，一组电子文件保存在一个子目录中。

（4）对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。

（三）电子文件的归档标准

电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：

1、字处理文件。TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

2、图像文件。TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

3、图形文件。图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。

4、影像文件。MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

5、声音文件。WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

6、多媒体文件。多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。

7、数据库文件。DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

8、超文本文件。超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性，信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存档。

9、计算机程序。计算机程序可以作为电子档案直接存储。计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并归档。

10、数据文件。数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。数据文件应对数据来源进行说明并一同归档。在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并归档。保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。

用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并归档。计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同归档。

（四）电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，至少一式三套，一套封存（C）、一套供查阅利用（Y）、一套异地保存（S）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。存储电子档案的光盘应放入光盘档案盒中存放，条件好的单位要求购置防磁柜存放，以有利于更好地保护电子档案。

信息化中电子文档的管理 篇6

一、电子文档的特性

1.电子文档应用发展的阶段性。办公自动化的应用是不断发展变化的过程，在不同的应用发展阶段，电子文档承担的角色分别是：草稿性电子文档（计算机只起打字机作用）、辅助性电子文档（纸质文件为主，电子文档为辅）、正式电子文档（电子文档为主，纸质文件为辅）、无纸化电子文档（使用中完全取消纸质形式的电子文档）。

2.信息的非人工可读性。传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人类可直接借助自身器官如眼睛、手来进行识读，而电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，迄今为止人类尚无法凭借自身的器官进行识别。

3.电子文档的系统依赖性。电子文档的使用需要依赖于一定的软硬件系统。原因在于电子文档在存储过程中需要编码，在信息检索和阅读过程中需要解码，而这一切均要借助于一定的软硬件系统，否则电子文档既无法产生也无法阅读。

4.电子文档的设备依赖性。由于信息技术的飞速发展，一般的信息设备如计算机几年后就可能被淘汰，而一些耐久性的电子文档载体如光盘等在适宜条件下也许可以保存几十年甚至上百年。因此若干年后有可能出现虽然有保存完好的光盘等电子载体，但无法找到相应的读取设备。

5.电子文档载体的无信息性。从远古的岩石、甲骨、竹简到纸张，文件载体的意义远远大于“承载物”这一项，它和记录于其上的外部特征如字迹、签字、印章等不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明人”。但电子文档可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，而信息形态无任何变化。此时载体仅仅成为某一个特定时刻文件内容的承载物，无法固定用以鉴别文件原始性的外部信息，很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，哪个是“副本”，从而直接影响到如何才能保证电子文档的真实性、可靠性和完整性。

6.电子文档的易更改性。对电子文档具有一定权限的人可以对其任意增加、删除、修改，而操作者本身不留任何痕迹，所以为保证电子文档的安全、正确和完整需要解决一系列技术难题。

二、电子文档在档案管理中亟需解决的问题

1.如何确认电子文档的法律凭证地位。传统文件原件的法律凭证地位不容置疑，然而电子文档的技术特点却迫使人们不得不放弃这种观念：一是电子文档在载体上的存储和记录方式人工不可直接识读；二是很难确认电子文档的真伪；三是对电子文档的修改几乎不留痕迹。上述这些原因都可能使电子文档的法律地位难以确认。

2.如何保证电子文档的可读性。电子文档的系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐：一是由于不同的机构甚至同一机构的不同部门往往安装和使用不同的软硬件系统，系统彼此不兼容所导致的信息交流不畅和社会活动越来越复杂，机构协作、文件传递越来越频繁之间的矛盾；二是软硬件迅速过时并被淘汰的现状和档案（具有永久利用价值的文件）作为历史真实记录要求永久保存之间的矛盾。如果电子文档的可读性问题不能得到有效的解决，必将极大阻碍电子文档在档案中的利用价值。

3.现电子文档的长久保存。电子文档的常见载体有硬磁盘、软磁盘、光盘、磁带等。由于受磁场和外界条件的影响，这些存储载体可能会消磁、老化和自然损坏，从而损坏或彻底破坏载体上记录的信息。另外由于设备的不断更新，原先使用的存储媒体可能已不被使用或得不到技术支持。如早期曾广泛使用的5.25英寸的高密或低密磁盘，现在已基本淘汰。还有一个原因就是现有的计算机系统很容易受到计算机病毒的攻击，这些都是在档案管理工作中经常碰到而急需解决的问题。

三、对策

1.对电子文档法律效力问题的解决。目前我国对电子文档的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文档记录应当对该部门的活动具有凭证作用。

2.对电子文档可读性问题的解决。由于电子文档具有系统依赖性和设备依赖性，所以在管理电子文档的时候，必须考虑是否需要档案室因此而购置相应的软件和硬件，这些软件和硬件现在市场上是否存在，价格是多少，软件的著作权保护期限及硬件的使用寿命有多长，软硬件是否易于使用，软硬件的技术支持是否迅速可靠，软硬件相关的材料是否齐全等问题。

浅议档案管理与文档管理 篇7

关键词：档案,文档,管理,电子信息,社会,平台

1 档案管理工作的特性

1.1 专业性

在当今的世界上, 各种社会组织的活动异常活跃, 尤其国家之间的政治、军事、外交活动, 企业之间在市场经济活动中, 主要是以经营为中心开展一系列活动, 从而都产生了大量的不同领域的文件性资料。为了在激烈, 甚至残酷的竞争中谋求生存和发展, 社会组织还产生了本组织独有的政治、军事、经济和技术的专门档案, 或者专利文件。这些档案与传统的一般档案和文书档案具有极大的差别, 它是组织档案的重要的、独特的组成部分。

1.2 系统性

纷繁的世界和社会的各个领域随时都在发生着复杂的事物, 随之而产生的大量的档案, 在其初始也是杂乱无章的。只有把它们进行归纳和整理, 才能发挥出价值。社会所有组织的档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用, 而且还包括档案信息产品的加工和在一定范围内的输出, 因此, 它是社会管理活动中的一项系统工程。

1.3 独立性

档案明显有别于例如书籍等的正式出版物。国家是社会的一种存在形式, 国家对其内部采用与其他国家不同的方式进性管理, 其利益是互相独立的。而企业是社会经济发展过程中, 一种以法人为代表的自主经营、自负盈亏形式的经济组织, 其利益也是互相独立的。无论是国家, 还是企业, 以及其他所有的社会组织, 对它们各自的事务和资产都有独立的支配权。档案作为事务和资产的一个组成部分, 也同样具有独立的支配权。而且, 随着经济社会的发展, 所有国家、企业和社会组织都产生了属于自己的主权、知识产权、商业秘密、政治秘密等档案。因此, 一个国家和社会组织的档案基本上不对外开放, 没有对外服务的功能, 档案资源只属于他们内部享有。如果说共享, 也只是在其内部一定范围而已, 这就是档案的独立性。

2 加强档案管理工作的措施

2.1 实现档案管理的现代化

当前, 国家和社会组织都在面临改革, 档案工作也同样面临着新的挑战。一是由事物多而杂所导致档案数量急剧增加, 档案内容不断得到更新, 新材料不断补充;二是档案和信息的需求不断增加, 利用率越来越高, 要求档案管理更加系统、全面和准确;三是档案利用效率不断提高, 要求档案管理更加严密, 高效。因此, 尽快实现档案的现代化管理已成当务之急。在具体档案管理工作中, 要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度, 在工作手段上改进, 尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。同时, 更应该利用现代技术来提高工作效率。比如采用计算机检索、文件级装订、自动将检索主要内容转移到档案章和档案盒上, 简单明了, 既提高了质量和效益, 又节约了时间, 使用方便。并且可以采用条形码来代替档案号, 可靠快捷, 极大地提高了借阅归还档案的速度, 诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的, 关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流, 都方便应用计算机进行现代化管理, 帮助解决一些具体问题, 提高管理效率和管理水平。

2.2 制定科学规范的档案管理规则

随着经济社会的发展和社会组织的活动的空前活跃, 流动性和多变性成为明显的特征, 由此给档案管理增加了复杂性和多样性。所以, 一定要适应当今瞬息万变的形势, 改革传统的档案管理工作规则和制度。尤其是我国多年来在对内领域实行的计划经济, 以及对外领域实行的相对封闭政策, 使档案管理同样带上了浓重的色彩。应该借鉴国内外的先进经验, 制定统一、规范、便于操作的档案管理法规和实施细则, 使社会组织的档案的主体能够紧紧围绕国家发展, 国家安全和社会组织经济利益这个中心, 在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依, 真正实现利于当代, 功在千秋。

3 新形势下的文档管理

3.1 手段电子化

当代电子信息技术的飞速发展和丰硕成果, 文档正在成为文档制作、保存、分配和应用等全过程的主要手段。表现是电子文档与纸质档案相比首先是存储量的变化。的确, 这种存储量的变化是极其巨大的。我们现在的一个档案馆的全部纸质档案在电子时代可能变成了一张小小的光盘。从一张纸几百个字到一张光盘3.4亿字, 变化是巨大的、惊人的。

3.2 载体多样化

电子文档相比传统档案的变化在于信息的独立与自由。传统所说的“档案”, 实际上包括两个部分:载体和信息。档案的本质是信息。在传统的档案形式中, 无论是从石刻档案到甲骨档案, 从简策档案到纸张档案, 乃至缩微档案, 档案的载体和信息都是同体共存的。不得到载体就不能获得信息。而今天的电子信息技术革命, 使信息的独立的地位和自由的属性得到了突出和加强。电子文档所载的信息可以以独立的形态选择不同的电子载体, 也可以通过新技术手段脱离原载体进行传输。在电子文档的条件下, 我们接收文档时, 可以只接收文档信息, 而不必接收原载体;文档利用者利用文档时, 可以通过网络在线等形式获取文档信息, 而不必同时获取文档载体;我们还可以利用文档信息的这种独立性, 将其复制若干套, 确保文档信息的安全。在纸质时代, 为了档案的安全, 将整个档案馆馆藏复制一套, 是难以想象的;而在电子时代, 则是轻而易举的事情。而且, 这种复制具有完全“保真”的特性。

3.3 操作实时化

由于采用电子技术, 一份电子文件的编制、分发、保存等全过程可以在几乎同一时间完成。这在传统的档案是难以想象的。从文件在途过程到档案的形成, 对于传统档案, 需要很长而且复杂的手工过程, 而电子文当却是瞬间即可完成。这一特点使电子文档更加适应时代的快节奏形势。

3.4 强调安全性

完全高校文档管理系统的研究与分析 篇8

1 软件开发前景

文档管理系统是B/S (浏览器/服务器) 访问方式文档管理产品。无需安装客户端即可在Web上进行操作。

文档管理系统提供了从文档、图纸、资料录入 (电子化) 到文档发布及网络化管理的整体解决方案, 可有效降低图纸录入及信息发布的成本, 保证文档安全, 提高文档搜索、查询的响应速度, 方便远程信息的获取, 有利于知识与信息的传递与共享, 使使用单位的文档、资料等的管理更加专业化、规范化, 为文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。可对每个文件分类进行授权, 不同人不同部门可操作不同分类文档。

文档管理系统将会使文档管理变得轻松愉快。再也不用担心文档存放在多个电脑中会因为电脑故障或其他原因造成文档丢失。用户通过分类检索或条件组合检索、模糊检索快速查到所需图纸或资料。

2 采用技术及解决技术难点

2.1 采用.NET技术与SQL数据库相结合实现此类系统

基于.NET技术的在高校文档的管理过程, 采用B/S三层模式的核心构架。通过对文档管理系统需求进行详细分析, 构建系统的设计方案, 数据库的设计和建立, 各个功能模块的设计与实现, 以及数据的安全性管理, 数据的性能优化解决方案等具体实现过程。并且利用.NET突出的网络编程特性, 实现了网络OA服务、文档管理、消息通知等, 方便了高校管理部门管理工作中形成的文档。

2.2 解决海量存储的需要

在本系统中数据流量较大, 是一个需进行海量存储的信息系统。拟采用分布式海量存储技术解决些难点。

分布式海量存储技术是系统将文件存贮分为文件存贮区、索引存贮区、备份存贮区和预览存贮区, 用户可增加其他文件存贮区, 一个文件存贮区可包括多个实际的存贮路径, 可无限扩展, 系统支持按照存贮路径编号根据是否存贮已满选择存贮路径;也支持自动均衡各存贮路径存储量选择自动存贮。

2.3 系统要满足远程访问的系统非功能需求的技术指标

本系统是基于B/S模式的信息系统, 可应用于广域网的办公。对于远程访问的系统非功能需求的技术指标拟采取以下技术解决:

1) 多层架构的设计

使用多层应用程序结构, 能使用户界面代码和业务逻辑代码分离, 方便了应用程序中代码的修改, 具有良好的解耦性。多层构架主要分为:表示层、业务层和数据层。

表示层 (Presentation Layer) 。表示层提供应用程序的用户界面 (UI) , 在ASP.NET中页面是UI的表现形式, 在Windows Form里, 窗体是主要的表现形式。表现层是系统与用户沟通的惟一渠道, 是系统功能的展示。

业务层 (Business Logic Layer) 。业务层实现应用程序的功能。在.NET中, 通常以类库的形式封装系统需要的业务逻辑。业务逻辑是开发过程当中主要的任务。

数据访问层 (Data Access Layer) 。数据访问层中包含了与数据存储进行交互的类库。这些类在功能上和业务逻辑层相互独立。数据访问层实现所有业务逻辑所需要的数据访问功能[4]。

2) Ajax框架技术研究

在Web上全面支持类Windows桌面操作, Ajax为提供了复杂的、运转良好的应用, 改善了用户的交互体验。用户的操作由断续而连贯, 提高业务效率, 带来好心境, 扩大B/S架构所能实现的业务面, 包括快捷键操作, 页面拖动, 右键菜单等等。

3) 客户端的无缝集成技术研究

通过虚拟硬盘技术与Windows客户端无缝集成。采用一个强大的客户端的服务工具, 将集成在操作系统的资源管理器中, 通过Vdrive可以和服务器产生远程连接, 自动获取远程服务器上的文件目录以及文档的列表在本地生成目录结构图, 以及文档列表。用户可以对文件以及文件夹进行类似本地的操作。

4) 以过程模型为核心的需求分析技术的研究

过程模型是用例模型、组织模型、业务对象模型、资源模型建模的出发点, 对系统开发成功起着重要作用。

5) 基础服务的开发与设计

将系统管理相关的内容集成到系统基础服务中, 形成一个结构。

3 实现功能

根据对高校文档管理过程的需求分析, 设计该系统涵盖档案的收集、整理、保管、统计、检索、借阅、销毁、移交等工作, 使档案分类体系完善、科学、合理, 保持资料的完整性;采用多样检索方式, 准确率高, 便于用户查询;用户借阅、归还档案资料方便, 有利于信息的共享。

本系统基于B/S架构, 并且利用ASP突出的网络编程特性, 确定系统实现以下基本功能:

1) 文档管理

按照列表形式详细显示现有的各部门文档, 有权限的用户可对档案进行新建、修改、删除、查询、上传、下载、审核、归档等工作。并对其整理与维护。

2) 文件夹管理

对个人、公共、部门等类别文件夹中的子文件夹进行新建、修改、删除、查询、转移等工作。

3) 模板管理

文档的各种模板, 生成的模板放在单独的文件夹中, 当用户需要新生成文档时, 可以使用相应的模板直接制作文档。用户也可以对教务、考务等各类模板进行新建、修改、删除、上传、下载、查询、设置审核角色等工作。

4) 档案借阅

以列表显示用户可借阅权限档案, 用户可以提交借阅申请, 拥有特殊权限者可以对其审核, 通过审请的用户可以借阅文档, 记录借阅时间及档案名称等信息。

5) 通知管理

对有通知的用户进行提示, 用户可对校内消息、通知进行查阅, 有权限者可以对其进行修改、新建等工作。

6) 用户管理

可以对该系统的用户赋予角色, 并对其角色和部门进行添加或删除。

7) 系统管理

有权限的用户可以对该系统进行备份, 设置。

8) 菜单管理

将菜单名称以列表形式显示, 并通过下拉列表选择其上级菜单。还可以对角色菜单与菜单用户进行权限等设置。

4 系统优点

文档管理系统不仅需要提供从文档、资料录入 (电子化) 到文档发布及网络化管理的整体解决方案, 还需要有效降低录入及信息发布的成本, 保证文档安全, 提高文档搜索、查询的响应速度, 方便远程信息的获取, 提高文档管理的规范性, 有效控制文档版本, 使使用单位的文档、资料等的管理更加专业化、规范化, 为文档管理部门的安全、高效运行奠定更加坚实的基础。可对每个文件分类进行授权, 不同人不同部门可操作不同分类文档。

5 结论

本系统是基于学校管理文档的前提之下而进行开发, 所以本系统不仅可以应用到各大学校的各个部门。还可以应用到企业, 政府办公, 医院, 银行等需要对文档进行管理的任何一个领域。

参考文献

[1]《中国OA资讯大全》编委会著.中国OA资讯大全.中国商业出版社, 2004, 8.

[2]傅荣校著.档案管理现代化:档案管理中技术革命进程的动态审视.浙江大学出版社, 2005, 8.

[3]钟镔著.企业信息化:怎么办.清华大学出版社, 2009, 8.

教学文档管理系统的研究与开源实现 篇9

在激烈的国际高等教育竞争和适龄学生的减少的双重压力下，促使高校积极利用内外资源来提高自身核心竞争力。高校多年信息化发展积累了大量有价值的教学文档。教学文档作为知识的载体，是高校非常重要的内部资源。然而文档却被分散保存在教师电脑上，没有共享利用，也没有安全性。随着信息水平的提高，高校意识到文档管理的重要性，对文档管理系统的需求日益强烈，但目前国内几乎没有成熟产品，而国外产品价格昂贵。

本课题就是在这样背景下提出的一种教学文档管理方案。其目的是设计和实现一个适合高校教学特点的、高性能的、安全的、低成本的、简单易用的文档管理系统。它通过应用先进的版本控制技术对文档的管理能力，结合IT界广为流行的开源技术，服务器集群，网络技术等来实现。

2、DMS概述

教学文档管理系统的核心技术是应用先进的Subversion版本控制系统对文档的处理和管理能力到教学文档管理中来。Subversion是一个免费的开源版本控制系统，它可存储任何格式文件到版本库，这版本库像一个文件服务器，并可记录每一次文件和目录的修改情况，系统可籍此将数据恢复至任意版本，并可查看修改细节。通过网络，用户可在不同的电脑上进行修改和管理同一组数据。

本系统采用开源架构实现，服务器采用Apache+SSL+Subversion，客户端采用SVN Web Client, Tortoise SVN和浏览器。全文检索采用Lucene。服务器集群采用Apache+mod＿jk。

3、DMS设计

本课题的解决方案是以满足院校管理好教学文档为目标，利用目前广为流行的、稳定的开源软件A-pache、Subversion等，结合成熟的搜索引擎技术Lucene，展开对开源软件整合创新，中文分词，全文检索，集群等方面的技术研究，设计出一个功能强大、性能稳定的、低成本的、简单易用的、具有服务器集群能力的文档管理系统。

3.1 系统架构

系统架构分为以下三层：

(1) DMS客户端：DMS客户端是用户用来访问和管理DMS，是用户进行全文检索的工具。客户端有TortoiseSVN, Polarion SVN Web Client，浏览器和搜索引擎等。

(2) DMS服务器：服务器是DMS核心部分，提供了文档存储、版本控制、权限控制及客户端访问协议WebDAV等核心功能。它主要由Apache集成OpenSSL与Subversion构成。

(3) DMS存储接口：为文档资料实际保存的地方。

3.2 系统功能设计

经过需求调研，借鉴成熟商业系统，确定本系统主要功能包含如下5方面：

(1) 使用简单方便，并能记录和跟踪文档更新的历史过程。

(2) 满足任意规模应用。

(3) 具备完善安全机制和网络共享功能。

(4) 具备全文检索功能。

(5) 具备服务器集群能力。

4、DMS全文检索设计

全文检索是一种非常有效的信息检索技术，能直接对数据进行检索，非常适合从海量数据中查找特定信息。全文检索设计是文档管理系统中的一个重要功能。下面着重阐述中文分词和搜索引擎的设计。

4.1 中文分词

中文与英文不一样，英文是以词为单位的，词之间是靠空格隔开，而中文是以字为单位，句子中所有字连起来才能描述一个意思。中文分词就是把汉字序列切分成有意义的词。

本系统的中文分词算法是基于词典机制优化的正向最大匹配法。基本流程：首先将某位置i开始分词，尽可能多种方式从位置i处切分3次。将每种切分结果定义为词块，这些词块组成词块列表。调用规则引擎对所有切分结果进行过滤，筛选出最符合的词块作为该位置的分词。然后依次重复上述过程切分后面的内容。其主要技术点是选词规则引擎。

选词规则引擎的作用是在所有可能的分词列表中选出最符合的分词作为结果。分词的一个关键概念词块（chunk：根据上下文切分出的一组词组及相关属性）。这些相关属性包括长度，平均词长度，标准差。长度：各个词的长度之和。平均词长度：长度/词数。标准差: (每词长度-平均词长度) 的平方之和，然后除以词数，最后开平方。

规则就是chunk过滤器。目前系统有三个规则： (1) 取最大匹配的词块chunk； (2) 取平均词长最大的词块chunk； (3) 取词长标准差最小的词块chunk。经过这三个规则过滤，得到的切词绝大部分满足中文拼写习惯。流程：先使用规则 (1) 来过滤词块，如结果多于1，则使用规则 (2) 继续过滤，否则返回切词结果并终止。如果使用规则 (2) 得到的结果多于1，则使用规则 (3) 继续过滤，否则返回切词结果并终止。使用规则 (3) 后，选出过滤之后的第一个作为切词结果返回。

4.2 DMS搜索引擎

在海量的教学文档中找想要的文档，无疑是大海捞针。DMS搜索引擎可解决这一难题。搜索引擎运作之前，必须先建立索引。首先DMS爬虫通过一定步骤生成全文检索所需的索引文件。索引的目的是加快用户检索速度。

检索过程：首先用户输入搜索关键字，然后搜索引擎会对用户输入的关键字进行分词，然后扫描索引，搜索出符合条件的记录。DMS搜索引擎采用Lucene实现。实现的关键代码如下：

5、DMS集群

DMS系统要求高可伸缩性和可用性。由于本系统会对所有教师和学生开放，这导致系统会面临访问规模大、访问时间密集和分布严重不均的网上交互活动，容易导致Web服务器资源耗尽，出现无法提供服务的过载问题。集群可很好地解决这些问题。集群就是将多个服务器集中一起进行同一种服务，在客户端看来就像只有一个服务器。集群内的服务器物理上通过网络连接，程序上则通过集群软件连接。这些连接允许服务器使用故障应急与负载平衡功能。目前，由于DMS搜索服务器是最常用并且是最耗资源的关键服务器，需要服务器集群。

集群架构图如图1，使用Apache+mod＿jk做负载平衡器，客户端的电脑直接访问到负载平衡器服务器，负载平衡器根据一定的策略将客户端的请求转发给集群的某一台服务器（即DMSSE01, DMSSE02, DMSSE03中一台），然后将处理结果返回到客户端。

6、结论与展望

本课题通过挖掘版本控制在文档处理上的特点，结合目前流行的搜索引擎技术，提出新型的基于版本控制的文档管理系统，并详细地介绍文档管理系统的设计。

跟其他文档管理系统比较，本文档管理系统具有免费，成熟稳定，可管理任何规模的文档，精细的权限管理，版本化文档，网络共享及集群能力的优势，具有较高的实用价值和很好的推广意义，在很多企事业单位都可推广。目前这样教学文档管理系统已经应用在海南大学应用科技学院计算机系日常教学的文档管理工作中，例如教师教学日历、教学大纲提交等。

摘要：本文系统地介绍了教学文档管理系统 (Document Management System, 简称DMS) 的系统架构与配置、中文分词、搜索引擎和服务器集群等。

关键词：教学文档,文档管理系统,版本控制,中文分词,搜索引擎,集群

参考文献

[1]李琳.基于B_S架构的文档管理系统的设计与实现[D].南京理工大学.2007.05.

[2]Subversion中文站[EB/OL], 网址http://www.subversion.org.cn/, 2007.

[3]Lucene官方手册[EB/OL], 网址http://lucene.apache.org/, 2007.

中等职业学校学校文档管理系统设计 篇10

一、系统功能模块

文档管理系统的基本功能是对企事业单位的文档进行管理,我们在对我校正常运行的业务流程进行详细的了解和分析后,总结出一个功能全面的管理系统,系统功能模块如图1所示:

各模块实现过程基本相似,我们选取几个具有代表性的模块目录管理和权限管理为例简介之。

二、目录管理

1、目录管理首页

具有系统管理权限的教职员工通过身份验证进入系统后,将进入文档管理界面,如图2所示。

文档管理首页主要是为了完成目录树的初始化,通过InitFolder Tree方法来实现,主要代码如图3所示:

2、目录信息查看

图2中左侧是目录树,右侧是文件及目录列表。单击左侧目录树中的目录,如果用户具有查看该目录的权限,系统将在文件及目录列表中显示该目录包含的内容,如果没有权限,系统会给出提示,“对不起,您没有权限查看此目录!”。如果有查看的权限,系统会弹出页面显示目录信息,如图4所示。这里通过调用文件信息对象的查询方法来实现目录信息的显示。

对于目录信息查看,主要的技术利用了List Box Web服务器控件,List Box Web控件就是所谓的列表框,与下拉列表不同的是,列表框会一次列出多个选项让用户从中选取。List Box服务器控件允许用户多重选取。如果你希望用户能够在List Box服务器控件中同时选中多个选项,请将Selection Mode属性设置为Multiple(它属性的默认值是Single,表示用户只能选取一个选项)。在允许多重选取的状态下,欲检测用户选取了哪几个选项,请使用循环一次检查Items集合中每一个项目的Selected属性,如果Selected属性为True,表示该选项已被选取。List Box Web服务器控件的代码如图5所示:

三、用户权限管理

用户管理界面如图6所示。界面的用户列表中默认显示组列表中第一个组的用户,组下拉框选项改变时,用户列表会相应变化。

用户管理页面主要包括所属组下拉框、用户列表和“添加”、“修改”及“删除”按钮。

摘要：在学校信息化建设中,文档管理的电子化是一项比较基本和典型的需求。学校文档管理的电子化,有助于文档的长期保存,也方便使用者的查询。此外,电子文档管理的电子化,有助于保障文档的安全性。

关键词：文档管理,控件,权限管理

参考文献

[1]朱香卫,张建.ASP.NET程序设计情境式教程,电子工业出版社.2015

[2]云智,林东升.ASP.NET程序设计项目教程,大连理工大学出版社.2014

[3]刘志成.SQL Server 2005实例教程.电子工业出版社,2008

[4]廖疆星.中文SQL Server数据库实用指南.冶金工业出版社,2001

[5]张基温.信息系统开发案例.北京:清华出版社,2001

[6]文档管理系统的开发及应用,陈森利、陈卫中、陈忠义,电力系统通信,2004