秘书工作

关键词： 高校 教学质量 教学 管理

秘书工作（精选十篇）

秘书工作 篇1

在美国只要具有高中学历, 经过一定的办公技能的培训, 就可以获得初级秘书资格。一些商学院、假期技能培训学院、社区学院等都开设办公管理课程成为秘书资格培训的摇篮。随着科学技术的发展和经济的全球化, 社会对秘书工作的要求也越来越高。目前绝大多数秘书都需要具有本科学历、接受系统的职业培训、经考试获得资格证书后, 才能从事秘书工作。美国的国际行政专业人员协会每年都举行秘书职业资格考试, 合格者被授予职业秘书资格证书 (CPS) 、职业管理资格证书 (CAP) , 考试强调判断、理解、沟通及通过教育和实际工作培养行政管理能力。考试内容涉及经济学、管理学、企业行为学、企业法、办公技术、人际关学、秘书会计学等各个方面。全国法律秘书协会 (NALS) 、法律秘书协会 (LSI) 则对有志于从事法律秘书工作的人员进行资格考试。这种考试的难度更大些, 考生必须经过特殊的培训而且要从事过一年以上的法律工作实践。考试合格者被授予法律秘书认可证书 (ALS) 。全国法律秘书协会还颁发专业法律秘书证 (PLS) , 这是为从事专业法律业务而设计的高级职业秘书资格证书。

在美国, 秘书工作呈现出日益细化的趋势。美国行政管理协会把秘书分为企业秘书:主要为企业的经理服务, 负责收集信息、整理文档、安排会议、起草信函、迎来送往等;行政秘书:又称行政助或执行助理, 是高级行政参谋人员, 全面负责秘书和行政工作、减轻经理日常管理的负担, 并对各项工作的完成情况负责;法律秘书, 主要在工商业组织的法律部门任职或在司法部门为法官、律师、检察官等担任助手;政府秘书:在联邦、州政府以及地方政府或驻外使领馆工作的秘书;医学秘书:主要就职于医院或医疗初构;教育秘书:主要是在教育行政部门或大、中、小学办公室工作的人员。每一种秘书都有不同的要求和工作特点, 其中, 法律秘书和医学秘书由于工作任务特殊, 要求更苛刻些。

从总体来看, 相对于美国的其他行业而言, 秘书数量的增加要慢些。主要原因是, 随着办公自动化的发展, 秘书的工作更加富有成效, 他们能在相同的时间借助现代化的设备完成更多的工作。组织机构不像以前那样雇用更多的秘书来处理日常工作。再者, 由于经济的发展, 职业的开放性更强, 对于熟悉管理、精通办公业务的秘书来说, 很容易从一个职业转换到另一个职业, 流动起来更具有优势。

随着社会的发展和组织结构的科学化, 秘书岗位分工也越来越细, 专业化的趋势更加明显, 秘书被赋予更多的管理职能, 而管理者们始终在不断地寻找那些既具有丰富的专业知识, 又掌握高超业务技能的秘书, 井依赖他们来处理日常工作。而且, 由于现代社会竞争的加剧, 雇主们希望秘书能够具有更高的人际交流技巧, 在处理人际关系时能博得客户的好感, 为他们提供更好的服务。那些接受更多的教育、专业技能强、管理水平高的人越来越被看重。由此, 接受培训和继续教育成为职业秘书生活中不可缺少的组成部分。

同为发达资本主义的英国的秘书及秘书工作与美国却有着不同的意义和职责。英文中秘书Secretary一词, 来自拉丁语Sererum。在中世纪, 大不列颠的秘书原本是处理国王通信, 处理机密或秘密紧要问题的高级官员。当今英国秘书工作的范围, 随着社会的发展虽有变化, 处理机密和通信等职责却依然保持着。秘书一词在英国的概念, 按英国牛津字典解释:秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员。其任务是处理通信, 整理记录, 安排约会。往往有地位有财富的人士, 将秘书作为一种特殊成员, 几乎都有私人秘书;二为高级官员。其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书, 是义务的不领取报酬。三为国家的秘书。负责政府机关的政务工作, 名为秘书, 实为部长。如英国的国务大臣、外交大臣、陆军大臣, 其名称为Minister (部长或大臣) , 但也称Secretary (秘书) 。就英国高级官员和国家的秘书而言, 英国内阁办公厅及议会下院的办事机构, 均设有秘书机构, 不仅为内阁服务, 还为内阁委员服务, 如为委员安排议事日程、起草决议等, 在各方面协助委员会主席进行工作并为大臣的特别会议服务。英国议会下院设议长办事处, 下设四个办公室, 即议长办公室, 秘书主要负责处理议长的公文和信件, 协助议长们进行社交和工作方面的联系;官方报告办公室, 主要负责《下院每周议事录》的印发工作;决议事宜办公室, 主要负责向议员发送一切有关议会的文件;供销办公室, 主要负责出售报纸和议员需要购买的其它资料。

秘书工作 篇2

此前我并未从事过秘书工作，仅与一些机构的秘书工作人员有过接触，他们留给我最深的印象，是全面的职业素养和精益求精的敬业精神。我结合自己的工作经历，浅显的谈一下对秘书工作的认识。职位的定位。秘书是领导者的综合辅助人员，负责沟通信息、辅助决策、综合协调、会议、报拟文件、时间管理等主要职能。秘书既是管理人员、也是业务人员。秘书工作的主要目的是为领导者提供及时、真实、准确的信息，让领导者的决策依据更为充分、科学，并推动决策得到有效落实。

总体的要求。职能的特殊性要求秘书应具备全面的文化素养和过硬的工作能力。主要为:

1、稳重干练、思维缜密、思路清晰。

企业各领域传递来的信息较多，秘书应按轻重缓急及时将其分类，需上报至领导的要及时上报，信息需进一步完善的要第一时间通知呈报人，不需上报的，也要将处理结果汇报给领导。同时要时刻保持清醒，对急迫的重要事件特事特办。

对于领导交办的事宜，秘书应准确领会意图，合理利用资源，科学安排，不折不扣的忠实执行，并及时将落实情况向领导汇报。

2、工作积极主动、有活力、有想法、有创新精神。

汇报某项工作前，秘书应多搜集本公司、本行业、相关业务领域的有价值的信息，为领导提供全面、有效的决策依据，并在一定情况下，提供合理的决策选项。

秘书应不断改进自己的办事方法，完善职位相关的业务流程，使工作更简洁、清晰，既方便传递、反馈信息，又便于领导者提高决策质量和效率。

3、多学习、勤思考。

秘书应不断充实相关知识，提高自身文化素养。需掌握的不仅包括本岗位相关的理论知识和实践技能，还应对公司、对行业有全面的了解和认知。这就需要秘书多与各单位进行沟通，通过公司文件、口头请教、报纸、书刊、网络等途径，搜集、归纳、储备这些知识。

秘书应经常对掌握的大量信息和知识进行梳理、思考和分析，注意与相关业务部门进行沟通、探讨，为领导者的管理提供建议。

4、原则性强，忠于领导和企业。

对于领导者的原则性，秘书应按领导的指示不折不扣的完成任务，不因工作困难而降低要求，不越权也不自行其是；对于业务人员的原则性，秘书应严格按照公司的各类规章制度和领导要求开展工作，公正严明，不以权谋私，不受非分之财。

因为接触企业大量的机密信息，秘书应具备严格的保密意识，对机密文件妥善保管，不向除直接领导外的任何人透露机密信息。

5、优雅的形象、优良的品德。

秘书的形象不仅仅代表着自己，更代表领导或是企业形象，甚至对工作环境、企业运作也会产生一定的影响。所以秘书应该时刻注意自己的言行举止。秘书对自己形象的严格要求是对领导者、对企业负责的表现。

秘书应注重从内在方面提高自己，培养坚定、优良的个人品德。秘书应保持作风正派、头脑清醒，不被诱惑击垮。

以上只是我对秘书工作一些浅显的看法，更多的知识还要在今后的日常工作中多靠领导和同事们教诲，自己多参悟。

总经理办公室某某某

秘书工作 篇3

关键词： 高职教育 秘书专业 专业培养 工作现状

国内秘书从业人员中百分之七、八十均为商务秘书，角色介乎业务、人事、行政之间，职权往往不能划分清楚；由于秘书的专业制度、学习制度不够完善，很多人以为只要会打字、会使用电脑、复印机、传真机就可以做秘书了，其实这根本谈不上专业性、职业性，真正的秘书专业工作者应当参与到企业建设、企业日常决策之中。

外资企业和民营小企业是今后我国秘书职业就业和发展的主战场。外企对秘书工作经验、个人品行、文化素养乃至性格提出了更高的要求。有关调研显示，中小型企业需要的秘书人员实际上是“综合秘书”、“综合人才”，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。秘书职业的专业化已成发展趋势。

秘书在现代企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，岗位职责描述是最模糊和最广泛的。业务工作能力再强的管理者也不可能24小时工作，所以秘书扮演的正是上传下达、服从领导、完成交代工作的角色。由于秘书职责划分不明确性，造成现在很多企业都是一岗多职，“行政人事不分家”。如行政助理的岗位职责涉及很多方面，包括财务管理、人事招聘、仓库管理等。秘书工作人员的职业化需求越来越高，表明秘书或者行政工作者的工作职责明确划分，应该越来越趋于科学化、现代化和专业化。

一、秘书岗位发展和转换优势影响秘书工作现状

在事业单位或者企业里，秘书人员与其他职位人员相比，存在相对天然优势。譬如职业转换，特别是公司内部换岗、岗位轮换、升职具有很好的优势。秘书专业因具备专业全面性，在职业转换，特别是公司内部换岗具有很好的优势。很多秘书工作者最终成长晋升为行政主管、经理助理、人力资源经理、部门经理、市场/公关部主管、财务管理人员，甚至为以后职业发展打下坚实的基础。

（一）中小企业秘书工作现状

当今中小企业大都取消了“秘书”这一职位称呼，改而用某某“助理”代替，譬如“行政助理”、“人事助理”、“业务助理”、“总经理助理”等，因为企业管理制度的公开性、协助性。

例如：中小企业将行政助理方向及其职责定位为：1、日常工作的管理与维护，规章制度的制作与修改，员工考勤统计、工资表的计算，社保、医保的办理；2、负责公司办公环境维护；负责保证设备的正常运转（包括复印机、打印机、空调及指纹打卡机等）；3、办公用品的采购，储藏室物品的保管工作，做好采购领用的相关登记；4、招聘、面试接待与沟通，员工入职相关背景资料的核查；5、完成上级主管交办的其他工作。行政助理工作比较“杂”，很多人借此说秘书或者行政工作者就是“打杂的”。事实上，行政助理的工作内容是保证公司工作正常运作，工作内容多元化，属于基层管理工作。

又如中小企业人事助理方向及其工作职责定位为：1、分发简历至各部门经理，安排面试；2、办理员工入职、保险、离职等手续；3、负责部分面试、面谈工作；4、统计各种数据每月上报；5、协助行政工作；6、其他日常人事工作。对比总经理助理方向及其工作职责定位：1、参与企业发展规划编制和企业重大决策的讨论；2、组织制订企业的人力资源规划；3、组织企业的招聘及对员工的评价、考核和激励工作；4、负责企业的财务管理，指导财务科长提报年度预算与财务报告；5、审核财务计划与监督资金运作；6、负责召集企业各项会议，督促会议决议的执行，检查总经理布置的工作任务的贯彻落实情况。

由此可见，行政、人事的工作职责有相通之处，毕竟公司的行政事务比较单一，行政兼管人事招聘、行政兼管财务的情况屡见不鲜。在一些中小型企业出现了行政兼前台、行政兼人事，也就是一岗位兼多职位的情况。可见总经理助理这类等级较高的助理秘书，还是可以参与到辅助决策中的，离最高管理层最近的秘书工作人员，往往是可以学习最多、锻炼能力最强、未来最可能成长为管理层的秘书工作者。

（二）秘书工作存在的问题

1.秘书工作制度不完善

我国企事业单位里的秘书人员，由于没有相应的公司政策、工作制度等相关制度作依据，相对应的职权分立不明确，致使工作效率和工作积极性降低。在很多中小企业，秘书工作者本人甚至管理者都认为秘书是人人都能干的“打杂”的事情，没有技术含量，没有实际、真正地参与到企业建设、管理中，“白领”的身份并没有想象中高。这样的误解不利于秘书发展。

因此，制定出适合我国企事业单位秘书工作的相关制度刻不容缓，科学地明确秘书地位和职权范围，是促进我国秘书职业快速、健康发展的有利条件。

2.秘书工作不规范

据调查，全国现有2000多万毕业生在职秘书，其中只有10℅左右的是秘书专业毕业生，半路出家的秘书相关工作人员较多，很多学生是学行政管理、人事管理、汉语言文学等专业出身的。他们没有经过系统规范的学习，缺乏基本的专业知识。在工作中，他们缺乏秘书职业意识，职业道德不规范，并有凭感觉做事的情况，严重影响秘书工作的规范性。本身不能胜任秘书工作，更不可能做一个合格的现代化秘书。因此，只有做到秘书工作的规范化、制度化，才能体现秘书工作的重要性和严肃性，才能保障秘书工作的质量与水平。

3.秘书工作手段陈旧

21世纪是计算机时代，计算机使秘书工作手段由人工式向操作自动化转变。处理事务时秘书会熟练地操作电脑、打印机、传真机等自动化仪器，这些常见的办公设备并不是每个秘书人都会使用与正确使用的，更不要说简单的应急维修了，这使得秘书真的成为“空架子”和“打杂”的工作者。

我国办公自动化工作起步虽晚，但是目前已经顺利完成了第二代电子邮政系统，逐步实现无纸化办公，一方面节能环保，另一方面加快通讯速度和办公速度，信息沟通速度、质量、保密度都得到很大提高，方便秘书上传下达，完成上级领导的工作安排。然而，大部分秘书人员在工作中仍沿用传统工作方法，电脑沦为打字聊天的工具，只会基本的办公WORD写作、PPT制作、EXCEL表计算与制作，而这些已经成为很多上班族都会的基本技能，毫无竞争力。不仅忽视先进的科学信息技术发展，更影响秘书办公效率、速度和质量，这就要求相关部门对秘书进行专业的办公自动化培训，熟练使用办公自动化操作，有效地在工作中应用，将“三办”工作科学化。

二、高职秘书专业培养趋势

从另一方面来看，秘书职责不明确为秘书专业培养带来较大变革，秘书专业毕业生就业方向的选择性更多，在中小企业中，行政、人事管理、业务部门等管理、行政岗位都是适合的工作岗位方向。

一般在中小企业，销售是重中之重，除此以外，公司有可能没有人事、没有仓管、没有财务部，这三个部门的事务都可以归为行政助理负责。行政助理的工作就是负责除销售之外的所有事情，正因为这样，行政助理得以接触工资表计算、仓储管理、人事招聘一系列工作，也间接学习到了很多行政、销售、财务、仓管知识。但是，秘书要想在企业中站稳脚跟，不断进步，光靠在企业里各种“打杂”、什么都会是不行的，仍必须做到秘书工作的职业化、专业化。

（一）秘书工作的职业化

现如今企业里，各种专业人员都可以取代秘书岗位，如行政管理、人力资源管理、现代汉语言文化学专业更被认为是“秘书专业”的另一名称。这使得秘书专业的学生在学习阶段努力学习、考试得来的秘书资格证书显得没有优势。实际上，秘书任职资格化制度早在1997就开始实行了，然而秘书职业资格考证名不副实，把关不严，过于形式化，考核的知识内容，尤其是对操作技能等的考核不合理，只是流于表面，不能真正考评出秘书专业学生的能力与水平。此外，秘书职业资格证书还没有被社会用人单位广泛认可，没有得到应有的重视，秘书职业资格证书变得可有可无，很多没有秘书资格证书的人员一样可以进入企业担任秘书工作，无疑增加了秘书专业毕业生就业的难度。

根据2003年最新修订和颁布的《秘书国家职业标准》改革考试方案，秘书职业化才算真正走上了现代化、职业化、专业化、实用化的道路。秘书职业资格证书考试从教材到考试都必须改革，要能打造出真正精英秘书的品牌。高职秘书专业教育要顺应时代发展，就必须把秘书专业从“大众教育、普通专业”转换成“精英教育、精英专业”。

（二）秘书教学的专业化

很多高职院校都设立了秘书专业，可以说秘书专业是高职学校的传统专业、甚至是王牌专业，但是这样一个讲究专业特色、面向现代职业化的专业却存在教材过时、教学手段守旧、设施落后等问题，缺乏系统的、科学统一的教学制度。

根据以往调查结果，目前高职院校中，还没有形成一套系统的、完整的秘书专业专用的教材。

诚然，秘书专业学生需要学习财务、管理、贸易各种知识，但是这不代表可以把会计专业的《会计基础》原封不动地安排到秘书专业课程中，与此同时，国际贸易课程确实是一门很实用的课程，现在大中城市外贸公司、外企林立，学好了国际贸易对学生进入外企或者外贸进出口企业有很好的帮助，但是很多学生反应《国际贸易与实务》实在是有点难，这和他们之前没有接触国际贸易的基础知识有关。因此，这类课程应该从国际贸易入门着手。

此外，涉外秘书除了熟练掌握英语，更要熟悉关注日语、韩语等多种语言，对经济贸易、投资、财会、国际贸易等方面知识要有比较深的了解，能够熟练写经济文书、协议书、会议纪要、邀请函、考察报告、市场调查，能胜任企业多个部门对专业知识的要求。高职秘书专业培养出的学生，需要系统地学习专业课程如秘书礼仪、企业管理、文书报告书写、会计基础、国际贸易与实务等一系列专业课程，才可以胜任秘书工作。

高职院校的课程不能过于注重理论，而忽视实践操作，在现代办公自动化时代，秘书专业的毕业生很多不会使用打印机、传真机、投影仪，有些毕业生初到公司，连裁纸机都不会用，甚至连安装打印机、下载驱动装置、打印都要在同事的协助下才能完成任务。所以，高职院校在这方面应该改进，实训室里的设备不应该只是桌椅和电脑，打印机、传真机、碎纸机等现代化设备都应该是重要的教学设备。

三、结语

当今社会的秘书人员越来越需要加强职业化培训，提高专业素养，时刻保持领先的职业技能，绝不能成为办公室的冗员，成为扁平化管理的淘汰对象。高职秘书专业教育必须明确的理念是：秘书职业不是企业里谁都可以替代的，秘书工作人员应该积极参与到企业建设中，参与到企业发展、规划、决策中，建言献策，真正参与到企业实际管理中，成为企业的管理者，也成为自己人生的管理者。

秘书工作者必须是企业的管理者、辅助决策者、参与者，要以企业管理者的姿态工作，而不是以“打杂的”消极的、懒惰的心态工作。秘书专业毕业生更应该适时调整思想，合理规划、管理自己的职业生涯发展路线。一方面要改变心态，积极、认真完成领导交代的工作，另一方面要积极建言献策，参与到辅助决策之中，有利于自身职业生涯发展。

秘书专业教学必须做到专业化、职业化教学，从秘书专业学生的职业道德、基础知识到秘书工作的实际操作都要作为重点，实训过程加大计算机、打印机、传真机等现代办公设备的使用操作、安装和简单维修。此外，应对很多企业行政和人事不分家的情况，还可以增设人力资源管理、经济管理类课程，让秘书工作者真正成为社会上一专多能、多专多能的不可替代的精英人才。

参考文献：

[1]董汉庭.私营企业秘书的现状与发展前景[M].秘书之友出版社，2010.9.

[2]任群.秘书工作[M].重庆大学出版社，1998.6.

[3]张丽琍.秘书实务[M].中央广播电视大学出版社，2009（02）

[4]董汉庭.喜爱秘书一代新人的成长—改革开放30年我国秘书队伍的巨大变化[J].当代秘书论坛，2009（1）.

[5]何宝梅.秘书学基础理论探究[M].浙江大学出版社，2010.6.

高校教学秘书工作探析 篇4

一、教学秘书队伍存在的问题

1. 学校对教学秘书的工作职责不

明确, 大部分工作都压在教学秘书身上, 致使教学秘书工作无法在正常时间内完成。

2. 学校在待遇和利益分配方面存

在不合理现象, 教学秘书在同一批工作的人员当中, 工作量最大, 工资待遇最少, 极大的影响了教学秘书的工作积极性。

3. 由于学校对教学秘书队伍重视

程度不够, 致使教学秘书队伍不够稳定, 不安心本质工作, 把教学秘书工作当作跳板。

4. 教学管理部门和主管教学领导

缺少与教学秘书的沟通和交流, 教学秘书工作繁忙, 责任重大, 工作辛苦, 工作量大, 加班加点工作属正常现象。

5. 教学秘书知识结构单一, 教学

管理知识缺乏。大多数教学秘书与所从事管理的专业不一致, 与教学计划的实施, 课表的编排等工作发生了很大的矛盾。

6. 个别教学秘书责任心不强, 工作热情不高。习惯于被动接收任务, 工作上缺少科学预见等等。

二、加强教学秘书队伍建设的主要策略

从目前教学秘书队伍的现状来看, 教学秘书队伍素质、结构和教学秘书队伍管理体制难以适应教学管理的客观要求。高等学校开展正常的教学活动, 营造良好的教学工作环境和教学秩序, 必须进行有效的教学管理, 而这一切都离不开一支管理能力强、懂业务、相对稳定的教学管理队伍。笔者认为加强教学秘书队伍建设, 制定有力的改革措施, 保障教学秘书队伍的稳定和发展, 是当前高等学校教学管理工作不容忽视的一项重要任务。

第一, 要高度重视教学秘书的培养工作, 把教学秘书队伍纳入到学校师资培养的计划中来, 学校应吸引教学管理专业人才和优秀的大学毕业生。教学秘书不是任何人都可以替代的, 教学秘书服务对象的特殊性, 教学事务的复杂性, 教学管理的协调性等决定了教学秘书必须是一个多面手, 他所从事的教学管理不仅仅是一般的行政管理, 而是兼有学术和行政双重职能的管理。教学秘书应具有较宽的知识面, 具有一定的组织能力和决策能力, 以及和谐的人际关系。学校要尽可能地创造条件, 提供教学秘书学习进修的机会, 系统学习管理方面的文化知识, 了解国内外先进的管理理念, 使学校教学管理工作程序化、规范化。

第二, 要高度重视教学秘书队伍整体素质的提高。高等学校教学秘书工作是一项辅助性和专业性很强的工作, 其个人的素质修养、工作质量和效率与高等学校教学管理水平的高低有着密切的联系。因此, 加强教学秘书队伍建设, 提高教学秘书的素质修养, 是一项不容忽视的任务。首先是政治素质, 教学秘书要热爱党的教育事业, 作风正派, 办事公正, 坚持原则, 使自己的的一言一行有利于工作的开展。其次是业务素质, 教学秘书要具备一定的文化水平和知识结构, 了解专业并具有一定的理论修养, 具有较强的分析问题和解决问题的能力。再次是心理素质, 良好的心理素质是教学秘书的必备条件, 能在教学秘书与被服务对象之间建立和谐的情感, 形成宽松祥和的服务环境和氛围, 能够使教学秘书始终保持积极向上的健康心态。

秘书与秘书工作（专题讲课提纲） 篇5

（一）秘书的起源

（二）秘书的定义

１.劳动部《秘书职业技能标准》：“秘书：专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员”。（１９９７）

２.教育部全国自考办：“秘书是位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作的正常运转，直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手”。（２０００）

３.较为精确的新定义：“从事信息性、事务性、技术性工作，近距离辅助领导决策与管理的职员”。

（三）秘书的分类

１.两大部类分类法（含意义）

２.其他分类：按层次、行业、工种、型的分类

附：秘书职业的特征及其重要性

１.遍布管理领域

２.近身围核运转

３.综合服务领导

二、秘书工作

（一）秘书工作的性质

１.本质属性——辅助性

派生出：（１）从属性；（２）被动性；（３）赋予性；（４）潜隐性。

２.其他重要性质：政治性、综合性、务实性。

（二）秘书工作的总宗旨——三服务

做好三服务需要了解秘书面对的三方面变化：

１.领导层的变化；

２.时代形势的变化；

３.科技的发展变化

（三）秘书工作的内容

１.首届全国秘书长会议提出十个方面：秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活；

２.９０年代的提法：文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等；

３.２００３的某种权威提法：信息工作、督促检查工作、公文处理工作、信访工作、档案工作、办公自动化工作、军队秘书工作、企业秘书工作。

４.突发事件处理

５.参谋职能（概念、作用、原理、方法）

附：参谋场强度公式：ｆ场强＝ｆ。（ｅ能／ｒ）

６.参谋注意事项

７.预测与预案（专家预测的要点）

三、秘书工作方法

（一）为领导工作前期铺垫

（二）为领导工作拓展伸延

（三）为领导工作补偿代劳

（四）配合领导管理时间

１.统筹计划时间法；

２.ａｂｃ分类处理时间法；

３.零碎时间利用法；

４.海外的几种时间管理法（１）时间表；（２）时间统计法。

四、秘书的思维问题

（一）思维训练内容

（二）“必要的张力”秘书思维原理

五、秘书工作的规律

（一）秘书工作的总规律：“秘书在主辅配合中近距离综合辅助与适应领导工作的需要”。

（二）秘书经常性工作的“三化”规律。

（三）对立统一律在秘书工作中的应用

如：事务与政务、综合性与专业性、对上与对下、规范性与随机性及其他十项。

六、秘书工作的环境

（一）硬件建设

（二）人际关系

１.秘书与领导的关系

（１）秘书与领导关系的性质（多维性）；

（２）处理与领导关系的三点基础；

（３）处理与领导关系的方法。

２.其他几种关系（女秘书与男上司、秘书与同事、与各部门、与人民群众、与媒体等）

３.秘书处理关系的交往原则与方法

七、秘书的禁忌——几种秘书“病”

八、秘书素质与技能中的几点特殊要求

（一）领会意图；

（二）鉴别真伪；

（三）快读与速记；

（四）倾听；

（五）外语；

新时期秘书工作的思考 篇6

一、新时期秘书工作变化特点及因素

我国现代秘书事业经过20多年的发展有了明显的变化：由传统秘书的无行业组织到现代秘书行业的快速发展；由传统秘书传、帮、带的培养模式到现代秘书职业教育；从传统秘书知识和能力的技能低等到现代秘书队伍素养的极大提高；从传统秘书的笔纸操作到现代办公自动化等等。秘书工作也体现出从打杂到智能服务、从被动到主动、从工具到辅助的这样一种发展趋势。具体发展变化原因和特点体现在以下几个方面：

（一）新时期领导工作发生显著变化，秘书工作随之变化

领导干部“四化”方针的贯彻落实，领导干部队伍趋向高素质、新观念和知识综合的高要求，人员结构和素质要求上了新的台阶，新一代领导大多数年龄较轻、知识结合合理，具备较强开拓创新精神、较高的政治素养和较全面的专业知识，他们很少为传统的观念所束缚，工作上大力阔斧地改革创新。这就要求为领导服务的秘书工作人员必须跟上领导的发展步伐，领导工作的触角伸到哪里，秘书的工作范围延伸到哪里。因此秘书工作人员要时刻充电，加强百科知识储备，提高文化理论素养，深刻领会领导的工作战略意图，把握工作规律，提出切实可行的实施方案，当好领导的参谋与助手。要从简简单单的抄抄写写“打杂跑腿工”到以拥有宽广的视野，敏锐的思维，严密的逻辑的智能服务者；从办文、办会、办事的“收收发发、团团转转”转变为辅助服务、出谋献策的智囊参谋。

（二）国际国内形势发生变化，秘书工作随之变化

谋发展、求和平是当今世界的主题，并已成为各国的共识，我国提出建立社会主义市场经济体制，就是在坚持社会主义基本经济制度的前提下，适应社会化大生产和市场国际化的需求，以市场机制作为实现资源优化配置基本取向的经济运行方式和管理方式。同时为适应社会主义市场的需要，加快政府职能的转变和政府机构改革，就要求建立一支高素质的人才队伍。秘书部门都是处于党政机关、社会团体、企事业单位的枢纽位置，这些形势对秘书工作提出了新的要求，秘书工作重点也随之转移。以前的“领导不说，秘书不动”的消极态度和观念已受到冲击，秘书工作人员应树立主动服务的意识，充分发挥自己的积极性，不断提高工作的预见性和科学性，探索秘书工作的规律性，提高工作质量和效率。从“领导咋说，我就咋办”的被动地位转为担负着辅助决策、信息处理、协调服务、督促落实、综合情况等等重要职能的主动服务上。与此同时，人民内部矛盾是我国当前主要矛盾，城乡存在一定差距，贫富差距扩大，社会存在不稳定因素等等一些现象。这要求秘书工作人员特别是党政机关的秘书具有强烈的政治敏感性，处理突发事件的冷静性和较高的法律法规素质，这样才能够维护领导威信和秘书部门的形象。

（三）科技日新月异，网络领域扩大，秘书工作随之变化

21世纪，信息科技大爆炸时代。不断扩大的电子网络正在改变人们的生活方式、思维模式、审美情趣和观念意识。电子政务、网上商务、城市数字化，互联网用一只无形的手将各行各业紧密联系在一起，各个领域均面临时代转型，秘书领域也呈出现现代化、网络化的特点，秘书工作人员必须从传统的低等技能转为掌握现代技能：计算机操作、办公系统运用、交际礼仪、录影录像、数据库管理、图书索引等。这些技能日新月异发展变化，要求秘书工作人员不断学习和接受新鲜事物，而半路出家的“门外汉”则难以胜任现代秘书岗位。秘书工作人员不仅要转变观念，还要熟练运用各种现代化的办公手段，驾驭电脑信息网络，善于处理各类电子事务。过去的笔纸封闭式工作方式将逐渐演化成为信息开放式工作方式。

二、新时期做好五型秘书

清楚认识到新时期秘书事业出现转型的特征，以及对秘书工作人员提出的新要求和新素质，如何当好新时期的秘书，做好新阶段秘书工作，笔者以为是当前秘书工作人员面临的最大课题和亟需解决的问题。我们秘书工作人员应适时调整战略方针，转移工作重心，在以下五个方面做出特色。

（一）去粗取精，做好信息储备型秘书

作为新时期的秘书工作人员应把信息工作摆在重要位置，当好信息储备型秘书。一是要增强信息意识，认识到信息的重要性。现代社会是信息社会，无论是政府部门决策管理，还是企业商业竞争，谁拥有第一信息，谁就占有绝对的优势。信息是决策的依据和基础，领导决策前就要对相关的信息进行了解和掌握，研究出正确的方案，进行决策。在决策贯彻实施后，通过信息反馈，使领导了解到决策贯彻过程的情况和可能存在的问题，及时调整，优化决策，使领导决策立于不败之地。正确的信息还能够开阔秘书工作视野，增强工作思路，有助于提高自己的工作效率等重大作用。二是要建立信息来源，不断充实自己的信息库。秘书工作人员可以建立获取信息的多渠道和途径，靠网络、文件、简报、书刊、座谈、信访、档案等等媒介，收集整理到上级的与下级的，本行业的与行业外的，共性的与个性的，普通的与特别的等等一些信息，把这些信息分门别类放入相应的信息库，以便在领导决策前做到成竹在胸，不会临时抱佛脚。“秀才不出门，便知天下事”。三是去粗取精，学会利用加工信息。信息分有用的和虚假的，残缺的和全面的，过时的和及时的，秘书信息工作就是对这些信息进行收集、加工、传递、反馈和调节。秘书工作人员在掌握大量信息的基础上，学会透过现象抓本质，要去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，通过认真筛选，科学加工，综合归纳，准确地把握、理解和利用信息，领导提供正确、全面的信息，成为领导的智囊。

（二）主动积极，做好参谋辅助型秘书

现在许多秘书部门停留在办文、办事、办会的层面上，且工作繁杂琐碎，秘书工作人员每天为小事、杂事缠身显得力不从心，根本谈不上决策参谋。过去很长的一段时间里，秘书纯粹当领导的传声筒，被人认为打杂的、跑腿的，秘书工作人员也是“领导不说，自己不动”，处于一种被动应付的消极状态。新时期秘书工作人员要努力改变这种状态，变被动为主动，当好参谋辅助型秘书。党中央提出“致力于提高国民素质，在各个领域中培养大批跨世纪的优秀人才”。秘书工作人员应顺时代要求，调整自己地位，提高自身素质，“参与政务，管理事务，提高服务”，积极充当领导的助手和参谋。当好参谋辅助型秘书，笔者认为应注重几点：一在办事中献策。秘书工作人员要善于从繁琐的日常事务中脱开身来，发挥自己在领导决策中的参谋和智囊作用，做事前诸葛。在决策之前，主动为领导出谋献策，出主意，想办法。结合领导的办事风格，以领导需要为前提，抓住事物发展规律，作到提前介入，超前服务。同时敢于向领导进谏，讲真话，报真情，不能采取“事不关己，高高挂起”的明哲保身的消极态度。二是在规范中创新。工作的规范化固然重要，但循规蹈矩、本本主义、经验主义的做法值得商榷。秘书工作不要拘泥于老套路和老惯例，不要局限于条条框框，我们要树立与时俱进的观念意识；工作上既讲原则，又要善于总结经验，在制度规范中创新，寻找捷径，提高办事效率。三是在贯彻中落实。秘书工作忌讳以文件转文件的空对空做法。把工作、把决策落到实处是其重中之重，秘书工作人员要做好督促检查工作，抓好部署、督促、落实、反馈等环节，使领导决策在贯彻中得到落实。

（三）调查研究，做好求真务实型秘书

“某市卫生局刘秘书根据局长指示，带调查组调查全市的卫生防病情况。他们的调查中了解到一个十分严重的情况：有大批的麻风病人从几个省区流入该市，其中该市的一个县两年多时间就流入麻风病患者六百多人。这个情况引起调查组的高度重视。他们进行认真分析，认为麻风病是一种慢性传染病，不可能短时间增加这么多数量的病人。为弄清真相，他们进一步调查了解，原来一些人假冒麻风病人流串骗钱。”（《秘书实务》线装书局出版）。

该事例说明秘书工作人员对遇到的事情要进行科学的分析，坚持唯真唯实的原则，辨别真伪，做深入细致的调查了解，弄清真相。毛泽东同志曾说，“没有调查就没有发言权”，“不做正确的调查同样没有发言权”。做好调查研究工作是做好秘书工作的基础，也是发挥秘书参谋作用的途径，同时也是提高工作能力的方法。新时期秘书工作人员要重视调查研究工作，弄清事情的来龙去脉，通过实践、认识，再实践、再认识，抓住事情的真相，做好求真务实型秘书，为领导正确的决策提供条件。求真务实一定切忌几个方面：切忌误猜领导意图。秘书要深刻领会领导的意图，把握上级的精神，急领导之所急，想领导之所想，但并非随心所欲，以自己意志替代领导意志，甚至不按领导意图办事，南辕北辙，以领导名义捞私利，最终会害了自己。领会领导意图，首先了解国家方针、政策、法律、法规，在大方向上保证不出错误。其次了解本单位、单位领导的实际情况，办事风格和工作规律。二是切忌形式主义，众人成虎。走过场，搞形式，以虚假情况报告领导是我们秘书工作的大忌。历史证明形式主义是劳财害命，虚假主义更是不可取。如1958年的公共食堂，一些地方的调研报告称“既省力又节柴”，搞公共食堂是社会主义的象征。而刘少奇同志在湖南调研时发现，90%的群众要求退食堂，公共食堂是典型的大锅饭，严重阻碍了生产力发展。通过这次求真务实的调查研究，党中央撤消了公共食堂，避免了更大的损失。三是忌片面肤浅。调查研究，要求求真务实，防止片面肤浅，更不能走马观花，浅尝辄止。要用全局眼光看事物，坚持唯物主义辩证法，不搞一刀切，不能人云亦云，要深入进去，认真研究，揭露实际，全面深刻地反映事物的本来面目。

（四）跟上时代，做好网络技术型秘书

现代技术发展越来越迅猛，秘书岗位专业性越来越强，不懂网络技术的秘书工作人员将跟不上时代步伐，将不会适应工作的各项需要。现代秘书要通过自学和培训，掌握基本专业技能，做好网络技术型秘书。一是熟练运用现代办公设施。原始的笔纸写作为电脑写作替代，电脑写作具有灵活、快速和方便的特点，秘书工作人员必须掌握word、Office等文档软件操作，同时要学会打印机、扫描仪、传真机、录音设备、数码相机、摄影机、投影仪、刻录机、幻灯片等等操作。二是管理的网络化。现代政府电子政务的实现，各部门、各单位互联网联系加强。像电子邮件的运用，数据库的管理，信息资源的共享，秘书工作人员要利用网络这一平台为自己服务，加强同行之间的交流沟通，能够通过网络资源寻找自己需要的信息，这样节约了工作时间，又提高工作质量，秘书工作的数字化、科学性也大大提高。

（五）保持心态，做好勤劳奉献型秘书

秘书部门是清水衙门，其工作性质决策是服务性行业。领导临时布置任务是常有的事，深液加班是常遇的事。有人概括说，“秘书工作人员是领导前的红人，工作上的忙人，经济上的穷人，身体上的病人”，这也说明秘书工作的艰辛和清贫。特别是要写出领导满意的稿子，要不断修改，反复地琢磨，既伤神，又伤脑。秘书工作人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，保持良好的心态，耐得住清贫、守得住寂寞、抵得住诱惑，淡薄名利，勇于奉献，正确对待自己的得失，正确看待成绩与荣誉，做勤劳奉献型筷。

参考文献

[1]《秘书实务》线装书局出版.

[2]《现代农业》转型时期秘书工作的新特点.

[3]朱勤才.如何做好政府办公室秘书工作，《办公室业务》，2004.6.

刍议高校教学秘书工作 篇7

提高高校教学质量, 培养高素质的优秀人才是当前高等教育改革的重中之重。提高教学质量离不开一支高水平的教学管理队伍, 管理出水平, 管理出质量。教学秘书集管理、协调、服务于一体的工作职能在很大程度上决定和影响着校院两级的教学管理工作。然而, 随着高校的扩招, 为了在有限的时间内提高教学质量、扩大知名度, 不少高校把主要精力用于师资队伍建设或硬件建设方面, 忽视了对教学管理队伍的建设, 从而导致了教学秘书队伍长期存在人员结构不合理、业务水平不高等现象。笔者担任教学秘书多年, 深感提高教学秘书工作质量在当前形势下的必要性。笔者对高校教学秘书工作的角色定位, 以及影响当前高校教学秘书工作质量的主要因素进行了分析, 探讨提高教学秘书工作质量的途径, 以期引起高校各级领导对教学秘书工作的重视, 从而有助于高校教学管理水平的稳步提高。

二、高校教学秘书工作概述

教学秘书工作是高校教学管理系统的有机组成部分, 是课内外各项教学活动有序运行的有效保证和有力支撑。院 (系) 教学秘书工作从属于学校教学管理部门, 接受学校和本院 (系) 教学院长 (主任) 的双重领导, 贯彻执行党和国家的教育方针与校院两级的教学指导思想、指示, 确保院 (系) 教学工作的正常进行。

三、影响高校教学秘书工作质量的主要因素

教学秘书是最基层的教学管理干部, 是教学管理的主要执行者, 他们的工作质量与效果直接影响着教学工作的顺利开展, 对教学质量和教学效果的提高起着举足轻重的作用。然而, 下列因素常常对教学工作造成直接或间接的不良影响。

(一) 整体素质因素。

教学秘书队伍的成员来源渠道不一, 从事高教管理专业的人员非常少, 而真正能够胜任这个岗位要求的人更是不多。他们或是经验丰富而学历层次过低, 或是具备一定的学历、职称但业务不熟、操作能力差。由于整天深陷于繁杂的日常事务, 他们根本无法抽出时间去学习、深造, 而且他们在职称、职务、评奖、学习、培训等方面的机会也相对较少, 从而造成这一领域“学历、职称、素质”方面的断层, 也导致大多数高校的教学秘书队伍的整体素质不高。

(二) 工作队伍的不稳定因素。

教学秘书人员流动过快、待遇与工作效益失衡、晋升机会少是教学秘书工作队伍的几大不稳定因素。其实, 教学秘书要能较好地胜任工作, 至少须经历一到两年的熟悉期。这一岗位人员频繁地更换, 会使工作缺乏连续性, 教学管理质量也就很难保证。而在整个教学队伍中教学秘书往往处于“弱势群体”地位, 部分高校尚未建立优胜劣汰的教学秘书人事竞争机制, 也未健全、明确教务秘书的岗位职责, 因而在各种奖励、评优机制中, 教学秘书的利益常常不大被重视。而从工作的专业性和技术性及工资待遇来讲, 他们又无法与教师或其他行政人员相比。这也就直接导致很多同志不愿从事或继续安心从事教学秘书这一工作, 一些学历高、能力强的教学秘书或转为教师或调离岗位, 进而导致工作队伍的不稳定。

(三) 管理水平不高, 工作方法欠规范。

大部分教学秘书在上岗前并未要求需掌握现代管理科学知识和高等教育教学管理理论, 了解学校的各种教学管理规章制度和本学院专业相关知识, 也就无法用理论来指导实践。且大部分教学秘书的工作仍沿用传统的经验型和口头型的工作模式, 基本还处于一种浅层次的、粗放的管理手段, 缺乏科学的管理方法和手段。更有甚者, 由于工作量大面广, 部分教学秘书未遵循规范的工作程序和方法, 工作中多“应付”少“筹划”, 具有极强的随意性, 这也就极大地影响了教学管理工作的开展。

四、提高教学秘书工作质量的途径

高校教学秘书的工作质量和教学效果的提高是相辅相成的, 对高校人才的培养也起着一定的作用。高校要提高教学秘书的工作质量, 笔者认为, 当务之急是做好以下几方面的工作。

(一) 加强教学秘书队伍建设。

1. 领导重视, 激发教学秘书的潜在能量。

高等教育早已由精英教育转变为大众教育, 学年制也逐步过渡为学分制管理。长期以来传统思想观念所决定的教学管理水平的滞后也应与时俱进, 有所改善。要提高教学秘书的工作效率, 首先各级领导应重视教学秘书队伍的建设。这包括合理地选聘人员, 确保其基本素质和业务能力达到一定水平;充分肯定和评价教学秘书的工作业绩, 建立健全工作质量考核评价制度, 从德、能、勤、绩四方面对教务秘书进行考核评价, 并将考核结果与奖惩聘用挂钩;实行目标绩效管理, 充分体现“多劳多得, 奖惩分明, 奖优罚劣, 以奖为主”, 最大限度地调动教学秘书的积极性, 激发其潜在能量。

2. 加强教学秘书的培训和学习。

随着高等教育的向前发展和教学改革的不断深入, 各类教学管理的新思想和新技术不断涌现。高校教学管理部门要主动适应这种变化, 适时通过召开教学管理研讨会、组织观摩交流、进行经常性的在职培训、支持攻读高层次学位等方式, 加强对教学秘书的教育、管理、计算机科学等方面知识的补缺更新, 使他们及时了解教学管理的前沿动态, 习得先进的理念和技能, 为教学服务。

(二) 自我完善, 提高各方面的能力。

高校教学秘书是一个特殊群体, 长期以来被冠以“高级保姆”这一尴尬的称呼。教学秘书必须摆正位置、加强学习、提高素质。总的来说, 教学秘书应该自我完善、提高以下几个方面的能力:

1. 统筹管理能力。

高校教学秘书的统筹管理能力, 主要体现在以本部门的工作计划为中心, 根据上级组织的各项方针、政策、法规得当地安排工作, 切实完成各项工作任务, 同时调动广大师生的参与热情和积极性, 并取得一定的成效。教学秘书不能等同于高校的一般办事员。教学秘书是整个教学活动的参与者和组织者, 而在每项看似琐碎无章的事务性工作背后, 处处有章法、有原则、有讲究。高校教学管理工作所呈现的多样性和复杂性要求每一位教学秘书应精心设计, 认真组织, 做到事前有计划, 计划有余地, 并将每一项教学要求都落到实处。所以, 高校教学秘书的科学的统筹管理能力对学校的发展起着举足轻重的作用。

2. 沟通协调能力。

因为工作的需要, 教学秘书经常要与本校的师生、本校和兄弟院系的相关职能部门联系, 为了得到他人的理解和支持, 为了捕捉各方面的必要信息, 为了获得他人的鼎力相助, 为了建立相互间的融洽关系, 教学秘书务必须具备有效的沟通协调能力, 并对整个教学工作有充分细致的认识, 能从全局考虑问题, 通过与他人不断的沟通和协调, 消除各种矛盾和冲突, 以充分发挥相关部门和师生员工的主动性和创造性。

3. 现代化办公应用能力。

信息化程度的提高和现代化设备在教学改革中的普遍应用决定了传统的办公方式和手段已成为历史, 办公自动化成为管理现代化的基本条件, 不断升温的环保热潮也预示着无纸化办公的普及。教学秘书是教学管理信息的收集者、加工者、使用者和传递者。如何避免重复劳动, 如何减少工作量, 如何降低出错的机率, 如何及时了解教学动态……这些一直是困扰几代教学秘书的问题。所以, 新时期的教学秘书应能熟练使用计算机进行字表处理、网上办公、数据库语言等, 对师生的档案、学生的学籍、成绩的统计分析、课程的编排等大量的信息和数据进行科学化、规范化的管理, 从而在极大地减轻工作强度的同时不断地提高工作效率。

4. 开拓创新能力。

“真正的管理人员永远是个创新者。”这是美国一位著名管理学家的重要论述。作为教学管理人员, 教学秘书首先应充分发挥潜力, 放开眼界、勤于思考、勇于探索, 学习和借鉴各地教学管理的先进理念, 提高自身的理论修养水平, 用理论指导实践, 开展或积极参与教育教学管理研究, 提高管理能力与研究能力, 设计自己的教学管理方案, 开拓新的教学管理途径, 做到管理创新。其次要注重不断总结, 发挥自己的主观能动性, 改进工作方法, 利用优化手段进行质量管理, 使工作有条不紊, 从而达到最好的效果。

教学秘书工作是高校教学管理工作的重要组成部分, 是稳定教学秩序、提高教学质量、培养德智体全面发展的高素质人才的基本保障。随着高等教育教学改革的不断深入、高校办学规模的迅速扩大、办学层次与类型的日益增多, 高校各级领导和有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务, 结合本校实际建设好这支队伍, 以提高其工作质量、发挥其在全面推进本校发展中的积极作用。

摘要：教学秘书是高校教学管理系统的有机组成部分, 本文对高校教学秘书工作的角色定位, 以及影响教学秘书工作质量的因素进行了分析, 并探讨了提高教学秘书工作质量的途径。

关键词：高校教学秘书,角色定位,工作质量

参考文献

[1]刘翠玉, 陈克东.高校教学秘书刍议[J].高教论坛, 2005, 4.

[2]陈文贵, 杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报, 2002.12.

[3]徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报, 2005.9.

[4]陈丽萍.高校教学管理人员能力要素刍议[J].江西社会科学, 2003.12.

教学秘书如何做好工作 篇8

总结起来,可以说,教学秘书的工作,既涉及学校人才培养大事,也与课堂教学过程中的细微环节息息相关,是高校履行人才培养职能的重要内容,教学秘书是教育教学过程中不可或缺的重要角色。因此,教学秘书一定要摆正位置、端正心态,只有这样,才能真正发挥辅助管理作用,围绕中心工作作出贡献;同时,秘书还要经常深入师生进行调研,想问题办事情从学校大局出发,只有这样,才能起到综合服务作用,为教育教学工作顺利开展增砖添瓦;此外,秘书还要干在实处、走在前列,在各方面起表率作用,时刻保持良好形象,只有这样,才能做到工作到位。

一、摆正位置,端正心态

教学秘书是秘书的一种。要当好教学秘书,首先要认清秘书的含义和特点,熟悉教学秘书的主要工作内容。其次,要了解掌握各项业务工作的流程和具体做法,能够针对工作中常见的问题采取行之有效的措施;关键是要做到摆正位置,端正心态。

国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》中对“秘书”的定义是:“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”习近平总书记早在1990年就指出:“秘书是个特殊的职业。”“秘书干的是辅助性、铺垫性工作,是领导的助手。秘书的工作性质,决定了它要正确对待名利荣辱,树立无私奉献的精神,不断加强和深化自身的修养。”“作为秘书人员,随时随地都要加强学习,学习马列主义、毛泽东思想,学习党的路线、方针、政策,学习时事,不断提高自己的理论素养和政治水平。”“秘书的特殊性工作,光有埋头苦干的精神还是不够的。就我个人体会,秘书在加强自身修养中,还要特别注意培养良好的工作作风,注意生活小节,即要努力做到不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是等”。教学秘书作为秘书的一种类型,是领导的参谋助手,主要起着辅助管理和综合服务作用,要主动作为,敢于担当,为领导分忧解难。

作为教学秘书,经常会遇到许多突发事件。比如刚开学时,老师记不清课表,该上课忘了,学生找不到老师,也没有任课老师联系方式,情况反映到教学秘书这里,该怎么办?是直接向领导汇报,按教学事故处理,还是第一时间通知任课教师赶往教室,抑或自己先安抚学生情绪,这是考验教学秘书办事水平的难题。如果认清了秘书所处的位置,这个问题就会迎刃而解。首先要做的是安抚学生情绪,让学生先在教室自习,然后通知任课教师立刻到教室上课,教师实在到不了现场的就要立即向领导汇报情况,再考虑是否按程序更换教师或者调整上课时间,最后才是处理教师的问题。如果教师能及时赶往教室上课,事后也要向领导汇报此事,以便领导能够了解事情缘由,同时还要提醒教师按学校相关规章制度进行教学活动,至于是否需要“下不为例”这样的忠告仍需领导决定后再作表态,切勿为了所谓的人情世故而擅自行事。

此外,教学秘书作为具体事务的执行者和处理人,尤其是在涉及师生利益时,难免会遭人误解甚至被人非议。这时一定要沉下心去,努力做好工作,用事实“说话”,而不能到处“诉苦”,说自己都是“公道正派,纯属冤枉好人”。面对种种“不理解”和“不公正待遇”,教学秘书要端正心态,耐得住寂寞、经得起考验。

二、深入师生,服务大局

教学秘书的主要服务对象有所在教学单位的领导、任课教师和学生,此外还涉及到不同院系和不同部门的相关人员。处在沟通上下、协调内外的枢纽位置,教学秘书肩负着教学工作能否顺利开展的重大使命。因此,教学秘书一定要经常深入一线,到师生中开展调查研究,听取他们的心声、了解他们的困难,及时向领导汇报,从大局出发,提出可行性建议。

2015年12月21日,李克强总理接见全国政府秘书长和办公厅主任会议代表时强调:“要观大势、谋大局,密切关注改革发展中的新情况、新变化,围绕破解发展难题和突出矛盾加强调查研究。”对于教学秘书来说,就要认真学习党和国家的教育方针政策,结合本地区、本单位实际贯彻落实,时刻做到深入师生、服务大局。在具体工作中,教学秘书既要耐心倾听教师的诉求、收集学生的意见,更要站在学校发展稳定的大局来正确面对工作中出现的问题。因此,教学秘书在处理日常事务中要及时了解把握当前学校的大事要事,紧紧围绕中心工作,时刻想着高校的人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新等基本职能。特别是当个别教师以家庭生活为由对工作挑三拣四时,教学秘书就要从大局出发,给他讲清是非曲直和轻重缓急,同时要根据实际情况向领导汇报,适时做好协调处理。

教学秘书不一定每学期都要担任教学任务,进行课堂教学,但要经常深入教学一线和顶岗实习现场,实时掌握师生动态,便于做好服务。有的新入职教师,本着对学生负责的态度,对一些教学资源提出了新要求和建议,意见很好,但是目前学校的发展现状并不具备实施条件。这时教学秘书就要动之以情,向该教师讲清楚学校目前存在的困难,同时要及时给领导汇报情况,将此事列入部门发展规划和议事日程。在召开教学工作座谈会时,学生发言除了对课程设置、课时安排、教师上课情况、实验实训条件等提出合理性建议,也会涉及到诸如教室卫生、宿舍管理、水电供应、学生管理等内容,这就需要教学秘书按要求整理相关信息,经领导同意后,反馈给相关部门,为学生成长成才提供帮助。

三、干在实处,走在前列

教学秘书作为教学单位的形象代言人,是任课教师和学生最熟悉的直接“领导”,在广大师生看来,教学秘书的一言一行,在无形中代表了教学单位领导的意见和态度;同时,教学秘书又是领导身边最主要的“群众”,教学秘书所反馈的信息和呈现的状态,在领导看来,很大程度上代表了群众的呼声、体现了民意。因此,教学秘书一定要在工作中干在实处、公道正派,力争在各项工作中以突出的业绩赢得领导认可,以真诚的态度赢得广大师生的认同。

干在实处,首先体现在落实领导意图上。秘书的工作一个很大的特点就是辅助性,因此秘书工作是否能落到实处,评价标准就是落实领导意图是否到位。如果领导安排的工作,你忘了、没有按时完成、质量不高、打折扣了,这就是办事不力、落实不到位。只有严格按领导批示办事、按照规定和时间节点办事,才有可能落实领导意图。干在实处,还体现在为人真诚老实上,如果师生的反馈意见你压着不放,领导就有可能获得信息不够全面,乃至影响作出决策的科学有效;如果上级文件精神和领导的批示要求你不及时传达,就有可能影响贯彻落实,甚至造成不稳定因素,影响发展大局。干在实处,关键一点是工作作风要扎实。要把主要精神放到贯彻落实上,及时、准确、完整地做好上情下达,让广大师生在第一时间了解学校大局和发展愿景,加强其作为学校一员的存在感、认同感、使命感和责任感,凝聚学校改革发展的共识,形成干事创业的良好氛围,带领广大师生扎实推进各项工作。

走在前列,并不是说教学秘书要在行进中“走”在领导前面,而是在筹备事务时,要做好领导的坚强“前哨”,想领导之所想,事前做好准备;在推动工作时,要急师生之所急,做好领导稳定“后院”,为工作顺利开展提前做好谋划。此外,教学秘书还要有优秀的品质,理论水平要高、知识面要宽、工作能力要强、人际关系要好等等。只有这样,才能干在实处,走在前列,做好工作。

摘要：教学秘书作为秘书的一种类型,其主要职责是协助教学单位领导做好辅助管理,同时要为学校、部门领导和广大师生做好综合服务,具有辅助性、综合性、事务性等特征。教学秘书要做好工作,首先要摆正位置、端正心态。其次要深入师生、服务大局。最后要干在实处、走在前列。

关键词：教学秘书,服务,协调

参考文献

[1]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作,2014(04).

[2]杨芳.李克强接见全国政府秘书长和办公厅主任会议全体代表[EB/OL].人民网,2015-12-24.

浅谈秘书工作的改革 篇9

一、秘书工作观念的改革

我国经济体制和政治体制的深入改革,给秘书工作提出了新的更高的要求。这种要求,实际上意味着秘书工作职能的重要转变,即由事务型转向政务型,由被动型转向主动型。观念变革是工作转变的前提。实现秘书工作的转变,首先要转变秘书自身相对的思想习惯,树立新的观念。

(一)改变只忙于具体事务的习惯,树立从战略高度出发的全局观念

现代领导者要开创新的工作局面,就要经常考虑本单位、本地区的现状和未来,心中有个基本设想和构划,这就是战略性的全局问题。秘书是领导的参谋与助手,应当与领导的思想相协调。如果只忙于眼前的具体工作,在大事上起不到参谋作用,那就不算称职的秘书。因此,作为新型的秘书工作者,不仅要做好决策前的调查、协调、综合工作,而且要协助领导从战略角度上提出意见,思考问题。比如,一个城市的发展,如何扬长避短,发挥优势,建设得具有自己的特色;一个企业,如何走上步,看下步,抓当前,看长远,确立自己的发展战略目标等。这些是领导者经常考虑的问题,秘书人员要经常予以关注和研究。思想上有全局观念、目标观念、发展观念,才能使自己做的局部工作符合全局事业发展的要求,也才能提出恰当的意见和建议,做好领导的决策服务工作。

(二)改变一般“反映情况”的老做法,树立强烈的信息观念

秘书要经常向上反映情况。但在现代社会,照老办法慢腾腾地反映、汇报,已不能适应瞬息万变的客观形势。时代的飞速发展,信息量空前增加,交换速度空前加快。如今的一些大企业,为提高经营效益,已建立了全面、高效的经济信息系统,他们能在5秒至1分钟内,通过互联网获得与世界各国的进口贸易资料;在3-5分钟内,可查询或调用到国内1万重点企业当年和历年生产、经营状况。也正是靠这些迅速及时的信息,大大增强了企业商品在世界市场上的竞争能力。从一定意义上说,秘书工作就是搞信息的,包括:信息的输入、输出、处理、传递、贮存、反馈等。秘书工作者的水平越高,分析、处理信息的能力就越强,机关工作效率越高,领导者对秘书就越感到放心。因此,秘书工作者要有强烈的信息观念,主动建立和疏通信息网络,注意对信息的研究和分析,及时向领导者提供有价值的信息。这样,秘书工作才能在被动中取得主动。

(三)改变老牛慢车习惯,树立现代的时效观念

实行科学领导的一条重要原则,就是讲求时间效益。做任何工作都需要讲求效率。秘书的时间观念如何,对整体工作的运行效能有很大影响。秘书工作效率,牵动全局。提高秘书工作效率,首先要在文件起草上下功夫,努力使文件正确地反映客观实际情况,具有指导性,推进实践活动。其次,要抓紧决议、规定及领导指示贯彻落实。该催办的及时催办;该要办理结果的,要及时督促报告处理结果。对工作执行中的新情况,要及时反映,以使领导进行必要的研究和调整。对这种反馈效益,不可忽视。因为它能及时地对决策进行补充,并修正决策中的缺点与失误。再次,要善于区分轻重缓急,抓住主要工作,一气呵成。要防止把大量时间花在次要的事务工作上。紧急工作,要紧急对待。该突击的,突击去做;该组织各部门完成的,要及时通知和协调。“今日事今日毕”,这句古老的格言,用在秘书工作效率要求上,仍然是有生命力的。

(四)改变单纯的办事习惯,树立积极的协调观念

在现代社会,一切事物都不再处于孤立和封闭的状态。事物间的联系、渗透空前加强。任何一个部门、一个企业、一个单位的工作,都和多方面、多层次的外部环境联系在一起。秘书人员在文件起草、调查研究、日常工作处理上,都要有协调观念。只有处理好这些问题,才能够防止单打一、片面性,使领导决策时,充分考虑各方面意见,集中反映整体的意见、要求,从而使决策得到广泛支持,更有效地贯彻执行下去。

(五)改变只听话办事的习惯,树立社会主义法制观念

长期以来秘书只是听话办事,领导咋说咋办,很少考虑是否符合法律。以致有时领导者“以权代法”,秘书也往往跟着办了错事。现代化的社会主义国家,繁荣经济,发扬民主,就必须加强法制建设。秘书人员作为领导的助手,首先要在工作中有清醒的法制观念。我们的干部,特别是领导干部,应该是执法的模范。领导讲话、办事、签发文件,都要符合法津。否则,不仅损害领导威信,而且会给工作造成影响和损失。要避免这种情况发生,不仅领导者要学法、执法,而且,秘书人员也要认真学习国家和地方颁布的各项法律、法令、法规。熟悉中央和上级机关下达的方针政策和规定、规则。在工作中,要自觉地做到“以法律为准绳,以事实为依据”,协助领导正确地行使决策、指挥权。

二、秘书人员素质的变革

党的十一届三中全会以来,中国进入了一个新的历史发展时期。改革开放的政策,加快了中国现代化的步伐。处于行政组织核心地位的秘书工作,面临着新的问题,新的挑战。秘书素质的更新,已经被提到日程上来。

(一)现代秘书应具有开创性的政治素质

政治素质包括人生观、价值观、理论修养。政治素质是做好工作的基础和能力。开创性的政治素质,首先要对新事物保持热诚和敏感,对周围环境的变革抱有很大的热忱,对知识和事业有执着的追求和献身精神,愿意接受新事物,能够容纳各种可能促进社会发展的观点和见解。不囿于成见,不因袭传统。政治上的敏感,表现在对社会生活中的重要变革、重大政治活动,有强烈的兴趣和信心。政治上要有远见,对重大事件的进程、后果、未来趋势有较深刻的理解和预见。具有这样政治素质的秘书人员,就会在社会生活与工作中,保持主动性和积极进取精神。

开创性的政治素质,要求秘书在理论上有探索精神。现代秘书对哲学、社会科学及自然科学的新成果及研究动向,应有一定程度的了解,并且能以这些新成果、新理论与自己的实际工作相对照。从比较中进行分析:什么是可取、可用的,可以联系实际,进行试验或应用;什么是不可取或暂时不能实行的,在自己工作中应引起注意和警惕。唯物辩证法是马克思主义理论的核心。秘书要用辩证的眼光看待一切。对人对事不绝对化、不盲从。绝对地肯定或否定,都是片面的。要相信现有的并非尽善尽美,一切事物都在发展中。现代秘书应以辩证唯物主义作为自己的思想理论基础。

秘书工作是实践性很强的工作,贯彻政策、执行政策,是日常工作的重要内容。一个具有开创性政治素质的秘书,应该致力于提高自己执行政策的自觉性。中央是制定总方针、总政策的,不可能包括实际工作中的一切细节;上级的政策总是为基层实践服务的。因此,秘书人员不仅要当上级政策的宣传员,还要在实践中创造性地执行政策,发展政策,开创工作的新局面。

(二)现代秘书要培养创造性的思维能力

没有创造性的思维就没有创造性的工作。创造性思维是有自身规律的。人们在思维过程中遵循这些规律,并自觉地加以运用,这就是创造性的思维方法。现代秘书应学会运用下列思维方法:

1. 正向法。

即在原有基础上,沿原方向的思维继续推进,加以深入、丰富和发展。这是人们通常使用的方法。它保持了思想的连续性和继承性。

2. 反向法。

即向与原思想相反的方向推进。在历史上,许多重大的发明创造,就是运用这种思维方法实现的。如黑格尔的辩证法,就是对形式逻辑的反叛,但它却完成了一个划时代的创造。

3. 侧向法。

即跳出原思维的圈子,似离非离,到其它领域去寻求启示,用局外信息来发现解决局内问题的途径。这也是出奇制胜,以翼攻击。

4. 螺旋法。

即在形式上好像又回到始发点,而实际是站在更高的角度上重新思索,在哲学上叫“否定之否定”。

5. 变构法。

即在原思路、原基础上变换一下思维结构,以寻求新的效果和创造。如思序的调整,文章结构的变动等。

6. 转化法。

即在原思路、原基础上加以改变,转换方向,转作他用,以求新效。

7. 否定法。

即否定原思路、原做法。这里的否定是基本的否定,也就是取消或废止被实践证明是错误的思想。

8. 综合法。

即多种思维方法的综合利用,集各家之长于一身。任何改革与创新无不具有综合的性质。综合不是简单地相加,而是博采众长的创造。随着社会的发展,人类的进步越来越具有综合发展的特点。

(三)现代秘书应有的职业性格与心理

秘书的职业性格,就是指个体表现出来的和其他职业不同的心理特征。人的劳动、行动和行为及其活动结果,乃是性格的主要表现。所以,我们从秘书人员的职业实践中,可以看出现代秘书工作对秘书人员的职业性格要求:

1. 现代秘书应具有意志坚强的性格表现。

一个社会化的人都有自己的理想和把理想付之实践的意向。意向的强度往往表示了意志的强度。秘书负有传递领导指令、组织信息反馈的使命,必须对自己的职业有高度的责任感,有做好工作的强烈志向。这样,才能在工作中坚持原则,遵守纪律,坚持人民利益。秘书性格中的意志因素,也是管理系统信息运行程序化科学化的重要条件。从信息角度说,秘书的职责,一要把全面而准确的各种信息提供给领导,作为决策依据;二要把领导的决策准确无误地传达下去,并监督其执行情况。如果秘书人员缺乏坚强的工作意志,在传达或反映情况时随心所欲,感情用事,就会歪曲事实,给领导决策带来困难,甚至失误。同样,在传达指令时,对自己要求不严,自由放任,拖延应付工作,就会造成内耗,效率低下。所以,在整个管理系统中,秘书的意志是否坚强,对于该系统的健康运转是至关重要的。

2. 秘书性格中应具有随和性。

信息反馈中干扰因素是经常发生的。秘书往往处于几种矛盾、多种意见交汇的境地。例如,有的部门对决策的某一方面不满意,拖着不办,而决策又要立即执行。这时秘书处于领导与群众的矛盾中间,往往左右为难。又如,有时许多信息同时到来,要防止信息、文件泛滥,秘书就要加以区别,有的传递上去,有的简要传递,有的不传递。这就可能引起某些误解和不满。还有,秘书日常要接触大量人员,这些人有稳重的,有急躁的;有直率的,也有含蓄的,甚至有某种偏见的。秘书每天都要与各种不同性格的人打交道。上述这些情况都对秘书性格提出了更高的要求。一方面,秘书的性格中要有坚强的革命意志;另一方面,秘书的性格又要随和,即善于同持不同意见的人、同抱有成见的人以及不同性格的人在工作中很好地协调共处,在坚持原则的前提下,采取宽容忍耐、以理服人的态度,调节矛盾各方,软化冲突,做出使各方满意的工作处理。

3. 秘书性格中的应变性。

随和性是为了消除或减少人际关系中的隔阂,对完成工作目标起间接推动作用;而应变性,则能够在特殊情况下使秘书站在前列,对完成工作任务起直接作用。由于各种因素的影响,秘书在工作中有时会遇到始料不及的突发事件。如果秘书毫无接受应急、突变信息的准备,缺乏应变能力,当事情突然发生时,就会茫然不知所措。而突变又是秘书工作中不可避免的情况。因此,秘书性格中应具有审时度势、及时应对的应变性。应变性往往能体现出一个秘书的能力和才干。

4. 秘书性格中的理智性。

一个人的情绪表现,对工作有直接影响。情绪与文化教养和气质有关,更与理智性有很大关系。恶劣的情绪表现,是理智薄弱的结果。恶劣情绪对困难和挫折毫无作用,它只会伤害集体与他人。现代秘书面临多变的环境和复杂的外部条件,不注意培养性格中的理智力量,就会情绪忽高忽低,难于控制自己。对情绪,要在理智的支配下进行有意识的管理与调节,克服和抑制坏的情绪,培养和激发好的情感性格中的理智是从多方面培养起来的。秘书要树立崇高的生活目标,以使胸怀宽广;要锻炼身体,以利克服烦躁和疲劳;还要保持和睦的家庭环境,以缓解工作中的心理压力。以上这些努力都会增强理性,使秘书性格得到全面发展。

5. 秘书性格中应具有的幽默性。

秘书协调工作的沟通技巧 篇10

一、沟通在秘书协调工作中的必要性

由于在立场、角度和观点等方面的不同, 不同的部门或不同的人对同一事件或问题的看法肯定有差异, 这就需要进行有效的沟通来协调。只有进行了良好的沟通, 才能达到使有关各方互相配合、减少磨擦、同心协力、增加效益的协调目的。秘书沟通的内容是多方面的。不仅要跟领导沟通, 同时也要跟同事沟通;不仅是对工作进行沟通, 同时也要对思想观点进行沟通。这样才能减少、消除双方的分歧, 达到协调的最佳效果。

当然, 作为一名优秀的秘书, 不但要能沟通, 还要会沟通, 也就是说要掌握沟通的诸多技巧并能灵活运用。“灵活、合理、有效地运用沟通, 会最大限度的提高秘书协调工作效率”。

二、秘书协调工作中的沟通技巧

(一) 语言技巧是有效沟通的利器。

常言道:“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图, 又能使对方愉快地接受协调。秘书在沟通工作中, 必须讲究语言技巧, 说话适度, 讲究分寸。只有这样, 沟通才能取得好的效果。秘书协调沟通中的语言艺术, 目前学界已多有学者论及。我们认为还有以下三个方面的技巧可以达到良好的沟通效果。1.注意语气、语调、语速。秘书在沟通过程中, 根据不同的沟通对象、不同的场景应采用相应的语气, 并注意语速和语调。在沟通中, 很多人喜欢用命令口气压制对方。其实这往往会使对方产生抵触情绪, 适得其反。因此在沟通过程中, 切忌语气强硬, 语调过高, 语速过快, 而应多用协商的口吻, 诚恳地或委婉地表达自己的意见, 这样更能达到沟通的目的。2.善于过滤信息。善于过滤信息在秘书的协调沟通中是非常重要的技巧。秘书的工作需要经常上传下达, 沟通信息。不论是“上传”还是“下达”, 都要忠实、准确、客观、全面。在确保主要信息“忠实”“准确”的前提下, 秘书在传达信息时, 不能简单地成为传声筒, 而是要注意过滤信息。例如, 当传达领导对下属的批评意见时, 应淡化情绪色彩;确需转达领导对另一领导或下属的评论时, 点到为止, 不可过于细致;向领导汇报下属的意见时, 要有所选择地汇报善意、中肯的意见, 否则无异于打“小报告”。当然, 信息过滤, 并不是说就否定秘书要忠实的传达指示, 准确的汇报情况, 也不是说秘书可以随意加进自己的意见, 任意的发挥、解释甚至曲解领导的意见, 而是说要在忠实把握领导主要的、关键的和实质性的意图的基础上, 把一些情绪化的、情境性的或随意性的容易引起误解, 产生隔阂, 引发矛盾的一些信息过滤掉。这样会有利沟通和交流, 消除误解, 减少矛盾, 形成和谐的人际关系的目的。3.运用表情语言。“表情语言主要指面部表情, 包括眼、鼻、嘴、颜面肌肉的变化等, 也指交际过程中的一种有声但没有固定语义的语音, 如哭、笑和‘哈’‘哼’等语气词。”好的表情语言不但可以增强讲话的效果, 而且通过情感的影响可以起到让对方信任的作用。这里主要探讨两种表情语言:目光语和微笑语。 (1) 目光语。“眼睛是心灵的窗口”, 眼的奥秘在于它能如实地反映出人的喜、怒、哀、乐, 如实地反映人的思维活动, 也如实地反映一个人的内心世界。目光语是运用眼神、目光来传递信息、表达情感的语言。在与人沟通时, 眼神要根据内容的需要而变化, 不能随心所欲。目光的运用要主动自然, 别人与你谈话的时候, 你的眼睛要注视着他, 无论对你说话的人, 地位比你高或低。要正视对方, 不能看着其他地方。眼神随着谈话内容给予对方回应, 表现自己交谈的专诚。这样有利于更好的达到协调的目的。 (2) 微笑语。微笑语是一种世界通用语, 除了表示友好、愉悦、乐意、欢迎、欣赏、请求、领略之外, 还可表示歉意、拒绝、否定。微笑往往能大大缩短双方的心理距离, 彼此获得好感与信任, 促进沟通工作的顺利进行。因此, 微笑是秘书工作者的最佳情绪表现, 也是沟通当中最易接受的表情。

(二) 情感调控是有效沟通的法宝。

协调是一种让对方认同与接受的工作, 只有对方心理上接受时, 思想上才能认同。要做到这一点, 除了要注意语言技巧, 把握 (下转第25页) (上接第28页) 好时机外, 情感是十分重要的。秘书人员只有在内心对沟通对象充满着爱与尊重, 才有可能以极大的宽容心去化解矛盾, 消除误解;才有可能以一颗坦诚之心去建立互信;也才有可能以尊重之心去凝聚众力。正如法国著名作家拉罗什富科在《道德箴言录》中所说:“唯有感情是始终具有说服力的演说家。”1.以宽容之心消除误解。由于每个人所处的时间、地点、地位、经历和个性不同, 对一个问题的理解和把握的程度不一样, 就容易产生意见的分歧。如未及时沟通, 消除误解, 会造成人际关系紧张, 甚至无法开展自己的工作。要打破这种僵局, 秘书人员要心中有大爱, 继而把这种爱具化为宽容。宽容不仅可以避免矛盾的激化, 还可以感化别人, 从而达到非常好的沟通和交流。面对误解, 要能够展现宽容之心。同时, 误解一经消除, 同事们也会心存感激和佩服。“爱人者, 人恒爱之;敬人者, 人恒敬之。” (《孟子·离娄下》) 长此以往, 秘书人员的人格魅力就会充分展现, 这是秘书人员进行有效沟通的坚实基础。2.以坦诚之心建立互信。“推之以诚, 则不言而信。” (《中说·周公》) 只要能够推心置腹, 以坦诚之心待人, 不用言说也会相互信任。这句话对于秘书人员的人际沟通具有很好的启示作用。如果对方对秘书人员没有信任感, 要进行有效沟通还是很困难的。因此, 对于秘书人员来说, 要想有效沟通, 必须要有坦诚之心, 取得对方的信任。3.以尊重之心凝聚众力。有这样一句名言:“人性最深切的渴望, 是得到别人的尊重。”人, 不论从事什么工作, 也不论在什么场合, 都希望别人认可自己、尊重自己, 这是由人的自尊心所决定的。秘书人员在沟通工作中必须深谙此道。要把对对方的诚挚之情化作尊重之心。一般来说, 秘书人员在与领导沟通时, 很容易做到尊重。与职工沟通时, 同样也要注意理解与尊重。理解与尊重的实质, 就是把他们视为组织的主人, 有参与决策、参与管理的权利和机会, 使他们感到自己是组织中平等的一员。当职工感到自己得到理解和受到尊重时, 自然就会萌生一种主人翁意识和责任感。这样, 开展沟通会收到事半功倍的效果, 从而达到凝聚众力的效果。同时, 沟通还要注意时机的把握, 要适时、适地、适当, 即要注意沟通的时机是否成熟、场合是否合适、分寸是否得当。