秘书部门的职能

秘书部门的职能（共6篇）

篇1：秘书部门的职能

秘书工作的基本职能是为领导服务，这种服务可以分为两大类；

1、事务服务，主要是后勤保障。

2、政务服务，主要指办文、办会和办事。办文，包括起草、打印、收发、存档文件。办会，会前的准备，会中、会后服务。办事，包括调查研究、综合协调、采报信息、督促检查、信访接待、值班等。

秘书为领导服务有个范围，在这个范

围内，尽量服务好一些，周到一些。秘书的服务一定要对准领导角色，围绕领导的工作进行服务，而不是不分主次什么都干。领导干部除了领导的角色外，在家庭还有丈夫、父亲、儿子的角色，在外还有战友、朋友的角色。对于这些角色秘书不好服务。有的秘书抛开自己主要工作，去为领导带孩子，搞家务，甚至介入家庭纠纷，把自己降低到保姆的水平，这是不务正业。

（一）办公室的文书职能

办公室的工作离不开文字，这是办公室重要工作。就是起草各类文书，如通知、通告、公告、请示、报告、函、会议纪要、计划、总结、讲话稿、协议书等，文书印出来，还要发出去，外边来了文件要登记、分送、承办、批复以及清理、立卷、归档等。

公文写作是这次培训班学习的重点，如何写好公文，各位教授分专题讲。我这里再强调几点，一写好公文是个长期积累和磨练的过程，不能幻想一个早晨就可以成为熟练的公文写作的能手。有人问公文写作有什么秘决，秘决就是多学习，学习公文写作知识，学习相关知识；多实践，实践出真知，熟能生巧，妙笔生花，看人家吃饭自己不饱，要亲自动手，勤动手，多动手，懒人写不出好公文；多总结，要打一仗进一步，就要多总结，这样才能进步，人家的经验固然重要，但最管用的还是自己的经验。两个水平差不多的秘书，一个善于总结经验，一个不善于总结，几年后写作水平会有较大差距。

在公文写作中，对于年轻人来说，失败和教训是难免的，教训和经验同样可贵，失败是成功之母，不要怕反复，不要怕领导批评，有的人碰了钉子就灰心，就要打退堂鼓，这是不行的。

公文写作水平，是理论水平，政策水平，实践经验，文字水平的综合反映，不要认为通过一次培训班学习了一些公文写作的知识和规则就可以写好公文了。我在这里强调吃透两头的问题，一是吃透上头，就是要学习中央领导的讲话和中央文件，学习党的政策和国家的法律，特别是新出台的政策和法律，这样，所写的公文才能符合上头的精神。第二是吃透下头，就是熟悉实际情况，写公文为了指导工作，解决问题，熟悉下边的情况才能做到有的放矢。写公文要符合党的政策和国家的法律，但不能照搬照抄，那样不能有效的贯彻党的政策和国家的法律，是一种懒汉的做法。而要根据当地出现的新情况和新问题，写出党委、政府采取的新措施和新招法，总结出新经验。

（二）办公室的信息职能

人类已进入信息社会，信息的作用越来越大，对于领导机关来说，它是领导科学决策的依据，没有信息就会变成瞎子和聋子，就无法实行正确的领导。秘书部门是领导的耳目，准确迅速提供大量有用的信息，为领导的科学决策服务，是秘书部门的重要职责。领导获取信息的渠道很多，秘书部门是重要渠道。做好信息工作要注意以下几点：

一要精选信息，每天都发生大量的信息，这些信息有有用的，也有没用的，你不能不加选择，通通送到领导那里去，领导工作忙，没有时间去看这么多的信息，而且会把有用信息淹没在无用信息之中，不能发挥信息的作用，作为秘书要起过滤器的作用。选准信息，要使该选的保证选上，不该选的，不要入选，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鉴别力，不能把稻草当金条，也不能把金条当稻草。

第二要准确迅速。准确就是真实可靠，不夸大也不缩小。有的人爱传小道消息，道听途说，毫无根据的东西也往上报，给领导造成误导甚至造成决策失误，这是非常有害的。对一些突发性的事件，需要领导尽快知道，但要完全把事件搞清楚，需要较长时间，可以先报告发生了什么事情，详细情况以后再续报。现在的问题对重要信息的迟报漏报比较普遍，如规定发现×××人员有外逃、聚集滋事或散发传单，以及其他违法活动，必须在四个小时内上报，有的单位过了几天都不上报，有的干脆不报。有些信息时间性强，时间就是金钱，时间就是胜利，如果早一个小时知道，就可以避免造成重大损失，马后炮，时过境迁，信息就失去了作用。我这里特别强调在维护稳定方面要多报预警性和内幕性信息，这样的信息，价值更大，可以把一些违法犯罪活动消灭在预谋阶段和萌芽状态。

第三要解决报喜不报忧的问题。报喜不报忧的问题比较普遍，为此江泽民同志提出了批评。这种报喜不报忧，如不认真解决，对党的事业危害极大。它使中央和各级党委、政府掌握不到真实情况，了解不到事情的过程，它使工作中产生的问题被掩盖起来，得不到及时解决，延误了时机，推迟了进程，导致矛盾激化，增加了解决问题的难度，也助长了说假话的不良风气，败坏党风，带坏干部。造成报喜不报忧的原因，有秘书作风不深入的问题，主要是领导思想作风不端正造成的，怕家丑外扬，怕往自己脸上抹黑，造成不良影响，以至影响自己的升迁和提拔。

（三）办公室的督查职能

党和政府的决策出台了，文件下发了，这只能说任务完成了一半，还有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落实。决策不落实，再好的决策

也没有用。抓好督查是推动决策落实必不可少的重要环节和有效方法。办公室既要为党政决策提供有效服务，又要为决策的落实搞好服务。督促检查工作做得怎么样，是衡量办公室工作层次和水平的重要方面。

督查工作要围绕党和政府的中心工作，抓住难点和热点问题进行督查。党委和政府的工作千头万绪，一定要围绕中心工作来督查，这样才能抓到点子上，达到事半功倍的效果。当然中心工作很大，你不能样样都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要选好突破口，突破口应选在难点和热点问题上。所谓难点就是决策在落实过程中出现的中梗阻问题。抓住了这个问题就抓住了要害，抓住了关键，其他问题就可以迎刃而解。对于难点问题既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰钉子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所谓热点问题是指决策落实中出现的苗头性倾向性的问题，这些问题大多与人民群众的切身利益有直接关系，解决好了，可以密切党和人民群众的联系，对这样的问题也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓两头带中间的工作方法，督查工作面广量大，我们不能每个单位、每个地区都跑到，重点抓好两头，一头抓好的，推广先进经验。先进单位工作走在前头，工作力度大，在贯彻上级指示过程中，能结合自己的实际进行创新，总结推广他们的经验，对推动面上的工作意义重大。再一头是问题比较多的单位，要帮助他们分析问题的主客观原因，找出解决问题的办法。毛主席说过凡是有人群的地方，都可以分为先进的，中间状态的和落后的三个部分，抓住两头，就可以把中间部分带动起来。

搞督查工作要有求真务实，讲求实效的工作作风。要防止主观主义，官僚主义和形式主义，制止弄虚作假和做表面文章。要力戒不从实际出发，不深入基层，坐在家里想点子，跑到下面找例子，靠打电话，报材料，听汇报进行督查的飘浮作风。必须深入实际，深入群众，扎实工作，舍得花气力，下功夫做艰苦细致的工作。要力戒大呼隆、走过场，图形式，搞花架子应付上级的虚浮作风，必须讲真话，使真劲，报实情，扑下身子抓，沉到下面干，追求落实的效果。

（四）办公室的协调职能

办公室是综合协调部门，是协调各方面的桥梁和纽带，具有沟通上下，协调左右，联系内外的功能。在改革开放的新形势下，新情况、新矛盾、新问题不断出现，有大量的协调工作要做。如党委、政府发文件，涉及到政策、法律问题要协调；开会，会前，会中、会后的一系列事项要协调；在制定决策和落实决策过程中涉及到一些部门、单位的利益调整要协调；对那些职能交叉，分工不明确的事情，更需要协调。通过协调理顺关系，调动大家的积极性，共同把工作做好。

作为秘书，特别是办公室主任，要注意培养自己的协调能力。要站在全局的角度考虑和处理问题，要注重调查研究，倾听多方意见，先把情况搞清楚，再处理问题，切勿主观武断。办事要公道正派，既要坚持原则，又要有灵活性，要考虑各方利益，不要偏听偏信。

（五）办公室的办事职能

办公室直接为党委、政府和企业领导服务，承办领导交办的许多具体事务。除以上各项任务外，还有会务接待、档案保密、来信来访、安全保卫、值班一直到吃喝拉撒睡，样样都管，成为领导机关的不管部。

我这里着重讲讲信访工作。信访工作是党和政府了解社会的窗口，信访部门是党和政府联系人民群众的桥梁，做好信访工作是实践“三个代表”重要思想的实际行动，一定要做好。要把人民群众上访看作送上门的群众思想工作，是群众对政府信任的表现。所以一定要耐心接待。凡应该解决，又有条件解决的就要果断解决，不留尾巴，有些事情应该解决但由于受条件限制，一时解决不了，要说明情况，积极创造条件解决。群众提的问题，如5.7家属工享受退休待遇的问题，不符合政策，解决了会带来连锁反应，就要讲明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信访工作政策性强，信访干部一定要认真学习党的政策，特别是新出台的政策要学习好，否则，人家来上访，本来人家说的对，你把人家批评一顿，人家说的不对，你表示同情，这就会把事情办坏，影响党和政府威信。

当然，我们不主张大规模的集体上访，那样会影响正常的工作秩序、生产秩序和社会秩序，还会被坏人所利用。为了避免大规模集体上访，就要做好基层工作，力争把问题解决在基层，不要等大规模群众来上访才去做工作。

《秘书部门的职能》

篇2：秘书部门的职能

什么是功能，什么又是职能?这是常易被混为一谈的问题。这里讲的功能，是指事物(具体讲是指系统、机构)主体所具有的能力和作用的总和，它是由这一事物(系统、机构)内在的索质及其结构组成所决定的。简言之，功能是某一事物(系统、机构)所能发挥的效能与作用。例如政府的基本功能是保卫国家与管理(建设)国家。或者说政府的行政功能主要有：保卫功能、管理功能、服务功能等。当其一个组织机构建立、出现的时候，它的功能基本上也就确定了,一般是不以人们的主观意愿随意变化的。好比秘书部门通常不是行政执行部门,如果领导人硬要把它当作行政执行部门去使用，那就必须改变它的内在组成状况与改变它的内部结构才行，而经过这样改造后的机构，实质上成为行使政府职权的机构，已经不再是原来意义上的秘书机构了。

职能与功能既有联系，又有区别。职能通常指领导、上级根据其需要与某一机构的功能，而要求、交付给这一机构的职责任务。功能与职能都含有我们通常所说的“作用”的意思。但功能含有先天的客观性，人们不能任意夸大某一种机构的功能，例如说秘书部门具有行政管理的功能,就不准确；职能则含有外在的领导赋予性，上级可以赋予下级某些职能，不过最多不能超过上级本身的职能权限，职能的概念比功能小，不能超越功能的范围，比如要求秘书部门发挥保卫祖国的职能，显然也是不准确的。

(一)秘书部门的基本功能是“服务”与“辅助”

l.秘书部门的基本功能是“服务”，这是1985年以来历届全国秘书长座谈会精神都指明了的。从历史上也可以看出，自古领导人设置秘书部门，就是因为领导人的事务日繁、政务日重，必须要有一个或大或小的机构，—批或多或少的秘书为之服务，为之分担一部分辅助性的、事务性的工作，才能进行其领导任务。党中央多次强调的秘书部门“三服务”——为领导服务，为各部门服务，为人民群众服务的根本指导思想，也是从秘书部门的功能出发，并反映了这一功能的。

人们通常说秘书职业是服务性职业，秘书部门是服务性部门，秘书是服务人员，就是从其功能的角度讲的。

2.秘书部门的职业性功能是“辅助领导”的“辅助功能”。也就是通常所说的助手作用的意思。前面已讲到的，秘书部门的基本功能是“服务”，这是不错的。然而，服务—词是一个广泛社会化的词语，使用范围极其广阔。可以说几乎没有什么行业与服务无关的。小平同志说“领导就是服务”。我们说教师为学生服务，医生为病人服务，炊事员为吃饭的人服务，社会上所有的职业部是直接间接为他人服务，为人民服务的。但各行各业又都有其不同的、独有的服务特点，教师通过教书育人为人民服务，医生通过治病救人为人民服务，炊事员通过做好饭菜为人民服务。秘书部门则是通过做好领导的助手，辅助领导来体现为人民服务的。因此，也可以直接说，秘书部门的功能是辅助领导的“辅助”功能，秘书是对领导起一种助手作用的辅助性的服务人员，秘书部门应当发挥辅助领导进行领导工作的功能。由于助手作用仍然含义较广，许多其他部门也是领导人的助手部门，其他许多工作人员也是领导人的助手，总书记在1990年全国秘书长座谈会上，称秘书部门为领导的“左右手”，这就较之笼统地谈助手更明确了。领导的助手很多，而“左右手”部门则只此一家。

“左右手”是形象化的语言，它说明的有两点含义：一是秘书部门处于领导核心的左右，具有“近身”的特点，也有人称之为“围核性”，这种位置可说是秘书部门所独有的位置，人们说秘书部门居于领导机关的枢纽地位、是领导同外部接触的桥梁等，都含有类似的意思。二是指它的重要性，领导人如无左膀右臂辅助，就会耳目不灵，事务缠身，可以说连一个通知也发不出去，一个电话也接不进来。显然就不能正确决策与贯彻决策。

(二)秘书部门辅助功能的两大方面

秘书部门辅助功能有两大方面，其一是发挥事务助手作用；其二是发挥智力助手作用。

1.协助领导处理各种事务，具体说就是做好办事、办文，办会(还可以加上办信访……)等工作，以达到保证领导机关与领导工作正常运转，把领导人从繁琐的日常事务中解放出来，集中精力抓全局、抓大事的目的，这叫做事务助手作用。给领导当好事务助手，是领导设置秘书部门的本来用意，事务性工作也是秘书部门天天都有、工作量最大的基础性工作，是秘书部门第—位的功能。我们设置秘书部门的分支机构，培训提高秘书人员的工作素质，都要首先考虑到这一基本功能的发挥。

“办事、办文、办会”这“三办”中当然也含有大量的智力服务内容，“三办”都是要用脑筋，靠智慧才能做好的。但它们毕竟是程序化了的日常工作。另外我们把办事放在办文之前，并无轻视秘书的文字工作之意，而是说办文虽系最传统意义上的秘书工作,但作为群体的现代秘书机构，最多的人员、最大的工作量还是办事。就是高级领导的机要秘书、民间的私人秘书，绝大多数时间也是在办事，只有少数专门的“秀才型”秘书，才以写文章为主。至于办会，是因为我国的会议具有多、大、长特点，成为领导活动和领导方法中极为为的一种，消灭会海尚属遥遥无期，必须依靠一批秘书来办会，提高会议的质量，发挥会议的效果。

２.辅助领导正确决策，起好智力助手的作用，是秘书部门辅助功能的另一方面，也是现阶段各级领导所特别强调的。大家知道，决策是领导的领导功能的集中体现，也是领导的最主要的职能之一。在我国历史上，曾经出现过“大跃进”、“文化大革命”等多次战略性的重大决策错误，给国家和人民造成巨大损失，充分说明了决策的失误是最大的失误这一真理。我们付出了许多学费，才懂得了必须实行科学决策民主决策的道理。而领导人的正确决策，离不开正确的信息支持，也就离不开秘书部门发挥智力助手作用。所谓参谋作用，就其实质来说，也是建立在信息加工基础上的智力助手作用。领导人要正确决策，必须依靠大量精确信息的支持，通俗地说就是必须依靠参谋、外脑的智力支持，否则任何再高明的领导也必然有其所不知不懂的领域。但我们必须懂得，领导人的参谋外脑，主要地并不是靠的秘书部门这一家，更不是靠的某一个秘书个人。秘书并非各种专业领域的专家，例如外贸、司法、土壤、建筑等等许多专业，一般的党政秘书大概是都不大精通的。秘书部门的人员结构，也大量配备的是办事型的秘书或偏政偏文的秘书，所以秘书部门并不可能充当领导机关的参谋部，而只是一个信息加工厂。秘书部门并非领导的信息源，而是信息与领导的中介，能够做好信息加工工作就算发挥了很大的参谋作用了。同理，秘书个人也要紧紧掌握智力辅助的界限，有的领导称秘书为他的“高参”，那或许是很特殊的情况，或者是个别领导人的信口开河；还有的学者写文章要求秘书做领导人的“谏客”，像魏征谏唐太宗李世民那样发挥参谋作用，其实魏征是专职的谏议大夫，后来是太师，是进入了领导核心的几个高级领导之一，而并非现今意义上的高级秘书或办公厅主任。有的学者要求秘书当领导的谏客，显然也是超越了秘书功能的信口开河。正确的说法只能是“参谋提醒”，这已经是很高的要求了。

秘书部门发挥智力助手作用，辅助领导正确决策的主要途径，是发挥信息加工的作用，所以信息工作在秘书部门工作中越来趣为重要。

二、秘书部门的基本职能

秘书部门的职能，也就是领导或上司根据领导工作的客观需要，也根据秘书部门的功能、能量的主观因素，所要求秘书部门发挥的作用与承担的职责任务。职能与功能有时是交叉一致的，比如说秘书部门具有办事(指“三办”)与参谋(指智力助手)的职能或功能，就比较一致并无矛盾。但职能的含义范围显然应当小于功能，而大于具体的各项任务。有的同志把职能与工作任务完成等同起来，因而得出秘书部门有办文、办会、信访、档案……等等一二十种职能，则又过于繁琐具体，就事论事，缺少必要的理性上升。在改革开放中，典型的秘书部门的职能既有较大拓宽，也有缩减的地方。以下只就基本的职能作用，按其性质相近情况，分述如下：

(一)后勤保障的职能

1.后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。各种各类秘书部门，其他职能也许有时不那么强调，比如有的单位文字与文书工作可能很少，有的单位没有下属因而督促检查工作很少；但是任何一个单位只要是一个实体，有领导、有职工，有日常工作在每天运转，这种“运动”就要不停地消耗能源与物资，而领导与职工也同样每天要消耗大量的能量与物质，必须有后勤工作予以不断的支持。试估计一下，一个上百人的领导机构，每天消耗的物质与能量，诸如房屋设备、办公用品、车辆汽油、水电气、吃喝拉撒睡，样样得有人管。这些工作通常都属于秘书部门的工作，由秘书长统辖。例如各地市的机关事务局、行政科、交际科、房产科、维修科、总务处、伙食团，大单位的附属医院、职工俱乐部等，一般都属于大秘书工作的范围。中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。

2.后勤保障的职能，是秘书部门工作中花费人员、精力与钱财最大的一系列工作。广义的机关行政管理的内容很宽，主要的有机关(含企事业的领导机关)财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、产权管理、机关所属产业管理、职工生活管理、大单位的交通与治安管理、以及职工与家属的福利事项与文化生活的管理等等。这些工作象一颗颗的螺丝钉一样，保证了机关机器的正常运动，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，机关常需再细设分技职能机构或科室专管，如附属医院、伙食团等；财务科则通常由一位领导分工领导，秘书长协助具体管辖。

3.后勤工作是科学性很强的一系列工作，秘书部门要发挥好后勤保障的职能作用，一是要从革命分工的角度，认识后勤工作的重要、光荣的意义，教育职工牢固树立“三服务”的服务思想；二是要加强后勤改革，理顺关系，转换机制，提高管理水平，实行部分后勤工作的社会化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又红又专，精通科学管理，掌握现代化先进技能的后勤队伍；四是要充实后勤服务手段与必要的设备、设施。

(二)办理文书的职能

l.办理文书的职能是秘书部门传统的职能，古代领导人使用秘书的一个重要原因，就是为了协助领导人处理文书事务。由于随着领导人的政务日繁，各级政权机构的文书越来越多，而且办理文书的专业性也越来越强，已非一般官员所能办理，从而逐渐产生了各级机关领导身旁专门处理文书事务的秘书机构。如秦代的御史大夫寺专门“掌天下文书”，兼“主柱下方书”；唐代的翰林院等官员“协理批答四方章表疏议，起草制诏书敕”；明代内阁设中书科起草公文，设制敕房缮写公文等。及至到了现代社会，由于各种各样的机构单位数量激增，办文要求更为严格与规范，这就使得办理文书成为机关单位秘书部门的一项经常性的也是基础性的工作。

2.办理文书的职能又可分为四个方面的系列工作：

（1）起草撰写公文与其他应用文书。任何实体机构，或多或少都有一定的文书撰写任务，如请示问题、报告情况、制定计划……等。过去人们称秘书为“秀才”、“笔杆子”，就是指此。

(2)文书处理工作，又包括收文与发文两大方面。文书只有经过处理，才能产生作用。

(3)档案工作，也就是把办完而有查考价值的文书，经过秘书部门或其他业务部门立卷归档，最后移交给档案部门保管。档案工作是办文的最后环节，是大秘书的范围。

(4)信息工作，本来主要是各种文书资料的加工工作，由于它的地位作用越来越强，将于后专门介绍。

我国各级办公厅(室)下设的秘书局、处、科，实际上就是办理文书的处室。党和国家对于文书处理有专门的条例规范。

(三)信息加工的职能

信息一词被广泛使用，不过是八十年代以来的事，但信息工作巳经成为秘书部门的重头工作，秘书信息是领导掌握外部情况，认识客观社会的主渠道。中央要求秘书部门发挥好对领导的参谋作用，主要是依靠秘书信息工作与调查研究相结合，向领导提供科学决策的依据。秘书参谋作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘书和秘书部门本身并不是信息源，而只是“加工厂”，所以，对信息加工然后提供给领导，成为秘书部门辅助领导正确决策的—项重要职能。

1.信息是至今人类尚未完全认识的东西，也还没有公认的科学定义，广义的信息很难准确下出定义来，最早把信息概念推广到人、动物与机械之中的科学家维纳认为,“信息是人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”。这话不大好懂，日本学者把它简化发展成一句话：“信息是生活主体同外部客体之间有关情况的消息”。以上说法有三个要点：

(1)信息是指反映客观世界中客观事物的特征及其变化的表征；

(2)信息是客观事物的状态经过传递后的再现；

(3)信息对于接收者是一种有用的知识。

也就是说，信息是指具有新内容、新知识的消息。信息是关于事物运动状态的表述。信息包括自然信息与社会信息，诸如星星闪动，刮风下雨，机器轰鸣，野兽狂嚎，都是一种信息。秘书处理的信息的范围显然要狭小得多，我们把它定义为“秘书信息”。这样，使用秘书信息这一词语，有助于明确秘书向领导提供的信息的范围与重点：即凡属一般秘书部门所必须掌握，为领导决策提供辅助、服务的信息，均属秘书信息，这就是秘书信息的特定范围。

有些领导同志要求秘书部门提供的信息“越多越好”，有的秘书部门也要求下属提供信息条数越多越受表扬，这其实是不科学的方法，会使大量信息无法加工应用，甚至造成信息污染，劳民伤财，这是信息工作的误区。

2.秘书部门的信息工作，从纵的方面，可分为收集信息、筛选信息(即筛选掉大量无用的、价值不大、重复过时的、虚假的信息)、研究信息(指科学地研究，包括统一口径与分类等)、传输信息、贮存信息、反馈信息等不同环节的工作。从横的方面讲，主要是信息工作与调查研究两方面，都是秘书部门的重要工作。

对于秘书部门来说，信息学是一门十分重要的学问，如何加工信息，如何提供对路(优质)信息，如何精简一般(无用)信息，如何处理忧信息，如何开发(增值)信息，都是有待进一步解决的课题。

(四)综合协调的职能

1.综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合权”的部门。秘书部门位居领导近身，地位比较超脱，又具有这种综合权，使秘书部门能够发挥综合的职能作用。协调则是协同动作，统一行为的意思。领导人要使所属范围内外矛盾尽量缩小，工作步骤尽量一致，改善组织之间、工作之间、个人之间的关系使之和谐一致，就必须掌握运用综合协调的艺术。由于秘书部门前述的近身、超脱、综合等特点，使秘书部门成为协助领导开展协调工作的最佳部门。

秘书部门发挥好综合协调的职能，无论从促进科学管理，减少内耗，实现目标的角度，或从改善公共杜会形象的角度，都是非常重要的。

2.综合协调工作。贯穿于秘书工作的许多方面，而不可能设立一个专门科室来做，这是和其他许多职能工作不同的特点。比如信息、保密、档案、文书等都可设立等门科室专司其事；而协调却存在于全部秘书工作之中动。办文有办文中的协调，办会有会前、会中、会后的大量协调，就是处理一件具体内部矛盾事务，比如各个科室之间分配电扇、安排人打扫卫生，也得做好协调才能减少阻力，顺利完成任务。

协调总的讲是领导的职责任务，秘书部门是处于做好辅助事务，辅助领导协调的地位。但对于纯粹机关内部非政策性事务的协调，如前所说的分配电扇一类事情，则秘书长、办公室主任应当大胆负责，把它搞好，这也是减少领导负担的一种服务方式。

(五)督促检查的职能

督促检查是一种领导行为，科学的领导离不开督促检查，领导督查是决策落实的“第一推动力”。历史上虽然秘书机构有时也承担有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期检查各衙门文卷实行督查)和“催报督查”等形式，但在多数时代和情况下，秘书部门不是监督部门，也没有很重的督查任务，更多是限于文书的催办而已。80年代以后，由于形势的需要，中央再次强调了秘书部门要协助领导做好督查工作，赋予了秘书部门新的职能，使督促检查成为秘书部门辅助领导的一项长期工作，它对于克服官僚主义、分散主义、地方主义、本位主义等，以保持政令的畅通，决策的贯彻，具有决定性的作用。按照中央领导同志的指示，如果只有决策、部署而没有督促检查，就叫做任务只完成了“一半”。这在秘书工作中叫做应树立“一半”意识，成为一个专门的新术语。

经过十几年的发展，秘书督查工作已经积累了一定经验，中央制定了有关督促检查工作的条例，各级领导机构的办公厅建立了督查处科。在新时期，秘书部门要加大督查力度，维护党和国家的重大方针政策的健康落实。

(六)“不管部”的职能

在各种领导机关中，还有许多无法归给某一职能科室管理的工作，也会有一些全面性的重要任务，无法交给哪一个科室去完成，领导通常把这类任务交付给秘书部门，这就使秘书部门常常发挥着一种“不管部”的职能。

“不管部”职能内容广泛，难以明确界定。大体上有两大类：一类是常规性的，指机关内遇到的没有其他职能科室专管的，带全面性的日常工作或临时任务。诸如前些年各单位发行公债，宣传部门只管宣传，财经部门只管财务，但总还得有个部门协助领导统筹总管，自然非秘书部门莫属。另一种是指执行机关公务中遇到的重大新情况、新问题，领导也常常交给秘书部门去代表或协助他调查处理，这在现实中也是很多的，特别是高层次的秘书长、办公厅主任，常常从事这类授权的特殊工作。

“不管部”职能使秘书工作产生了有限无穷的延伸，有限是讲它不能超越本机关、本级领导的职责权限；无穷是讲具体的事务各种各样，时刻可能发生，甚至可能赶过本来的工作量。秘书对此应有正确认识与思想准备，把发挥不管部职能作用看作是份内之事，才能有所准备地、积极愉快地完成这些任务。

三、秘书部门如何发挥它的职能作用

(一)需要进一步科学地明确规范秘书部门的基本职能。随着时代的前进、事业的发展、领导人素质的变化，秘书部门的基本功能没有变化，但职能任务则既有拓宽又有减缩。在这种拓宽与缩减的过程中做到科学合理，是一个重要的尚未引起有关方面充分注意的问题。秘书部门的职能应当明确集中，保证机关运转，保证领导重点，主要为领导决策与贯彻决策服务，其他的宜于缩减，不断地延伸会带来“力不从心”的结果。

(二)秘书部门的内部结构，需要进一步科学合理，理顺上下、纵横、左右、内外的关系。改善内部人员结构，以求发挥整体功能，才能在长期人少事多的情况下达到“l+1>2”，做好工作。

(三)提高秘书人员素质，是发挥秘书部门职能作用的基础，需要重视的问题主要有两个方面：一是秘书队伍从工农型到秀才型、经验型，偏政偏文是必要的，但实务技能的培养也是刻不宜缓的问题。没有良好的职业意识(对秘书职业的光荣感、自豪感)与良好的职业技能，均将难以适应现代领导人的需要。比如不懂经济、不会外语、不能操作现代办公与通讯设备的秘书，无疑将难以充分发挥参谋助手作用。另一方面是秘书观念的现代化问题，也是秘书培训教育工作的重点，特别在民间、私人秘书中，效率与效益是一回事。是民间企业生命攸关的头等问题，没有高度的效率与效益观念，慢腾腾的办事、办文，是不具备现代秘书的资格的。还有现代秘书的思维规律问题，也是值得研究的。

(四)加强秘书工作与秘书部门的有关规章制度的建设，如秘书的资格认定与晋升、秘书的工作方法与纪律、秘书工作中许多方面的标准化与程序化、秘书教学大纲等，有的已在着手之中，但要使之完善任务还较艰巨，需要国家有一个机构专门考虑这方面的问题。

篇3：关于秘书工作的参谋职能的探讨

(一) 秘书工作的发展。

在80年代以前, 现代中国的秘书工作虽然遍布全国的各级领导机构, 但基本上是各自封闭守点, 各自为各自的领导稳定服务, 固守成规, 局限性比较大。进入80年代就大变了样, 党的十一届三中全会后的十多年, 中国秘书工作有了飞跃性的发展。新形势下使领导工作的需求起了变化, 需要秘书工作在更多方面起参谋、助手作用。新时期的秘书工作出现了“四个转变”和“四个强化”。“四个转变”也就是四个方面的发展, 即从偏重办文办事转变为既办文办事, 又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。“四个强化”, 即辅助决策的强化;信息工作的强化;协调工作的强化;督察工作的强化。从“四个转变”和“四个强化”中可以体现出秘书提高参谋职能的发挥是一种趋势。

(二) 秘书工作参谋职能的重要性。

党的十一届三中全会以来, 中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展, 是不断发展变化的新形势的需要, 是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要, 是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明, 做好参谋工作, 是秘书工作有所突破的关键所在。秘书作为领导者身边的常备参谋和助手, 秘书工作具有明显的参谋助手作用。其主要表现是:为领导工作出主意, 想办法, 提预案;向领导机关提供资料, 提供信息, 提供咨询;做好事务工作, 尽量减轻领导工作的负担。秘书的参谋工作, 具有其他工作无法替代的作用。首先, 作为领导愈来愈需要秘书的参谋, 它可以充实完善领导的思想。随着改革开放的深入和中国加入WTO, 秘书参与对外事务的工作将愈来愈多, 在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察, 引进外资和境外投资, 对外合作与外事纠纷的处理等等不再仅限于政府外交和外经部门, 而是全国各地区、各政府机构和企业团体都会遇到的工作。秘书部门不仅要操办具体事务, 还要根据国家有关法规和国际惯例, 参与制订有关预案, 准备有关资料, 发挥参谋作用。从秘书所处地位上看, 秘书都处于各级领导机关中枢, 领导人的身边, 一切参谋活动都是为领导服务, 从属于领导的需要的。秘书最接近领导, 往往最先了解领导意图;领导需要什么样的信息资料与建议, 也常可能首先询问秘书, 要求秘书“参谋提醒”, 或提供预案, 去协助解决。这样秘书工作者的新鲜思想、观点、认识, 通过参谋工作与领导思想溶为一体, 就会对领导者的思想有所帮助。其次, 秘书的参谋工作对领导决策具有辅助取舍的作用。领导的最基本职能是决策, 而领导的决策关系着整个组织的正确运营。然而, 领导的职责除包括决定公司的大政方针外, 还包括处理公司中一大堆繁杂的事务。机关和组织设立秘书部门, 最根本的目的则是帮助领导层处理好那些繁杂的事务以及为领导的决策做必要的准备工作甚而参与到决策当中来。因而, 可以说秘书的参谋职能的发挥对领导作出决策具有重要意义。再次, 对领导工作具有提醒警策的作用。由于现代社会的重大决策很少是能仅凭个人经验就可以保证其正确的, 因而领导在进行一个重大决策之前必然都要做许许多多的诸如调查研究、信息分析、科学论证等准备工作。在这个过程中, 秘书人员应经常向领导提供准备适用的信息、资料、文件等决策依据, 并积极向领导提出相关的工作建议和决策预案以辅助领导进行决策。在完成领导者交办工作的同时, 主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息, 这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题, 或启发、警策领导者避免某些失误, 促使领导者不断校正工作的运行轨迹。

二、秘书的参谋职能在具体实施中的问题

(一) 作为领导, 不能否定秘书的参谋工作也不能将秘书的参谋职能夸大。

1.领导不能否定秘书的参谋工作。

设立秘书的目的, 就是出于领导活动的需要, 即为了辅助其领导班子或领导人, 正确进行决策, 并协助贯彻落实。领导者所担负的责任, 通常是带全面性的, 领导人需要多方面的参谋建议, 所以秘书的参谋工作就必不可少。不能将秘书的工作定性为不过是收收发发, 抄抄写写, 接接电话, 送客人等简单的工作, 这种认识是错误的。社会发展到今天, 一个领导者遇到的情况更为复杂, 更加需要别人的参谋辅助, 以保证决策的正确性、科学性。

2.领导不能将秘书的参谋职能夸大。

有的领导将秘书的参谋活动等同于国外的“思想库”、“知囊团”, 把秘书个人活动比之为领导的高参。实际上秘书的参谋活动与广义上的参与决策和出谋划策性质的参谋活动是有区别的, 它是一种有限性的参谋活动, 不具有独立性。广义的参谋作用, 是不受领导思维与意图的限制的参谋活动, 像国外的一些智囊团, 他们的独立性是很强的。而我国的秘书因为是领导的下属, 秘书工作具有很强的从属性, 秘书的参谋活动是以辅助贯彻领导意图为己任, 它是在内容上丰富领导的思想, 使其决策和计划正确, 更符合为人民服务的宗旨。

(二) 秘书自身工作存在弊病。

1.有些秘书善于“摆长蛇阵”。

有些秘书为领导写的公文其中有很多空话、套话和废话, 很多纯粹是应付上级、流于形式、浪费纸张。在他们当中公文写作中的惟上惟书、照抄照转、穿靴戴帽的“党八股”和公式化、雷同化、模式化的现象长期存在, 这就为大批量预制公文提供了条件。在党政机关里也有些人专长于写官样文章, 他们善于用政治上最时髦的观点、报刊上最流行的概念和主观上有意拔高的事例来编制公文, 其写作“秘诀”很容易研发为程序软件。如果作为领导参谋助手的秘书长期写这种文章, 那么不只是秘书的参谋职能无法实现, 也会增加领导的负担, 更甚至托领导的后腿。

2.秘书的自身素质亟待提高。

一些秘书自身的文化素质达不到要求, 因此在写作中会出现一些作假失真和南辕北辙的问题。一些秘书在发挥参谋职能时, 一味追求参谋数量而忽视质量, 致使其在发挥参谋职能时因缺少实践和真实凭据, 而出现虚构作假的问题。领导在作出决策时, 因其秘书知识水平达不到要求, 而出现对领导意图的错误理解, 进而会使其参谋发生反作用。

三、提高秘书参谋职能发挥的建议

(一) 秘书的参谋必须与领导的需要相一致。

首先, 保障和满足领导的需要是秘书参谋的根本出发点。领导在不同时期有不同的特点, 不同的需求, 这是因为领导在社会发展的不同时期所要考虑解决的社会政治、经济、文化等方面的问题有所不同。所以, 秘书应该注重调查研究, 善于分析客观形势。注重调查研究, 就是要实事求是, 从事业的整体功利出发, 考察不同层次的具体问题, 不能惟书惟上、先入为主地对待客观现象。一是要掌握领导需要的及时信息, 先人所知。调研要讲究实效出成果, 应分析客观形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 从宏观、政策、对策上想全局, 议大事, 求上策, 使自己的谋略进入领导的决策圈。其次, 要正确把握领导工作的价值观, 从组织的根本利益、长远利益和整体利益出发, 把握领导思维的时空领域和价值取向;要正确把握领导的职责范围, 从有效发挥领导的职能作用出发, 把握领导工作的需要。此外, 秘书若要时刻能正常发挥参谋职能, 还要把握领导的个性特征、领导风格及其领导思路, 这样才能选择与领导者工作进程相适应的参谋辅助和服务的具体手段和工作内容。

(二) 秘书的参谋职能必须与秘书个人的基本素质相结合。

参谋之本, 集中于秘书参谋人员的基本素质。没有良好的素质, 连一般秘书工作做起来都感吃力, 做参谋工作自然力不从心, 多谋善断更无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用, 正视自身素质的不足, 实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。首先, 秘书要具有正确的世界观和方法论, 秘书只有具备了一个科学的世界观和认知事物的方法, 才能更加慎密的思考问题, 给领导以最有价值的、最全面的参考信息和备选方案。其次, 应加强学习锻炼, 自我提高。掌握参谋业务知识, 熟悉参谋方法。在学习知识的初级阶段, 对各方面文化知识不能有喜恶之分, 学习要覆盖面广之又广。在学习知识的中级阶段, 应对秘书工作中遇到的文化知识问题加以学习, 巩固和加强。在学习的最后阶段, 就是关注专业的参谋知识, 产生自己的看法, 有独特的见解, 使其参谋更有力度, 更准确。

(三) 领导应为秘书的参谋职能的发挥提供条件。

领导要利用良好的组织形式, 广开言路, 集思广益, 运用秘书部门的集体智慧, 提高参谋的整体效用。比如, 一些党委办公室开展的“议政会”、“形势分析会”的活动, 编发参谋性刊物, 都收到了显著的效果。参谋工作弹性较大, 尤其在这项工作开创之初, 更需要制度做保证。为了完善参谋活动, 也很需要建立健全有关的参谋活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度, 促使参谋工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道, 进而实现科学化。

四、结语

现代社会, 领导的决策行为已经发生了变化, 就是决策功能由领导者绝对的决策主导, 向相对强化的参谋辅助延伸。领导者要真正进行科学决策, 必然要更多、更开阔地借助秘书的参谋作用。秘书的参谋活动是秘书的重要工作, 它既迎合了现代组织管理体系的需要, 也是秘书自身素质发展的必然, 更是领导活动效率和效益的可靠保证。因此秘书只有根据时代要求不断完善自我, 努力提高素质, 充分发挥参谋职能作用, 才能真正成为一名优秀的秘书。

参考文献

[1].方习文主编.秘书原理与实务[M].广州:广东大学出版, 2006

[2].谭一平主编.秘书工作案例分析与实训[M].北京:中国人民大学出版社, 2007, 6

[3].徐勇主编.基层秘书工作实务[M].武汉:湖北科学技术出版社, 2008

篇4：浅析高校教学秘书的职能与作用

关键词高等教育系统教学秘书教学管理队伍职能定位

引言

随着社会不断发展，教学工作与科研任务成为高校两个最基本的功能，而在学校教学工作中，教学秘书又是一切教学工作的基础。教学秘书作为系主任、业务副主任教学管理工作的助手，在行政方面接受系主任、分管副主任的领导，并且接受学校教务处的业务指导，可以说是连接一个学校的教务处与各个学院之间的桥梁，是各个学校教学主任的贴身助手，一直位于教学工作的最前沿，在整个教学管理工作中有着极其重要的作用。

一、高校教学秘书职责

1、协助系主任制定或者修订教学计划

我们说每个学校的教学计划是其保证教学质量与培养人才标准的重要文件，也是组织实际教学过程与安排每学期教学任务的依据。所以，高校教学秘书要根据实际教学计划的要求与自己专业教师的人数来科学、合理地安排每学期、每个课程的环节。

2、协助系主任实施教学计划，协调并且及时去解决问题

学校有着正常的教学秩序才能够确保工作正常化，针对一些教师请假情况来及时调整，避免出现教学事故。并且要及时检查教师的补课情况，来维护教学计划的正常执行。高校教学秘书要深入到师生群体中，去不断参加座谈会，去倾听了各个方面对日常教学的意见，并且将搜集到的多种信息来及时反馈给院长。

3、做好教学档案收集、管理工作

高校教学档案是日常教学计划所执行的重要依据，也是教学各个环节的定期记录，所以教学秘书也要对其进行整理整合工作。要保存学校、教务处、学院下达的教学规定、文件，让管理工作顺利进行；为院校领导开展教学管理工作提供基本依据；保管整理学生档案、成绩单，便于教师全面掌握学生情况；将以往试卷整理存档作为学校原始资料。

4、特殊学生管理工作

当前高等教育逐渐从精英化教育转变为大众化教育，因此让生源逐渐下降，许多学生无法在规定时间内完成学习任务，因此去选择延长学习年限，或者因为自身所欠学分过多而不得不降级的学生占有比例日益增多。如果顺其自然，只会让这些学生迷失了方向，有可能误入歧途。所以，教学秘书要与辅导员密切配合，构建完善的管理机制。

二、高校教学秘书所需要具备的素质

1、政治意识

我国高校是培养中国特色社会主义合格建设者与接班人的主要阵地，因此教学秘书必须要时刻将政治方向摆在第一位，要深入理解我党的方针、政策、路线，对于高等院校教育的发展趋势有着准确把握与判断。并且在实际工作中，高校教学秘书需要经常参与到一些重要事务中，并且也要负责学校高机密的档案管理工作，假如没有过硬的政治素质，是难以胜任工作的。

2、服务意识

高校教学秘书必须要时刻树立起“为教学服务，为师生服务”的思想，因为教学秘书所服务的对象具有特殊性，是有着自己思想的人群，由于他们年龄、职称、性格、学历、背景等方面有所差异，所以为实际服务工作带来巨大困难。因此高校教学秘书工作务必要以真心诚意服务为原则，排解师生的困难，要任劳任怨为师生服务。除此之外，教学秘书还要按照学校的资源现状，将教学活动中需要的多种能够利用的资源选择最优方案组合起来，进而提高教学质量，并且能够充分地利用院校存有的教学资源，去为师生安排教学活动，调动他们的积极性。

3、统筹管理能力

我们说科学发展观的核心方法就是统筹兼顾，而高校教学秘书的日常工作有着复杂性的特点，几乎涉及到院校所有的教学管理工作，既有着常规化的程序化工作，并且也有着难以预料的突发性事件。并且，教学秘书日常工作也具有规范性、时限性的特征，因为高校日常教学管理是按照不同专业的不同年级，不同学期的不同阶段来进行不停运转，对于课程安排、成绩考察等都属于教学秘书的工作范围。并且，在每学期对教学内容安排，新生入学以及学生毕业，都要有着严格的时间限制，容不得我们半点差错。而这就需要高校教学秘书有着统筹兼顾的能力，要分得清事情的重要性与次要性，从而合理地安排时间，突出日常工作的计划性与针对性。

4、良好的沟通协调能力

我们说高校教学秘书的位置是整个教学管理的核心，其中一项重要工作就是要进行有效地协调与沟通。日常工作中不但要做到了“上令下达”，并且也要能够实现“下情上传”的目标。这些沟通协调有各个专业之间，院系与教务处之间的沟通，并且学校领导、专业主任、各班级辅导员、专业任课教师都要进行及时联络，还要对每个教学过程的计划安排有着建议。因此必须要教学秘书有着良好的沟通协调能力，一方面服从院校领导的安排，并且也要自行对各个专业教师的课程进行合理安排。

三、结语

“上面千条线，下面一根针”，高校教学秘书处于教学一线，有着重要的责任，所以在日常工作中必须要正视自己的地位与作用，顺应时代潮流，进而推动日常教学管理的发展与创新。

参考文献：

[1]李卫东.高等师范院校教务秘书综合素质培养策略研究[J].湖南第一师范学报，2009（3）.

[2]刘晨凌.关于高校系级教学秘书工作的几点思考[J].常州工程职业技术学院学报，2007（3）.

[3]陈文贵，杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报，2002（4）.

[4]杨芳青，陈祖祺.新时期高校外语院系教学秘书工作初探[J].福建师大福清分校学报，2003（3）.

[5]徐芬.浅谈新时期高校教务秘书的综合素质[J].福建商业高等专科学校学报，2005（6）.

篇5：秘书部门的职能

一般而言,对于秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透的,其共同的目的都是为领导工作的有效和有序提供辅助与服务,以促进领导工作效率的提高。准确理解和把握机关秘书和企业秘书的职能及其差异,是深入理解解政府和企业的关系,已经在各自岗位做好秘书工作的前提。

一、在办公事务辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析

(一)机关秘书和企业秘书在办文上的差异

办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。

机关秘书进行办文最终大多是以国家政策法规的形式出现的,是国家行使统治权利的载体和工具,最终目的是实现政府的管理职能。所以,机关秘书的办文工作体现出强烈的政策性,同时会对整个社会产生强制力(如论是软强制还是硬强制),其影响将涉及整个社会。然而,企业秘书的办文大多是涉及企业内部运作的过程,其影响力只是在企业内部有效,同时办文的内容大多是涉及企业内部的管理,并不必然与政治挂钩,因此体现为更多的现实性和实用性。

(二)机关秘书和企业秘书在办会上的差异

秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期的会议效果提供服务。由于机关和企业在职权和性质上差异,其所办的会议也体现为不同的目的。

机关秘书所办会议大多是作出决议、发布决策指令、行使权力等。多数会议是作为信息的沟通和发布渠道。机关秘书在传统上更多的关注会议对政令传达的准确性以及发布的效果。然而目前值得注意的是,随着我国民主化进程的推进,当前机关的管理思路更趋于成熟和民主,在制定决策的过程中更多的引入了公众参与制度。机关秘书的办会已经不仅仅局限于初期的内部会议或是新闻发布会、记者招待会等传统模式,因此,机关秘书的办会思路也应该与时俱进,改变机关主办方高高在上的固有模式形成平等议事形式,这期间还要求机关秘书在办会过程中平等的兼顾各方与会者。企业秘书的办会大多是为了沟通、集散信息、形成共识、布置或商洽工作、增强组织凝聚力或是推进工作实现管理目标。企业秘书大多筹办和服务经理办公会、董事会、股东会、职工代表会、业务洽谈会等。

(三)机关秘书和企业秘书在办事上的差异

秘书为领导操办事务的范围相当广泛,大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。

机关秘书在办事方面更多的体现出权力的特征。无论是在处理日常事务、随机性事务还是授权性事务,在负责的职权范围内起到了主导和信息的控制者的地位。因此,便会催生出腐败的问题。比如秘书在处理授权性事务的时候,可以利用信息优势,将信息作为资源,从利益相关方收取回报;再如机关秘秘书常常要对领导的来访、电话和事务等进行挡驾和截留,但机关秘书也可以根据自己的利益利用它来堵塞信息通道,不让对自己或与自己有关的不利的信息进入领导的视线。同时,也可利用这种方式来截取信息,将有价值的信息拦截后告知利益相关方,甚至其在中间起协调和疏通的作用,将单位的利益转化成个人的利益。近年暴露出来的多起机关秘书腐败案件,值得人们警醒。

企业秘书在办事方面跟多的时间花在处理日常性事务上。秘书每天都要操办的事务,如整理领导办公室,保证领导办公不受干扰,处理公务电话,收发、传递领导阅知,根据领导工作需要协助领导安排工作日程并做好准备,整理机关内务,值班事务、内外沟通和来客接待工作等。企业秘书在办事方面更多的体现为分内工作的按时、按量完成。

二、在参谋职能辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析

秘书人员自始就被称为领导者身边的参谋助手。在秘书工作历史发展中,秘书对领导工作辅助的方式、内容等虽然一直处于变化发展中,但参谋智能辅助一直是秘书职能范畴中的重要组成部分,而且随着社会的发展,领导者对其秘书参谋智能辅助的需要越来越强烈。在当代社会,大凡事业有成的机关领导者身边,都有精于办事、善于参谋的秘书人员。机关秘书在某种程度上充当了领导顾问的角色。秘书因其近身性和领导建立了彼此信任的关系,同时由于秘书工作需要沟通各方面的关系,接触和处理大量的信息,所以其看问题的角度更加全面,加之某方面的专业技能,更能为领导提供有价值的参考意见。机关秘书在参谋决策方面更多的体现为帮助领导从多个角度分析问题以及提供可行性的建议。

三、在管理协调辅助职能方面机关秘书和企业秘书的差异分析

在现代管理实践中,由于环境条件的变化、认知水平的差异、资源状况的不同、利益配置的问题或工作上出现的各种失误等,往往使组织协同配合的有序运转出现种种失调和矛盾。为了化解失调和矛盾,现代领导者特别重视管理协调,除了在各职能管理方面强化协调功能外,还要求秘书工作加强对管理协调的辅助。机关秘书对管理协调的辅助,主要体现在督促检查、信访事务等方面。机关在工作中要辅助领导对不同部门进行协调管理,同时接待和协调不同社会群体之间的关系。企业秘书的管理协调辅助职能主要体现在对领导活动安排及随机调处矛盾等方面。为了保证领导合理而高效的利用和分配时间,企业秘书承担着对领导时间的管理和规划者,同时为了保证领导能够有充分的时间和精力去处理最为重要的问题,企业秘书还需对随机发生冲突和矛盾进行调处和化解,保证企业各项工作有序开展。(免费看电影tang)

四、机关秘书与企业秘书职能未来的发展趋势

随着当前经济全球化和一体化的进程,以及我国国企改革的进一步深化,机关秘书与企业秘书在职能上将呈现出更为复杂的关系,二者在职能上呈现出分化与融合的可能性