会议管理系统

关键词： 音视频 会议 多媒体 系统

会议管理系统（精选十篇）

会议管理系统 篇1

1 设计思想

在设计多媒体会议系统时应从该多功能会议厅的使用特点和功能需求出发, 做到量体裁衣按需设计, 要重点考虑系统的兼容性、设备的先进性、开放性、实用性、扩展性及人性化的控制和操作。

2 子系统设计

2.1 大屏幕拼接显示系统

大屏幕拼接显示系统能够在大面积屏幕上将来自DVI、RGB、VGA、复合视频、网络计算机等多种不同类型信号输入进行集中显示, 可以在全屏的任意位置调用任意信号显示, 支持底图显示、整屏显示、单屏显示、功能分区显示、跨屏显示等显示模式, 可以实现窗口漫游、窗口叠加、缩放、画中画等功能。

拼接类型主要有DLP拼接、液晶拼接、等离子拼接、投影融合拼接等。DLP、液晶、等离子拼接显示系统主要由拼接显示单元、拼接处理器、矩阵切换器和应用软件组成。投影拼接系统主要由投影机、背投幕、反射系统、拼接控制器、融合处理器及应用软件组成。

投影融合拼接分为正投和背投两种方式, 正投方式安装简单但抗环境光线干扰能力较差;背投方式抗环境光线干扰能力强, 缺点是投影幕后方需要有足够的纵深, 可通过使用投影反射系统来缩短投影距离。另外三种拼接系统则需视实际场地情况选择前维护或者后维护方式。

2.2 会议讨论系统

在会议厅实现现场会议, 可通过选择不同的会议系统产品实现纯讨论、表决、同声传译、会议签到、电子桌牌显示等功能。会议讨论系统分为手拉手有线会议系统和无线会议系统两种。无线会议系统主要有两种技术实现方式, 一个是基于射频 (无线电) 技术, 另一个是采用模拟/数字音频传输的红外无线技术。

会议讨论系统一般由会议主机、主席单元、代表单元、专用电缆、无线收发装置以及配套的管理软件组成。会议系统主机可与中控系统、音响系统等设备配合使用, 并可配合摄像跟踪系统实现摄像自动跟踪功能, 实现高科技会议。

2.3 摄像跟踪系统

摄像自动跟踪是利用云台摄像机的定位功能, 可由中控主机、会议主机或者带VIDEO矩阵的摄像跟踪主机控制摄像头对指定区域进行摄像, 利用软件为摄像头和发言设备之间提供一个接口, 实现系统间的联动控制。系统可配置1个或多个摄像机, 当某发言人的话筒被激活, 拍摄这个位置的摄像机也被激活, 显示当前发言人的图像;也可以通过人工操作摄像头对发言人进行追踪、定位, 并通过视频播放设备 (电视墙、投影机) 播放。

2.4 多媒体会议录播系统

多媒体会议录播系统基于IP网络, 对视频会议中的音频、视频和计算机动态屏幕内容进行同步录制, 系统支持高清/标清视频信号、数据信号和混合音频信号的综合录制、网络直播、点播下载等应用。

多媒体录播系统主要由编解码器、录播主机组成。录播系统的图像、声音和数据信号接入由摄像跟踪系统、音响系统、信号切换系统提供。

2.5 音响扩声系统

扩声系统又称为专业音响系统, 多功能会议厅扩声系统需要满足会议用的语言扩声、音乐扩声、多媒体展示用的多媒体扩声等应用。它最基本的设备一般包括扬声器、功放、调音台、话筒以及周边的一些调控设备 (如均衡器、抑制器、音频处理器等) 。

音响扩声系统的设计, 需结合建筑声学和电子声学全面考虑场所的声场均匀覆盖, 扬声器的选型与安装位置尤为关键。针对该场所的建筑构造采用计算机声学设计软件建立仿真模型, 将扬声器的布置参数输入至软件进行计算分析, 模拟计算出该场所声场表现情况, 从而验证扩声系统的声学特性指标是否达到或超过相关标准规定的指标参数。

另外, 在系统中可选用智能数字音频处理器等周边设备作为辅助, 通过处理器的多功能信号处理能力, 可以有效地针对不同的使用场合和使用人员需要进行编辑储存, 使系统在每个使用条件下都有最适合它的音响效果, 并通过与中控对接以触摸屏方式操作整个音响系统。

2.6 集中控制系统

集中控制系统一般由可编程控制主机、触摸屏、电源控制器、调光器以及控制软件等组成。系统具体能实现的主要功能如下:

1) 多媒体信号控制:控制视频、音频、计算机设备的操作和信号的切换与处理;会议实况的直播、录制与点播;2) 电器设备遥控:拼接墙、DVD、录像机等设备遥控以及各设备电源控制;3) 会议系统控制:话筒管理与发言控制;发言系统工作模式控制;话筒开关、发言顺序与发言时间控制;会议模式控制;摄像联动控制。4) 环境控制:灯具开关、灯光亮度调节、电动窗帘控制、空调遥控等。

2.7 信号切换处理系统

信号切换处理系统对会场音视频信号源进行处理, 包括转接、分配、切换、倍频、多屏拼接等, 达到信号资源共享的目的, 使会场能轻易地获取任意一个或多个所需的信号, 满足各种不同功能的需要。按产品类型可分为拼接处理器、矩阵切换器、分配器、转换器、长线驱动器、光纤传输器等。其中矩阵切换器按信号类型可分为:AV矩阵、RGB矩阵、VGA矩阵、HDMI矩阵、DVI矩阵等。

2.8 多媒体周边设备

会议厅可以播放多种音视频信号以及进行现场环境调控, 这需要配置相关的多媒体周边设备, 如:DVD、硬盘录像机、电脑、实物展台、电子白板、电动升降器、电动窗帘、现场灯光等。

3 结论

多功能会议厅的建设综合了数字会议、音响扩声、多媒体演示、摄像、中央控制等众多不同类型的产品, 涉及声光、电、信息学等多个领域。因此, 各种产品相互间的协调操作非常重要, 系统集成的好坏关系到整个系统的成败, 要求在设计中各子系统需具有模块化结构, 既能独立工作, 也能集中并行控制。

摘要：多功能会议厅会议系统的建设综合了数字会议、音响扩声、视频显示、摄像、中央控制等子系统, 本文就上述各子系统的设计进行简单的介绍分析。

关键词：多功能会议厅,多媒体会议系统,集成

参考文献

[1]刘三久, 段震寰.多媒体会议系统设计技术与应用[M].1版.中国建筑工业出版社, 2009, 8.

会议管理企业企业如何管理会议 篇2

会议需要多位管理者贡献信息、共同研讨、做出科学决策，需要同时占用他们的时间。对于企业来说，最不可再生的资源就是时间，尤其是总裁等高层管理者的时间。而要同时协调多位高层的时间更是困难，随意扰乱高层的时间安排更是巨大的失误。

另一方面，时间的投入分配，也代表了对业务领域的重视程度，也意味着企业资源投入的倾斜。我们很难说企业很重视某项业务，但就是没时间管。如何在各个业务领域合理地投入资源、召开会议，对业务的稳定发展也是至关重要。

从不少的现状来看，企业高层已经感觉到“乱”，尤其是会议的管理“乱”，这与我们以往提供过咨询服务的很多客户有类似的情况。经过企业内外多年的研究，针对单个会议如何高效地召开，已经有了很多措施;但会议的体系、会议之间的关系还没有引起企业足够的重视。如果不从会议的体系着手进行改进，单个会议的效果也很难体现。会议的改进可以从三个方面着手，目的就是要打造有节拍的会议管理体系：

1、 企业高层的会议时间与运营节拍保持一致

会议是管理的一种手段，而管理要从属于业务，因此企业高层的决策会议时间要与业务运营的节拍保持一致，在业务决策的高峰期要合理避开可调整的会议安排，

要分析企业的业务特点，通常可以一年为周期来看运营的规律是什么，在什么时间点会出现决策的高峰，这些需要进行仔细的梳理，尽量事先安排出来，在此基础上可以分析出决策的高峰期，从而可以提前协调相关管理人员。

2、 企业管理中必需的会议要有很强的计划性

对于企业损害最大的就是临时会议，这类会议的出现往往意味着突发事项，但也意味着打乱了所有与会人员的安排。就象某些集团生产管理部，被过多的临时会议打乱了内部的管理，已经影响了具体业务的运营。诚然，突发事项是不可避免的，但企业要尽量减少本可以提前预期的突发事项，企业必须思考如何把一些事项安排的更有计划性，把能提前考虑清楚的必需的会议提前计划好。这样，各参会部门就能够把这个时间提前安排出来，并且提前进行信息的收集和分析。

3、 企业高层在各方面的时间分配要符合发展需要，并有一个合适的比例

一个企业的发展是有众多业务领域协同完成的，因此高层对各个业务领域的管理不能因为个人喜好或其它原因，造成在各方面的时间分配不合理。与总部在一个办公地点的部门，可能比较容易地获知最新的企业动态，与企业高层有较多的沟通，也就能采取更多的行动，有了行动就又能更多的沟通，结果就是这个部门占用了过多的企业高层的资源，而其他部门受到了积压，这种时间资源的分配实际上阻碍了企业的发展。

高层会议管理 篇3

有效控制，念好“会议经”

经常听到一些企业的高层发出这样的感叹——“开会比较烦!”他们为什么会这么说呢?总结下来，他们之所以“比较烦”的原因有：会议已经很多了，但是临时会议仍很多，常常被会议包围；常常列席一些跟自己负责的领域没有关系，亦不需知情的会议，无法做评论；会议缺少议程控制，议题本身与会议类型不合适，缺少提案，议来议去经常无果而终……

管理大师彼得?德鲁克说时间是管理者最稀有的资源，如果把宝贵的时间浪费在让高层“比较烦”的“会议”上，岂不是太可惜了?

本专题《高层会议管理》与《会议决而不行，谁之过?》两篇文章就将与您共同探讨如何更加有效地利用企业高层管理者的会议时间，让企业最珍贵的资源产生真正的价值。

也许企业对会议进行了管理，建立了会议体系，以为这样就可以完事大吉，《为和谐会议体系“正名”》要告诉您——会议管理没有句号，唯有不断检讨和改进才能使会议体系持续“和谐”。

《给会议戴上“六顶思考帼”》与《精简会议：先梳理后治理》从微观层面与您探讨会议管理两个主题，一个是如何把该开的会开好，提高会议效率；另一个就是精简会议，可不开的尽量不开，可不参加的人尽量不参加，可开得简短的尽量简短，可低成本的尽量低成本。

AMT咨询提出的高层会议管理；认为高层会议的安排应与企业的战略决策，管理流程，业务决策结合起来；形成企业有规律的决策节拍。

彼得·德鲁克被誉为现代管理学之父，他在《卓有成效的管理者》一书中曾经说过：时间永远是管理者最宝贵和最稀缺的资源。除了彼得·德鲁克，还有无数管理大师都在研究时间管理，时间具有的特性在于时间的稀缺性和不可替代性，而所有管理者一生的挑战和研究的重点，都是在时间总量相对固定的前提下，如何能“管的更宽”。管的更宽就意味着管的更少，管的更少还能管的住，这就是时间管理研究的起点。

如图1所示，AMT咨询提出的高层会议管理，就是在时间管理的基础上，沿着企业运行轨迹，逐步认识到会议是高层时间支出的核心部分，是高层掌控企业、传达战略思想的一个基本方式。

时间总量与时机的管理

我们经常看到一些发展得非常快的企业，高层一天有16个小时都在工作，感觉时间用的非常饱满，处理的事情非常多，但时间仍然过得非常快，企业仍存在大量他们认为只要自己有时间就能解决的问题。即使是一些大企业的高层，也是如此。前些时候，柳传志参加一个会议时谈到联想当初化多元化战略失败的教训与经验时说：“在推动新的业务开展的时候，我们实际上还是有足够资金支持，业务骨干的力量基本还是够，缺的是什么呢?现在看明白了，当时主要缺的是领导人——第一把手精力的资源。”

事实上，飞快发展的企业高层的困惑与柳传志所讲，都指的是随着企业的不断发展，企业内出现的问题数量与难度都在增加，对企业高层的挑战正来源与此，在时间总量相对固定的前提下，如何管的少些，还能管得住。

管得住，是对企业高层的挑战。不管多大的生意，在企业控制的链条上是相似的。从董事长、CEO到CFO、CIO，打个比方这些高管加起来的年薪是5000万，那么企业实际上是用5000万来控制营销、研发等上亿的支出，每个领域下又通过工资的激励体系把各个业务体系控制起来。这就是企业高层的杠杆效应：用一个杠杆来控制更大的资源。

在这个领域里，有一个普遍的特征：时间是固定的，一天就是24个小时。时间管理总量不可增加，不会因为企业规模从10个亿增长到100个亿而改变，也不会因为我们给这个高层100万还是200万而改变。

这是高层会议管理的一个重点，也就是在时间总量相对固定的条件内如何有效工作。在有限的时间里，管哪些才能管得住；当企业发展起来，少管哪些还能管得住。

时间管理的另一个重点在于对时机的管理。在企业的实际应用中，时间区别于其他资本，比如与企业中的固定资产、原辅材料相比，后者只要买来东西，可用也可不用，可以存着。但花在一个人工上的成本，当我们把这个人招聘来的时候，就开始支付工资了。也就是说，对高层时间的管理，就是对成本的管理。前者通过数量来控制成本，后者通过工作的有效性来控制成本。

同时，时间管理区别于其他资源管理，有着另一个显著的特征，即时机的把握。这是我们中国人常常讲的“合适的时间做合适的事情”，“合适的时间”与“合适的事情”的匹配，即是时机。时机这个概念，我们进一步解释可以理解为：资源是一样的，但时机的把握决定了做这件事情能否成功。

高层以会议为解决问题的常态，在快速发展的企业中，更可以看到，高层常常临时召开会议，以求问题的快速解决与推进，就是对时机的把握。时机分为二种：一种是重复的时机，一种是不重复的时机。我们以两个实际案例来进一步阐述时机管理在企业管理中的重要意义。

重复时机

每年学生即将毕业的时候，公司可以去招新员工，这是招聘的时机；每年的“十一”长假，商场可以做促销。每年都有这样的机会，这就是我们讲的重复的时机。把握这个时机的根源在于，利用这个时间点可以用少的成本做这件事情，错过了就需要付出更高的成本。在高层会议管理体系中我们用会议的节拍来安排这些会议议题，以稳定这类时机。重复性的时机管理对企业来说是核心的经营内容。

不重复时机

而不重复的时机是什么呢?好比司机开车走在路上，不出事故是因为他在不断监控周围的环境。对企业来说，也一定要把“监控环境”的时间拿出来，尤其是一些关键的环境变化。比如政府高层和竞争对手的情况、KA的管理等，每隔一段时间再去关注一下，保证我们一直睁着眼睛，能够关注到关键点的变化。在高层会议管理体系中，这也是会议节拍与会议议题设计的核心。

基于会议的战略执行推动体系

刚刚我们讲到，高层会议管理的一个重点在于时间总量固定的情况下如何有效工作及对时机点的把握，另一个影响高层时间和企业时间分布的重点是企业业务模式。

先来举个例子。我们都知道，企业高层工作的方式是以发现问题、解决问题为常态。沿着战略路径，不断地推进企业行进的方向、速度。那么，高层是如何认识到一个问题被解决了的呢?

比如你现在想解决一个比较棘手的问题，如果工作还没有做，那么在企业中，拆分工作的步骤通常是这样的：

内部立项，确定关键点，包括责任人，实施时间等。

立项后，在任务执行层面有一个维度是里程碑、计划与进展。问题的解决落成一个任务后，老总的心里仍是担心的，对这个任务的完成情况与结果总要花时间去操心。解决这个担心的方法是需要下属定期汇报，以结果为导向将汇报时间、汇报哪些内容等确定下来。

里程碑和计划确定下来，马上就会面临另一个

维度的落实，即每个子任务的责任人，这些责任人是哪个部门的。在企业内部，是一个划分边界的问题。

如果这个问题企业内部不能完全解决，需要与外部机构一起共同完成。高层关心的还包括解决问题需要多少成本或需要付出多大的代价。

在这个例子中还包含着几层的含义，是AMT战略执行保障体系中提及到的另几个词语：集团管控，战略实施路径，经营分析体系，会议体系。

实际上高层会议管理即是将经营分析指标以会议体系的方式体现出来，每次通过汇报来定期监控。其实对一个问题的拆分并不是难事，而是说当企业的盘子大到一定规模时，问题的出现、解决问题的时间长度与所需资源、问题与问题间的关联都有着足够的复杂度。

所以，在AMT的高层会议体系里，有几个核心的内容：基于高层有限时间内对企业的控制来说，设计了经营分析体系；对企业重点的安排，放在了会议体系的时间分布中；对于时机的管理，以在什么时间开什么会来控制。

总结下来，高层会议体系设计有几个核心要点：高层基于战略的时间分布；对于时机的管理；基于时间对业务模式的调整等。

高层会议管理，由知到行

从表面上看，会议体系的构成大概是：

一年有多少会议?会议的时间、议题的安排与分布是怎样的?

每一次会议，要决策什么?达到什么目标?

需要谁来做决策?哪些人参加?

需要什么信息支持?相关部门需要做好哪些准备?

但实际上看，会议体系是企业管控的核心。上面的内容简要介绍了会议体系对高层时间管理、企业管控的重要意义。下面我们简要梳理一下会议体系设计的重点。

首先，在企业中会议发起有哪些特点，也就是说企业基于什么原因而决定发起一次会议，为什么要高层和业务核心来参与。如图2所示，有以下几点：

集团管理层使用例会制度；

运营层面强调以产品季为核心的业务模式特点；

多业务协调而发起的会议；

重大事件动员与讨论。

事实上，当我们将各种考虑到的因素梳理后，可以清晰地看到会议体系在不同企业中的区别，主要在于其决策规律的不同。然而这些差别，反映在企业内部却是稳定的，即单个企业在决策规律上是有序的。

在设计会议体系中，我们需要特别关注的节点包括：

多个业务之间的协调，同样的月度会议，每次的议题重点是变动的；

考虑议题之间的相互关系，对会议议题的优化；

人员时间的协调和冲突，比如高层时间有优先权；

尽量把多个议题安排成一个会议；

每年根据企业业务需要的时机(如服装企业需要关注气候和节假日等)对会议进行调整；

考虑会议地点的合理安排；

项目里程碑。

每一个考虑因素的背后都是对企业运营的深入理解，都需要认真地纵深思考。如行政体系在安排会议时，常常事先告知参会人员会议的议题。那就以行政通知开会的议题为例，来看下会议议题的设计与优化。

议题的确定，通常是由会议发起人来确定的。会议议题确定的影响因素有企业的管控模式、年度战略计划等，在议题设计中有二个核心：一是议题的紧迫性和重要性是确定会议优先级的核心标准，而不仅从参与人、决策人角度；另一个是议题的次序，需要考虑决策议题之间的先后关系、关联逻辑。

以预算类会议议题的安排来看，从预算纲要的安排到年度预算的汇总的时间来看，通常是清晰的。在政府单位，次年预算的安排在上年10月份确定；在企业里，这个时间可能会错后一些，如在当年的1月份完成。无论10月还是1月，我们可以非常明显的感受到，这个时间点的把握是固定的，即必须在这个时间段内完成预算设计的讨论与安排。在议题安排时，我们需要按企业年度经营计划来安排预算类会议。

在这一类会议中，我们又看到，不同的部门参与到了预算设计的不同环节。从高层决策来看，参与的会议在整个预算类会议中是一前一后。但为了支持高层的决策，不同部门提报了不同的数据，这些数据与议题间有着非常明显的上下游的逻辑关联。在安排议题时，我们需要考虑到议题间的关联。

对整个企业来说，会议议题的设计还要更为复杂一些。比如战略类会议对经营类会议的影响，业务运营会议的稳定安排，外部环境对企业决策的影响……统筹考虑后，整个企业全年的会议就像一张地图一样，就可以按稳定的节拍有前有后地开展。

硬件视频会议系统管理要点 篇4

硬件视频会议系统, 是指视频会议终端部署在固定的会议室, 与会者开会必须到这个安装有硬件视频会议终端的房间才可以召开的视频会议。比起软件视频会议, 硬件视频会议具有集成度高、安全性和稳定性高、音视频效果好、操作灵活等优势, 但管理起来较为繁琐, 本文通过分析硬件视频会议系统的组成和特点, 着重讨论如何管好用好硬件视频会议系统, 使视频会议开得圆满成功。

硬件视频会议系统组成

硬件视频会议主要由5个系统组成, 分别为:网络系统、视频输入/输出系统、音频输入/输出系统, 视频会议组会系统、中央控制系统。

网络系统主要包括出口通信链路、路由器、网络密码机、防火墙、交换机等组成。其中, 通信链路提供上联网络的通信链路;路由器提供广域网路由和接入功能;网络密码机提供网络视频数据的加密功能;防火墙提供访问控制功能;交换机提供会议终端和控制计算机的网络接入功能。

视频输入输出系统主要包括摄像机、液晶电视、投影仪和投影幕、AV矩阵、VGA矩阵和视频分配器。AV矩阵可以将本地摄像机和视频会议视频信号分配给采集卡, 经数模转换后传给其他会场或者本地液晶电视、投影仪。VGA矩阵可以将接受到其他会场的视频信号和本地的视频电脑信号分配给液晶电视、投影仪可投影幕等视频输出设备 (如图1) 。

音频输入/输出系统主要包括有线话筒、话筒主机、调音台、数字音频处理器、功率放大器和音箱等设备。与会人员通过有线话筒进行发言, 实现本地音频的输入, 通过调音台、数字音频处理器、功率放大器和音箱等扩音设备实现控制本地音量、控制远端视频会议音量和调节控制室内监听音量等功能 (如图2) 。

视频会议组会系统包括视频会议终端设备、MCU设备和会议控制计算机。其中会议终端设备集成了音视频编解码技术, 将来自本端的音视频模拟信号通过终端编码网络送到目标终端进行解码, 然后输出到显示设备上。MCU将来自各会议场点的信息流, 经过同步分离后, 抽取出音频、视频、数据等信息和信令, 再将各会议场点的信息和信令, 送入同一种处理模块, 完成相应的音频混合或切换、视频混合或切换、数据广播和路由选择、定时和会议控制等过程, 最后将各会议场点所需的各种信息重新组合起来, 送往各相应的终端系统设备。会议控制计算机安装会议控制软件包, 负责整个会议的调度控制建议通过软件方式来完成。如会议的召开和结束、邀请和除名某个用户、会场轮巡切换等等。

中央控制系统主要有中央控制主机, 无线触摸屏和有线触摸屏。主要负责整个硬件视频会议系统的开启和关闭, 视频信号切换控制、电脑信号切换控制、摄像机的放大缩小和方向调节。

硬件视频会议系统特点

硬件视频会议音视频效果好、安全性和稳定性高、操作灵活等优势得益于采用了以下几种技术。

1. 高质量的音视频编码技术

比起软件视频会议, 硬件视频会议在音视频方面的质量都普遍高于软件产品, 硬件视频会议中的视频采用的H.264视频编解码, 能支持QCIF, CIF, 4CIF的图像分辨率, 在2M的网络带宽下仍能达到较理想的视频效果, 在同样的带宽情况下, 图像质量提高50%以上, 对网络传输具有更好的支持。音频编码采用了G.722的编码技术, 保证了音频在采集后的快速、准确、高效的编码。

2、优化的通信协议

H.323是基于分组交换的视频会议标准。由于依托于数据网络, 因此H.323视频会议系统具有非常灵活的网络结构, 不需要为视频业务提供专门的信道。只要数据网络到达的地方, 就可实现视频通信。除了视频传输之外, H.323还能提供视频点播、网上直播、数据会议、桌面可视通话等丰富的多媒体应用功能。是硬件视频会议首选的通信标准。

3、高效的网络组播技术

IP数据包在网络中传输有3种技术:单播 (Unicast) 、广播 (Broadcast) 、组播 (Multicast) 。其中单播是单点到单点的通信方式;广播是是一种点到多点的通信方式;而组播是点到多点的通信方式。同单播或广播相比, 组播效率非常高, 可以实现了IP网络中一点到多点的高效数据传送, 有效的降低了网络资源利用率。

4、嵌入式设计

嵌入式架构天生具备良好的抗病毒能力, 网络上流传的99%以上的病毒无法攻击嵌入式系统。基于DSP处理器的设计让硬件视频会议设备具有很低的功耗和良好的稳定性, 加之硬件视频会议设备还具备关键处理单元备份、冗余散热、硬件AES加密、防火墙等功能, 进一步保障了系统的安全性和可靠性。

5、集中认证机制

通过身份验证的客户对某个服务器端对象访问的控制。主要是指对服务器对象的访问权限, 比如信息服务中文件的读写、会议室的建立等等。

硬件视频会议系统管理要点

硬件视频会议系统布置在固定的会议室, 参会人员多, 发言人员多, 音视频要求高, 要保证视频会议开得圆满, 除了上述关键技术, 还要对之进行行之有效的管理。管理的水平高低也在一定程度上影响会议的效果。笔者认为可以从以下几个方面加强管理。

1、制定详细的管理规则及任务分工

作为一套完整的会议流程来讲, 详细的管理规则和具体的任务分工必不可少。硬件视频会议系统硬件多, 设备多, 造价高, 流程复杂。制定好管理规则可以避免设备的丢失以及保证开会过程的有条不紊, 将管理设备的责任具体划分到各个设备操作人员, 能够做到每个过程有人管, 每台设备有人操作, 并且操作设备的人员还要定期组织学习专业知识, 这样才能够解决开会中随时出现的问题。

2、电源设备安全可靠, 接地良好

由于会议组会都是电气设备, 那么电源设备的安全性和可靠性尤为重要, 电源设备不仅涉及到会议的成功, 而且还涉及到与会人员以及设备管理人员的人生安全。市电的引入最好是专线引入, 供电线路和电源开关应选择质量较好的, 市电的零线必须保证可靠接入, 并做好防腐处理, 定期对电源进行检测。

3、提高网络服务质量

作为音视频信息的承载体, 网络的服务质量也是影响会议成功的因素。对现场开会的人员可能对它的感触不多, 但是对远在千里之外的与会者来说网络的好坏就尤为重要。最直接的就是影响试听效果。当然, 影响网络服务质量的好坏第一个就是带宽, 首先我们要保证足够的带宽来传输我们的音视频。其次光传输系统尽量避免环路, 再者要合理的配置路由器和交换机, 使路由器能够在通过的IP数据流中识别出视频业务数据包并对其分类, 然后再通过拥塞管理机制提供带宽保证和优先传递服务。

4、摄像机的选择和布局

摄像机是视频采集的主要工具, 在实际的选购中, 用户往往认为摄像头的像素越高就越好, 不可否认, 像素值是影响摄像头质量的重要指标, 但是应当注意的是, 像素值越高的产品其的解析图象的能力也就越强。进行工作的时候对计算机进行数据处理的能力也要求较高, 否则会造成画面的延迟, 从而影响了视频会议的传输。布局上要根据会议室的大小进行合理的安放, 要照顾到主席台多个位置, 左半面以右面摄像机拍, 右半面以左面摄像机拍, 主席正面独立一个摄像机。保证主席台每个方向都能拍摄到。

5、会议室的布局与灯光照明

当前面四项都没有问题的时候, 还有一个获得满意的视觉效果的重要的因素会议室的布局与灯光。好的布局与灯光除了可提供现场参加会议人员舒适的开会环境外, 更可以使远端的与会人员获得较好的临场感。背景墙最好采用均匀的浅颜色, 禁止使用强烈对比的混乱色彩, 房间的其他三面墙壁、地板、天花板等均应与背景墙的颜色相匹配, 灯光应该用人工冷光源, 可以选择三基色灯具, 照度要适中。

6、防噪声控制啸叫

对于音频来讲, 噪声和啸叫都会严重影响会议音频质量, 对于噪声, 除了在音频系统中应用自动噪声抑制系统外, 还可以铺上地毯, 天花板装消音板, 四周墙壁应装隔音毯, 窗子安装双层玻璃, 桌子铺上桌布等措施减少噪声。啸叫主要原因是回声反馈加速, 减少啸叫发生的方法主要是避免固有共振点的形成, 除了利用均衡器或自动反馈抑制器降低“啸叫”频点的幅度外, 调整扬声器布局、改变麦克风方向以及两者之间的距离, 麦克风尽量不要放到音箱的覆盖范围以及音箱尽量架设高一些的地方, 后面可以布置吸声系数较大的幕布等来减少啸叫的产生。

7、科学组会与定期维护

视频会议各个系统相互依存, 相互影响, 没有一套完整科学的组会方案是不行的, 组会之前需制定一个科学的组会方案, 协调好各个系统的时间, 发挥整体作用。做好会议设备的维护和主会场的卫生清洁工作, 积极记录开会调试情况和发生故障时的解决方案以便查询。

结束语

会议管理系统 篇5

有一个对外营业的会议中心，有各种不同规格的会议室，为用户提供以下服务：

１、用户可以按照会议人数、会议时间预订会议室。可以只预订１次，也可预订定期召开的会议。

２、开会前允许修改会议时间、人数，重新选择会议室，甚至取消预订的会议。

３、确定会议预订后，会议中心负责会务管理：包括通过邮寄或电子邮件，通知开会人员有关会议信息，制作代表证等。

４、系统根据会议室的使用情况（紧张与否），调整、更改会议室和会议时间，并调整修改预订会议的时间。

找出所有可能与系统发生交互行为的外部实体、对象、系统。

考虑系统的主要功能的使用者，就会想到用户和系统管理者，但如果直接将用户定义为角色，系统的所有功能几乎都由用户使用。根据问题的描述，系统要求将会议和会议的召开分开来。

从会议的角度看，允许用户定义、更改或删除一个会议。

从会议召开的角度看，允许用户为某个会议定义召开时间、参加人数、更改相应的数据或删除已定义的会议召开。

因此，将用户识别为“会议管理者”和“会议申请者”两个角色。

本系统定义以下角色：

会议管理者（Meeting Administrator）

会议申请者（Meeting Instance Requester）

邮局（Post Office）

会议人员管理（Attendee Management）

系统维护者（System Maintainer）

⑴ 与会议管理者相关的用例：

定义一个会议（Define Meeting）

更改一个会议（Alter Meeting）

删除一个会议（Remove Meeting）

⑵ 与会议申请者相关的用例：

申请会议召开（Request Meeting Instance）

更改申请（Chang Request）

取消申请（Cancel Request）

定义参加人员（Add Attendee）

归还会议室（Release Room）

⑶ 与邮局相关的用例：

申请会议召开（Request Meeting Instance）

更改申请（Modify Request）

取消申请（Cancel Request）

⑷ 与会议人员管理相关的用例：定义参加人员（Add Attendee）取消申请（Cancel Request）

申请会议召开（Request Meeting Instance）更改申请（Modify Request）⑸ 与系统维护者相关的用例：

会议室维护（Meeting Room Maintenance）设定预定时限（Set Reservation Tome Limit）在确定角色和用例的基础上，画出用例图（图１）。

用例

1、定义会议（Define Meeting）输入会议名称确定会议规模确定会议类型

其中会议规模是指参会人数范围。

用例２、更改会议（Alter Meeting）改变会议名称改变会议规模改变会议召开频度

用例３、删除会议（Remove Meeting）如果该会议没有召开申请从会议列表中删除如果该会议有召开申请

取消与之相关的会议召开信息删除该会议使用：

用例8 删除参加人员（Remove Attendee）用例6 取消申请（Cancel Request）

用例

4、申请会议召开（Request Meeting Instance)确定召开时间（年、月、日）确定参加人员确定侯选会议室发会议通知使用：

用例11 发会议通知（Inform of Meeting）

用例13 选择参加组（SelectGroup Attendee）扩展：

① 如果召开时间在申请时限之外

用例12 申请拒绝(Request Rejection）②如果还没定义参加人员

用例7 定义参加人员(Add Attendee)

用例5：更改申请（Modify Request）更改召开时间更改参加人员更改取得会议室发会议更改通知使用：

用例13 选择参加组（Select Group Attendee）用例11 发会议通知(Inform of Meeting)扩展：

① 如果更改的时间不合法

用例12 申请拒绝（Request Rejection）② 用例7 定义参加人员(Add Attendee)

会议管理系统

管理者

申请者

邮局

人员管理

系统维护者

定义会议更改会议删除会议

申请会议召开

更改申请取消申请

义参加的人归还会议室

申请会议更改会议取消会议

定义参加人员

取消申请

申请会议债开

更改会议

浅析分层架构视频会议系统 篇6

【关键词】视频会议；分层架构系统

引言

目前主要的视频交互应用主要有以下两种：第一种是点对点的视频双向交互，例如QQ，微信视频等；第二种是多对多的视频双向交互，例如华平、网动、宝利通等视频会议系统。点对点视频不适用于需要展开讨论或者面向用户比较分散的情况，在我们的实际工作中，召开会议时多对多的情况最为普遍，所以下面主要阐述多对多的视频架构。

一、视频会议主要实现目标及问题

现阶段我们基于分层架构的网络视频会议主要为了实现三个目标：低延迟、高质量、低网络负荷。

1.低延迟：双向互动的网络视频会议，音视频延迟是很重要的一个指标。单向的直播会议，参加会议远程接收主会场音视频的与会人员，因为没有参照物所以对延迟的感觉不是很明显。但是在双向互动应用中，对话双方一个发言后过了很久另一方才接收到对方的音视频然后做出回应，首先交互双方就已经感觉到不适，更不用说收看他们进行互动过程的其他用户的感受了。为了使会议能够流畅交流我们一般应将最大可感知延迟控制在1s之内。

2.高质量：以前限于采集设备和网络的制约，1CIF已经是属于网络视频的标准，1CIF相当于352*288的分辨率，像QQ视频因为主要的应用场景就是互联网，基于互联网网络的复杂性，所以他的视频分辨率就只有320*240。目前普通的USB摄像头支持320*240，352*288，640*480等多种分辨率，如果是采用高清摄像机的话还可以支持到1080P。由于大型视频会议都需要将视频进行投影后播出，所以320*240的视频质量是很难有好的表现，对视频的质量要求不断的提高。除了分辨率外，视频流畅度也是衡量视频质量的重要指标，一般的交互视频为了达到低延迟，往往主动抛弃了一些数据帧，用来达到画面的实时性，但是这样往往会让用户感觉画面不连续，有跳帧，看久了就会视觉疲劳，不利于视频会议的开展。

二、实际应用中的视频会议分层架构系统

1.公司简介

目前在中国应用比较多，做的比较好的就是宝利通的视频会议系统了，宝利通公司拥有目前最多的国家骨干网成功案例，80%的国家骨干网采用全套的宝利通产品。其中绝大多数的视频会议项目都采用了多级级连，分层架构的方式，将原本建设的系统扩展到全国的各级分支节点。

目前全球最大的视频会议企业网——中国工商银行视频会议系统，采用了31台宝利通MGC，400多台宝利通终端，连接包括37个一级分行和274个二级分行在内的单位，而且系统还在不断的向各二级分行的下属单位扩展。

2007年初，国家邮政总局和平安保险，全部采用宝利通的高清设备，搭建自己高清视频会议系统。

2实际案例

下面以一个实际设计方案来说明基于分层架构的宝利通设备的应用，某一个公司需要架设视频设备，总部旗下有4个分部，每一个分部都会有一个发言会议室与多个同步观看设备。

图中有两钟设备，RMX 500C和HDX7000，RMX500C即我们在分层架构中所说的互动服务器，负责系统调度，超级站点生成，站点分配策略配置，会场发言站点切换策略配置等，但因为实际中整个系统所使用的是同一型号的设备，且每一个分部和总部都配置了相同的高清视频终端，所以不需要超级站点分配和站点分配，可以把每个地方的HDX 7000高清视频终端看做一个超级站点，其下可以再外接其他的站点视频设备。

当需要举行会议时，所有视频会议设备接入外部IP网络，由总部的RMX 500C设备负责调度，如切换发言人，切换会议主题等等，每个分部只需引入高清视频设备HDX 6000一条网络带宽即可，如果分部很多地方都需要同步视频内容，可以从高清视频设备HDX 6000同步引出多条线路，用来观看同步视频，此时，每一台高清视频设备HDX 6000都可以视为一个超级站点。

当然我们也可以不使用专门的视频设备，使用普通的PC机配合软件和摄像头麦克风也能达到视频会议的效果，但是软件的设计和配置，PC机，摄像头麦克风等综合起来，成本更高，效果也达不到使用专门视频会议设备的效果，所以现在越来越多的公司会优先配置视频会议的设备而不是使用PC机。

基于分层架构的网络视频会议系统整合了基于P2P视频会议系统和基于服务器转发会议系统的优点，并且弥补了以往传统视频会议系统的缺点。在成本和会议效果之间找到一个平衡点，达到和实现视频会议的成本与效果之间的平衡。

在现在的工作中，视频会议正变得越来越实用化，经济化，便捷化，我们所使用的基于分层架构的网络视频会议系统也是未来视频会议发展的趋势所在，随着技术的进步和发展，我相信视频会议技术也会得到相应的发展和提高，在未来的新技术里占有一席之地。

【参考文献】

[1]国家博物馆HDX8000高清视频终端产品培训

[2]神州数码视频会议系统建设方案

[3]网络视频会议系统的研究与应用刘晓昱

[4]视频会议系统的实现与优化王喆

[5]视频会议中基于P2P技术的视频分发原型系统的实现胡倩

[6]面向服务的云会议系统架构及其关键技术研究李俊超

[7]http：//baike.baidu.com/link？url=k_x9MeLukOX8eTq1Rig1k0

基于.NET平台的会议管理系统 篇7

随着无线网络应用的普及, 我院开发了基于无线网络智能化会议管理系统, 如何保证参会人员能够及时获取本次会议的信息并有效监督整个会议的所有情况是本会议管理系统需要考虑的问题1。

随着该智能会议管理系统的建设和应用, 我院开发了会议管理系统, 提高了自动化办公效率, 实现无纸化办公, 减少资源浪费, 为我院全面实施网络化、信息化的管理打下良好基础, 具有很好的现实意义。

2 系统功能

本文介绍一种使用.net平台开发的会议管理系统, 本系统通过记录会议时间、会议地点、参会人员情况、会议主题、会议详细内容等信息, 对会议实时监控;利用无线签到功能, 检验人员到会情况, 快速准确的实现会议签到管理;以及会后相关的查询打印等工作;整个系统分为三大功能模块:会前管理, 会中管理及会后管理。具体如下图1所示:

2.1 会前管理

院办相关人员输入会议名称、会议主题、会议描述, 按照具体流程选择会议人员 (单位人员列表供选择) 、会议室 (会议室列表供选择) 、开始时间、结束时间;维护本次无线刷卡器的相关信息 (清空之前会议记录、同步当前时间、输入本次会议编号) ;本单位出席会议人员基本信息维护等。

2.2 会中管理

参会人员携带饭卡刷卡并记录签到信息;院办管理人员将无线刷卡器和有线刷卡器设置在会议室门口;参会人员也可通过选择自己的名字记录签到信息;院办会议管理人员可以控制会议结束时间, 当会议结束, 会议管理人员点击会议结束按钮, 通过刷卡记录各参会人员离开时间, 实现快速准确的会议签到管理;各种颜色显示不同参会人员参会情况:绿色为已签状态, 红色为迟到状态, 灰色为正常签到并正常离开状态, 黄色为迟到并正常离开, 白色为未签到状态。具体流程图如下图2所示:

2.3 会后管理

可以查看会议基本信息、会议签到信息等, 在参会人员签到后系统能实时进行数据报表统计。

3 系统软件设计及实现

3.1 系统实现

系统架构:C/S架构模式。

服务器端:硬件Inter Xeon双路E5645 2.4GHZ, 16G内存。

操作系统:Windows Server2003

数据库管理系统:SQL SERVER2005。

开发工具:.NET。

3.2 系统界面设计

整个系统的会前管理界面如下图3所示, 会中管理模块如下图4所示:

3.3 部分关键算法

4 系统使用特点

本系统已经在苏州大学附属第二医院医院周会上投入使用, 用户反应良好, 总结本系统有如下特点:

4.1 智能高效的人性化快速签到:提高会议效率, 参会人员携带饭卡即可实现会议签到, 部分其他人员可以通过用户界面选择自己的名字实现会议签到。

4.2 管理流程非常清晰:会前、会中、会后有序管理, 使会务组织工作层次分明, 一目了然。每次参会人员签到成功后电脑会自动显示该人员的名称、卡号、签到状态等信息, 这保证了参会人员能迅速获知签到情况。

4.3 实时的报表统计功能:在参会人员签到后系统能实时进行报表统计。

4.4 容错及系统提示:如果系统使用中发生网络故障, 参会人员仍然可以签到, 手持无线刷卡器会把签到记录保存到刷卡器, 在网络恢复正常后通过程序可以导出数据到数据库。

5 总结与展望

基于.net框架的会议管理系统已经开发完成并在本院获得了一致好评。系统使用无线签到技术, 友好的图形化界面方便参加人员快捷高效进行会议签到登记, 也节省了大量人力资源。为了更好的使用本系统, 我们考虑可尝试使用其他多种签到方式接口 (例如:指纹识别签到、人脸识别签到、二维码识别签到等) 方便后续研究。

摘要：本文针对无线网络应用的普及, 介绍了我院智能化会议管理系统的开发应用, 从系统设计目的、功能模块等方面详细介绍了该系统。

关键词：会议管理系统,无线签到

参考文献

[1]戴维, 刘明嘉, 李琛, 基于+SSH+的会议管理系统[J], 计算机与现代化2014.vol232.:P69-P71.

[2]陈宵雅, 基于i Pad的智能会议系统, 信息系统工程2013.vol4.:P46-P48.

浅析数字会议系统 篇8

1 数字会议网络系统

为满足现代国际会议中心相关的会议需求，会议系统必须具备完善的管理功能，如基本的话筒管理、代表认证和登记、电子表决、资料分配和显示、以及多语种的同声传译等等。这些众多的功能要求及为适应各类会议的规模、特点,要求我们能够提供一种配置灵活,能够方便扩展的会议系统。因此,数字会议系统的设计广泛采用了模块化结构的产品,并引入了一种新型的单电缆数字传输技术,即DCN数字会议网络技术。所谓模块化结构,就是将模块的DCN单元像链条一样组合起来,以形成任何形式和规模的会议系统。

基于DCN数字会议网络技术的DCN单元大都集成“模-数”和“数-模”转换的芯片，它可以将DCN上的数字信号转换成音频信号，并把发言机的音频信号转换成数字信号，利用一根双同轴电缆可以传输整个系统的全部数字信号，其中包括同时传输16路翻译语种分配通道和10路传送资料的数据通道，甚至设备电源也可以由同轴电缆传输。整个系统的所有发言机都用同样的电缆传送信号，并且可以在任意点上“搭接”补充发言机或其它DCN设备。因此在需要系统容量进一步扩大或增加语种通道时，根本不必改变系统原来的接线，在会议厅的任何位置都可方便地“搭接”形成树状分支结构，以适应各种会议的要求。

上述这种单电缆数字传输技术的运用大大方便了设备的安装并具有极好的扩展能力，全面超越了传统的模拟会议布线系统，并且可以很方便地在线管及线槽中敷设。

1.1 DCN系统的组成

DCN系统主要由如下设备构成：中央控制设备、发言设备、同声传译和语种分配设备、专用软件模块和安装设备等。另外可根据需要接入各种会议设备如：大型显示设备、会议扩声设备、电脑控制设备、打印机、会议监控设备等等。

1.2 DCN系统各个主要设备的功能及特点

DCN会议网络的中央控制设备的核心是中央控制器(CCU)。这种设备可以控制多达240台发言设备，如：代表机、主席机、译员机、音频及多功能接口等。CCU可独立工作，也可以多个CCU互联工作以控制更多的发言设备，还可以由机务员通过PC机操作。CCU控制的功能有基本的话筒工作状态、议会式表决过程、同声传译、为中央控制设备及外部连接的DCN设备供电等。通过PC机及DCN专用软件模块可大大扩展会议管理的范围，包括：高级的同声传译及话筒的管理、资料的产生和显示、多种表决方式、内部通讯、创建代表资料和出席登记等等。

DCN会议网络的发言设备主要分两种，主席机和代表机。主席机具有会议主席用来发言并掌握会议需要的全部功能。主席机包括一个话筒优先的按键，按下这个键可使所有正在发言的代表话筒暂时或永久静音，使会议主席能掌握控制会议的权力;在需要表决的会议上，主席机可发起、停止或中断会议表决;在具有同声传译功能的DCN会议系统中，主席机可以选择接听耳机的语言通道;在带有LCD显示功能的主席机上，还可以实现各种资料的显示(如发言人资料、请求发言人资料及确认、发言时间、表决结果、多语种使用说明等)。

代表机相应功能相对简单，与会代表可利用它进行会议发言，进行请求发言的登记，收听发言和表决，在具有同声传译功能的DCN会议系统中，代表机也可以选择接听耳机的语言通道，根据需要同样也可以采用具有LCD显示功能的产品，配备相关的IC卡读取或身份认证设备还可实现与会代表的认证和登记功能。

数字会议系统原理见图4。

大型国际会议需要持不同语言的与会代表能够准确、快速地交流，因此同声传译及语种分配设备是现代国际会议中心所不可缺少的。

同声传译的基本设备是译员机(也称译员台)，译员机一般可接受多种语种通道(该DCN系统为15种)，并具有一个发言语种通道。译员可在多个语种通道中选择需原文直译或转译的通道，并可以利用呼叫功能随时与主席或机务员进行双向内部通讯。译员机可以独立工作，也可以利用DCN专用软件与其它译员机结合起来，形成一个大型的综合翻译网络。

语种分配在DCN会议系统中可选用有线或无线两种方式。有线的语种分配可直接利用DCN系统的电缆干线向与会人员分配翻译语种，通过装有通道选择器的发言设备上的耳机收听翻译语种。另外，无线的红外语种分配设备则更具灵活性，能够接收红外系统的代表接收机,可保证会场任何位置都可以收听到所需要的语种且代表接收机在数量上可不受限制。典型的红外语种分配系统由三部分组成：红外发射机、多个红外辐射器及代表接收机。红外发射机用来为每个语种通道产生一个载波信号，通过红外辐射器向会场分布红外信号，代表接收机用来接收语种通道并具有通道选择的功能，接收机一般由电池供电因此可在会场内移动使用。

DCN数字会议网络的专用软件模块可根据不同需要进行配置和扩展，这里就不赘述了。

2 数字会议扩声系统

听、说是会议中最重要的交流手段之一，因此，扩声系统便成为了数字会议系统中重要的组成部分。在设计相关的扩声系统时，除首先要满足有关的国家或行业标准外，还要特别注意到系统的反馈抑制能力以及使用操作的简便性等方面。

2.1 设备选型和信号流程

一般来说，大型会议扩声系统由信号源(拾音器、节目播放设备)部分、控制及处理(调音台及各种周边设备等)部分、还音(功率放大器及扬声器)部分以及信号记录部分等组成。其中拾音器方面首先要考虑使用专用的DCN会议系统的发言设备(主席机及代表机等)。此外，考虑到演讲、讲座以及学术交流等方面的需要，还应配备一定数量的手持、领夹(或头戴)式无线传声器。节目播放设备基本上也可作为信号记录设备使用，根据不同需要，可配备磁带式录放机、MD录放机以及CD、DVD播放机等。还音部分则主要由功率放大器以及扬声器组成。信号控制及处理部分是扩声系统的核心，由于目前扩声技术的发展以及大型会议系统的具体操作需要，现代会议音频系统中的信号控制及处理部分相对于传统的设计方式已发生了巨大的变化，数字式音频矩阵处理器以及自动增益调音台等正逐步得到使用，而传统的模拟调音台以及周边处理设备将逐渐淡出。此外，考虑到抑制反馈的需要，啸叫抑制器或移频器也必不可少。

据此，我们就可以搭建一套基本的数字扩声系统了(见图5)。按照相对理想化的构思，与会者的发言经发言设备拾取后，首先通过数字会议网络送入DCN中央控制器进行处理，并通过音频接口输出，然后音频信号进入一台啸叫抑制器(或移频器)，通过陷波或移频对输出信号进行处理，以进一步杜绝啸叫的可能性。信号经过上述处理后，就可以进入数字音频处理矩阵了。除上述传声器信号外，其他节目源(如CD机、MD机以及远程电视会议的解码信号等)音频信号也将直接进入该处理矩阵(如矩阵输入通道有限，则可以通过配置节目源信号切换器予以解决)。所有信号在矩阵内进行诸如前置增益调整、均衡、混音、矩阵分配、压缩限制、延时、分频等各种其所需要的处理后，即可送入相应还音部分。相关功率放大器以及扬声器的组成则应根据会议中心的具体建筑结构、声学处理情况以及功能要求，选择适当的设备型号、数量以及布局方式等。

2.2 数字音频处理矩阵的优势

相比传统扩声系统的模拟调音台，数字音频处理矩阵作为扩声系统的核心，具有以下明显的优势：

1)数字音频处理矩阵具有很强的综合处理能力，集电平控制器、带通滤波器、陷波器、混音器、自动混音器、均衡器、压限器、反馈抑制器、噪声门、延时器、分频器、电平显示等众多功能于一体，且以上功能均可包含在每一通道中，无需通过实际连线即可实现多种功能，大大降低因线路连接产生的故障率以及使用操作难度。

2)开放的控制通讯协议，可接受数字会议中央控制系统的控制，对于非专业的操作人员，实现了“傻瓜式”操作，大大降低操作难度。

3)计算机调试、多级密码管理管理，各种参数可任意存储调用，误操作的可能性非常小;对于具有多种功能的会议厅，能预存多种使用模式，通过模式调用即可完成原来只能在大型的调音台上才能完成的复杂的功能转换工作。

4)在某些建声环境不是太好的会议厅堂中，通过音频处理矩阵可以设定传声器输入区域与扬声器放音区域的对应关系，从而能在音频矩阵中，调整相应的传声器区域与扬声器区域之间的还音音量比例，进而有力地避免声回授现象，降低啸叫的可能性。

5)多数音频处理矩阵带有网络控制及传输接口，可通过以太网实现远程的系统控制及数字化的信号传输。

综上所述，数字音频处理矩阵在经过专业人员的调试后，可以工作得非常专业，但非专业的人员却可以很轻松地操作使用，而且扩展能力强，这恰恰是目前大型会议系统在实际应用中的一个非常值得注意的需求。

3 数字会议显示系统

会议资料显示系统也是大型会议所不能缺少的，它可以将会议有关的资料如：会议日程、会议坐席的分布、议程更改、翻译配置、表决资料及结果、会议资讯多媒体演示等重要信息及时向与会人员传达。小型的个人显示器可通过上面所提到的带LCD显示功能的发言设备向主席或与会代表甚至译员提供单独资料，而会议大厅的集中显示装置则可以根据会议大厅建筑规模或要求,采用投影机、背投电视、等离子电视或点阵显示器来向所有与会人员显示会议相关信息。

4 结语

关于商品管理的会议摘抄 篇9

每一个部门都要做好商品规划,我们企业走的路线不是规模扩张,而是做精做细,朝着世界上最优秀的单店来做。从环境、商品、管理到人员的精神面貌、专业能力,就像商业的卢浮宫一样。但是现在我们的商品规划、品类还需要提升,将来把商品做成世界商品博览园,我们要做的不是在中国领先,而是在世界上是最好的。把我们的理念和文化都在商品上体现出来,让我们的爱去推动商业的发展,为人类生活品质的提升做出贡献。

2. 关于思想和胸怀——做一个有自信、有思想、有伟大情怀的人

真正的幸福超越利益和自私,真正的性是纯洁的,性不是生理,而是博爱。树立一个伟大的梦想,因为我们要做一个行业的标杆,让思想去鞭策我们成为一个伟大的人,一个胸怀坦荡的人,一个优秀的人。相信自己,大方一点,宽容一点,舍得一点,用善良的心去对待别人,让理念指引我们的思想,做一个光明磊落、敢爱敢恨的人,一个真实的人,一个拥有伟大情怀的人。

3. 关于尊重商品——尊重商品,不要利用商品,因为它们也是有思想、有感情的,要和它们成为朋友

每一件商品都是有生命的、有思想的、有感情的、有价值的。所以,我们必须要尊重它、要爱它。把对顾客的爱、对自己的爱融入到商品中去,这样的商品才是有灵魂的商品,才能更好地服务于顾客,服务于社会。

4. 关于精细化——无论做什么,都要做出一种境界

前进的路上永远有很多问题,如果你永远都是在推动你的工作,推动你的事业,推动你的人生,向更好、更精细化的方向去发展,把精细化的思想融入到工作和生活中,那么就会越来越自信,生活就会越来越幸福,人生就会越来越轻松。那样我们做的商品才会是有故事的商品,有文化底蕴的商品,有生命、有价值的商品。

5. 关于对顾客的爱——要把爱延伸到商品上面,帮助顾客解决问题

我们做商品的时候是想着顾客的,介绍商品的时候也是想着顾客的,是想办法帮助顾客解决问题的,而不是找理由、找借口。比如说顾客要一件商品,而这件商品是你柜台上的最后一件了,那你肯定不会卖了,因为那是一种感情。如果顾客一定要这一件商品的话,你可以去外面帮顾客采购;如果是停产的商品,那么你就给顾客详细地解释这件商品是什么时候厂家停产的,现在又有哪一件产品替代了它,并且把新的功能讲解给顾客,相信顾客也一定会理解的;如果碰到顾客非要买这种停产的商品的话,那么你就去外边帮顾客买到,前提你一定给顾客解释,这样可能就要增加相应的费用。我们都能这样去做的话,相信会得到越来越多的顾客的认同和理解,至少我们是帮顾客解决问题的,我们能不让它们失望。把爱延伸到商品上面,体现在顾客身上,让商品为顾客服务、为社会服务。

6. 关于缺货登记——不能让顾客失望

商品的品类要齐全,有些东西如果我没有怎么办?我会去外边为顾客采购,甚至去对手店里买,也不会让顾客失望。最远的一次好像是一件单品用飞机空运回来的。当然这样卖一件单品是赔钱的,但是我愿意,因为我不想让顾客失望。我们做商业的就应该有这个责任去满足顾客的愿望。

7. 关于精益求精、专业专注——要做就做一个业态的领袖

虽然我们有了现在的理念,但是我们的技术跟不上,导致了流程不清晰,系统不完善,标准不清晰,对商品文化的理解,对服务的理解都不到位,所以说我们现在的要求要非常高,因为我们要做就做一个业态的领袖。如果我是做电器的,那么我们就是整个电器行业的标杆(质量保证、品类齐全、功能领先、服务完善)。

8. 关于爱顾客——要站在顾客的角度去考虑问题

我们要爱顾客,要想到顾客的需求,不要按照自己的想法去做,要把这种爱融入到自己的做人做事中去,不要站在自己的利益上去考虑问题,不要违背了“利他之心”的理念。爱是什么?爱是最幸福的东西、最美丽的东西、最纯洁的东西、带着爱去做事的时候,才会把商品的价值诠释出来,才会把最美好的东西带给顾客,才能让商品为顾客提升生活品质。

9. 关于利他之心——只有真正高品质的商品,才是真正为顾客着想,才能对得起消费者,这就是利他之心

大型学术会议管理系统解决方案探析 篇10

随着教育改革的不断深化,对教育的改革与发展的反思也在不断的进行,各种学术会议、发展研讨会如期而至。据中国学术会议在线网的最新数据统计(截止日期2010年10月22日),中国高校学术会议发布排名前50的高校共计举行了1937场学术会议,其中国际会议1244场,国内会议693场。[1]可想而知,如果再加上教育主管部门、各大出版社等举办的各种研讨会,全国每年举办的学术会议数量是惊人的。这些学术会议往往与会人员众多,邀请的嘉宾遍布各地,会议的筹备工作会提前很久就开展起来了,如果是国际性会议所涉及的工作会更多。如此繁忙的会议,如果采用传统的人工签到管理办法,那么对于会议的主办(承办)方来说这将是一项繁重而琐碎的工作。

2009年8月18日至19日第八届教育技术国际论坛(ETIF2009)暨院长、系主任联席会议在笔者所在单位徐州师范大学信息传播学院隆重召开。会议邀请美国、日本、英国及国内著名专家学者做大会报告,参会人员达500多人。如此重大的国际会议是信息传播学院有史以来所承办最大的一次学术会议。由于与会人员众多,会议签到工作愈发显得重要。所以本次会议(ETIF2009)服务工作领导小组对于会议的签到管理工作提出了更高要求。基于对更高效更优质服务理念的追求,催生了本文所要阐述的会议签到系统,同时也为会议管理系统解决方案的提出埋下了伏笔。

二、会议签到系统的设计

在ETIF2009会议召开前2个月,与会人员信息采集工作已如火如荼地开展起来。通过寄发邀请函采集与会人员相关信息,统计数据显示本次与会人数预计将达500人左右。如何顺利有序地组织好与会人员现场签到工作是我们面临的第一个难题。

传统的会议签到一般采用人工登记注册的模式,具体流程为与会人员报到、核对信息、缴纳会费、领取会务用品等。会议主办方会提前定制好相关注册表格,按部就班地逐项记录与会人员的相关信息并办理好与会议相关的各项事务。这种采用人工登记注册的方式会受到很多因素的影响,如与会人员信息众多,工作人员自身的疲惫等,其效率十分低下,且极易出现差错。

基于上述问题的考虑,笔者将会议签到工作流程加以改进,分解为与会人员信息采集、信息导入、信息核对、食宿安排及会后考察、确认费用及缴费、领取餐券及会务用品和预定返程车(机)票七大步骤实施。依据会议签到工作的流程化、分步实施的思想,采用ASP.NET+SQL Server技术开发基于WEB的会议签到管理系统(如图1),来替代传统的人工签到。以WEB技术为基础,利用Internet/Intranet设计和开发的管理系统可以支持多种软、硬件平台,能利用已有的软、硬件资源提高信息管理的效率,有助于实现办公自动化。[2]

会议签到系统高效工作要依赖于前期的信息采集和信息导入。在前期采集预参会人员信息时,按照我们设计的信息采集规则保留与会人员详细信息,并使用Excel记录下来。之所以这样考虑是为了在会议签到开始之前将统计的数据批量导入会议签到管理系统数据库中(如图2)。本次ETIF2009与会人员的信息采集工作,我们设计保留的信息是与会人员的姓名、单位、性别、职称、联系电话、电子邮件、预计到达时间、是否定返程票等。这些信息也是数据库表设计时所必须包含的关键字段,同时现场签到时还要向数据库中写入下榻宾馆房间等信息字段,以备会议期间信息检索(迅速找到某一参会人)和通讯录生成使用。

会议签到查询支持精确和模糊两种查询方式,方便信息检索。在与会人员现场签到时,可以通过姓名或单位快速查询已导入到数据库中的相关信息(如图3),进行信息核对,核实信息后打印系统生成的与会人员签到流程单(如图4),与会人检验信息无误后,按流程顺序完成注册工作,实时更新数据信息。

如果前期数据采集没有该与会人员的相关信息,在现场签到时,系统可以打印空签到流程表单(如图5),来宾现场填写相关信息,由工作人员录入系统即可。

在签到工作进行中,系统实时显示预注册总人数和已注册人数,提供信息的精确查询,会议签到的实时情况尽在掌握之中。由于对与会人员采集了详细信息,会议签到系统随时可以生成与会人员联系通讯录,方便大家在会议期间相互交流学习。

本次ETIF2009虽然采用了会议签到系统,使得会议的签到工作进展顺利,但问题还依然存在。第一,系统对于与会人员的信息采集依然是通过人工作业如打电话、发邮件等来展开的,尽管会议签到系统支持批量导入所采集的信息,但是仍没有实现真正意义上的自动化的签到工作。第二,没有实现对与会人员提供会议主办(承办)地的天气、出行和风土人情等情况的介绍。第三,不支持短信群发功能,不方便实时发布会议相关信息。第四,前期的会议筹备工作还停留在原始形态。第五,签到现场的信息识别检索终端没有实现智能化。

鉴于以上问题没有很好的解决,笔者在对ETIF2009会议签到流程分析基础上,提出一种集会议筹备系统、会议网络报名系统、会议签到系统及会议信息服务系统四位一体的会议管理系统平台解决方案。

三、会议管理系统平台的解决方案

大型学术会议的举办往往牵涉到方方面面的准备工作。这些会议的特点是:与会人员多、邀请的专家学者多、会议议题多、会议时间较长等。预参会人员一般期望尽早了解会议议题议程相关安排,并做好自己会议期间的日程安排。会议期间是来自全国各地甚至世界各地的学者专家及同行们结识交流的好机会,与会人员往往希望能够抓住这些时机。

能否满足上述预参会人员的期望与要求,则是对会议主办(承办)方提出了更大要求。但因大型学术会议所牵涉到的各项准备工作实在太多,在人力物力一定的前提下,不可能做得面面俱到。笔者以ETIF2009为例在上述也提到过相关的服务,尽管前期准备工作做得很充分,但是会议期间服务并未做得面面俱到。因此,我们需要一个会议管理系统平台来综合管理会议相关组织工作,提供尽可能完善的会议服务。

(一)会议需求分析

会议管理系统究竟要完成哪些工作才能尽可能完善我们的会议服务工作呢(?笔者从会议本身出发列举了在会议拟举办到顺利举行再到会议落下帷幕期间,会议管理系统要满足如下的功能需求:

·系统帮助制定会议的详细工作计划。

·系统自动弹出工作提醒。

·发布会议举办通知及相关信息。

·预参会人员可以通过网络报名,生成网报编号。

·通过系统平台缴纳会费(可选)。

·通过系统平台预定回程票(可选)。

·通过系统平台迅速查询会议主办(承办)地的天气和交通出行情况。

·通过系统平台查询会议主办(承办)地的地域文化、风土人情等(文化、旅游产业推介,可与会议举办承办方的地方旅游局合作打造)。

·支持OCR信息检索。

支持触摸屏信息检索。

·通过网报编号现场签到,系统自动打印生成签到单。

签到单采取流程化设计,分步更新数据库信息。

·自动生成打印代表证(模板化设计)。

·系统详细记录与会代表相关信息,在会议前可迅速生成参会人员通讯联系簿(分为专家通讯录和普通与会人员通讯录两种),方便代表们相互交流学习。

·可以随时查询与会代表。

·支持会议议题信息的详细查询。

·支持短信群发功能,方便发布会议的实时通知。

·支持查询会议主办地的天气、乘车路线和购物场所。

·可以依据会议实际需求设置网站前台界面(视图模板化)。

·支持数据的备份、恢复和跨平台迁移。

·系统具有高可扩展性,能根据会议的具体要求进行相关定制。

·只需几个工作人员就可完成中大型会议的报名签到工作,对于会议主办(承办)方来说,不仅能够提高会议管理的效率,同时也可大大节约会务成本。

(二)系统功能模块

此时,会议管理系统平台的结构便可以很清晰了(如图6)。下面就会议管理系统平台的四个系统模块来分别剖析它们的功能。

1. 会议筹备系统模块

会议筹备模块主要是完成会议前期的组织筹备工作,可分为相关文档管理、工作计划安排和工作提醒三个部分。

会议的前期准备工作需要很多的准备材料如邀请函(网络电子版)制作、会议主题宣传口号拟定等等。在系统设计之初就对会议的筹备工作进行分类整理划分出相关步骤,分步骤整理相关材料并进行归类,这样可以将复杂问题尽量简单化,这也是相关文档管理所对应的工作。工作计划安排和工作提醒作为辅助插件载入,更有效支持会议筹备工作。

2. 会议网络报名系统模块

传统的会议报名工作主要是通过会议主办(承办)方寄发邀请函,预参会人员将所收到的邀请函邮寄给会议主办(承办)方,或者是通过电话、E-mail等给会议主办(承办)方确认参加会议,这样就算完成了会议报名工作,在会议举办时前往会议举办地签到就可以了。这种传统的做法不但耗费时间精力,人工操作在统计与会人员信息时极易出现差错,对于后期的现场签到工作的不利影响不可忽视。

采用会议网络报名系统模块可以很好地解决上述一些难题。在该系统模块上,会议主办方通过网络发布相关报名信息,同时提供电子版参会邀请函下载打印(用于参会人单位报销凭证),预参会人员只需登陆该模块进行网上注册并获取网络报名编号,在现场签到时提供此网报编号即可。同时预参会人员可以选择通过网上银行进行在线支付会务费或者是到现场签到时缴纳。

3. 会议签到系统模块

在会议签到现场,预参会人员只需在触摸屏或OCR等终端设备上输入网报编号,系统就会自动检索查询相关报名信息核实后打印签到单。参会人员根据签到流程表单完成签到工作,系统实时更新数据库以记录参会人员的相关信息。如果预参会人员没有进行网络报名且直接到达现场进行报名签到,可由系统自动生成打印空签到单,与会人员填写相关信息核实无误后,由工作人员将该参会人员信息录入系统,按流程完成注册签到工作。

4. 会议信息服务模块

会议信息服务模块主要是为会议提供辅助服务工作,如向与会人员提供会议主办(承办)地的地域文化、风土人情、乘车出行、天气状况等信息。同时系统支持对会议详细议题、会议召开的地点、与会人员的相关信息等进行检索,并可以自动生成通讯录。该模块并且具备短信群发功能,可以随时发布会议相关通知等。

四、总结

本文所讨论的会议管理系统仅是服务于会议的外围组织工作(如会议筹备、报名、签到、会议议题信息查询等),对于会议本身的支持并没有涉及到多少。然而支持一场大型的学术会议不仅需要上述服务于外围组织工作的会议管理系统,还要有会议现场的视频摄录系统(视频会议系统中的一部分)、会议表决系统、会议论文评议系统等等。视频会议系统作为现代会议的亮点,有很多关键技术,而会议管理系统只是一个很重要的方面。[3]在此笔者就不再逐一而论了,谨以上述浅论来抛砖引玉,以期有更多的人来关注和开发会议管理系统。

参考文献

[1]高校会议发布排行.http:/ /www.meeting.edu.cn/

[2]2 Web技术简介. http://baike.baidu.com/view/3912.htm?fr=ala0_1_1