项目沟通会议通知范文

项目沟通会议通知范文（精选4篇）

篇1：项目沟通会议通知范文

项目沟通管理

回想一下你所经历的项目，有没有出现过以下这样的情况：客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性没有包含在其中，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组的成员，糟糕的是作为项目经理的你却一无所知，而那位成员解释说把这点忘记了；或者，你手下的程序员在设计评审时描述了他所负责的模块架构，然而软件开发出来后，你发现这和你所理解的结构大相径庭……

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可能你遇到的情况比上面谈到的还要复杂。问题到底出在哪儿呢？其实很简单，就两个字——沟通。以上这些问题都是由于沟通引起的，沟通途径不对导致信息没有到达目的地。“心有灵犀一点通”可能只是一种文学描绘出的美妙境界。在实际生活中，文化背景、工作背景、技术背景可以造成人们对同一事件理解方式偏差很大。

在项目中，沟通更是不可忽视。项目经理最重要的工作之一就是沟通，通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%～90%。良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面。

沟通管理的体系项目管理论坛

一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求：谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。绩效报告收集和传播执行信息，包括状况报告、进度报告和预测。项目或项目阶段在达到目标或因故终止后，需要进行收尾，管理收尾包含项目结果文档的形成，包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果（成功或教训）进行的分析以及这些信息的存档（以备将来利用）。

项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。很多项目中没有完整的沟通计划，导致沟通非常混乱。有的项目沟通也还有效，但完全依靠客户关系或以前的项目经验，或者说完全靠项目经理个人能力的高低。然而，严格说来，一种高效的体系不应该只在大脑中存在，也不应该仅仅依靠口头传授，落实到规范的计划编制中很有必要。因而，在项目初始阶段也应该包含沟通计划。training.mypm.ne

设想一下，当你被任命接替一个项目经理的职位时，最先做的应该是什么呢？召开项目组会议、约见客户、检查项目进度……都不是，你要做的第一件事就是检查整个项目的沟通计划，因为在沟通计划中描述了项目信息的收集和归档结构、信息的发布方式、信息的内容、每类沟通产生的进度计划、约定的沟通方式等等。只有把这些理解透彻，才能把握好沟通，在此基础之上熟悉项目的其它情况。

在编制项目沟通计划时，最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户，而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都是需要细致分析的。比如有的客户希望每周提交进度报告，有的客户除周报外还希望有电话交流，也有的客户希望定期检查项目成果，种种情形都要考虑到，分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。

语言、文字还是“形象”

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项目中的沟通形式是多种多样的，通常分为书面和口头两种形式。书面沟通一般在以下情况使用：项目团队中使用的内部备忘录，或者对客户和非公司成员使用报告的方式，如正式的项目报告、年报、非正式的个人记录、报事帖。书面沟通大多用来进行通知、确认和要求等活动，一般在描述清楚事情的前提下尽可能简洁，以免增加负担而流于形式。口头沟通包括会议、评审、私人接触、自由讨论等。这一方式简单有效，更容易被大多数人接受，但是不象书面形式那样“白纸黑字”留下记录，因此不适用于类似确认这样的沟通。口头沟通过程中应该坦白、明确，避免由于文化背景、民族差异、用词表达等因素造成理解上的差异，这是特别需要注意的。沟通的双方一定不能带有想当然或含糊的心态，不理解的内容一定要表示出来，以求对方的进一步解释，直到达成共识。除了这两种方式，还有一种作为补充的方式。回忆一下体育老师授课，除了语言描述某个动作外，他还会用标准的姿势来教你怎么做练习，这是典型的形体语言表达。像手势、图形演示、视频会议都可以用来作为补充方式。它的优点是摆脱了口头表达的枯燥，在视觉上把信息传递给接受者，更容易理解。blog.mypm.ne

两条关键原则

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在项目中，很多人也知道去沟通，可效果却不明显，似乎总是不到位，由此引起的问题也层出不穷。其实要达到有效的沟通有很多要点和原则需要掌握，尽早沟通、主动沟通就是其中的两个原则，实践证明它们非常关键。

曾经碰到一个项目经理，检查团队成员的工作时松时紧，工期快到了和大家一沟通才发现进度比想象慢得多，以后的工作自然很被动。尽早沟通要求项目经理要有前瞻性，定期和项目成员建立沟通，不仅容易发现当前存在的问题，很多潜在问题也能暴露出来。在项目中出现问题并不可怕，可怕的是问题没被发现。沟通得越晚，暴露得越迟，带来的损失越大。

沟通是人与人之间交流的方式。主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在项目中，我们极力提倡主动沟通，尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时，主动沟通不仅能建立紧密的联系，更能表明你对项目的重视和参与，会使沟通的另一方满意度大大提高，对整个项目非常有利。项目经理博客

保持畅通的沟通渠道

沟通看似简单，实际很复杂。这种复杂性表现在很多方面，比如说，当沟通的人数增加时，沟通渠道急剧增加，给相互沟通带来困难。典型的问题是“过滤”，也就是信息丢失。产生过滤的原因很多，比如语言、文化、语义、知识、信息内容、道德规范、名誉、权利、组织状态等等，经常碰到由于工作背景不同而在沟通过程中对某一问题的理解产生差异。

如果深层次剖析沟通，其实可以用一个模型来表示：

从沟通模型中可以看出，如果要想最大程度保障沟通顺畅，当信息在媒介中传播时要尽力避免各种各样的干扰，使得信息在传递中保持原始状态。信息发送出去并接收到之后，双方必须对理解情况做检查和反馈，确保沟通的正确性。bbs.mypm.net

如果结合项目，那么项目经理在沟通管理计划中应该根据项目的实际明确双方认可的沟通渠道，比如与用户之间通过正式的报告沟通，与项目成员之间通过电子邮件沟通；建立沟通反馈机制，任何沟通都要保证到位，没有偏差，并且定期检查项目沟通情况，不断加以调整。这样顺畅、有效的沟通就不再是一个难题。项目经理博客

篇2：项目沟通会议通知范文

会议营销中销售沟通控制要点

在会议营销整个操作流程中，销售沟通的技巧和策略是整个会议营销销售成功的关键，也是整个会议营销的核心和灵魂所在。同时在会议营销日益竞争激烈的今天，对于销售沟通的技巧和策略的要求也越来越高，如何更加快捷高效的达成销售，成为各个相关操作人员研究的方向。笔者在操作会议营销的过程中特别关注这一块，以下是实际操作过程中的一些心得体会，供各位朋友指正！

一、树立权威形象。在医药市场竞争日益激烈的今天，消费市场的日益成熟，同类竞争品牌的轮换上阵，我们的消费者久病成医，我们面对的目标消费人群80%以上的属于久病成医的患者，对于医学知识的掌握程度较高，对于相关症状的痛苦受害极深，接触过很多药品，甚至在医院诊断过。为此我们的健康代表必须熟练的掌握产品知识、竞争品牌的优劣势、相关医学知识，能够感同身受的说出患者的痛苦，从症状诉求和医学理论方面能够把握消费者，树立病症的医学权威形象，对患者能够形成有效的医学用药指导。

二、弱化商业氛围。会议营销成功的最高境界，在于无声无息的在消费者没有感觉的情况下成功的推销我们的产品，在现在会议营销日益激烈的情况下，许多不规范的追求短期利益的会议营销操作企业对很多消费者造成了很不好的负面影响，所以无论会议现场的布置还是销售沟通的过程中，尤其是与消费者进行一对一的沟通过程中，要尽量弱化商业氛围，不要让消费者感觉到明显的浓厚的商业气氛，包括明显的销售语言和相关的销售举动，如很多人围着一个消费者让其尽快下单，不时的围在货物区询问销售情况等等现象的发生。

三、强调换位沟通。成功的沟通在于双方强烈的共鸣感，有了共同的共鸣感才有很多共同的话题，健康代表要站在消费者的角度去考虑患者的感受，用药的漫长，无奈的痛苦，浪费的无用的金钱，对家庭、工作、感情和生活等各方面的严重的负面影响，能够换位思考进行相应的换位沟通，才能更好的引起患者思想的共鸣。

四、重视亲情服务。在任何时候，亲情都是人类必不可少的，由于竞争压力的迅速加大，亲情友情越来越淡化，企业和消费者的对立关系越来越明显，亲情服务将是沟通患者关系的良好润滑剂，只要亲情服务到位，成功的销售必是水到渠成，亲情服务包括见面时的问寒问暖，一些家常话题的讨论，定期的电话问候和上门拜访，生日祝福，甚至是患者家庭关系的融入等。

五、贯彻用药指导。我们的患者吃过很多药，买过很多产品，受副作用危害极大，对于药品的服用方法、成分、每种方子的特点，用药过程之中的副作用和相应的解决方法，以上

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问题是消费者最为关心的，我们的健康代表一定要以专家的形象对消费者贯彻用药指导，消费者对我们产品的认同感会更强，尤其是在销售成功之后的售后服务过程之中，能够及时的对于消费者服药过程中出现的现象进行相关的解答和指导，对于后续销售和老顾客带动新销售的服务极其重要。

六、强疗程弱价格。由于我们的消费者已经服用过其他很多药品，浪费了很多金钱，而且没有治疗效果，所以在面对新产品时，由于对产品功效的怀疑，在决定购买时就严重的表现出对价格的敏感，虽然已经拥有很多优惠，还要抱怨价格过高，这是一种表象，健康代表一定不要被迷惑，要掌握消费者的心理，如果产品知识和沟通方式到位的情况下，一定要把握沟通的低线，同时在整个沟通过程中，以中药的理论一定要强调服药必须按疗程服用的特点，强化疗程，弱化价格，用治疗、巩固和改善的疗程特点避免价格的过多解释。

七、强化前期沟通。前期沟通包括电话邀约沟通和促销现场活动邀约等环节，成功的会议营销销售的关键其实就在于这些环节的前期沟通，健康代表在前期沟通过程中一要建立信任感，让消费者对企业信任，对自己信任，产品知识的灌输也要达到一定程度；二要建立亲和感，经过几次的电话沟通双方要达到很亲切的程度，这样在会场需要强化的只是企业形象和产品功效的强化和高度认可，起到的是临门一脚的效果，所以一定要强化前期沟通。

八、灵活掌握策略。沟通策略和价格策略不是死的，不是一成不变的，健康代表在掌握沟通底线和把握消费者的购买心理的情况下，一定不要把话说死，切忌一刀切，要灵活的掌握相关政策，如面对价格极其敏感的消费者，可以放到会后解决，或者说这种情况我必须向领导汇报。策略和政策因人而宜，进行灵活机动的把握，最大限度的把握消费者。

九、销售沟通四忌讳。

面面俱到忌：在一个人邀约了7个以上消费者的情况下，一定要有与每个消费者充分沟通的时间，切忌为了想照顾好每一个消费者而最后却一个也没有能够充分照顾到位情况的出现；

依赖心理忌：在每场会议中，健康代表是最终完成签单的中坚力量，咨询医师只是避免现场的捣乱分子和坚定大单订购消费者的信心，同时很多情况下我们邀请的知名咨询医师配合我们工作的促销意识很不到位，无法完整很好的配合我们销售工作的进行，所以健康代表不要形成很强的依赖心理，对每个患者的沟通和控制都是健康代表的最为重要的工作，不要过分依赖其他环节。

服务短路忌：健康代表一定要“眼观六路，耳听八方”，以避免各种情况下消费者的中途流失，从而导致前期工作的浪费和无效。

思维被动忌：很多消费者在犹豫不决、没有确定要购买时会想出各种各样的理由或障碍来为难健康代表，这是一个健康代表说服患者的过程，也是患者说服自己的过程，在这种情况下，健康代表最重要的是坚持自己的信心和思维，坚定不移的按照自己的思路去沟通，要有意识的引导患者，而不要被患者所引导，尽量去寻找思维的突破口和话题的突破口。

会议营销的六大核心

会议营销通过寻找特定顾客，利用亲情服务和产品说明会的方法来销售产品，它的魅力在于：可以迅速的使产品在市场上崛起；可以让品牌在短期内为目标受众群体所熟悉；可以使经销商在短期内收回投资；可以极大程度的利用社会资源；没有积压大额货款的担忧；投资相对较少；可以让其从业人员获得丰厚的收入。由于其独特的魅力，越来越多的经销商朋友加入了会议营销的大军。无论您是已经在做会议营销还是准备投入进来，会议营销的六大核心因素都是您必须时刻关注的。

核心一：产品力

“产品力”是市场运作成功的第一要素，它直接决定了产品的“口碑”和产品的“生命周期”。我们不排除有人能将水当作药卖出去的可能，连好人都能被忽悠瘸了，还有什么不可能的事情。但是你能否持续的获得利润？不在于你是否卖出去了，而在于购买方是否在持续消费你的产品。也就是说，不在于你是否卖出了，而在于你能卖多久。

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核心二：充足的客源及场外工作

会议营销的实施以充足的客源为基础，如果不能保证客源充足，会议营销根本无法实施。很多会议营销的操作者都存在这样一个误区：到场的客户越多，销售业绩就越好。我们通过金芯宝各地经销商反馈回来的经验总结得出的结论却与此迥然不同，一场营销会议销售业绩的好坏在很大程度上取决会场外的工作，主要是指销售人员与目标客户的沟通，而不是完全取决于现场来了多少顾客。

场外有效的沟通是保证销量的根本。我们有的经销商朋友一次会能到场200多目标客户而销售只有三五万，也有一次会只有五六十人到场销售额也能达到五六万，也有经销商朋友可以达到到场400多人销售额突破一百万的。其中的差别主要就在于会场外的工作是否到位。如果场外工作到位，多数情况下，在营销会议召开的前一天就能够大体估算出第二天的销售业绩。营销会议的现场只是用来完成这个销售过程，通过营销会议的氛围促使犹豫不决的参会者购买，并通过会议现场建立良好的客户与企业的关系。

因此，我们认为会议营销的场外一定要花大功夫。

核心三：专家

对于会议营销来说，到场专家的水平会影响整场会议的销售业绩，特别是主讲专家。主讲人是病理阐述和产品机理阐述的关键环节，在整场营销会议中尤其重要。有些经销商朋友为了节省费用，聘请的“专家”连主治大夫的水平都达不到，有一些甚至是护士出身。这样的操作在会议营销刚刚起步的时候或许会行的通，可是会议营销发展到现在，再采用这样的方法就行不通了。参会者大多听过许多类似的课，向多位“专家”咨询过，况且有很多参会者久病成医，对许多常见病的病理非常清楚，如果会议营销到场的专家水平不能让参会者信服，那就很难产生销售。此外，主讲专家的讲课水平非常关键，有很多名副其实的专家，脑子里有东西，就是讲不出来，讲的前后不连贯，听的参会者昏昏欲睡，一头雾水，那么这场会议八成不会有好的销售业绩。

因此，经销商朋友们一定要严格的选择最适合的专家。必要时，也可以向我们厂家寻求专家支援。

核心四：典型病例的培养

典型病例在整个会议的过程中起到画龙点睛的作用，通过典型病例的现场说法来证实产品确实具备所宣传的效果，从而促使目标人群购买。因此，一定要注意培养自己的忠实顾客，并从忠实顾客中培养典型病例。

需要说明的是，典型病例与“托儿”不同，“托儿”是单纯的为了利益而随意的诉说产品的优点，“托儿”本身可能并没有使用产品，其言语大多是信口雌黄，时间长了容易引起消费者的反感，反而坏事。而典型病例是通过使用企业的产品确实体验到了效果，通过与销售人员的接触又对公司有了一定的忠诚度，在这种情况下企业诚恳的邀请顾客叙述自己使用产品的过程，和使用前后的身体状况对比。典型病例或许也会从企业中得到一些实惠，但是典型病例看重的并不是一点微薄的礼品，而是产品的效果以及与销售人员的感情。

典型病例的培养对于做会议营销的经销商朋友来说是一个应该持续、认真对待的工作。核心五：流程设计

每一场会议都应该有一个主题，围绕会议主题来进行整场会议的流程设计，会议的流程要力求做到自然、流畅。主题不同的会议，其流程也应该不同。良好的会议流程可以有效的促进销售。如果会议流程混乱，轻则会影响整个会议的进程，重则会使众多顾客中途退场致使整个会议的销售大打折扣。会议组织者应该对会议的每一个细节都要精心设计，甚至会议前反复的演练，以确保会议成功。

我们有许多操作成功的经销商都这样要求，即使会议的流程再熟悉，会前也要演练一遍。核心六：主持人

主持人是整场会议的灵魂。他将会议的各个细节串连起来。好的主持人可以有效的掌控会议现场的局面，可以根据需要调动现场的气氛，可以处理好突发事件，可以将参会者的注意力集中起来。

招一名优秀的主持人是极其关键的，有时主持人的水平能决定会议是否会按照设计的程序进行。

当然，会议营销的许多内容都很关键，比如会场的选择，现场工作人员的配合等等，只是比较起来，上述六点更为重要。我们希望经销商朋友都能做好每一个细节，让每次会议都成为经典！

会议营销之创新

五年前，会议营销还是新生事物，一诞生即令整个保健品界为之倾倒。五年后，当年的先行者们许多也不知道怎么做好会议营销了。2006年4月8日，北京召开了“『中国会销·一变通赢』2006会议营销实战专家创新成果亮剑峰会”，创新二字成为2006年会议营销的关键字。

其实，会议营销从来就没有停止过创新，从在宾馆开联谊会卖货，到旅游卖货、餐饮卖货、看电影卖货、参观工厂卖货，每一种变化都是创新。但这种变化很有限，是战术技巧层面的小创新，上不了新营销模式的高度，所以动辄说旅游营销、餐饮营销未免有些夸张。还有诸如顾客资源收集方法创新、会议形式和内容创新、会前会后服务创新、老顾客带新顾客创新之类营销手法下的小创新。下面我们给大家介绍一种比较新颖的会议营销操作模式，供大家借鉴。

营销专家们将之命名为“内部员工分销商制”。其实质是一种经营体制的转变，借鉴了直销的东西，有点类似于农村改革的分田到户。分田到户极大的调动了农民的生产经营积极性，同样，这种改进的好处就是能够最大限度的调动员工的积极性，甩掉管理包袱，降低经营成本，提高效率，增加利润。对于老板来讲，这种模式还可以低成本快速扩张市场，可以把复杂的管理问题简单化。

公司组织架构：总经理1人，主持人1人，会务人员3-4人，咨询大夫2人，讲课专家1人，分销商15-17人，每个分销商手下有3-5个营销员不等。

分销商和营销员来源：分销商大都是其它会议营销企业的销售精英，有销售经验，有一

定的管理能力，有相当的顾客资源。其层次大体与一般会议营销公司的销售主管或小组长相当。

人员开支：主持人、会务人员、咨询大夫、讲课专家由公司发薪水，给提成。分销商不从公司领取薪水。营销员工资、提成、奖金由所属分销商发放，公司不承担。

分销制度：公司从厂家或总经销商拿货，一般折扣在零售价的10-20%之间。分销商以零售价的3-5折从公司提货，按统一零售价销售。公司统一组织营销活动，如旅游，餐饮等，分销商带领自己的顾客参加活动，并按顾客人头和手下参会营销员人数分担活动费用。顾客消费高，分担多，营销员消费低，分担少。每个分销商要向公司交几千保证金。分销商从公司赊账提货，会议结束后24小时内回款。销售回款100%属于分销商自己。分销商向手下营销员发放工资、提成和奖金。营销员的待遇由公司统一制定，以避免内部挖墙脚。人员管理：分销商和营销员必须遵守公司的纪律，服从公司的统一管理，对外都是公司员工。分销商平时各自行动，平时不在一起，一般只有在销售活动现场才得一见。营销员的工作由所属分销商安排，公司一般不干涉营销员的工作。

企业文化与激励：公司有自己的企业文化，经常举办各种内部活动，给分销商额外的奖励，与分销商、营销员进行情感沟通，以增进大家的归宿感并消除疲劳和压力。经营状况：公司每月销售额在50万元左右，开支有限，利润可观。

上述这种模式05年已经有人在操作，据悉，06年他们已经从一支队伍扩编为三支队伍，年销售额预计可以达到四五千万元。

篇3：IT项目沟通管理（范文模版）

[摘要]

2005年3月,我参加了“某省邮政储蓄中间业务平台”项目的开发，担任项目经理的角色。该系统主要是凭借邮政储蓄点多面广的特点，利用各个网点原有的网络、设备和人员等资源，在中间业务系统上为广大用户提供代缴话费、代收保险费、代收水电费等服务。该项目的实施可以为邮政系统带来除存款外新的利润增长点。项目投资共1000万，开发周期为1年。

由于该系统涉及的项目干系人众多业务复杂，加强项目的沟通管理非常重要。本文结合作者的实践，以“某省邮政储蓄中间业务平台”项目为例，讨论了项目沟通的内容和方法。论文结尾，作者谈了该项目在沟通管理方面的一些心得和体会，同时也指出了不足之处及改进办法。

[正文]

2005年3月，我参加了《某省邮政储蓄中间业务平台》的开发，担任项目经理的工作，该项目作为某省邮政的重点工程，受到了该企业领导的高度重视。该系统利用邮政储蓄原有的硬件、网络和人力资源，为广大用户提供各种代理服务，既方便了广大用户也为邮政带来了新的收益。该系统服务器采用AIX操作系统、ORACLE数据库、TUXEDO为中间件，SCO UNIX为前置机的操作系统，应用程序放在前置机上。整个系统的操作流程是：前台营业员在终端上由储蓄界面切换至中间业务系统界面，此界面为前置机上的应用程序，该程序与主机上的ORACLE数据库连接，主机再与其它各企业如电信、移动、保险公司等企业的主机进行数据交换从而达到代缴的目的。

由于该系统涉及的项目干系人众多，业务复杂，而且各个地级市局的硬件如终端、打印机、密码小键盘等型号不一致，给开发带来的很大困难。考虑到该项目牵涉面的复杂性，加强项目的沟通管理非常重要，沟通是否有效，渠道是否顺畅直接关系到项目的成败。影响项目成功的三个主要因素（用户参与、高层支持及清晰的需求定义）都依赖于拥有良好的沟通技能。项目沟通管理主要包括沟通规划、信息发布、绩效报告、干系人管理等过程。根据该项目的具体情况，我制定了合理的沟通计划、召开项目启动大会、使用多种沟通技巧和项目实施情况报告等形式，确保系统如期按质完成。

1．制定切实可行的计划

首先我做的工作是确定项目的所有干系人，了解每个干系人的基本情况。我使用Excel制作了联系人列表，人员包括项目组成员、项目组上级领导、行政、业务、技术支持人员等。

信息包括姓名、所属部门、邮箱、座机、手机、职能等，做到简洁明了。把联系人列表发送给每个干系人，并及时更新，以保证沟通渠道的畅通。另外还编制了项目文档模板，包括会议纪要、工作报告、开发文档等，统一文件格式，使文档管理规范化。

我认真考虑了每个干系人对项目的期望，想要是得到项目的信息及时间。确定工作汇报方式，明确什么时间、以什么形式向谁汇报。在该项目中，我采取的方法是：项目组成员对项目经理通过EMAIL发送周报；项目经理对直接客户和上级按月通过EMAIL发月报的方式；紧急情况通过电话及时沟通；每两周项目组进行一次当前工作沟通会议；每周同客户和上级进行一次口头汇报。另外，项目组实施了重大问题报告评估制度。这里所谓的重大问题，指的是影响项目进度成本及质量的需求变更、人员调整等。比如，由于分配到本项目组的开发人员并不是非常固定，有时需要支持公司其他的项目，项目组及相关人员会及时开会评估对项目可能产生的影响。

事实证明，我通过采用这些方法、过程和文档模板，使项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通更加顺畅，提高了沟通的效率，保证了项目按计划完成。

2、召开项目启动大会

由于该项目干系人众多，在项目启动之初我就召开了项目启动大会。我邀请了邮政、电信、移动、保险等企业的部门负责人在酒店一起开会。会前，每个模块负责人要明确自己的客户接口，要找机会和对方单独聊，拉近彼此间的关系。会上利用双方人员到齐的机会，IT公司要把软件功能用通用、专业的语言和用户方的领导、技术人员、业务负责人进行最后确认。同时，还可使双方人员彼此认识，清楚各个层次的接口，大家混个脸熟，以后打交道就会更通畅。

此外，我在公司内部也召开了项目组成立会，我颁布一个“项目宪章”，包括项目的内容、项目负责人权限、项目团队成员、项目时间周期、项目需要的设备、资金等。内部造势不仅可以让各个部门了解项目，创造条件服务项目组，而且可以给项目组成员以压力和动力，意识到项目的意义和团队精神的重要性。

3．使用多种技巧

在该项目实施过程中，为了提高沟通的效率和效果，需要把握一些基本原则，而且项目进展的不同阶段以及对待不同的沟通对象，也要使用多种沟通方法。在需求分析阶段，作为项目经理，我经常与用户进行沟通。为了准确把握用户的需求，获取更多的信息，我召开了的需求讨论会，由客户方代表、系统分析员、主要开发人员参加，双方就项目的目标、范围、系统所需功能、性能方面的要求展开讨论。这种会议我召开了多次，每次对需求进一步细化，对某些不明确或认识不统一的地方逐一确认，直到双方对需求达成共识。除了正式的会议外，我还经常采用非正式沟通的方式，与客户拉近距离，在轻松和随意的谈话中获得更多的隐性需求信息。

为了及时了解项目的真实情况，包括项目的当前时刻，时间、、资源消耗，还需多少时间、成本、资源，项目中遇到得问题等信息，与项目开发团队成员的沟通是必不可少的。本项目的重点是系统架构的设计，所以我与系统机构师的沟通非常频繁。本项目的架构师是一名软件工程的研究生，有多年系统设计开发经验，技术水平比较高。但有时表现比较自负，不易听取别人的意见，说话的语气、神态也让人难以接受。我作为项目经理，一方面抱着学习的态度，虚心听取他对系统建设技术上的见解，另一方面在探讨技术问题同时，指出团队合作的重要性，努力协调他与开发小组其他成员的关系。在不断的磨合中，项目团队的凝聚力有所加强，逐渐形成了一个有战斗力的集体。

会议是项目沟通的一种重要形式。如何组织高效的会议也是我要考虑的问题。在本项目中，我的做法是：事先在沟通计划中制定例会制度；明确会议的目的和希望解决的问题；会议前将会议资料发到参会人员；由专人记录会议纪要；会议最后要有结论。按照这种方法，节约了时间和会议成本，有效解决了项目中遇到的问题，保证项目正常实施。

4．实施进展情况报告

该系统的实施直接关系到某省邮政业务的开展，开发方和客户方的高层很关心项目的状态和进展问题：时间是否会延期、是否要添加成本、质量是否有保障等等。对于作为项目经理的我来说，及时地给相关人员反馈这些信息，特别是将会有延期、将添加项目成本、质量将会有问题的苗头等，都提早汇报，以及时调整工作计划。

在本项目中我采用定期汇报、阶段评审和重大问题报告评估三种形式报告项目进展情况。定期报告就是在某一特定时间内将完成的工作量向干系人汇报，报

告的时间和频度在沟通计划中制定，报告的主要内容包括：项目当前状态、进度完成情况、当前问题、解决办法、下阶段计划等。在项目进行到重要阶段或里程碑式的项目发展阶段，就要进行阶段评审。如需求评审、概要设计、详细设计评审、代码复审、测试计划评审等。在出现重大问题时，进行紧急报告评估，内容包括：当前发现的问题、相关影响、如何解决（所需资源）、问题紧迫性（必须在什么时间内得到反馈）等。

项目干系人对及时取得项目情况表示满意，并对得到的信息及时反馈，共同解决项目执行中的问题。

5、结束语

主动沟通、良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度和成本，保证项目成功。正是由于在该项目的建设中良好的沟通和冲突管理，才保证了项目如期完成。目前系统运行正常，我带领的项目小组受到了客户和本公司领导的一致好评，对项目给予了较高的评价。某省邮政高层也对在本项目中产品功能和所起得作用给予肯定。