信息化时代档案管理（精选十篇）
信息化时代档案管理 篇1
一、信息化管理:人事档案管理的必然趋势
人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策, 在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料, 是反映个人成长历史的凭证和依据, 是人力资源管理与开发的重要依据。然而, 目前绝大多数高校的人事档案只有纸质的, 加之由于多方面因素的影响, 人事档案缺档、断档、死档的现象在各级单位都不同程度地存在, 不仅给人员的变动、工资调整、员工辞退等人事管理带来诸多的麻烦和困难, 而且不利于企业快速、全面、真实地掌握员工队伍现状, 从而针对员工队伍现状, 科学加强员工队伍建设。随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来, 人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据, 必须引起广泛重视, 采取切实有效的措施, 用信息化建立全面、真实、详细、连续的人事档案, 实现人事档案信息化与纸质化双轨制, 全面提高人事管理水平, 为合理使用人才, 加强个人诚信提供强有力的支撑和帮助。信息化的人事档案管理具有诸多优势, 突出表现在以下六个方面:一是信息化的文档输入功能可以大大减轻人事档案工作者的劳动强度;二是信息化的数字处理功能可以快速及时地进行人事档案的处理调整, 保持人事档案的动态性与连续性;三是信息化的搜索功能可以快速查询人事档案信息, 为领导拟定员工培训计划、实施绩效管理、合理组合人才等方面提供详实的依据;四是信息化的痕迹功能可以为人事纠纷的处理提供有效的帮助;五是信息化的保密功能符合人事档案的保密要求;六是信息化的提醒功能, 可以及时提醒员工退养、退休等事宜。
二、构建信息化平台, 实现人事档案信息化管理
目前, 在高校人事档案管理中, 人事档案信息化的不全面、不系统, 明显落后于时代发展的要求, 是人们常常垢病的主要问题之一。正如信息化研究专家所指出的:“信息化不仅仅是信息的体量大, 更重要的是认识信息的思维要变化, 信息收集、信息分析、信息利用的思维也要变化”。
高校人事档案信息化建设的关键在于准确可靠的、数字化的原始数据, 这就要求人事档案管理人员在收集整理档案材料时, 要以高度认真负责的态度审核和鉴别有关材料的真实性、准确性和完整性。在核定好有关材料信息的准确无误后, 要以二级单位或职能部门建立好基础数据库, 并录入所有人员的基本状态数据, 包括:职工代号、姓名、性别、民族、籍贯、出生、入职日期、政治面貌、学历学位、职务职称等信息。档案管理人员在录入这些基本数据、基本信息后, 应继续根据人事档案分类编目的统一要求及标准, 分门别类地将档案材料的名称、形成时间、份数及页码等归类。以便于在需要相关信息时, 可以很快地搜索想要查询的内容和信息, 在索引中清晰地掌握被查询人员的档案全貌。当然, 基于部门或职能部门的基础数据库还应互连、互通, 以便基础数据的及时更新和共享。例如:组织部门的职务职级任免、年度绩效考核等, 人事部门的职称评聘、师资培训等, 劳资部门和财务部门的工资变动、社保办理、税务代扣等, 只有各部门和单位将人事档案材料及时归档、录入、更新, 人事档案部门才能统一审核、统一入库, 并最终达到更新及时、数据准确、信息共享的目的。
档案管理人员素质胜任、管理科学是高校人事档案实现信息化管理的关键。因此, 高校人事档案主管部门在配备人员时, 要对岗位人员的学历层次、专业知识、年龄结构等方面提出工作胜任要求, 并培训在职、在岗工作人员的信息化知识、网络知识技术和大数据利用、分析能力, 切实提升信息化背景下档案管理人员的搜集能力、整理能力、服务能力、管理能力、分析能力。
三、确立大数据理念, 注重人事档案信息数据化
所谓“大数据”, 是一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合, 具有“海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型、价值密度低”等四大特征。大数据作为云计算、互联网之后IT行业又一次大的、颠覆性的技术革命。大数据改变了我们对世界的思维方式, 如从样本思维、精确思维、因果思维过渡到总体思维、容错思维、相关思维。大数据理念使得原本完全独立的基础数据库间有了相互联系、互相交汇, 通过这些关联重聚、互相交汇的数据就变成了更为丰富多样的信息资源。也就是说, 大数据的关键作用在于赋予信息内容及信息关系以新的内涵和意义。为此, 高校人事档案管理工作需要将人事档案信息数据化, 而不仅仅是数字化。数据化与数字化之间内涵差距较大。数字化是指将信息变换成二进制编码;而数据化则是指将现象转变为可量化分析对象的过程。高校人事档案信息通过数据化处理, 才能被检索、比较、统计、判断、预测, 才能充分体现出数据的潜在价值。
在高校人事档案管理中, 管理者常常需要做各种各样的人事信息统计和判断, 这就需要有一个虚拟系统能够把分布在不同基础数据库中的原始数据按照设定的要求进行描述和统计, 大数据理念给高校人事档案管理带来了全新的理念。以我们的工作实践为例, 学校因学科建设、项目申报、教学评估等, 经常会对人事信息进行各类统计, 这些数据需要从多个二级单位、职能部门的数据库中获取。然而, 其中最关键的问题是, 这些不同的基础数据库中的信息资源是否能得到及时更新, 是否完全同步, 是否便于共享。例如, 要统计全校副高职称在各岗位定级中的薪酬情况和年龄分段情况, 其中需要涉及的信息包括:从师资信息管理系统中获取某某副高职称者 (包括副教授、副研究员等) 是某级岗位的信息, 并从档案信息管理系统中获得该副高职称者的年龄情况, 从劳资信息管理系统中获取该副高职称者的工资信息, 实际操作上非常复杂繁琐。然而, 如果这些基础性数据库的数据是关联的、同步的、共享的, 统计工作也就会变得非常容易, 统计工作就会简单快捷高效。如果其中某个同志刚刚晋升正高职称, 在师资信息管理系统中进行了及时更新, 但在劳资信息管理中, 相应的工资却没有兑现, 就会造成人事信息统计数据的错误。基于大数据理念, 建立在人事档案数量化的人事管理系统, 就可以有效避免这类低级错误, 达成真正现实意义上的资源共享, 从而有利于提高我们的人事服务质量。
四、加强风险意识, 提高人事档案管理安全性
信息时代档案管理论文 篇2
1.信息时代档案管理工作概述
1.1信息时代档案管理的定义
。信息时代的档案管理有别于传统的档案管理工作，其主要以现代的信息技术为依托，借助计算机系统和互联网络对档案进行管理。常见的档案管理方式包括，电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等等。这种管理方式，使得管理的对象从传统的实体档案，转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时，快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。
1.2信息时代档案管理的特点。
信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统档案管理相比较，其具有着以下几个方面的特点：首先，各单位实现档案管理信息化所依照的规章制度，法律法规趋于统一，制定这些规章制度、法律法规的是具有专项权力的行政部门。其次，虚拟档案是档案管理信息化的标志，通过信息化的管理，档案的形式由实体档案转化为了电子档案并可以通过互联网络达到高速的共享，使得档案管理工作更加的.具有时效性和便利性，为整个单位的信息化发展奠定了良好的基础。最后，档案管理信息化应用了大量的现代科技，在信息技术的支持下促进了档案管理的自动化，颠覆了档案管理工作的传统模式。
2.信息时代档案管理工作存在的问题
2.1管理理念陈旧，缺乏服务意识。
目前我国档案管理信息化虽然取得了一定的成绩，并已经开始在全国范围内进行普及，但是在实际应用的过程中，仍旧存在着一些突出的缺点与弊端，严重影响着我国档案管理信息化的进程。其中最首要的问题就是档案管理工作受到传统档案管理工作的影响，在思想观念上带有着一定的陈旧性，难以接受新的管理方式，无法借助现代信息科技对档案作用充分的发挥。同时，缺乏服务意识也是档案管理工作面临的主要问题之一，因为服务方面的缺失，也使得档案管理工作难以迈向一个新的阶段。
2.2档案编辑落后，检索工作困难。
我国在档案管理信息化方面还有待进步，在进行档案管理的过程中部分单位及部门仍以实体档案为主，这就造成档案管理工作量的增加，工作人员需要耗费大量的时间在档案的编辑方面，并且随着实体档案数量的不断增加，也给档案的归档、分类增加了难度。除此之外，实体档案的利用率并不高，由于其在检索方面存在困难，因此实体档案主要以收藏为主，而忽视了档案资源的发掘与应用。
2.3缺乏统一规划，信息管理迟缓。
档案管理工作普遍存在于政府企业之中，由于不同单位在工作内容、经济条件等方面都存在差异性，因此档案管理工作也会呈现出一些个性化的发展，因此影响了档案管理工作的统一规划，不利于档案管理工作的规范化。同时，系统设计上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出现迟缓，不利于实现档案信息的共享。
3.信息时代档案管理工作的创新
3.1改变管理思想，丰富服务内容。
档案管理的信息化发展，需要在思想层面进行彻底的改变，认识到传统档案管理的不足，并积极的对档案管理工作进行创新，注重对档案信息资源的挖掘，使其不再是单位内部的闲置资源。同时，从事档案管理的工作人员也应树立新的工作意识，积极的丰富服务内容，提升档案管理工作的质量。
3.2依靠网络平台，强化信息管理。
档案管理信息化最突出的特点是对现代网络技术和计算机技术的应用，因此信息时代对档案管理工作进行创新的过程中，有关工作人员应充分的依靠网络平台，建立起电子档案管理系统。并改变传统档案的编辑方式，通过计算机对档案信息进行录入，提高档案编辑的效率。同时，在互联网络的支持下，电子档案信息还可以实现在单位内部的共享，单位内部工作人员仅需登录部门网页进行身份验证即可查阅档案信息，提升了档案查阅的速度。除此之外，随着信息化管理程度的不断加深，智能档案管理、自动化档案管理已经成为档案管理工作发展的新方向，通过系统自动处理档案资料，完成档案编辑，有效的提升了档案管理工作的质量和效率，节省了人力方面的投入。
3.3搞好信息录入，做好数据管理。
信息的录入以及数据的管理等都与信息数据库的建设密不可分，因此要想做好上述工作就需要进行档案管理工作的过程中加强信息数据库的建设，制定出详细的建设方案，按部就班的对信息数据库进行完善。为了使得信息数据库的作用更好的得到发挥，管理人员还应加大科技方面的投入，并适当的丰富信息数据库的功能，使其可以配合管理工作，弥补档案管理中的不足。例如，数据库与目录库相结合等。
4.结束语
论信息化时代高校的档案管理工作 篇3
[关键词]档案管理 信息化 挑战 应对措施
随着教育体制改革的不断深入，在档案工作收集、管理、利用等许多方面产生了新的问题，知识经济信息化的进一步发展，对高校的档案管理工作也提出了新的挑战，如何适应这些新变化，如何搞好高校的档案管理工作，是一个值得认真思考与探讨的问题。在这里，笔者想从档案学的理论，认真分析那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，希冀用新的思路、新的途径，新的办法来解决档案管理工作中遇到的新矛盾和新问题。
一、档案的管理
1档案管理的性质
第一，档案管理的服务性。档案管理对于高校其他工作来说，属于一项服务性工作。它通过提供原始材料来为其他工作服务。档案管理工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素与动力。第二，档案管理的从属性。档案工作通过管理和提供档案这种特定方式，为高校各项工作提供档案信息服务。因此，档案工作同其他工作的关系是齿轮、螺丝钉与机器的关系，是从属和服务于高校其他工作的，但它又是高校工作不可缺少的组成部分。第三，档案管理的管理性。从档案管理工作自身来讲，它属于一种科学的管理性工作；但它又有自己的独特管理对象和范围。档案管理工作的对象，是高校各项工作所产生的档案材料：它工作的任务，是在国家档案原则和制度的指导下，科学地管理本单位的档案，维护本单位的历史真实面貌。
2档案管理的特点
第一，平凡之中见深刻。档案管理工作的意义是极其深刻的，从一个单位来说，记录和反映了一个单位发展历史：从国家全部档案来看，不仅体现了一个国家的历史面貌，而且在时空的意义上保持和体现了人类社会的统一与完整，第二，枯燥之中显神奇。档案管理工作具有重要作用、深刻的意义和巨大的价值，但具体的管理工作却是单调、枯燥的。就是这种平淡枯燥的管理工作，往往能为现在和未来提供重大的历史借鉴。第三，普遍之中有特殊。档案管理的普遍性表现在所有档案管理工作的具体内容及工作活动、环节之间具有极强的连续性，几乎形成了一个固定的模式。另外，档案管理工作的各个环节自身又有其特殊性，这种特殊性构成了每个环节特定的内容和要求。
二、信息化社会给高校档案管理工作带来的挑战
1经费的缺口已成为很重要的制约因素
档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，已成为当前档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐，就必须不断更新设备和技术，这需要大量的经费；新设备、新技术需要更高标准维护、保养，还需要大量经费；设备不断更新、技术不断升级更需要大量经费来保障。所以，高校的有限经费难以维持档案信息化建设的需要。
2安全技术成为不利高校档案管理工作发展的瓶颈
档案的保密性和安全性受到严峻考验。信息网络不断深入各个领域，网络环境下，影响档案保密和档案安全有诸多因素：档案部门档案安全意思和保密意思不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息；对信息来源的可靠性和真实性缺少严格的审查；管理达不到新要求，造成信息的损坏、丢失；电脑病毒、“瘟疫”横行，黑客的恶意攻击等等。所有这些，使得档案信息的安全和保密受到威胁，我们必须要高度重视，并加以研究解决。
3档案管理人员素质影响了档案管理质量
档案管理人员素质较低，影响了档案管理质量，合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网建设和信息高速公路和飞速发展，高校档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才，但目前高校档案管理人员的素质能达到上述要求的为数不多，另外，专业人才还在不断地流失，导致档案人员素质进一步下降。
三、应对高校档案管理工作挑战的具体措施
1提高认识，加强领导，理顺管理体制
首先，学校档案是高校教学、科研、管理等各项活动的真实记录，没有这个记录，高校就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。其次，从档案的功能和作用来看，档案具有咨政、育人、存史和凭证等功能和作用，是其它任何工作都不能替代的。要继续深入持久地组织好《中华人民共和国档案法》、《(中华人民共和国档案法)实施办法》等相关法律法规的学习与宣传活动。学习与广泛宣传能使教职工了解《档案法》的基本内容，形成人人关心、自觉地维护档案工作的新风尚。健全领导体制，从组织上保证档案工作的顺利开展。要认真研究解决档案管理工作中所涉及的机构、编制、经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，消除工作死角，使档案工作与学校其它各项管理工作同步发展。
2大力加强档案人才队伍建设
以能力建设为中心，以培养复合型人才为目标，从我国高等教育改革和学校建设发展的实际出发，解放思想，与时俱进，努力转变在人才问题上的各种陈旧观念，树立人才资源是第一资源、人人都可以成才和以人为本的观念，尊重人才、尊重知识，努力营造鼓励档案人才于事业，帮助档案人才干好事业的工作环境。同时注重加强政治思想教育和职业道德教育，努力学习档案业务知识，做到“爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”；选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍，解决长期以来档案工作人员年龄老化、知识滞后、人手不足、管理落后的问题：增加智力投资，定期开展培训。
3抓好收集，加强管理与利用档案
信息化时代档案管理的重要性 篇4
1 档案管理现状分析
1.1档案管理观念落后
对档案管理工作不重视是大部分企业普遍存在的问题。主要表现在以下几方面:第一,大部分企业,缺乏档案管理的专业部门。第二,管理者对档案管理工作认识不足。大部分企业管理者错误地认为档案管理工作就是对企业资料的整理,并不能给企业带来经济效益,这种想法导致企业不愿意设立专门的档案管理部门。
1.2 档案管理信息化水平低
目前,大部分企业档案管理信息化水平低,主要体现在以下几个方面:第一,部分企业仍采用传统档案管理模式,对计算机及科学技术利用不足,导致档案管理效率低下。第二,部分员工没有正确认识档案信息化建设的内涵,错误地认为信息化即数字化,导致档案管理的信息化建设水平较低。
1.3 档案管理不能为公司服务
传统档案管理模式分为档案的搜集和整理鉴定,只要保证企业档案的历史记录完整即可。但是,这种档案管理模式不能为提供良好企业服务。好的企业档案管理能在企业中起到积极的促进作用, 在档案中找到企业发展的兴衰点,找到发展的不足并寻求新的解决方案,作用于企业发展,为企业服务。
2 信息化时代档案管理的建议
2.1 科技存档
当前的档案管理工作应该向数字化靠拢,从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理,以基本信息为管理对象,对各个部门信息行进数字化处理。在进行电子存档时,首先,要建立相关档案的网页,建立数字化视频档案数据库检索模式,以便于档案的查找与利用。其次,要充分利用相关部门网站制作网页,使档案管理服务于系统互联网,并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子档案建立中,要保证档案内容的真实性和安全性,且快速实现资源共享。在互联网上,应实现档案管理的自动化和法制化,真正做到档案信息交流和利用。
2.2 信息化管理
传统档案管理模式是以图片、手写信息、影像等为载体进行管理,档案管理人员主要以手工操作的形式完成档案的收集和整理, 最后完成存档。随着信息化程度加深,特别是国外先进档案管理技术的引进,奠定了档案管理科技化基础,电子化档案管理模式使档案从人工手写变为计算机存档,这是办公手段的历史性改变,为档案管理提出了更高要求,使档案管理走向现代化和科技化。也从另一个角度要求档案工作者加强学习档案管理技能,适应新形势下的工作方式变更,更加快捷、准确地为社会创造经济效益。
2.3 工作重心向信息偏移
在传统档案整理实践中,主要工作是档案实体数据整理。在实际档案管理中,档案实体管理是对档案的流程化控制。而计算机存档技术给传统档案管理模式带来巨大挑战,传统档案管理无法应对电子信息时代的数字化处理要求,因此,档案实体化管理越来越弱化。档案管理事业的关注焦点从文件实体化向文件形成化发展,使文件整理和保管与科技有机联系起来。
2.4 培养信息化档案管理人才
在档案管理中,应着重引进和培养现代化管理人才,全面提高工作人员素质,积极改善档案管理设备,提高档案管理手段。为此, 首先,要努力培养档案管理的数据库开发人才,只有优秀的人才储备,才能更好地服务于档案管理工作。其次,企业要积极地为档案管理人才提供提升能力的机会,设立专门的培训机构,提高档案管理人员的知识结构和整体水平,加强工作人员的理论研讨和学术交流。最后,要引进了解信息化的技术人才,具有现代化管理水平的管理人员,切实提升档案管理部门的服务质量。
3 结 语
随着信息技术不断发展,传统实体式档案存档方式已不适用于企业的发展。因此,档案信息处理自动化和数字化的趋势势在必行。档案工作面临着从传统到科技化的重大变革,如何加速档案管理科技化成为当前研究的重点。企业要寻找传统档案管理模式的不足,汲取现代化的档案管理模式,形成符合企业实际发展的方法,更好地为社会服务。
参考文献
[1]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].济南:山东大学,2012.
信息时代档案工作的管理探讨 篇5
3.2统一信息化的管理标准。伴随着科学技术极速进步，档案管理措施逐步更新以及管理水平提高，建立健全工作体系。实现档案管理细则的统一编制。整体落实到位，实现系统软件的可移植性，规范处理档案信息化管理。另外，还应细化档案工作者工作职责，促使档案管理者依责办事。在操作上。需严格记录，把档案的接收和销毁以及借阅、复制等过程与结果完整记录在册，细致记录档案相关的培训与考核等情况。
3.3强化基础设施建设。当前的档案机构设备设施还很落后。现代化程度偏低。所以，应该要加强宣传，争取领导及社会的支持。加大对档案方面的投入力度。总之应使用多种方法，来解决档案资金的不足问题。以便档案方面购置先进的管理设备。其次收集各项资料。认真整理每年生成的各种档案，录入微机管理；实现了档案微机检索。对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。档案管理工作人员应保持高度的责任感和爱岗敬业以及尽忠职守等很高的职业道德水平。在管理工作里。需积极思考。对可能存有的问题认真检查并最快解决，做到面对工作一丝不苟的原则。粗精档案管理创新工作的顺利开展。档案管理者应积极提升本身信息技术。主动参加那些有关的教育培训活动。努力掌握先进的操作技能以及理论知识要点，提升档案管理信息化水平。做到更好地给社会服务。
4结语
信息化时代下如何保证档案安全 篇6
摘要：无论是传统的时代，还是信息化时代，档案安全管理都是关键，只是在不同的时候，需要采取不同的措施来保证档案安全，这是因为不同的时代，档案安全面临的问题不同。本文主要通过信息化时代档案安全存在的问题的介绍，进而探讨了其档案安全措施，希望能够为档案安全管理工作提供帮助。
关键词：信息化时代；档案安全
信息化时代保证档案安全的措施有很多，但是要遵循一定的原则，其中最最重要的就是整体性原则，就是从全局考虑出发去保证档案安全，起到宏观统领的作用，这其中也包括很多原则，其中法制原则是关键，因为无论是做任何工作，只有在法律允许的范围之内，才能有效保证档案安全的措施也不例外，一旦超过这个界限就要受到相应的惩罚。
1、信息化时代档案安全存在的问题
信息安全问题，知识产权问题，这些问题的产生，在一定程度上阻碍了档案信息化工作的顺利进展。目前，用于解决上述问题的对策除了技术以外，也有很多学者呼吁应尽快出台关于档案信息化的法规、政策和标准，但问题是，技术本身就是一把双刃剑，问题主要不在于技术，而在于人性。我们看到，复制技术既可用于信息共享，也可用于侵犯他人知识产权；过滤技术既可用于自律，也可用于搜集他人的隐私信息；加密技术既可用于信息安全防范，也可被恐怖分子和极端民族主义分子用于秘密通信，从事破坏和颠覆国家政权的犯罪活动。
1、数字档案信息对计算机设备的依赖性
数字档案信息从传输、存储到显示都是通过计算机实现的，计算机是生成数字档案信息的前提和基础，离开了计算机的软硬件条件，人工不可能将数字档案信息存储到存储介质上，也不可能识别存储在存储介质上的数字档案信息，因此数字档案信息对计算机及其相关设备具有绝对的依赖性。
2、数字档案信息的不安全性
除了数字档案信息对计算机设备的极强依赖性之外，处在系统网络中的数字档案信息表现出的不安全性十分明显，网络安全的薄弱性是不可忽视的，计算机网络系统并不安全，有时会出现某些隐患，从而使数字档案信息化为乌有，另外计算机病毒的威胁、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成数字档案信息丟失的问题，带来难以估量的损失，这些都意味着确保数字档案信息的保密性、完整性、真实性和可用性极富挑战意义。
3、数字档案信息对标准的依赖性
在数字档案信息的形成与管理中使用标准，有助于数字档案信息在存取与保存时的完整性，标准的使用不仅有利于数字档案信息的科学管理，同时，遵守与使用标准还便于数字档案信息随技术的发展在新、旧数字平台间转换，这将直接降低保存数字档案信息的费用，因为，随着技术的发展，数字档案信息在新、旧数字平台间的转换是通过不同的标准与规范进行的，如果数字档案信息按标准进行管理，就会降低数据格式变换的频率，格式变换、数据迁移的频率降低，所需的费用自然就降低了。
2、信息化时代保证档案安全的措施
信息化时代，档案管理也逐渐的进入到了信息化时代，很多部门的档案管理都已经应用了电子档案管理，但是电子档案管理却存在着安全隐患，针对这一问题，必须采取措施，否则不但没有发挥信息化时代的作用，甚至会影响档案管理事业的发展。可以采取以下措施：
2.1整体指导原则
整体指导就是全方位、多角度的去指导和管理，起到宏观调控的作用，使其从整体上走上正轨，整体指导的原则主要包括以下几点：
首先，法制原则，也就是说保证档案安全，必须是比在法律允许的范围内，不能违反相关规定，否则档案安全没有保证，也触犯了法律。法律是行驶一起活动的依据，如果没有在这个依据下行驶权利，只会取得事倍功半的结果。但是我国有关档案的法律法规还有一些不健全的地方，相关部门应该尽快完善，使信息化时代的档案管理有一定的法律依据。
其次，伦理原则，无论是什么行业都具有一定的伦理性，信息化时候的档案安全管理也是如此，所谓伦理原则简单的说就是要有一定的好坏标准，比如说违法法律的档案安全管理就是不被允许的，因为要在信息化时候，逐渐建立起档案安全管理的科学合理的标准，从法律以及道德方面来真正的解决这一问题。这就需要建立健全档案管理环境，优良的环境是档案安全管理工作的重要保证。
再次，效用原则，无论传统时候的档案安全管理，但是信息化时代的档案安全管理，其主要目的都是为人们服务，如果没有一定的效用性，其管理也就失去了意义。虽然信息化时代，使用的都是高新技术，但是如果部门不能承受，完全没有必要一定要引进先进的技术，只要适合本部门管理的技术即可，而且档案安全问题不可避免，不能一味怕影响档案安全管理工作，而影响档案的使用，只要将档案安全问题发生的概率降低到可以接受的范围就可以，效用性才是关键。
最后，创新原则，保证档案管理的措施虽然有很多，但是方式都比较传统，有些盗取档案的人员已经对这些方法有所了解，从某种程度上说，不及时的调整档案安全管理办法，也是档案安全频发的主要原则，因此一定要对其进行创新，使其管理办法能够完全的适应档案安全管理，而且如果方法十分实用，也可以作为专利，卖给其他档案管理部门，甚至国外，这在一定程度上也为档案管理部门增收。
2.2档案信息化的法治保障
目前，我国与数字档案信息安全保障体系相关的国家法律包括《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》、《中华人民共和国电子签名法》等，但从整体来看，现有的法律法规尚不能为解决数字档案信息安全保障体系建设面临的复杂问题提供有效的法律依据，因此要进一步完善我国数字档案信息安全保障体系。
2.2.1修订档案基本法
现行的《中华人民共和国档案法》面对的是日新月异的客观环境，已经不适应当前信息化的飞速发展，有必要将其纳入我国的立法规划工作，在修订时，应对数字化档案作出明确、具体的规定，将以磁性物质和激光为主要介质的数字化档案纳入法律规范。
2.2.2归并各类规章制度，避免政出多门
应以修订的档案法为指导核心，归并和修改甚至是废除与其不相适应的各类部门规章，这样既能有效节约行政和执法成本，又能有效控制档案安全问题，参照国际档案立法趋势数字档案信息安全保障体系的立法要借鉴国外成功的立法经验，要注意和国际接轨，国外在数字档案信息安全保障方面的一些成功的经验和做法，我们应当积极努力学习、借鉴和吸收，我们在制定具有我国特色的政策法规时，在不失我国原则的前提下，应尽量向国际规则靠拢，从一开始就能和国际接轨，避免走弯路，但也不能完全照搬外国的做法，必须结合我国国情，坚持从实际出发，走有中国特色的发展道路，同时还应指出，提高执法的有效性是立法目的得以实现的基础保证，这就需要行政、司法部门通力配合，真正将法律贯彻到实处，体现法律的权威和保障性。
3、结语
综上所述，可知即使是信息化时代，档案安全依然存在，因此一定要采取科学有效的措施，来保证其安全，使档案管理工作真正的为人们服务，但是因为我国档案安全管理工作的相关法律还有一些不够健全，这就需要相关部门及时的调整与完善，从大环境中保证档案安全，培养相关的档案管理人员也是保证档案安全的重要方法。
参考文献：
[1]陈国云. 档案信息化建设的风险管理[J].档案管理.2008（01）
[2]薛四新，陈永生. 数字化档案信息的真实性保障[J].档案与建设.2005（06）
[3]刘勇强. 档案信息化建设的风险[J].北京档案.2005（05）
[4]杨晓晴. 档案信息伦理与信息立法同构[D].安徽大学 2007
浅析信息化时代的高校档案管理改革 篇7
随着我国教育事业的深化改革、全球范围内网络信息化的不断普及和飞速发展,高校系统的档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。如何能够在竞争日趋激烈的信息化大潮中鼎立潮头,化挑战为机遇,实现突破式发展,是摆在高校档案管理人员面前的一项艰难而又不得不去完成的考题,也直接关系我国高等教育事业的发展进程。因此,必须直面挑战,攻坚克难,以时不我待的紧迫感抓好这项工作,加速实现信息化时代高校档案管理改革。
2 信息化时代高校档案管理改革的重大现实意义
高校拥有大量的教学资源和研究成果,如何管理好、利用好这些资源,最大限度发挥高校档案管理的资源优势,需要以改革的雄心壮志认清形势,全力推进。
2.1 适应高校档案管理工作新形势的需要
高校是传播现代文化、传承当代文明的重要载体,高校的档案管理工作是挖掘高校自身文化积淀、总结高校发展历史、凝聚高校发展共识、革新高校发展理念的重要渠道和必要方式。一方面,档案门类目录不断增加,新式档案日益涌现,内容上纷繁复杂,数量持续增多;另一方面,随着电子政务日益普及,新式载体式样增多、单个载体容量增大,管理不稳定性也随之增加,亟需妥善应对。
2.2 提升高校档案管理服务效率和水平的需要
高校集中了大量的现代前沿信息,是知识创新的重要基地。高效共享并发挥这些信息的功能,为学术研究和科技发展服务,为经济社会发展服务,就要求档案管理部门不断加大网络化和信息化建设,使之在资源提供方面功能更强大、使用更便捷、检索更高效,真正使高校成为信息采集和输出的先导平台。
2.3 提高档案管理人员自身素质的需要
科技的迅猛发展对档案管理人员提出了更高工作标准。不学习就无法胜任工作,不改革就无法完成使命,改革迫在眉睫,不可懈怠。档案管理工作者必须更新知识和技能,跟上时代步伐,使自身知识结构和能力结构全面适应新形势新要求。
2.4 节约资金支出和工作成本的需要
纸质档案收集、归档和监管投入比较大。推进档案管理信息化,不仅能使办公经费得以节约,特别是纸张使用和打印费用大大降低,而且可进一步缩减人员数量,降低劳动强度,提高工作效率,可谓事半功倍。
3 当前高校档案管理工作中的问题
3.1 基础水平参差不齐
高校档案管理体系构成繁杂,特点多样,管理分散,可以说各具特色,参差不齐,各自为政,缺乏标准。各高校基础情况和财力状况不同,导致了各高校档案管理无论是硬件配备还是软件水平都不在一个统一的标准和平台上,更无法实现高校间或高校与其他机构间的共查共享。
3.2 队伍建设相对滞后
信息化条件下的档案管理,需要的是复合型人才。科技的发展带来了档案管理操作难度和复杂度的上升,大量的计算机技术应用,让一些高校从事档案管理的“老人”无所适从,甚至自暴自弃。长期以来,档案管理部门特别是高校档案管理部门往往被扣以“冷衙门”的帽子,待遇不高、管理涣散、人员构成复杂,造成“老人不会干,新人不想干,高人进不来”的畸形局面。
3.3 财政投入严重不足
信息化时代高校的档案管理工作,需要与之相匹配的电脑、扫描仪、打印复印等设备,完善的网络基本保障和机要保密设施,也需要周期性的必备技能培训,这些都需要充足的资金进行保障。目前很多高校设备老化不足,配置低端等问题严重干扰工作开展。
4 加快高校档案管理改革的思路对策
高校档案管理的改革是一项系统工程,已时不我待。高校理应高度重视,真正拿出切实可行的改革方案,各方联动,下定决心,大刀阔斧,全力以赴,方可实现。
4.1 提高对档案管理重视程度
高校领导要切实把档案管理工作提高到讲政治的高度来认识、来落实、来保障,切实从思想上重视起来,从措施上强化起来。还要从组织体制上和制度设计上保证档案管理工作的正常开展,定期听取专项汇报,研究现实困难,全面清空发展障碍。
4.2 推进档案管理标准化建设
高校领导要认真参考《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》,制定出可操作性强的执行标准、评价标准和建设标准,制定出符合高校实际的具体执行规程和业务流程。通过大力推进档案管理标准化、制度化和规范化建设,确保任何一项档案管理业务都有据可查、有章可循、有的放矢。
4.3 建设一支与档案管理信息化改革相适应的人才队伍
一是倾力营造尊重人才的良好氛围,保证庸者下、能者上;二是畅通人才进出渠道,避免将档案管理部门办成“养老院”;三是严格业务技能考核,确保步步紧跟当前信息化发展潮流;四是加大培训力度,开阔眼界,增长本领;五是严抓工作监管,加强档案管理人员工作纪律和保密意识教育。
4.4 为档案管理实现信息化提供充足的基础投入
一是按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统;二是建立高质量的网络支持和数据支持系统;三是提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算,使用有保证,专款专用,重点保障。
摘要：随着科学技术日新月异,信息化已覆盖经济社会生活各个方面,档案管理改革迫在眉睫。本文立足高校档案管理工作在信息化大潮中的建设发展,剖析了高效档案管理工作中的主要问题,提出了有针对性的改革建议。
关键词：信息化,高校,档案管理
参考文献
[1]张正强.电子档案著录的研究[J].浙江档案,2000(6).
信息化时代医院档案管理工作探讨 篇8
1 信息化时代医院档案管理工作的特点
1.1 档案信息来源多元化
医院实施传统档案管理方法由于档案处理手段的落后, 加之档案存储空间十分有限, 档案管理部门只能选择性地收集档案信息, 档案信息来源非常有限。医院在实施信息化改造以后, 各个部门之间实现互联互通, 档案管理部门几乎可以采集到医疗、行政、教学、财务、科研、人事和后勤等各个职能部门的所有档案信息, 实现档案信息来源多元化。
1.2 档案处理要求时效性
医院的档案管理部门除了要服务于其各个职能部门之外, 也要为其上级主管部门和病人服务。在档案管理部门获得各个部门的信息之后, 必须在最快的时间内加以处理, 使其电子化、系统化, 方便获取和利用。通过档案管理部门计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务, 服务对象可多途径地获取档案信息, 节省了时间, 提高了利用效率。
1.3 档案存储方式的多样化
在传统档案管理时期, 医院档案主要以文本的方式存储。随着现代档案工作的发展和信息化的普及, 档案不仅以文本的方式出现, 而且更多的是以为病人服务过程中产生的电子文件和视听档案的形式出现, 如文本、图像、声音或影像等。档案存储方式的变化, 不仅减少了档案存储的物理空间, 扩大了档案存储的范围和内容, 而且能做到保持档案完整性, 延长档案寿命。
2 实现医院档案管理信息化的重要性
2.1 飞速发展的社会信息化决定了必须加速医院档案管理信息化进度
现代信息社会日新月异, 人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大, 对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强, 对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高, 传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战, 经受着现代科技发展浪潮的巨大冲击。面对这种挑战和冲击, 作为医院只有顺应时势, 抓住这一前所未有的发展机遇, 变压力为动力, 加快档案信息化建设, 尽快实现档案管理现代化, 才能在挑战和冲击中抓住历史发展的机遇, 使档案管理工作完全适应新形势发展的要求。
2.2 实现医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展的需要
医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才, 就要不断的利用现代化的技术, 只有充分发挥好档案的作用, 才能确保实现医院事业的可持续发展, 为能迅速、准确、全面系统地提供更有效的档案材料, 提高档案管理工作的效率和科学水平, 实现档案管理信息化就显得十分迫切和必要。
2.3 实现医院档案管理信息化有利于提高医疗机构的服务水平和工作效率
实现档案管理信息化, 能将档案管理人员可以从繁琐的手工劳动中解放出来, 以充沛的精力学习研究新的科学技术和业务知识, 进一步提高科学管理水平, 促进档案事业的发展。这样不仅有利于发现、培养和造就大批人才, 为医院事业发展服务, 而且将会大大提高自身的工作效率, 使档案信息资源得到更加充分的开发利用, 同时可以延长档案寿命。
3 医院档案信息化建设现状
3.1 档案信息化工作中技术标准不一
在当前医院的信息化建设当中, 各医疗机构的卫生系统软件使用不统一, 升级版本不一, 缺乏统一的软件支持, 亟需升级联网更新, 进行系统维护, 特别是系统运行中出现的问题应得到及时处理。
3.2 档案信息化难以满足更多利用者对档案信息的需求
档案信息化呼声越来越高, 大部分单位档案工作只是停留在简单的信息录入、查询和提供利用等传统模式, 档案工作与医院目前的信息化建设差距太大, 档案网络信息共享问题亟需解决。
3.3 档案管理人员的素质影响着档案管理水平的进一步提高
在医院人才培养中, 只重视医疗技术人员素质的培养, 并没有把档案人员素质的提高和继续教育纳入计划和要求。档案工作队伍存在着专业知识老化、知识面窄、知识结构不合理、缺少高层次的档案专业人才等问题。许多档案人员的管理水平停留在传统的经验上, 思想观念和管理水平跟不上时代的发展, 缺乏创新和活力, 这些情况已严重阻碍了档案事业的发展。
4 加强医院档案的信息化建设的思考
4.1 加强档案信息化建设中软件和硬件的配套工作
建立相对稳定的档案信息化管理体系, 这是新时期档案部门的一项基础性业务工作, 是档案工作向信息化迈进的必由之路, 是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。因此, 要加大资金投入力度, 保障档案信息化建设所需的软、硬件配套设施齐全。同时档案信息化建设应与医院的网络建设同步进行, 筹划档案网络与医院网络的设密权限, 以档案室为中心将院内的相关计算机进行内部联网, 将信息建立在统一的管理平台上, 方便使用者在任何一台计算机上查看相关资料, 在实现资源共享的同时也体现了数字化档案管理的时效性, 在完善档案信息网络系统的同时, 逐步实现办公自动一体化。
4.2 实现电子文件管理规范化、制度化和标准化
电子文件管理规范化、制度化和标准化是档案信息化建设迫切需要, 它关系到档案信息化建设方方面面。各个环节的规范化运行, 没有统一的标准和规范, 电子文件将成一盘散沙, 不便于利用也不便于保存。国家和地方各级档案部门对档案信息化建设十分重视, 制订了一系列的管理制度、规范、标准。医院档案部门应根据其行业的特点, 加快相关规范、制度、标准的出台。因此要遵循国家标准和规范, 吸收国内相关行业的管理标准和经验, 建立健全有关电子文件管理的规范、标准、制度, 如电子文件的收集、归档、鉴定和销毁制度, 利用和保密制度等。要根据电子文件的特点, 执行相关技术标准, 规范电子文件的数据格式, 实现电子文件、电子档案的全程管理。还要借助医院信息化建设主管部门的技术力量, 制定并落实各项制度以及标准和规范, 从而保证医院档案工作在医院信息化环境下有序发展。
4.3 组织档案人员开展业务培训
培养懂得网络知识与档案管理的复合型人才, 为档案信息化建设提供必要的人才保障。档案人员要边学边实践, 不断提高档案信息化管理水平。首先, 要掌握计算机理论知识和运用技能, 使自己熟练使用各种现代化信息工具, 特别是网络传输工具, 为更快更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。其次, 档案人员要通过深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求, 并在熟悉档案室藏基础上, 熟练快速地提供利用。
4.4 消除部门障碍, 保障档案安全
现有的医院各个科室之间相对独立, 组织界限分明, 这不仅妨碍了各个之间的沟通, 也给档案信息的收集与编研造成障碍。所以必须淡化科室的概念, 消除医院科室之间的界限, 改变各自为政的局面, 加强横向联系, 从封闭式、分散型走向开放式, 形成网络化、一体化, 实现"无缝隙"管理, 使医院各个部门的信息能及时汇集到档案管理部门。同时, 档案管理部门必须要配备专门的档案安全人员, 对档案的安全实行专业化管理。档案管理人员必须要有风险防范意识, 对档案信息系统实时监控, 防止电脑黑客的盗取、篡改档案信息和破坏信息系统。要给档案系统安装防病毒软件, 防止电脑病毒入侵, 确保医院档案信息管理的安全。
参考文献
[1]许桂清, 王志.信息化变革档案管理探析[J].档案事业管理, 2006, (3) .
[2]陈爱钦.计算机在医院人事档案管理现代化中的应用[J].福建电脑, 2006, (1) .
[3]范淑珍, 王秀芳.浅谈医院档案管理的现状与展望[J].齐齐哈尔医学院学报, 2005, (6) .
信息化时代档案管理 篇9
关键词：高等学校,电子文件,档案管理
高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录, 是高校师生创造性劳动的结晶。随着信息化的发展, 高校的办公自动化水平不断提高, 内部产生了大量的电子档案, 电子档案是指以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的数据资料, 由此产生的电子档案已在高校档案中占有极大的比重。高校档案关系到学校发展的历史, 是历史的积淀, 更是见证事关学校发展重大事件的依据材料, 关系到高校可持续发展的一个不可忽视的重要问题。而归档是档案管理的一个重要环节, 工作中保证电子文件的齐全完整, 充分发挥电子档案的作用, 是许多高校的不足之处, 本文就如何做好高校电子档案归档管理工作谈几点建议。
一、电子档案的特点
(一) 电子档案具有快捷性和可塑性。
与纸质档案相比, 电子档案具有存储体积小、检索速度快、方便远距离快速传递, 可同时满足多用户共享等特点。利用计算机可直接进行文件的修改、收发传递, 极大地提高了办文的效率。
(二) 电子档案具有对设备的依赖性。
离开了计算机网络, 电子档案就不能传递, 不能直接阅读, 因此, 电子档案必须依赖于特定的软件和相应的硬件条件才能识别和利用。如果没有特定的设备和软件, 那么电子档案很可能会失去利用价值。
(三) 电子档案具有不安全性。
电子档案的出现, 使秘密的载体发生了革命性变化, 信息传播从“有形”走向“无形”, 电子文件在网络环境中传播和存储, 极易受到黑客攻击, 造成信息被盗、被删除或被改写等严重后果, 一旦出现此类问题, 电子档案就会被破坏得面目全非, 从而失去应有的作用。
(四) 电子文件的法律效力尚不明确。
中华人民共和国教育部第27号令《高等学校档案管理办法》颁布实施不久电子文件归档工作才处于起步阶段, 多数高校还没有把电子文件与电子档案的归档工作纳入档案管理工作的轨道。电子文件由于其信息和载体的可分离性、易更改性等特点很难制定出相应的法律认定条文, 而各单位在管理电子文件、设计处理软件时, 往往各行其是, 自成系统, 采用的标准也各不相同, 造成资源不能共享。这些问题的出现在很大程度上限制了电子文件作用的有效发挥。
二、电子文件的归档管理存在的问题
充分认识和了解了电子文件的上述特点, 有利于我们在日常工作中加强对电子文件的管理。但是, 日常工作中常常会遇到很多问题, 比如大量的电子文件通过网络直接传输, 接收单位形成了大量的电子文件, 有的单位因计算机系统的存储容量不够, 为接收新的电子文件已开始清除部分原有的电子文件。由此可见, 电子文件的管理并不像纸质文件的管理那样规范和有章可循。
(一) 电子文件收集归档难。
电子文件从形成到归档往往要跨越多个部门, 给电子文件的收集工作带来了难题。影响电子文件收集的主要原因有: (1) 随着信息化的发展, 有些部门如教务处、财务处、科研处等都有各自独立的办公系统, 对口上级部门直接通过系统发送到相关的单位, 改变了传统的由学院办公室接收文件的模式。各单位、各部门可直接从网上收、发文件, 自行办理, 形成的电子文件却散落在各个部门; (2) 有些部门不重视归档工作, 未明确专人负责, 导致大量的具有保存价值的电子文件散落在各个部门; (3) 由于学校各职能部门的工作环节有时是互相交错的, 文件归档职责难以界定, 为了方便使用不将电子文件按要求归档, 而是存放在个人手中。对电子文件的归档要求不甚明了, 难以达到归档前的规范整理; (4) 有些部门设备落后, 存储器的容量小, 新产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件, 使很多有归档保存价值的电子文件被删改。
(二) 电子文件的技术保护难。
电子文件的载体一般是以磁介质为主, 对存放环境的要求比较高, 但是目前存储选用的载体不耐久, 性能不稳定, 加之保证电子文件真实性的技术过于复杂, 难以采用等, 都是在管理过程中遇到难题。另外由于电子文件自身存在的问题, 目前尚未制定出相应法律认定的条文, 这在很大程度上限制了电子文件的归档管理。电子文件都依赖于特定的软硬件环境, 如果离开特定的设备, 电子文件不能生成、识别, 电子文件就失去了利用价值。一些早期电子文件, 由于设备陈旧、技术落后即使当时保存下来, 现在也已经不能识别了。
三、电子文件的归档管理
虽然电子文件的归档管理还存在着不少问题, 有些方面和目前档案管理的一些做法不尽相同, 但它毕竟是档案管理向更深层次发展的必然趋势。随着人们对办公自动化认识的逐步深刻和计算机网络技术的广泛应用, 电子文件改变了传统观念中对档案的理解, 也改变了对档案的形式、特征、特性和意义的认识。那么, 在信息化发达的今天, 高校的办公系统已日渐完善, 产生的电子文件越来越多, 如何进行电子文件的归档管理是一项新的课题。
(一) 加强制度建设, 形成一套完善的电子文件归档管理标准。
由于电子文件的记录格式、载体形式有别于纸质文件, 电子档案与纸质档案也存在很大差别。目前, 国家科委和国家档案局已制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理办法》和《电子文件归档及电子档案管理办法》标准, 高等学校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多, 有文本文件、图形文件、图像文件、数据库文件等, 将如此复杂、数量众多的电子文件收集、归档, 必须靠制度约束, 各高校应根据标准, 结合本单位的实际情况, 制定一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用、统计、保护等内容的管理办法, 在工作中严格执行。合理选择电子文件的存储载体, 确定电子文件的归档格式, 同时要注意归档文件的鉴定, 对归档的电子文件定期进行检查、维护等。同时, 我国应加快相关的立法步伐, 进一步提高电子档案管理的规范化。
(二) 明确电子文件的归档范围和归档时间, 采取安全有效的保存方式。
凡是反映高校及其各部门的主要工作, 具有参考利用价值的电子文件都应纳入归档范围。确定电子文件的归档时间要视归档的具体情况而定, 电子文件的归档管理分逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档应随办随归, 经归档后的信息可供使用者通过网络检索利用, 逻辑归档的随时办理可及时甚至实时地实现档案资源共享;物理归档原则上要参照纸质文件的归档时间, 在一个工作年度完成后进行, 这种归档方式便于实现电子文件的集中管理, 有利于保证档案数据的安全。保存方式可采用以下几种方法:一是将应归档的电子文件最终版本确定保管期限, 录入在磁、光记录介质上, 脱机后可存放在别处。二是压缩归档。采用数据压缩工具, 对计算机网络上应归档的电子文件, 经过一段时间积累后进行压缩操作, 录入到磁、光记录介质上。三是备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作, 就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上, 避免电子文件丢失。[1]
(三) 电子文件与纸质文件同步归档。
由于电子公文本身存在着现有技术手段难以克服的缺陷, 所以电子文件应与纸质文件同步归档。用可脱机保存的载体将电子文件备份下来, 以纸质与磁盘形式制成双重备份, 分别归档管理, 但要保持一定的联系。对电子文件和纸质档案的管理要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。这样, 利用纸质文件将电子文件的内容固定, 解决了电子文件易于被修改的问题, 确保其法律效用, 还可对电子文件分类组盘, 进行著录标引, 保留电子文件在检索、存储方面的优点, 从而既能高效、方便利用电子文件, 又对电子文件起到较好的保护作用。
(四) 加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。
要做好安全保密工作就要处理好共享与保密关系。电子文件可以同时满足多用户共享的要求, 但文件的共享只能给经过核准的人员使用。在电子文件处理系统中应建立安全可靠的加密机制和分级权限控制, 并对登录的所有人员进行全过程的跟踪和登记。此外, 系统必须确保文件数据的安全, 防止由于硬件的偶然故障、人为损坏所引起的数据丢失。为确保数据安全, 做好数据备份工作也是至关重要的。
(五) 对档案管理人员进行电子文件和电子档案管理知识的培训。
从电子文件和电子档案发展的方向看, 档案管理人员要提高自身素质, 加强业务技术学习, 掌握现代信息技术, 逐步熟练运用计算机进行电子信息的使用和维护, 介入文件的形成和保管, 保证电子档案的完整与安全, 促使电子档案管理走上规范、有序、健康的发展之路。
参考文献
[1]王波.高校电子文件归档管理刍议[J].黑龙江档案, 2010 (3) :48.
[2]杨萍.浅谈加快高校档案信息化建设[J].潍坊学院学报, 2010 (3) :145-146.
信息化时代迎来管理新变革 篇10
知识资本做为企业最重要的资源已成为二十一世纪企业发展的源动力，没有知识的企业最终只能走向没落和死亡。没有人会因为苹果计算机公司或IBM公司的物质资产而购买其股份。起作用的并不是这些公司的建筑物或机器设备，而是其市场推销能力和社会关系、其公司管理的组织能力以及雇员们头脑中的那些突发奇想。它们所代表的不过是另一些象征性符号而已，而且已达到令人惊异的地步。
在IT行业外的一些企业的创新企业家们已经用事实教育了我们，年销售额超过20亿美元的耐克 (nike) 鞋业公司，在市场上可谓独占鳌头，但它并不直接生产和制造鞋，它的资产是“耐克”商标、生产许可证、市场销售能力和设计开发能力。这就不难理解为什么可口可乐公司总裁敢夸下海口：“如果可口可乐公司总部被烧毁，它可以凭可口可乐的牌子重新起家”。在许多企业兼并案例中，我们看到的是越来越多注重企业无形资产的收购行为，也有更多的企业在重视自己无形资产的积累。这为企业的知识资本储备提出了更高的要求。
无形资产的重要性至少已经和有形资产旗鼓相当，而且有形资产价值中的更大部分取决于无形资产的投入”。管理学大师德鲁克教授更是早就明确指出，知识已经成为知识社会中最重要的资源，并一语道破真谛：“知识是唯一的经济资源”。
管理组织层级创新
企业结构在管理结构上传统的重视点在人力、财力、产能、供销等环节，而各项资源的消耗，使报酬递减的经济思想成为经济学的主流。而在互联网的迅速普及下，人们越来越重视从物质积累到知识积累的过程，在激烈的市场竞争中，以知识为基础的工作，随着时间的变迁，整体的知识是不断增长的，可以创造不存在的市场，更多的创新，使得报酬成为递增的基本形式得以存在。
借助互联网技术，企业管理者可以进入企业信息数据库，还可以借助企业内部网络进行信息共享，方便快捷的传达公司的各种信息，比传统企业获取信息的时间大大缩短，从而有效的杜绝了行政拖沓的企业惰性，而正是信息化技术的应用，使众多企业在原本的组织结构中添加了“知识主管”、“学习主管”、“知识资本经理”、“知识管理经理”，的各种信息化管理层，这部分管理层越来越成为企业发展的中流砥柱，也成为企业知识累积的重要力量。
美国经济学家钱德勒在其颇有影响的著作《看得见的手——美国企业中的经理革命》一书中曾经写道：“美国现代企业制度的成长过程可以从两个方面把握：一是企业规模的扩张过程;二是资本所有权与管理的分离过程”。“由一组高薪的高、中层经理人员所管理的多单位企业，就可恰当地被称为现代企业”。这种被称为现代企业制度的组织形式成了当今美国工商企业制度中的标准形式，也被包括中国在内的许多国家和地区作为建立现代企业制度的参照系。
然而，有必要指出的是，工业经济时代的企业管理是以庞大的规模和集中的管理来更好地控制原料供应，以此来获得较高的效率。但在互联网广泛应用和普及的经济背景下，企业管理是靠不断找出市场需求以及解决办法之间的联系。成功的企业所提供的价值大多来自有待解决的市场问题所需要的专业研究、工程和设计服务，识别问题所需要的专门销售和咨询服务，以及把上述两个方面连接起来的专门化战略，加上金融和管理服务。只有这种价值才不易被模仿。所以，在新的经济环境下，创新和服务将代替控制和管理成为企业新的经济增长点。
管理方式的创新
互联网将时间和空间挤压成扁平化，企业的管理对象从现实世界进入虚拟世界，管理组织从垂直进入水平状态，管理指令从日常语言到网络语言，管理内容从主要对生产要素的管理到对知识要素的管理，这对企业管理方式提出了前所未有的更高的要求。在这种经营环境中，企业的兴衰成败在更大程度上取决于企业经营者能否具有审时度势、举重若轻、应付自如的素质。
在网络化时代，企业经营者必须破除安于现状、满足于现状的保守思想，消极地适应市场，企图守业，已难以维继。企业生存发展的唯一机遇存在于变革之中，其核心在于创新。要主动地去推进变革，甚至主动地进行“创造性破坏”，成为变革的先行者，而不是被动地在变革出现之后才去应付经营环境的变化。
管理媒介的创新
在传统企业的管理中，更多的管理依靠上级对下级的文件管理和借助各类纸质材料进行规章制度的传播，在培训手段上依靠定点，定时的集中式培训方式。
而在现代企业管理中，时间就是金钱，时间就是效率的深刻理念已经融入到每个管理者的心目中，在信息化的网络时代，我们可以依靠电子系统，如MIS, OA, ERP等系统软件进行生产，后勤，行政的各种管理，既符合现代社会环保的要求，又使得工作效率大大提高。
远程的视频会议，更缩短了不同工作区域人员的空间距离，使更多的管理者可以随时随地的进行课程的讲解和培训，而不需要消耗大规模的人力，财力去组织现场的培训。而网络的互动式也能更深刻的强化培训结果。
管理幅度的扩大
格兰丘纳斯认为，控制幅度应限制在“至多5人，可能最好是4人”。如果超过5个人，管理者不可能顾及到全方面的工作，现代管理自从网络管理系统的出现后，一个管理者的管理幅度大大增强，例如在生产管理上，一个生产经理以前要领导各车间主任，质量检查，采购管理时需要大量的地面工作，而ERP出现后，通过ERP的资源整合，工作分解，一个生产经理可以通过ERP了解整个生产系统的全貌，做到不出办公室而知天下事的管理模式。
OA系统广泛的使用也让管理者不必疲于奔波于各分公司之间，从文件系统，决策系统就可以下达管理命令，监督工作的执行。最大限度的节省了高级管理人员的精力，使得管理人员可以拿出更多的时间思考战略层次的问题，继而提高了公司的综合竞争力。
比尔·盖茨在微软成立二十五周年之际曾充满激情地写道：“纵观商业历史，我们可以看到很多公司，他们的行事方式僵化死板，满足于自己的成功，而没有意识到世界不论有无他们都将变化。所以，对微软来说最宝贵的东西是我们适应变化的能力，我们能迅速抓住新的行业方向，随着技术的进化，不断重塑了自己，从而始终保持了成功。”处在激变时代，企业的管理方式必须从常规阶段进入创新阶段。
新世纪的企业管理，从根本上讲，将是强调跳跃和变化、速度和反应、灵敏和扁平，将注重平等与尊重、创造与直觉、主动与创业精神、远见与价值控制，将依靠信息共享、虚拟整合、企业间相互依存，从而不断创造优势，为赢得未来市场竞争打下坚实的基础。从这个意义上讲，企业管理应该是从科学走向科学加艺术的管理，是求变和创新的管理。
