办公用品管理规定

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办公用品管理规定（精选9篇）

篇1：办公用品管理规定

办公用品管理规定

一、目的为规范公司办公用品的管理与使用，为保证满足各部门员工工作需要，特制定本办法。

二、适用范围

公司内办公用品的申请及领用。

三、职责范围

1.各部门负责人负责本部门内办公用品的采购申请和领用；

2.人事行政经理负责公司办公用品的采购审查，费用分析以及领用控制；

3.采购主管负责办公用品库房的管理工作及各部门办公用品的采购、入库及保管；

4.本规定的发放范围为公司全体员工。

四、定义

1.员工通用办公用品：任何员工根据工作需要均可领取的办公用品，例如：签字笔，笔记本等；

2.部门专用办公用品：指以部门为单位领取的办公用品，包括：复写纸，收据，印油等；

3.部门共用办公用品：指各个部门可共同使用的办公用品。如：订书器、计算器、胶条、起钉器等。

五、管理规定

1.办公用品的采购申请

1）各部门负责人根据部门实际需求，填写《办公用品采购申请单》电子版；

2）各部门负责人每月1日之前，将填写完成的《办公用品采购申请单》通过邮件发送至人事行政部进行汇总；

3）汇总后的《办公用品采购申请单》需经过人事行政部及财务部审批同意，方可由采购部进行采购。

2.领用程序

1)各部门负责人按照需要，整理本周部门所需物品，联系人事行政人员办理领用事宜；

2)人事行政部于每周三14:00-16:00办理办公用品的领用。每周只办理一次。请各部门自行掌握好时间；

3)无特殊情况，人事行政部不接受其他时间领用办公用品的申请，为增加各部门工作效率，请按照规定时间，定时领取。

六、物品使用

1.严禁员工将办公用品带出公司挪作私用；

2.员工离职时应依《离职人员登记表》所领物品一并退回(易耗品除外)；

3.凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管；

4.公司员工应本着节约的原则使用办公用品，耗材类如笔、本等依照以旧换新原则到人事行政部领取新耗材；

5.办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

篇2：办公用品管理规定

一、目的为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜规定如下。

二、适用范围

本制度适用于学校所有员工。

二、办公用品种类

1.学校给员工个人配置的办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。

2.学校给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。

3.学校公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。

4.学校为部门购置的书籍、杂志和报刊。

三、具体要求

1.采购、印刷品印制规定

（1）学校日常所用办公用品，应由总务处负责统一采购，经批准购买专属办公用品或工索具应由总务处派员陪同。

（2）各部门所需办公用品，应按“购置申请清单”中各项内容要求认真填写，经部门负责人审核签字后，送综合办公室待办。

（3）综合办公室应将“购置申请单”汇总分类，依据财务审批权限规定报批。除生产急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。

（4）总务处采购物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购人（证明人）和验收人不得为同一人。

（5）采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。

（6）各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按规定报校长审批后，由综合办公室统一印制。

2.领用规定

（1）各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门负责人核签后，到总务处签字后，方可领取。

（2）除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工索具等重复领用时，一律交旧换新。

3.保管规定

（1）办公用品应由行总务处专人进行登记造册，分类放置统一保管。

（2）办公用品实行专人管理。入库时，保管人员要对其质量和数量进行核对和验收，并进行登记（品名、数量、单价、进货单位等），购物人和保管发放人对所购物品清点无误，分别在清单上签字。保管员应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。

（3）保管员应在每季度末向校长汇报物品消耗情况和台帐记录。

篇3：办公用品营销的大客户管理

何谓大客户 (Key Account) ?

确切的说“对企业具有战略意义的”是为大客户, 当然大客户的管理和大客户的销售是完全不一样的, 大客户的管理范畴包含很广, 但它的目的只有一个, 那就是“为客户提供持续的个性化服务/产品”, 以此来满足客户的特定需求, 从而建立长期稳定的大客户关系。当然大客户管理必须和企业整体营销战略相结合。大客户通常是某一领域的细分客户, 而且和传统的大众客户管理相差甚远, 大客户管理能够最大化的满足顾客的需求, 所以这一意识形态的东西很快被我们的顾客所认可, 并希望供应商能注重这一领域的管理和发展。基于以上说法, 我们将从以下几点来认识大客户管理。

一、大客户关系发展的类型

普通大客户:这类大客户是由大客户经理与采购方的PMU (决策单位) 的关系来组成的, 主要是一些小值易耗的行业, 像文具零售企业。

伙伴式大客户:这类大客户涉及到的双方人员比较多, 包括双方的财务经理、物流经理、销售经理、总经理等等由下而上的, 在成本核算等领域的多方面合作。

战略性大客户:这类大客户涉及的人员和组织是彻底的, 从最基层的销售员采购员到高层的CEO、董事长, 并且会成立不同部门的联合小组, 包括产品研发联合小组、财务联合小组、市场营销联合小组、简易单品生产车间、董事会联合会议等等渗透性的供求关系, 而且会有专门独立的合作办公室。

二、大客户部在公司的地位

大客户部在公司的地位高低主要取决于公司对大客户开发和维护的决心, 大客户部却因为掌握着关系企业生存命脉的顾客而显得重要。源于大客户的管理和普通客户的管理是不同的, 所以这个部门经常都独立于营销体系中的区域管理制度, 直接归属总经理或成立大客户事业部的总经理管理, 大客户部在和公司其他如财务、物流、市场、采购等部门的沟通协调中将享有特权, 然而这正是众多已经设有大客户部的公司所做不到的, 在这一方面没有给予充分的权利, 这样的大客户部也是名存实亡的, 在花费了前期相当的费用的同时, 大客户部却没有实际的权利, 而没有发挥出最佳的价值, 这也正是大客户管理最致命的问题。

三、大客户部的成员组成

大客户部的工作不论是在工作量上还是在涉及的知识范围都是相当广泛的, 所以其成员要求都是某一领域的专家, 其成员包括首席谈判家、法律顾问、财务专家、高级培训师、技术工程师、大客户开发经理、市场调查分析员、客户服务专员等等

四、大客户部经理应具备的素质

根据我们得出的理想大客户部经理的描绘是现在“不可能达到的”, 但最基本的知识是要的, 我们分别从不同的角度来看这个问题。首先, 对客户而言, 客户需要大客户经理对客户本身的经营状况、赢利方式要有绝对的了解, 其二是有相当强的沟通能力, 再就是产品知识丰富, 业务知识全面, 他们期望大客户经理有能力和其高层沟通并提出建议性的设想, 并有能力推进合作, 经我们研究, 如果购买方认为大客户经理在其企业中缺乏权威, 无法决策问题, 那么他们将不愿意和这样的企业有更深层次的合作。其次, 对企业来说, 大客户经理首先要忠诚我们的企业, 要有很强的销售谈判能力, 在整体的战略思考、管理计划、行政组织能力上要更胜一筹, 对于产品知识和培训能力也有一定的要求, 最后是能够知悉法律、财务的基本知识。可以看出整体要求素质要全面。

五、大客户开发步骤

1、对现有或潜在大客户进行分类

根据公司经营方向和发展的重点, 将公司现有客户或准客户按照产品类别、客户性质、服务内容等方式来加以分类, 以便我们的大客户小组的分类开发能更有效。

就拿办公文具行业来说, 如果是办公用纸 (复印打印纸) 生产商的话, 按横向可以划分为机器设备生产商 (欧梅、申贝、科密) , 通用耗材生产商 (天威、纳斯达、格力) , 传统文具生产商 (得力、齐心、广博) 等等, 这些生产商都是行业内的巨头, 他们的部分商品也都是行业内市场份额最高的, 这样的合作就像海尔洗衣机和宝洁洗衣粉、金龙鱼食用油和苏泊尔锅之间的合作。如果是纵向的可以分为终端和通路两种, 终端的有各地市的政府部门、行政机关、银行、电信部门等这种用量特别大的客户, 如果是通路则可以分为大型文具零售企业 (北京欧玛特、广东今日合作) , 超市商场 (沃尔玛、麦德龙) , 传统批发商 (深圳荣风华、上海环中、南京万华) 等等。

如果是对文具行业的零售企业来说, 像深圳的某文具公司, 它的客户则可以分为深圳市政府、区政府、上市公司 (中兴通讯、大族激光) 、跨过集团 (富士康、IBM、EPSON、三洋) 、大型企业 (华为、TCL、康佳、招商局) 、金融系统 (招商银行总部、交通银行) 等等, 这些单位每月的文具采购量都在5万元以上, 对于文具行业在开发大客户、小客户都要付出相同成本的情况下, 这些的企业的价值和其产生的赢利状况都是相当不错并值得开发的。

2、对大客户进行分析

我们在开发每一个大客户之前都必须首先了解客户, 知道客户的优势和劣势, 及其可利用的资源, 这样有利于我们更全面的了解并迅速开发出其潜在需求, 并通过我们的产品/服务来扩大我们的优势, 把劣势缩小到最小, 我们主要分析的内容有:

客户的流动资产率——客户是否有买单的现金实力是很关键的

客户的净利润率——这个可以衡量整个公司的收益状况

客户的资产回报率——这个可以比较客户的投资与收益, 并用来评估客户公司的管理水平

回款周期——可衡量客户公司内部的现金是用来偿还贷款还是作为流动资金来使用的

存货周期——可以衡量出客户的销售能力或实际使用量, 还可以看出其现金流动的速度

调查一个大客户如何管理这些核心的工作是大客户小组的中心工作, 如果选择大客户失误将给公司带来莫大的损失, 包括人力资源、物流配送的浪费、成本的上升、应收款的危险等等问题。当然客户状况需要我们了解的内容还有很多, 比如说, 我们的产品被客户转卖到了哪里?商品最终被谁买走了?是什么层次什么性别什么年龄的人买的?为什么会买我们的商品?我们的客户又是用什么方式来卖我们的商品?怎样运输、保管?等等这些内容都需要我们花时间去了解, 分析这些内容可以更有利于我们提高服务的效益, 提高我们的竞争力, 以便我们在客户碰到问题时我们能第一时间的给以解决, 从而加以改进, 这样的顾问式销售可以给企业带来更多的本质变化。

3、客户购买习惯/过程分析

因为是大客户的原故, 所以这些采购者所涉及的资金都是相当庞大的, 其购买决策并不是一、二个人就能决定的, 甚至这些产品的采购 (经销) 会改变该公司的经营方向和赢利方式, 所以其购买过程就会显得漫长和复杂, 首先, 购买 (经销) 的类型有三种:

a.初次购买 (经销) ——这类客户的开发时间是比较长的, 有的甚至超过1年, 像二手车、叉车之类的大宗产品, 让这类客户认识我的产品/公司本来就需要一段时间, 难度也会很大, 需要从头到尾的一个销售周期。

b.二次或多次购买 (经销) ——这是在已经购买了我们的产品以后, 第二次购买, 这个过程就相对很短了, 他们在前期已经认可了我们的产品/公司, 不需要解说最基本的东西, 这是他们在出现需要时就会发生的, 他们所关注的内容也会有变化, 他关心的是你的服务标准变了吗?产品质量一样吗?价格能更便宜?有足够的库存吗?等等这样的问题。

c.购买 (经销) 其他产品——有时候客户需要调整公司的战略或者产品/服务, 因此也要求供应商做出相应的调整, 这时候其实是对我们更重要的考验, 一定要把握好, 一点点的失误就会前功尽弃, 把原来的产品/服务一起让给了竞争对手了, 不过这样的采购 (经销) 可以让我们加强和客户的DMU关系, 而让DMU对我们的评价越来越高, 最终大大减少竞争对手的机会。

4、影响客户购买 (经销) 的因素

a.费用——购买的费用占客户支出额越大, 则其决策人职位就越高, 决策速度就越慢, 决策过程就越复杂, 他们要考虑采购成本是不是过高?利息是高还是低?市场对这个产品的接受程度如何?他们有能力销售好给产品吗?等等都是他们要着重考虑的问题。

b.购买 (经销) 产品是否有足够的科技含量——他们要考虑这类产品/服务是否太超前了, 能跟上技术发展的步伐吗?多久就会被新技术取代等等。

c.购买 (经销) 的复杂程度——我们所提供的产品/服务越复杂, 客户所需要处理的技术问题就越多, 潜在成本也就越高, 而且必要时还要另请专业人士。

d.政治因素——政府的政策是否对我们的行业或客户、客户的客户有影响呢?法律议案对市场会造成冲击吗?像前不久在我国的宏观调控、贷款控制, 这一政策规定对我国的尤其是房地产和汽车业的冲击是无法算计的, 对该行业的中小企业来说也是致命的打击。

e.当然还包括该DMU在公司所处的地位, 决策人在公司的地位, 决策人的性格等等, 我们就不一一例举了, 通常成功的大客户销售经理在谈判之前都会先了解买家决策者所要面临的种种压力, 其最关心的问题、操作程序等等相互关联问题。

5、分析公司与客户的交易记录

主要包括客户每月的销售额、采购量, 我们的产品在该的所占的份额, 单品销售分析等等。

6、做SWOT的竞争分析

任何公司都希望最大利益化的满足客户需求, 以获得客户较高的价值认同, 要做到这些就必须和最大的竞争对手进行比较, 并做好决策, 同时也要看到我们的开发风险。

7、费用、销售预测分析

包括销售额、销售利润, 需要的库存利息、人员的支出、差旅费、风险系数高低、开发客户所带来的管理和经营费用等等, 从而真正得出该大客户是否有价值开发。

8、我们给大客户提供什么

这是最关键的一点, 要根据不同行业不同产品进行区分, 在办公设备公司我们将为大客户创造不同一般的价值和服务, 包括:

a.减低综合采购成本——劳动成本、设备损耗、保养费用、库存利息、能源开发等。

b.增加收益——提高销售、加强生产线、提高利润率等。

c.避免浪费——减少对新人员的需求、减少对新设备的需求和维修次数。

d.提高工作效益——简化采购流程、优化采购组织。

e.解决方案——真正为客户解决实际的问题。

f.无形价值——提高该公司的声益、加快决策过程。

六、大客户的档案管理

1、基本信息——包括客户公司电话、地址、传真、电邮、采购员、采购经理、采购总监、财务总监、销售经理、配送经理、总经理、董事长等各层次人员的权限、联系方式、性格、爱好等基本信息。

2、重要信息——包括客户集团组织架构、公司发展历史、经营目标、发展方向、产品定位、销售状况, 客户的竞争对手状况、客户供应商状况、客户的资源及客户状况, 我们所提供的产品销售有多少、竞争对手有多少、利润如何等。

3、核心信息——我们的计划和提供的策略, 并检查其效果以便随时改正。

4、过程管理信息——包括所有的谈判记录、谈判参与人的身份, 我们的谈判过程的回答, 下一步的策略, 客户产品的订购、库存增降情况的记录。

七、大客户谈判技巧

可以说, 销售谈判的成功与否意味着生意的成交与否, 前面所做的所有工作都可能因为谈判的失败而导致全盘皆输, 所以谈判技巧就显得无比重要了, 我们都知道传统的会谈过程包括开场白 (寒暄) 产品特征描述开放和封闭的问题异议处理收场白技巧 (无数次的要求或暗示客户签单) 。这一会谈模式风靡了整个20世纪, 然而, 不幸还是提前来了, 顾客的购买越来越理性, 而且压价水平越来越强, 这种针对小生意的谈判自然就无法再为我们服务了, 就谈判来说, 最少可以当作一篇文章来写, 我们这里就简单的说一些。谈判的过程主要有以下四个:

a.初步接触

包括自我介绍和怎样开始会谈的方法, 其实开场白的好坏和大客户的谈判成功与否没有很重要的联系, 但也不能轻视, 这里需要注意四点:

Ⅰ.解决你是谁?你来这里干什么?你的目的?

Ⅱ.问合理的背景问题 (不谈产品) 。

Ⅲ.尽快切入正题——在时间比什么都重要的现代社会, 谁还有时间在上班时候和你寒暄?何况说太多无关紧要的话只会让你谈正经生意的时间更少, 这是新销售员最容易犯的错误。

Ⅳ.不要在还没有了解你客户时就拿出你的解决方法——当你还不了解你客户的现状和需求时, 就告诉客户:“我能帮你做什么”, 那除了是骗人还是骗人, 而且这是最容易引火烧身的一种做法, 那就是听到了可怕的异议 (尤其是价格异议) 。

b.了解客户, 挖掘明确需求

几乎所有的生意都是要通过提问的方式来了解客户的, 在所有销售技巧中, 了解客户可谓是精华中的精华, 在大客户的会谈中跟是至关重要的, 顶级的谈判专家曾做过研究, 所有成功的销售都是了解客户的工作占70%, 销售签单的工作占30%, 而失败的销售刚好相反。了解客户并挖掘明确需求的提问技巧主要有以下四种:

Ⅰ.问背景问题——目的是找出客户现在状况的事实, 比如说“贵公司有多少人?”, “贵公司的销售 (使用) 额是多少?”。建议事先做好准备工作, 去除不必要的问题。

Ⅱ.问难点问题——目的是找出客户现在所面临的困难和不满。比如“贵公司的复印机复印速度会不会太慢?”, “你的打印机是不是经常要维修?”。建议以解决客户难题为导向, 而不是以我们的产品和服务做导向。

Ⅲ.问暗示问题——目的是找出客户现在所面临困难所带来的影响。比如“打印机老是出错会增加您的成本吗?”, “复印机的速度太慢回影响你的工作效益吗?”“碎纸机的声音会影响你们工作吗?”。建议问这样的问题之前请先策划好, 而不会让人觉得生硬影响效果。

Ⅳ.问利益问题——目的是让客户深刻地认识到并说出我们提供的产品/服务能帮他做什么。比如“比针式打印机更加安静的激光打印机对你们有什么帮助吗?”, “如果每天可以减少50P的废纸量, 能让你们节约多少成本”等等。建议问这些问题要对客户有帮助性、建设性, 并一定要让客户自己亲口告诉你提供的产品/服务的利益所在。

c.证明能力, 解决异议

证明你的策略对客户是有帮助的有三个方法:

Ⅰ.特征说明——描述一个产品/服务的事实。如“我们有40个技术支持人员和5量配送车”。

Ⅱ.优点说明——说明一个特征是如何能帮助客户的。如“我们专业的维修人员可以减低机器故障的出现”

Ⅲ.利益说明——说明一个利益能解决客户被前面谈判是挖掘出来的明确需求。如“我们可以提供像你所说的每周六送一次货”。这个利益说明可以让你防止异议的出现, 而不是必须“处理”异议;还可以帮助会谈人员为你在其公司内部帮我们销售 (真正的销售是客户企业内部进行的) , 最重要的是能赢得会谈人员对你策略的支持或证实。建议在证实能力之前, 要先完成前面的“了解客户并挖掘明确需求”阶段, 而且让客户表达出你能满足他的明确需求。这里有几点是要说明的:其实异议并不是购买信号, 我们接到的异议越多, 我们的成功就越渺茫, 而且大部分异议都是由销售方自己造成的, 更多的异议上由于销售方在不知道客户的明确需求时过早地拿出你的策略的缘故。

d.总结利益, 得到承诺

最后是应该把你今天的会谈内容做个总结, 在小生意中便可要求客户签单了, 像文具这个行业, 通常是一次二次的会谈就知道销售是否成功, 而大客户则不是, 经常出现的问题是, 没有成功也没有失败, 只是暂时的不成交, 前面说过, 因为成交的金额比较大, 采购汇报程序也比较复杂, 但每次都可以更进一步得到你想要的, 比如“举办一个产品演示会或做一次培训”, “和上一层的领导见面”。这一阶段, 我在给别人做培训时通常称之为“得到进展”。

八、大客户管理的未来

篇4：办公用品管理规定

【关键词】微软Excel；办公用品；多表管理；在线服务

计算机及其技术的应用、普及，使得人们在生产生活中的劳动强度显著降低，而处理数据的效率大幅提高。微软Office办公软件中的Excel操作简单快捷，其最主要的作用是制作表格和数据计算，即：处理报表，利用Excel内置或用户定义的函数实现复杂运算。一些通用软件做账目比较繁琐，而采用Excel则有诸多优点，并可实现多个账目副本同时制作，彼此之间可对比和实时更新，从而节省人工对账时间。针对繁复和琐碎的办公用品管理，本文论述了采用微软Excel进行办公用品数字化管理的可行性，并给出了具体的实现方案。

1.办公用品数字化管理的总体设计

1.1应用需求分析

大至企业，小到具体的办公室都有一些必备办公用品（包括耗材和一些贵重物品）需要管理，并涉及计划、采购、库存、借领（包括归还某些循环使用物品）等方面工作，人工管理非常繁琐，为规范操作，确保所需，避免浪费、减少人为失误，可考虑通过软件进行自动化管理。在这方面Excel有着诸多优势：

（1）一个工作簿可包含多个工作表，可用来组织相关信息。同时可对多张工作表的数据进行汇总计算。

（2）从安全角度考虑，管理员本机可实现安全操作，实时备份。

（3）所生成的每个表单可进行排序、自动筛选（按选定内容筛选）、高级筛选（适用于复杂条件）。筛选区域仅显示满足条件的行（即“记录”），该条件由针对某列（即“字段”）指定。筛选只是暂时隐藏不必要显示的行。

（4）可利用公式（函数、引用、常量、运算符）联动若干个单元格显示。

（5）支持VBscript语言，通过自定义函数，编辑代码，运行宏命令实现数据计算与方案分析等一系列功能。

基于以上优点，可将传统的人工管理手段和办公用品管理制度交由Excel来实现，帮助管理员分析信息，协调收支，实现账目基本功能，降低成本，同时方便用户及时了解领用信息、库存情况。

1.2办公用品数字化管理的总体框架

图1 采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架

1.2.1设计思路

采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架如图1所述，管理软件的具体构架如下：

（1）建立五个数据库（即在工作簿A上建立的五个表单）：库存表、入库表（采购记录）、出库表（领用/借用记录）、库存限制（最大存货量，可变更）、领用限制。

（2）建立三个数据报表（在工作簿B上建立的几个表单，）：下月采购单、个人领取记录、本月出库记录。

（3）设置四项操作：本月入库录入、本月领用申请、查询（库存状况、入库状况、出库状况）、报表生成及打印。

具体过程中，可根据历史记录和经验法则设定领取基准，对于高档/耐用办公用品，尽量协调相互借用，一般不重复购置，以上等细节规定将体现在Excel函数之中。

在设计管理软件时将Excel与网页相结合。对于非保密数据，可对其所在表单设置保护权限，通过“我的电脑”/“控制面板”上建立DSN与相关EXCEL连接，制作网页（包含用VBscript编写的程序），使领用人通过局域网查阅相关信息（“只读”属性，不能更改），而管理员则拥有“更改”权限。

1.2.2 数据关系

管理员每月先执行“本月入库录入”（上月要求采购的条目），从而更新了库存表、入库表（购买记录）；而领用人可执行“本月领用申请”（不能超过库存表中存量限制，不能跨越领用人级别要求），从而更新出库表、库存表；根据库存表、库存表中存量限制和领用失败状况生成下月采购单。

2.办公用品数字化管理的细节设计

由于办公用品管理的繁复和琐碎性，在具体实施时，以下问题应给予考虑或需要特别注意：

⑴管理员使用的文件在一个文件夹A，每次更新后，使库存表、领用记录等以独立EXCEL表形式备份到文件夹B中，对文件夹B内文件设安全级别，建立数据链接，以 HTML 格式动态地呈现电子表格，因此其它用户可以使用 Web 浏览器访问信息，进行浏览、排序、筛选，通过“本月领用申请”格式输入借领要求并申报给管理员。

⑵用品每次采购价格可能有出入，每月采购记录输入，填写采购日期，而生成的库存表中同一用品可能有几条记录（领用限制中有金额要求，在领用表中可追溯每条记录来源，保证贵重不合格品的及时退还）。

⑶考虑用品自身特点和库房要求，应及时改动“库存限制”；考虑到使用状况，应及时改动“领用限制”，以免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、减小损失。

⑷办公用品分耗材和循环用品（耐用、价高）两种，前者可连续领取，后者是借用，应设有归还期限报警、循环使用期限（报废处理），并在库存表、出库表中显示标记。

⑸在EXCEL表单中设计固定的报表格式，通过定义函数，运行宏更改、给相应单元格赋值。

⑹对EXCEL表单菜单栏“工具”-“宏”-“Visual basic编辑器”-“工程属性”内设密码，避免误改动。

⑺如有质量不合格用品，需要退还供货商的，仍执行常规入库录入，对应数量写为负值，在备注列写原因，退还日期。领用人写退还申请（与领用申请一样，对应数量为负值，填好备注项，归还循环用品时与此步同）。

此外，在满足领用人浏览信息方面，可基于Macromedia Dreamweaver MX2004，运用脚本语言编制，由MacromediaFireworks MX2004、UleadGIFAnimator结合产生图片、动画，构成一组网页，兼顾美观和安全。

3.结语

篇5：办公用品管理规定

办公用品管理规定

3.管理品：剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台等。

第七条 管理和发放：

1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定：

①、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经行政经理同意。

③、核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。

④、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。⑤、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。

⑥、各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周三统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。

⑦、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

⑧、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

第八条 报废处理

对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第四章 办公物品的保管

第九条 填写清单

所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。

第十条 保管

必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。

第十一条 盘存

办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。

第十二条 印刷品与纸张管理

印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管。

第十三条 持有量调查

必须对公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。

第五章 对办公物品使用的监督与调查

第十四条 调查内容

对公司各部门进行调查，调查内容包括：

1．核对用品领用单据与用品清单。

2．核对用品申请书与实际使用情况。

3．核对用品领用清单与实际用品清单。

第十五条 行政经理职责

1．核对收支传票与用品实物清单。

2．核对支付传票与送货单据。

第十六条 本规定自下发之日起执行。

复印纸管理规定

1、目的：为保证公司员工正常办公，合理使用办公资源，防止浪费，节约开支，特制定本管理规定。

2、范围：公司全体在职员工。

3、权责：各部门经理安排专人负责登记、监督。

4、内容：

4．1、打印机的操作只面向武汉德商省付宝的所有工作人员，其他人员不得随意操作打印机。

4．2禁止员工私自使用打印机，打印与公司无关的私人文件。否则罚款20元。

4．3打印机耗材成本高，为避免浪费，尽量双面打印，并一次性打印完毕，避免打印错误造成浪费。下班后须切断打印机电源，注意定期维护，如损坏应请专业人员维修，禁止非专业人员随意拆卸。

武汉德商省付宝科技有限公司

人事部宣

篇6：办公用品管理规定

为了保证公司员工办公需要，同时做到降低经营成本，避免浪费，特别定本制度 1． 办公用品的购买 1.1.每月25日前，各部门将该部门次月所需要的办公用品按照“部门办公用品月申购计划表”（附件一 部门办公用品月申购计划表）要求填写并由事业部负责人批准后提交人力及法务部。单价在5元以下的日常办公用品可以直接领用，不用提交月计划。

1.2.人力及法务部负责人批准月申购计划后，由行政主管根据批准后的月申购计划安排采购。

1.3.办公用品原则上由人力及法务部统一采购，如遇特殊情况，必须由需求部门自行购买的，需在月申购表上注明，并按照上述审批程序进行审批。1.4.部门如有临时（计划外）办公用品需求，必须另行填写“办公用品申购单”（附件二 办公用品申购单），按照上述审批程序审批后方可由行政部安排采购。

2． 办公用品的入库、领用及报废处理

2.1.办公用品采购后，采购人员必须持发票（发票未有明细的要开具明细单）至行政主管处办理入库手续。然后持采购发票和物品入库单到财务报销，票据不全者不予报销。

2.2.员工或部门指定人员到公司前台领用办公用品，并要进行领用登记。单价在5元以上的办公用品必须按照月计划或申购单上载明的使用人定向领用，他人不得领用。

2.3.对于刚领用后，明显不够使用期限重复领用者，前台人员有权不予发放。2.4.常用办公用具配备后，如发生丢失，由责任人照价赔偿，快速消耗品除外。2.5.新聘人员的办公用品，根据该部门提供的用品清单进行领用。

2.6.对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上填写名称、价格、数量等一系列报废手续。

3． 办公用品的保管、统计

3.1.办公用品入库后，要进行台帐登记。

3.2.保管物品要经常整理，码放整齐，同时采取必要防虫措施。3.3.每月要将采购量、库存量、各部门耗用金额进行统计和核查。

4.办公家具管理

4.1.公司给每位员工配备工作需要的办公家具，包括：办公桌、办公椅、活动推柜、文件柜等。

4.2.员工因工作需要增加特殊的办公家具应当向行政部提出申请并依次要求主管领导批准后由行政部统一采购。

4.3.员工对于自己的办公家具及办公设备应当爱护使用，如有损坏应当及时报至公司前台，公司将会统一时间对损坏的家具进行维修。

篇7：办公用品和办公设备管理规定

第一条 第二条

1.为使公司办公用品管理合理化，减少浪费，特制定本规定。本规定所称办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、水腊、2.3.第三条

第四条

第五条

第六条

第七条

1.2.第八条

第九条 打印墨、圆珠笔、订书钉等。

管理消耗品:墨水笔、签字笔、白板笔、荧光笔、修正液、电池等。管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、钢笔、计算器、印泥等。本规定所指办公设备主要是固定资产类相对贵重的设备，如：电话机、打印机、传真机、碎纸机、复印机、电脑等。

办公用品或设备的申购由各部门提出申请，由招标采购部负责采购，具体审批与管理程序见“招标采购管理制度”。

每部门设立“办公用品领用记录卡”（见附表）一张，由招标采购部统一保管，于办公用品领用时分别登记之，并控制办公用品领用状况。

招标采购部汇总各部门申购申请和通过历史数据（如办公用品领用记录卡记录的数据）分析确定购买办公用品数量和种类，进行招标采购。

办公用品分为个人领用与部门领用两种。

个人领用指个人使用、保管的用品，如电话机、电脑、签字笔、钢笔、铅笔、胶水等；

部门领用指部门内共同使用的用品，如打印机、复印机、碎纸机、传真机、打孔机、大型订书机等。

个人领用办公用品可以直接到招标采购部库房领取，在“办公用品领用记录卡”上签字确认。个人领用办公设备的需要填写“办公设备领用单”经部门经理签字，然后到招标采购部库房领取。领取时在“办公设备领用记录卡”上签字确认。

部门领用的办公用品由领用人签字，注明部门领用；办公设备领用填写“办公设备领用单”注明部门领用，由部门经理签字后到库房领取。领取时在“办公设备领用记录卡”上签字确认。第十条 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人一支），如果超过设定的领用基准需要部门经理签字方可领用。

第十一条 办公设备实行调剂制，部门需要使用时，库房首先负责调剂，不能调剂再办理领用手续或进行购买。

第十二条 管理品和办公设备的领用实行以旧品换新品的方法，如遗失应由个人或部第十三条 第十四条 第十五条 第十六条 第十七条 门赔偿或自购。

办公用品和设备严禁取回家私用。

人员离职时，应将剩余办公用品或设备及列管用品或设备一并缴交招标采购部。

印刷品（如信纸、信封、表格……）除各单位特殊表单外，其印刷保管均由招标采购部负责管理。

本规定自颁布之日起实施。

篇8：办公用品管理规定

1 办公用品数字化管理系统的总体设计

1.1 应用需求分析

大至企业, 小到具体的办公室都有一些必备办公用品 (包括耗材和一些贵重物品) 需要管理, 并涉及采购、库存、借领 (包括归还某些循环使用物品) 等方面工作, 人工管理非常繁琐, 为规范操作, 确保所需, 避免浪费、减少人为失误, 可考虑通过软件进行自动化管理。在这方面Excel有着诸多优势。

(1) 一个工作簿可包含多个工作表, 可用来组织相关信息。同时可对多张工作表的数据进行汇总计算。

(2) 从安全角度考虑, 管理员本机可实现安全操作, 实时备份。

(3) 所生成的每个表单可进行排序、自动筛选 (按选定内容筛选) 、高级筛选 (适用于复杂条件) 。筛选区域仅显示满足条件的行 (即“记录”) , 该条件由针对某列 (即“字段”) 指定。筛选只是暂时隐藏不必要显示的行。

(4) 可利用公式 (函数、引用、常量、运算符) 联动若干个单元格显示。

(5) 支持VBscript语言, 通过自定义函数, 编辑代码, 运行宏命令实现数据计算与方案分析等一系列功能。

基于以上优点, 可将传统的人工管理手段和办公用品管理制度交由Excel来实现, 帮助管理员分析信息, 协调收支, 实现账目基本功能, 降低成本, 同时方便用户及时了解领用信息、库存情况。

1.2 办公用品数字化管理系统的总体框架

1.2.1 设计思路

采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架如图1所述, 管理软件的具体构架如下。

(1) 建立五个数据库 (即在工作簿A上建立的五个表单) :库存表、入库表 (采购记录) 、出库表 (领用/借用记录) 、库存限制 (最大存货量, 可变更) 、领用限制。

(2) 建立三个数据报表 (在工作簿B上建立的三个表单) :下月采购单、个人领取记录、本月出库记录。

(3) 设置四项操作:本月入库录入、本月领用申请、查询 (库存状况、入库状况、出库状况) 、报表生成及打印。

具体过程中, 可根据历史记录和经验法则设定领取基准, 对于高档/耐用办公用品, 尽量协调相互借用, 一般不重复购置, 以上等细节规定将体现在Excel函数之中。

在设计管理软件时将Excel与网页相结合。对于非保密数据, 可对其所在表单设置保护权限, 通过“我的电脑”/“控制面板”上建立DSN与相关EXCEL连接, 制作网页 (包含用VBscript编写的程序) , 使领用人通过局域网查阅相关信息 (“只读”属性, 不能更改) , 而管理员则拥有“更改”权限。

1.2.2 数据关系

管理员每月先执行“本月入库录入” (上月要求采购的条目) , 从而更新了库存表、入库表 (购买记录) ;而领用人可执行“本月领用申请” (不能超过库存表中存量限制, 不能跨越领用人级别要求) , 从而更新出库表、库存表;根据库存表、库存表中存量限制和领用失败状况生成下月采购单。

2 办公用品数字化管理系统的细节设计

由于办公用品管理的繁复和琐碎性, 在具体实施时, 以下问题应给予考虑或需要特别注意。

(1) 管理员使用的文件在一个文件夹A, 每次更新后, 使库存表、领用记录等以独立EXCEL表形式备份到文件夹B中, 对文件夹B内文件设安全级别, 建立数据链接, 以HTML格式动态地呈现电子表格, 因此其它用户可以使用Web浏览器访问信息, 进行浏览、排序、筛选, 通过“本月领用申请”格式输入借领要求并申报给管理员。

(2) 用品每次采购价格可能有出入, 每月采购记录输入, 填写采购日期, 而生成的库存表中同一用品可能有几条记录 (领用限制中有金额要求, 在领用表中可追溯每条记录来源, 保证贵重不合格品的及时退还) 。

(3) 考虑用品自身特点和库房要求, 应及时改动“库存限制”;考虑到使用状况, 应及时改动“领用限制”, 以免不必要的储存或过量积压, 确保供应好、周转快、减小损失。

(4) 办公用品分耗材和循环用品 (耐用、价高) 两种, 前者可连续领取, 后者是借用, 应设有归还期限报警、循环使用期限 (报废处理) , 并在库存表、出库表中显示标记。

(5) 在EXCEL表单中设计固定的报表格式, 通过定义函数, 运行宏更改、给相应单元格赋值。

(6) 对EXCEL表单菜单栏“工具”—“宏”—“Visual basic编辑器”-“工程属性”内设密码, 避免误改动。

(7) 如有质量不合格用品, 需要退还供货商的, 仍执行常规入库录入, 对应数量写为负值, 在备注列写原因, 退还日期。领用人写退还申请 (与领用申请一样, 对应数量为负值, 填好备注项, 归还循环用品时与此步同) 。

此外, 在满足领用人浏览信息方面, 可基于Macromedia Dreamweaver MX 2004, 运用脚本语言编制, 由Macromedia Fireworks MX 2004、Ulead GIF Animator结合产生图片、动画, 构成一组网页, 兼顾美观和安全。

3 编码和主要语法

具体的编码并不复杂, 但需要根据办公用品管理的实际请况进行编制, 下面列出了较为关键的三个操作, 同时给出了代码实例作为参考。

(1) 报表的形成, 在1.2.1中 (2) 所建Excel工作簿文件B中建立宏, 通过两次for循环, 把表单特定区域内容过滤到二维数组中。同样可把二维数组中某些值赋到指定的表单单元格中。代码实例如下。

(2) 对于1.2.1中 (1) 所建Excel工作簿文件A, 由于它是存储着所有库存情况、领用规则等的数据库, 需要对它进行操作保护具体实现是把工作簿A中某表单内容复制到指定表单中作为备份。代码实例如下。

⑶在网页脚本中链接数据库 (即1.2.1中 (1) 所建立的Excel表A) , 代码如下:

4 结语

以上分析了利用微软Excel软件实现办公用品数字化管理的可行性及便利性, 期望根据上述构思能够完善办公用品管理的基本功能, 从而增加数据透明度, 辅助纸面管理, 使用户及时了解库存状况, 合理控制用品种类、数量, 保证质量;同时减轻管理员负担, 方便借用人及时了解相关信息, 提高工作效率。

参考文献

[1]林金霖.ASP实务经典[M].中国铁道出版社, 2000, 8.

篇9：办公用品管理规定

关键词：办公自动化；办公室管理；应用

一、办公自动化在办公室中的概念

将现代化的办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，称为办公自动化。在现代的办公室工作中，办公室的作用一方面是领导作出决策的场所，但是除了领导机关在此做出决策，发布指示以及进行文档上的来往之外，另一方面，办公室更深层更实际的工作是信息的收集、存储、检索、处理和分析，然后做出决定，将决定作为信息传达给下级部门或者合作单位，或者是业务关联单位。在办公自动化中，人和机器缺一不可。在企事业单位的日常工作中，是一定会运用到办公自动化的，办公自动化在这些单位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同时，办公自动化也是可以不断进行调整和根据自身实际需要进行定制的。一方面，在办公室内，办公自动化可以实现人机互相连接，操作信息采集、查询和统计等方面的工作，便于领导进行管理和做出决策。另一方面，企事业单位在与外界进行沟通的时候，运用办公自动化将事半功倍，员工可以通过办公自动化，通过网络获得需要的资料和信息，也可以与外界进行互动，甚至能够实现远程办公。办公自动化的运用，提高了办公室工作的办公效率和行政管理的有效性，应用办公自动化将更有利于进行办公室管理工作。

二、办公自动化在办公室管理中的发展

在办公室管理的应用中，办公自动化的发展经历了好几个阶段。第一个阶段是起步阶段，人们在日常办公中，运用的是电子信息技术，办公自动化知识用于资料的整理和管理，但是却缺乏沟通、协同和互动等综合处理，因此，这个时候还没有达到真正意义上的办公自动化。到了第二个应用阶段，内部网路、互联网、局域网等网路进入到办公室管理工作中，将网路引入办公自动化中，彻底避免了以往办公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人们的工作，提高了工作效率，并且达到了规范管理和组织模式的目的。在办公自动化的发展阶段中，各种应用软件的发展逐步成熟，从以前的行政办公信息服务，现逐步将使用功能发展到组织内部管理活动的各个环节中。此外，在与外界进行沟通中，随着外界环境的不断变化，办公软件的功能也随之越来越能够满足客户各方面的需求，办公自动化不断扩大和提高自身软件的应用范围和应用技术，为办公室管理工作提供越来越多的便利，使得办公自动化在办公室管理中应用更加广泛。虽然实现数字化办公还需要一定的时间，但是在现代化的办公室管理中，数字化办公是发展的必然趋势。

三、办公自动化在办公室管理中应用的实现条件

在实现办公自动化的过程中，除了需要人、机两大条件，还需要一些其他的必备条件才能在办公室中运用办公自动化。第一，通信平台。通信平台作为内部的邮件系统，通过网站和信息共享软件等为信息和通信的实现提供了便捷、安全和畅通。第二，信息发布平台。人们在办公中如需对电子公告或者电子文件等类似文档进行发布，可以借助信息发布的平台进行发布，从而使其在单位内部得到传播，使得各个职工能够对单位的工作动态进行及时了解。第三，工作流程自动化。工作流程自动化可以将类似公文处理、收发文件、审批和报告请示等普遍的工作进行实时的监控和跟踪，从而使得各个岗位和部门之间达到协同工作，对规范办公制度提高办公效率非常有效。第四，文档管理自动化。在手工办公的时代，文档的管理和检索是一个比较耗时耗力的工作，难度也相对较大，特别是日积月累的文档尤其不容易找到也容易丢失，自从办公自动化出现后，人们可以使用文档管理自动化，通过word、excel等形式对文件进行保管和分类，便于保存和储存。

四、办公自动化在企业办公室管理中的应用

在企业办公室中，实现办公自动化可以实现办公高效率、低成本，在节省大量人力和实践的同时，最大限度地发挥储存信息的作用，提高了整个办公室的工作效率和工作质量，能够使各个部门和各个员工都达到信息共享、教学资源共享。虽然目前企业在运用办公自动化的过程中，出现了一些问题，比如一些部门的办公室中的办公自动化意识还不够强，人员的素质参差不齐，造成资源浪费，还有一些应用软件不是很完善，不能完全符合办公应用的需求等等，我们仍然要坚持不懈地在现代化的企业办公室中推行办公自动化，面对上述问题我们需要提出解决措施应对。首先，企业要树立“以人为本”的现代化管理理念，企业办公室管理人员是企业办公管理工作的主要依靠力量，加强人才在办公自动化上的培养，不仅能够加强办公室管理工作，同时也是提高办公效率和质量的关键。

企业要为办公室管理人员提供机会，创造条件，不断鼓励和支持他们参加各种培训和自学，提高管理水平和业务水平。其次，企业的领导需要加强对办公自动化的重视程度，企业的办公室管理要充分利用计算机技术和网络技术等现代化技术对企业的管理、研发和生活服务有关的信息资源进行全面的数字化管理，实现办公室管理的自动化。此外，对于各种设备和软件要做到及时更新换代。在运用办公自动化的同时，需要加强企业办公自动化系统的检查和监督，确保系统能够在一个安全、稳定、高效的环境下运行。办公室管理工作是一项复杂而琐碎的工作，需要办公人员具备相关的专业能力，包括科学地进行办公室统计工作和有效地对各类资料进行归类存档等。此外，办公室管理人员还需要具备良好的协调和处理能力面对复杂多变的人际关系。通过办公自动化的应用，不仅给企业员工带来了工作上的便利，提高了他们的工作效率，同时更能够借助其构建起来的网路，减少和化解分歧，实现办公室管理中更加便捷的交流沟通和协作。这是在办公室管理中应用办公自动化的体现。

参考文献：

[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011（08）.

[2]邱晖.推进高校办公室办公自动化的思考[J].广西教育学院学报，2010（02）.