加强高校档案管理工作

关键词： 档案管理 高校 档案 工作

加强高校档案管理工作（精选十篇）

加强高校档案管理工作 篇1

关键词：档案检查,存在问题,解决办法,提高效率

高校档案管理工作是高校各项工作中不可缺少的基础工作, 也是衡量教学、科研、管理和其他各项工作水平的重要标志之一。做好档案管理工作, 对总结、探索和改革高校教学、科研及管理工作的规律, 提高教学质量、科研能力和管理水平具有十分重要的意义。诚如有论者所言:“可以毫不夸张地说, 一所学校的档案文化就是这所学校整体文化的基石”【1】。为此, 在我校百年校庆来临之际, 校档案馆组织档案管理专业人员和兼职档案员对全校各个院系及所有行政管理部门进行全方位的档案管理大检查, 也是对基层档案管理工作的考察, 笔者有幸作为检查组成员参加了这次大检查, 现将本人所看到的问题以及对如何加强高校档案管理工作谈谈自己的看法:

一、存在的问题:

根据此次检查, 虽然大部分院系及行政管理部门的领导及兼职档案管理人员的档案意识有很大的提高, 但在具体档案管理中还存在着很多问题。

1、档案管理人员的配置问题:

大部分院系及行政管理部门档案管理人员都是兼职, 有个别院系设置专职档案员 (如:民生学院、远程与继续教育学院、河南大学出版社等等) 。还有极个别的部门兼职档案员都没有, 这个问题主要反映在领导的重视程度上。

2、档案管理不规范:

笔者在检查中发现有极个别单位的档案材料堆放的杂乱无章, 存在着对档案材料的整理、分类、归档不规范、保存不科学等等。为此笔者认为原因有:其一、因大部分院系及行政管理部门的档案管理人员都是兼职档案员 (如:院系办公室主任、教务员等等) , 他们既要负责档案管理又有很多办公室或教务方面繁杂的事物需处理, 因此不可能进行系统地管理。其二、领导对档案管理工作重视不够。 (在检查中有部分院系及行政管理部门档案管理制度没有上墙) 。其三、档案管理人员的管理素质跟不上。其四、档案库房资源不够。其五、不注意档案及时移交, 致使某些档案材料缺乏连续性。其六、档案材料的保存缺乏科学性。

二、解决办法

通过以上在检查中所发现的问题, 笔者认为应从以下几方面着手, 来加强高校院系及行政管理部门的档案管理工作:

1、提高思想认识, 特别是提高领导同志对档案管理工作的重视。

(如:校档案馆每年定期召开档案工作会议, 强调档案管理工作的重要性, 每年定期检查各院系及行政管理部门的档案管理情况并做出总结, 将档案管理优秀的单位要进行表彰, 对档案管理工作不够重视的单位提出批评, 并组织各院系及行政管理部门的领导对档案管理优秀的单位进行考察, 学习先进的经验, 做到用先进推后进, 把档案管理工作提到议事日程上。)

2、完善制度。

改变过去那种没有行政管理制度和文件传阅制度的状况, 每个院系及行政管理部门都必须制度上墙, 使档案管理工作有据可查、有法可依、有规范的指导, 从而使档案文件及时、完整、有序地归档。

3、提高档案管理人员素质, 加强培训。

在这次大检查中, 大部分单位所提出的要求就是加强对档案管理人员的培训。为此笔者认为应从以下几方面入手:首先, 校档案馆每年组织专职档案管理人员对院系及行政管理部门的兼职档案员进行定期培训, 学习国家颁布的《档案法》、《保密法》。系统地学习档案专业理论知识, 并能在实际工作中熟练地掌握和运用, 从而提高他们的业务水平。其次, 校档案馆组织院系及行政管理部门的兼职档案员走出去, 到档案管理先进的高校取经学习从而提高自己的管理能力。

4、对院系及行政管理部门的档案管理工作进行明确分工。

由于院系档案材料种类很多又基本是兼职档案员, 没有明确的档案管理分工, 极容易造成档案管理的混乱, 档案材料没能及时地整理、分类、归档从而造成档案材料的丢失。为此, 笔者认为院系档案材料应做以下明确分工: (1) 党政方面的档案材料应有党办主任负责管理 (学生档案、党建工作的档案材料) 。 (2) 行政方面的档案材料应有院办主任负责管理。教学档案应有教务办主任负责管理。 (3) 科研材料及研究生的教学材料应有研究生与科研办公室主任负责。这样实施分头管理、责任到人、分工细致、协调一致。“要树立档案意识、大文献意识, 用‘整体功能大于部分功能之和’的系统理论观点来指导档案工作”【2】这样便可以集众人之力, 收整体之功, 更利于档案的管理。

5、积极解决档案库房的紧缺问题。

首先校领导要高度重视积极解决院系及行政管理部门档案库房紧缺的问题。笔者在档案检查中看到有个别单位档案库房非常紧缺, (如:艺术学院美术专业在校生一千多人, 档案库房只有一间房, 理论试卷、美术作品堆成山, 无法做到科学、妥善地保存。河大幼儿园就没有档案室, 各类档案材料就在园办公室放着等等。) 其次, 要注意档案的及时移交。按时把相关的档案材料移交到校档案馆也是解决档案库房紧缺的一个重要办法。 (如:艺术学院美术专业的学生作品, 能将每届的优秀学生作品移交到校档案馆保存将是学校的一大财富。) 再次, 要给档案柜“合理减肥”, 这也是解决档案库房紧缺的有效办法。

6、利用现代化手段管理档案。

早已有论者指出:“随着档案管理现代化的发展, 档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化”【3】。院系及行政管理部门的领导应积极为档案管理工作创造条件, 购置先进设备, 使档案管理工作走向现代化、科学化、规范化。

7、搞好档案的开发利用。

搞好档案资料的开发利用, 使其为学校各项工作的改革发展服务, 这是档案管理工作的中心任务和最终目的, 也是档案工作诸环节的出发点和落脚点, 为此必须搞好档案的开发利用工作。 (如:基建处档案室存放着完整的历年施工图纸, 为以后的维修工作提供利用服务。马克思主义学院档案室规范的存放着历年全校学生的试卷, 为学生成绩的查询提供利用服务。公共体育部档案室整齐的摆放着历年学生参加全国大赛所获得的各种奖杯, 展示着教学的成果等等。)

参考文献

[1]顾成厅:《档案文化在高校文化建设中的作用》, 《兰台世界》。2002年4月

[2]姜之茂:《资源共享与档案馆》, 《中国档案》。1999年12月

加强高校档案管理工作 篇2

[摘要]国家通过在各高校开展各种形式的评估活动，对一所高校整个工作进行全面检查，又能促进高校进一步明确办学的指导思想，对高校加快落实教育工作的中心地位、改善办学条件、深化教学改革等，都具有极其重要的现实意义。

[关键词]高校 评估 档案

对高等教育实行评估制度,是国家继“211工程”之后高等教育领域的又一项重大举措。通过在各高校开展教学评估、科研评估、校园文明建设评估、学校治安综合治理评估等各种形式的评估活动，对一所高校整个工作进行全面检查，又能促进高校进一步明确办学的指导思想，对高校加快落实教育工作的中心地位、改善办学条件、深化教学改革等，都具有极其重要的现实意义。

一、充分认识高校档案工作的重要性和必要性

以往，许多高校对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作的机构设立、人员配备和设备购置等难以得到保证，严重影响了档案部门的信息服务能力。评估是国家对高校进行宏观管理的一种手段，评估的结果直接影响一所高校的声誉和地位，是关系到学校命运和前途的大事。所以，档案既是学校评估、改革和发展不可缺少的基础和前提条件，也是学校积累的宝贵财富，只有切实做好档案工作才能保证档案工作更好地为教学、科研以及学校的各项工作服务，才能在学校接受评估时发挥应有的作用。

二、摸清底数，找准高校档案工作存在的问题

随着高校迎评工作的开展，高校档案工作正面临难得的机遇，同时面临严峻的`挑战。一方面，高校档案工作的重要性日益显现，另一方面，高校档案工作的滞后与被动也更为明显。从我院的情况看，档案工作主要存在五个方面的问题：一是个别系部领导对档案工作重视不够，直接影响了档案工作的正常开展；二是档案基本工作比较薄弱，个别系部没有及时建档、归档，导致一些档案资料流失；三是资金投入不到位，导致档案保管条件差，设施陈旧、装具不足，不符合“七防”要求；四是大部分档案工作人员未经过档案业务培训，缺乏档案专业知识和基本操作技能，案卷质量达不到规范要求；五是所有档案工作人员都是身兼数职，工作多、任务重、精力分散，造成归档不及时，收集不齐全，整理不规范。

三、六措并举，全面推进高校档案工作规范化

1.加强领导和监督，健全档案工作网络

（1）高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和监督。也就是通常所说的“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

（2）建立和健全各学院及各系部档案工作网络。各学院的综合档案室是日常具体负责档案业务工作的管理机构，也是全学院档案工作的基础和落脚点。健全学院综合档案室，根据工作需要设置一名或多名专职档案人员负责日常工作，对搞好高校档案工作具有至关重要的作用。

各系部也必须指定一名兼职档案员，负责本系部有关档案材料收集、整理归档、查阅工作，使日常工作中形成的档案材料能及时完整归档。

2.全员参与，提高群体档案意识

平时在工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，案卷材料不齐全不完整，从而造成案卷质量不能达到要求。究其原因，主要是群体档案意识薄弱。在迎评工作中，档案建设需要各方面的各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识深化，所以，评估对人们档案意识的影响是十分广泛的。通过教育教学评估，学校广大教职工能够深切体会到档案的重要性，这无疑是提高档案管理水平的重要保证之一，也是提高档案工作在学校管理工作中地位的良好思想基础。

3.加强档案法律法规宣传，完善管理制度

（1）在档案人员中加强档案法律法规的宣传，要求他们认真学习、宣传、贯彻《档案法》、《河北省档案工作条例》，利用一切可利用的机会，加大档案宣传的力度，这样才能让大家真正从思想上和行动上自觉配合档案部门的各项工作。

（2）建立完善本学院、系部的档案管理制度。主要包括各门类档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度、档案的保管、借阅制度，各门类档案材料的归档范围和保管期限表等，并对院系教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求。

（3）实行档案管理责任制。通过实行档案管理责任制，使院系所有教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地移交档案管理员，经档案员统一验收合格后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。

4.加强对档案员的档案业务培训

普通高校院系级档案管理工作起步较晚，制度不够健全，系里档案管理人员大多是兼职，工作繁忙，头绪多，并且由于教学档案内容繁杂，涉及范围广，工作量大，他们当中部分人不愿意从事这项工作，因此造成频繁换人，对业务始终不熟悉，给教学档案管理带来了不利影响，在工作中出现一些漏洞。如：有些人需要文件时乱翻乱拿，借阅、转阅从不登记；自己不妥善保管也不及时归还；相当一部分教学档案材料散失于个人手中。教学档案收集不全、流失、归档材料质量不高的现象时有发生。因此，必须加大对档案员的档案业务培训力度，定期对他们进行档案岗位培训，切实提高档案员的业务素质，使其掌握档案管理工作的基本知识和技能，贯彻落实好相关档案规范标准。

5.强化档案部门服务意识

学校档案部门必须能够满足高校评估专家们方便快速地检索、调取，并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。如今，高校档案部门在职能上已从传统的管理型向服务型转变，围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研、为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。并在实践中大力开发馆藏档案信息资源，不断拓展服务领域，深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能。档案工作者只有抓住服务这个根本，档案工作才有市场、有价值、有地位，才会充满生机活力，才能充分发挥出档案巨大的社会和经济效益。

6.纳入系部评优考核范围

由于档案工作任务繁重，又没有任何监督、奖励和考核机制，给人的感觉是干多干少一个样，干好干坏一个样，干与不干差不多，而档案管理人员大多是兼职，工作本来就很繁忙，因此很多档案管理人员对待档案工作并不认真，而且人员更换频繁。如果把系部的档案工作列入年底的评优及考核范围，同时对干得好的单位及个人给予一定的奖励，不仅会引起系部领导的重视，而且会加强档案管理人员的责任心和工作热情，从而对档案工作的顺利开展起到很好的推动作用。

总之，高校评估的开展为高校档案工作提供了良好的发展契机，学校档案部门应当利用“迎评促建”的强大助推力，同学校的各项工作紧密结合起来，抓住时机，发展自己，使档案工作更上一层楼。

如何加强高校科研档案管理工作 篇3

【关键词】高校 科研档案 管理工作

高校的科研人员在进行科研活动的过程中逐渐形成并保存下来的一些具有参考价值的数据、文字、图片或者声像资料等就是我们常说的科研档案，它能为高校以后的科研工作提供依据，尤其在我们国家实行素质教育以来，高校教育事业不断发展壮大，逐渐成为科学研究的主要场地，是科研成果的主产密集区，所以高校要加强科研档案的管理工作，但是现在高校在科研档案的管理上还存在着不足，仍然需要不断地完善，研究新形势下如何加强高校科研档案管理工作就显得非常有意义。

一、高校科研档案管理的重要性

1. 高校科研档案是高校科研历程的直接反映

科研档案是一所高校进行过科研活动最直接的证据，也是高校科研活动最真实的记录，还能反映一所高校的整体水平，很多高校都是通过自己学校的科研成果而名声大噪，而且在进行科研活动的时候还能将一些有潜力的科研人员和科研爱好者培养成科学界的精英，这些精英就会对学校或者社会做出贡献，间接地推动科学的发展。

2. 科研档案是促进科研工作进步的基础

科研档案是一些科研成果的结合体，是科研人员智慧的结晶，特别是在科研项目后续的发展中，这些科研档案起着至关重要的作用，它可以在以后进行科研活动的时候少走弯路，促使科研活动成果更加准确，缩短研发的时间，进而实现学校效益与名声的双赢。

二、高校科研档管理现存的问题

1. 科研档案管理制度不完善

完善的科研档案管理制度是高校进行科研档案管理的前提，但是现在很多高校都没有完善的科研档案管理机制，所以在科研档案管理上就会缺乏相应的约束机制，在这样的情况下就不能有效地展开高校科研档案的管理工作，就会造成很多相关部门因为职责不明确而出现各部门之间相互推诿的情况，致使高校的科研档案始终处于一个混乱的状态，不能进行系统的归档。[1]

2. 高校科研人员对科研档案管理的认知不足

科研人员是科研档案形成的关键人物，因为科研档案是科研人员在进行科研活动的过程中对一些数据进行记录而形成的一些资料的汇聚，但是现在很多科研人员都没有认识对科研档案管理工作的重要性有一个系统的认识，不能及时地将科研数据进行归档整理，也没有将科研资料递交到档案管理部门，还有很多的科研人员为了图方便直接用资料的复印件来代替一些资料的原件，造成一些原文件在复印过程中的丢失，这样就会降低科研档案的质量，为以后的科研工作造成困扰。

3. 科研档案不完整、资料不齐全

因为科研档案不是一瞬间形成的，它需要一个漫长的积累过程，但是由于现在高校中从事科研活动的人大多数是学校的老师，他们除了从事科研活动之外还肩负着教学的任务，这就造成他们在进行资料登记的时候很容易出现遗漏、重复的现象。再加上他们工作比较繁忙，有很多时候不能对课题进行严格的审查和监督，造成很多的核心技术资料不完整，还有就是档案员不参与科研工作只负责档案的管理，对于很多科研活动的过程他们并不是很了解，为此就不能鉴别出一些有材料的价值，很有可能在整理的时候把一些有价值的材料排除在外，也有可能会记载一些没有参考价值的资料，所以档案的记录、归档工作就只能靠科研工作者自己来完成，这样就出现了很多的问题，例如一般性的材料较多，重要性的材料较少；复印件多，原始材料少；口述内容多，光盘、录像资料少等。[2]

4. 高校的档案管理设备落后

很多高校现在只重视科研项目的开发，把大量的经费投资在了科研项目上，很少把经费投在档案管理设备上，造成很多的档案不能及时的归档，特别是现在网络信息技术如此发达，很多地方的档案都已经开始实行电子化管理，但是由于高校把大部分经费放在了科研项目上导致电脑、互联网系统不健全，科研人员不能通过网络进行资料的查找和利用，降低了科研档案的使用价值，再加上现在档案管理人员的业务素质不强，不能很好地进行计算机的操作，不能适应现代化的科研档案管理模式，这些问题都给科研活动的进行造成了一定的影响。

三、加强高校科研档案管理工作的措施

1. 完善科研档案管理制度

科研档案管理工作落实的前提条件就是要有完善的科研档案管理制度，想要建立完善的科研档案管理制度首先是要参考我国档案管理的有关规定对科研人员和科研档案管理人员的交接工作进行明确的规定，还要对档案的利用、借阅进行相关规定，避免档案在借阅过程中发生遗失，二是完善科研工作的奖励办法，鼓励科研人员将科研成果及科研档案及时地上报到科研档案管理部门，上级部门要对有贡献的科研人员进行奖励，逐渐提高他们对科研档案的归档意识。三是明确保密规定，科研成果是一个学校科研水平高低的体现，是一个学校的知识产权，所以高校要对科研成果进行保密，直至科研成果的发布，这样才能让科研人员放心地将自己的成果上报，才能将科研档案移交到档案管理部门。所以，我们要建立完善的科研档案管理制度，这样才能推进科研档案管理工作朝着制度化、规范化迈进。[3]

2. 提高科研人员的归档意识

想要改变高校科研档案管理的现状，并不是只靠单纯的建立完善的科研档案管理制度就能解决的，还要提高科研人员自觉归档的意识，让科研人员认识到科研档案对科研工作的重要性，知道科研档案属于学校而不是个人，学校还要加大相关法律法规的宣传工作，让科研人员了解到，进行科研档案整理是科研人员必不可少的工作。同时还要加强科研人员与档案管理人员之间的沟通，提高档案管理人员的业务水平，让档案管理人员在自己整理资料的时候也能分辨出有价值的资料，避免遗漏资料或者记录过多无价值的资料的情况。还要增强档案管理人员的服务意识和对高科技的使用技能，以便能够及时地为科研人员提供资料，这样才能更好地促进高校科研工作的进行。[4]

3. 加强档案管理设备的投入，实现网络化管理

在网络技术盛行的高科技时代，办公自动化成了学校的新宠儿，所以高校要尽快地建立科研档案的信息检索系统，这样不仅能提高档案的使用效率，激发科研人员对工作的热情，还能让越来越多的人知道该校的科研成果，提高学校的知名度，吸引更多的学子和科研人员加入该校。

结束语

总之，科研工作是高校非常重要的工作，科研档案又是一个学校科研水平高低的反映，所以高校要加强对科研档案的管理工作，逐步建立起完善的科研档案管理制度，科研人员和档案管理人员也要不断地解放思想、与时俱进，不断地提高归档意识和业务水平，只有这样才能发挥科研档案真正的价值，才能为高校的科研活动和教学质量做出应有的贡献。

【参考文献】

[1]柯翠英. 高校科研档案管理问题探讨及对策[J]. 科技创业月刊，2010，10（08）：14-12 .

[2]黎云. 谈高校科研档案管理[J]. 中国科技信息，2013，13（06） ：13-10.

[3]于晓琳. 对加强高校科研管理工作的几点思考[J]. 辽宁经济职业技术学院（辽宁经济管理干部学院学报）. 2011，11（16） ：10-6.

如何加强高校档案管理工作 篇4

一、高校档案管理工作的现状及问题

《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行, 为高校档案工作的依法开展提供了法律依据, 奠定了坚实的基础, 同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围, 高校的档案建设也因此取得了很大的成就。在档案管理工作上, 学校的档案意识在增强, 各部门对档案工作的重视程度有了较大提高;档案队伍在逐年壮大, 素质也在不断提高。但从整体上看, 目前高校档案管理工作无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高校事业发展不相适应的地方, 需要不断加强和改进。集中表现在以下几方面:

1.档案管理工作不规范。虽然部分高校按照档案法的要求, 加强了对档案的领导和管理, 并且按照国家档案馆建设标准, 建立了规范的档案馆, 但是仍然有部分高校因各种原因, 档案管理工作还没有完全规范, 档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多分散到校内各单位多家管理, 专兼职管理人员配备不到位, 管理制度不健全;由于缺乏及时归档意识, 导致一些基层单位档案长期不整理、不装订, 管理水平低, 收集渠道不通畅。

2.档案基础设施建设相对滞后。新时期档案工作的要求不断提高, 对基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比, 部分高校档案基础设施建设投入不足, 适宜安全保存档案的专门库房缺乏, 防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足;适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。库房面积较小、设备老化或损坏等现象仍然存在。

3.管理人员素质有待提高。首先, 人员数量不足, 档案专业技术人员偏少。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例偏低。其次, 档案管理人员队伍的专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要, 高校现有的档案人员虽经过一定方式调整, 改善了文化结构和职称结构, 大都具有大专以上文化程度, 高中级职称人员占有一定比例, 但随着高校档案范围的拓展, 现代化管理要求在不断提高, 其人员素质不能满足工作需要的矛盾仍然存在。管理人员存在档案管理意识不明晰、专业知识不精通、知识结构不合理、创新意识不突出等诸多问题。特别是能进行档案信息深层次研究和开发的复合型的档案管理人才仍显得十分匮乏。档案人员素质制约了档案现代化管理, 影响了档案的信息开发和编研工作。

4.基层管理人员多为兼职且频繁更换, 造成档案管理人员队伍不稳定, 素质参差不齐, 为规范档案管理工作增添了难度。

5.管理方式落后, 信息化管理手段运用很少。目前许多高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式, 这种方式已经越来越显得无能为力, 难以适应信息化的要求;现代信息技术手段, 如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库, 但多仅限于简单的数据统计, 还没有实现较高水平的数字化管理, 难以开展整体信息资料的开发与利用。

高校档案工作存在的这些问题, 究其原因是多方面的, 但笔者认为最主要的原因有:一是认识不到位, 重视不够。表现在部分高校对档案在学校工作中的功能和作用认识不足, 没有充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源, 档案工作是办好学校的重要基础工作之一。因而档案意识不强, 重视不够。二是档案建设投入不足, 在高等教育快速发展的今天, 各学校在发展过程中面临许多困难, 需要经费投入的地方很多, 对档案建设投入相对较少, 致使档案建设中许多应该解决的问题, 得不到及时解决, 档案建设跟不上学校发展的步伐。

二、加强学校档案建设的建议及对策

1. 进一步加强领导, 为档案管理工作提供组织保障。

《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一, 各高校必然把档案工作纳入学校整体发展规划, 加强对档案工作的领导和管理。”高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分, 高校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分, 档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。高校档案资料对于学校来说, 如同一面镜子, 它详细真实地反映了一所学校逐步发展的整个历史过程, 它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节, 它是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶, 是认识和把握高校发展客观规律的重要依据, 是学校的宝贵财富。学校各级领导应该给予高度重视, 加大人财物的投入, 特别是要把档案现代化管理工作纳入工作计划和议事日程中, 为档案部门提供良好的工作条件, 支持档案部门参加学校的各项重要活动。同时, 还要提高广大教职工对档案工作的思想认识。档案工作是一个专门的学问, 涉及部门和范围极为广泛, 必须引起广大教职工, 特别是管理工作者对档案工作的重视, 只有在思想上统一认识, 才能增强大家的档案意识, 使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视, 人人参与, 共同做好档案工作。

2. 进一步加强规范, 完善管理体制和工作机制。

做好高校档案工作, 在工作方式上必须遵循科学规范的原则, 理顺关系、健全制度, 完善机制, 规范管理。在工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则, 部门形成档案, 学校集中管理, 防止分散管理出现的弊端。完善管理制度, 建立健全学校、部门和单位的档案管理制度, 从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度, 推进档案管理工作的制度化和规范化;特别要做好档案的收集、整理和归档工作。一是严把收集关。要明确收集范围, 及时、准确、全面地收集学校教学科研和管理服务所形成的各类材料, 对学校一些重要活动、重大事件要及时收集补充, 确保档案的完整性;二是严把鉴别关。要对收集来的归档材料进行认真的鉴别审核, 做到取之有据、舍之有理;三是严把整理关。收集来的归档材料, 要严格按照规范进行整理立卷, 做到分类准确, 编排有序, 目录清楚, 纲目分明, 装订整齐;四是创新工作机制, 进一步提高服务水平。要创新档案材料的收集整理机制, 改变基层单位档案长期不整理、不装订、管理水平低, 收集渠道不通畅的问题。要适应管理信息化的需要, 逐步转变档案管理职能。未来高校档案馆 (室) 的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心, 其管理对象将逐步由案卷管理实体转向信息内容管理。档案人员也不再是整天埋头守库房, 而是通过网络来管理动态的档案信息, 维护其在运转和利用中的安全性、完整性和可靠性, 履行一个信息管理员的职责;五是是实行责任追究。明确基层单位的主要负责人为档案管理工作的第一责任人, 专 (兼) 职管理人员为直接责任人, 把档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核, 实行责任追究。

3. 进一步加强队伍建设, 提高人员素质。

档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。要通过各种形式和途径, 提高档案管理人员的综合素质。一是健全管理人员队伍, 建立一只专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆 (室) 要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员, 确保档案工作的持续性和完整性。要在基层单位确定素质高、原则性强和有一定工作经验的人员负责档案工作。并根据需要, 及时补充调整管理人员, 严格档案手续移交, 确保基层档案工作的稳定性;二是不断加强业务培训。要按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求, 分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训, 不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆 (室) 或地方档案馆进行实习操作, 让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程。要提高档案管理工作者现代化意识, 更新观念, 强化信息技术观念。作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高校, 完全有实力提高档案现代化管理的水平。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性, 积极参与学校的各项活动, 主动、及时地为学校工作提供优质服务, 切实加强对现代化管理技术的学习和研究, 了解和掌握最新的现代化管理手段, 提高业务素质, 使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要;三是建立竞争激励机制。要对工作任务进行细化, 责任到人, 实行量化考核, 充分调动管理人员的工作积极性、创造性和能动性。

4. 进一步加强信息化建设, 推进管理升级达标。

信息化建设是新时期高校档案工作的客观需求, 也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设, 已成为高校档案管理的大势, 也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。学校应加大资金投入改善档案馆相关硬件设施, 对档案信息化进行重点建设。要以推进档案的数字化进程为基础, 以电子文档的归档和管理为重点, 积极推进档案管理从纸质化管理为主向数字化管理的转变。要根据新形势下档案工作的新要求, 充分利用网络技术, 对档案信息进行征集、加工整理、分类储存、使档案信息成为能够多角度检索, 自由提取的系统化信息资源, 推进手动检索向自动化检索转变。应充分利用校园网的优势, 坚持网络化办公, 鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料, 努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合, 这将有助于加强电子档案管理和建设, 提高档案管理质量, 使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。

摘要：高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分, 是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。当前, 高校档案管理工作还存在着档案管理工作不规范, 档案基础设施建设相对滞后, 管理方式落后等问题。做好新时期高校档案管理工作, 需要进一步加强组织领导、夯实基础, 强化队伍, 规范管理, 提升档次, 努力使档案工作更好地服务于学校中心工作和建设发展。

区法院加强档案管理工作 篇5

区法院加强档案管理工作

根据省高院归档和档案管理工作会议精神，法院依据《档案法》的要求，坚持档案工作“集中统一管理，维护完整与安全，便于提供利用”的基本原则和“为审判工作服务”的基本宗旨，不断加强领导，完善措施，规范管理，有效促进了档案管理工作。

高度重视，全员学习，提高档案管理意识。一是强化档案法规教育，培养全员档案意识。今年以来，该院领导高度重视档案工作教育，多次组织全院干警学习档案知识，反复宣传档案管理法律法规，定期考查学习情况并分庭室进行评分，增强了全员档案意识，提高了各庭室归档意识，营造人人关心档案管理工作的强烈氛围，形成全员重视、齐抓共管的良好局面。二是强化业务规范，提高档案管理质量水平。该院将档案工作纳入法院工作的总体规划，制定档案工作管理目标，明确档案工作责任制，与其它工作一起部署、一起检查、一起考核；并调整了档案工作领导小组、档案鉴定领导小组及保密工作领导小组，严格负责档案工作规划的制定、档案管理措施的落实以及档案安全保管等有关事宜。同时每年派员参加区举办专职档案员培训班，进行档案业务学习、指导，使档案管理有条不紊地推进。

严格制度，着重落实，提高档案管理效率。一是健全规章制度，规范档案管理工作。该院根据档案目标管理要求，建立健全了一整套档案统一管理制度。（1）归档限期制度。制定了《立案归档制度》，诉讼案卷审结即移交档案室，严格办理移交手续，编制归档目录，逐一检查，逐一签名，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。（2）借卷审批制度。制定了调阅、借阅、查阅档案规定，严格借阅诉讼档案的管理，本院各部门借阅、查阅档案的，应填写借阅、查阅案卷函，经部门负责人同意，办公室负责人审核批准后方可办理。本院干警借阅期限为3个月，到期未还需按规定办理续借手续；如外单位或个人借阅，需经主管院长签字批准后方可到档案室借调档案。《调阅、借阅、查阅档案规定》的实施，一方面保证法院审理工作和档案室管理井然有序，另一方面也保证了审判资料不流失、有效保护了当事人的秘密。二是按章办事，严格日常检查，严把质量关。档案人员按照档案管理的要求逐份检查，检查的内容包括：档案盒标注的名称、内容是否正确、案卷封皮填写是否正确、案卷数是否正确等等。每年集中归档期一结束，档案人员把归档中发现的问题汇报给主管领导，在主管领导指导下及时纠正解决。三是注重开发利用，提高服务效果，充分发挥各类档案的使用价值。为了充分发挥档案的潜在作用，方便利用，该院档案室注重编制档案检索工具，共编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录4种以及档案工具索引、库房档案存放示意图等。注重汇编资料，将收集到的档案信息重新组合，进行深加工，编制成芝山区法院组织机构沿革、大事记、各类案件结案基础数字统计、基础数字汇编、档案统计台帐、案例编研等汇编资料，以确保利用档案的各种需要。注重为各个处室提供良好的档案服务，把“死档案”变成了“活资料”。

对加强高校教学科研档案管理的思考 篇6

1.教学科研档案管理人员存在不稳定性，没有足够的专业知识

因为各种因素的限制，很多高校的教学科研档案管理的人员并非经过严格招聘而来，大多数都没能接受档案管理的正规教育，不具备相应的档案管理理论与实际操作技能。部分高校的二级学院也没能配备具有专业素质的教学科研档案管理人员，基本上都是由教务、教学管理人员兼任教学科研档案管理一职，正是因为身兼数职，才给教学科研档案带来了更多不利。

2.缺少资金投入，各种硬件设施不足

档案信息化管理是档案管理必然的趋势，但要想实现档案信息化管理需要大量的资金来购入各种先进的设备，例如各种安全系数较高、性能比较稳定的大容量存储设备、网络设备、软件平台等等。这些先进的设备都需要很多的资金。然而很多高校的档案管理的资金来源都主要是依靠财政预算和上级的补助，但是那有限的资金却很难满足教学科研档案管理信息化的要求，正是因为如此，硬件设施无法跟上地方高校档案信息化管理的要求，使得高校档案信息化管理受到了严重的制约。

3.档案的信息输出能力较弱

高校的教学科研档案管理部门要将开发的教学科研档案信息通过不同的传播形式，积极的传递给广大师生。而目前我国大部分的高校教学科研档案管理部门的信息输出能力还很弱，因此，高校的教学科研档案信息输出不能够完全适应高校师生对教学科研档案信息的需求。虽然部分高校将教学科研档案的部分内容信息在校园网上进行公布，但这具有一定的局限性和特殊性，无法满足广大师生对教学科研档案信息的需求。因此，我们高校的教学科研档案管理部门以及工作人员应该自觉地改善服务模式，努力提升自身的业务水平，力争让所有需要教学科研档案信息的师生都能够“高兴而来，满意而归”。

4.靠政策、少创新,重管理、轻服务等落后观念顽固存在,转变观念仍是管理工作中的重点之一

许多高校对教学科研档案管理工作的内涵和重要性认识不足,在管理上还受到了传统观念的影响，忽视教学科研档案管理的现代化、高效化和智能化,在教学科研档案管理上着眼局部,缺乏整体的规划,工作的积极性和创新性发挥不够,在管理观念上依然习惯于传统的管理观念、理论和方法,“等、靠”思想十分严重。这些认识上的不足,导致教学科研档案管理处于相对被动、滞后的状态。同时,重管理、轻服务的思想根深蒂固。

二、改善高校教学科研档案管理的对策

1.创新管理理念，树立全员档案意识，打破传统思想观念

之所以档案管理人员与教育领导阶层会缺乏足够的档案现代化管理意识，是因为他们没能明确教学科研档案管理的最终目的。做好高校教学科研档案管理工作，其最终目的是为了能够实现“信息服务学校、服务社会”，让这些档案有效的为学校教学服务，提高高校的教学质量，培养出更加优质的人才。同时还必须要打破传统的观念，清晰的认识到做好高校教学科研档案管理工作对档案事业发展的重要性。不能够仅仅从经济利益角度进行衡量，而应该从多个方面进行衡量。

2.尽量拓展资金来源

各种财政预算可以作为教学科研档案档案信息化管理的主要资金来源，但却不应该成为唯一来源，档案部门应该要尽量的拓展资金的来源，积极的为教学科研档案管理配置各种能够适应时代发展的软、硬件设施，加快教学科研档案信息化管理的进程，促进高校教学科研档案信息化管理的实现。档案部门应该积极的将教学科研档案信息化管理工作纳入到地方信息化或电子政务建设规划中，以便于能获得更多的资金支持，为信息化管理提供保证。同时还可以积极的提供资金的利用效率。例如与当地的电信部门合作，获得相应的网络优惠支持等，与当地有关的IT企业合作，减少软件平台开发资金。

3.创新管理制度，完善教学科研档案管理规范化

随着我国高校教育改革的推进，创新的教育理念促进了我国高校在办学方式、学科领域建设等方面都呈现出多元化的发展态势，同时也促使了高校教学科研档案的种类呈现出复杂化、多样化趋势，为了能够让高校的教学科研档案能够发挥其应用价值，就需要对高校的教学科研档案管理机构及教学管理部门进行一个明确的、科学的界定与分工。因此，必须使管理制度创新走在实际工作的前面，来指导和约束管理行为。各高校要依据国家颁发的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》要求，制定合理、完善、适合本校特点的教学科研档案管理规章制度。将全校教学科研档案分为学校、教务处、二级学院，并规定相应的管理范围。做到分工明确，克服和防止工作的随意性和盲目性，形成一套职责明确、程序严谨、落实有力、运转灵活的工作机制，使教学科研档案管理做到“三纳入”、“四同步”。要制定明确的教学科研档案目标管理标准，积极开展档案管理业务培训，加强二级学院的教学科研档案管理体系的完善，不断总结经验，加大规范化建设力度，实现教学科研档案管理的科学化和规范化，只有这样才能使档案管理工作步入规范化的轨道。以此来充分发挥高校教学科研档案在高校教学研究、教育管理、教学活动等各项工作中的作用，以此来提高我国高校的教学科研档案的科学管理水平和质量。同时完善的教学科研档案建设工作能够帮助我们树立全局的观念，具备超前的工作意识。

4.利用信息化管理手段，实现教学科研档案的现代化管理

随着时代的发展，纸质教学科研档案逐渐成为数字化，而互联网的普及使得教学科研档案开展网络服务已成为可能。高校应加大教学科研档案现代化设备的投入，积极的将计算机技术应用于教学科研档案的管理，并建立教学科研档案管理信息化服务网络，通过信息网络手段实现对教学科研档案管理服务升级，充分利用校园网等各种网络平台，积极推进教学科研档案信息资源共享。

5.加强档案管理人才培养，提高档案服务意识

教学科研档案管理人员的业务素质直接关系到教学科研档案工作的质量，因此，要加强对教学科研档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，在深入了解教学科研管理工作的基础上，不断提高教学科研档案业务管理水平。此外，还要认真做好教学科研档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力，成为既具备教学科研档案管理能力，又能熟练使用现代化技术的复合型人才，使档案服务做到以人为本，由被动变主动，为广大师生提供不同形式、不同内容的服务，更好地满足师生员工对教学科研档案的利用需求。

6.建立教学科研档案服务信息反馈机制

教学科研档案服务信息反馈机制的家里，能够及时，有效的掌握各种教学科研档案需求信息，能够有效的促进教学科研档案的开发利用。这种机制包括了检索工具的实用性，编研成功是否能广泛而准确的进行教学科研档案作用的传播，教学科研档案方面的规则制度是否合适，服务态度是否需要更改等等。反馈而来的信息一般都拥有很强的针对性和适用性，也比较具体，高校能够根据这些反馈而来的信息，逐渐改变服务机制，建立一套完善的管理机制，让教学科研档案的价值得到进一步的发挥。

7.坚持管理和利用并重

高校教学科研档案的管理和利用相辅相成的，管理是利用的基础，利用是管理的延伸。教学科研档案记载了长期以来高校办学指导思想、教学条件和利用情况，以及教学效果等等各种不断变更的信息，是一种真实的再现。这为后期高校的教学工作提供了很好的参考依据，参照和借鉴以前的教学科研材料能够有效的找出现在教学中存在的问题，并及时进行改进，从而不断提升教学质量。高校要利用各种先进的档案管理技术和先进的管理理念，有效的提升高校教学科研档案的利用广度和深度，对于一些不宜公开的教学科研档案，可以实行限制型的利用方式，让这些教学科研档案也能够在一定的程度上呈现出应有的价值。

加强合并高校人事档案的管理 篇7

一、当前合并高校人事档案管理工作存在的问题

1. 人事档案管理分散。

合并前由于各高校自身原有的管理模式不一样，各高校在隶属关系，办学体制和规模，管理方式上存在很大差别，因此对人事档案管理的模式和制度也不尽相同，有的高校人事档案管理水平已达到省级，有的还没有上等级。人事档案包括干部档案和工人档案、学生档案。有的高校人事部门只管干部档案和工人档案，学生档案由学生处管理；有的高校人事档案和文书档案一样，都是校（院）长办公室下的一个科（室）；有的高校人事档案由其所属上级机关管理或委托人才中心代管。

2. 人事档案管理的归属。

人事档案管理的归属问题是合并高校所面临的首要问题，具体表现在：人事档案应当由人事部门（人事处或人事组织部）进行专门管理，还是应当由档案部门（学校档案室）进行管理？各校区人事档案应当分校区就地分散管理，还是应当归并起来集中管理？根据《普通高等学校档案管理办法》规定：“对因学校分立或合并，其档案应本着集中管理，方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。”但是，从目前一些合并高校的具体情况看，有些合并高校并没有实质性融合，很难形成统一的管理模式。

3. 部分材料不规范，不完整。

在合并过程中，有些高校人事档案的归档材料分类不明确，应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里；还有的归档材料书写不规范，形式不统一；有的材料还是复印件，归档纸张大小不一；有的考核材料没有本人签名；还有一些高校为了在人事安排上占有优势，出现了人事档案造假现象。如伪造学历、进修、奖励、职称等档案材料，串通档案管理人员涂改档案材料，尤其是一些弱势并入的学校，甚至集体作弊，涂改、伪造和撤换档案材料。部分档案材料中有些人的出生年月、加入党团的时间、学历及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小、工作时间越填越早、学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。

4. 制度不健全。

个别合并高校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统完备的规章制度：有的学校仅仅是只有查（借）阅制度；有的学校制定了制度，由于管理不规范，在工作中无法落实。比如档案库房、阅档室和办公室没有三室分开，其他人员可以任意出入库房存取档案，借阅档案无登记等。管理不规范，导致档案材料的丢失或泄密。

5. 人事档案案卷质量高低不齐。

合并前由于各校人事档案管理的规章制度及业务规范的差别，使得合并后人事档案的质量有很大差别，如存在装具不同、分类不同及编号不同的情况。从目前各校的一些干部人事档案材料看，大多数高校都处于手工操作阶段，加之档案管理人员个人业务水平参差不齐的影响，使档案的管理、整理存在很大差别。

二、加强合并高校人事档案管理的措施（对策）

1. 加强档案意识，更新观念、统一认识。

目前，我国政府对档案工作重视程度越来越高，不仅出台了相关的档案法规，同时建立健全了相关的档案机构以及相关制度政策。这就需要我们档案工作者向学校各部门宣传人事档案工作的重要性，使人们认识到人事档案是组织上考察、了解用人和培养人的重要依据。人事档案管理部门自身要加大宣传力度，通过会议、讲座、培训，宣传人事档案的重要性，将人事档案十大类需归档内容挂在校园网上，以使大家平时注意收集、整理，并及时归档，培养全员人事档案意识。并将档案业务达标验收作为一项重要的工作目标来对待，领导要提高重视程度，加大对人事档案工作的投入，按照《档案法》、《干部档案工作条例》，本着对党负责、尊重历史、服务人民的态度和责任感做好档案工作，使人们理解、重视和支持人事档案工作。

2. 建章立制，按章办事。

完善制度建设是做好人事档案工作的重要保障，为了适应高校合并，推动高校人事档案管理的科学化、规范化和现代化进程，人事档案管理部门应根据档案法律、法规以及人事档案工作的条例和细则，结合实际，制定《干部档案材料收集制度》、《干部档案鉴别归档制度》、《检查核对制度》、《保管保密制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案查（借）阅制度》、《干部档案计算机使用管理制度》、《档案管理人员岗位职责和送交档案材料归档制度》、《人事档案销毁制度》等。制度一旦形成，每个档案工作者就必须严格遵守，逐步形成依法管档，以法治档的良好氛围，从而达到人事档案规范管理、方便利用的目的。

3. 加强业务培训，搞好服务。

档案管理人员素质的高低直接关系到档案工作的好坏，要做好档案工作，首先，应加强对人事档案管理人员的业务培训，有计划地对在岗人员进行岗位培训和开展传、帮、带等形式，不断提高档案管理人员的政治和业务素质，培养和造就一批掌握现代化科学知识的复合型、多方位的档案工作人才，使档案工作人员在能力、智力、成绩、学历和资历等方面得到提高。其次，档案部门是人事工作服务的窗口，要发挥档案服务全局的功能，要以人为本，以服务为本，在日常工作中，要实行灵活多样的服务方式，做到嘴勤、腿勤、手勤，主动地、创造性地开展工作，使档案工作整体水平不断提高，更好地为高校改革和发展服务。

4. 加强人事档案管理信息化建设。

加强高校档案管理的措施 篇8

一、高校档案管理的特点

所谓的高校档案管理, 是指高校专业档案管理人员对学校在教学、科研、管理以及办学活动中形成的文字、图片、影像等不同的载体的历史记录进行统一管理。这些内容都是高校在发展过程中必不可少的参考文献, 也是高校中重要的资源和文件[1]。而高校档案管理的特点就是集中性、原始性、专业性、成套性、多样性。

二、高校档案管理存在的问题

1. 高校领导档案管理意识不强。

很多高校领导在工作的过程中非常重视学生的学习情况、成长情况、学校发展、师资力量等, 但是针对学校档案管理工作却重视不足, 也不是非常了解档案法律法规和管理的重要性及功能, 导致对档案管理重视度不够, 也让档案信息资源出现泄漏或是丢失的情况发生。而领导在档案管理的督促方面也不到位, 针对学校档案管理仅仅是对信息的储存, 并没有针对档案管理的细节进行监督, 导致档案在管理的过程中出现丢失或是信息记录不全。

2. 高校档案管理设施落后。

随着社会建设不断的发展, 对高校档案管理设备的建设也要求越来越高, 但是很多高校在档案管理的过程中, 都存在设备设施落后的情况, 因为, 投入的不足, 保存档案中防盗、防火、防虫、防潮等措施跟不上, 也不能够应用信息技术进行档案管理。再者就是高校档案管理室空间小, 让很多文件出现老化或是损坏的情况。随着高校运营的时间越来越长, 档案文献的数量会越来越多, 狭小的储存室已经不能够满足现有的发展现状, 所以, 高校档案管理设备的落后直接影响了整体档案的管理[2]。

3. 高校档案管理队伍缺乏专业人才。

现在高校档案管理人员队伍都是非专业人员组成, 很多工作人员都没有经历过档案管理工作的正规培训, 也不是非常了解档案管理的程序。所以, 众多的高校档案管理人员都只是简单的对档案进行归档和整理, 也能够进行简单的查询操作, 但是对于档案的分析和编写等程序就表现出来能力不足的情况。

4. 高校档案管理工作不规范。

虽然, 在高校中会有针对档案管理的制度, 高校也会按照国家档案管理的要求, 但是在管理的过程中, 依然存在不规范的行为, 让高校档案管理没有办法直接进入到科学管理、法制管理的范围。在管理的过程中, 工作人员不能够及时的将档案文件进行装订和管理, 在收集档案的过程中, 也没有按照规范的要求, 导致档案的缺失和不完整, 时常需要重新做收集的工作, 降低了工作的效率。

三、加强高校档案管理的措施

1. 提高领导意识重视档案管理。

高校领导在档案管理方面, 需要加大重视的力度, 对档案工作的方式与职责应该重新做好规划, 并落实责任人。高校领导应该将档案管理工作纳入到学校的日常管理工作中, 并对档案管理工作进行严格的监督和管理, 明确接触到档案管理相关部门的职责。并针对档案管理制定奖罚制度, 与考核标准挂钩。在档案管理的过程明确流程, 对需要收集的档案文件资料明确说明, 并做好记录, 方便随时查询[3]。

2. 完善档案管理设施。

档案管理工作不断发展, 已经逐渐走向了信息化的管理模式, 这样不仅能够加大管理的范围, 还能够提高工作效率, 档案管理部门也成为重要的信息中心。所以, 现在高校档案管理信息化已经成为发展的主流形式。高校应该加大对档案管理的资金投入, 加大对软件建设的投资, 采用信息技术档案管理模式, 实现以技术手段收集信息、整理信息、编排信息, 并利用网络技术手段自动管理档案分编, 确保档案在建设和管理的过程中方便查询和归档。

3. 提高人员整体素质。

目前, 高校档案管理人员的队伍建设略有不足, 缺乏专业的档案管理知识和技能, 因此, 需要紧急的提高管理人员的素质, 加强对档案管理人员的培训工作, 拓展管理人员的知识范围, 加强人员的网络操作技能[4]。

4. 加强档案工作管理制度。

高校档案管理有的过程必须要严格的规章制度, 首先, 在档案文件收集的过程中, 应该及时准确的对档案进行整理和归纳, 对正在活动中的档案记录应该及时的追踪和补充, 确保档案在归档的时候能够完整、及时。再者就是在存放的时候应该严格的检查, 确保档案不会出现误差。第三, 严格规范档案整理的过程, 将档案进行细致分类, 做好目录分类、编排、装订等工作, 确保档案能够准确性、齐全性、完整性。

总结

本文主要针对高校档案管理进行探究, 提出档案人员素质不高、档案管理的设备不完善、高校的领导对档案管理不重视以及档案管理的制度不完善等问题, 并提出相应建议, 应加强对档案管理的重视, 提高高校整体人员素质, 并加大对档案管理设备的完善, 制定相应的科学有效的制度。希望高校档案管理工作能够顺利开展, 保障高校管理工作高效完成。

摘要：高校在发展的过程中, 针对档案管理方面存在很多的问题, 无论是人员素质方面还是管理设备方面, 都存在很多的不足。本文将针对高校档案管理进行相应的分析, 从问题的出现, 到给出相应的解决方案, 都细致的阐述了高校档案管理的重要性, 所以加强高校档案管理水平是目前众多高校需要重视的问题。

关键词：高校档案管理,档案建设,高校

参考文献

[1]邵成林.高校零星基建工程档案管理刍议[J].城建档案, 2014年11期.

[2]倪儆.浅析如何优化高校基建档案管理工作[J].科技创新与应用, 2014年11期.

[3]刘颖.高校基建档案网络优化管理思考[J].城建档案, 2014年12期.

加强高校学生档案管理工作策略浅析 篇9

一、更新理念, 实现高校学生档案工作科学发展

高校学生档案管理工作既是记录高校教育教学工作的主要凭证, 又是促进高校提高办学水平的重要途径;既是对学生客观全面评价的主要载体, 又是用人单位认识学生、了解学生的重要渠道。实现新形势下学生档案管理工作的科学发展, 必须从以下三个方面更新学生档案管理工作理念:一是统筹兼顾, 切实把学生档案工作摆上重要议事日程。高校要把学生档案作为高校档案管理工作的重要内容加强领导, 克服重教育教学过程、轻教育教学成果, 重学校硬件发展、轻学生成长的错误观念, 适当扩大学生档案归档范围, 改进学生档案记录方法, 逐步扩大学生档案在高校档案管理工作中的比重, 实现高校档案工作的协调发展。二是以人为本, 紧紧围绕学生成长和就业开展档案管理工作。大学生就业, 是学生、家庭乃至社会关注的热点问题, 事关学生健康成长, 事关社会和谐稳定, 事关经济社会协调发展。高校必须立足于服务学生成长、就业, 不断促进和改善高校学生档案管理, 针对学生做了什么、做得如何和用人单位需要了解什么、如何方便用人单位查阅等问题来开展工作, 突出人性化、实用性、生动性、快捷性特征, 为学生、用人单位提供更加有效、有用、有益的档案服务。三是着眼实际, 努力提高学生档案管理水平。要彻底转变目前高校学生档案归档范围窄、档案内容陈旧、查阅手段落后的现状, 系统分析存在问题的原因, 研究制定解决办法, 采取行之有效的措施, 充分发挥学生档案管理工作在促进教育教学、学校发展和学生成长等方面的重要作用, 实现相互促进、可持续发展。

二、丰富内容, 全面真实记录学生学习生活

学生作为学校教育教学的主体, 既是教育的对象, 又是教育成果的集中体现。学生档案与其他类型档案相比应更加丰富、更加生动。因此, 高校档案部门要进一步拓展学生档案归档范围, 提高学生档案质量, 在提升学生档案利用价值上下功夫。

一是拓展学生档案归档范围。结合全面反映学生成长和用人单位需求的实际, 将学生科研能力、参与社会实践活动情况、学生表现评价、学习过程表现、课余学习成果以及个人信用情况等内容作为学生档案归档的必要内容, 科学评价学生能力、品质和学习成果。做到既重视学习结果, 又重视学习过程;既重视知识水平, 又重视品德修养, 通过学生档案内容全面体现学生整体素质, 为学生公平参与就业竞争奠定一个良好基础, 使学生档案为用人单位选人用人提供可靠依据。

二是改进学生档案记录方式。摒弃那种公式化、术语化的评价方法, 尽量采取描述性语言, 采用量化数据, 适当运用对照评价的办法, 对学生行为进行评价, 使学生档案记录更加完整, 内容更加丰富。对原来没有涉及的个人信用档案, 要设计一套学生信用征集、评价体系, 将学习诚信 (包括考试是否违纪、借阅是否按期归还、奖学金获得等级、是否保研等情况) 、财务诚信 (包括注册缴费、助学贷款、勤工助学费、医疗保险、社会资助等收支履行情况) 以及社会实践诚信 (包括社会活动、公益活动、爱心捐赠等情况) 等方面的内容纳入其中, 进行客观记录。特别要保持档案记录的连续性, 从新生入学到大学毕业期间的重要表现、阶段性学习成果等都应该作为学生成长轨迹加以记录, 并力求真实完整。

三是增强学生档案可信度。近年来出现的大学生和用人单位不重视学生档案的现象, 究其原因是学生档案实用性差、可信度低, 起不到记录学生历史面貌的作用。因此, 必须彻底改变这种局面, 使学生档案重新回归到还原事实、启发未来的档案管理真谛上来。一方面, 要提高全体师生对学生档案管理工作重要性的认识, 营造良好的档案管理工作氛围;另一方面, 要扩大学生档案记录的民主性、开放性, 定性评价、关键评价要慎重、科学, 建立和完善学生档案管理的监督机制, 避免人情评价、虚假评价, 保证学生档案的真实性和可信度。

三、改进手段, 提高高校学生档案服务效能

一是以信息化建设为重点, 逐步实现学生档案的网络化管理。加大对学生档案管理工作的投入, 建立网络化管理系统, 将档案纸质化管理上升到电子化、网络化管理的水平, 依托校园局域网、学校外网等网络平台, 扩大学生档案信息容量, 建立学生档案信息检索调阅系统, 方便用人单位网上查阅。

二是完善检索工具体系, 建立学生档案信息数据库。建立多层次的学生档案检索系统和各类数据库, 方便用户查找。如对新生入学登记卡、学科成绩、诚信记录、毕业证书编号、学位证书编号等, 应分专题进行编研汇集, 进行学生档案的多层次开发, 全面总结分析学生整体情况, 为用人单位提供参考, 使学生档案信息成为就业的“通行证”。

加强高校学生档案管理的思考 篇10

一、目前高校学生档案管理中存在的问题

高校学生档案是人才信息的重要组成部分,准确、齐全、完整的大学生档案,应当全面记载大学生的生活经历、思想品德、政治作风、学习成绩等信息,能如实反映大学生在校期间的各种情况。高校学生档案的规范化管理,与学生的毕业、就业、出国及再深造等有着千丝万缕的联系。但是就目前高校学生档案管理现状来看,还存在不少问题,主要表现在:

1、不够重视

首先是学生本人重视不够,许多学生档案意识薄弱,人事档案的知识匮乏,对档案的作用、类别、转递方式等知之甚少,甚至有些学生根本不知道平时他们亲手填写的有关材料会进入人事档案,会伴之一生。也有的学生认为在私企、外企工作要不要档案都无所谓,因而不认真填写,敷衍了事。其次是管理人员掉以轻心,他们认为学生一毕业,档案就随之转走了,没必要花时间、花精力去收集整理,所谓的管理仅流于形式,只是充当了仓库保管员的角色而已。现实工作中,我们经常会遇到高校学生档案的材料存在漏盖章或缺成绩单等问题,甚至出现张冠李戴的情况,这给毕业生及档案管理部门带来不必要的麻烦。

2、不够全面

高校学生档案一般都有入学通知书、入学登记表、毕业生登记表、成绩单、授予学历学位材料、入党入团材料、毕业生报到通知书、奖惩材料等共性材料,但是能够反映学生个人知识结构、能力特点、实绩的各种材料如英语四、六级成绩及证书、计算机等级证书、汽车驾驶证书以及心理测试成绩、对外交流、社会实践活动材料、助学贷款及还贷等诚信材料都没有收集归档。档案材料基本上是静态的、固定的,大多千人一面,千篇一律,体现不出个性特点,难以全面反映大学生在校期间的全貌,不利于对学生的全面考察和了解。

3、不够及时

据笔者调查,目前大多数高校学生档案都保管在学生处或者是所在学院,没有专门的管理人员,一般都是辅导员兼管,他们身兼几职,学生工作都忙不过来,哪里还有时间来顾及档案工作。他们所做的只是按年级、学院、专业、班级分类,在原档案袋上编流水号后就上架,档案整理的其它环节如科学鉴别、合理分类、编分类号和页号、装订、填写材料目录等就不闻不问了。据有关人事档案管理部门反映,经常会收到带有高考试卷、入党思想汇报等的毕业生档案,而且材料零散、次序混乱,既没有取钉子,也没有分类编目装订,严重影响档案的利用和后续整理。

二、加强高校学生档案管理的思考

从上述问题来看,目前高校学生档案管理工作己远跟不上时代发展的步伐。为使大学生档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大学生就业奠定良好的基础,为广大用人单位提供高效、优质的学生信息服务,高校学生档案管理部门应从以下三方面下功夫,提高档案管理质量和工作效率。

1、加大宣传,提高档案意识

一是提高大学生的意识。要多种渠道向学生宣传人事档案的管理知识和重要作用,强化人事档案教育,树立起重视个人档案、保护自身利益的观念。要让广大学生充分认识到学生档案并非可有可无,是人事档案的重要组成部分,是政审、转正定级、职称评定、出国、考研等的依据。一份完整的学生档案可以反映学生的德、能、勤、绩等各方面情况,会对今后的发展助一臂之力,而缺省的档案可能会是工作、生活的绊脚石。

二是提高管档人员的意识。管档人员要正确定位学生档案的价值和地位,学生档案管理工作是人力资源管理工作的基础,要不断改进工作方式、方法,提高工作效率,提高建档质量。同时,还要努力学习人事工作方针、政策和人事档案工作的专业知识,严格执行人事档案的有关规定,加强对学生档案的管理和利用。

2、强化整理,提高案卷质量

一是及时收集,丰富档案内容。要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本校实际制定相应的细则。要以能够准确、客观地反映学生的综合素质与现实表现为原则,及时全面收集各种有价值的材料,尤其是应收集赋有学生个性特色的材料,如诚信材料、心理健康材料等,做到主动收集与被动收集、经常收集与零散收集相结合,实行跟踪式的全过程动态收集,确保档案材料全面、完整、准确,确保归全率和归准率。

二是规范整理,便于档案的保管和利用。按照《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》的要求,对所有材料进行认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐,使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。整理工作中最重要的环节就是合理分类,要严格区分十大类材料,找准适当的排放位置,对内容交叉的材料,可根据材料的主要内容或用途确定类别。如带自传的履历或简历表,应以自传为主,归第二类;履历表和简历表有鉴定的,应以履历为主,归第一类。另外一点就是不要张冠李戴,装错他人材料。

3、长远规划,提高管理水平

一是建立高校学生档案系统,实行数字化、网络化管理。要利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将学生档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文字图片甚至声像资料转变成数据资料,实现学生档案纸质与数据格式并存,纸质档案与电子档案双套管理。对那些保密性较强,不能全文电子化的,也应该将有关信息选择性进行计算机处理,便于自动检索统计、加工整理、及时更新和提取利用,提高学生档案管理水平。

二是深度开发各类信息,做好编研工作。高校学生档案信息来源广泛,内容丰富,要发挥管理人员的主观能动性,对档案信息进行二次、三次开发,做好深加工和综合分析,如建立学生信息数据库,如实反映各类专业学生自身个性特点和专业特长,使学校在选拔学生干部或用人单位选才时,用其长,避其短。还可以开展学生信息报导、信息咨询、信息调研分析等深层次的编研和服务。

参考文献

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