南开大学财务报销使用凭证的说明

关键词： 原始凭证 凭证 报销 报账

南开大学财务报销使用凭证的说明（共6篇）

篇1：南开大学财务报销使用凭证的说明

南开大学财务报销使用凭证的说明

财务报销使用的凭证包括原始凭证和报账凭证两部分。原始凭证指业务经办人在办理各种业务时从对方单位所取得的各种报销票据，如发票、收据、签字单、合同书等。报账凭证指业务经办人在本单位财务人员处开具的用于办理各类业务的南开大学统一印制的报账单据。原始凭证和报账凭证在财务处办理报销业务时是同时使用，互相补充的。

一、报销原始凭证的具体要求

1、报销的票据必须是国家税务或财政部门监制的合法票据，以盈利为目的的经营性单位使用税务机关的发票；行政、事业单位、行业学会、协会等非经营性单位使用财政部门监制的统一收据；南开大学内部结算使用南开大学统一印制的校内结算凭证。

2、原始凭证的内容应填写齐全，单据上必须加盖出票单位的财务专用章或发票专用章，票据基本内容包括：接受凭证单位名称，需要报销的凭证的单位名称必须是南开大学（或南开大学**学院**人）；凭证开出的日期；经办人员的签名或盖章；经济业务内容要据实填写齐全，属于购买商品、实物的，要载明品名、规格、型号、数量、单价和金额。以办公用品、文具、礼品、材料或代码填写的发票，必须附有开票单位出具的带有财务专用章或发票专用章的与发票金额相符的物品明细清单或超市、商场的原始的机打购物小票。

3、原始凭证不得私自涂改、挖补，一经发现，票据作废。如开具发票有错误或经济业务内容填写不齐全，应找开票单位重开或者更正，更正处要加盖开出单位财务专用章或发票专用章。若发票金额有错误或涂改必须重新开具发票。填写项目不齐全，内容不真实，字迹不清楚，没有加盖财务专用章或发票专用章，伪造发票以及其他不符合规定的发票一律不予报销。

二、原始票据的整理、粘贴

日常报销的各种原始票据要按类别归类、整理。对于面积小、数量多的票据（如出租车票、订票费、公交车票、火车票、长途车票等）要呈鱼鳞状粘贴在纸上，纸张的大小不能超过报账凭证的面积。对于自身带有复写功能不易粘贴的票据不要粘贴。对于本市餐饮业的定额餐票要保存完整，不要撕下兑奖副券部分，否则将作为不完整票据不予报销。

三、报账凭证的种类及使用范围

1、《南开大学报账凭证》用于办理日常购买货物，交纳各种费用、对外合作转出经费等日常报销业务。

2、《南开大学出差旅费报销单》和《南开大学出差申请审批单》用于办理国内、外差旅业务。

3、《南开大学暂付款凭证》用于办理各类借款（暂付）业务。

4、《南开大学无付款单据报账凭证》用于办理各种奖励、补贴、劳务等无法取得正式发票、收据等原始凭证的业务。

5、《南开大学内部转帐结算单》用于办理学校内部各单位、各项目之间发生的各类转帐业务。６、《南开大学家属医疗费补贴报销凭证》用于每年一次报销家属药费使用。７、《南开大学教职工探亲路费报销单》用于职工按照政策可享受探亲待遇报销来回的路费使用。

各类报账凭证由财务处统一印制，各院各单位由会计或财务人员到财务处报账大厅领用。

四、填制报账凭证的具体要求

１、内容必须填写齐全，包括使用经费项目、开支内容、单据张数、金额、单位公章、审批部门签章、财务主管签字盖章、财务经手人签字盖章、收款人签字盖章、验收人签章等。

２、各种报账凭证中的单位公章、财务主管、财务经手人必须财务处审批并备案，财务主管及财务经手人不允许任何人代替签字。

３、根据内部控制原则，《南开大学报账凭证》中的“验收人”和“收款人”必须由两人以上签字。

４、《南开大学暂付款凭证》中的借款人必须是南开大学在职的正式职工签字盖章，离退休人员、学生、临时工作人员及校外人员不能以自己的名义办理借款业务。

５、报账凭证中的内容如发生更改，必须由经办人签字盖章，如更改使用经费项目、增加报账内容或金额，必须由单位财务经手人签字认可。

篇2：南开大学财务报销使用凭证的说明

图1 报销单

图2 粘贴单

使用步骤：

1.整理发票。

每个学院及个体育协会将举行活动所使用的发票整理好，并在每个发票的后面注明负责人姓名和发票的用途。

2.粘贴发票。

将所有发票分类粘贴到粘贴单上，并注明单据多少张及合计金额。

3.填写报销结算单。

根据发票的种类在项目名称中分别填写金额及张数，要是项目种类中不包含

所报项目，在15项中填写其他并注明金额和张数。合计的金额和张数不要漏填，并在大写处正确填写。经手人处需要三个人签字，分别为校区阳光体育运动负责人签字，学院阳光体育运动负责人签字，学生负责人签字。报销单位公章及负责人签名处由体育学院负责。

4.粘贴报销结算单。

篇3：南开大学财务报销使用凭证的说明

一、公务卡的概念

推行公务卡制度最早始于2007年7月, 财政部和中国人民银行联合发布了《中央预算单位公务卡管理暂行办法》。2015年, 教育部转发《财政部、科技部关于中央财政科研项目使用公务卡结算有关事项的通知》 (财库[2015]245号) 精神。目前, SY大学作为中央部门预算单位, 根据文件要求, 拟从科研报销着手推行公务卡结算制度。将预算外资金及科研经费纳入公务卡结算, 有利于提高高校、财政部门及监管部门对资金流向的动态监控, 便于科研经费管理。

公务卡是指由预算单位工作人员持有, 主要用于日常公务消费支出和财务报销业务的信用卡。公务卡不同于一般的信用卡, 它除了具有透支额度和免息期以外, 与信用卡的主要区别是:第一, 持卡人是学校在编职工, 开卡需要学校统一办理;第二, 主要用于公务活动开支。公务卡的特点主要体现在“雁过留声, 消费留痕”, 对财政支出动态监控, 全程管理, 具备财务管理的属性。公务卡结算是将财政财务管理相关规范与银行卡结算相结合的一种新型的财务管理工具和手段。目前, 公务卡结算方式可以归结为“银行授信额度, 个人持卡消费, 单位报销还款, 财政实时监控”。

二、高校推行公务卡结算的意义

公务卡作为一种现代化结算工具, 对完善高校财务管理有着重要的意义, 主要表现在以下几个方面。

(一) 高效性

推行公务卡之前, 教职人员出差或者购买材料前都需要先填写审批单, 到财务部门办理借款手续, 最后再到财务报销冲账, 有时候还需要财务人员催借款, 无形中增大了财务人员工作量。推行公务卡结算之后, 在免息期内, 透支额度相当于为学校提供了流动资金, 提高了资金的使用效率。这样既不用办理借款手续, 又因为公务卡有免息期, 教职员工会及时办理报销手续, 简化了财务借款等报销程序, 减少了财务人员的工作量。推行公务卡结算真正实现了便捷与高效。

(二) 规范性

推行公务卡结算方式之后, 公务卡结算取代现金结算, 高校财务人员不需要再从银行存取及保管现金, 教职员工也不需要携带大量现金, 降低了现金流转风险, 实现了无现金支付和网络信息化, 简化了报销程序, 保证了资金安全, 提升了高校财务管理水平。随着事业单位开始实行《关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》, 高校的报销程序更加规范化。

(三) 创新性

公务卡结算方式是一种新的结算手段, 是金融工具的创新, 监管部门通过银行信息系统对高校的科研及公务支出进行动态监控, 使每一笔支付交易都有据可查, 有迹可循, 每一笔支出都公开透明, 从源头上预防和杜绝了腐败现象, 避免了违法违规行为, 提高了公务支出的透明度。财务部门通过银行反馈信息获得持卡人姓名、银行卡号、消费地点、消费金额及日期等所有消费信息, 然后根据银行刷卡小票及发票等进行严格、全面的审核, 避免了支出管理漏洞, 提高财务管理水平。

三、实施公务卡结算存在的问题

(一) 消费观念陈旧, 对公务卡的认知不足

很多人习惯于现金消费的方式, “一手交钱, 一手交货”这种传统的消费观念和支付方式很难改变, 让教职工采用持卡消费的方式有一定的难度。且刷卡需要交给银行手续费, 商家也想最大的让利于消费者, 因此, 大家都倾向于现金结算, 不愿意刷卡。学校对公务卡知识普及不全面, 教职工对公务卡的认知处于一知半解或模棱两可的状态, 受传统观念的影响, 教职工更愿意接受现金结算方式, 不愿意刷卡消费, 特别是一些岁数大的教职工愿意采用“现钱现货”结算方式, 对公务卡支付不完全了解和信任, 对公务卡结算存在抵触情绪, 用卡积极性不高。

(二) 推行公务卡结算存在一定风险

在推行公务卡结算之前, 教职工需要提前填写审批单, 向单位借款, 财务部门能够进行相应的预算控制, 而推行公务卡结算之后, 由于不需要支出现金, 财务部门不用会计核算处理, 也无法控制, 使预算管理失去了依据。公务卡结算虽然能够避免教职员工携带大量现金的风险, 降低资金安全风险, 但公务卡有一定的信用额度和免息期, 一旦丢失、盗用、被伪造或者密码泄露, 容易造成持卡人的信用风险。同时, 如果是教职员工或者他人, 恶意刷卡, 不及时偿还透支额度, 高校都会受到牵连, 承担一定的连带责任, 影响了学校的财务管理。

(三) 公务卡结算不能完全杜绝腐败现象

推行持卡消费提高了公务支出的透明度, 能够避免以前凑票报销的虚假行为, 但对于持卡人与供应商的合谋行为无能为力。例如, 商家在没有发生真实交易或即使发生了真实的经济业务但却不是公务开支的情况下, 开具“真实的假发票”, 持卡人再回单位报销, 把钱套入个人腰包。另外, 公职人员和商家相互勾结, 开出高于实际消费金额的发票, “天价U盘, 万元打印机”等事件时有发生。现实实务工作中, 这种“暗渡陈仓”的违法行为不绝于耳。公职人员和商家还可以通过虚高定价, 私下协定, 从中获得一定比例的回扣。公务卡结算可以避免公务消费中的不合规范的行为, 但不能避免追求奢华、严重浪费等现象。由此可见, 推行公务卡结算不能完全杜绝腐败现象。

(四) 公务卡结算存在局限性

公务卡刷卡结算环境有一定的局限, 有的经营单位没有装POS机, 不能刷公务卡, 特别是西部地区, 经济不发达, 银行网络系统不完善, 导致公务卡广泛使用的推行进程进展缓慢。有的经营者出于安装成本、逃避税务检查、偷税漏税等原因, 不愿意安装POS机。一些领域也不支持公务卡消费, 比如:购买火车票、汽车票等。这些刷卡环境的限制, 直接影响了公务卡的推广。另外, 随着国内外高校之间的交流合作增多, 很多教师需要出国参加学术会议或者进行学术交流, 出国期间刷卡付款难以避免, 而公务卡只能用于人民币支出结算, 不能用于外币结算, 给报销带来很大的不便。

四、高校推行公务卡结算的建议

(一) 假期灵活办理业务

高校有暑假和寒假, 放假期间一般学校只办理借款等简单事宜。公务卡有还款免息期 (20-50天) , 超过免息期既影响个人信用, 又需要承担相应的利息。为了不影响教职员工的银行信用记录, 财务部门需要在假期之内专门进行公务卡报销业务。财务部门可以将具体办理公务卡报销时间公布在财务部门网页或者数字校园上。教职员工可以自主调节出差时间和办理报销时间, 因个人原因导致公务卡还款逾期产生利息或者违约, 责任由持卡人自己承担。

(二) 推行公务卡结算应循序渐进, 分阶段实施

在高校中推行公务卡结算牵扯到很多理论和实务操作问题, 是个循序渐进的过程。我们应根据高校的实际情况, 借鉴其他行政事业单位推行公务卡制度的经验, 有条不紊的推行公务卡结算业务。公务卡完全代替现金结算是最理想目标。我们可以分阶段来实现, 山东省SY大学推行公务卡结算的第一阶段在科研报销中试点, 第二阶段在公务消费中实施。先从小范围纵向科研中实施, 在实施过程中发现问题, 积极且及时改进问题, 最后再推广到所有业务。另外, 推行公务卡结算, 一开始一般以公务卡结算为主, 现金结算为辅, 合理的安排公务卡结算和现金结算的比例。随着公务卡用卡环境的改善、信息系统的日益完善、监管力度的不断增大, 现金结算必将退出历史舞台, 公务卡结算替代现金结算是大势所趋。

(三) 健全公务卡结算配套机制

推行公务卡可以提高公务消费透明度, 能起到一定的积极作用, 但不能避免教职员工与商家私下密谋协商, 不能避免“虚开、多开”发票等现象, 要从根本上解决这些问题, 我们还需完善相应的配套制度。坚持管理与监督并重。一是建立财政、工商、税务、审计、监察部门相互协作的联动机制。采取各种措施来弥补公务卡存在的漏洞, 通过完善发票管理制度来打击“虚开多开”发票的力度, 建立与商家相关联的税控系统, 堵塞税源流失漏洞, 从根源上杜绝腐败行为。二是细化预算编制, 强化预算执行与监督, 完善预算考核机制, 严格控制公务支出。三是建立公务消费评估小组, 定期检查公务消费行为, 发现问题及时排查和纠正, 对涉嫌腐败的人员要严厉惩处。只有通过管理和监督, 才能发挥公务卡结算的重要作用, 促进公务卡结算的规范化。

(四) 完善高校财务管理制度

高校财务部门应该根据学校实际情况, 联合银行及监管部门, 出台公务卡管理制度和财务管理制度, 使得高校的报销工作有章可循。高校的财务管理制度应包括公务卡报销审批程序, 公务卡管理办法及规定持卡人逾期还款所应承担的经济责任。财务人员对公务卡消费的合法性和合规性进行严格审核, 纪委及监管部门对公务消费跟踪监督, 将公务卡使用列入审计范围。提高学校领导及各个部门负责人的责任意识, 控制现金支出, 执行公务卡制度。高校财务人员根据高校财务管理制度, 检查公务消费的合规性、合法性及真实性, 对推行公务卡结算过程中出现的问题进行审核和修正。

事业单位的财务管理是一个复杂的体系, 公务卡结算只是这一体系中的一小部分。公务卡制度为加强财政监督和从根源杜绝腐败提供了新的思路和渠道, 但公务卡并不能避免高校存在的所有财务管理漏洞, 也不是杜绝公务消费中腐败的“万能卡”。只有通过制定公务卡结算的相关配套制度, 才能使公务卡成为高校真正的“防腐卡”。

参考文献

[1]梁丽香.事业单位推行公务卡结算过程中存在的问题及对策探讨[J].财会研究, 2013 (02) .

[2]殷涛.高校推行公务卡改革的创新与风险[J].信阳农业高等专科学校学报, 2013 (09) .

[3]赵燕玲.公务卡, “卡得住”的“假”与“卡不住”的“真”[J].会计之友, 2014 (05) .

[4]张丽.高校公务卡改革现状研究[J].会计之友, 2012 (11) .

篇4：通用财务软件凭证类型功能分析

一、当前通用财务会计软件凭证类型设置模块比较

各个单位在进行会计核算时都要使用会计凭证, 单位的规模及组织结构不同, 选择的凭证也有不同类型, 一般来说, 规模小、组织结构单一、业务量少的单位可采用不分类的记账凭证;规模较大、组织结构较为复杂、业务量较多的单位可采用分类的记账凭证。为了便于管理, 不同单位具体的选择要根据其实际情况进行。

分类的记账凭证按照其反映的经济业务内容不同, 可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证;收款凭证和付款凭证又可具体分为现金收款凭证、银行收款凭证及现金付款凭证、银行付款凭证。各个财务软件都提供了单位选择凭证种类的功能, 用户可以根据具体情况选择其中之一。

设定好凭证类型后, 软件要求设置不同类型凭证的限定条件, 一般说来限定条件如下:一类记账凭证没有限定条件;三类凭证, 收款凭证要求借方必须存在现金及银行存款科目、贷方不能出现现金与银行存款科目, 付款凭证要求贷方必须存在现金及银行存款科目, 转账凭证要求借贷不能出现现金及银行存款科目;五类凭证与三类相似, 仅仅把现金和银行存款分开即可。

如果上述类型中不存在本单位使用的凭证, 软件提供了用户自定义凭证类型功能。一般说来, 会计年度内凭证类型一经使用, 则不允许修改。

(一) 用友软件U8凭证类型设置说明

用友软件在登录账套后, 可以在“基础设置”—“财务—凭证类别”中双击进入设置界面, 也可以在“财务系统”下的“总账子系统—系统初始化—凭证类别”中进行设置。假定用户选择了“收付转”3种凭证类型, 其主要界面如图1所示。

1. 本文用友演示科目的选择是工业的3位编码“101, 102”, 没有采用会计准则中的4位编码方案, 这不影响本文的讨论。

2. 在限制类型一栏选择各种类型凭证的限制条件, 即收款凭证借方科目是固定的———库存现金或者银行存款;付款凭证贷方科目是固定的———库存现金或者银行存款;转账凭证借贷方科目都不是固定的, 一般而言, 合理的设定应当是:借贷都不出现“库存现金或者银行存款”。

3. 在限制科目一栏中选择“库存现金及银行存款”即可。

(二) 金蝶KIS版凭证类型设置说明

登录金蝶KIS后, 可以在系统设置中找到“系统维护”模块或者“基础资料”菜单中找到“凭证字”选项, 点击进入,

这里需要着重说明的是, 二者对于限定条件的设置基本相同, 差异在于设置限定条件时, 用友软件没有“贷方必无”这一项, 那么在定义经济业务“提现金与存现金”的业务, 即:“借贷同时出现库存现金与银行存款”业务时, 不能做成“收款凭证”。

二、凭证类型设置功能存在的问题及解决思路

按照手工会计操作的过程, 财务软件的凭证类型设置功能是必要的, 但是结合计算机自身功能和会计凭证分类的基本要求, 笔者认为存在以下几个的问题:

1.手工操作下, 由于单位经济业务纷繁复杂, 在岗位分工的基础上, 为了减少会计人员填制凭证的工作量和减少误差, 对会计凭证进行了分类。一般而言, 企业可以根据自己规模大小即业务多少选择一种记账凭证、3种凭证或者5种凭证, 出纳人员根据会计管理人员或指定人员审核批准的收付款凭证, 作为货币资金收入或支出的依据, 并据以登记现金及银行存款日记账。

在计算机条件下, 记账过程实现了自动化, 不会产生工作量过大或者错误登账的问题。如果要得到现金及银行存款的凭证或者是凭证清单 (或汇总表) , 可以随时通过查询功能获得。因此, 笔者认为财务软件的凭证类型功能设置没有存在的必要, 仅仅是手工会计模拟到计算机中的一个程序, 在计算机条件下已经失去了应有的功能。

2.在设置凭证类型的限制条件过程中, 也存在着不可操作性。如对于用友软件, 无法实现定义“提现金与存现金”的经济业务, 即:当“借贷同时出现库存现金与银行存款”时, 按照要求应该填制“付款凭证”, 不能做成“收款凭证”, 收款凭证设置条件应该为“借方必有库存现金及银行存款”, 同时“贷方必无库存现金及银行存款”。而对于金蝶软件及其他软件如高信财务软件等, 虽然实现了上述功能, 但是对于复合业务, 如借方或者贷方出现库存现金或银行存款科目, 同时又出现其他非货币资金的多个科目时, 直接填写凭证则无法实现保存, 必须人工拆解成两个以上会计分录, 并填制成凭证, 人为增加了工作量, 违背了财务软件的实用要求。

3.对于初学会计电算化的人员, 初始化工作过多容易增加学习难度和复杂性, 而凭证类型功能没有实质意义, 因此可以舍去, 减少学习者的难度。

参考文献

[1]孙琳.会计学[M].上海:上海财经大学出版社, 2007.

[2]用友软件股份有限公司.用友ERP-U8使用手册[Z].2003.

篇5：南开大学财务报销使用凭证的说明

各省、自治区、直辖市和计划单列市地方税务局:

据有关地区和企业反映,一些企业集团内部在经销和调拨商品物资时使用的各种形式的凭证(表、证、单、书、卡等),既有作为企业集团内部执行计划使用的,又有代替合同使用的。根据《中华人民共和国印花税暂行条例》及有关规定,现将企业集团内部使用的有关凭证如何界定征收印花税的问题通知如下:

对于企业集团内具有平等法律地位的主体之间自愿订立、明确双方购销关系、据以供货和结算、具有合同性质的凭证,应按规定征收印花税。对于企业集团内部执行计划使用的、不具有合同性质的凭证,不征收印花税。

篇6：南开大学财务报销使用凭证的说明

1. 原始凭证常规审查。

原始凭证审查是指对接受的外来凭证或企业自制的原始凭证的真实性、完整性、合法性和合理性进行审查。例如,对发票审查而言,一般涉及发票印制环节、发票领购环节、发票使用和填开环节、发票保管环节、发票缴(注)销环节的审查。

原始凭证常规审查的要点为:①原始凭证所具有的要素是否齐备,包括日期、单位、数量、金额等。②原始凭证所填写的文字、数字是否清楚完整,更正方法是否符合规定。③原始凭证的审批传递手续是否符合规定,有关人员是否全部正式签章,是否盖有财务公章或收讫付讫戳记。④自制原始凭证(包括证、券、单、表)是否连续编号,其存根与所开具的凭证是否一致等。⑤原始凭证所反映的经济业务的发生是否符合相关的法律、法规。

2. 原始凭证常见会计错弊形式。

(1)会计错误。主要表现为以下几个方面:①原始凭证无名称。无论是自制原始凭证还是外来原始凭证,都应有其名称。各凭证名称应与其记载、反映的经济活动一致。②原始凭证名称不准确。如有的企业对于材料名称的说明不够简明或准确。③数字书写不清晰。④金额前未加人民币字样或标志性符号。例如:会计金额前未加人民币符号;大写金额前未注明“人民币”字样,且留有空余,易被人在此和相应阿拉伯数字前填加数字,达到贪污目的。⑤“整”字填写错误。例如,288元写为贰佰捌拾捌元,漏写了“整”字,而288.32元写为贰佰捌拾捌元叁角贰分整,多写了“整”字。⑥原始凭证编号错误、缺失、不连续。原始凭证一般应按照一定的标准或顺序编号,在实际工作中存在着原始凭证无编号、编号不连续、编号连续但不符合经济业务实际情况的错弊。⑦原始凭证摘要缺失、过繁或过简。⑧原始凭证日期缺失或错误。⑨原始凭证汇总时重汇、漏汇,如多汇付款凭证、少汇收款凭证等。⑩原始凭证签章不全、造假。11搞错原始凭证的接收单位或人员。例如,原始凭证中的印鉴错误会使单位财务人员对其真实性和合法性产生怀疑。

(2)会计舞弊。原始凭证会计舞弊是指篡改、伪造、窃取、不如实填写原始凭证,或利用旧、废原始凭证来将个人花费伪造为单位的日常开支,借以达到损公肥私的目的。

3. 原始凭证查账技巧。

①被刮、擦、用胶带拉扯过的原始凭证,其表面总会有毛粗的感觉,可用手摸、背光目视的方法检查出来;对用“消字灵”等化学试剂消退字迹而后写上的原始凭证,其纸张上会显示出表面光泽消失,纸质变脆,有泛黄色污斑和略微可见的笔画残留痕迹,纸张格子线和保护花纹受到破坏,新写的字迹由于药剂作用而渗散、变淡等特征中的一条或几条。②被添加改写过的原始凭证,其文字分布位置不合比例,字体不是十分一致,有时会出现不必要的重描和交叉笔画。③对于伪造的原始凭证,可以通过对比原始凭证的防伪标志来鉴别。④对于冒充签字的原始凭证,其冒充签字常常在笔迹熟练程度、字形、字的斜度、字体方向和形态以及字与字、行与行的间隔、字的大小、压力轻重、字的基本结构等方面存在差异,有时可以通过肉眼观察发现。⑤原始凭证的经手人经常藏而不露,有名无姓或有姓无名,如果仔细追查很可能查无此人。⑥原始凭证上的时间与业务活动发生的时间及以后的入账时间相去甚远。⑦原始凭证上的金额一般只有一个总数,而没有分项目的明细。⑧原始凭证明显不规范,要素不齐全,缺少部分要素,其关键要素经常出现模糊的情况,以致让人对经济业务活动的全貌感到模糊。⑨主要业务凭证与其他相关的凭证不能匹配。如销售货物只有销售发票而无托运证明、发货单据、结算凭证等。

4. 案例分析。

某单位领导多次接到本单位职工的匿名信说本单位财务处出纳李某有贪污问题。该领导决定由本单位审计处负责对李某所经营会计账册现金、支票及有关资料进行检查。查账人员首先盘点了李某所管理的库存现金,并与调整后的现金日记账进行核对,并未发现不正常的情况。接着,查账人员对李某所登记的现金日记账及有关的会计凭证进行了审阅和核对,发现其中反映现金经济事项的收据上的金额比正常情况偏低,并且大多都是整数。以此为突破口,查账人员对有关交款、付款的个人和单位进行了调查询问,并索取了对方所保存或保管的收据。然后,将索取到的有关收据与李某所开的被查证单位用来入账的存根进行核对,发现二者金额不符,几张收据的核对结果都是入账联收据上的金额小于付款方所持的收据上的金额。二者核对后,又将收据存根联找出进行核对,发现存根联与入账联一致,系一次复写而成,而付款方所持的收据系单独复写而成。根据上述情况,查账人员认为开票人李某对现金收据的三联以分两次复写的手法,使收据存根联和收款单位入账联上的金额小于付款方所持收据上的金额,从而贪污了二者差额的现金。正常手续下,收据的三联通过两张复写纸的复写,其内容应完全一致。而通过上述假复写的手法,使本应在复写纸上下的收据一致的内容不一致了,而且是付款方所持收据的金额(正确数)大于收款单位入账与存根联上的金额(错误数)。查账人员通过对李某所经管的所有会计资料进行详细检查、核对,并调查询问了有关单位与个人,最后查明,李某在任出纳的两年期间,运用这种手法贪污公款456 111元。由于李某贪污金额巨大,已构成犯罪,故其所在单位将其移交司法机关进行处理。

二、如何防范记账凭证的错弊

1. 记账凭证的常见错误及更正方法。

(1)记账凭证中的常见错误。①基本要素不全或填写不完整。如日期不写或写错、摘要过于简单或用语不准确。②会计科目错误。如会计科目运用错误(将应收与应付、待摊与预提、虚账户与实账户、固定资产与低值易耗品混淆等)、内容错误(混淆了银行支票、汇票和本票的区别,将银行汇票、本票列入其他货币资金之中,将销售费用列入财务费用或管理费用之中等)、对应关系错误(将科目借方与贷方关系列错,出现多借多贷等情况)等。③附件数量和金额标记错误。如记账凭证所附的原始凭证的张数和内容与记账凭证的记载不符,或者原始凭证所记金额的合计数与记账凭证的记录金额不符等。④记账凭证无编号或者编号错误。⑤印鉴错误。如对已入账记账凭证未加盖有关印章,记账凭证中没有记账、审核等人员的签章等。

(2)记账凭证错误的更正。如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制。如果已经登记入账的记账凭证发生错误,则可以根据不同的情况分别更正。在当年内发现填制错误时,可以用红字填写一张与原记账凭证内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以按正确的数字与错误的数字之间的差额,另编写一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字,并在摘要栏注明“更正某年某月某日某号凭证”字样。发现以前年度的记账凭证有错误时,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证,并在摘要栏注明“更正某年某月某日某号凭证”字样及更正的原因等。

2. 记账凭证的会计舞弊及防范方法。

(1)记账凭证中的舞弊。①假账真做。指无原始凭证而以行为人的意志凭空填制记账凭证,或在填制记账凭证时,让其金额与原始凭证金额不符,并将原始凭证与记账凭证不符的凭证混杂于众多凭证之中。②真账假做。舞弊者故意错用会计科目或忽略某些业务中涉及的中间科目从而混淆记账凭证的对应关系,打乱查阅人的视线。例如,某企业财务部会计李某利用外币汇率频繁变动,将企业需要兑出的5 000美元(当时的汇率为1:9)先折为日元,汇率为1:100,然后再将500 000日元(5 000×100)折为人民币50 000元(汇率为1:10),李某“真账假做”,做成将美元兑换成人民币的一次性兑换,两者的差额成为李某的私人收入。这笔业务实际上应做的账面记录为:借:银行存款——日元户50 000元(500 000日元,汇率1:10);贷:银行存款——美元户45 000元(5 000美元,汇率1:9),财务费用——汇兑损益5 000元。借:银行存款50 000元;贷:银行存款——日元户50 000元。而李某做的假账为:借:银行存款45 000元;贷:银行存款——美元户45 000元。③障眼法。就是对记账凭证的摘要栏进行略写或错写,使人看不清经济业务的本来面目。例如,某企业因私设小金库而被查处,该厂领导吸取“经验教训”,认为以货币形式设置“小金库”容易引起查账人员的注意,而以实物形式存在的“小金库”则不那么引人注目,于是自2004年开始以购买材料的名义,通过乱计成本费用等方式,购买金卡、金币、邮票等有保值和增值潜力的商品100余万元,并将之置于账外。其具体操作过程是:原始凭证不开品名,在填制记账凭证时统称为购原材料、购办公用品后计入制造费用、管理费用或销售费用。

(2)如何防范记账凭证舞弊。对记账凭证检查的主要方法有审阅法、核对法、查询法等。

为了增强舞弊查找的准确性、提高查账的工作效率,查账人员可以首先采取审阅法对记账凭证的重要部分进行技术观察和审视。具体内容是:记账凭证的外在形式,视其基本要素是否表达清晰,有无粗糙、模糊之处,其手续是否完备,填制的经手人和复核人是否签章;记账凭证所载会计分录,视其所运用的会计科目是否正确,指向是否清楚,一级科目、二级科目层次是否分明,所涉金额是否正确;记账凭证的摘要,能否说明经济业务的梗概,有无似是而非之处;如果记账凭证采用计算机填制,就要对其所采用的科目编号进行查对,视其有无混淆不同会计科目的顺序及编号,填制凭证的操作程序有无错误,操作后有无存盘或备份。

在初步审阅的基础上,如发现了异常或疑点,应立即将记账凭证的可疑之处与原始凭证进行核对。核对的主要内容包括:核对会计科目核算的经济内容与原始凭证是否相符,特别是对附有多张原始凭证的情形,应对其进行加总验证,不但要核对数量、金额,而且要核对业务内容、凭证张数、业务发生的时间等;核对记账凭证与明细账、日记账及总账,视其是否相符、是否存在矛盾和不一致的地方。

查询法是指查账人员针对记账凭证中出现的异常和可疑之处,向被查单位有关操作人员、当事人或知情人进行询问。询问可以公开、当面进行,也可以秘密、间接进行。查询还可通过函询的方式进行。

3. 案例分析。

某审计人员在抽查某企业会计凭证时,发现2006年10月21日185#记账凭证反映的职工差旅费报销业务,记账凭证上的金额是2 001元,附10份原始凭证。经过加计,其实际合计金额为1 002元。对此,审计人员做出两种判断:一种是会计人员在汇总编制记账凭证时,误将1002写成2001;另一种是会计人员故意多汇总,以此贪污公款(999元)。

审计人员以此为线索,对记账凭证上所注明的制证人员与出纳员(系同一人)李某所经办业务期间(2006年2月1日～2006年12月31日)的所有会计凭证及有关会计资料进行了审阅、核对与检查,发现账证(记账凭证与原始凭证)不符的有24笔,且都是现金付款业务,记账凭证上的金额大于所附原始凭证合计金额。由此可以初步推断李某故意以此手法进行贪污。后经审计人员调查询问有关人员,审阅、检查有关会计资料,证实了上述判断。