会计电算化管理

关键词：记账电算化会计档案

会计电算化管理（共8篇）

篇1：会计电算化管理

会计电算化管理制度及会计档案管理

会计电算化管理制度

为提高企业财会效率，进而提高企业的经济效益，严格执行财政部颁发的《会计电算化管理办法》，同时结合本单位的具体情况，特制定本制度。

一、有严格的操作管理制度

1、岗位责任制

在系统运行前，必须确定会计电算化岗位及职责，根据会计业务量要求和会计数据处理方式不同，可设以下岗位：

A、会计主管：

（1）负责组织开展单位会计电算化工作，包括制订会计电算化发展规划、配合计算机人员研制相关的系统开发、会计软件系统的日常应用、岗位监督、会计档案管理等。做为会计主管应具备会计和计算机知识。

（2）负责制订会计岗位责任制，并协调管理各岗位员工的工作。

（3）制订会计电算化的各项管理制度。

（4）负责整个系统正常运行、应用软件资源的调配、系统故障及时处理。

B、系统操作员：

（1）负责会计核算所需数据，如：记帐凭证、往来帐、银行帐、报表、材料单、工资单等。

（2）打印输出各种帐簿、报表等。

（3）做好数据备份工作。

C、凭证审核员：

（1）对手工计算编制的计帐凭证审核。

（2）负责计帐、结帐工作。

（3）负责报表的编制工作。

（4）做好数据的备份工作。

D、会计档案：

（1）负责有关系统软盘、数据软盘的存档，各种帐、证、表的保管。

2、操作管理制度：

（1）操作员应经过系统培训后才能上岗。

（2）应经会计主管批准才能上岗，且只能在主管批准的权限内工作。

（3）严格按系统说明完成每一步工作。

（4）若出现故障情况，应报告领导一同分析原因；若出现系统引起的故障，应及时通知销售商派人进行维护。

（5）应至少一个月备份一次数据，以防数据丢失。

（6）外来软盘不得在有会计软件的机器上运行，以防感染病毒。

3、机房管理制度：

（1）未经许可的无关人员不得随意使用财会专用机。严禁在机器上玩游戏。

（2）不得带电拔插头，以免损坏机器、设备。

（3）严禁使用外来软盘，必要时要先杀毒后再使用。

（4）严格按顺序开启机器，长时间离开应关闭机器，下班必须关闭电源。

（5）应保持计算机清洁。

（6）计算机出现故障，应由专人维修，未经许可不得擅自拆开。

4、有严格的硬件、软件维护制度：

若硬件出现故障，应及时通知销售商派人维护，切勿自己拆开。

软件维护包括：

（1）对会计软件的日常维护，包括：科目的升级、常见错误排除、数据恢复、调整打印机参数等。

（2）维护人员不得擅自改变原有软件的程序。

（3）财会人员因正常操作失误而引起的错误，应由财会人员改正，不得由维护人员通过维护修改，如打开凭证库、帐簿库等文件进行修改。

（4）加强对硬件、软件的维护，是提高效率的关键。

5、有会计档案管理制度：

会计电算化的档案管理，大部分内容同手工一样，应特别加强以下方面的管理：

（1）会计电算化软件的文档资料的保存。

（2）定期备份核算数据软件的保管。

（3）帐簿中的日记帐、银行帐每天打印，帐页打印输出装订成册；总帐每月打印，年终装订成册。

（4）全年会计结束，备份两份完整软盘分别保存。

（5）所有会计档案必须造册登记，以备查用。

会计档案管理

第一条为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第二条必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三条会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

(三)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第四条每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

移交公司档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第六条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

第七条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第八条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

(一)由公司档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第九条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第十一条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十二条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第十三条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十四条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第十五条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交按手续。

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

第十六条会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

第十七条预算、计划，制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十一条本办法由公司负责解释，自年月日起执行。

附表一：企业和共他组织会计档案保管期限表

企业和其他组织会计档案保管期限表

序号档案名称保管期限备往

一会计凭证类原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年

二会计账薄类总账 15年包括日记总账…明细账 15年日记账 15年现金和银行存款日记账保管25年。固定资产卡片 15年固定资产报废清理后保管5年。辅助账簿 15年

三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。月、季度财务报告 3年包括文字分析

财务报告（决算）永久包括文字分析

四其他类

会计移交清册 15年

会计档案保管清册永久

会计档案销毁清册永久

银行余额调节表 5年

银行对账单 5年

篇2：会计电算化管理

单位的会计档案包括贮存在磁盘（软盘和硬盘）上的会计文件和会计凭证、会计帐簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。

一、数据资料管理与保密

机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭证、帐册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

1、现金记帐凭证及日记帐的输出及保管。

现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记帐凭证一律由专职会计人员手工做记帐凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日记帐页，审核后交现金出纳人员核对现金库存，相符后出纳员及主管负责人在帐页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年终将各月现金日记帐顺序装订成册，加盖封印妥为保管。

2、银行记帐凭证、帐册的输出与保管。

银行记帐凭证分机制凭证和手编记帐凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日记帐，以保证银行出纳当日业务当日清。银行帐页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年终将各月银行日记帐顺序装订成册，并加盖封印，妥为保管。

现金、银行记帐凭证可采取汇总的方式，装订成册，妥为保管。

3、转帐凭证的输入、输出与保管

转帐凭证包括手编凭证和机制凭证两种，有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手工编制的记帐凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并与手编凭证同样装订成册，妥为保管。

4、科目汇总表、帐簿打印时间。

（1）现金、银行日记帐每天打印。

（2）银行余额调整表每月打印一次。

（3）总分类帐和各种明细分类帐每月打印一次。

（4）现金、银行存款、转帐记帐凭证的科目汇总表每本打印一次，并同该本记帐凭证一起装订。

（5）会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经有关财会人员审核无误后签字生效。

5、其他

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并要求操作人员在打印输出的帐页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。

二、数据备份管理

1、由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份工作。

2、在日常工作中，准备三套软盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作的干扰。

3、需要做备份的包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月帐务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。

4、机内凭证及总分类帐、明细分类帐、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员分别放置在不同地方妥为保管。

三、会计档案管理

1、会计档案存档手续：打印输出的凭证、帐册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

2、为保证备份数据的安全，备份软盘必须贴上写保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。

3、由打印输出的凭证、帐册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。

4、随计算机配置而来的操作系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系统软件，和以上软件的备份磁盘，作为会计档案保管。

5、各类会计档案的出借，均必须经过会计主管审批同意并签章，如果对备份磁盘的操作可能危及该备份磁盘的完整性，应制作该备份磁盘的复制件，使用复制件进行操作。

篇3：会计电算化下的会计档案管理

1. 会计档案的作用

1.1 为各单位的财务工作和生产经营提供决策依据

会计电算化的应用, 使各有关单位能够利用电算化数据, 开展分析、预测与判断;制定最优经济管理方案;做到以最低成本, 获得最大收益的经济价值的最大化。

1.2 对保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案件等有着重要的作用

例如, 化工部利用所保存的会计档案, 在很短的时间内就查清了“文化大革命”期间积累的上千件近5亿元的债权债务方面的悬案。上海市一九八三年底财务大检查时, 从有关单位一九八三年九月至十一月十五日的会计档案中, 查出不少偷漏税问题, 追收回税利8119万元。

1.3 为研究经济发展提供研究史料

例如, 河南省依据会计档案和有关文书档案编写财政史志, 先后出版了《河南财政大事记》、《建国以来的河南财政体制》和《历年来河南财政预算》三本书, 对总结河南省财政工作的经验教训, 指导财政工作, 起了积极的作用。

2. 会计电算化的档案管理问题

2.1 版本兼容性不够

会计电算化的应用随时间的推移, 出现了财务软件和电算化会计档案的诸多版本;各个电算化档案、财务软件不同版本之间, 很难兼容, 表现为:跨版本不能调阅, 或者出现意外错误。

2.2 会计档案管理制度不完善

目前一些单位由于受条件限制, 会计档案管理制度不完善, 表现在:没有使用质量优良的磁盘介质, 对会计电算化数据进行备份;没有执行存储盘、备用盘分离存放, 致使数据毁损或丢失;没有按照国家档案管理局库房管理制度标准的规定, 建立电算化会计档案管理的专门制度。

2.3 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

会计电算化工作是会计专业技术与计算机操作、维护与网络安全技术的统一体;它要求工作人员, 不仅要掌握会计专业技术, 还要熟悉计算机操作、维护与网络安全技术, 缺一不可;它对财务人员的业务素质和系统安全都提出了新的要求。然而, 目前一些单位, 上岗前仅仅对财务人员, 进行简单的微机培训;缺乏系统的计算机维护与网络安全教育, 盲目上岗, 潜在危险, 不可小视。

2.4 对会计电算化档案管理重视程度不够

许多单位财务人员把会计电算化看成是自动做账, 对于借助电算化会计档案, 实现部分代替人脑对财务状况进行分析、预测与判断的会计电算化的较深层次的功能, 根本没有开发、甚至不会使用;这些都从心里上影响了电算化会计档案的规范管理。

无论是档案管理部门, 还是档案形成部门, 都对电算化会计档案管理的归档环节重视不够:档案形成部门对电算化会计档案, 交什么、交多少, 任其自然;档案管理部门对其也缺乏必要的业务指导和惩戒措施。这些都严重地阻碍了电算化会计档案管理工作的进一步发展和完善。

3. 完善电算化会计档案管理工作的建议

完善的电算化会计档案管理是会计电算化工作持续有效进行的保证;是会计信息系统内部数据安全完整的保证;是会计电算化系统正常运行的保证, 必须加强电算化会计档案管理。

3.1 严格保证电算化会计档案与财务软件版本的一致性

由于电算化档案、财务软件不同版本之间, 很难兼容, 表现为:跨版本不能调阅, 或者出现意外错误, 造成会计档案信息失真、失效, 影响恶劣。对此, 笔者建议:在电算化会计档案的存储盘中, 除保留备份的财务数据外, 还要保存对应版本的电算化软件的系统盘, 两者必须严格一致;方便随时安装、调用。

3.2 完善电算化会计档案的管理制度

实行会计电算化以后, 随着存储介质的改变, 对会计档案的管理也应不同。在参照财政部制定的相关会计电算化管理规定的基础上, 需要各单位根据其具体情况, 制定符合本单位电算化档案管理的具体办法, 并形成有效的约束机制。会计主管部门应加强对各单位电算化会计档案管理的监督检查, 促进各单位电算化档案管理的制度建设。

3.3 培养、提高相关人员综合业务素质

会计电算化工作的相关人员不仅要掌握会计专业技术, 还要熟悉计算机操作、维护与网络安全技术;对会计人员、系统维护人员、系统管理人员, 按照岗位要求, 取长补短、分类培训;必须开展集中培训与年度考核相结合, 以评促建, 培养、提高相关人员综合业务素质。

3.4 提高对会计电算化档案管理的重视程度

各有关单位应严格执行《会计电算化工作规范》与《会计电算化管理办法》等文件中关于电算化档案管理的相关规定;要求参照相关内容制定符合本单位情况的电算化会计档案管理办法, 严格执行;并要求组织开展定期考核, 以评促建。

结语

综上所述, 只有高度重视会计电算化档案的管理工作, 切实提高版本兼容性、不断完善管理制度、培养提高相关人员综合业务素质, 会计电算化档案管理工作才能适应时代的要求, 为经济社会发展, 更好地保驾护航。

摘要：文章首先阐述了会计档案的重要作用, 分析了会计电算化下档案管理存在的问题, 即会计电算化档案的版本和兼容性问题日益突出, 管理制度不完善, 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才, 各部门归档工作重视不够。最后, 针对以上问题, 提出了如何改善电算化下的会计档案管理。

关键词：会计电算化,档案管理,信息化

参考文献

[1]郭香彩.谈电算化会计档案的管理[J].中国管理信息化, 2009. (17) .

[2]任向花.会计档案电算化管理问题的研究[J].山西档案, 2007 (S1) .

[3]梁艳斌.如何加强和完善电算化会计档案管理[J].福建商业高等专科学校学报, 2007 (4) .

篇4：会计电算化管理

近年来，随着电子计算机的普及、网络技术的飞速发展，我国各医院的会计核算基本实现了会计电算化。计算机代替手工记账、算账，改变了传统的会计核算方式，从而对手工记账模式下的会计系统控制体系产生了一系列的冲击，使医院内部会计系统控制与会计核算电算化的矛盾日益凸显。为保证会计数据的真实性和完整性，本文通过分析会计电算化对会计系统控制的影响，提出完善电算化会计系统控制的几点措施。

1会计电算化对会计系统控制的影响

实现会计电算化，由电子计算机代替手工记账、算账，改变了传统的手工会计核算方式而大幅度提高会计工作效率，同时也给会计系统控制带来了新的问题和挑战，主要表现在以下几个方面：

1.1增加了会计系统控制的对象。手工会计系统是通过授权、审批、不相容职务相分离等方法对财务人员实施控制。实现会计电算化后，财务人员只负责原始数据的收集、审核、录入记账凭证数据，账簿记录、编制会计报表等工作由计算机系统处理。这样，会计系统控制由对人的控制转变为对人和计算机的控制。

1.2扩大了会计系统控制的范围。由于实现了会计电算化，会计系统控制不仅仅是对经济交易处理的控制，还包含了计算机系统开发、运行、维护过程中的控制，如系统程序修改控制、网络安全的控制等。

1.3增加了会计系统控制的难度。手工会计系统中严格的会计凭证制度、会计账簿控制和财务会计报告控制，保留了各项经济交易处理的痕迹。实现会计电算化后，部分经济交易的处理过程、错误的更正几乎没有痕迹，从而增加了会计系统控制的难度。

2完善医院会计电算化的对策和建议

2.1提高医院管理层对会计电算化的认识：　医院管理层要充分认识到会计电算化系统在医院管理工作中所发挥的重要作用。会计电算化系统是一项需要长期不断投入和支持的软件工程，必须在搞好顶层设计的基础上，加大资金和技术投入，同时要在符合医院经济运行规律的条件下，有医院管理层的直接参与，全院职工的积极配合和病人的理解，整项工程才能得以顺利进行。

2.2积极建章立制，保证会计电算化系统安全可靠地运行

第一，加强操作程序控制。操作规程应明确职责、操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件。如规定交接班手续和登记运行日志，规定数据备份及机器的使用规范，规定软盘专用以防病毒感染，在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录，以及及时维护，保证软件系统的适应性和完善性。

第二，加强操作人员授权控制。会计软件正式投入使用后，对各类人员制定岗位责任制度，建立健全授权规章。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员，各种工作岗位的操作员须经系统管理员授权，以独立的密码注册登陆，并设定相应的工作权限。

第三，监控、操作分离，实现系统内部的有效制约。网络环境下处理会计信息，在内部可设会计操作与信息监控两个岗位，对每一笔业务同时进行多方备份。

2.3不断完善会计电算化系统，确保医院管理核心系统地位不动摇：　首先，根据当前工作的要求，重点解决会计电算化系统与核算系统（如工资核算、住房公积金核算、物资管理和部门核算）的兼容问题，同时，还要针对医院的特点建立一个附属子系统来辅助全局管理。

其次，会计电算化系统的建设必须纳入医院管理信息化建设的统一规划，作为医院管理信息系统的核心部分，在完善满足自身系统的功能要求和安全要求的同时，还要保证与医院其他部门的信息共享和数据交换，力求数据一方输入多方共享，在硬件网络上与其他部门的管理系统共享一个网络平台。只有这样，才能使电算化系统协调有效地运行，提高会计核算质量，为加强医院内部管理控制提供便利条件。

2.4注重安全保密，严格落实档案管理和内部控制制度

第一，建立严格的会计电算化档案管理制度，及时备份数据。电算化会计档案的管理与保存容易被忽视。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应备份，并且备份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复。

第二，实行必要的内部控制。实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任。建立健全对病毒、电脑黑客的安全防范措施。从电算化软件的设计入手，增加软件本身的限制功能，强化审计线索制，建立进入网络环境的权限制，增强网络安全防范能力。

第三，加强培训，提高财务人员素质。在运行前会计电算化系统就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高对系统的认识和理解，减少系统运行后的差错。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训时间。

篇5：会计电算化管理(范本)

第一条系统管理

1、财务用计算机应做到专机专用，除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外，其他人未经允许不得使用财务室计算机。

2、为确保电算化系统的正常运行，需要进行经常性的系统维护，系统中的会计数据应当每天进行备份。

3、任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删改数据、原程序和数据库文件结构。

4、操作人员应严格在规定范围内对系统进行操作，负责数据的输入、运算、记账和打印有关账表。

5、操作人员的操作密码应注意保密, 不能随意泄露, 密码要不定期变更。

6、操作人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据如发现差错，应在输入前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据，在记账前发现差错，可按凭证进行修改，如在记账后发现差错，必须另作凭证，以红字冲销纠正，输入计算机内，任何人不能随意修改账目。

7、在系统运行过程中, 操作人员如要离开工作现场, 必须在离开前退出系统, 以防止其他人员越权操作。

8、对财务软件的使用人员应明确划分使用操作权限, 形成适当的分工牵制, 健全内部控制制度。

第二条岗位管理

会计电算化工作岗位可分为：电算化主管、系统管理员、操作员、记账员、会计档案管理员﹑数据分析员。在不违背内部牵制原则下，会计电算化岗位可按一人一岗、一人多岗或一岗多人的方式安排，但出纳人员不得兼任系统管理﹑审核岗位和会计档案管理工作。

1﹑电算化主管：负责组织﹑协调计算机及会计软件系统的运行工作，协调各岗位的工作关系，负责电算化岗位设置、人员分工和设置操作权限，落实岗位责任制。此岗位由财务经理担任，电算化主管不能兼任系统管理员。

2、系统管理员：负责电算化系统硬、软件的正常安全运行、日常维护以及计算机内会计数据的安全、完整，建立计算机病毒防护措施；负责硬、软件的开发、升级工作；及时消除系统运行故障。负责计算机数据的日常备份。根据电算化主管安排实施工作方案，控制、分配操作人员工作权限。

3﹑操作员：按照系统操作规程录入原始凭证等会计数据，制作记账凭证，做到正确使用会计科目，金额准确、摘要简洁明了。操作人员无权修改原始凭证上的数据，对已录制好的会计凭证差错，按照会计制度和会计工作规范要求予以更正。同时检查所附单据是否规范，手续是否完备。发生故障应及时向系统管理员报告。此岗位由会计人员担任。4﹑记账员：对正确的会计凭证，通过财务软件进行记账登记计算机内的有关会计账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位不得由出纳人员兼任，也不得审核自己输入的凭证。

5、会计档案管理员：负责管理存档的会计数据（U盘，硬盘，光盘）、程序光盘（软盘）、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作,作好会计软件及数据资料的安全保密工作。此岗位由除出纳以外的会计人员兼任。

6、数据分析员:负责对计算机内的会计数据进行分析，此岗位由财务经理兼任。

第三条日常账务处理



一、账务系统初始化及更改。在初次建立会计电算化系统时,需要进行系统初始化工作, 在财务经理授权下进行设置会计科目、账本格式、凭证类型、期初余额等项内容的设定。系统正常运行期间，任何对账务系统的修改变动，必须得到财务经理的批准。

二、凭证处理。

1、记账凭证要严格按照国家财会制度规定编制，要认真审核原始凭证的合法性、正确性，输入计算机及打印出的记账凭证必须做到科目使用正确。

2、会计分录的摘要内容必须能简洁、扼要的反映经济业务且一种摘要内容，应当对应一个最细的明细科目。

3、为便于集团财务的远程控制，公司当日发生的经济业务必须当日生成记账凭证，以确保真实、及时的反映公司的财务状况。



4、现金日记账和银行日记账可以由机器直接登记，出纳人员不登记账簿。为工作方便，出纳人员可以自设备查辅助账。

二、记账凭证的审核与保管



1、操作员每输入一张凭证，结束前要自审一次无误后再按结束键。

2、记账凭证必须经凭证审核员严格审核无误后方可进行登账处理。



3、已输入的凭证应在输入操作完毕装订成册后，交会计档案资料保管人员存档保管。



4、同一张凭证，制单和复核不能是同一个人。

三、账表打印和结账: 

1、现金、银行存款日记账需要每天打印，并应与出纳库存现金核对无误。

2、银行余额调节表、科目汇总表、总分类账每月打印一次。

3、在结账前按有关规定做好当月各类账务数据和报表的备份工作。



4、月底，以上工作正确完成后，方可进行结账，系统自动生成下月期初余额。



篇6：会计电算化管理建议论文

各企事业单位的情况不同，对于会计电算化的要求也不相同，要根据单位的性质来逐步实现会计管理的电算化。在应用的初期要严格商品化软件的接入制度，避免简单、低劣、非法的软件侵入。要选用专业性强、扩展范围大、安全可靠的会计管理软件和通用软件，并在此基础上进一步采取委托和自主开发的方式创新更适合企业具体情况的应用软件，使会计电算化水平达到一个新的高度。

2.2拓展会计电算化信息整合渠道

会计电算化管理还要与企业其他信息系统和外部管理系统相融合，成为一个有机的信息共享系统。会计电算化管理是计算机应用中最为活跃的领域，企事业单位会计工作管理者和会计人员要开拓视野，改变会计管理工作的传统方式，不断拓展信息搜集、获取、交换、整合的渠道。广大会计人员要努力改变当前会计电算化的现状，充分利用海量的网络信息，把简单的会计信息整合为高效的会计电算化管理系统，使之不仅仅是手工操作的替代者，还能成为企业战略决策的有力助手。

2.3严格会计电算化管理制度

实现会计电算化管理的一大难题是安全性和保密系数不高，容易引发财务事故，这就要求财务部门建立健全一整套电算化模式下的管理制度。一是，不兼容权限要严格分离;二是，各职能岗位要相互协助和相互制约，遵守各自的保密规定;三是，完善内部防范机制，实时跟踪监督，发现问题及时纠正和处理。在当前网络环境下，要逐步实现会计数据信息管理的标准化、规范化和代码化，使会计电算化管理在一个安全高效的环境下健康运行。

2.4培养专业化的会计电算化人才

会计电算化管理说到底还是专业人才的使用，而我国会计电算化人才的缺乏是急需解决的问题，可以通过多条渠道逐步解决。①层次培训：包括软件研发管理、系统完善和维护、具体操作人员的会计电算化知识培训。②证书培训：经过系统的培训，使每个在岗人员都拥有相应的从业资格，获取会计专业资格和计算机等级资格证书。③综合素质培训：通过进修和深造提升财务人员的电算化管理综合能力，全面推进会计电算化管理的改造和升级。

3结语

会计电算化管理是企事业单位财务管理的必由之路，虽然存在着这样那样的问题，但是前景十分广阔。企业事业单位要从会计信息网络建设和计算机技术应用两个方面入手，加大培养会计电算化综合人才力度，不断解决电算化工作中疑难问题，为推进我国会计电算化管理工作作出贡献。

主要参考文献

[1]赵平.我国会计电算化发展历程[J].合作经济与科技，(1).

篇7：会计电算化管理制度

第一章总则

第一条为规范财务工作，加强会计电算化管理，促进公司经营业务的发展，特制定本制度。

第二条公司及所属单位实行会计电算化。公司及所属单位应根据会计电算化的要求，配备专用或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端，配备与会计电算化工作相适应的专职人员，上机操作人员应具有会计电算化初级以上专业知识和操作技能，保证会计电算化工作的顺利开展。

第二章会计电算化岗位责任制

第三条电算主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。根据现行会计制度和财务软件的特点，结合本单位会计核算的需要，建立会计电算化体系；对软件操作进行组织和管理，分配操作人员的工作权限，保证会计电算化工作合法、有序进行。电算化主管由财务部经理兼任。

第四条数据操作负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，记账（要记账的所有凭证必须经过审核）、结账，输出记账凭证、会计账簿、报表以及其他会计数据处理工作。数据操作岗位由基本会计岗位的会计人员兼任。

第五条电算审查负责对输入的计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证)进行审核；对打印输出的账簿、报表进行确认；监督计算机及会计软件运行，防止利用计算机进行舞弊。电算审查由会计稽核人员兼任。

第六条数据分析负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗由财务分析岗位的会计人员兼任。

第七条电算维护负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗由专职人员担任。

第三章会计电算化操作管理制度

第八条明确规定上机操作人员对会计软件的操作内容和权限，对操作密码要严格管理，定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

第九条原始凭证的审核、纸质会计档案资料的保管、转账凭证的编制等仍按手工账中有关规定进行。

第十条记账凭证的编录。记账凭证由数据操作员输入计算机，每次录完后应及时进行备份与打印，打印出的记账凭证与所附原始凭证交由电算审查员复核。

第十一条记账凭证的复核。电算审查员根据数据操作员交来的记账凭证及所附原始凭证进行复核，复核后应及时进行备份；凭证录入和审核不能同为一人。

第十二条记账凭证的修改。录入记账凭证和经复核发现的错误必须由数据操作员自行修改；修改已审核未记账的记账凭证，由电算审查员先取消审核签章，数据操作员再行修改；凭证修改后应及时备份并按规定再行复核。

第十三条凭证汇总、记账与结账。根据软件功能和公司实际情况选择按日期或凭证

种类进行凭证汇总；要记账的所有凭证必须经过审核；结账后的数据才能取到财务报表中。

第十四条数据的查询。根据会计工作的需要在授权范围内进行数据的查询，以保证会计数据的安全。

第十五条数据的备份、恢复与整理。

1．每次操作都应及时备份，会计数据和重要的软件资料要双备份并及时填写清楚所备份的内容并分处存放。

2．只有在数据因意外等情况受到破坏必需进行数据恢复时，方可将原有的备份数据进行恢复，但恢复将覆盖机内所有数据且只保留恢复后的数据，因此在使用数据恢复功能时要特别慎重。

第十六条上机操作记录。

1．由专人保存必要的上机操作记录，记录所有上机操作情况，包括操作时间、操作人、操作内容和运行情况等。

2．电算维护员对在维护过程中发现的异常现象的处理方法和处理结果应及时登记；对重大故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。

3．操作记录每年装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终归档。

第四章会计电算化硬件、软件维护和数据的管理

第十七条为保证会计电算化工作的正常进行和会计数据的安全，应为会计电算化配备专用微机及相关设备，机房应具备一定的通风、防火、防尘、防磁、防盗条件。

第十八条电算维护员负责硬件的维护、保管工作，以确保硬件的正常运行。

第十九条任何人不得将专用微机用于与会计电算化无关的工作，非财务部门和非授权人员不得使用，所有软盘使用前须经电算主管批准，并经病毒检测和消除病毒操作后方可使用。

第二十条建立硬件定期检测维护制度，定期对配件进行检测并做好检查记录，以便

在遇到故障时硬件系统得以尽快修复。定期检测计算机病毒，严禁在微机上玩计算机游戏。

第二十一条做好微机设备的用电工作，应配用不间断电源支持主机工作，严禁非计算机设备搭用不间断电源。

第二十二条操作员应严格按操作规程进行操作，操作完毕，及时退出会计软件或关机，关机时应先退出会计软件，再实施关机。

第二十三条对正在使用的会计核算软件进行改版、升级和计算机硬件设备进行更换等工作，要按照规定进行审批，在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

第二十四条存有会计数据的磁性介质及其他介质保管要安全规范，应写明标识、分类编号、建立目录，重要的会计数据双备份并分处存放，存放地点要具备一定的防磁、防潮、防火等功能。

第五章上岗培训

第二十五条上机操作人员应具有会计电算化初级以上专业知识和技能。上岗前，操作人员必须经过有关岗位培训，考核合格后方可上岗工作。

篇8：会计电算化管理

(一) 电算化会计档案的概念

电算化会计档案, 是指存储在计算机中的会计数据、会计信息和计算机打印出来的书面形式的会计数据, 具体包含记账凭证、会计账簿、会计报表以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。与传统的手工记账、登账的纸质会计档案相比较, 电算化条件下的会计档案管理必须要借助于计算机硬件和软件系统才能查看和取得, 这是其特有的存在和存储形式, 在管理、保存的方式、方法上电算化会计档案相对复杂, 同时需要关注的问题也更具有灵活性。

(二) 电算化会计档案管理的新特点

会计电算化条件下的会计档案与传统的会计档案相比较, 前者档案管理工作无论是在信息的承载性方面还是在信息的安全性方面都较为复杂。在信息的承载性方面, 会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的载体由原来的纸质媒介转变成现在的磁盘、光盘等电子介质;在信息的安全性方面, 通过电子介质存储的会计档案除了要防范一般性风险之外, 还要注重电子档案的网络安全。

会计电算化条件下的会计档案管理, 其特点可以归结为以下几点。

一是电算化会计档案存储介质有所拓宽。电算化会计档案不仅包含传统的纸质会计档案, 而且还包含大量的电子档案。二是电算化会计档案需要一定的硬件支持。传统的会计档案具有直观可视性, 而存储在电子介质上的会计档案必须要依靠特定的计算机硬件和软件系统。三是电算化会计档案查找方便。传统会计档案的存放占用空间大、保管难、查找数据难, 会计电算化条件下信息存储主要是通过电子计算机, 占用空间小, 保管易, 数据查寻方便并快速。最后, 随着会计软件的升级, 企业应更加关注新软件对原有会计档案的兼容性, 即科学的管理电算化会计档案。

二、电算化会计档案管理中存在的问题

随着电子信息技术的迅猛发展, 许多企业都已经实现了会计电算化。会计电算化条件下, 会计从业人员劳动强度大大减轻, 工作效率也得到了一定程度的提升, 但同时也不同程度地存在着某些问题。

(一) 电算化会计档案难以合理保存

电算化会计档案主要包含纸质档案和电子档案两部分。一方面, 在现行的会计制度下, 很多企业并未设置专门的会计档案保管机构, 纸质档案的保管存在着档案分类模糊、档案柜凌乱等现象, 在这种情况下, 会计档案存在容易丢失、篡改、销毁不及时等问题, 会给各企业带来不必要的损失。另一方面, 电子档案的保管主要借助于一定的硬件和软件环境, 这在一定程度上加大了会计档案的保管难度。目前, 许多企业在电算化软件升级后, 面临着不同版本下的会计数据不能被使用的情况。还有一些单位受条件限制, 未选择质量优良的存盘介质对会计信息进行备份, 未实行备份盘与存储盘分离存放, 导致电子数据的丢失;部分企业的会计人员未养成每天备份数据的习惯, 一旦计算机发生故障, 部分账务数据就会丢失, 无法进行补救。

(二) 会计档案缺乏完整性

在我国, 所有有条件进行独立核算的单位, 都需要将其全部的会计资料进行整理和归档保存, 这就是会计档案管理的完整性。这种完整性主要表现在以下两个方面。一是企业应该依据相关的法规制度保管所有实际发生的经济业务的会计数据;二是企业的会计档案信息应当包含全部的会计核算资料。但在现在的企业会计档案管理工作中, 一方面会计信息的真实性难以保证, 即由于会计信息是通过磁盘或光盘等磁性介质存储, 专业人员可以不留痕迹的对电子数据进行修改;另一方面, 会计信息的完整性难以保证, 即电算化条件下, 由于大部分会计数据集中在磁盘、光盘等磁性介质上, 如未经授权的人员复制、伪造、销毁一些重要的会计数据, 会导致会计信息不准确、不完整。

(三) 企业缺乏必要的专业人才

传统的会计工作主要依靠财务人员手工记账、对账等, 但当电子计算机被引进到会计的日常工作中后, 对人才多样性的需求就越加明显。一般的会计人员业务经验丰富, 但计算机知识相对匮乏, 难以处理需要应用计算机进行的会计工作, 并且一旦计算机出现故障, 或者出现错误的操作就会使原本的工作成果丢失, 甚至会影响到全部的会计档案数据。而一般的计算机人员虽然熟悉计算机的操作流程, 善于处理计算机故障, 但对会计知识知之甚少, 这就导致了会计电算化工作中无论是日常的数据处理还是会计档案数据的保存都存在一定的风险。

三、电算化会计档案管理的改进措施

会计电算化条件下会计档案的保管呈现出的特殊性是由多种原因造成的, 既有技术方面的原因, 也有制度方面的原因。为了更有效的做好会计档案的保管工作, 我们必须要根据会计电算化条件下会计档案的特点, 对会计档案管理工作进行必要的改革和创新, 力求做好会计电算化条件下会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的保管工作。

(一) 完善电算化会计档案管理制度

电算化会计档案管理的难点主要在电子数据的管理, 即存放在计算机内的数据保管难度相对较大, 因此, 只有通过完善相应的保管制度才能最大程度的降低保管风险。首先, 应将会计档案资料严格分类, 单独保存。企业可以将会计档案按会计核算资料和会计文件分别归类, 会计核算资料包括会计凭证、会计账簿、会计报表等;会计文件包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、当期的账务资料、其他核算子系统的数据文件等。其次, 加强会计电子档案的保管。企业应将电子数据进行数据备份, 加密保存, 并定期进行数据检查以降低风险;将进行日常会计核算的计算机与互联网脱离, 以避免网络黑客的攻击;应在计算机系统软件升级时, 同步升级相关的原有资料文件。企业只有通过不断地完善管理制度, 才能有效避免会计档案的丢失和损坏。

(二) 加强会计档案管理的法制观念

企业会计档案管理过程中缺乏完整性的根本原因是会计档案管理的法律观念淡薄, 会计从业人员只有在思想上重视会计档案管理工作, 才能在行为上严谨, 才能保证企业账目的清晰性、数据的完整性, 避免道德风险。一是企业应根据其企业章程和国家相关政策, 制定一套完整的会计档案保管、存档、借阅、移交、销毁制度, 并将这一制度与国家相关的政策法规相衔接, 保证其法律约束力。二是企业应开展必要的法制宣传。定期组织相关人员参与法制宣传教育, 避免会计从业人员由于法律意识淡薄导致的篡改会计档案、非法盗取会计资料的行为。三是企业应加强高层主管对基层会计人员的引导作用。财务会计档案管理完整性的实现, 与高层主管的指引作用密不可分。企业高层主管应经常巡视、检查会计人员工作, 监督基层管理者是否遵循企业的规章制度, 并帮助下属解决某些特殊问题。总之, 企业会计档案的完整性需要借助于制度的安排、法制宣传、管理层的协调, 只有以上三者的有效结合才能保证会计档案管理的完整性。

(三) 提高会计从业人员职业能力

人力资本作为企业重要的资源之一, 应当得到企业的有效利用。在会计电算化部门, 企业应引进综合性人才以此来加强对会计电子档案的管理, 为提供更加有用的会计信息、进行更加精确的会计核算提供必要的基础。在会计电算化管理工作中, 企业需要的是同时具备计算机技术、会计档案管理和会计核算的综合性人才。一方面在引进专业的会计人才的基础上, 相应增加一定数量的精通计算机专业知识的电脑高级人才;另一方面, 企业应结合自身的经营特点, 有重点地培养一批既精通会计业务又熟悉电脑操作的综合人才, 推动企业会计电算化从业人员由“核算型”人才向“智能型”人才发展。

总之, 会计档案记录和总结着企业所有的经济业务, 是企业发展历程的重要资料。近年来, 电算化会计档案已经逐渐替代了传统会计档案, 成为会计档案管理工作的主流, 因此, 企业注重会计电算化条件下会计档案的管理对企业的管理至关重要。随着经济的发展, 企业会计电算化管理工作也应当与时俱进, 以求形成合理的会计档案管理制度, 为企业经营奠定基础。

摘要：随着电子计算机技术的全面应用, 会计电算化已成为当今企业会计管理工作的主流, 由此也产生了电算化会计档案。会计电算化环境下的会计档案管理工作具有一些新特点, 但当前会计电算化工作中会计档案管理存在的问题和不足也不容忽视, 有必要提出相应的对策和措施, 完善电算化会计档案管理制度, 加强会计档案管理的法制观念, 提高会计从业人员职业技能。