中小企业办公用品管理制度

关键词： 行政部 办公用品 物品 管理制度

中小企业办公用品管理制度（共15篇）

篇1：中小企业办公用品管理制度

xxxx有限公司

办公用品管理制度

为加强办公用品管理，规范办公用品的购买、保管、发放、使用程序，提高利用效率，厉行节约，避免浪费，特制定本流程。

一、办公用品购买

1、根据各部门物品消耗和使用情况，向行政部报告，行政部统一汇总、整理各部门的物品需求申请，核查库存状况，月底填写《办公用品申购申请表》。

2、办公用品需得到经理确认，购买后后验收，登记《办公用品置办登记表》。

3、汇总发票或收据交给经理报销，能开票的一定要开票。

4、采购时应节省成本、价廉物美原则，不得营私舞弊或牟取私利。

二、办公用品保管

1、所有办公用品归入财务部专柜，由行政部保管，各部门不得随意打开专柜。如果急需，且行政部无人，需提供纸质说明，方便行政部管理库存用品。

2、自己的办公用品自己保管，若出现遗失，自己负责寻找。

3、使用他人物品，谨记立刻换回，不要出现主人索要情况。

三、办公用品发放

1、新员工入职每人按标准配备： 签字笔2支、铅笔 1支、便利贴1本、计算器1个、订书机1个、剪刀 1把、透明胶1个、记事本1本、文件夹1个，文件架1个、笔筒一套、卫生纸一卷、小夹子/回形针/大头钉/订书针数个。由行政部统一办理，离职回收。

2、员工需要办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》。

3、行政部有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回

四、办公用品使用

1、员工需为公司成本考虑，节约，循环使用，提倡以旧换新。

2、在可能的情况下，提倡无纸化办公，重要文件须清理需用碎纸机。

2015/10/28

篇2：中小企业办公用品管理制度

ZD-YP-09 为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜规定如下：

一、采购、印刷品印制：

1、公司日常所用办公用品，应由采购部负责统一采购。

2、每月月初由各部提请办公用品需求。各部所需办公用品，应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写，经主管负责人审核签字后，送行采购部待办。

3、采购部应将“购物申请单”汇总分类，依据财务审批权限规定报批。除生产急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。

4、原则上采购部采购物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购人（证明人）和验收人不得为同一人。

5、采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。

6、各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由行政办统一印制。

二、领用：

1、各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门负责人核签后，到总经办签字后，方可领取。

2、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工具等重复领用时，一律交旧换新。

三、保管：

1、办公用品应由专人进行登记造册，分类放置统一保管。

2、保管员应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。

3、保管员应在每季度末向总经理汇报物品消耗情况和台帐记录。

篇3：企业办公室管理

一、制度化管理是企业办公室人员必须具有的意识

企业办公室的工作人员基本上是择优的, 整体素质比较好。但是, 工作水平的高低、工作质量的高低必须要有一个统一规范的衡量机制。首先, 在建章立制上下功夫, 实行规范管理。一方面, 围绕制度的深度、广度、内涵提升做文章;另一方面, 在制度与制度的制和关联性上下功夫。建立健全领导班子职责与分工细则、办公室主任会议议事规则和决策、岗位目标责任考核制度、值班制度、工时把握政策性和实效性, 多一些标准, 少一些概念, 多一些定量, 少一些定性, 将操作规则细化到每一项具体事务的处理上。职务任免、大事决策、经费核报、外联接待、车辆调度、文电处理、值班安排等都有章可循, 每天的工作井然有序。其次, 努力寻求制度化管理与人情管理的契合点。各科室在大框架的统一下, 自身有很大的自主权, 无论是调研、督查工作, 还是信息工作, 都可根据实际创造性地开展。在平时的工作过程中, 应注重尊重人、理解人入手, 经常用换位思考来衡量规章制度和合理性, 全力创造一种较好轻松的工作环境, 要以制度化管理体系为基本, 制度化与人情化管理互相促进, 彼此平衔。

二、以团队式管理, 倡导一种无私奉献的精神

企业办公室工作无论大小, 都必须一丝不苟, 不得有半点懈怠, 更不得有半点差错。虽然时间上没有定数、任务上没有定量, 都不得凭工作论报酬, 需要的是无私奉献。这种品质的形成, 不是指令所能做到的。要尽量创造一种和谐、温暖、健康的工作环境, 把大家引导到热爱集体, 维护整体利益的层面上来, 有计划地开展一些团队活动, 给大家在有益的整体活动中增进了解, 加强意识, 以所在集体为荣, 以所在集体为乐, 愿意为了集体的利益努力工作, 无私奉献。同时, 着力于引导大家树立强烈的事业心, 树立不断创新和追求卓越的意识, 让大家在工作中达到默契, 共同创造一种通力合作、群策群力的工作环境。

三、以创优式管理激活一种昂扬向上的状态

以培育好的思想、锻炼好的潜力、保持好的作风、树立好的形象为重点, 在办公室干部职工中深入开展“创满”活动。采取科室自荐、民主推荐和组织评审相结合的办法, 深入室”等针对性强的内部评选活动:积极开展读书活动, 做到每日一读、每周一学、每月一课、每季一题和每半年一考, 使学习成为一种自觉行为, 成为生命的一部分, 促进办公室人员整体素质的不断提高。

四、以亲情式管理健全一种待遇留人的机制

篇4：企业办公管理现状及发展分析

关键词：企业管理；办公管理；现代企业；办公管理模式；办公室；无纸化办公 文献标识码：A

中图分类号：F272 文章编号：1009-2374（2015）22-0168-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.22.083

在以前，很多企业大多是以纸质、人工等的方式来对办公涉及到的一些档案加以管理，这种办公管理的模式不仅仅是浪费时间、人力、物力，还会给管理工作带来许多不便。随着计算机互联网和信息技术的渐渐发展，企业的办公管理模式也进行相应改革。要进行改革，就需要明确规范办公管理的职责及其重要性。

1 企业办公管理的重要性

办公室是企业名下综合管理的部门，它的主要职能就是沟通协调企业各个部门的工作。办公室可以说是综合性能很强的一个行政管理部门，它是企业和员工之间的沟通桥梁，承上启下，工作的范围广，参与的事务多，内容也比较复杂。

1.1 协调企业各部门

办公室管理的工作可以从企业全局发展出发考量，对于某部分重要问题可以进行研究并深入探讨；办公室可以通过把握企业各个发展的动态，从而及时地向有关部门以及企业高层管理提供最新的信息，使得决策者可以更全方位地进行决策工作，提出更符合企业实际需求的发展战略决策；在布置企业目标时，办公管理能够以全局为出发点，基于符合企业高层管理要求和各部门职能的基础上，计划布置相关工作；在企业的日常运行方面，办公管理应当要沟通协调好各个职能部门，从而保证相关的工作可以更加顺利。

1.2 明确各个员工的岗位职责

因为企业在实际运行时所涉及的岗位工作比较多，要求多人进行分工合作完成，所以必须面向企业的工作人员及旗下部门实行岗位责任制。办公管理能够划分各岗的权责职能，使得每个部门以及每个工作人员都可以各司其职，进而提高其工作效率，降低企业的产品生产时间，增加企业经济效益。此外，办公管理还要考核企业员工的工作，处理那些旷工、不能及时完成工作目标、损害企业利益等的员工，进而提高企业的日常生产效率，增加企业经济效益。

1.3 信息化企业管理

伴随着我国市场经济的迅猛发展和信息技术的愈加创新，我国的计算机技术以及网络数据库技术等也有了很大的提高，与此同时，这给企业的办公自动化信息管理工作创造了有利的条件形势。办公自动化技术是将信息时代的管理模式和工作方式有效地结合，能够实现资源共享，从而提高办公效率。将计算机和通讯技术进行有效运用，就能够给企业建立一个高效率、高质量和高智能的办公体系，能够在日常办公时给高层管理和相关员工提供更加便利的服务，减少企业人员的不必要工作量，提高员工的工作质量和效率，完善企业的内部管理工作，进而加强企业的市场竞争力。

1.4 推动企业发展

办公室建立的出发点是给企业提供办事的部门，究其本质，就是提高企业面对不断发展的市场所能适应的能力。当下，在企业的发展过程中，通常都会遭受来自同行激烈市场竞争以及生存的压力，企业要想降低这种矛盾，就要利用好办公室职能，不断探讨并加以适应新型的市场发展。此外，在企业发展过程中，办公室管理的工作人员还可以着眼于市场需求，力求更好地把握未来的市场需求，从而给企业的未来发展提供一个方向，进而能够更好地引导并推动企业发展。

2 企业办公管理现状

我国市场经济在不断推进，而现代的企业制度也在不断完善，所以我国的企业管理也有了明显的进步。然而，现在的社会已经步入信息时代，现在的这种企业管理还是不能够完全满足社会发展的要求。

2.1 沟通的效率不高

（1）企业中大部分请示汇报、指令下达以及结果反馈都是语言表达，听的人再笔录，这就有可能由于表达能力、理解能力、记录能力或是记忆能力存在的差异，从而使得层层传递的信息内容出现失真，并且没有正式的书面内容，在重复使用信息以及共享时也比较困难；（2）地域差别，协同工作的效率较低。因为信息在传递过程中会出现人员外出等情况，进而导致审阅批复的周期较长，所以一些工作项目就不得不变成一个长时间等待的状态；（3）未能有效进行日程管理。日程管理可以说是一个现代员工所必须具备的能力。有效的日程管理能够帮助其进行更正确的判断，让企业整体的人力资源能够发挥更大的作用。

2.2 管理行为规范性难以保障

（1）控制能力不好。一些领导的事务繁多，就容易忘事，会顾此失彼；此外计划如果很多的话，但是与此相对的控制力却不够，这就会造成部分计划搁置；在多个事务都需要协同时，若是缺乏有效的监控手段，就会造成这些事务长时间的停滞；（2）缺乏有效的共享手段。日常办公的事务若没有正式的文档，就不能够共享信息。共享正式文档的途径一般都是电话和Email，这种方式的效率较为低下。但是如果不能够共享信息，就会进行重复的工作，从而浪费资源；（3）异地的管理成本高且效率低。传统的异地管理大多是通过出差来实现，由此就会产生通讯费用和交通费用，积少成多，成为运营成本中的累赘。出差时的通讯条件、交通条件以及办公条件等都会受到一些限制，会降低工作效率。

3 企业办公管理发展分析

伴随着信息化的逐渐普及，人们的生活方式也在发生着翻天覆地的改变，办公管理也在逐渐适应这种发展趋势并不断的改革，新型的办公模式定会逐渐替代传统的人工管理方式。改革并重新设计企业的办公管理的重要目标就是提高企业的办公管理质量及效率，从而可以更好地解决企业日常工作中的问题。对于旧的办公管理的框架结构，我们应当要全面分析企业的办公室管理模式，从而使得企业办公管理更加系统化、自动化，所以我们可以基于B/S结构，采用JSP面向对象技术与SQ L Server数据库提出一个办公管理的框架：（1）这个框架是基于B/S三层结构来建立的，可以避免C/S构架所需要的安装和不易维护的难题；（2）这个框架利用UML建模语言，总结企业的办公业务流程，来建立办公管理系统的框架，可以更好地加强模块实用性、降低耦合度；（3）这个框架主要包括会议管理、公告管理、人力资源管理、文档管理、系统设置、通讯录管理、论坛管理这七个部分，可以使得企业的信息传递更快，有利于企业的协同工作可以无纸化办公。

4 结语

企业的办公管理工作是一项比较琐碎繁杂的工作，因此应当在符合市场和企业发展的趋势下，采用更加专业化的办公管理模式，从而加强企业科学决策。此外，还要针对企业自身的办公特点，深入研究企业的办公管理模式并对其优化改革，使企业的办公管理更加系统化、科学化、规范化、制度化、规范化。总而言之，企业先进高效的办公管理模式是企业能够正常运转的基础，只有履行好办公管理的职责，才可以保证企业的工作效率和经济效益，才能够更好更远地发展。

参考文献

[1] 刘昭.基于AJAX的某军工企业进销存管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.

[2] 潘毅涛.基于工作流的油田公司科技项目审批管理系统设计与实现[D].电子科技大学，2014.

[3] 阎晓青.建立内部办公平台提升企业办公效率[J].科技视界，2014，（17）.

[4] 郭志宏.高校办公网络安全管理现状及对策分析[J].计算机光盘软件与应用，2014，（12）.

作者简介：王秀兰（1971-），女，山西山阴人，国网山西省电力公司朔州供电公司助理政工师，研究方向：政工。

篇5：企业单位办公用品及设备管理制度

第一条：文具管理

1、文具用品分为个人使用类和业务使用类两种。

2、个人使用类系指个人自己使用保管的用品，如笔类、尺类、橡皮等。

3、业务使用类系指本部门共同使用保管的用品，如胶水、文件夹等。

每部门领用时需进行登记，登记册统一由办公室保管。

4、办公室每月5日前统计各部门文具用品使用数量集中采购

5、严禁员工将公司文具用品取回家私用。

6、正常消耗性文具用品如圆珠笔、钢笔、计算器、文件夹、剪刀等

再领用时，需以旧换新。否则不予核发。

第二条：办公用固定资产管理

1、办公用固定资产包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。

2、配备的所有办公设备由办公室统一管理，使用办公设备的所有人员均须按相关要求操作。

5、办公用计算机、打印机等办公设备由专人负责使用，定期保养。

财产发生

损坏时，需负相应的责任。主管级以下人员未经允许不能私自使用非

已负责设

备，不能将游戏光盘及外来软件、磁盘放入计算机内使用，否则一切

后果及所

造成的经济损失均由当事人负责赔偿。

6、办公室使用计算机的员工在办公时间内严禁进入计算机游戏程序，如发现给予相应的经济处罚。

7、员工要爱护公司所有的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所

有设备电

源及容易发生危险的器具，保证安全。

篇6：中小企业办公室管理制度

文件收发规定

一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党支部书记签发。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

二、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印?娑ù怼?

文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

三、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

四、经签发的文件原稿送办公室存档。

五、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

六、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

文印管理规定

七、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

八、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

九、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

十、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

十一、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

办公用品 购置领用规定

十二、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。

十三、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。

十四、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。

十五、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

十六、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

电话使用规定

十七、公司各部门电话费均按月包干使用。具体标准如下：办公室120元/月，投资发展部100元/月，财务部60元/月，城建资产部100元/月，市场营销部200元/月，项目技术部130元/月，会议中心50元/月。

篇7：中小企业办公室管理规章制度

为保证强人广告全体在职人员顺利完成各项工作任务、经营目标、管理目标，更为了给大家有一个和谐、融洽、舒适的工作环境特制定本规章制度，本规章制度适用本公司的每一位员工，望大家积极遵守，互相监督，愉快执行。

一、考勤制度

1、公司工作时间为每周一至周六，冬令时早上8：30—12：00，下午1:30—5：30，夏令时早上8：30—12：00，下午2：30—6：00。每位员工上下班必须严格按照作息时间执行，不迟到、早退；

2、上班考勤实行实时签到制度，不得故意误签上班时间，必须本人亲自签到确认；

3、事假病假等都需提前上报领导，经领导批准后方可请假离开。一切提前未请示领导而工作时间未到岗的一律视为旷工。

4、非工作时间，如遇公司事务紧急，需要加班，员工应积极配合，加班时间计入绩效考核。

二、工作制度

1、工作期间内不得无故窜岗、闲聊、玩网络游戏、利用公司电话打私人电话、等与工作无关的事情；

2、上班必须保持良好的工作态度和风貌，同事之间要和睦共处，互相合作，相互支持，鼓励良性竞争，杜绝恶意争吵，大家做到在互助中共同进步；

3、工作期间员工应该有得体的言谈举止，恰当的衣着装扮，不夸张不张扬。

4、每天早上上班前和下午下班前合作打扫办公区域内卫生，保持整洁、干净的工作环境，每周三下午下班后进行一次彻底的大扫除；

5、每位员工都有一个以公司命名的工作QQ，此QQ所有权为公司所有，工作时间必须保持在线，此QQ上的所有资源都属公司资源，每个人都应该维护公司利益，员工离开公司，其工作QQ应该退回公司，并不得带走公司资源。

6、员工必须服从上级管理人员领导，工作主动积极，不怠慢，不推托，不拖延；

7、每位员工都应积极学习公司业务知识业务流程。

8、任何员工不能泄露公司的商业秘密和技术秘密。

9、员工不说任何不利于公司和有损公司形象的话，不做任何有害公司的事。工作期间到做爱护公司物品器械，节约公司财物资源。

10、工作期间遇到顾客访问时，必须主动、亲切的接待或提供咨询；

11、有来访电话时必须做好记录，包括：来电单位、内容摘要、来电时间、纪录人等重要信息。

12、公司往来业务要实时上报经理，以作为后期绩效工资的参照标准。

13、工作中涉及到公司财务往来及收支，都要有相应的账目凭证。所有因公事涉及到财务的，按实际情况开具相应的收据或取得有效发票，按照公司报账程序进行报账。

14、外出办公事时要向领导或同事打招呼，说明去向，并保持联系工具的通畅。

15、当日的工作必须在下班前结束，不得拖到第二个工作日；

16、下班时必须关好门窗及设备电源，防止安全事故发生；

三、绩效考核制度

1、员工工资：基本工资+绩效工资+公司福利

2、法定节假日放假时间按照国家法定法定放假时间为标准，具体情况也可视实际情况进行调休。

篇8：论企业办公室的统筹管理

一、企业办公室统筹管理工作现状分析

受我国传统企业办公室管理工作理念的影响, 现代企业办公室职能开展中办公室统筹管理职能并未得到有效的发挥。企业办公室将工作重心更多的放在后勤保障以及企业的基础工作当中。这样的现状造成了企业经营管理中缺乏统筹安排与规划, 影响了企业各项工作的开展。而且, 现代企业经营中以市场为导向的经营理念使得企业各项活动以市场为中心进行活动, 造成了企业不能按照全年计划的统筹安排进行经营与生产, 致使企业为了迎合市场打乱了自身的经营发展计划。以上两种情况使得企业的经营活动缺乏计划性、统筹安排性, 造成了企业各项活动的频繁变化, 最终导致企业各项活动难以完成预定目标。针对这样的情况, 现代企业必须注重企业办公室的统筹管理职能发挥。将企业办公室统筹管理职能作为基础开展企业的经营管理活动, 促进企业的健康发展。

二、企业办公室统筹管理工作的科学开展

1、提高企业办公室统筹管理认识, 促进企业办公室统筹管理工作的开展

针对现代企业办公室统筹管理工作现状, 现代企业应积极调整经营管理策略。将企业办公室统筹管理职能作为基础, 根据企业的经营发展战略进行办公室的统筹管理工作。通过提高企业办公室统筹管理认识促进办公室统筹管理职能的发挥, 促进企业经营战略的实现。在现代企业的经营管理中, 应根据企业的战略发展规划进行各部门战略目标分解。根据企业战略发展规划分解、设计企业的各部门战略。并通过办公室的统筹规划管理职能将各部门战略分解目标进行统筹管理, 以此促进企业战略的实现, 促进现代企业的健康发展那。

2、强化企业办公室统筹管理职能, 促进企业战略目标的实现

在现代企业的经营与管理中, 强化企业办公室统筹管理职能是决定企业各项管理目标实现的基础。现代企业应根据经营发展战略进行部门年度工作目标分解。并以此为基础对各部门间的协调、统筹工作进行分析与探讨。以此为基础确定企业办公室统筹管理目标, 并在此基础上强化办公室的统筹管理职能, 以此实现企业经营管理战略, 促进企业的健康发展。现代企业必须强调办公室统筹管理职能的重要性, 根据企业经营发展战略确定办公室统筹管理的目标。同时, 加强办公室统筹管理体系以及相关职能人员队伍的建设, 促进办公室工作的开着那。针对现代企业办公室统筹管理工作的不足进行相关体系以及制度的完善。以这样的方式促进企业办公室统筹管理工作的开展。

3、强化队伍建设, 促进办公室统筹管理工作目标的实现

针对现代企业忽略办公室队伍建设的现状, 现代企业应加强办公室队伍建设。针对企业经营过程中办公室统筹管理工作的重要性, 强化办公室管理队伍的建设与充实。以管理架构、人才队伍充实为办公室统筹管理职能的发挥奠定基础。

4、建立以企业经营发展战略为目标的办公室统筹管理体系, 促进企业经营战略目标的实现

针对现代企业以市场为中心的经营方式造成的企业管理混乱、工作目标不明确的现状, 现代企业必须建立以企业经营发展战略为目标的统筹管理体系。以办公室作为统筹管理的中心, 结合企业经营发展战略进行企业经营管理活动的统筹管理与安排。通过这样的方式减少为了满足市场需求造成的企业管理混乱、造成的企业经营活动重点混乱的现状。以企业经营战略为目标、以企业办公室作为统筹管理的中心开展企业经营活动, 促进企业的健康发展。

三、强化企业管理流程优化, 促进办公室统筹管理职能的发挥

在对现代企业办公室统筹管理文献的收集与整理中发现, 企业管理流程的优化直接影响到办公室统筹职能的发挥、影响到企业办公室统筹管理工作的开展。因此, 现代企业应针对办公室统筹管理工作的重要性, 强化企业管理流程的优化。针对企业实际情况以及管理工作现状进行分析与论证, 优化企业管理流程、促进企业办公室统筹管理工作的实施。

四、结论

综上所述, 现代企业的经营与管理中必须认识到办公室统筹管理工作的重要性。针对现代企业自身实际情况进行相关体系的建设与完善, 以企业经营战略为中心开展办公室统筹管理工作, 促进企业的健康发展。

摘要：现代企业的经营活动中, 办公室作为中小型企业集中协调、管理的重要机构在企业中发挥着重要的作用。但是, 受传统企业经营管理理念的影响, 我国企业的办公室职能的统筹管理并未得到有效的开展与应用。针对我国企业办公室统筹管理职能现状, 本文就企业办公室统筹管理进行了简要的论述, 强调了企业办公室统筹管理职能发挥的基础与关键。

关键词：办公室,统筹管理,职能

参考文献

[1]刘岩.企业办公室管理工作探讨[J].企业经营与管理, 2009, 9.

篇9：中小企业办公用品管理制度

关键词：办公室绩效管理办公室管理

实行绩效管理是提高办公室管理水平的重要途径，而推行绩效管理的关键在于加强交流沟通、保障绩效管理的公平性、客观性及有效性，具体体现在下述多方面：

一、制度建设是办公室部门绩效文化的基础

绩效文化，要求企业办公室管理有明确的价值观和是非观，需要建立健康的企业办公室管理管理制度。一个凭印象和兴趣管理、随意性较强的企业办公室管理，想实现良好的绩效管理目标是不可想象的。绩效文化的建立，应从约束机制的建设开始。无约束，则无秩序，则混乱，则不能判定是非，绩效就无从可言；约束是制度、是法制，一般以直接的奖罚处理。

1、 建立明确的管理制度和规范

建立明确的管理制度和规范，包括作业标准和流程，主要目的是为营造一种价值取向和秩序导向。制度的涵盖内容，与企业办公室管理性质、规模和发展阶段相适应，与企业办公室管理業务性质相适应，应被明确和得到有效执行。企业办公室管理制度，至少应包括岗位职责、员工行为规范、考勤管理制度、各类作业规程规范、作业程序等

2、 明确并得到执行的奖惩标准

奖惩标准是落实制度和规范的有效手段，是实现有法必依的基础。有规定就应得到实施，目前难以实施的，你就不要明确规定，除非你有自上而下坚强的决心。有许多时候，我们想怎样，怎样，因为那样更规范，但又缺乏执行的条件，强推不一定会有好的效果。因势利导，由易到难可能是一种更有效的办法。

3、 有日常的维护和督促

制度和标准不能只高高的挂在墙上，应得到有效实施。没有日常的监督和维护，就没有管理。日常的维护，应该成为每一级管理人员的共识，而不应该仅仅是行政部门的事情。一个制度不明、执行不力的企业办公室管理，就不可能建立有效绩效管理的文化，就不可能实现绩效管理共识，绩效管理也就不可能达到预期效果。

二、在办公室部门制定相关工作规则

从规范管理行为层面看，要求结合企业的实际状况有针对性地制定相关工作规则，如信息工作规则、调研工作规则及督查工作规则等。同时还应构建一套完善的企业管理秩序，其内容涉及到日常管理运转、管理秩序及决策程序等。之后要求企业以所制定的相关工作规则为准绳，严格按照企业管理秩序以规范企业各项管理行为，从而为实现企业持续稳定发展提供保障。从指标体系层面看，要求企业严格依照上级单位的考核打分、自身内部机构的抽样检查及外部机构的测评等以增强数据的真实性、可靠性，以此作为企业进行各项决策活动提供有力信息支持。

构建企业办公室管理绩效考核规则。要求开展绩效管理时严格遵循公平性、公开性及客观性原则，即切实保证员工的付出与收获成正比，若非如此势必会影响到员工对公司的满意度、忠诚度，导致员工的工作积极性难以得到保证。为此则需要企业既要做到过程客观公正，又要做到结果客观公正。对于过程客观公正而言，要求构建健全的信息沟通制度，即由考核双方共同协商制定绩效管理内容与绩效管理指标，通过绩效管理考核让各级员工能够全面、准确了解到自身的工作实际状况，从而使员工及时发现自身的不足，之后予以改正；对于结果客观公正而言，要求规范及运用评价标准，切实保证评价结论的准确性、合理性、公正性。特别注意的是若要规避绩效管理考核主观随意现象的发生，则需将定性化的指标以定量的形式予以展现。

三、企业办公室管理绩效体系构建策略

1、BSC 方法应用到企业办公室绩效管理中

根据BSC 方法，对企业办公室员工的整体绩效管理按平衡记分卡中关于办公室部门整体效益与功能、内部管理、外部管理以及学习与创新的各项指标分别进行评分，计算的分值分别对应不同评价等次，并对应该办公室整体绩效管理薪酬系数，即可得到不同等级的薪酬水平。需要注意的是，评价等次与办公室员工整体绩效管理薪酬系数应根据一定的程序，在一定的范围或层次进行充分讨论后确定。另外，由于不同办公室员工对企业整体绩效管理的贡献是不同的，办公室员工整体绩效管理薪酬的总额应纳入办公室员工个体绩效管理薪酬计算的分配总额之中，以办公室员工个体绩效管理评价值为权重进行非等额分配。

企业办公室员工的绩效管理考核评价，可通过建立评价指标体系和数学模型，对能够体现企业办公室员工的共同特点及绩效管理价值的诸多非货币性因素进行综合定量评价。

2、构建企业办公室员工绩效管理评价体系

针对企业办公室员工工作绩效管理和工作成果，建立相应的绩效管理评价指标体系。指标体系设定应遵循以下原则：一是不同岗位、等级的企业办公室员工对该评价指标具有可比性；二是能客观、真实地反映企业办公室员工在主要方面的差异；三是能系统、全面地反映不同企业办公室员工的工作业绩；四是可通过直接的观察给予较准确的测量估计；五是每一个指标体系之间既有独立存在的意义又有独立的内容。指标体系的确定可以采用目标管理法、专家评定法、或企业集体讨论与专家咨询相结合的方法等。

3、纵向等级结构的调整

一是增加绩效工资结构等级。增加等级的主要目的是为了将岗位之间的差别细化，从而更加明确按岗付酬的原则。工资等级增加的方法很多，关键是选择在哪个层次上或哪类岗位上增加等级，例如，是增加高层次岗位，还是中、低层次的岗位；是增加管理企业办公室员工的等级层次，还是企业办公室员工等专业技术办公室员工的等级层次；增加以后，各层次、各类岗位之间还需要重新匹配。

二是减少绩效工资等级。减少等级的直接结果是等级结构“矮化”，即合并和压缩等级结构。其优点在于：首先使企业在薪酬管理上具有更大的灵活性；其次有利于企业内部一些非专业化的、无明显专业区域的工作岗位的薪酬平衡；最后有利于增强企业办公室员工的创造性和全面发展，抑制企业办公室员工仅为获取高一等级的薪酬而努力的短视倾向。

4、横向绩效工资结构或工资要素构成的调整

横向绩效工资结构调整的重点是考虑是否增加新的工资要素。在绩效工资构成的不同部分中，不同的工资要素分别起着不同的作用。其中，基础性绩效工资主要承担适应劳动力市场的外部竞争力的功能；而奖励性绩效工资则主要通过工资内部的一致性，达到降低成本与刺激业绩的目的。绩效工资要素结构的调整有两种方式：一是在绩效工资水平不变的情况下，重新配置固定部分与浮动部分之间的比例（包括基础性绩效工资与奖励性绩效工资的比例及其中各部分之间的比例）；二是通过绩效工资水平变动的机会，增加某一部分工资的比例。绩效工资要素结构的调整需要与企业办公室薪酬管理制度和模式相结合，使绩效工资要素结构调整符合新模式的需要。三是绩效工资等级结构不变，调整不同岗位或等级的办公室员工规模，控制企业办公室绩效工资总额。调整不同类别、不同绩效工资等级中的办公室员工规模和结构比例，实质是通过岗位或职位等级办公室员工的变动进行薪资总额的调整。例如，通过对不同类别企业办公室员工，或高、中、初级不同层次的企业办公室员工进行缩减或增加，企业办公室从宏观上可以达到三个目的：一是降低或控制人工成本；二是增强企业办公室内部薪资总额的平衡性；三是加大晋升和薪酬激励。

四、结论

总之办公室是企业一个综合管理部门，是沟通上下、协调左右、联结内外，保证各项管理工作正常运转的枢纽。绩效考核是绩效管理的核心，是对经营结果与成效的评价，通过它企业能了解经营目标的达成情况，能找出实际与战略要求之间的差距。

参考文献：

[1]王玉. 新形势下的企业办公室工作职能浅谈[J].企业导报，2011（10）.

[2]谢逸范. 绩效管理推动过程中的问题思考[J].河北企业，2008（06）.

[3]钱树森. 建筑企业开展绩效考核初探[J].广西城镇建设，2008（11）.

[4]达梦辉. 浅析企业绩效管理[J].现代商业，2010（06）.

篇10：企业办公室管理制度

2、办公桌上物品应放置整齐有序，抽屉及柜内物品要分类摆放。

3、文件柜内文件、资料分类装盒，盒外侧打印标签并编号有序存放。

篇11：企业办公室管理制度

(1)衣着要求：

进入办公室必须着装整洁。

在周一至周五的工作时间男士应衣着规范，切忌花哨，不得着短裤凉鞋;女士请不要穿无袖衣裙、超短裙、露背装和时装拖鞋。

(2)电话要求：

电话铃声响过第三遍，必须有人接听，接电话时，请首先说“您好，中恒宏远投资管理公司”，然后在礼貌询问与解答。若对方找的人不在或出差，则请说明事由，记下备忘。不要忘了：接电话要记下对方的电话，传真，姓氏，公司，一边联系。

(3)接待要求：

对待客人(客户和企业关系者)均应保持和谐态度。微笑，是员工最起码应有的表情，不宜使客人等久，无论当时能否解决，均应问清何人何事，并作出高效率处理，给客人留下良好印象。

(4)注意事项：

1、在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、打闹，说粗话、脏话。

2、不说、不做任何不利于公司、有损公司、有害公司形象的事。

3、爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。

4、不得利用办公室聚会、不得在办公室吐痰;不得在办公室吸烟。违者罚款50元。

5、办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。

6、办公室大门人在门开，人走门关。

(二)卫生管理

1、清洁区域包括：办公区域、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、行政部要不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁等工作。

篇12：企业员工远程办公管理制度范本

==本文档为Word版，下载后可任意编辑修改==

第一条：目的为了切实响应国家号召，保证员工的安全防护与身体健康，同时为合理、灵活、高效的安排工作，对远程办公行为进行有效管理，特制定本管理制度。

第二条：适用范围

本制度适用要求上班的部门。

第三条：考勤管理

3.1远程办公期间采取与公司考勤制度同步的作息时间，上班时间为9:00—18:30，其中12:00-13:30为午餐午休时间；

3.2

远程办公期间打卡形式改为钉钉在家打卡，要求照片打卡，照片包含工作区域，本人精神面貌照，正常工作时间未打卡视为缺勤处理；

3.3

远程办公期间员工假期审批可在钉钉、企信系统完成，因员工不幸感染肺炎或其他疾病无法最有效开展工作的情况，公司统一按照病假处理或接受国家有关部门规定的处理方式；

3.4

管理者及员工未按规定完成本制度中第五条第一项的工作部署/工作日报，第七条第一项的工作成果确认，视为当日缺勤处理。

第四条：工作纪律

4.1

远程办公视为正常上班出勤，全员保持钉钉、企信/微信在线，一小时内未回复工作消息及未按时参加远程会议，公司有权按照当日缺勤处理；累计超过3次按一次旷工处理；

4.2

员工应保持办公场所所具备的网络与通话条件，并及时接通办公电话，回复邮件，响应上级工作指示；

4.3

远程办公应遵守诚信、自律、高效的原则，确保保质保量完成工作任务；

4.4

员工应准时参加公司电话会议，视频会议，若需要接入视频则需注意衣着整洁，形象端庄大方。

第五条：任务管理

5.1

远程办公期间公司采用分工进行项目管理，部门管理者需明确、清晰、高效的部署当日工作标准与要求，员工需按要求完成当日工作并及时填写工作日报；

5.2

远程办公期间公司的远程会议提前1小时由钉钉、企信群及钉钉、企信远程会议系统通知。

5.3

参与线上办公人员，每日早上9:10

需要全体视频会议（10分钟）快速讲下当天的工作安排，下午下班6:20

全体视频会议（10分钟），汇报当天工作完成情况并提出问题。

第六条：审批管理

6.1

远程办公期间员工请假、工作资源需求均通过钉钉、企信线上系统实现，暂停一切外出及出差申请；

第七条：成果确认

7.1

员工远程办公，应根据规定进行考勤打卡及当日工作日报填写，由部门领导审批同意后既完成远程办公成果的确认；

7.2各部门指定一名考勤员，当日汇总远程办公考勤与成果确认情况并与人力资源部门对接考勤与工作成果！

第八条：工作安全

8.1

远程办公期间特此注意环境保护与自身安全，避免接触人流密集场所，应取消聚会活动，无特殊事宜不出门；

8.2

远程办公期间若有生病，疑似疫情或疫情感染症状，可凭医院开具的治疗证明申请休假；（证明可后补）

8.3员工未在安全工作环境中工作或处理非工作事宜造成人身财产损失的，自行承担相应的风险与责任；

第九条：解除期限

本制度仅限于疫情期间的特殊办公管理办法，恢复办公时间后即废除！

科技有限公司

篇13：企业办公室系统闭合管理的探讨

1 调研工作实现闭合管理

1.1 深调查细研究, 当好领导参谋

在调研方式上, 除随同领导调研外, 定期安排分管主任带领秘书深入基层组织专项调研;在时间紧, 信息量大的情况下, 则通过电话、问卷等形式进行快捷调研。每项调研结束后, 都细致分析、归类调研信息, 筛选出好的有用资料, 编制成工作简报供领导参阅。有效的调研不仅随时为领导提供所需要信息, 还大大提高工作效率。

1.2 建机制做预案, 确保超前运作

围绕单位工作中心、重大事项, 做到筹备酝酿、调查研究、材料准备“三超前”, 力求充分、全面、周到。实行党政工作计划制, 对重要文件、会议安排、每月任务等以工作计划的形式作出初步安排, 按照主要领导的审批, 明确牵头人、责任人或责任单位、监督人进行落实, 使责任人做到工作心中有数, 并认真开展工作计划督查, 及时向单位主要领导汇报工作进展情况;超前做好各项预案, 对基本要求、主要内容、工作流程、应对举措等都预先进行设计和安排。方案提出后, 提交有关部门和人员讨论, 并报有关领导审定。

1.3 定基调优细节, 力求全面闭合

根据单位整体工作部署, 及时确立办公室工作基调、力量布局和基本步骤。如每月下旬, 收集各部门工作总结, 代拟单位月度工作安排;单位召开大型会议, 组织专门秘书班子, 围绕议题, 开展必要资料收集, 形成建议性观点, 做好材料准备、会务准备、后勤准备;在各个敏感时期、特殊时期到来前, 及时对可能发生的不稳定因素做出分析和预测, 并对可能出现的事态提出预防性措施, 增强工作主动性。同时, 联合安监处、宣传科对照会议纪要、文件要求、讲话精神做好督促检查工作, 各级文件、会议精神、领导指示、事件办理等一项不漏, 对督查的每项内容, 都确定专人具体落实, 确保项项有考核、事事有落实, 件件有回音。

2 公文材料闭合管理

2.1 明制度细流程, 做到科学处理

积极推行公文处理“311” (三制一法一表) 管理法, “三制”即责任明确制, 对公文处理中的每个环节, 都明确专人负责, 明确责任内容, 保证文书处理顺畅;绩效挂钩制, 对公文处理出现的失误、差错, 区别情况、具体查找, 采取收回文件、书面更正等补救措施, 对责任人在绩效考评中给予扣分, 与薪酬收入密切挂钩, 增强公文处理责任感;会签规范制, 对报送程序不规范、会签手续不完备、初稿草拟不认真的“三不”公文一律不予受理, 坚决退回原办单位限期重办, 提高全员办文意识。“一法”即“及时提醒法”, 对于经较大修改后送各部门会签的稿件, 向会签部门明确会签时限, 对超时的及时提醒。“一表”即文件制发流程表”, 对文件制发全程控制, 每份文件制发前, 都附有一份流程表, 明确校核、审批、印制、发文等环节责任人和时限, 加快文件流转速度。

2.2 严把关树精品, 提高文本质量

严格把好“四道关”, 不断完善文本管理机制。“四道关”即严把发文关, 对未明确目的, 可发可不发的, 可由部门发文的, 坚决不以单位名义发文;对单位领导在重大会议上的讲话原则上不发文, 对单位行政部署的一般性工作不发文。严把政策关, 对公文内容涉及到有关法律、法规方面的公文, 先由起草部门送交有关职能部门审查, 以确保公文和党的路线、方针、政策相一致。严把文字关, 公文审核精益求精、精雕细琢, 做到主题鲜明, 条理清晰, 表述准确;文稿审阅细致入微, 一丝不苟, 不出纰漏, 不放过一丝一毫疑点, 不留下一字一点错误。严把格式关, 注重与文稿起草部门协调, 了解意向、征求意见、达成共识、确定文种, 认真审核文稿主题是否合规, 概括是否恰当, 文种是否准确, 附件是否齐全等, 并严格要求公文的用纸、字号、字体、行距以及印制版记等, 实行统一规范标准。

2.3 抓硬件提效率, 深化体系建设。

积极构建物联网信息化公文处理系统, 顺利完成宽带入室工程, 启动电子公文OA系统建设, 与集团总部办公室实现连接。充分发挥网络系统中间环节少、速度快的特点, 不断加大网络传输文件的数量, 做到能从网络传输的文件尽量从网上传输, 缩短办文周期, 提高办文效率, 推进无纸化办公。对单位制定出台的红头文件、纪要等, 及时在内部局域网上发布, 促进文件的学习贯彻, 增强大众监督执行的力度。

3 接待服务闭合管理

3.1 周密做好事前准备

在接到上级部门通知或电话后, 马上给单位分管负责人请示, 同时, 积极联系被接待的客人, 询问来访的上级领导或贵宾人数、身份、民族、性别、日程安排等, 要清楚掌握, 做好记录, 心中有数。对不同的来访安排布置氛围不同。上级领导检查工作, 安排要庄重;对贵宾来访, 安排要隆重。要根据上级上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动方式等, 合理安排好吃、住、行, 商定参观和座谈时间和地点, 确定接待和陪客的人员。在材料组织汇报上, 要根据来访的要求, 对口安排汇报材料, 需要录像和照像的, 要求宣传部门做好宣传报道工作室;同时安排保卫科人员做好沿途的治安保卫工作。在此基础上, 拟定好接待方案。并将方案中的每一工作、每一个细节都量化到单位和责任人。方案制定后, 要及时报送分管领导审批, 经分管领导审定同意后, 及时通知有关人员或召开专题会议, 进一步明确参与人员职责和任务, 并根据情况变化随时调整, 及时通知有关工作人员。

3.2 事中接待要热情

1) 全面抓好迎接引导和沿途介绍

迎接时根据客人人数安排好接待车辆、迎接人员, 要提前到达预定地点。迎接到贵客后, 在路途中重点向贵宾介绍接待安排情况, 征求意见, 让贵宾人对本次活动有所掌握。同时, 简要介绍沿途景观或本单位基本情况及当地风俗, 让贵宾当地风俗人情有所了解。

2) 细致做好座谈交流和会议服务

接待任务如需座谈交流, 根据人数及座谈性质, 及时安排好座谈地点, 确保地点安排合理适中, 做到横标悬挂、摆放座次、供应茶水、安放花草、照明、音响、材料摆放“七到位”。

3) 周到安排食宿宴请和诸多事务

根据会议程序或客人的要求, 合理安排住宿, 住宿要讲究干净卫生舒适。要制作日程安排表, 将就餐时间、地点和作息时间等印成说明发至客人手中。就餐不能超出规格标准, 按照地方风俗, 根据客人习惯安排就餐方式, 饮食要突出健康卫生, 根据客人的身份, 安排好陪餐人员、座次、致词等。工作人员要精力集中;关注各类活动的进程, 出现应急问题及时处理。如需要参观考察, 工作人员要提前安排好车辆, 对车辆进行编号, 引导客人按顺序乘坐, 专人做讲解介绍和录像照相, 交待清楚行走路线。参观岗点提前做好相应准备, 安排好休息场所、方便地点;活动结束, 要做好送行工作, 善始善终做好接待工作, 给客人留下最好的印象。

3.3 做好接待工作的事后总结

接待活动结束后, 对本次活动全面总结、细致分析, 对于亮点, 工作做的好的同志, 要表扬, 让其继续发扬;同时, 要善于批评和自我批评, 对活动不足之处要敢于暴露, 让其觉醒。最终目的是, 通过总结分析, 不断提高服务质量和效率, 使接待工作责任分工更加明确, 头绪层次更加清楚, 既让客人满意, 又能降低接待成本。

参考文献

篇14：剖析优化企业办公室管理的途径

关键词：企业；办公室；管理工作；措施

在企业管理工作中，办公室管理工作主要讲的是在企业内部管理中，办公室工作人员协同决策层和管理层，有效处理办公室事务的反馈活动、执行、控制以及其他相关行政性事务。在当前社会经济发展态势下，企业办公室管理工作的重要性不断凸显，对于企业管理来说，要确保自身经营质量的良好，提高管理水平，就需要重点强化办公室管理工作的重要性，依据办公室管理工作的自身特点，采取有效措施实现其进一步的创新和完善。

一、企业办公室管理工作的重要性分析

1.实现对企业各个部门之间的业务协调

企业的办公室管理工作是从企业的整体管理角度出发的，对于某些重要问题可以进行生层次的研究和分析。办公室作为企业内部的重要部门，可以在把握企业不同发展动态的基础上，为决策层的决策制定提供重要的参考作用，从而确保决策者可以进行全方位、多角度的分析，使各项决策更为合理。企业在制定某一阶段的规划目标时，办公室管理可以从全局角度出发，在满足企业领导层管理要求和不同部门的职能基础上来科学安排各项工作，保证企业各个部门之间在工作开展上可以相互合作，有机协调[1]。

2.明确分工，细化岗位责任

企业作为市场主体，在实际运行管理过程中会涉及到诸多方面，需要各个岗位之间有密切的配合，是需要多个岗位进行合作完成的，基于此，对于办公室管理工作来说，在进行实际工作的开展过程中就要严格细化各个岗位的职位分工，强化岗位责任制。此外，办公室管理工作还可以对不同岗位工作的权责进行合理的划分，确保不同的职位以及工作人员都可以做到尽守尽职，做好本分工作，进而使企业的生产效率提高，提高经济效益。

3.提高企业管理的信息化水平

科学技术的快速发展为企业的各项管理工作注入了新的动力，尤其是计算机技术和网络信息化技术的普及，使得企业办公室管理工作效率得到了大大提升。在信息化管理模式下，企业的办公室管理工作可以实现资源共享，促进办公效率的提升，进而为企业建立一个高效率、高质量以及高智能的办公体系，这样的话就可以更好的为决策层决策提供参考作用，同时也可以简化工作人员的工作量，实现对企业内部管理工作的进一步完善，这对于企业的市场竞争力提高也是十分有利的。

二、企业办公室管理工作的优化措施

1.提高企业办公室管理人员的业务素质水平

上述提到企业的办公室管理工作对于企业的总体经营发展来说是具有重要作用的，那么要做好办公室管理工作，就需要重视对办公室人员的教育和培训工作，因为办公室管理工作的主体是办公人员。对于企业来说，要尽可能的采用企业的有利条件来开展多样化的培训活动，鼓励办公人员积极参与其中，不断完善自身素质，例如上岗前的培训工作、各种技术等级的考证等等，促使办公人员的业务素质得到提高，可以对办公工作所涉及到各个方面有正确的处理，并且对企业可能面临的风险有正确分析。

2.进一步优化人力资源配置

在当前大多数企业办公室管理工作中，由于受到传统的计划经济机制的影响，导致工作开展在市场竞争中面临着被动的地位，实际所发挥的作用并不明显，基于此，就需要企业管理者改变企业管理的理念，树立新形势下的求真务实管理风尚，对办公室工作人员进行合理的安排和管理，实现办公室管理工作与企业实际生产活动相协调，达到精益求精的效果，同时还要对办公室员工的结构构成进行优化和改进，使之更贴近于现实的管理实际，而办公室管理工作人员也要进一步提高档案开发的意识，对于现行产业政策和决策动向有认真的把握和分析，使之具备实时的动态信息分析能力[2]。

3.对办公室内部机构进行合理分工

办公室管理工作对于企业的领导层来说，可以说是充当着一个辅助决策的作用，同时还可以起到连接上下级之间的作用，因此，从这方面来讲它就必须要具备有咨询、信息、服务等的多样化职能。那么要促进办公室管理工作的科学性，就需要对其内部结构进行合理的配置优化，把具体的责任落实到个人，细化工作分工，这样就可以大大降低管理工作中各种问题的发生机率，此外，在进行工作岗位的具体分配以及工作人员职责安排时，需要按照企业发展的实际状况，坚持最大程度的利用现有资源，实现对资源的高效率利用。

4.正确处理各个部门间的关系

如果从企业运营的整体角度来讲，办公室管理工作所充当的作用就是相当于工作枢纽，在它的作用下可以对各个部门之间的关系进行正确的协调，使部门间更好的进行配合合作，减少工作问题的遗漏点。在进行部门间的工作协调时，对于办公室管理工作人员来说，就要自觉主动的完成各项工作任务，拥有坚持不懈的精神[3]，同时还要把企业管理层会议中的各项内容和决策在第一時间传递到各个部门，能够对基层员工的工作情况进行客观的反映。

综上所述，在当前社会经济的快速发展推动下，作为市场主体的企业所起到的作用越来越重要。在企业经营管理工作中，办公室管理工作是重要的组成部分，它是企业内部各个部门间实现协调配合的重要保障，使企业各项经营管理决策更为科学合理，在新形势下对于企业来说，就要结合时代发展特点，采取有效措施提高办公室管理工作的质量和效率，减少不必要的管理问题产生，进而推动企业的健康稳定发展。

参考文献：

[1]聂海荣.办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].财经界.2014，（09）：285.

[2]董南北.优化企业办公室管理的途径探索[J].科研，2015，（18）：149.

篇15：中小企业办公室规章制度

河南世豪园林工程有限公司 综合办公室 2015年4月

办公室规章管理制度 第一章 总则

一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使办公室管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

二、本制度适用于公司办公室所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

第二章 职责范围

一、办公室管理人员直接受公司总经理领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。第三章 工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。第四章 办公室事务管理 1.文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。1.1 文件管理制度 1.1.1 管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。1.1.2 制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。具体到各部门，办公室行政口负责公司日常文件的归档；

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在综合办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由综合办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，经审核无误后综合办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由综合办公室保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理。

6、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。1.1.3文件管理流程设计

1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁 1.2文书管理制度 1.2.1 管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。

1.2.2制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、按照文书管理范围，综合办公室的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由综合办公室分类存档备查。

3、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

4、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。

5、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。1.2.3流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁 1.3档案管理制度 1.3.1管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。1.3.2 制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。1.3.3流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退 2.办公用品管理制度 2.1管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。2.2 制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：各部门将所需办公用品报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。3.会议管理制度 3.1 管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、建立例会制度，定时汇报工作完成情况。

3、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

4、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。3.2 制度规范

1、例会制度的建立是每月工作计划如期完成的基础和保障。每月月底（具体时间为每月最后一个周五的下午3点）召开例会，汇报上个月的工作完成情况，并根据具体情况对下个月的工作计划做出调整。

2、其他主体性会议，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

3、综合办公室根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。3.3 管理流程设计

会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理 4.清洁卫生管理制度 4.1管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。4.2制度规范

1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、阳台及其他纳入在内的区域。

2、值日生依据《清洁卫生值日表》在规定时间内做好所有清洁项目。5.工作时间管理制度 5.1 管理要点

1、为了保证公司的正常运营，为整个公司营造一个良好的工作环境制定本条制度。

2、该制度旨在通过公司的业务发展需要和当地政府法规的规定来制定公司的工作时间制度。

3、办公室管理人员为第一责任人，定期根据实际情况对工作时间进行调整。

4、本制度适用范围为公司办公室办公相关人员，工地工作人员按照工地需求自行安排时间。

5、公司严格按照本制度进行执行，有特殊情况的需董事长同意后方可进行调整。5.2制度规范 5.2.1工作日

公司作息时间如下： 时节

5月1日——10月1日（夏季办公时间）

9月30日——来年4月30日（冬季办公时间）

工作日

星期一至星期五

（如有变动另行通知）

星期一至星期五

（如有变动另行通知）

上午

8:0012:00

下午

14:0018:00

5.2.2迟到早退

公司将按照员工迟到/早退的时间作如下扣款： 迟到/早退时间

扣款

大于30分钟，但小于或等于4小时

半天工资

大于4小时

一天工资

5.2.3工作时间外出办事

员工因公务原因需要在上班时间外出办事的人，在得到直接主管的批准后在员工外出办事表上签注，方可外出办事。5.2.4请假制度 第一、请销假的审批及手续

请假应当根据请假手续及核准权限进行申请： ①请假不超过一天的，本人事先填写《请假条》，由本部门负责人审批。②请假一天以上三天以内的，本人事先填写《请假条》，经本部门负责人审查后，报总经理审批。

③请假三天以上的，本人事先填写《请假单》，经本部门负责人审查和总经理审核后，报董事长审批。

④经审批的《请假单》应当交综合办公室备案。⑤特殊情况的另行规定。

⑥员工休假结束后应及时到综合办公室销假，每逾期销假一天处以一百元罚款。⑦所有请假事由必须真实，如发现以虚假事由请假的，一经查实，即作旷工处理。第二、法定节假日休假

根据《劳动法》的规定，公司在下列法定节日，安排员工休假：

①元旦、春节、清明节、国际劳动节、端午节、中秋节、国庆节，公司依据国家法定节假日规定进行放假。

②特殊情况另行规定。

③根据国家政策，对法定节假日前后的周末可以实行调休。④法定节假日休假期间，员工薪酬、福利待遇不受影响。第三、带薪假

事假

①员工因私事必须本人处理可申请事假，每人每月可请带薪事假不超过三天。

②请事假应从严掌握，并按照请假审批权限报批。超过三天的部分，不享受公司的任何薪资、福利待遇。

病假

①员工本人因病、伤诊查，住院治疗和病休不能上班而请假为病假，每人每月可请带薪病假不超过三天（包括事假在内合计每月度不超过3天），公伤治疗休息的除外。

②请病假的审批及手续：

请病假的需填写《请假单》，并按照请假批准权限报批，事后向综合办公室提交镇以上医院的诊断书、病休建议书、住院手续等证明方有效。

员工因患急病，需在医院急诊治疗的，事后需凭诊断书、住院手续等凭证补填《请假单》报批，经批准的方为有效。

婚假

①员工本人的婚事，可请婚假三天，符合晚婚条件婚假为十天。婚假必须提前十天通知部门负责人和综合办公室。

②婚假期间薪酬福利待遇不变。

产假、护理假和哺乳假

①女员工产假为九十天，其中产前休息假为十五天。难产增加假期三十天。多胞胎生育的，每多生育一个婴儿增加假期十五天。产假必须提前三十天通知部门负责人和人力资源部。

②男员工在妻子生育期间可享受护理假7天，在外地的可适当给予在途时间。

③女员工产假期满身体经医院诊断仍未恢复健康，可请哺乳假至婴儿一周岁止，哺乳假期不计发薪资。

④产假和护理假期间薪资福利待遇不变。

丧假

①父母、配偶丧亡可给假五天。祖父母、兄弟姊妹及子女、岳父母丧亡可给假三天。其他直系亲属丧亡可请假二天。在外地的可适当给予在途时间。

②丧假期间薪酬福利待遇不变。

第四、其他

①本制度由综合办公室负责实施、解释。

②本规定自发布之日起试行。5.2.5纪律处分

员工有责任在规定的工作时间内准时到岗。如果员工不能在规定的工作时间来公司上班，其有责任在上班时间后半小时之内通知其主管（经理级及以上）并说明不能来上班的理由。符合下列情形的员工可被认为是在没有通知的情况下主动辞职，并且在他们的最后工作日解除和公司的劳动用工关系，具体如下：

（1）未经授权或事先通知的连续三天或一个考勤周期内累计五天工作日的缺勤。

（2）超过4小时（含）以上的迟到或早退到达连续三次或者一个考勤周期内累计达五次。

6、日常事务管理

6.1接待管理

第一条 来客接待是综合办公室的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁

（二）报刊收发整理

第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

（三）后勤管理

第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。

第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。

第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。6.2 其他事物

6.2.1 文化宣传管理

第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。

第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档 6.2.2 其他事务

第一条 名片制作、收发传真等其他事务。第二条 负责公司文书的打印复印工作。第三条 负责树木花卉的养护工作。

第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。附则