做好档案管理工作应树立的意识

关键词： 技术设备 查考 历史记录 单位

档案是单位在各项工作中形成的, 记录着过去活动的状况, 具有保存价值的各种形式和载体的历史记录, 是一个单位连续工作查考的凭证和生产活动及基础设施、技术设备建设的科学依据和参考材料。

一、树立责任意识

(一) 档案管理人员要善于利用各

种方式收集第一手档案材料, 确保真实、完整且富有时效性。同时对一些没有文号的文件材料, 也要重视收集, 如各职能部门上交的在执行或可执行的地方文件资料;党委、办公及专题会议记录、纪要、大事记、合同协议和关于本单位的宣传报道等, 应分门别类按一定的归档规则进行收集整理, 为今后进行经验总结和历史研究提供真实凭证和重要依据。

(二) 要本着认真负责的态度做好

文件保管期限的鉴别, 保证重要文件不丢失。如有的文件退出现行领域之后, 仍对今后的工作具有指导和借鉴作用, 那么应视其利用程度归为定期或永久存档;而有的文件完成了现行效用, 便失去保存的价值, 则应视为不归档文件, 可不保存;特别是对一些财务、技术维护类等专业性较强的文件资料, 档案管理人员不是很熟悉又难于判断保管期限的, 应咨询各职能部门, 了解文件执行的时效和利用的价值, 完成文件保管期限的鉴别, 若靠自己主观判断随意归档, 有时会带来无法挽回的后果。

(三) 要具备高度的责任感。

作为一名档案管理人员, 责任感体现在档案资料归档的细节之处, 归档前要认真细致检查每一份文件, 进行查缺补漏。核对文件的办理过程, 并将领导的批示和承办流程简要录入信息库, 使纸质档案和电子档案保持一致性。同时, 应将形成该文件的所有资料收集齐全, 发现有文件或附件借出未及时归还的要催要, 有关人员开会出差带回的文件未按时上交的要跟踪收回, 以避免长时间留在个人手中而遗失。当前期工作完成后, 才可对文件进行从“页”到“件”再到“卷”的整理、归档并入库。

二、树立学习意识

(一) 要加强规章制度的学习。

档案的管理离不开制度保障, 要学习各类规章制度, 明确档案在管理制度上、原则上和方法上的特点, 遵循档案管理的流程。以接收性档案为主的单位, 要按制度要求对接收的文件做好相关管理工作, 如按文件资料的接收、登记制度;明确机构、职能或机构、年度的分类方法;划分永久、定期保存和销毁三种鉴定方式;按照介质保存的技术要求进行纸质和电子档案存储的规定;档案归档、借阅和利用制度等等, 以达到科学、规范管理的目的。

(二) 加强理论和专业知识的学习。

要通过学习不断提升自身素质和智慧, 从而提高履职能力。档案管理对掌握新知识的要求越来越高, 要树立兴学崇实、与时俱进的理念, 以“新知识、新技能、新本领”为目标, 主动学习, 自觉学习。弥补知识不足, 适应新形势, 要广采博览各个领域发展的新情况, 增加知识储备, 使自己的知识结构从单一型、封闭型转化为综合型、开放型, 以适应时代和社会发展的需要。

(三) 要加强对信息化知识的学习。

随着档案信息化的到来, 计算机基础知识对档案的信息化处理具有重要作用。如电子文档录入登记、立卷归档、影音资料的扫描修复和存储, 都要求新时期的档案管理人员必须学习计算机的理论知识和实际操作, 熟练掌握现代化管理工具, 才能实现档案管理现代化, 提高档案的服务能力。

(四) 要学以致用, 把学习的成果科学地应用于实践本职工作中。

学习的最终目的在于指导实践, 在于实际工作中的应用。作为一名档案工作者, 要紧紧围绕中心工作, 着眼于对实际工作的思考, 让档案工作为中心工作创造条件, 提供服务, 相互促进。

三、树立法制意识

《中华人民共和国档案法》是档案工作者工作和行动的指南, 对档案机构及其职责、档案的管理、利用和公布及法律责任进行了明确的规定, 赋予了档案工作者的权利、义务和职责。《档案法》规定:“档案工作者应当忠于职守, 遵守纪律, 具备专业知识。”档案工作者具有对档案的管理、保密、负责接收、收集、整理、保管和提供利用的职责。2013年3月由监察部、人社部、国家档案局颁布的30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》更是作了明确阐述, 对到期档案不移交的、应归档而不归的, 管理责任不到位导致档案损毁损坏的, 出现安全事故的等等, 都给予警告以上的处分, 一直到撤职、开除。基层档案工作者是档案管理的直接责任人, 如果不认真学习领会法律法规, 就容易发生如不按照规定建档、将档案据为己有不归档、擅自提供、抄录、公布密级档案;违反安全保管制度造成档案损失、擅自销毁或不按规定程序销毁档案等行为, 侵犯了国家的法律, 也是一种违法行为。因此, 档案管理工作者要认真学习, 提高对档案法规的理解能力, 从思想认识、工作态度和实际行动上与档案法规保持一致, 运用权力, 负起义务和责任, 在日常工作中经常性地进行自我检查, 及时发现不足, 对照调整法律的意识角度, 保证执行方向的正确性和准确性。

综上所述, 充分认识档案管理工作的重要意义, 树立良好的意识, 才能“为党管档、为国守史、为民服务”, 做好档案工作。