浅论英语商务信函写作中的换位思考

关键词：换位体验思考心理

1 换位思考的概念及其在商务沟通中的作用

换位思考的实质就是设身处地为他人着想, 是人对人的一种心理体验过程, 是达成共识不可缺少的心理机制, 客观上要求我们站在对方的立场上体验和思考问题, 从而与对方在情感上得到沟通, 为增进理解奠定基础。

在商务沟通中, 特别是在跨文化的商务沟通中, 运用换位思考的方式, 从对方的角度和利益出发, 尊重贸易对象, 可以使传递的信息更加友善, 使沟通更具说服力、更专业且富有亲和力和人情味, 有益于树立良好的商业信誉。

2 商务英语信函撰写如何进行换位思考

商务信函写作中的换位思考要求信函撰写者从读者的角度出发, 重视读者想了解的信息, 尊重读者的心理感受。

2.1 多谈及读者, 注重读者的具体需求

读者希望了解是他们自身的相关利益会受到什么样的影响, 进行写作时应该主动提供此类信息, 满足读者的信息需求, 这样才能使信函更完整、更具有吸引力。试比较:

A:We are shipping your order of September 21 this afternoon.

B:The two dozen starter sets you ordered will be shipped this afternoon and should reach you by September 28.

A句强调了撰写者要做什么, 而忽略了读者所关注的信息。而B句契合了清晰、具体的写作标准, 告知读者具体的发货和预计到达的日期, 满足了读者的信息需求, 以有效的手段达到交际目的。

当撰写的商务信函中涉及读者的要求、订单或其他相关单证时, 要具体指明而不要泛泛地称为“你的订单或某某单据”。具体指明贸易对象的订单或要求会使商业信函显得友善。如

A:We acknowledge receipt of your letter dated July 8th, inquiring for the price of our silk products.

B:The desk chair you ordered May5th has been shipped this afternoon.

2.2 尽量不要谈及自己的感受

We are happy to extend you a creditline of$5000.

而利用换位思考的理念, 应改为:

You can now charge up to$5000on your American Express card.

后面的句子中突显了读者可以获得的利益, 表述比较得体, 因此在写这类信函时, 撰写者应保持一种中立而自然的情感, 以“通知”为目的, 减少情感的外露。而在表示祝贺或同情的信函中, 则应该遵循“一致准则”和“同情准则”, 将对方相应的感受表达出来, 形成情感上的共鸣, 促进交流的效果。

2.3 涉及正面情形时, 多谈及读者;涉及负面情形时, 保护读者自尊

在信函写作中谈及正面情形时, 叙述重点应放在读者上。如:

A:I provide health insurance to all employees.

B:You receive health insurance as a full-time P&G employee.

上面两句中, A注重反映I关心的问题, B句则运用换位思考侧重反映读者所权益, 强调有益于读者的正面情形。在正面情形下, 如果涉及的内容包含读者在内, 使用We将读者包含在内, 传递的信息更为亲和。

而在谈及负面信息是, 尽量委婉含蓄, 避免使用人称代词you, 以免让读者感觉受到攻击、侮辱或指责。试看下面一段催证信函中的示例:

You must be aware that the terms and conditions fo a contract once signed should be strictly observed, failure to abide by them will mean violation of contract.If you refer to our Sales Confirmation, you will see the clause reading.

上面这段文字虽然表述清晰准确、简洁完整, 但是因为使用人称you并且进行合同文字的引用, 会使读者产生指责、威胁的负面情感, 以至产生抵触。

另外商务信函应确保文字的非歧视性, 言语中不以性别、身体特征、种族、年龄或其他任何标准为依据对读者进行歧视。

2.4 强调积极信息, 减少负面信息

商务信函中难免会提到负面信息, 如还盘、索赔信函中, 提及对于读者来说的负面信息是不可避免的。告知对方负面信息时, 清晰、准确、直截了当显得更为真诚, 从而可以让读者严肃对待。

在信函写作中, 必须提到负面信息时, 应该提供负面信息产生的原因, 给读者合理的解释。在写作中, 尽量避免将负面信息放在开头、结尾或换页后的首行等突出的位置, 利用信函的布局来对负面信息进行弱化。

2.5 注意措辞语气和权力

商务信函写作的语气应专业但不僵硬, 友善但不虚伪, 自信但不傲慢, 礼貌但不卑微。在信函的写作中选用词语时, 应该对于词语的内涵进行分析, 有时词语中隐含的权势概念会让读者产生不舒服的感觉。

2.6 进行文字层面外的换位思考

在文章的内容、篇章构架、行文风格以及书信布局及纸张的使用方面都应该运用换位思考的方式。在篇章构建时, 应该将读者关注的信息突出, 采用事由和段落分标题的形式以便于读者把握信函所有信息要点, 行文语言要简洁易动, 便于读者准确把握信息, 达到准确的沟通效果。另外书信的布局和纸张对于达到良好的沟通效果也有一定的影响, 美观的布局、优质的纸张会让人对撰写者的细心、效率和周到产生良好的第一印象。

当信函正文内容不能囊括所有提供给读者的信息时, 应该以随函附件或另邮寄的方式为读者提供最完整的信息。

摘要：本文通过探讨如何在英语商务信函写作中采用换位思考的方式, 以确保商务信息传递的有效性。

关键词：英语商务信函,换位思考,礼貌原则