高校学生学籍档案管理信息化管理系统研究

关键词：扩大招生用来高校学生高校

高校学生学籍档案管理是用来保存和记录大学生在校期间的生活、学习、奖惩等历史记录, 更是社会和高校用来培养人才的参考资料。随着21世纪我国各大高校扩大招生, 学生人数逐年递增, 在此情况下高校学籍档案管理工作更为繁重。因此, 高校可通过信息化技术来改善此现象, 让学籍档案管理工作更具有先进性、科学性。

一、高校学生学籍档案管理具体作用

学籍档案管理是指高校管理人员对学生入校时所录入的信息进行管理并登记, 其中包含学生的入学时间、身份证号、姓名及家庭住址等, 通过学籍档案管理来记录学生的学习情况, 以此来助力其他部门获取学生信息。由于学生档案类属于机密文件, 需要根据规定程序进行传递, 因此高校需严格对其进行保管及管理。学生学籍档案管理在高校中基本分为两项工作, 第一项是从学生入学至毕业后所形成的具有一定保存价值的档案材料, 其中包含学生在校时期所记录的生活、学习、科研、实践等客观性历史资料。第二种是根据《普通高等学校学生管理规定》中所规定的高校学籍管理章程, 其中包含学生成绩管理、入学记录、注册记录、转专业记录、转学及休学、退学、结业、毕业等方面的记录。档案管理工作无论以何种形式进行管理, 它都将以记录信息为主要目的。当前我国多数高校在管理学生学籍档案方面过于传统化, 从而导致工作过程中出现许多阻碍。

二、高校学生学籍档案管理中存在的弊端

(一) 管理人员数量不足

首先, 本身社会中具有专业档案管理的工作人员数量就不足, 虽然高校为学生学籍档案管理配备了相应的部门, 也邀请一些人员进行管理工作。但由于人才专业能力较差, 数量较少, 无法满足当前高校所需人才数量, 且这些管理人员并不具备专业档案管理的能力及水平, 从而导致在进行管理工作中由于业务不熟练常常出现些许失误, 甚至有些工作人员在此之前毫无管理经验, 也没有接受过档案管理培训, 只能按部就班进行工作流程。其次, 二级学院中并不具备高素质学籍档案管理人才。当前我国高校不断深入改革人事制度, 对人才就业标准逐年递增。高校在聘请专业学籍档案工作人才时只能通过学生工作、教师辅导、行政人员的岗位来校内换岗或是进行院聘来解决, 但这些工作人员在工作过程中普遍呈现工作不稳定的现象, 且由于不是自己所擅长的专业, 无法集中注意力去更好的完成工作。同时, 外聘的工作人员在对学籍档案管理重要性意识十分浅薄, 从而导致部分人员对此不重视、不熟悉且不负责。甚至部分高校在档案管理工作中将学生学籍分散于班主任办公室、学工办办公室, 或是让学生自己来妥善保管, 从而导致多数学生学籍档案造成遗失或损坏现象, 让高校档案管理工作遭受到了一定阻碍和损失。

(二) 管理制度尚未完善

随着高校不断加强学生学籍档案管理工作, 在管理过程中成立了完善的档案管理制度, 并对管理人员提出更为可行的合理意见, 明确各个部门所管理的职责范畴。但从实际来看, 其管理制度仍然缺乏细节化操作, 且专业水平并没有因此增强。本身学生档案中记录的东西十分繁杂, 且具有庞大的信息量, 管理人员需要从中辨别出具有价值的资料信息进行保存, 这项工作对于个人来说十分巨大。但由于多数高校二级部门对学生学籍档案管理工作并不是十分清楚, 如管理工作中的实体分类、序列编排、体系结构及类目设置更是十分茫然, 只能够像院校递交当前存在的档案, 对其具体管理需求、管理模式、归档要求、整理要求并没有产生足够重视, 且个人水平也不足以完成这项任务。此外, 高校学生学籍档案管理人员在整理和收集学生档案的过程中略显吃力, 由于档案管理人员常常被动等待其他部门对其信息进行整理, 并递交给档案管理人员, 从而导致该材料错失本应递交时间, 常常拖延至半年甚至一年才成功递交。这种人员工作流程的问题变动, 将会导致部分具有非常重要价值的信息数据出现遗失现象。

(三) 信息化水平较低

自我国高校开始不断拓展招生数量后, 2000年左右高校全日制在校生已不足6000余人, 但2010后高校全日制在校生突破至30000人左右, 这项数据对于高校的冲击十分巨大, 学生人数的急剧递增导致高校学生学籍档案出现膨胀现象。不仅如此, 由于学生生源来自全国各地, 其档案管理更是设计到学生部门、教育部门等多数相关部门, 在此情况下, 我国多数学生学籍档案管理还处于使用纸质材料进行资料收集时期, 十分抵触管理部门为其提供的电子信息收集材料, 认为这项工作措施具有一定风险性, 不仅不易保存, 且十分容易遗失。如若高校一直将信息收集数据置放于档案房间内, 不仅不利于保存, 且分析起来十分困难, 例如某高校将档案存放于300平方的房间内, 自2000年至2010年, 前后十年该档案存放房间扩张至1200平方米左右, 且学生学籍数量更是逐年递增。可以预见, 如若高校要分析近十年的学生信息需要多大的工作量。由此可见, 大数据背景下, 以往高校档案管理工作流程已经不能满足于现代招生规模, 高校档案管理工作必须耗费资源通过信息化技术来进行管理, 以此提升高校档案管理工作效率。

三、高校学生学籍档案管理信息化建设路径

(一) 加强档案管理重视

高校学生学籍档案的作用是高校和相关部门用于进行分析和数据统计的参考资料, 更适用于社会聘用、选拔及考核人才的所依据的必备信息, 类属于归家机密文件。只有有效、客观、真实的学生学籍档案才可以向高校和社会反馈出学生在校期间的学习情况和行为品德, 以此作为科学聘用、选拔及研究人才的客观反映数据。因此, 高校应加强学生和教师对学生学籍档案的认识, 让其明白学生档案的重要性, 知晓学籍档案将会影响学生的就业情况, 高校教师是否准确对学生做出学习评价也会影响到学生日后的工作、学习及生活, 他们是参与学籍档案的主体, 更是其数据来源。例如在学生入校后, 高校会安排学生填写学籍信息卡, 用来记录学生的个人信息、学习背景、家庭情况、教育情况及亲人联系方式, 并由高校教师在年终时对学生进行评价。由此可以看出, 只有高校教师及学生对学籍信息档案具有明确认知, 并了解其重要性, 才能够在面对档案形成环节时保持严谨的行为与思想, 公正且客观的去完成档案填写, 以此形成具有真实性的客观学籍档案, 保障该档案中的任何信息都具有客观性、可利用性、完整性及真实性。

(二) 提升管理人员能力

首先, 高校应积极建设专业学籍档案管理队伍。档案管理工作在实际工作过程中需要专业人员具备高超的信息技术能力, 如序列编排、类目设置、体系结构等系统操作, 如今我国IT技术发展十分迅速, 且多样化的操作方式令人们难以完全掌握, 且大数据、云计算等高科技技术的突破更是让档案管理人员应接不暇。因此, 大数据背景下高校应积极将信息化技术与档案管理工作相结合, 构建完善的高水平学生学籍档案管理队伍是势在必行的。其次, 高校应积极展开管理队伍学生学籍档案信息化技术培训, 根据当前信息管理人员制度策划培训方案, 由于二级单位内安排专业档案管理人员难度较高。因此, 高校可通过培训的方式来强化档案管理质量, 招聘本科学历以上的档案管理人员进行工作, 因为他们无论是从工作能力或是思想道德方面都具有可塑性, 高校通过培训来指导他们学习信息化档案管理效率会非常高, 可完胜档案管理工作。最后, 高校需要设立档案管理工作人员考核机制, 由于学生学籍档案管理工作属于教学辅导工作, 一般高校对此没有加以重视, 因此该部门工作人员在评职、晋升方面较其他部门少很多, 且外聘的二级单位工作人员本身待遇较低, 更严重缺少晋升机制及评职称的机会。从而导致高校大量流失学生学籍档案管理人才, 高校应慎重考虑人才流失问题及工作人员晋升问题。

(三) 完善档案工作制度

高校在发挥其学生档案管理工作功能时, 应积极成立档案管理部门, 该部门主要负责根据近年来我国所颁布的有关档案管理类的法律法规, 以此结合本校实际情况来制定符合档案管理流程的具体实施规则, 以此保障学生学籍档案能够妥善置放、等级、保存, 并采取二级档案工作人员的建议, 达成上下部门协调统一, 让高校学生学籍档案管理工作更具有规范性、严谨性。此外, 高校还应积极强化二级单位在档案管理工作中的效用, 通过定期检查信息平台中学生学籍档案、对二级单位进行指导和帮助, 以此妥善存放学生学籍档案, 便于高校与社会用来参考, 在发现问题时需要及时整改, 让其管理工作不留死角。高校还需监督档案管理工作开展质量, 以此确保学生档案不会由于二级单位个人失误造成损坏或遗失。

结束语:

近年来, 我国高校已经逐渐意识到学生学籍档案管理工作的重要性, 也认识到学生学籍档案关系到学生的信息及社会选取人才的参考数据。因此, 高校应积极加强校内师生及工作人员对学籍档案的重视, 并由专业人员对档案管理人员进行培训及指导信息化技术, 以此提升档案管理人员的工作能力, 而后通过管理部门对其监督工作完成质量, 以此保障学生的档案在信息化技术的应用下发挥应有功效。

摘要：以往高校在学生学籍档案管理方面一直通过纸质材料来收集学生个人信息数据, 随着信息化技术的不断突破, 高校在新形势下应转变以往管理方式, 通过信息化技术来强化其管理效率、质量, 并选取和培养符合档案信息化管理人才, 形成有制度、规划、目标的档案管理部门, 以此有效解决繁重的档案管理工作。本文阐述了高校学生学籍档案管理中存在的弊端, 并提出相应解决策略, 以期有效促进高校通过信息化技术来强化其工作效率。

关键词：高校学生,学籍档案,信息化管理