事业单位档案管理信息化建设探究

一、档案管理信息化建设概述

档案是事业单位全部工作和活动的真实记录, 体现了事业单位的成长与发展全过程, 是事业单位前行和各项工作有序开展的重要信息资源, 对事业单位绩效的产生有着显著影响, 是提升事业单位绩效, 科学管理事业单位的可靠保证。而档案管理的信息化建设, 则是顺应当前社会的信息化发展趋向, 以信息技术的广泛应用为主导, 以档案信息资源建设为核心, 以信息人才为依托, 构建档案信息、法规、政策、标准相统一的综合体现, 从而革新以往的档案管理工作, 促使事业单位档案管理工作从传统模式向信息化模式转变, 真正实现事业单位内部档案管理的现代化、科技化和信息化。

二、事业单位档案管理信息化建设现状

(一) 思想重视不足

除却物质方面的保障和技术方面的支持外, 事业单位领导和相关人员对于档案管理信息化建设的重视与关注是推动其发展的一个重要因素。随着档案的日益增多, 档案管理工作的难度也逐日加大, 事业单位的档案使用者从总体上对档案工作的重要性都能准确地认识, 并通过努力促使档案管理工作不断迈上正轨。由于缺乏相关领导的关注和重视, 一些事业单位档案管理信息化建设的目标也就一直未能达成。

(二) 资金投入短缺

事业单位档案管理信息化建设的有序推进离不开良好的软硬件环境的支持, 而这就对资金投入提出了一定的要求。这就使得大多事业单位的档案管理工作仍局限于传统的人工管理阶段, 推进工作任重而道远。

(三) 专业人才匮乏

在当前的事业单位中, 档案管理工作往往由档案管理部门进行, 由于缺乏专业的培训和细致的讲解, 加之人员年龄结构普遍偏大, 档案管理人员很难适应档案管理信息化建设要求, 大多沿用传统的管理模式, 在管理工作方面以人工管理为主, 缺乏对科学管理档案的认知与水平。与此同时, 这些管理人员在计算机软件方面的专业知识较为匮乏, 一些管理人员仅能掌握简单的录入和查找工作, 对档案管理信息化技术的运用能力不高, 难以跟上日益更新的科技步伐, 不仅造成档案管理工作效率不高, 还致使事业单位的档案管理信息化建设进程迟滞不前, 严重影响了其长远发展。

(四) 相关软件缺失

在现代科技的冲击下, 信息化已成为档案管理工作的主流趋势, 也是各单位改进和完善档案管理工作的风向标。对事业单位而言, 合理应用管理软件, 不仅能够有效提升档案管理的效率, 还能降低人工管理造成的错误率, 便于长期使用。这也就使得事业单位的档案管理工作无法获得齐备的软件所带来的便捷与效率, 滞缓了整体的信息化进程。

三、完善事业单位档案管理信息化建设的建议

(一) 提高思想认识

随着事业单位各类档案的不断增多, 相关管理人员面临着日益艰巨的档案分类、编目和检索等任务。而这就需各单位领导加强思想重视, 从传统的注重人才和效益的观念中走出, 认识到加快档案管理的信息化进程已成为当务之急, 尽快规划出档案管理信息化建设进程的近期、中期和长远目标, 为事业单位档案管理工作的全面改进与提升构建科学合理的机制, 确保事业单位档案管理信息化建设事业能够有序推进。

(二) 加强资金投入

相关软件的引入和专业人才的培养工作都离不开坚强有力的资金支持, 而这也是推动事业单位档案管理工作的重要保障。与此同时, 事业单位自身也应尽量缩减不必要开支, 以使得档案管理工作有足够的经费, 完善档案管理技术所必须的各项软硬件, 从科技和技术角度切实推动事业单位档案管理的信息化建设进程。

(三) 加大人才培养

充沛的人才队伍是实现事业单位档案管理信息化目标的重要保证。为此, 就需通过加强技术培训, 调整人员结构等举措提升档案管理人员的综合素质, 强化计算机知识的普及, 提升其道德水平, 不断加强其对于相关管理软件的适应和了解程度, 以切实保证档案管理人员在知识、技能和道德素质等方面适应日益提升的岗位需求, 通过人才队伍的建设大力推进档案管理信息化建设。

(四) 合理引入软件

实现档案管理的信息化建设目标, 离不开相关软件的支撑。同时, 为了更好地满足本单位的软件管理需求, 事业单位除了配备常规所需的软件外, 还应及时对管理人员进行培训, 使之能够适应信息化管理工作需要, 尽快投入到新的工作模式中来, 全面实现和不断完善事业单位的档案管理信息化建设水平。

四、结语

事业单位的档案管理信息化建设工作是一个系统而长久的过程, 要改变事业单位档案管理工作仍局限于传统管理模式方面的现状, 就需从存在问题入手, 这除了需要相关单位和领导的高度重视外, 还需要得到资金、技术、人才等方面的全面支持, 通过软硬件环境的改进切实革新传统的管理模式, 实现由传统向信息化的顺利转变。

摘要：随着经济社会的发展进步, 我国事业单位也处于稳步前行和发展中, 在此之下, 各类档案不断增多, 如何合理归置和管理档案成为影响事业单位工作顺畅与否的重要因素。本文从档案管理信息化建设的概述入手, 对事业单位当前在档案管理信息化建设方面存在的问题进行剖析, 并就如何完善事业单位档案管理信息化建设提出可行对策。

关键词：事业单位,档案管理,信息化