关于档案开发利用工作的探讨

关键词：顺应时代企业

现代化档案开发利用是顺应时代发展潮流, 站在科学化发展道路前沿的信息管理技术, 作为管理工作信息的有效途径, 不仅能为企业提供便捷的服务, 提高企业的办事效率, 还能为企业谋取经济利益。因此, 加强档案开发利用工作是建筑装饰行业发展过程中的一个重要环节, 有利于进一步发掘更加全面的信息资源, 从而为建筑装饰行业带来更加丰富的创作灵感。

一、建筑装饰行业特点分析

建筑业是我国国民经济五大支柱产业之一, 建筑装饰行业依附于建筑行业的发展, 但是从其总体来看又具有着独特的行业特点, 从业者的不断增多, 行业竞争的日趋激烈性以及行业市场的不断成熟等, 均为我国建筑装饰行业自身市场结构的不断完整提供了基础条件。装饰行业作为一个古老而新兴的产业, 包括公共建筑装饰装修和住宅装饰装修, 其所需要技术主要是传统的施工现场手工制作和组装技术, 是比较典型的劳动密集型服务业。二十年来, 随着城市化进程的推进, 建筑装饰业一直保持调整的发展状态。

二、档案开发利用工作的重要性

档案是信息资源。建筑装饰企业要在市场上站稳脚跟, 进而发展创新, 就需要不断从项目施工中收集各种数据和资料, 并进行研究开发。每个项目工程的施工, 一般现场临时变更等, 都有可能成为一项先进的施工工艺诞生的前身, 从而在建筑市场上全面推广运用, 使企业受益, 也使社会受益。因此, 档案工作做得好坏, 档案资料的收集是否及时、齐全, 管理是否科学, 对企业新技术的应用, 新工艺的开拓有直接影响。

1.建筑装饰施工过程中, 产品的购置、保养与维修所设计的相关信息资料都被记录在案, 如有需要, 企业可以及时提供。这样有利于提高建筑装饰行业的工作效率, 方便财政清算。另一方面, 会计档案在建筑装饰交易中所提供的财政凭证作用显得更加明显。在物资分配、财产结算、财务报表等方面都有证可查, 搞清楚账目, 这样有利于避免建筑装饰企业的亏损。

2.档案信息本身不直接产生经济效益, 但它一旦被利用, 就能为企业解决各种纠纷, 减少不必要的损失。如一份详细全面的用工合同, 可减少许多因分配、调动而带来的劳动争议;一本认真的施工日志, 可减少一些不必要的重复劳动, 也为项目建成后的维护提供了重要的依据。由此可见, 档案不可能直接经济效益, 但在应用的过程中, 它可以产生新的效益, 因此, 档案是企业的无形资产。

3.档案编研是档案为生产经营决策工作服务的一个重要方面, 是创新档案工作的内容之一, 围绕企业工作重点, 积极开展档案编研是经济体制转换, 实行现代企业制度过程中, 企业发展的客观要求。如在编研专题信息方面:开发科技信息, 帮助企业引进开发先进技术产品;开发经济信息, 为企业结构调整服务;开发市场信息, 为企业提供营销机会;开发法律信息, 为企业维护合法权益服务;档案管理人员利用档案资料先后编写《广东省建筑装饰工程有限公司制度汇编》、《公司组织沿革》、《公司大事记》等为企业领导和技术人员的决策和参考起到积极作用。

4.根据档案的信息资源我们可以为那些提前退休的员工提供书面证明, 保障他们的下岗后的物质生活, 这样有助于建筑装修行业的可持续发展, 在整个建筑市场的地位得到了一定程度上的巩固。

三、关于加强档案开发利用工作的有效手段

(一) 做好档案开发利用的宣传工作

由于档案部门长期处于封闭或半封闭的状态, 致使施工方对建筑装饰行业的信息资源无法进行高效使用。因此档案部门要做好宣传工作, 完善管理系统, 普及档案信息资源对于建筑装饰行业的珍贵价值所在, 从而提高档案的利用率, 以为建筑装修行业提供更多便利。

(二) 全面提高档案信息利用率

顺应信息科技的进步趋势, 以网站为载体, 进一步建立起一个快捷的检索系统, 实现档案信息资源的数字化和数据库化。加强档案信息网络系统的服务能力, 提高建筑装饰行业在档案信息管理领域查找所需资源的效率;勇于突破传统观念中对档案信息传播的多重束缚, 加大建筑装修行业的档案信息资源密集度, 以提高查询信息的成功概率;将原始的信息传播方式与现代网络资源相结合, 充分利用好多方媒介, 拓展建筑装修行业获取档案信息的有效途径。

(三) 改革传统的被动服务形式

要做到与时俱进, 剔除原有的被动服务形式, 注入新的设计理念, 在推动档案利用与开发的过程中做到积极主动地为建筑装修市场服务。要树立超前服务意识, 树立良好的企业形象, 以获取更多客户的青睐。

(四) 借鉴客户“反馈”意见, 改进档案利用与开发工作

通过反馈信息资源开发利用所产生的结果, 进行分析研究, 可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。如今在互联网高速便利的情况下, 要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新, 引进、消化、适应信息技术的成果, 使档案人员拥有广博的知识, 有效利用各种新科技手段, 使档案利用不仅仅局限于小小的档案室内, 让档案利用者可以在千里之外能快速高效地利用档案。让档案作用充分体现在企业生产经营的各个方面, 各个职能部门中。

四、档案开发利用的新趋势

(一) 档案内容向多元化方向发展

因为对于档案信息资源的利用率加剧, 涉及范围内容也越来越广泛, 为了更好更全面地向利用者提供优质服务, 必定要求档案馆丰富馆藏并且向着多元化方向发展, 使得档案内容更加综合性。利用者可以借助网络查询, 可以按照档案信息的主题词进行查询利用, 也可以通过地点、人物、时间等多个检索类别进行查询利用。

(二) 档案管理向科学化、现代化方向发展

随着档案馆藏内容和数量逐渐增多以及利用者对快速便捷、准确无误查阅档案需求的日益迫切, 利用当代先进的方法管理档案和科学技术理论, 以促进提高档案管理技术的现代化水平, 使档案管理达到最优化的效果, 一定将会成为未来档案开发利用的一个重要趋势。用户可以通过数据交换、电子邮件、数据库查询等多种方式获取档案信息。

(三) 档案利用向电子化、网络化方向发展

随着计算机技术和信息通讯网络技术的普及以及电子文件的大量涌现, 档案信息的开发利用一定会发生根本性的变革。档案的开发利用将会慢慢向着网络化、电子化的方向发展。与此同时, 多种多样的档案信息可以通过计算机网络进行有效传播, 利用者不用出门就坐在家里或者办公室内, 就可以借助计算机网络技术实现对档案信息的异地检索和查询, 并且能够依据自己的实际需要, 自由地查找信息、阅览资料、下载所需要的文件档案信息, 这就是所有档案用户都期望得到的满意服务, 打破了以往的时间、地点以及国别的界限。

五、结语

综上所述, 不难看出当代档案开发利用工作的重要性, 尤其是对建筑装饰行业影响深远。必须善于利用档案信息资源, 创新管理档案工作, 将对档案的开发与利用作为一个重要的战略任务提上日程, 给予充分重视, 加快建立起科学的完整的档案系统, 从而在为建筑装修行业谋求巨大经济利益的同时也能获得更多的社会经济效益。总之, 开发和利用档案信息资源, 是档案部门生存与发展的需要, 也是建筑装修行业蓬勃发展的智力支持。

摘要：在上个世纪计划经济占主导地位、生产力水平较低的社会背景下, 国有企业对档案的开发与利用工作都不甚重视。随着社会主义市场经济的确立和发展, 也随着第四次科技革命的不断推进, 对建筑装饰行业的档案开发与利用工作在建设现代企业过程中发挥着不可替代的重要作用。本文通过梳理我国建筑装饰行业的发展脉络, 并结合其发展特点, 着重探讨关于档案的开发利用工作。

关键词：档案开发利用,建筑装饰行业,问题探讨,解决措施