第一篇:公司费用报销管理办法
公司费用报销管理制度
一、目的
为了加强公司财务管理,强化费用控制。
二、适用范围
河北XXX——费用报销管理。
三、职责
1、财务部负责制度的制定;
2、各部门负责按照制度执行。
四、费用报销规定
1、费用报销审批权限:
公司的费用开支均由各部门经理负责审核,财务部核实,但最终批核权由总经理审批。
2、如遇总经理外出,又急需于支付时,可按下列情况处理:
费用在500元以下的,经部门经理审批后,财务部可予以先行报销;
费用在500元以上的,先由部门经理向总经理报告,再由总经理口头(电话)或书面(传真、E-mail)指示财务人员先行处理。
以上两种情况,财务部必须待总经理回来时,再将有关单据交给补签。
3、具审批权限的人员,不得签涉及自己的费用,其费用则由其上级主管人员负责签批。
4、所有的费用开支必须先获享有审批权人同意,才能实施。不得“先斩后奏”。
五、费用报销流程:
1、当费用发生后,受款人必须在三天内填写有关的报销凭证,并办妥本部门的审批手续,再送往财务审核,超出3日的费用不予报销,责任自负。
2、.财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据,重点要审查其内容是否真实合理,计算是否正确无误,手续是否完备无缺,有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时,财务部应当拒绝受理,并退回当事人重新办理。情节严重的,必须立即报至其部门经理及总经理知晓。
3、由受款人按规定填写好《费用报销单》,交部门经理审批;经财务部审核无误的单据,由财务部送给总经理签批。
4、财务部在收到经获总经理,部门经理(500元以下)批核的单据时,应当尽快,足额地支付有关款项给受款人,并在费用统计表上签收领取金额款项。
5、受款人到财务部领取款项,在收款时,应当面点清款项,并在费用统计表上相应领取的金额栏内签字确认。
六、借款事项:
1、当事人因公办理涉及到费用需借款,必须填写借款申请单。
2、借款时写清借款的理由或用途,当日借款金额在500元(含)以内的经部门经理审核、审批。借款金额超过500元时,除完成以上程序外,还须上报至总经理报准后方可支付。
3、借款人在办妥相应的事项后,应及时办理报销手续,尽速与财务结算清楚。
4、借款人在财务处已有借款没有还清时财务部有权拒付二次借款。
5、当借款人不及时结清借款之项目时,财务部有权从薪资中抵扣。
七、重点费用有关规定:
1、工资: 每月15日为薪金发放日。
①、薪资计算周期,每月1日至最后一日为一个月周期,每月25日后入职当月不发放薪资,计入下一个月薪资内。
②、公司行政部在每月6日前,将上月各部门员工的“考勤工资”上报财务部。
③、财务部在每月10日前,将所有员工的工资计算完毕,并交总经理签批。
2、交通费用及其他费用报销规定:
员工在市内交通费及其他费用根据实际情况,由经手人到行政部申领报销单据,经部门经理核实批准签字后,按经手人提供的合法发票实报实销。
3、交际应酬费:
①、一般人员不能以任何理由请客送礼,确因需请客送礼,应当掌握分寸,发生金额在100元以下,事先须经部门经理同意。如发生额在200元以上/餐次的,必须先获总经理的批准。
②、一次的金额应控制在人均50元以内,如发生额在500元以上的,必须有证明人签字。
4、市内交通费: ①、经部门经理批准,因公外出的车费、油费(仅限公司车辆)可实报实销;
②、无特殊事由交通工具均以公交车、地铁为主;如遇紧急情况和恶略天气可以乘坐出租车。
④、其他特殊情况,总经理批准。
5、费用报销的有关规定:
①、每次报销费用,必须在事项结束起3日内完成,特殊情况一周内完成,过期财务部可不予报销。
②、有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写,具体要求如下:
●报销凭证一律使用黑色水笔或钢笔填写:
●报销人姓名一律使用中文字书写,字体要清楚。
●所属部门按报销人所在部门的名称填写:
●填报日期按填写当日的日期填写:
●附件张数按所附单据数量填写:
●大、小写金额必须填写一致,不得涂改:
●发票、收据必须分开填写有关“费用报销单”;
●凡涉及购物或非本人事项的报销,必须有本部门同事作验收或证明人的签名;
●如填报未符合上述要求,财务部有权要求经办人重新填报。
●所有费用报销,必须凭“发票”或“收据”为原始凭证,如确实无法取得原始票据的,须以“支付证明单”代替,并必须注明未能取得票据的原因。
●如遇有票据丢失的,将视同没有发生费用,相关的损失由票据丢失人承担。
●所有票据必须真实,如发现作弊时,财务部将按票面金额的两倍处罚当事人。
6、关于办公用品的采购及维修:
①、各业务部门及各分部所需采购办公用品必须于每月10日前上报行政部,由行政部进行审核汇总,上报总经理审批。
②、行政部根据审批采购计划,填写“借支单”,到财务部借支采购。
③、所采购的物品必须统一保管,领用物品时填写领用表。
④、办公设备的维修,要求事先申请到行政部备案,由行政部负责,请专人维修及购置维修所需物件,各部门无权自行处理。
7、其它
7.1本规定由财务部制订并归口管理;
7.2本规定将会根据公司实际情况随时修订;
7.3本规定自签发之日起实施。
财务部
2017/10/17
第二篇:公司费用报销管理制度
一、目的
为加强对市场人员费用管理力度,确保市人员更好开展工作,有效节约用
成本,特制订本制度。
二、适用范围
本制度适用于市场部及其它相关部门。
三、出差管理
1、员工因公出差,必须填写《出差报告》和《员工外勤单》,经部门经理同意后,报市场总监批准(可电话确认)。
2、员工出差结束三日内必须完成《出差报告》的《出差总结》部分。
四、差旅费
差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用,具体包括:在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。
1、员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。
2、特殊情况,经公司领导批准后,可选择飞机。
3、违反公司规定使用交通工具,一律按火车票报销(超出部分由个人支付)
4、市场交通工具应使用公交车、中巴等,如因特殊情况,可以乘出租车,但需在票据上注明起始地点和原因。
5、员工出差期间,标准内住宿费用实报实销(但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用)。
6、员工外出期间产生的公务费,如邮电费、文件复印费、传真费等,实报实销。
7、办事处主任、部门经理的手机话费在公司报销标准内,扣除私人话费,实报实销。
五、备用金管理
1、根据工作需要,员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金,借支额度根据实际城要确定,由总经理签批。
2、备用金借支后应及时冲帐,备用金占用时间应不超过15天,如遇特殊情况不能按时冲帐,可书面申请,经总经理签字同意后方可延期,但最长不可超一个月。
3、对于长期占用备用金的,财务部将从员工的个人收入中扣减,直到完成冲销,在此之前不允许再借支备用金。
六、报销管理
1、驻外人员原则上每月报销一次,各办事处人员的报销票据由各事业部总监签字后交由出纳审核。
2、费用报销单应严格按公司要求妥善贴好,不符合标准,或填报单据不符、金额不符、重复报销,一律退回业务人员。
3、单据报销规定填写和粘贴方法:
差旅费报销单
a、填写内容按照《差旅费报销单》单上的要求填写。
b、粘贴注意事项:将各类车标按面额的大小分类粘贴,并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。
费用报销单
a、填写内容按单上的要求填写。费用一般是指销售人员在工作中所产生的办公、餐费
等(不含差旅费)。
b、粘贴注意事项:原则上只报销发票,无发票,需事先向财务说明情况。或以其他票据充抵,但需要票据背面注明情况。
c、充抵票据与正式发票分别张贴。不能在一个报销单中报销。
此制度适用于公司全体员工,本制度解释权归财务部。
第三篇:公司行政类费用报销管理办法
目的:为了进一步加强管理,控制成本,规范各项费用开支及报销程序,结合公司实际情况,
特制定本办法。
范围:公司所有部门
内容:
1、公司行政类费用报销的时间为每月的15日 (报销上月的),若15日是周日或法定节假日则顺延至下一个工作日。
2、外出办公或业务产生的费用(如公交车等)要有票据且票据不能是连号,外出业务人员要规划好行车路线,合理控制费用。
3、非紧急事情或遇不可抗力的情况外,外出人员原则上只能乘坐公交车。
4、若外出工作到22:00后,无公交车的情况下,在得到上级领导的允许后,方可乘坐出租车。
5、外出采购物品时要货比三家尽量选择物美价廉的物品并要求开出发票或收据,如无发票或收据要第一时间向财务部门作情况说明。
6、任何需报销的费用必须要有相关的票据凭证,无报销凭证视为自动放弃报销。
7、特殊情况需提前预支费用的要用“借款单”预支,填写时要字迹清楚、简洁明了。向财务收回“借款单”时要有相关的报销凭据为证。
8、填写费用报销单时要字迹清楚、工整,如公交车票据较多可在A4纸张上粘贴,票据的反面要写明日期、起始点、终点等有效信息
。
9、出差时的相关费用参考《公司出差管理制度》执行。
10、费用报销单要经过部门经理审核后签字确认,并有总经理批准方可生效。
请各位同仁知悉
致礼
青岛智晟源贸易有限公司
行政人事部2012年9月18日
第四篇:公司财务费用报销管理制度
为了加强公司的财务管理工作,统一各部门的报销程序及规定,提高财务管理水平,现结合公司的具体情况,特制定本制度。
1、借款报销的审批权限
1.1 公司员工因工出差借款或报销,由各部门经理审签后,报公司财务部门审核,并送公司总经理批准,方能借款或报销。凡有审签权限的部门经理须在财务部门签留字样备案。
1.2 员工出差预借差旅费应填写“借款单”,并注明借款事由及行程,按规定程序报批后,到财务部门预借差旅费。
1.3 员工出差返回后,填写“费用报销单”,按规定的时间及审批手续到财务部门报销。
2、员工差旅费报销标准。
2.1 员工出差分 “长途”和 “短途”两种,即当天能往返的为 “短途”,出差时间在一天以上的为 “长途”。
2.2 出差地点区分为1类区,2类区,港澳台地区三种,即:
二类区:特区、上海、北京、广州等地;
一类区:除二类区以外的地区。
2.3 出差住宿费报销标准:(元/人/天)
职务 一类区 二类区 港澳台地区
一般人员 首日 10080 首日 150120 总经理批准
主管、工程师级 首日 150130 首日 220170 400HKD
部门经理级 首日 250200 首日 300250 500HKD
公司副总经理级 250 300 600HKD
2.4 出差补助标准
2.4.1 员工短途出差视同出勤,不再享受出差补贴。(深圳市外的短途出差,可享受15元/人/餐的伙食补贴)。
2.4.2 长途出差补助标准:(元/人/天)
职务 一类区 二类区 港澳台地区
一般人员 30 40 100HKD
主管、工程师级 40 50 100HKD
部门经理级 60 80 150HKD
公司副总经理级 100 150 200HKD
2.5 员工出差交通报销标准
2.5.1员工出差乘坐交通工具:公司副总经理及以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱;部门经理级:可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船三等舱,乘坐飞机需报总经理批准、乘坐软卧仅限正职;其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱、乘坐飞机需报总经理批准。
2.5.2员工长途出差交通费,经理级(含)以上人员的陆路交通费可实报实销;经理级以下人员原则上不得随意乘坐出租车,如有特殊情况需乘坐出租车时,需经总经理批准后,方可报销。
2.5.3 员工在本市内出差,只报销公交车票公交车票除二人及以上同行外均不得连号。无特殊情况,不得报销出租车票。
3、员工差旅费报销规定:
3.1 住宿费,交通费按规定标准执行,超标自付(如有特殊情况需总经理批准方可报销),
节约归已。
3.2 膳食费按规定标准领取,不得报销与此相关的费用。
3.3 通讯费以邮局凭证报销。
3.4 交际费用由领导核定并填写客餐报销单,经总经理批准方可报销。
3.5 短途出差不享受住宿补助。
3.6 出差人员无住宿费用时,则可按住宿标准的50%领住宿补助。
3.7 员工出差返回后于5个工作日内报销,未按规定时间报销的,财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费,待报销时再行支付。
3.8 超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据,财务部门不予报销。
3.9总经理有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询,如有虚假行为公司将按情节轻重处罚。
5、财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督。
5.1 公司员工因公借款,必须办理借款申请单。出纳根据内容填写齐全,完整的借款申请单,付款,出纳、收款人必须在付款凭证上签字。
5.2 公司预付款项,必须根据合同或协议办理付款申请单,经财务审核并报总经理审签后办理付款;付款手续不齐备的,不得付款。
5.3 备用金和预付款的使用,必须依照下列规定:
5.3.1 具有规定的用途,期限及限额;
5.3.2 在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销;用现金或支票进行零星采购的七天内报销;通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。
5.3.3 以上各项支出,原则上前款不清,后款不借。
5.3.4 对违反规定用途和不符合开支标准的支出,财务不予报销。
5.3.5 对无正当理由超过规定期限,未能报销而又没还款的备用金,若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二;三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三。在次月工资中扣回本息。
6、原始凭证的审核
各项报销的原始凭证,经各部门经理审签后,报财务审查其合法性并送公司总经理批准。
7、原始凭证应具备的内容:
7.1 凭证名称;
7.2 填制凭证的日期;
7.3 填制凭证单位的名称或填制人的姓名;
7.4 经办人的签名或盖单;
7.5 接受凭证的单位名称;
7.6 经济业务的内容;
7.7 数量、单价和金额;
7.8 各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖单;对外开出的原始凭证,必须加盖单位公章,其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。
8、对原始凭证的技术性要求:
8.1 凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。
8.2 购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明。需入库的物资,必须填写出入库验收单,由实物保管人员按计划或合同验收后,在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外,必须交给实物保管人员或使用人员进行验收,并在凭证上
签章。
8.3 支付款项的原始凭证,必须有收款单位或个人的收款证明以及签字,有审批人签字,并有付款的依据。
8.4 职工因公出差借款的借据,必须附在记账凭证上。收回款项时应另开收据,不得退还原借款借据。
8.5 预付性汇款,由经办人填制付款申请单,作为原始凭证,不得以汇款回单代替。
8.6 属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须逐个签章,不得通栏划大括号签一个章。
8.7 自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提折旧、职工福利基金等,要列名称、计提基数、提取率、提取额等。分配工资及费用时,要列分配标准、分配率、分配额。
8.8 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应予退回或重新补正。
9、记账凭证的内容及填制要求:
9.1 凭证日期:一般应按实际受理经济业务的日期填列。
9.2 凭证编号:应按月编制自然数列顺序。
9.3 凭证摘要:应简明扼要,真实反映经济业务的内容,不得含混不清,过于简略。
9.4 会计科目:应按有关规定设置。
9.5 凭证金额:必须与原始凭证相符。
9.6 所附原始凭证张数,要与原始凭证相符。
9.7 有关人员的签名或盖章:出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。
9.8 会计人员填制记账凭证时,必须附有内容完备的原始凭证。
10、本制度所指的由总经理批准的事项,如因总经理出差期间,均由其委托代理人审批。
11、本制度由公司财务部制定并负责解释。
12、本制度从××科技有限公司董事会批准之日起执行
第五篇:公司费用支付和报销流程管理办法
山西能源煤层气有限公司 费用支付及报销流程管理办法
第一部分 总则
一、为了加强公司内部管理,规范公司财务报销流程,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本制度。
二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
三、本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
一、 借款管理规定
(一) 原则上不允许个人借款。
(二) 特殊情况借款,须有总经理签批。
(三) 借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者从工资中扣回。
二、借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、银行转账或现金。
(二) 审批流程:部门负责人审核签字→分管副总审核
签字→主持工作副总复核→总经理审批。
(三) 财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
第三部分 日常费用报销制度及流程
一、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、技术服务费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
二、费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得相应的合法票据。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
(三)差旅费、招待费报销标准参照公司或集团公司有关规定。
(四)办公费、低值易耗品报销
报销人先填写费用报销单须附购买申请、比价手续、入库单等资料
三、费用报销的一般流程:
(一)报销金额小于2万元
报销人填写费用报销单→部门负责人审核签字→分管副总审核签字→主持工作副总签批。
(二)报销金额大于等于2万元
报销人填写费用报销单→部门负责人审核签字→分管
副总审核签字→主持工作副总复核→总经理签批。
第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
一、工薪福利等支出包括工资、劳务费、社会保险及各项福利等。
二、工薪福利支付流程
公司人力部门负责编制工资、劳务费及各项福利表格→部门负责人签字确认→主持工作副总复核→总经理审批。
三、社会保险支付报销流程
人力公司人力部门负责整理保险票据→部门负责人签字确认→主持工作副总复核。
第五部分 专项支出财务报销制度及流程
一、专项支出主要包括购买土地使用权及固定资产、工程费用、安全费用、税金、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
二、专项支出报销财务制度及流程。
(一) 购买土地使用权、固定资产、工程费用等需提前报送固定资产投资计划。
(二) 报销标准:相关的合同协议、决算资料、完税证明等相关资料。
(三) 费用支付(报销)流程:报销人填写费用支付(报销)单→部门负责人审核签字→分管副总审核签字→主持工作副总复核→总经理签批。
第六部分 报销时间的具体规定
为了便于财务部集中时间月末结账,每月29日以后停
止财务报销。
第七部分 附则
本制度解释权归公司计划财务部。
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