归档文件目录及年限

关键词： 文号

归档文件目录及年限（精选8篇）

篇1：归档文件目录及年限

竣工文件目录及归档

竣工文件按以下编制 第一部分：综合文件

（一）竣工验收文件

１、竣工验收鉴定书

２、交工验收报告

３、竣工验收申请、批准文件

（二）工程总结

１、施工总结

２、监理总结

（三）上级批准文件及有关指示

（四）建设项目承发包合同、协议文件

（五）工程交接表（工程名称、主要工程数量、固定资产价值）

（六）竣工文件缩图（比例１∶２０００）

第二部分：竣工决算

按交通部及国家有关规定编制竣工决算。

第三部分：竣工图表

竣工图表应在施工图设计文件基础上编制，施工中无变更时可直接采用施工图设计文件中的图表

第四部分：设计、施工文件

（一）技术、设计文件

１、审批的设计及有关文件

２、审批的设计变更及有关文件

３、设计、施工中重大技术问题的往来文件、会议纪要等

（二）施工文件

１、工程质量文件

（１）工程质量文件

（２）重大安全质量事故及处理情况报告

（３）原材料试验结果汇总表

（４）砼及砂浆抗压强度试验汇总表

２、试验、检测报告

（１）各种原材料试验报告

（２）砼及砂浆配合比试验报告

（３）砼及砂浆强度试验报告

（4）压实度试验报告

5）其他各种试验报告

（6）外购材料（产品）合格证书

３、隐蔽工程检查记录

（１）基坑（钻孔、隧道开挖等）检查记录

（２）基础（桩基等）检查记录

（3）预应力张拉、压浆等检查记录

（4）其他各种中间检查记录

４、成品、半成品检查记录

（１）预制件成品检查记录

（２）外购件进场检查记录

（３）各种现浇成品检查记录

（４）各种构造物成品检查记录

（５）各种分项工程完工后检查记录

（６）桥梁竣工验收荷载试验报告

（三）进度控制文件

（１）总进度图（表）、计划、批准文件

（２）分期进度图（表）、（月、季、半年、年）计划，批准文件

（３）开工报告和批复文件（开工令）

（４）有关进度的往来文件

（四）投资控制文件

（1）工程量清单

（2）支付一览表

（五）施工原始记录

１、施工日志、监理日志

２、开、完工记录

３、天气、温度及自然灾害等记录

４、各工序施工原始记录

５、各工点、各工序测量原始记录

６、施工照片集

７、其他各种原始记录（含音像资料）

说明：

1.施工方只收集施工总结，不收集监理总结。2.监理方收集施工总结和监理总结。

篇2：归档文件目录及年限

持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武

汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期vv归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共

产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩大整改成果工作和进行 “回头看”的通知 2005.12.20 7 第 2 页 机构 期限 2005 21 长期归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 001 武汉船院党办 鄂先组发

[2005]19 号 关于成立省委第二批保持共产党员先进性教育活动督导组和巡回督查组的通知 2005.07.04 12 002 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]20 号 关于印发《俞正声、陈训秋、宋育英同志在全省第二批保持共产党员先进性教育活动工作会议》的通知 2005.07.18 43 003 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]22 号 关于印发《高等学校保持共产党员先进性教育活动实施方案》的通知 2005.07.21 14 004 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]24 号 关于印发《宋育英同志在全省第二批先进性教育活动省委督导组和巡回督查组培训工作会议上的讲话》的通知 2005.07.22 18 005 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]25 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于印发<如何对不履行党员义务、不具备党员条件的党员进行教育帮助和组织处理>等三个工作问答的通知》的通知 2005.07.25 33 006 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]27 号 关于转发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好建立健全保持共产党员先进性长效机制工作的通知》的通知 2005.08.31 7 007 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]28 号 关于转发《关于在保持共产党员先进性教育活动中认真学习贯彻党的十六届五中全会精神的通知》的通知 2005.10.13 9 008 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]29 号 关于印发中央先进性教育活动领导小组《关于认真做好“保持共产党员先进性教育活动与党的先进性建设”理论探讨工作的通知》的通知 2005.10.23 9 第 1 页 机构 期限 2005 21 长期 归 档 文 件 目 录 类别：DQ 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 009 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]30 号 关于印发《俞正声同志在黄石、黄冈考察第二批先进性教育活动时的讲话（摘要）》的通知 2005.11.14 8 010 武汉船院党办 鄂先组发 [2005]35 号 关于做好第二批先进性教育活动巩固扩

篇3：归档文件目录及年限

关键词：归档文件,目录著录,著录错误,业务水平

1 归档文件目录质量问题分析

归档文件目录不单是一种基本的检索工具, 更是档案整理工作成果的一部分。归档文件目录著录的标准和要求有其特殊性, 与我国在1983年颁发、1996年修订的《档案著录规则》所规定的标准和要求有很大不同, 《档案著录规则》所规划的是档案电子检查工具。但两者也有很多相同点, 归档文件目录著录要素有文号、备注、题名、责任者、件号、页数和日期7个项目。在归档文件目录的著录过程中, 基层档案人员在题名、责任者、文号、时间等方面经常出现失误和错漏, 影响了文件归档工作的整体质量。

笔者选取了10个不同机关2007—2011年5个年度的归档文件目录, 并对其进行了质量统计分析。这些目录共计27 558条, 排除保管期限鉴定错误, 就著录错误进行统计, 共有2 133条著录错误, 占总条目的7.75%.其中, 责任者错误占20.13%, 文号错误占15.20%, 题名错误占59.93%, 日期错误占2.41%.题名、责任者、文号、日期等这几个项目在归档文件目录著录过程中会经常出现错误, 而核心要素题名错误最多。如果我们认清发生错误的类型和原因, 重点纠正档案整理人员的著录错误, 就能有效提高归档文件目录著录质量和档案整理质量。

2 归档文件目录常见著录错误与规范

2.1 题名的著录错误与规范

题名又称标题、题目, 是归档文件要素的核心, 反映了归档文件材料的主要内容;是表达档案中心内容、形式特征, 并区别于另一档案的名称, 也是档案二次信息最重要的信息元素;为归档文件目录的必要著录项目, 是档案检索的重要途径, 是快速、高效检索档案的关键。在实际整理操作中, 题名著录常见的错误有以下几种: (1) 题名中出现的“我省”“我市”“我镇”“我单位”“本单位”等含混不清的字眼没有改为具体的省、市、镇; (2) 文件题名有“通知”“函”“会议通知”“警告”“合同”“协议”等文种信息的, 没有根据其内容另拟题名附后; (3) 文件题名包含会议记录、年度计划总结、目标管理责任书、工作台账、各类报表、大事记等信息的, 没有标注所属年份; (4) 本单位或本单位人员未列在题名中的机构设置、任免文件、表彰文件、劳模名录、介绍信等, 也未在题名后将本单位和本单位人员列出。

2.2 责任者的著录错误与规范

责任者是指对档案内容负有责任的团体或个人, 即文件的发文机关或署名者。填写责任者使用全称或通用简称, 责任者多的, 可适当省略, 原文上没有的, 要经考证后补上。常见错误有: (1) 两个责任者以上连用的时候, 第二个或第三个前面没有哪一级政府的名称, 比如“市财政局、科技局”这种情况。 (2) 同一单位名称前后不统一, 上一条是“某市财政局”, 下一条是“市财政局”, 另有一条可能就是“财政局”。著录时, 应该用固定的名称。由于责任者栏目较小, 所以提倡用通用简称。 (3) 联合发文、责任书、合同、协议等文件材料有两个或以上责任者的, 只列出一个。

2.3 文号的著录错误与规范

文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号常见错误有文件顺序号不是阿拉伯数字小写, 文件编号中间的小括号、中括号混用, 文件编号中间未写年份, 将不是文号的内容也著录在文号栏目中等。文件编号一般只有一个, 照原文著录即可。对于没有意义的代字所形成的文件编号, 包括两种情形:代字是总号的一律不予著录;只有文件顺序号第X号的, 著录时要删除。

2.4 时间的著录错误与规范

文件材料的时间著录相对容易, 不易产生错误, 文件形成时间以制发文件所形成的时间为准, 由8位数字组成, 年份4位, 月份2位, 日期2位, 例如“20130303”。一般来说, 哪一年的文件, 它的文件编号、文件形成时间、归档年份应该属于同一年份。但在实际中, 一份文件往往有多个时间特征, 包括成文日期、签发日期、批准日期、收文日期等。有的表式、台账等没有时间, 容易造成档案著录人员出错。著录时间项时, 应以文件签发日期为准, 据以判断文件所属年份。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年份的文件, 统一规定为按文件签发日期判定文件所属年份, 跨年份办结的文件以办结年份的日期著录。例如, 2013年形成的2012年工作总结, 应著录2013年;2012年制定、2013年生效的法律法规, 应著录2012年;2013-01收到的2012-12上级机关的批复, 应著录2012年;2013年制定的文件, 针对2012年表彰的先进集体和个人, 应著录2013年。

3 全面提高档案整理业务水平

归档文件目录是档案整理工作的一项重要内容, 其质量是档案整理整体质量的综合反映。档案整理还有文件保管期限鉴定、文件清理装订、盖章、填写档号、装盒等工作内容, 提高归档文件目录的著录质量仅是提高档案整理质量的一项内容, 提高归档文件目录质量有赖于档案整理工作其他业务质量的提升。

3.1 归档文件的收集工作质量

归档文件收集齐全, 归档文件经系统整理后呈现出有机的逻辑关系, 在归档文件目录中著录的文件也条理、清晰、有序。

3.2 归档文件材料的质量

归档文件的题名、时间、责任者等要素齐全、正确、规范, 档案标引著录才能准确、规范。归档文件质量差, 时间、题名等缺失, 需要考证的内容多, 档案标引著录产生谬误的可能性就会增加。

3.3 归档文件的价值鉴定质量

归档文件的一次鉴定是与档案整理同时进行的, 档案保管期限是作为档号流水编号的一个标准, 因此, 归档文件目录中档案价值鉴定是否准确不仅是归档目录质量的一个衡量要素, 更是档案整理质量的一个重要指标。档案人员要全面领悟和理解文件材料产生机关的职能流程, 归档文件收集、整理办法和档案标引著录工作系统要求。档案主管部门要加强监督指导力度, 及时将最新的指导思想、业务规范、整理技巧传达贯彻, 使本地区的档案工作与最新、最高标准保持一致。档案著录的出发点和落脚点在于满足档案本身的保管需求、查档者的利用需求、档案工作者的管理需求, 只有提高档案著录质量, 才能确保档案信息著录的完整性、规范性、准确性。归档文件目录的著录是一个活动过程, 要准确捕获、分析、组织和记录用以确认、管理、查询和解释的归档文件材料、产生背景及生成文件的系统信息, 以形成对著录单位及其组成部分的准确表述, 保证著录信息的对应性、一致性。这个过程包括了对档案内容和形式特征的分析、对需储存档案线索的选择和对选择结果的记录。这个过程并不简单, 只有不断提高档案管理的理论水平和实际操作能力, 才能在档案整理过程中制作出优质的归档文件目录。

4 结束语

综上所述, 归档文件的目录著录中有题名著录错误、责任者著录错误和文号著录错误等问题, 我们要结合相应的规范来解决这类问题, 以提高归档文件整理的业务水平, 提高归档文件整理的质量, 保证归档文件的价值。

参考文献

[1]朱银刚.填写归档文件目录应做到“三要”“三不要”[J].档案天地, 2002 (05) .

篇4：电子文件归档中存在的问题及建议

关键词：电子文件归档工作档案管理系统

为规范电子文件归档管理，自2002年以来，国家档案局和北京市档案局陆续下发了一些电子文件管理业务规范。比如，《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》《公务电子邮件归档与管理规则》《基于XML的电子文件封装规范》《电子文件管理暂行办法》《北京市电子文件归档与管理暂行规定》等。这些规范具有一定的适用性、前瞻性，从战略的角度对电子文件的管理提出了更高要求。尽管如此，由于缺乏配套设施、技术，以及电子文件自身的客观特点，使得电子文件归档工作在实操性、执行性等方面仍存在较大难度。

一、电子文件归档中存在的问题及原因

（一）电子文件自身的客观性特征，一定程度上使归档存在问题

1.电子文件流转于多个系统，收集和整理存在较大困难。我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中，将电子文件定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”从定义中可以看到，电子文件对数字设备的依赖性较强，电子文件的读取需要通过数字设备上的相关软件系统获得支持。加之电子文件与纸质文件相比，具有容易被修改、删除、复制、损坏的特征，使得其在归档过程中会出现一定的问题。就一份电子文件而言，从形成到处理结束，往往要经过一个或者多个软件系统。比如，一些立档单位在处理公文的时候，往往是用办公软件（WORD，WPS等）起草一份文件，再上传到办公自动化系统（OA，公文系统等），经领导审批将电子文件传回，多人阅办后才能处理完毕。一份电子文件处理完毕直至电子文件归档，还需要涉及多个环节、部门甚至多个行业。此外，一份电子文件由内容、结构、背景信息组成，其本身也要经过多次修改和流转，这就造成内容、结构、背景信息的分散，加之操作系统和业务系统的多样性，档案员收集电子文件变得非常困难。

2.形成的电子文件格式多样，不便进行转化和处理。在《电子文件归档与管理规范》中，列举了八种性质的电子文件，即文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。在《北京市电子文件归档与管理暂行规定》中对电子文件格式进行了较为详细的规定，通用格式主要有九种，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在这九种格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。由此可见，我们经常使用的常见格式并不是规定中要求的通用格式，这使得很多常用格式下需要进行归档的电子文件在归档时，特别是从常用格式向通用格式的转化中存在较多技术性问题，例如将DOC格式转化成RTF格式，文件的内容和排版方式就会发生变化，还有很多不同格式之间的相互转化较为复杂。

（二）电子文件归档不全现象较为明显

电子文件归档不全的主要原因在于：一是电子文件管理相对滞后，意识还有待加强；二是业务系统中形成的电子文件，打印输出后，业务部门并没有从系统导出电子文件进行保存；三是电子文件起草完成形成正式稿件之后，直接打印成纸质文件阅办。纸质文件归档后，电子文件就处于无人管理的状态；四是电子文件存储载体不安全，造成电子文件缺失；五是各立档单位电子文件的收集范围和保管期限不明确。笔者认为第五个方面是重要原因，如果电子文件的收集范围和保管期限没有明确，哪些电子文件必须归档，哪些可以不必归档都没有明晰，执行力就会削弱。例如，电子文件的收集范围大多参照纸质文件的接收范围，实际上二者并不等同，电子文件的收集范围比纸质文件的收集范围大，但实际收集数量很少。笔者根据历年接收电子文件的统计情况来看，目前收集到的电子文件大多是工作总结、照片等，而本来应该收集到的电子文件并没有收上来，如重大活动或事件的影像、电子公文等等。

（三）电子文件分类整理方法问题突出，不利于电子文件的存储、检查及利用

电子文件属于非结构化数据，文件是其最小单位，要采用手动设置文件夹的方式来存储。《电子文件归档与电子档案管理规范》中规定，电子文件的整理应按年度、机构、问题、保管期限、密级等因素相对集中。按照这一要求，很多立档单位都会建立不同层级的文件夹。比如，按照年度设置一级文件夹，按照科室设置二级文件夹，按照声音文件、数据文件、图像文件、图形文件、文本文件、影像文件设置三级文件夹。科室业务中形成的电子文件，按时间顺序分别存储于三级文件夹中。由于各立档单位的情况不同，部分立档单位的电子文件较少，一个文件夹可能就够了，部分立档单位电子文件较多，则需要几十个文件夹。这样的设置结构不便于存储，一份文件的归档需要在几十个文件夹中找到对应的文件夹，再将其粘贴到相应的文件夹中，既耗时又耗力。另外，这样的方式也不利于电子文件的利用，比如一次活动可能形成多种电子文件，包含声音文件、图形文件、影像文件、文本文件等，由于存储时被保存在不同的文件夹中，很可能造成检查和利用上的不便。

二、解决电子文件归档中问题应采取的措施

（一）针对电子文件的特点，在口径上和格式上进行严格把关

1.在办公系统、业务系统中，设置归口，增加电子文件导出功能。比如，在系统开发过程中，按照《基于XML的电子文件封装规范》、《文书类电子文件元数据方案》、《档案著录规则》要求，在系统中增加导出接口，导出符合通用格式的电子文件，同时将每份电子文件元数据和背景信息进行封装，导出后可以直接作为电子文件归档。

2.对电子文件格式严格把关。通用格式是根据国际标准而来，但并不具有普遍性。常用格式是在日常应用的常用工具中形成的文件格式，比如WPS、Office等办公软件中形成的一些文件格式。要将常用格式纳入电子文件收集范围，不用通过转化便可直接归档，这种情况也可以视为符合标准。其他一些不符合通用格式的电子文件，则需要借助工具，转换成标准里要求的格式进行归档。

（二）多措并举，全面解决电子文件收集不全的问题

一是制定适合本单位的电子文件管理制度，业务部门相关人员是电子文件的直接生产者，要特别规定他们在电子文件收集中的责任；二是严格把控各种类型、各种载体的电子文件的归档时间，特别是一些珍贵、重要、重大活动产生的电子文件，包括影像、图像、文本、声音等，活动过程中就要及时收集；三是采取定期与不定期相结合的方法，对个人产生的与工作相关的电子文件进行收集，做到电子文件与纸质文件一并保存；四是对电子文件存储和长期保存提出要求，定期备份以确保电子文件的安全保存；五是各立档单位应抓紧制定电子文件归档范围和保管期限表，根据实际情况，有所侧重，有所取舍。同时，档案部门也应该加紧对电子文件归档范围的制定提出相关要求，并对电子文件归档范围和保管期限进行审批。

（三）建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统

建立一套具有区域特征的网络电子文件接收管理系统，把业务办理过程中产生的各类电子文件真正地管理起来，并进行查阅、分析、监督。其中，电子文件目录数据库设计，包含基本字段，如档号（全宗号-目录号-年度-件号）、文号、责任者、题名、日期、密级、保管期限、份数（文件夹里有几个顺序号，就是几份）、容量（文件夹中文件容量大小，可以由系统自动累加统计）、数据类型（文本、图像、影像等）、数据格式（.doc/.jpg/. mpeg等）、备注，并在此基础上进行扩展。电子文件归档的文件组织形式，可以以件为单位，每件给一个唯一编号即档号，这样可以把同一类问题或者同一类活动而形成的多份电子文件组合到一起，每件文件的档号编号格式为：全宗号-目录号-年度-件号-顺序号，统一放到一个文件夹（文件夹命名为：全宗号-目录号-年度-件号）里，这样无论哪种数据格式、数据类型的电子文件，都会以份编组的形式而形成件，统一存储在一个文件夹下。此外，电子文件的整理方法应区别于手动建立文件夹存储的方式，采用软件系统进行电子文件的组织、存储，由系统按照电子文件目录数据库档号规则，自动建立文件夹。在每个条目下，上传电子文件由系统自动编号，存储于所属档号文件下，这样电子文件条目与电子文件无论是一对一（一个条目对应一份文件），还是一对多（一个条目对应多份文件），其逻辑关系都非常清晰。

参考文献：

[1]《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002[EB/OL].[2014- 07- 17]. http：//www.chaoshan.gov.cn/ detail.aspx？artid=434&classid=50.

[2]孙爱华，杨晶.电子文件归档管理的问题及对策[J].商业经济，2006（5）：117-118.

篇5：档案馆归档工程文件简明目录

一、准备阶段文件

1、可行性研究报告及附件、审批意见

2、发改委的立项、批复

3、项目建议书及审批文件

4、建设用地批准书（国有土地出让合同、成交确认书）

5、国有土地使用证包括宗地图（复印件）

6、拆迁许可证、协议、方案

7、建设项目选址意见书

8、建设用地规划许可证、规划用地红线图

9、规划设计条件审批表

10、关于建筑设计方案的批复（复印件）

11、建设工程规划许可证及附件

12、施工图设计文件审查报告、备案单、审查合格书、审查备案登记表、（土建、节能）、抗震设防专项审查监管表

12、消防设计审核意见

13、白蚁合同

14、建设项目环境影响报告及批复

15、建设工程施工许可证

16、中标通知书

17、勘察、设计、施工、委托监理合同

18、勘察、设计、施工、监理、房地产开发单位资质证书（复印件）

19、建设工程质量监督书、施工安全生产监督申报书

20、建设、施工管理机构、监理机构及负责人名单

21、岩土工程勘察报告、岩土工程勘察设计文件审查报告

二、监理文件

1、监理规划及实施细则

2、开工审批表、开工报告

3、监理月报

4、质量事故报告及处理意见

5、不合格项目通知

6、工程延期报告及审批

7、工程竣工监理工作总结

8、质量评估报告

三、施工文件

（一）建筑与结构

1、工程概况、2、工程项目施工管理人员名单

3、施工现场质量管理检查记录

4、施工组织设计（方案）审批表

5、竣工报告

6、图纸会审、洽商记录

7、设计变更记录

8、技术核定单、9、工程定位高程测量记录、复核记录

10、基槽开挖测量记录

11、原材料合格证书和复试报告、汇总表：A钢材；B水泥；C砖（砌块）；D外加剂；E装饰材料 ；F防水材料；G砂、石；H预制构件、预搅拌混凝土。

12、施工试验报告、检测报告：A砼试块；B砂浆试块；C钢筋焊接及焊条（剂）合格证；D土壤。

13、隐蔽工程检查记录

14、施工记录：A桩基施工；B地基验槽；C地基处理；D地基钎探（附图）；E人工挖孔灌注桩施工验收；F机械成孔灌注桩施工检查；G砼工程施工记录;H通风（烟）道、垃圾道检查；I预应力筋张拉;J钢、木结构施工。

15、地基基础、主体、结构检验

16、桩基检测报告

17、屋面（地面）淋水、蓄水试验记录

18、垂直度、标高、全高测量记录

19、沉降观测记录

20、工程质量事故调查处理资料

21、分项工程质量验收记录

22、分部（子分部）工程质量验收记录

23、工程质量控制强制性条文检查记录

（二）给排水与采暖

1、图纸会审、设计变更、洽商记录、技术核定单、2、材料、配件合格证及检验报告：A管材及配件；B绝热材料；C卫生洁具；D锅炉及压力容器；E仪表；F安全阀、减压阀。

3、管道、设备强度、严密性试验记录及功能检验：A灌（满）水；B强度严密性；C通水；D吹（冲）洗（脱脂）；E通球；F阀门。G消防、燃气管道压力

4、隐蔽验收记录

5、施工记录

6、分项工程质量验收记录

7、分部（子分部）工程质量验收记录

8、工程质量控制强制性条文检查记录

（三）建筑电气

1、图纸会审、设计变更、洽商记录、技术核定单、2、材料、配件合格证及检验报告、安装技术文件：A配电柜（箱）、控制柜；B电动机、电加热器、低压开关；C照明灯具、开关、插座、风扇；D电线、电缆；E导管、电缆桥架和线槽；F镀锌制品、钢制灯柱、砼电杆。

3、设备调试记录及功能检验：A电气设备安全检查及试运行；B照明通电；C大型灯具牢固性试验。

4、接地、绝缘电阻测试记录

5、隐蔽验收记录

6、施工记录

8、分项工程质量验收记录

9、分部（子分部）工程质量验收记录

10、工程质量控制强制性条文检查记录

（四）建筑节能

1、工程概况

2、施工组织（方案）报审表

3、节能工程专项施工方案

4、建筑节能施工示范样板确认记录（墙体、门窗、屋面）

5节能分部工程质量控制资料核查记录

6、原材料（设备）合格证、试验报告汇总表：墙体、屋面、门窗材料合格证及复验报告

7、外墙节能构造钻芯检验报告、外窗气密性现场实体检测报告

8、隐蔽验收记录

9、检验批、分项工程质量验收记录 10建筑节能分部工程质量验收记录

11、建筑节能验收报告

（五）住宅工程质量分套验收表

（附表一、二、三、四、五）

四、竣工图

（一）、专业竣工图

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、给排水竣工图

4、暖通竣工图

5、电气安装竣工图

6、人防竣工图

（二）综合竣工图

1、装饰装修工程竣工图

2、总平面布置图（包括建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）

3、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

4、电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图

复验文件

五、竣工验收文件

1、工程概况表

2、工程竣工总结

3、单位工程质量竣工验收记录

4、单位工程质量控制资料核查记录

5、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

6、单位工程观感质量检查记录

7、工程竣工验收报告

8、竣工验收通知单、验收组人员名单、验收方案、验收条件检查情况、竣工验收会议签到表

9、工程勘察质量检查报告（合格书）

10、工程设计质量检查报告（合格书）

11、工程施工质量检查报告（合格书）

12、施工安全生产监督报告

13、公安消防、环保验收认可文件

14、建筑工程室内环境质量检测报告

15、防雷装置竣工验收检测检验报告

16、建设工程竣工规划核实合格意见单

11、竣工验收备案表

12、工程质量保修书

13、住宅质量保证书及住宅使用说明书

14、工程照片、光盘、录像等（工程前原貌、基础工程、隐蔽工程、主体工程、屋面工程、质量事故、竣工后原貌等部分为必备内容）

篇6：民事卷宗归档及目录

1、管理机构

1.1律师业务档案是律师从事业务活动的真实记录，具有重要的参考利用价值，保管、整理好律师业务档案是律师事务所的重要任务。

1.2本所配备兼职档案管理人员，并设立档案室，负责律师业务档案的集中统一管理。

1.3本所档案管理人员的职责是：

（1）收集、整理、保管和统计本所的档案和有关业务资料，确保档案的完整和安全；

（2）管理规范档案借阅、查询，为律师开展业务提供服务；（3）指导、督促、检查律师对业务档案归档；（4）审批案卷归档保证金的返还。

2、案卷整理归档

2.1律师以本所名义承接的所有法律服务业务，无论收费与否，均必须依照本规范的规定在案件审结或法律事务办理完结后一个月内办理案卷归档工作。

2.2律师在业务办理结束后，应整理业务相关资料档案，填写办案小结和质量跟踪卡附于本案卷内。

（1）诉讼档案的资料应当包括：案卷目录、立案审批表、委托代理合同、授权委托书、诉讼文书（申请书、答辩状）、原告/申请人/的证据材料、被告/被申请人的证据材料、代理词（辩护词）、司法机关的裁判文书、和解协议、执行法律文书等材料。

（2）非诉讼档案的资料应当包括：案卷目录、立案审批表、法律服务合同、授权委托书（根据业务需要）、服务资料、法律意见书（根据业务需要）等资料。

（3）《案卷目录》内容包括文件序号、文件名称和页码范围。文件序号按照文件顺序标注，文件名称应与卷宗内文件名称一致，个案材料应逐页在右上角标注页码，每个文件的页码范围应在目录中注明

2.3诉讼案件一个法律程序阶段一个案件档案。2.4法律顾问业务每一整理一个业务档案。

2.5律师将整理完毕的业务案卷交至档案管理人员，由档案管理人员审查案卷资料是否完备，不符合规定的由律师补充整改。

2.6完备的案卷由档案管理人员登记至档案登记表，编制档案编号，并对其进行整理、按照所《档案订卷顺序》装订成册，然后根据编号归入档案室。

2.7同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应合并保管，合并保管原则是按时间顺序形成的后卷随前卷保管。

3、档案管理

3.1存放律师业务档案的场所应防火、防潮、防高温、防鼠、防虫、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。

3.2档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、有毁损可能的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向管委会报告，并积极查找。3.3建立律师业务档案借阅制度和档案借阅登记簿。借阅档案必须履行一定的审批和登记手续，并限定借阅期限。

3.4借出的档案不得转借给其他单位和个人使用，除司法、行政机关调查需要的以外。3.5档案管理人员和借阅档案的律师必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人秘密，不得向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。

3.6凡因涉及国家机密或个人隐私的律师业务档案，以及当事人要求保密的档案，承办律师可以要求档案管理人员提高该档案的保密措施。这类档案如需查阅的必须经案件承办律师同意。

民事卷宗归档

一审的卷宗目录来讲，一般是这样的顺序：

1收结案表——2收费凭证——3委托代理合同——4授权委托书——5事务所函——6原告起诉书——7原告证据清单及证据材料——8被告答辩状——9被告证据清单及证据材料——10反诉状——11反诉答辩状——12举证通知书——13管辖权异议材料及裁定——14诉讼保全、证据保全、先行给付等申请书及法院裁定书——15鉴定申请材料及鉴定结论——16阅卷笔录——17会见当事人谈话笔录——18承办律师代理意见——19集体讨论记录——20证据交换通知书、出庭通知书等——21庭审记录——22代理词——23判决书——24办案小结——25其他材料。

搜集整理

师傅往往会给他在处理个案件过程中用到的材料，有的还会包括一审、二审、再审甚至执行程序用到的材料。

我的建议是，如果老师不是很急着要你交差或者你的精力还OK的话，最好是仔细阅读整个案卷材料。这个过程本身就是一个学习的过程，另外对案卷情况越熟悉整理起来也会越方便。整理案卷并不是简单地把案卷材料按顺序排排整齐就行了。如果仅此而已，可能整理了100个案卷下来，除了手脚能麻利些，意义也不会太大。

在充分了解了案卷情况后，就开始按照上述讲的卷宗目录开始整理了。目录里的文件不可能全部都有，一般分两种情况:第一种是本身就没有,比如在诉讼过程中没有反诉这个程序的就不可能有“反诉状”和“反诉答辩状”这两个文件;第二种是在做案子的过程中遗漏了一些文件，这个就需要和师傅沟通下，能搜集到就尽量搜集。

内容一样的材料有时候会有重复，有原件的就收录原件，没有原件的就收录复印件。

一般材料都以A4纸的大小，如果不符合此规格，最好是能够用A4纸复印下来再收录。有些文件是经过装订的，收录的时候要把它拆开来，否则会影响最后的装订。

编排成册

装订之前再对照卷宗目录上的顺序检查一下整理后的案卷，确信无误后用铅笔再每页纸的右上角编上页码。PS：很多地方为了案卷的整洁都是用打码机标志的，但是有经验的律师提醒我还是铅笔手写比较科学，这样一旦发现页码有错误的时候方便修改。这个工作是必须要做的，因为卷宗目录有一栏是要填写页码的。

每个律师事务所都有专门装订案卷的设备，这个事情可以交给事务所的专业人士来办。再此之前要把封面写好，再装订。

一本完整的案卷需要下列材料：

1）案卷封面。如果你执业的所里没有印制的封面，我建议你买现成的档案夹，将封页作为卷内文件。

2）案卷目录。一个案卷，少则有几十页，多则有几百上千页，你要分类编一个目录，方便查阅。

3）授权委托书、委托代理合同。这些文件可以是复印件，但是案卷的必备材料。4）判决书、裁定书、决定书、应诉通知书，举证通知书，出庭通知书、法院传票等。有关法院文件，订在案卷首要位置。

5）起诉书、答辩状、代理词、申请书、法律意见书、备忘录、举证质证意见等律师文书。

6）原告证据清单以及证据文件。

7）被告证据清单以及证据文件。有些律师为省事，举证时只提供一套证据，导致对方代理人要自己复印文件，目前法院要求证据提交方按对方人数复制证据提供给法庭，这样，你手中就有所有案件当事人提供的证据，这些证据需要归档。

8）结案报告。结案报告附在案卷末尾，以证明案件的完整。你的案卷，最好自己找个安全的地方存放，一本本地摞着，其实你看着，心里会很高兴，这也是对你无形的鼓励。成功的文人著作等身，成熟的律师案卷等身。当你有100本左右的案卷的时候，没有人会说你还是个初出茅庐的人，你也会对自己的前途充满自信。请相信我。

总之，上面所列的只是我的案卷归档订卷时的顺序和内容，我认为这些内容是立卷时必须具备的，你可能还有更好更全面的立卷顺序和卷宗内容。现在很多律师事务所使用档案盒，一个塑料盒子，可以存放几百页材料，但有一个坏处就是容易丢失其中的一页两页，我建议最好不要将案件材料装在一个盒子里，乱七八糟的，没有顺序，而且每次查阅，会弄乱顺序。

篇7：文件归档范围及保存期限

一、本单位文件材料归档范围是：

（一）反映本单位主要职能活动，对本单位工作具有利用价值的文件材料；

（二）上级单位重要人事任免、奖惩的文件材料；上级单位制发的需要本单位贯彻执行的规章制度、重要决定；

（三）本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料，需办理的人民来信；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

二、本单位文件材料不归档范围是：

（一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本单位文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般文件的历次修改稿、各次校对稿；本单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；

（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送或越级抄报的文件材料；

（四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三、永久保管的文书档案主要包括：

（一）本单位制定的法规政策性文件材料；

（二）本单位召开的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要报告、总结、综合性统计报表等；

（五）本单位机构演变、人事管理等形成的重要文件材料；

（六）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

（八）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

四、定期保管的文书档案主要包括：

（一）本单位只能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本单位一般性事务管理文件材料；

（五）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；

（七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；

（九）下级单位报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；

篇8：电子文件归档问题及解决方法

1993年出版的《美国联邦文件管理术语手册》对电子文件的定义是:“其存储形式, 是只能由计算机处理的文件, 也叫机读文件和自动化数据处理文件。”信息技术的电子文件是指通过计算机操作、传输、存储等处理的数字序列。一种是记录人们在办公自动化过程中产生的电子文件、电子邮件, 以文本、图像、声音、影像等形式存在;另一种是记录人们生产或科技活动的技术性电子文件, 以光栅图或矢量图等形式存在。

电子文件的发展现状是:

1. 电子文件刚刚进入推广、应用的初步发展阶段。

办公自动化是一个不断发展的过程。上世纪80年代初期, 一些单位的计算机网络由两三台联网到十几台终端的小局域网, 发展到目前的网际网。办公和业务处理也由点发展到面, 提高了工作效率。电子文件的发展是一个渐进的过程:草稿性电子文件 (计算机起打字机作用) →辅助性电子文件 (纸质文件为主, 电子文件为辅) →无纸电子文件 (使用中完全取消纸质形式的电子文件) 。

2.电子文件具有对计算机硬件和软件的依赖性特点。电子文件具有不能直观阅读的特点, 电子计算机离开了相应的软件, 电子文件就无法产生。计算机技术设备有硬件、软件的更新, 数字编码、加密因素等。另外, 耐久性长的光盘存放电子文件可能达10多年到若干年, 即使光盘保存完好, 但可能找不到读取设备。这种状况给电子文件的长久保管和利用带来了一定的隐患, 也对电子文件如何实行规范的档案化管理, 提出了挑战。

电子文件在归档中存在的问题

在计算机办公自动化软件设计中, 许多档案工作者未参与或因其缺乏计算机知识无法参与, 造成电子文件从产生到归档存在不少问题。

1. 计算机技术发展快, 使电子文件管理难。

与纸质文件相比, 电子文件在温湿度、防磁性、抗破坏和计算机病毒等方面, 要求很高。随着多媒体出现, 电子文件成了一种复杂的多种信息混合物。比如, 在字处理本上, 可签署具有图形属性的手迹批示, 甚至声音批示, 使同一份文件的不同信息存放在不同的数据库中。由于计算机技术更新快, 非标准信息必然增多, 技术极不稳定, 因而电子文件离开了特殊环境就无法阅读和利用, 从而给管理提出了新的要求。

2. 电子文件在计算机网络中所遇到的问题。

电子文件之所以盛行, 是因为计算机网络发展迅速。网络的信息量之大, 用数字难以表示。但网络化在给办公自动化带来极大方便的同时, 也带来了新问题。据有关调查发现, 新建的区域网有10%在建网过程中就受到病毒感染, 运行三年后未发现过病毒的网络仅有10%。而进入互联网非法访问则难以统计, 虽然有“防火墙”技术, 但是对“黑客”高手往往无法防范。如果网络用户只设计了电子文件归档功能, 而未采用物理手段归档, 那么一旦网络毁坏, 后果则难以想象。另外, 有些部门的电子文件管理不规范、计算机储存器容量小, 致使新产生的电子文件不断被覆盖, 造成其不完整。还有的受分散的存储器影响, 电子文件也分散存储, 未实行脱机集中保管。如果计算机系统出现病毒, 电子文件就可能丢失, 损失将无法挽回。有的部门甚至采取“无纸化”办公方式, 在电子文件管理中埋下重大隐患, 一旦病毒出现, 后果难以想象。

3.电子文件和电子档案的法律问题。目前, 电子文件的档案属性和法律问题, 电子文件的收集、保管、利用, 以及在法律上是否具有凭证作用, 已成为人们关心的热点。档案的基本概念是它的原始性。纸质档案的原始性较容易认定, 而电子文件的特点是信息与载体可分离, 且载体和字迹没有特征, 容易复制、修改、删除。比如, 以磁带、磁盘、光盘等为载体的电子文件在制定法律认定的条文中就有困难, 这是未能及时制定法律条文的原因。另外, 电子文件的原始性、真实性不易被认可, 也造成了转变电子档案的主要障碍, 使其在法律上的凭证作用得不到承认。

解决电子文件归档问题的方法

许多国家将档案管理与文件管理分开进行。有些国家根据电子文件的特点, 采取措施, 使电子档案管理提前介入电子文件管理中, 如欧美地区一些国家已开始应用档案管理原则, 处理政府内部的电子文件。美国国家档案文件管理局建立了电子文件中心, 鉴别由联邦机构国家档案馆和档案界提出的大量电子文件问题。英国公共档案馆为政府机关和各部委制定了《电子文件管理指南》, 对电子文件的鉴定、接收、保管、利用作了具体规定。

1.档案管理提前介入电子文件管理。我国的文件处理与档案管理是分开进行的。国家档案行政部门也在寻求对策, 对公文处理和档案保管利用实行分段管理与电子文件连续管理实行一体化, 与现行的档案管理状况联系起来。文档管理人员在电子文件的形成、积累、归档、保管等环节中, 要及时登记, 对计算机的硬件和软件的状况相关数据都要造册登记, 生成的电子文件专用软件也需要一同归档, 对长期保管的电子文件要把与其内容相同的纸质文件或硬拷贝一同归档。对已归档的电子文件管理, 要制定严格的制度和有效的技术措施, 以保障电子文件的原始性、真实性。具体方法是, 按时传送符合归档条件的电子文件信息, 并在计算机网络中集中, 按规定的格式存储到可长期保存的脱机载体上;对需要保密的电子文件, 不要在开放网络中使用。

2.加快制定电子文件归档办法, 做好电子文件与纸质文件的衔接工作。电子文件的技术要求复杂, 采用标准化方法进行管理会更细致、容易操作。目前, 档案界普遍采用“档案著录规则”管理电子文件, 因此要在“档案著录规则”的基础上, 针对电子文件的生成、利用、管理等环节予以规范。比如, 黑龙江省档案局规定, 对归档时间、归档范围、保管期限鉴定, 要按照国家档案局关于普通文件的规定办理, 由电子文件形成部门对文件的真实性和完整性进行审核。按《档案著录规则》要求, 将电子文件制成机读目录, 以便于查询、利用。在目前纸质文件和电子文件正处于转换期, 许多技术环节、管理方法和手段尚不成熟的情况下, 对长期或永久保存的电子文件应存有一份纸质档案, 以防不测。

3. 加强对电子文件管理工具软件的研究。

查阅、利用电子文件和电子档案, 需依赖一定的技术和计算机设备, 但目前计算机设备和技术寿命一般不超过10年。针对这种情况, 笔者提出, 可用一种高级软件ORACLE数据库, 将数种计算机语言所编写的计算机管理档案软件进行统一管理, 生成SQL数据字典系统。比如, 挪威已开始进行“电子文件管理工具”项目研发, “管理工具”软件包是将ORACLE数据库文件以展开方式存储, 将原数据库复杂的索引结构去掉, 查阅、利用电子文件时不受原数据的条件限制, 操作者可直接使用。使用SQL结构化查询、检索, 虽然速度慢, 但是能解决多种计算机语言不一致的问题。用SQL还可重建原始数据库的逻辑结构, 使计算机管理电子文件更简单、更规范化。

4. 注重人才培养, 加强梯队建设。

档案管理人员要对磁盘、光盘、数码产品等存储设备有一定的了解, 熟练掌握文件的传输、格式转换、电子文件的制作处理和保存等操作技巧。这就要求档案管理人员要有较高的专业知识和电子技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前, 许多档案部门缺乏高技术人才, 尤其是掌握档案、信息处理技术的复合型人才更少。对此, 档案部门应加强人员培训, 提高人员的管理水平。还应加强人才梯队建设, 不断补充新鲜血液, 使档案管理有足够的人才储备。

5. 在法律上明确规定档案馆 (室) 在电子文件管理中的地位。

电子文件的特点:一是可修改、可删除;二是因其原始性不易被认可, 造成了转变电子档案的主要障碍。但实际上, 有两种途径———法律和技术可确保电子文件的原始性, 这就需要赋予档案馆 (室) 转化电子档案的职能。自有文字记载以来, 保存人类活动的载体机构是一个不可缺少的组成部分, 虽然在不同历史时期的称谓、地位不同, 但是保管文字档案的作用是一致的。现在档案馆 (室) 作为保存人类记录的专业部门, 已被人们普遍接受。另外, 在法律上也要明确规定档案馆 (室) 在社会上所处的特殊地位, 其必然要关心保护电子文件的原始性。要在法律上将电子文件归档、保存纳入档案馆 (室) 的职责范围, 以使档案馆 (室) 更全面地履行保存人类历史记录的职责。此外, 电子文件还依赖相应的计算机硬件和软件才能使用, 但由于计算机的硬件和软件在不断发展, 必须有专门机构对其进行保管, 以维护电子文件的可读性、真实性, 因此明确档案馆 (室) 在电子文件管理中的地位, 可保障电子文件的原始性和真实性, 以方便人们查阅和使用。

(作者单位:天津市中医药研究院)