公司项目周报格式

关键词：

公司项目周报格式（精选3篇）

篇1：公司项目周报格式

工作周报

市场部

此处输入姓名 上周工作：  工作描述1  工作描述2

本周计划： 1.工作计划1 2.工作计划2

需要协调或解决的问题：  想要达到的目标，来个一千万 

重点问题：  问题描述1  问题描述2

篇2：公司项目周报格式

项目管理是一种科学的管理方式被广泛地运用到各行各业;同时对于企业来说, 项目管理思想可以指导其大部分生产经营活动。一个完整的项目管理包含9大领域, 通过计划、组织、指挥、协调、控制和评价, 实现项目的目标。

国内外应用较多的项目管理软件, 有Primavera公司的P3、Artemis公司Artemis Viewer等适合大型、综合、复杂的工程项目的软件, 也有Sciforma公司的Project Scheduler (PS) 、Primavera公司的SureTrak、IMSI公司的Turbo Project等适合中小型项目管理的软件, 在一般项目中也可以使用Microsoft Project等。

军工科研院所的科研生产活动基本上是按照项目形式开展的, 所以很多科研院所将项目管理运用到科研生产活动中。但多数科研院所一般都只重视院所一级的项目管理 (一级项目管理) , 忽视研究部一级 (二级项目管理) 的管理, 导致研究部门项目管理水平不高, 进度控制粗放, 计划控制差, 直接影响院所一级项目管理的效果。

项目周报是项目管理中的重要控制文档之一, 保证项目的有效控制, 也是对项目管理的细化和深入。针对军工科研院所研究部门的管理实际, 建立一个合理的项目周报管理机制, 可以有效改善研究部门的项目进度控制, 提升其管理水平, 确保院所一级项目管理的效果。

1 业务需求和流程分析

1.1 军工科研院所研究部门项目管理特点

军工科研院所项目有着技术复杂、建设周期长、项目节点控制严格、工作量大、组织结构复杂、项目参与人员交叉和数据处理任务繁重等特点。院所一级一般的引入项目管理方式, 能够覆盖项目的主要领域;但由于关注的重点和要求不一样, 其更看重的是项目宏观层面上的东西, 工作分解较粗, 里程碑设置较少, 无法细化和分解到研究部每个具体研发人员, 缺乏项目的精细化控制和管理。而作为研究部门项目管理有以下特点:①承担项目数量多;②类型项目多, 其项目要求也不尽相同;③项目协调工作量大;④对承接的项目进行细化和分解到每一个研发人员;⑤根据一级项目计划制订二级项目计划;⑥按照二级项目计划对项目进行控制;⑦项目管理重点在于计划控制。

在通过现有的技术与计划管理方法和手段保障科研生产任务的同时, 也日益暴露出一些问题与缺陷:

(1) 目标分解不够细化, 项目策划不够充分。大多数科研人员都是并行承担多项科研任务, 难度大、时间紧, 有时为了争取时间、尽快投入设计和开发而忽视了细化目标、前期策划的重要性。项目主管仓促下达的二级计划也只是对一级计划粗略分解而来, 给过程控制和管理造成较大漏洞, 每个环节稍有差错就很有可能会影响项目的质量和进度;而且目标没有按阶段分解, 员工有时未能充分把握每个阶段的成果, 对员工的目标考核也带来困难。

(2) 问题、困难未得到及时、全面的暴露。大多数科研生产中出现的困难和问题大多都是通过口头上报, 缺少书面记录, 各级管理人员容易顾此失彼, 造成对某些项目困难、问题的解决不及时、不到位, 而且对解决措施、效果缺少统计和总结, 不利于日后解决类似问题的经验借鉴;而且经常会出现一个问题多人解决或者问题含糊无人问津, 造成重复劳动、资源浪费。

(3) 部门基础数据未得到高效、充分统计和有效、合理利用。每个科研生产活动都会产生大量的数据和信息, 这些基础数据是一种组织过程资产, 对部门的价值是不可估量的。通过员工不定时上报、按类派专人以电子表格来统计这些基础数据, 工作量大、数据遗漏、信息失真等;而且相对零散不便于充分分析、利用;此外, 一旦该管理人员变动, 其掌握的数据可能就难以被他人追溯和衔接, 造成部门过程资产的流失。

1.2 流程分析

研究部的项目管理分为两级4个层次。研究部下设多个研究室。普通员工、项目主管、室主任、部领导4个层次, 实现逐级对上进行汇报、调整, 并自上而下对项目管理过程中问题进行层层反馈、分解。图1为研究部的管理流程。

1.3 需求分析

项目周报每7天制作1次报表模板, 是根据周报制作的目的与特性, 选取的适当周期, 以适应项目特殊性及科研院所的管理要求为重点而提出的。日报以记载每日实际执行的工程项目的结果为主, 每日的工作进度、工作内容完全依据周报拟订的进度表来执行。所以日报明显无需前瞻性的计划性作业。而周报则以计划性的工作进度为主要内容, 问题汇总、结果分析为第二项任务。真正的分析、研究、检讨等工作, 是属于更高层次的工作范畴。而月报时间周期过长, 不利于项目的控制。

军工研究院承担的项目大多技术难度大、时间要求急, 在计划管理上需要精密的前期策划、严格的过程监控、及时的内外协调。初期, 部门级项目管理要求每位员工对项目状态用电子文档进行汇报, 实现项目周报管理。

实行周报管理后, 项目策划的精细、问题暴露的深刻、解决问题的及时性都得到了较为明显的改善, 但是也日益暴露出填报效率低、书写不规范、基础数据难以有效利用等缺陷。

通过上述分析和军工科研院所研究部门项目管理的特点可以看出, 研究部门需要建立一个以周报为基础, 以计划管理为核心, 符合研究部管理层次和体系的良好的平台、畅通的渠道和优化的流程, 主要包括:①实现项目任务的分解、细化和落实;②建立以周报为基础的项目计划执行情况信息搜集平台;③实现部门项目信息的共享;④对周报信息进行分析和统计, 为部门领导项目决策和协调提供依据;⑤为研发人员绩效考核提供参考。

2 系统设计

项目管理软件由项目管理方法和技术以及项目管理模式两部分组成。项目管理方法和技术包括支持实现项目管理方法的信息技术, 目前已经相当成熟, 软件开发也不存在任何问题。在项目管理模式方面, 项目管理思路清晰、流程明确就显得十分重要, 不能一味追求软件功能越多越好, 软件技术水平越高越好, 必须根据业务需求, 从实际出发。故根据业务需求, 选取了定制开发周报管理系统。

本系统包括项目管理、周报管理、信息汇总统计、绩效考评4个功能模块。

2.1 周报设计

根据科研院所项目管理过程中需要反映和掌握的具体情况, 提炼出周报需要填写的要素。图2为周报报表。

2.2 项目管理

“项目管理模块”是根据“周报系统”需求, 并结合科研院所项目管理办法, 抽象出的项目管理全过程。其中包括项目从启动到结束整个生命周期。在整个生命周期中有5个主要的流程, 包括项目初始化、项目启动、节点调整、节点汇报和项目结束。

项目在启动之前需要项目主管初始化项目信息。项目启动过后项目组成员按照计划时间安排汇报项目中的节点或者根据实际情况调整节点。当全部节点都汇报完成后, 由项目负责人确认项目结束。

2.3 周报管理

周报管理旨在实现员工对项目本周状态、存在的问题、下周工作计划和其他工作情况的信息化管理。周报管理的流程如图3所示。

2.4 信息汇总统计

“项目负责人周报”将其中的问题类汇总后形成表格提交到相关负责人, 比如:存在“战技指标问题”、“技术难题”的提交到各室主任;存在“电路板加工延误”、“仪器”的提交到印制板管理员;存在“结构出图延误”、“机加工延误”和“转配延误”的提交到生产管理员;“存在元器件的问题”的提交到物资管理员;存在“人员变动”、“任务交叉”的提交到部领导和室主任等。系统生成报表, 便于各层人员逐级协调解决, 从而加强对项目的管控力度, 保障项目的质量和进度。

2.5 绩效考评

具备4个子菜单:季度考评、年度考评、季度目标责任书、年度目标责任书, 利用不同的考评要素, 对相关人员的工作情况进行测评。

3 实施效果

通过周报系统本单位的实际运行, 对于研究部的二级项目管理起到以下作用:

(1) 加强了项目管理的细化和量化机制。有利于把握项目中的重要、关键的细节, 实现目标量化、布置任务量化、工作检查量化、考核量化等。

(2) 严格管理促进执行力。工作要求要有标准, 工作流程、工作方法有格式和规则, 运用强有力的控制手段, 纠正偏差, 促使执行到位。

(3) 信息汇总为后续工作提供依据。将项目进行过程中的问题进行分析、简化、改进、整合、优化, 提炼成项目管理过程中可供后序项目参考的基础数据库, 让丰富的数据信息无流失、最真实、更明晰, 作为知识财富发挥应有的价值。

4 结束语

周报管理的实现, 提高了科研院所研究部门的工作效率和管理水平, 也是对科研院所一级管理一个很好的补充。当然周报管理是项目管理的初级应用, 如在此基础上加入质量信息统计、问题管理等功能模块, 将该系统建设成为集项目管理、基础数据统计、问题解决与分析于一体的知识性管理平台, 将会在科研院所的二级项目管理中有更好的应用。

摘要：本文通过对军工科研院所二级项目管理的业务流程进行梳理, 提出周报管理的思路, 并通过构建管理平台得以实现, 在应用中极大地增强了项目过程管理的执行力。

关键词：项目管理,周报管理,系统,设计

参考文献

[1]姜午驹.项目过程管理与执行能力[J].内蒙古科技与经济, 2006 (11) .

[2]石来德.一本写给项目经理的书——评《项目管理:项目思维与管理关键》[J].理论学刊, 2006 (4) .

[3]白洪光.项目管理过程在信息系统开发中的应用[J].军民两用技术与产品, 2005 (8) .

篇3：公文通用格式中版记项目不宜取消

关键词：公文;格式;版记

Abstract： The paper discusses that whether it is necessary or not to discuss the edition mark of the layout for official document. At the same time， this paper questions Zheng Yanlis writing “the projects of issuing organ and date in the format should be cancelled” and “the ending part of official documents should not be named as the edition mark”. The author thinks that “the ccd organs” should be put into “the main part”at the Layout Key for Official Document of Party and Government Organs  and determine the edition mark as necessary element of the official document which uses the general format.

Keywords： Official document， Layout， Edition mark

《档案管理》2013年第1期刊登郑彦离同志的《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文，认为公文格式中的印发机关和印发日期项目没有必要设置。《档案管理》2014年第3期又刊登了郑彦离同志的《公文文尾部分不宜称版记》一文，提出公文版记部分应称为“文尾”，不宜称为“版记”。

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。[1]为了保证公文的规范性和权威性，规定“规范体式”是非常必要的。

国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）在“公文格式各要素的划分”部分，规定：“本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。”[2]往上追溯，国家质量技术监督局1999年发布的国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）中就已引入了“版记”概念，2012年发布的国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）继续引用这一概念，是沿用了出版业多年以来行业约定俗成的说法，并已为广大文字工作者所熟悉，笔者赞同郑彦离同志认为的抄送机关“不属于公文的‘印制版记内容” [3]这一观点，但不赞同为涵盖“抄送机关”将“版记”部分改为“文尾”的看法。笔者认为，应将国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）中的 “7.4.2抄送机关”列入“7.3主体”部分。因为《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”，[4]抄送机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同，可以认为是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关，故将这一条目从“7.4版记”中分离出来，列入“7.3主体”比较恰当。至于抄送机关在公文格式中的位置，可以表述为“编排在版记之上一行，上加一条分隔线”。这样，当出现7.4.2中提到的“需把主送机关移至版记”的情况时，可以改为“需把主送机关移至版记之上，上加一条分隔线。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线”。这样，就明确了主送机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分，避免出现“将主送机关移至版记”后，不易确定主送机关是作为公文主体，还是作为版记内容。以上建议如果可行，版记内容可以明确为“主要包括印发机关、印发日期，如果是经过翻印的公文，版记还包括翻印机关和翻印日期”。这样，就解决了郑彦离同志在《公文文尾部分不宜称版记》一文中提出的“到底用什么称公文文尾区域合适”的困惑。笔者认为，郑彦离同志提出的用“文尾”称谓涵盖“抄送机关”和“版记”区域也有不妥，因为一般认为“文尾”是文章的末尾，与公文主体的末尾部分很容易混淆。因此，笔者还是认为把抄送机关与主送机关同样作为公文主体，版记还是沿用这一约定俗成的说法比较妥当。

至于版记有无设置必要，笔者认为，版记可以作为一份公文的结束标识，加上版记更能体现公文的严谨和美观，也就是“有头有尾”。尤其是当一份公文正文内容、附件较多的情况下，用“版记”作为公文的结束标识，可以使公文更加完整、规范。况且，如今随着信息化技术的飞速发展，办公自动化系统（OA）已大量在党政机关中广泛应用，版记在公文处理过程中会自动生成，格式固定，不会因此增加排版印刷的工作量，影响公文印制的效率。因此，笔者认为，版记不能轻言取消。

再看郑彦离同志的《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文。郑彦离同志认为：“公文印制是发文机关的内部具体工作事务，收文机关既不关心，也不需要知晓，因此没必要在正式向外发出的公文正本上显示。况且依常规各机关的工作人员也知道，机关的总文印室设于文秘部门或称办公厅（室），一般发文印制由其承担，公文正本上显示此信息，对收文机关没有实用价值。” [5]郑彦离同志还认为：“‘送印不是‘送谁印，而是‘谁送印，即发文是由机关的哪个部门起草、承办，交文印部门承印。……如单位关于人事方面的发文由人事处起草、承办，正式发出的文件上就显示‘印发机关（或者说‘送印机关）是人事处。……按照这样的理解，发文上显示‘印发机关是有用的，因为谁也不能保证任何发文的内容任何收文机关都不会有疑问。发文上标示‘印发机关，就为对发文有疑问的收文者提供了询问沟通途径，可减少解疑曲折，也便于保证解疑的质量。” [6]从以上观点看出，郑彦离同志认为，从实用价值考虑，当“送印机关”不是文秘部门或办公厅（室）时，标示这个部门名字，有利于“为对发文有疑问的收文者提供询问沟通途径”;否则，没有必要在正式向外发出的公文正本上显示“印发机关”。笔者认为，按照《条例》规定，“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。[7]虽然文件是人事处起草、承办，但经过审核、签发、印制、用印等程序，只能由办公厅（室）或以机关名义对外发文，印发机关只能是某某单位办公厅或某某单位，而不能是某某单位人事处。对联合行文，郑彦离同志认为：“其‘印发机关不宜将联合起草承办的部门都标示。” [8]并将此作为不便标示“印发机关”的情况。笔者认为，联合行文一般由主办机关负责起草，征求相关机关意见，并与相关部门会签后，由主办部门负责印制，发文字号是主办机关确定，“印发机关”应是主办机关的办公厅（室）或主办机关，不存在不便标示的情况。郑彦离同志认为，“印发机关”有无用的、不便标示的情况，从而得出结论：为了格式统一，“所有公文均不需要在正本上标注‘印发机关”。[9]笔者认为，公文不能仅考虑格式要素的实用价值，还要考虑规范化需要。

关于版记中的“印发日期”项目，《条例》规定，“印发日期”即公文的“送印日期”。郑彦离同志认为，因为随着计算机的普及应用，“单位的大部分正式发文在领导签发当日即在文印室付印，从而使在公文正本上标注‘印发日期毫无必要。即使某个发文领导签发在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印该文稿也不过错一日、两日而已，没有多大的时间差，形不成在公文正本上标注‘印发日期的必要”。[10]公文的生效日期有以下几种情况：一是以印发日期为生效日期，公文一经发出即可生效。二是以领导签发时间为生效日期，联合行文以最后签发机关领导签发日期为生效日期。三是以会议通过时间或文件规定时间为公文生效日期。可见，“印发日期”在某种情况下，可作为公文开始生效的时间节点。如，有的文件规定，“本文自下发之日起执（施）行”，那么公文“印发日期”就是公文的生效日期，这里“印发日期”与“送印日期”可能时间不一致，存在延后一两天甚至几天的情况，对于一般情况也许影响不大，但对于执行公文或者在法律上需要用公文生效日期来界定某些事项，可能会有一定影响。因此，笔者认为，“印发日期”作为版记的重要内容，对公文执行有一定作用，在特殊情况下，可能起到关键作用，所以不宜草率地一概取消。

笔者也注意到，在国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）中，除了公文的通用格式外，还列出了公文的三种特定格式：信函格式、命令（令）格式和纪要格式。对信函格式，规定“不加印发机关和印发日期”，命令（令）格式也没有加印发机关和印发日期。笔者认为，这说明国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）起草者已充分考虑为使公文更加简洁高效，在采用信函格式、命令（令）格式时可以“不加印发机关和印发日期”。但对于根据发文方向和公文内容，不能或不宜采用以上这两种格式的，如向上级机关的请示，等等，还应采用通用公文格式，把版记作为公文的必备格式要素。

参考文献：

[1] [4] [7]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-04-16.

[2]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：24.

[3] 郑彦离.公文文尾部分不宜称版记[J].档案管理，2014，（3）：67.

[5] [6]郑彦离.格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J].档案管理，2013，（1）：84.