信息化下档案信息资源的开发与利用研究

一、档案信息资源的开发与利用概念

档案信息资源的开发就是采集、加工、存贮档案馆 (室) 所藏的档案信息, 以一定的成果形式为社会提供利用服务的工作系统;档案信息资源的利用就是为研究或解决问题而使用档案, 机关、组织和公民为某一个具体问题, 使用档案馆或档案室保存的档案。随着计算机技术与信息技术的迅猛发展, 档案信息资源管理要求技术含量越来越高, 工作程序也越来越繁琐, 同时信息种类与信息量进入了爆炸性增长, 档案信息资源成为长期与复杂的系统工程。

二、信息化下档案信息资源的开发与利用存在的不足

当前, 档案信息化建设还处于一个逐步完善的阶段, 档案信息资源开发与利用更是滞后信息化建设, 档案管理经常出现有硬件无软件、有软件缺数据、有数据难共享现状。

(一) 档案管理服务意识缺失

当前的档案管理仍然延续传统的管理观念, 即重管轻用, 档案管理人员工作就是按时接收与开放, 有需求者提供利用。很多单位不重视档案管理工作, 缺乏对档案管理的投入。同时多数档案馆 (室) 采取被动上门服务的方式, 档案没有进行数字化或者网络化, 很多档案资料在档案室尘封起来, 其社会经济价值不能显出出来。

(二) 档案信息资源建设缺失

档案信息资源建设不但要具有档案信息网络管理系统、数据库, 而且要具备信息安全防护设备。很多档案部门缺失这些基础建设, 标准体系不完善, 造成档案信息资源开发利用受到了诸多限制, 档案信息资源做不到互连、互通、互操作。同时核心硬件、软件和技术不硬, 不能保障档案信息化建设的质量与安全。

(三) 档案队伍素质低

由于受重视程度不高、资金投入不足等诸多因素制约, 当前档案管理人员素质参差不齐。一是思想道德素质较低, 对工作缺乏事业心和责任心;二是专业知识匮乏, 业务素质不高, 缺乏现代网络信息知识和创新意识;三是管理方法陈旧, 缺乏创新意识。

三、信息化下档案信息资源的开发与利用对策

当前很多档案室档案信息资源相对丰富, 但在档案管理模仍然沿用老模式, 档案资料的利用率很低, 因此, 档案管理部门采取有效措施和对策, 提升信息化下档案信息服务的水平与效益。

(一) 强化服务意识, 完善制度

首先要提高认识, 意识到位。案信息资源的开发与利用对促进社会经济发展, 维护社会和谐稳定起到积极的作用。档案管理部门应重视此项工作, 强化服务意识;其次要完善制度, 完善档案利用查阅审核, 查阅登记等相关制度, 以制度保障为前提, 进一步规范档案服务意识, 逐步健全档案服务制度, 完善档案服务内容, 使档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都按照统一的程序和科学的方法进行。同时要明确机关电子文件归档与管理工作职责, 建立机关档案信息安全保障制度, 规范对机关档案信息化的标准化管理。

(二) 加强档案信息资源建设

首先规范电子文件的归档与管理。档案管理部门要要根据《电子文件归档与管理规范》的要求, 做好电子文件收集、归档和管理。完善电子公文归档制度, 实现电子文档实时归档。对有保存价值的电子文件真实、完整、有效;其次要加档案的数字化进程。档案部门要根据室藏档案的种类、数量和内容, 有计划地加快档案数字化。要大力加强室藏档案的目录数据库建设, 定期对文件归档时进行档案数据的采集和录入, 同时应重视纸质档案全文数据库建设, 实现档案的全文信息查询;再次要深化档案信息资源开发利用。档案管理部门要科学整合室藏各类档案资源, 不断推进服务机制的创新, 提高档案信息资源开发利用水平和公共服务能力, 最大限度地满足档案使用者对档案信息的需求。

(三) 提高档案管理自身的素质

档案管理者必须具备一定的政治素质、专业素质、知识素质, 具备一定的协调能力、写作能力、管理能力, 才能适应现阶段档案信息数字化管理底色要求, 因此, 档案管理部门要把提升档案管理者的素质当作一项重要工作来抓, 档案管理部门要充分利用多种教育培训途径, 加强对档案管理人员的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、高新技术知识、现代管理技术知识的培训, 提高档案管理人员的理论和业务素质;加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训, 提高档案人员信息化知识水平, 培养既精通信息技术又熟悉档案业务的复合型人才, 从而促进档案信息化建设健康发展。