办公用品、日用品管理制度(共11篇)
篇1:办公用品、日用品管理制度
办公用品、日用品管理制度
第一条 为进一步规范办公用品、日用品的管理,明确办公用品、日用品的申购、审批、采购、验收及领用等规定,减少办公费用开支,特制定以下规定。
第二条 办公用品、日用品的申购及审批规定:
1、各部门根据每月用量及库存情况填写《采购申请单》,首先须报本部门经理审批,然后报行政经理审批,最后报总经理审批后方可交由行政管理部采购。
2、填写申购单时,必须详细注明所申购用品之名称、规格、数量、单价及申购部门等。
3、《采购申请单》必须于每月25日或25日前交予行政管理部,行政管理部将于次月初统一采购;每月25日以后上交的,归类到下次采购。
第三条 办公用品、日用品的采购规定:
1、为了控制办公费用的开支,采购人员应根据已审批的申购单要求进行数量上的适当采购,如有疑问应尽快进行反馈。
2、采购人员采购办公用品、日用品时,务必把握“货比三家、物美价廉”的原则,确保所购用品质量。第四条 办公用品、日用品的验收规定:
1、行政管理部负责办公用品、日用品的验收。
2、行政人员验收办公用品、日用品时,必须严格依据申购单的有关要求进行验收,确认合格后办理入库手续,有质量问题的,一律作退货处理,对数量或单价有疑问的需做确认或处理后再入库。
第五条 办公用品的领用规定:
1、办公用品、日用品由行政管理部统一保管、发放,各部门需使用办公用品、日用品的可至行政管理部领取。
2、办公用品、日用品于每月月中前发放,在无紧急情况的前提下,领用日期暂定为每周二、周四的下午。
3、圆珠笔、中性笔、涂改液、笔记本等常用品的领用,原则上领用周期为三个月(对于已领过圆珠笔或中性笔的,原则上以后只能领用笔芯)。
6、领用人员离职时,须清还领用之办公用品(易耗品视情况而定),如有丢失的须按原价扣还。
第六条 本制度从二O一四年七月一日起执行。
篇2:办公用品、日用品管理制度
为加强行政物资领用管理,在保障公司正常运营的同时,进一步控制费用,现就办公用品及其他行政物资的管理要求做如下说明:
一、主要行政办公用品配置标准
(一)行政办公用品发放费用标准
1)总监级(包括副总监级)以上管理人员每人每月10元。2)经理级(包括副经理级)管理人员每人每月5元。3)部长级(包括部长级)以下管理人员每人每月2元。
4)特殊岗位人员(收银岗位、输单岗位、仓库岗位、受理岗位)每人每月1.5元。
(二)主要行政办公用品配置标准
1、新进经理级以下管理人员(含经理级)报到之日起,根据工作需要,可领用如下办公用品:签字笔1支、VI笔记本1本、文件夹1个、三栏文件栏1个、小便签1本、透明文件袋1个,试用期内除更新外不得重复领用同样物资。
2、新进部长级(包括部长级)以下管理人员报到之日起,根据工作需要,可领用如下办公用品:签字笔1支、VI软抄本1本、三栏文件栏1个、透明文件袋1个,试用期内除更新外不得重复领用同样物资。
3、计算器配置:财务、结算岗位每人配置1个计算器,职能部门每三-四人配置1个计算器,该部门不足三人的,也可配置1个计算器,由部门内勤申领并保管。
4、办公耗材(包括传真纸、打印纸、硒鼓、墨盒、墨粉、色带等),日常办公需求不得高于18元/(人·月)(指管理人员,如已实行了外租打印或复印整合的,无此项费用,但可根据工作需要领用适量打印纸、传真纸)。因工作需要的特殊办公耗材另行报批,采购后入库领用。禁止用彩色打印机打印黑白文件。
二、部分行政办公用品使用期限
(一)笔类:
圆珠笔、签字笔,使用期限3个月,首次领用后,使用期限内只能按照以旧换新要求领用笔芯。
(二)袋、夹类:
1、透明文件袋、大长尾夹、中长尾夹、小长尾夹、中号铁夹、小号铁夹、大号铁夹,使
用期限两年,首次领用后,除因业务增加需要申领外,两年内不再发放;
2、双夹文件夹、60页文件夹、抽杆文件夹、文件栏,使用期限两年,首次发放后,除业务增加需要申领外,两年内不再发放。
(三)刀、尺类:
小刀、剪刀、直尺等,使用期限两年,首次发放后,两年内不再发放,更新发放时要以旧换新;
(四)订书机类:订书机、打孔机、计算器使用期限三年,首次发放后,三年内不再发放,发放时以旧换新,大头针、回形针,使用期限3个月,原则上部门共用,首次发放后,除业务增加需要申领外,三个月内不再发放。
(五)部门所领用的以上物资,部门负责人在签批时要仔细审核,必须达到以上规定的使用期限后方可更换,如无特殊原因,行政一律不予再次发放。
(六)241-
1、241-
2、241-3系列的打印纸的领用,必须先申请后采购,根据申请报告分批领用。因打印纸为异地采购物资,采购期较长,物流、售后及各店面使用量较大的打印纸应做好计划报需求到行政进行异地采购。
三、行政办公用品的领用
(一)各部门、各店面应指定专人(如部门内勤)负责对本部门在职人员日常办公所需的行政办公用品进行统计,以部门为单位走OA流程进行申请。
当公司遇有重大活动或特殊情况(非部门日常使用如培训),需要大批量常规或特殊办公用品时,由需求部门以报告的形式书面申请,经有关部门及相关领导批准后(按公司相关流程办理),行政部凭批准后的报告及时采购和发放。此项费用在部门办公费用预算内列支,不受办公费用额度标准的限制。
(二)领用的办公用品必须在《部门办公用品申请单》的使用人姓名栏内详细填写使用人姓名,不得不填写或用部门名称代替,否则报告可退回,不予发放。
(三)申领时间
职能部门指定人员于每月14-16号将下月所需行政物资需求按照固定表格(附件1)填写完毕后发到行政部邮箱,连锁店每季度(以自然季度计算)由连锁店管理部在当月5号前通知店面行政人事专员。
(四)更换要求:为保护环境,同时也为了加强领用控制,下列物资在提交OA《部门办公用品申请》后领用时要求以旧换新:订书机、打孔机、计算器、小刀、剪刀、白板笔、修正液、记号笔、荧光笔、色带架等;连锁店打印机硒鼓的更换各连锁店行政人事专员需做好打印机硒鼓更换台帐(附件2),每个三星1641硒鼓打印张数应在1300页以上,惠普4100硒鼓打印张数应在8000页以上,出现打印张数过低的时候应及时反映至行政部,行政部将依据台帐及送货单进行结算,台帐未记录的行政部将不再结算由店面自己结算。另各店面、各部门硒鼓使用完毕需更换必须致电行政部仓管员通知供应商进行更换,不可私自通知供应商更换,否则不予结算。
四、办公用品的分类及日常管理
(一)办公用品分类
1、小额耐用办公用品类:计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀、直尺、起钉器等。
2、小额耐用办公物资类:办公室门锁钥匙;推柜、更衣柜、文件柜的钥匙等。
3、易耗办公用品类:签字笔、笔芯、笔记本、胶水、修正液、便签、及时贴、订书针、回形针等。
(二)日常办公用品、办公物资管理
1、员工领用办公用品后,要爱惜使用,不得浪费,不得随意丢弃;
2、行政仓库为员工建立办公用品领用台帐,对于违规或者超标领用,非经报批,一律不予发放。
3、各部门内勤对小额耐用办公用品、小额耐用办公物资的品种、存量、使用人、使用状态进行调查,建立小额耐用办公用品、小额耐用办公物资管理台帐,落实责任人,对于新领的小额耐用办公用品、小额耐用办公物资要及时更新台帐。
4、小额耐用办公用品申领后,在使用期限内如因使用不当造成损坏或保管不当造成丢失的要按照原价进行赔偿。小额耐用物资(钥匙)在使用过程中如因使用不当造成损坏或保管不当造成丢失的,由使用人进行赔偿,如可以配钥匙的,配钥匙费用由使用人赔付;如不能配钥匙,需要换锁,换锁费用由使用人承担,包括锁具费用,不少于20元/把,换锁人工费用30元/把,合计50元/把,使用人把费用交财务后,根据缴款凭证维修。
5、行政办公用品的交接
(1)办理离职、调动手续的员工需办理办公用品交接手续,易耗办公用品类交部门负责人分配给部门员工继续使用;小额耐用办公用品、小额耐用物资交行政仓库,行政仓库核对无误后办理办公用品交接手续,或交接给新进员工,新进员工需在交接表上签字接收,对于缺失物资按照上述规定开具扣款单,交财务在工资中扣除。
(2)行政仓库回收小额耐用办公用品后要登记台帐,后期人员领用时要优先发放回收的小额耐用办公用品。
篇3:办公用品营销的大客户管理
何谓大客户 (Key Account) ?
确切的说“对企业具有战略意义的”是为大客户, 当然大客户的管理和大客户的销售是完全不一样的, 大客户的管理范畴包含很广, 但它的目的只有一个, 那就是“为客户提供持续的个性化服务/产品”, 以此来满足客户的特定需求, 从而建立长期稳定的大客户关系。当然大客户管理必须和企业整体营销战略相结合。大客户通常是某一领域的细分客户, 而且和传统的大众客户管理相差甚远, 大客户管理能够最大化的满足顾客的需求, 所以这一意识形态的东西很快被我们的顾客所认可, 并希望供应商能注重这一领域的管理和发展。基于以上说法, 我们将从以下几点来认识大客户管理。
一、大客户关系发展的类型
普通大客户:这类大客户是由大客户经理与采购方的PMU (决策单位) 的关系来组成的, 主要是一些小值易耗的行业, 像文具零售企业。
伙伴式大客户:这类大客户涉及到的双方人员比较多, 包括双方的财务经理、物流经理、销售经理、总经理等等由下而上的, 在成本核算等领域的多方面合作。
战略性大客户:这类大客户涉及的人员和组织是彻底的, 从最基层的销售员采购员到高层的CEO、董事长, 并且会成立不同部门的联合小组, 包括产品研发联合小组、财务联合小组、市场营销联合小组、简易单品生产车间、董事会联合会议等等渗透性的供求关系, 而且会有专门独立的合作办公室。
二、大客户部在公司的地位
大客户部在公司的地位高低主要取决于公司对大客户开发和维护的决心, 大客户部却因为掌握着关系企业生存命脉的顾客而显得重要。源于大客户的管理和普通客户的管理是不同的, 所以这个部门经常都独立于营销体系中的区域管理制度, 直接归属总经理或成立大客户事业部的总经理管理, 大客户部在和公司其他如财务、物流、市场、采购等部门的沟通协调中将享有特权, 然而这正是众多已经设有大客户部的公司所做不到的, 在这一方面没有给予充分的权利, 这样的大客户部也是名存实亡的, 在花费了前期相当的费用的同时, 大客户部却没有实际的权利, 而没有发挥出最佳的价值, 这也正是大客户管理最致命的问题。
三、大客户部的成员组成
大客户部的工作不论是在工作量上还是在涉及的知识范围都是相当广泛的, 所以其成员要求都是某一领域的专家, 其成员包括首席谈判家、法律顾问、财务专家、高级培训师、技术工程师、大客户开发经理、市场调查分析员、客户服务专员等等
四、大客户部经理应具备的素质
根据我们得出的理想大客户部经理的描绘是现在“不可能达到的”, 但最基本的知识是要的, 我们分别从不同的角度来看这个问题。首先, 对客户而言, 客户需要大客户经理对客户本身的经营状况、赢利方式要有绝对的了解, 其二是有相当强的沟通能力, 再就是产品知识丰富, 业务知识全面, 他们期望大客户经理有能力和其高层沟通并提出建议性的设想, 并有能力推进合作, 经我们研究, 如果购买方认为大客户经理在其企业中缺乏权威, 无法决策问题, 那么他们将不愿意和这样的企业有更深层次的合作。其次, 对企业来说, 大客户经理首先要忠诚我们的企业, 要有很强的销售谈判能力, 在整体的战略思考、管理计划、行政组织能力上要更胜一筹, 对于产品知识和培训能力也有一定的要求, 最后是能够知悉法律、财务的基本知识。可以看出整体要求素质要全面。
五、大客户开发步骤
1、对现有或潜在大客户进行分类
根据公司经营方向和发展的重点, 将公司现有客户或准客户按照产品类别、客户性质、服务内容等方式来加以分类, 以便我们的大客户小组的分类开发能更有效。
就拿办公文具行业来说, 如果是办公用纸 (复印打印纸) 生产商的话, 按横向可以划分为机器设备生产商 (欧梅、申贝、科密) , 通用耗材生产商 (天威、纳斯达、格力) , 传统文具生产商 (得力、齐心、广博) 等等, 这些生产商都是行业内的巨头, 他们的部分商品也都是行业内市场份额最高的, 这样的合作就像海尔洗衣机和宝洁洗衣粉、金龙鱼食用油和苏泊尔锅之间的合作。如果是纵向的可以分为终端和通路两种, 终端的有各地市的政府部门、行政机关、银行、电信部门等这种用量特别大的客户, 如果是通路则可以分为大型文具零售企业 (北京欧玛特、广东今日合作) , 超市商场 (沃尔玛、麦德龙) , 传统批发商 (深圳荣风华、上海环中、南京万华) 等等。
如果是对文具行业的零售企业来说, 像深圳的某文具公司, 它的客户则可以分为深圳市政府、区政府、上市公司 (中兴通讯、大族激光) 、跨过集团 (富士康、IBM、EPSON、三洋) 、大型企业 (华为、TCL、康佳、招商局) 、金融系统 (招商银行总部、交通银行) 等等, 这些单位每月的文具采购量都在5万元以上, 对于文具行业在开发大客户、小客户都要付出相同成本的情况下, 这些的企业的价值和其产生的赢利状况都是相当不错并值得开发的。
2、对大客户进行分析
我们在开发每一个大客户之前都必须首先了解客户, 知道客户的优势和劣势, 及其可利用的资源, 这样有利于我们更全面的了解并迅速开发出其潜在需求, 并通过我们的产品/服务来扩大我们的优势, 把劣势缩小到最小, 我们主要分析的内容有:
客户的流动资产率——客户是否有买单的现金实力是很关键的
客户的净利润率——这个可以衡量整个公司的收益状况
客户的资产回报率——这个可以比较客户的投资与收益, 并用来评估客户公司的管理水平
回款周期——可衡量客户公司内部的现金是用来偿还贷款还是作为流动资金来使用的
存货周期——可以衡量出客户的销售能力或实际使用量, 还可以看出其现金流动的速度
调查一个大客户如何管理这些核心的工作是大客户小组的中心工作, 如果选择大客户失误将给公司带来莫大的损失, 包括人力资源、物流配送的浪费、成本的上升、应收款的危险等等问题。当然客户状况需要我们了解的内容还有很多, 比如说, 我们的产品被客户转卖到了哪里?商品最终被谁买走了?是什么层次什么性别什么年龄的人买的?为什么会买我们的商品?我们的客户又是用什么方式来卖我们的商品?怎样运输、保管?等等这些内容都需要我们花时间去了解, 分析这些内容可以更有利于我们提高服务的效益, 提高我们的竞争力, 以便我们在客户碰到问题时我们能第一时间的给以解决, 从而加以改进, 这样的顾问式销售可以给企业带来更多的本质变化。
3、客户购买习惯/过程分析
因为是大客户的原故, 所以这些采购者所涉及的资金都是相当庞大的, 其购买决策并不是一、二个人就能决定的, 甚至这些产品的采购 (经销) 会改变该公司的经营方向和赢利方式, 所以其购买过程就会显得漫长和复杂, 首先, 购买 (经销) 的类型有三种:
a.初次购买 (经销) ——这类客户的开发时间是比较长的, 有的甚至超过1年, 像二手车、叉车之类的大宗产品, 让这类客户认识我的产品/公司本来就需要一段时间, 难度也会很大, 需要从头到尾的一个销售周期。
b.二次或多次购买 (经销) ——这是在已经购买了我们的产品以后, 第二次购买, 这个过程就相对很短了, 他们在前期已经认可了我们的产品/公司, 不需要解说最基本的东西, 这是他们在出现需要时就会发生的, 他们所关注的内容也会有变化, 他关心的是你的服务标准变了吗?产品质量一样吗?价格能更便宜?有足够的库存吗?等等这样的问题。
c.购买 (经销) 其他产品——有时候客户需要调整公司的战略或者产品/服务, 因此也要求供应商做出相应的调整, 这时候其实是对我们更重要的考验, 一定要把握好, 一点点的失误就会前功尽弃, 把原来的产品/服务一起让给了竞争对手了, 不过这样的采购 (经销) 可以让我们加强和客户的DMU关系, 而让DMU对我们的评价越来越高, 最终大大减少竞争对手的机会。
4、影响客户购买 (经销) 的因素
a.费用——购买的费用占客户支出额越大, 则其决策人职位就越高, 决策速度就越慢, 决策过程就越复杂, 他们要考虑采购成本是不是过高?利息是高还是低?市场对这个产品的接受程度如何?他们有能力销售好给产品吗?等等都是他们要着重考虑的问题。
b.购买 (经销) 产品是否有足够的科技含量——他们要考虑这类产品/服务是否太超前了, 能跟上技术发展的步伐吗?多久就会被新技术取代等等。
c.购买 (经销) 的复杂程度——我们所提供的产品/服务越复杂, 客户所需要处理的技术问题就越多, 潜在成本也就越高, 而且必要时还要另请专业人士。
d.政治因素——政府的政策是否对我们的行业或客户、客户的客户有影响呢?法律议案对市场会造成冲击吗?像前不久在我国的宏观调控、贷款控制, 这一政策规定对我国的尤其是房地产和汽车业的冲击是无法算计的, 对该行业的中小企业来说也是致命的打击。
e.当然还包括该DMU在公司所处的地位, 决策人在公司的地位, 决策人的性格等等, 我们就不一一例举了, 通常成功的大客户销售经理在谈判之前都会先了解买家决策者所要面临的种种压力, 其最关心的问题、操作程序等等相互关联问题。
5、分析公司与客户的交易记录
主要包括客户每月的销售额、采购量, 我们的产品在该的所占的份额, 单品销售分析等等。
6、做SWOT的竞争分析
任何公司都希望最大利益化的满足客户需求, 以获得客户较高的价值认同, 要做到这些就必须和最大的竞争对手进行比较, 并做好决策, 同时也要看到我们的开发风险。
7、费用、销售预测分析
包括销售额、销售利润, 需要的库存利息、人员的支出、差旅费、风险系数高低、开发客户所带来的管理和经营费用等等, 从而真正得出该大客户是否有价值开发。
8、我们给大客户提供什么
这是最关键的一点, 要根据不同行业不同产品进行区分, 在办公设备公司我们将为大客户创造不同一般的价值和服务, 包括:
a.减低综合采购成本——劳动成本、设备损耗、保养费用、库存利息、能源开发等。
b.增加收益——提高销售、加强生产线、提高利润率等。
c.避免浪费——减少对新人员的需求、减少对新设备的需求和维修次数。
d.提高工作效益——简化采购流程、优化采购组织。
e.解决方案——真正为客户解决实际的问题。
f.无形价值——提高该公司的声益、加快决策过程。
六、大客户的档案管理
1、基本信息——包括客户公司电话、地址、传真、电邮、采购员、采购经理、采购总监、财务总监、销售经理、配送经理、总经理、董事长等各层次人员的权限、联系方式、性格、爱好等基本信息。
2、重要信息——包括客户集团组织架构、公司发展历史、经营目标、发展方向、产品定位、销售状况, 客户的竞争对手状况、客户供应商状况、客户的资源及客户状况, 我们所提供的产品销售有多少、竞争对手有多少、利润如何等。
3、核心信息——我们的计划和提供的策略, 并检查其效果以便随时改正。
4、过程管理信息——包括所有的谈判记录、谈判参与人的身份, 我们的谈判过程的回答, 下一步的策略, 客户产品的订购、库存增降情况的记录。
七、大客户谈判技巧
可以说, 销售谈判的成功与否意味着生意的成交与否, 前面所做的所有工作都可能因为谈判的失败而导致全盘皆输, 所以谈判技巧就显得无比重要了, 我们都知道传统的会谈过程包括开场白 (寒暄) 产品特征描述开放和封闭的问题异议处理收场白技巧 (无数次的要求或暗示客户签单) 。这一会谈模式风靡了整个20世纪, 然而, 不幸还是提前来了, 顾客的购买越来越理性, 而且压价水平越来越强, 这种针对小生意的谈判自然就无法再为我们服务了, 就谈判来说, 最少可以当作一篇文章来写, 我们这里就简单的说一些。谈判的过程主要有以下四个:
a.初步接触
包括自我介绍和怎样开始会谈的方法, 其实开场白的好坏和大客户的谈判成功与否没有很重要的联系, 但也不能轻视, 这里需要注意四点:
Ⅰ.解决你是谁?你来这里干什么?你的目的?
Ⅱ.问合理的背景问题 (不谈产品) 。
Ⅲ.尽快切入正题——在时间比什么都重要的现代社会, 谁还有时间在上班时候和你寒暄?何况说太多无关紧要的话只会让你谈正经生意的时间更少, 这是新销售员最容易犯的错误。
Ⅳ.不要在还没有了解你客户时就拿出你的解决方法——当你还不了解你客户的现状和需求时, 就告诉客户:“我能帮你做什么”, 那除了是骗人还是骗人, 而且这是最容易引火烧身的一种做法, 那就是听到了可怕的异议 (尤其是价格异议) 。
b.了解客户, 挖掘明确需求
几乎所有的生意都是要通过提问的方式来了解客户的, 在所有销售技巧中, 了解客户可谓是精华中的精华, 在大客户的会谈中跟是至关重要的, 顶级的谈判专家曾做过研究, 所有成功的销售都是了解客户的工作占70%, 销售签单的工作占30%, 而失败的销售刚好相反。了解客户并挖掘明确需求的提问技巧主要有以下四种:
Ⅰ.问背景问题——目的是找出客户现在状况的事实, 比如说“贵公司有多少人?”, “贵公司的销售 (使用) 额是多少?”。建议事先做好准备工作, 去除不必要的问题。
Ⅱ.问难点问题——目的是找出客户现在所面临的困难和不满。比如“贵公司的复印机复印速度会不会太慢?”, “你的打印机是不是经常要维修?”。建议以解决客户难题为导向, 而不是以我们的产品和服务做导向。
Ⅲ.问暗示问题——目的是找出客户现在所面临困难所带来的影响。比如“打印机老是出错会增加您的成本吗?”, “复印机的速度太慢回影响你的工作效益吗?”“碎纸机的声音会影响你们工作吗?”。建议问这样的问题之前请先策划好, 而不会让人觉得生硬影响效果。
Ⅳ.问利益问题——目的是让客户深刻地认识到并说出我们提供的产品/服务能帮他做什么。比如“比针式打印机更加安静的激光打印机对你们有什么帮助吗?”, “如果每天可以减少50P的废纸量, 能让你们节约多少成本”等等。建议问这些问题要对客户有帮助性、建设性, 并一定要让客户自己亲口告诉你提供的产品/服务的利益所在。
c.证明能力, 解决异议
证明你的策略对客户是有帮助的有三个方法:
Ⅰ.特征说明——描述一个产品/服务的事实。如“我们有40个技术支持人员和5量配送车”。
Ⅱ.优点说明——说明一个特征是如何能帮助客户的。如“我们专业的维修人员可以减低机器故障的出现”
Ⅲ.利益说明——说明一个利益能解决客户被前面谈判是挖掘出来的明确需求。如“我们可以提供像你所说的每周六送一次货”。这个利益说明可以让你防止异议的出现, 而不是必须“处理”异议;还可以帮助会谈人员为你在其公司内部帮我们销售 (真正的销售是客户企业内部进行的) , 最重要的是能赢得会谈人员对你策略的支持或证实。建议在证实能力之前, 要先完成前面的“了解客户并挖掘明确需求”阶段, 而且让客户表达出你能满足他的明确需求。这里有几点是要说明的:其实异议并不是购买信号, 我们接到的异议越多, 我们的成功就越渺茫, 而且大部分异议都是由销售方自己造成的, 更多的异议上由于销售方在不知道客户的明确需求时过早地拿出你的策略的缘故。
d.总结利益, 得到承诺
最后是应该把你今天的会谈内容做个总结, 在小生意中便可要求客户签单了, 像文具这个行业, 通常是一次二次的会谈就知道销售是否成功, 而大客户则不是, 经常出现的问题是, 没有成功也没有失败, 只是暂时的不成交, 前面说过, 因为成交的金额比较大, 采购汇报程序也比较复杂, 但每次都可以更进一步得到你想要的, 比如“举办一个产品演示会或做一次培训”, “和上一层的领导见面”。这一阶段, 我在给别人做培训时通常称之为“得到进展”。
八、大客户管理的未来
篇4:我国产业用品品牌管理研究
一、我国产业用品品牌管理的重要性
目前在我国产业用品市场上,企业间的竞争手段主要集中在价格竞争上。大多数企业谋求通过规模扩张来获取规模效益,然后以成本优势作为依托,大打“价格战”。这种以价格作为主导因素进行市场竞争的策略,在我国目前产业用品企业数量众多、市场分割严重、产品同质化程度高、生产和销售的集中度低、市场成熟度低的市场环境下,仍不失为一种有效的竞争策略。然而,从我国产业用品市场的未来发展态势和竞争趋势看,更高层次上具有综合性的品牌竞争才是企业未来获取竞争优势的主要手段。
(一)相对于单一的“产品竞争”、“价格竞争”、“渠道竞争”和“促销竞争”,“品牌竞争”是更高层次和更具综合性的竞争,更能体现企业和产品的竞争实力。
1单一的产品竞争只能发挥企业产品创新的优势,但产业用品产品高度同质化的特点和企业间技术水平差距的日益缩小,使得产品创新的空间极其有限。同时,单靠技术创新,产品在用户心目中也很难有一个统一和长期的形象。为了保证产品定位和产品形象的统一和长期、稳定持续的产品延伸和发展,必须要有一个统一、稳定和具有深刻内涵的品牌来统领企业的产品。
2单一的价格竞争在目前不失为一种收效较快的竞争策略,但同时也有相当程度的缺陷和局限性。过度的价格竞争导致市场秩序混乱、企业竞争缺少回旋余地、品牌形象严重受损、利润空间不断缩小、企业和行业的发展受到制约、市场对产品信心不足。而打造强势品牌才是企业获取盈利的有效手段,尽管产业用品多是以功能性利益为核心价值的产品,品牌溢价能力不如情感型与自我表达型的日用消费品,但随着市场集中度的提高,企业盈利的绝对值不一定低。
3分销渠道的竞争的确是企业市场竞争的关键之一,但分销网络的稳定和发达,最终取决于分销商对产品品牌的信心。因此,根本解决分销网络问题,有赖于良好的品牌形象。
4单一的促销竞争往往局限于一些表面化的竞争层面,从战略的角度讲,它也仅属于一种外在和辅助的力量。同时,促销策略的针对性和高效性也受到品牌定位和品牌形象的巨大影响。
(二)随着对产业用品需求的差异化程度逐步显现,为产业用品企业打造不同个性的品牌,占领细分市场,创造了有利的条件。
传统的观念认为产业用品大多属于无差异产品,但随着用户对产品和服务要求的提高,不同用户对产业用品质量、价格、特性、包装、运输、购买便捷程度、付款方式、季节性需求的变化、消费者长期以来良好的产品体验、企业基于个性化服务带给消费者的额外价值等产生了差异。这种差异化的需求,有利于企业针对目标用户,打造具有个性的品牌,满足细分市场的需求,从而取得市场竞争的优势。
(三)这是由产业用品的产品特点决定的。
不少产业用品是标准化的产品,由于产品的同质化程度较高,能提供给用户的功能性利益相差无几,用户选购时更加看重的是产品的附加利益。而有些产业用品技术复杂,需要有很好的售后服务作保证。知名品牌能提供更多的附加利益和良好的售后服务,因此品牌也就理所当然地起到了导购的作用。
(四)世界上一些知名产业用品公司成功的案例也说明了品牌管理的重要性。
如:英特尔公司的CPU能一直占据80%以上的市场份额,就在于其“Intelinside”(内有英特尔)品牌塑造计划的实施。美国卡特彼勒公司(CaterpillarInc)承诺:对于世界上任何地方的卡特彼勒产品,都可以在48小时内获得所需的更换零件。这种撼人心的服务使其成为了行业第一品牌,从而在市场竞争中一直处于绝对优势的地位。
(五)实施品牌战略、加强品牌管理也是指导我国产业用品市场健康发展和引导用户理性消费的重要手段。
用户的购买决策过程需要建立在充分准确的市场信息和企业及产品信息获取的基础上,而品牌战略的实施不仅能通过品牌给用户提供所需的充足信息,还可给用户提供选择这种产品的参考依据和理由,更给用户提供一种使用该品牌的信心,促使用户理性消费。同时,用户依据品牌来选择产品,将会迫使假冒伪劣产品退出市场。因此,有效的品牌管理,不仅有利于企业,而且有利于用户,更有利于产业用品市场的健康发展。
二、我国产业用品企业品牌管理存在的问题及对策
(一)目前我国产业用品企业品牌管理存在的主要问题
1大多数产业用品企业对品牌管理重视的程度不够,企业品牌管理的层次较低
由于在产业用品营销中存在“灰色营销”成份(即所谓的“拉关系”、“吃回扣”),不少企业认为只要搞好了关系,产品不愁卖不出去。同时,在现有的市场环境下,价格是企业占领市场的主导因素。因而对品牌的重要性和品牌管理重视的不够。同时品牌管理的层次较低。
2建立品牌形象的手段单一
由于多数产业用品的同质化程度较高,又是以功能性利益为主的产品,不具备建立品牌价值的前提条件——提供用户以独到的产品功能。因而,把为用户提供服务当成了树立品牌形象的唯一手段,使品牌管理的视野和范围大大受限。
3对品牌形象传播的重视程度不够
我国多数产业用品企业,对产品品牌形象传播重视程度不够,这方面的投入也很少。结果是产品知名度很差,造成了“一流的产品,二流的价格”。
(二)我国产业用品企业品牌管理的对策
1高度重视品牌管理工作,把品牌管理放在企业管理的核心地位
品牌在现代市场竞争中起着至关重要的作用,品牌管理应处于企业管理的核心地位。品牌从以往识别产品的战术性工具转变为企业的战略性资源,成为企业管理的核心。这就要求企业在管理上实现从专业管理向品牌管理的转变。企业应通过设置品牌管理部门或品牌经理等方式,把实施品牌管理的全过程都组织在一个管理范围内,实行一元化和综合管理,企业的各项工作都应围绕着打造强势品牌而展开。
2要充分重视和发挥个性化服务在塑造品牌中的作用
产业用品行业产品同质化程度高,差异性较低,缺乏建立品牌价值所需的条件——提供用户具有特殊价值的产品。因而,向用户提供个性化、有特色的服务,就成了塑造产品品牌特色的重要手段。在品牌管理中,必须十分市场调研工作,及时了解用户的需求特点及其变化,通过提供特色服务来树立品牌形象。
3要重视企业形象的建设,运用企业形象来提高产品的品牌形象
如前所述,产业用品产品本身的特性差异小,用户更多地关心厂家的信誉、技术水平、服务状况和合同履行率等方面。良好的企业形象更容易使企业的产品品牌得到用户的认可,从而提高产品的品牌形象。,
4要善于利用“样板工程”来树立产品的品质形象
在产业用品品牌管理中,感知质量是树立产品品质形象的重要手段。产业用品产品的质量的直观性差,通过产品化验数据用户并不能直接感受到产品的质量。因此,感知质量就成了用户认可产品质量的重要手段。通过产品在“样板工程”(即在全国、甚至国际上有影响的大工程)中的使用,借助于“样板工程”的形象,可以树立产品在用户心目中的品牌形象。
5在品牌管理过程中,要重视现代营销技术和手段的运用
营销是塑造品牌的重要手段,企业可以利用多种营销手段来建立品牌形象。比如:利用“关系营销”、“互动式营销”来提升品牌的价值;利用“各户关系管理”(CRM)来提升品牌的忠诚度;利用整合营销沟通中的各种因素,将品牌信息传递给目标用户建立品牌形象。在品牌管理中,产业用品企业必须充分重视现代营销技术的运用,而不应把服务作为建立品牌的唯一手段。
6在品牌形象传播中,一定要结合产品的特点
篇5:办公用品劳保用品管理办法
办公劳保用品管理办法
为加强公司办公、劳保用品事务管理,使办公用品管理规范化,本着节约开支,防止办公、劳保用品滥发滥用和遗失,特制定此办法。
第一条每月月底前,各科室负责人和车间负责人将本科室(车间)需要的办公用品计划提交采购部。
低值易耗品标准,以每月15元/人的标准控制使用。
第二条采购部指定专人拟定每月办公用品计划及预算,报公司领导审批后由采购部负责统一采购。按实际工作需要有计划的分发给各科室。
第三条除正常配发的办公用品外,若还需其他特殊用品的,由各科室申请,采购部提出意见,报公司领导批准后由采购部负责采购,交科室或项目监理机构使用。
第四条新聘工作人员的办公用品、用具,由科室负责人根据岗位设置的需要,列出名单和用品清单,交由采购部负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作。
第五条对耐用办公用具实行交旧换新、遗失赔偿的制度,由采购部造册登记,负责使用管理,财务部负责办公用具资产管理。
第六条根据劳动管理制度,原则上按年配发各岗位劳保用品。
第七条负责购买和发放办公、劳保用品的人员要做到用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品妥善保管。
第八条负责保管办公、劳保用品的人员做到手续齐全,建立帐本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。
第九条各科室和车间要督促所负责员工爱护公物,正确使用公物。如出现不爱护公物,不正确使用公物或有意破坏公物,导致公物损坏的,除由本人照价赔偿外,同时追究科室和项目监理机构负责人的责任。
篇6:办公用品管理制度
章鸭子行政文件(2017)第 号
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办公用品管理制度
办公用品管理制度是针对公司办公用品的计划、采购、分发和保管的一项制度,为了更好的规范办公用品的管理和流程,减少铺张浪费,节约成本,提高办公效率,特制定本制度。第一章 总则
1、日常办公用品由行政部前台集中管理,办公用品采购由采购经 理责实施。实行统一采购,统一发放,统一回收处理。
2、本制度办公用品包括:书写工具系列、纸本系列、文具系 列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列等。
第二章 办公用品计划申报
1、各部门根据本部门办公用品使用情况,每月28日—29日填写《办公用品申报单》,上报下月办公用品领用计划,部门负责人审签后报行政部。
2、行政部前台负责查对办公用品领用计划和库存,提报办公用品采 购计划,经行政副总审签后送采购部统一安排采购。
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3、采购单位价值500元以上办公用品时,须报请行政副总批准。
4、办公用品采购采用月度采购为基础,临时性特殊物资采购申报为 辅。
第三章 办公用品领用
1、各部门领用办公用品需在《办公用品领用单》上签字,行政部备 档。
2、行政部根据《办公用品申报单》及《办公用品领用单》,进行核 对后将所需用品备齐分发给各部门。
第四章 办公用品管理 第一节 分类定义:
1、固定资产类办公用品,如:传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。
2、非消耗性办公用品,如:办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。
3、消耗性办公用品,如:笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。第二节 职责:
1、公司行政部负责办公用品的全面管理。
2、公司行政部前台具体负责执行。
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第三节 具体规定:
1、固定资产类办公用品的申购,要先计划并报行政中心副总总裁批
准。
2、非消耗性办公用品一般以部门为单位发放,部门内共同使用;消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。
3、新员工到职或临时急用品可根据实际及时购买,行政部每月可适
时备用部分用品。第四节 办公用品的日常管理
1、固定资产类办公用品进行编号管理,由行政部统一登记用品;
2、日常的管理由使用部门或使用者进行;公司公用品由行政部进行管理。
3、出现损坏或故障根据实际情况由行政部统一安排修理。
4、非消耗和消耗性办公用品的管理:
(1)消耗性办公用品由各使用部门或使用者管理。
(2)非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品,如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。
5、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品,由行政部确认。备注:
1、部门一个月的办公用品量应在月初进行仔细检查预算,在月中
有特殊原因须要增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支“情况说明”给行政部,报行政部核查后再确认处理结果。
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2、若无特殊原因超支,公司不再为其购买,但部门负责人为保证工作的正常进行,自行解决余下时间的办公用品费用。
3、月度办公用品使用定额由上月27日—下月27日为一个周期。
长沙章鸭子食品销售有限公司
行
政
部
二○一七年六月二十一日
篇7:办公用品管理制度
为规范办公室办公用品的采购、保管、领取和使用,使之管理有序,节俭节约、避免浪费,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司办公用品的管理。
三、办公用品采购
1.除公司领导特别要求外,公司的办公用品由综合办公室统一购买,统一管理,并有专人负责。
2.办公用品的购买应本着“节约开支,合理使用”的`原则,在购买办公用品时应查清库存,避免重复浪费。
3.办公用品管理员在购买办公用品时应准确掌握市场价格,进行比较,尽量以最低的价格购买到最好的物品。
4.管理员购买办公用品应填写《办公用品申购表》,详细注明所购买用品的名称、数量、价格、型号等情况。随用随买的个别零散性采购,一次性采购在500元以下的,报综合办公室主任审批;金额在500元以上的,报总经理审批。
5.办公用品购买后,由财务部与办公用品管理员依据办公用品购买清单办理入库登记,填写《入库登记表》。
四、办公用品保管
1.库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
2.定期进行办公用品库存盘点,确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
3.加强对办公旧物的管理,阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用。
五、办公用品领用
1.办公用品领取时,领取人须在《物品领取登记表》上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项并签字。
2.办公用品管理员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则管理员有权拒付。
3.领取的非消耗性办公用品(如订书机、计算器、剪刀)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。
4.对于各部门使用情况,办公用品管理人员应做好月、季及年度统计,填写《办公用品使用统计表》。
5.新进员工到职时管理员应及时提供必需的办公用品;员工离职时,管理员应将剩余的办公用品收回,并及时办理入库登记。
六、办公用品使用
1.使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。
2.办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。
3.精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源,定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4.办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。复印纸应用于复印;大头针、曲别针等应反复使用;纸张可双面利用,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5.印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低,并力求使印制数与需用数基本相符,略有余富,避免不必要的浪费。
6.对于高档耐用办公用品,部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;故意造成设备损坏的,直接责任人应赔偿。
七、其他
篇8:劳防用品管理7点建议
转变认识凝聚共识
在企业内部从上至下营造重视劳动防护工作的氛围, 从领导层、管理层、操作层培养对劳动防护的科学眼光和专业认识, 这是做好劳动防护工作的重要基础。很多企业都有一个通病, 就是把劳动防护工作放在企业安全管理的最后一项, 无人重视, 工作自然难有成效。因此, 长期坚持向企业管理者及员工灌输以人为本的劳动防护理念, 解决好思想认识问题, 才有可能筑牢劳动防护这条预防事故、保护生命的关键防线。首先, 要强化责任认识, 对企业领导层和安全管理层, 要做好劳动防护工作法律责任的告知, 让企业领导层和安全管理层认识到建立健全劳动防护管理体系及劳动防护管理长效机制, 是落实以人为本安全理念的重要途径, 增强其做好劳动防护工作的责任感和使命感。其次, 劳动防护工作具有一定的专业性, 企业要加强安全管理人员的劳动防护专业知识培训, 比如把职业危害、劳动防护设为培训中的必修环节, 让企业管理者不仅知道劳动防护“管什么”, 还要知道“怎么管”。再次, 加强自我防护意识, 企业要让一线员工了解作业环境中的危害因素, 让其形成良好的自我防护意识, 从内心认识到劳动防护对保证自身身体健康和预防伤害事故的重要意义。最后, 企业内部可充分利用“安全生产月”活动, 以及安全生产张贴板和宣传栏等, 多层次地宣传劳动防护的意义, 营造人人关注劳动保护、人人懂得劳动保护、人人参与劳动防护的良好氛围。
把握流程形成体系
劳动防护用品管理工作虽不是一项非常复杂的工作, 但所涉及的管理环节多、链条长, 涉及多个部门, 包括计划、采购、验收、发放、使用、报废等各个环节, 涉及生产、安全、财务、工会等不同部门, 且各部门的工作都会对劳动防护用品管理的规范化、程序化、标准化产生影响。为此, 在企业管理层面, 一定要将劳动防护用品的管理工作作为一个整体来考虑, 以企业劳动防护用品全寿命周期为主线, 制定标准化管理流程, 以及明确各个部门的职责, 并建立起良好的部门协作机制, 促进劳动防护用品管理工作的整体推进。
辨识危险摸清底数
从目前劳动防护的法规、标准来看, 多以岗位或具体的作业活动中存在的危害因素来考虑劳动防护用品的配备。这些配备标准具有一定的通用性, 但结合企业的实际情况来看, 还存在一些不足, 比如, 对具体的工艺过程、作业环境中存在的危害因素考虑的不够全面, 不能客观、全面地反映作业人员在工作中接触的各种职业危害和危险因素。例如, 电厂的巡检岗位, 其综合性强, 可能会接触多种危害因素。因此, 对企业劳动防护用品管理来说, 应针对自身的生产实际情况和岗位配置, 开展危害因素的调查识别;围绕企业的岗位设置, 调查各岗位职业病危害因素的种类及分布, 调查工作流程和工作环境、生产设备的状况, 以及作业过程中主要的危害因素及员工暴露在危害因素的强度和频度;调查工作场所的安全防护设施、职业卫生防护设施等, 了解相关的自然环境及气象条件等。总之, 企业要以岗位为主线, 把员工在工作中接触的各种危害因素分析得深入、具体、精确, 在全面调查、系统识别的基础上, 总结梳理企业所有作业岗位的危害因素分布情况, 以作为企业科学制定岗位劳动防护用品配备标准的重要依据。
完善制度不断规范
任何管理都离不开制度的支撑, 劳动防护用品管理的规范化也需要建立一整套制度。首先是制定配备标准, 企业在围绕岗位开展危害辨识和调查的基础上, 应参照国家、地方的配备标准, 确定本企业的各岗位劳动防护用品的配备标准, 以便于日常监督和管理。其次, 要结合企业的实际情况, 制定专门的劳动防护用品管理的使用规定, 将采购、验收、保管、发放、使用、更换、报废的各个管理环节, 以制度的形式固化。此外, 企业还要针对劳务外包制定劳动防护用品的监督检查制度, 包括建立劳务外包施工单位的劳动防护用品发放和管理的定期监督检查制度, 建立劳务外包施工现场劳动防护用品的专项检查制度, 并通过各项制度来规范劳务外包单位和人员正确发放及使用劳动防护用品, 杜绝违章及防范事故伤害。
管控过程增加透明度
企业应在过程管控上下功夫, 增加透明度。可从以下6 点着手:一要有计划地采购。企业安监部门配备专门的劳动防护用品管理人员, 每年根据劳动防护用品标准和企业岗位人员设置, 依据劳动防护用品的档案, 计算出从业人员即将到期的劳动防护用品的种类、数量型号, 并定期统计汇总后形成劳动防护用品的需求计划, 将其上报给企业的采购部门按计划采购。二要高质量采购。为保证劳动防护用品质量, 采购部门在采购时应认真审查生产企业的资质、产品的相关认证、检验报告等。例如, 国家安全监管总局开展的劳动防护用品安全标志管理已经具有较高的社会认知度和权威性, 企业在劳动防护用品采购中会优先采购获得安全标志的劳动防护用品, 严把质量关, 从源头上堵住假冒伪劣, 保证采购的劳动保护用品都是合格产品。三要严格验收。劳动防护用品在入库前, 企业要组织安监部门、采购部门、生产部门、工会及其他相关部门进行联合验收, 验收合格后方可入库, 不合格立即退货;各使用部门在领取劳动防护用品时, 若发现产品质量存在问题应拒绝领取, 并及时将信息反馈给企业劳动防护用品的专业管理人员, 企业各部门对不合格产品应实行零容忍, 绝不允许不合格产品流入使用者的手中。四要严格发放, 劳动防护用品应在上批防护用品有效期满前发到使用者手中, 发放时应严格按照劳动防护用品配备标准和职工劳动防护用品管理办法的规定, 不擅自缩小或扩大发放范围, 不擅自提高发放标准。五要正确使用。特种劳动防护用品使用前要仔细阅读使用说明书, 并认真检查其防护性能及外观质量, 企业可通过视频、宣传画、班前会等多种形式, 向一线员工讲解劳动防护用品的使用, 引导员工正确佩戴劳动防护用品。六要严格报废, 企业应按照劳动防护用品的回收制度, 建立详细的报废台账, 并采用交旧领新、集中回收等方式, 确保报废的劳动防护用品不外流, 做到统一处理;如采用委托回收, 一定要确认委托单位的资质和回收能力。
抓好培训正确使用
从实际经验来看, 个别员工对劳动防护用品的正确配戴和使用缺乏足够的认识, 不戴或未正确配戴劳动防护用品的情况时有发生。企业的许多外包施工中, 员工流动性大, 且文化水平和安全意识不高, 缺乏对劳动防护的认识。要使劳动防护用品真正起到保护员工、防范伤害的作用, 企业除了制定制度、规范管理、强化过程管控外, 提高员工的素质, 让其具备劳动防护用品的基本常识和穿戴技能是非常重要的。必须结合企业及员工的实际情况, 把劳动防护的培训作为企业安全培训的必修课, 尤其针对新员工、重点岗位的员工, 企业要认真分析其培训需求, 并制定培训计划, 以丰富的培训形式, 通过现场示范、视频讲解等直观的方式, 提高培训效果。对日常检查中发现劳动防护用品错误穿戴的现象, 要及时予以记录收集, 并做为培训中的案例进行分析。
信息化管理提高效率
企业的劳动防护用品种类多、数量大, 且涉及的员工和岗位也多, 要做好劳动防护用品的管理, 必须建立劳动防护用品使用全过程的数据收集、分析, 用信息化手段减少差错、提高效率是必要途径。目前, 很多企业的劳动防护用品管理未实现信息化, 因而产生了诸多问题, 比如, 产品质量监督结果无法实时反馈, 对供应商的产品难以作出有效评价;劳动防护用品的计划和采购费用无法精确监控, 只能依赖集中采购;劳动防护用品发放混乱、台账不清, 发放周期和发放标准依据人工判断, 劳动防护用品存在超期服役的现象, 带来了安全隐患。因此, 企业建立一套统一的劳动防护用品信息管理系统非常必要。
很多企业都开发了信息化管理平台, 可在平台中设计劳动防护模块, 从而实现劳动防护用品的质量监督、供需管理、费用监控、发放、维保及更换等一体化管理。此外, 企业还可在劳动防护用品上加入二维码和电子标签, 为每件劳动防护用品建立数字化台账, 以方便管理人员查询、管理、统计、追踪, 这样劳动防护用品的管理会更便捷、更透明、更高效。
篇9:办公用品、日用品管理制度
【关键词】微软Excel;办公用品;多表管理;在线服务
计算机及其技术的应用、普及,使得人们在生产生活中的劳动强度显著降低,而处理数据的效率大幅提高。微软Office办公软件中的Excel操作简单快捷,其最主要的作用是制作表格和数据计算,即:处理报表,利用Excel内置或用户定义的函数实现复杂运算。一些通用软件做账目比较繁琐,而采用Excel则有诸多优点,并可实现多个账目副本同时制作,彼此之间可对比和实时更新,从而节省人工对账时间。针对繁复和琐碎的办公用品管理,本文论述了采用微软Excel进行办公用品数字化管理的可行性,并给出了具体的实现方案。
1.办公用品数字化管理的总体设计
1.1应用需求分析
大至企业,小到具体的办公室都有一些必备办公用品(包括耗材和一些贵重物品)需要管理,并涉及计划、采购、库存、借领(包括归还某些循环使用物品)等方面工作,人工管理非常繁琐,为规范操作,确保所需,避免浪费、减少人为失误,可考虑通过软件进行自动化管理。在这方面Excel有着诸多优势:
(1)一个工作簿可包含多个工作表,可用来组织相关信息。同时可对多张工作表的数据进行汇总计算。
(2)从安全角度考虑,管理员本机可实现安全操作,实时备份。
(3)所生成的每个表单可进行排序、自动筛选(按选定内容筛选)、高级筛选(适用于复杂条件)。筛选区域仅显示满足条件的行(即“记录”),该条件由针对某列(即“字段”)指定。筛选只是暂时隐藏不必要显示的行。
(4)可利用公式(函数、引用、常量、运算符)联动若干个单元格显示。
(5)支持VBscript语言,通过自定义函数,编辑代码,运行宏命令实现数据计算与方案分析等一系列功能。
基于以上优点,可将传统的人工管理手段和办公用品管理制度交由Excel来实现,帮助管理员分析信息,协调收支,实现账目基本功能,降低成本,同时方便用户及时了解领用信息、库存情况。
1.2办公用品数字化管理的总体框架
图1 采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架
1.2.1设计思路
采用Excel实现办公用品管理的基本思路和构架如图1所述,管理软件的具体构架如下:
(1)建立五个数据库(即在工作簿A上建立的五个表单):库存表、入库表(采购记录)、出库表(领用/借用记录)、库存限制(最大存货量,可变更)、领用限制。
(2)建立三个数据报表(在工作簿B上建立的几个表单,):下月采购单、个人领取记录、本月出库记录。
(3)设置四项操作:本月入库录入、本月领用申请、查询(库存状况、入库状况、出库状况)、报表生成及打印。
具体过程中,可根据历史记录和经验法则设定领取基准,对于高档/耐用办公用品,尽量协调相互借用,一般不重复购置,以上等细节规定将体现在Excel函数之中。
在设计管理软件时将Excel与网页相结合。对于非保密数据,可对其所在表单设置保护权限,通过“我的电脑”/“控制面板”上建立DSN与相关EXCEL连接,制作网页(包含用VBscript编写的程序),使领用人通过局域网查阅相关信息(“只读”属性,不能更改),而管理员则拥有“更改”权限。
1.2.2 数据关系
管理员每月先执行“本月入库录入”(上月要求采购的条目),从而更新了库存表、入库表(购买记录);而领用人可执行“本月领用申请”(不能超过库存表中存量限制,不能跨越领用人级别要求),从而更新出库表、库存表;根据库存表、库存表中存量限制和领用失败状况生成下月采购单。
2.办公用品数字化管理的细节设计
由于办公用品管理的繁复和琐碎性,在具体实施时,以下问题应给予考虑或需要特别注意:
⑴管理员使用的文件在一个文件夹A,每次更新后,使库存表、领用记录等以独立EXCEL表形式备份到文件夹B中,对文件夹B内文件设安全级别,建立数据链接,以 HTML 格式动态地呈现电子表格,因此其它用户可以使用 Web 浏览器访问信息,进行浏览、排序、筛选,通过“本月领用申请”格式输入借领要求并申报给管理员。
⑵用品每次采购价格可能有出入,每月采购记录输入,填写采购日期,而生成的库存表中同一用品可能有几条记录(领用限制中有金额要求,在领用表中可追溯每条记录来源,保证贵重不合格品的及时退还)。
⑶考虑用品自身特点和库房要求,应及时改动“库存限制”;考虑到使用状况,应及时改动“领用限制”,以免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、减小损失。
⑷办公用品分耗材和循环用品(耐用、价高)两种,前者可连续领取,后者是借用,应设有归还期限报警、循环使用期限(报废处理),并在库存表、出库表中显示标记。
⑸在EXCEL表单中设计固定的报表格式,通过定义函数,运行宏更改、给相应单元格赋值。
⑹对EXCEL表单菜单栏“工具”-“宏”-“Visual basic编辑器”-“工程属性”内设密码,避免误改动。
⑺如有质量不合格用品,需要退还供货商的,仍执行常规入库录入,对应数量写为负值,在备注列写原因,退还日期。领用人写退还申请(与领用申请一样,对应数量为负值,填好备注项,归还循环用品时与此步同)。
此外,在满足领用人浏览信息方面,可基于Macromedia Dreamweaver MX2004,运用脚本语言编制,由MacromediaFireworks MX2004、UleadGIFAnimator结合产生图片、动画,构成一组网页,兼顾美观和安全。
3.结语
篇10:办公用品管理制度
第六条部门申请购买办公用品的程序:
第一步:部门经理填写《办公用品申请表》;
第二步:交于公司行政部(分公司则交于分公司行政,由其统一传真至上海行政部);
第三步:上海行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准,上报董事长;
第四步:董事长签核;
第五步:上海行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理(分公司则反馈
给分公司行政)。
篇11:办公用品管理制度
2.本制度所称办公用品是指办公场所使用的低值易耗品。包括:各种纸张、笔墨、票据、文柜、办公桌椅、电话机、传真机、打印机、复印机、书籍报刊杂志等。
3.办公用品实行统一管理、部门使用的办法。各部门需要办公用品,必须先提出购买计划,交部门负责人审核,经理批准后,由行政部统一采购。
4.所购办公用品由行政部统一登记造册。公司员工领用办公用品须到行政部填写“办公用品领用登记表”。
5.各部门使用办公用品,要发扬勤俭节约的精神,能用的要尽量使用,杜绝随意乱丢、假公济私或挪作他用。
6.爱护公共办公用品,发现机器故障应及时向行政部报告。
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