高校档案信息资源的开发利用

关键词：信息时代高校信息资源

随着经济的快速发展,社会已经从工业时代逐步转变到信息时代,人们也逐渐意识道信息资源的重要性,但是如何有效的开发和利用信息资源,仍然值得我们去探究。高校档案表现出了高校自身的文化,记载了高校的历史,这些信息记录着高校在开展教学、科研、管理等工作的方法内容。对这些档案信息资源的开发和利用,有利于高校总结过去、展望未来,使高校快速的发展。但是现在人们疏于对高校档案信息资源的管理,对于档案的收集、存储方式还很落后,这些都造成了档案信息资源的浪费。本文就分析了档案资源开发和利用存在的常见问题,并探讨了档案资源开发利用的有效方法。为高校档案资源的有效开发和利用提供一定的理论基础。

一、高校档案信息资源开发存在的问题

1、档案管理方式存在问题

现在,大多数高校档案管理部门对档案管理的重心只是放在对档案的建立和看守,对于档案的应用开发仍然不够重视,高校档案管理人员对档案的作用还不够了解,导致过于轻视档案信息资源的价值。对于档案只有在被需要时才会被查找,对于平时没有过多审视这些档案,导致档案资源过于被动的被利用,使这些信息资源没有充分的被利用。高校在收集信息资源时,主要侧重于对纸质版材料的收集,这些档案保存不当的话容易受潮破损,并且在查找时也不太方便,这种传统的管理方法不利用档案信息资源的有效利用,随着计算机硬件设施的引入,大部分高校也开始运用计算机技术来收集和管理档案信息资源,但是档案管理人员对于计算机技术的应用还停留在简单的收集和查找,不能利用先进的软件来管理档案信息,这就导致了硬件设施没有被充分发挥其价值,造成了一定的资源浪费,同时也降低了档案管理的效率。

2、档案信息开发设备落后

大多数高校虽然对档案管理室都配备了先进的计算机,但是档案管理室的其他硬件设施仍然不够,比如复印机、照相机、扫描仪、传真机等硬件设施配备不足。由于高校工作人员对档案信息资源的不够重视,即使在档案室内添加这些设备,对这些设备的应用仅限于初级的对档案进行编号以及查询,对于档案信息的完整录入却刚在起步阶段,这些资源仍然不能得到快速的查阅,导致档案信息资源不能高效的利用。

3、缺乏管理档案的专业人才

高校档案信息资源的管理在引入计算机技术后,将会大大提高档案管理的智能化、便捷化。但是目前高校档案信息资源管理的工作人员的管理水平还有待提高,随着科技的发展,档案信息管理也正在引入高科技,因此,需要高科技、高水平的管理人员。虽然,高校档案管理人员的基本素质在不断提高,但是出身于正规档案管理专业的人员还是较少,目前我国对档案管理人员的培养力度较小,这导致了档案管理人员没有合理的利用档案信息资源。

二、有效的开发利用高校的档案信息资源的措施

1、及时更新档案管理者的观念

随着科技的快速发展,我们已经进入到一个网络化信息时代,科技为我们带来许多便利,因此,我们要有效的利用先进的高科技技术,提高档案信息资源管理的智能化、网络化。为了顺应时代的发展,跟上时代的脚步,高校档案信息管理工作者一定要及时更新自己的管理观念。多年来,高校档案管理工作者对档案信息的管理常常是“看守管理,等人查找”的落后观念,这样导致了工作人员过于因循守旧,缺乏创新精神,导致了档案工作建设落后于其他的建设。因此,高校工作者应该突破传统的思想,积极主动的更新知识,学习先进的技术,抓住发展机遇,结合先进的科学技术,借鉴先进的管理模式,积极探索出可充分利用档案信息资源的新型管理模式。

2、完善档案信息资源

高校档案信息资源的开发和利用首先要保证档案信息资源的完整,齐全的档案信息是信息资源开发和利用的基础,因此,为了提高档案资源的有效利用,必须要完善档案信息资源。高校档案资源包括教育、科研和管理,这些资源有利于社会主义现代化的建设,高校档案工作人员应该督促各课题组以及文书处理部门对材料的及时整理归档,对于每一课题、每一工作方案都要将所涉及的材料进行全面、详细的归纳整理。一个课题材料的收集有利于推进科研工作的发展,一个工作方案材料有利于高校制定出更有效的工作方案,因此对于档案的收集要尽可能的准确、全面。高校还要提高材料收集的渠道,确保材料的真实性,加强库存建设从而扩大材料档案的信息储存。当然,校方应该加大对档案信息管理的重视程度,积极宣传档案管理工作的作用价值,制定出详细的档案管理规章制度,以利于档案收集工作的顺利开展。

3、提供优质全面的服务

高校档案信息资源的开发和利用是为了高校的进一步建设和发展提供服务,为了给人们提供更好的服务,档案管理工作者应该积极主动的分析档案利用情况,根据读者的需求,把握档案利用的重点,为读者及时推送档案信息。为了更好的服务于读者,档案工作人员应该利用网络计算机技术建立科学的检索体系,使高校的信息资源能够被快速的检索,从而实现资源的共享。加强对档案的编研工作,利用计算机技术根据读者的需求对档案信息进行整理、汇集成多种形式,使读者能够根据自己的需求更加准确、系统的找到自己想看的信息。通过软件的开发,拓宽档案信息资源的服务方式,由被动的被需求者查找转变为主动的根据读者的爱好或其他特点推送读者需要的信息。通过这些方式,可以使高校的档案信息资源被有效的开发和利用。

三、结语

综上所述,高校档案信息资源为我国现代化建设提供了宝贵的参考价值,然而,由于高校档案信息资源管理方式落后,对于档案资源利用和开发的设备相对落后,档案管理人员的从业素质还有待提高,导致了高校档案信息资源不能被充分的开发利用。因此,档案管理工作人员应该及时的更新自己的观念,提升管理技能,加强对档案信息的收集与整理,确保档案信息的准确性、完整性,开发相应软件,从而提高对读者的服务质量。

摘要：随着经济的快速发展,人们已经从工业社会逐步向着信息社会转变,信息资源已经成为一种重要的经济资源,高校里的档案信息资源体现着一种学校发展的历史以及时代的更新变化,这些档案信息如果没有得到有效的开发和利用,将是一种很大的资源浪费。因此,本文对高校档案信息资源的开发和利用中存在的问题进行分析,并探讨了提高高校档案信息资源的开发利用方法,为高校信息资源的开发利用提供一定的理论基础。

关键词：高校,档案信息资源,开发利用