基于信息资源共享模式下的档案管理模式创新

关键词：档案管理信息化档案模式

信息化已经成为社会发展的重要标志, 信息与信息技术在档案发展中扮演着越来越重要的角色, 随着档案信息化的不断发展, 传统的档案管理模式正在让位与现代化的档案管理模式, 档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。思路决定出路, 创新推动发展, 档案管理模式必须跟进信息化发展的要求。以往档案管理模式多数停留在手工模式, 严重影响档案信息资源的开发和有效利用, 难以满足社会对档案信息资源的多种需求, 笔者认为亟待寻求档案信息化管理模式的创新。

一、我国传统档案管理模式分析

(一) 我国传统档案管理模式

档案的管理工作大致可分为收集、整理、著录、鉴定、保管、编研、统计、利用服务等环节。档案的形式主要有两大部分, 一部分是机构各部门在管理过程中形成的, 作为历史记录保存起来以备查考的文字声像、文字、图像及其他各种载体和形式的文件材料, 另一部分包括财会、仪器设备、产品生产等。

我国传统的档案管理, 如档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、服务利用及编研等工作多停留在手工模式上, 效率低下, 档案资源得不到充分的利用。通过信息网络和计算机开展档案信息网上服务是我国档案管理工作的必然趋势。然而, 目前我国档案机构开展的档案信息服务工作多停留在传统档案管理模式上, 还没有形成更为完善的档案信息资源服务。

(二) 我国传统档案管理模式的弊端

长久以来, 档案部门在机构中属于从属次要地位, 多数情况是说起来重要, 做起来次要, 忙起来忘掉的传统管理模式上。随着计算技术与互联网的快速发展, 传统的档案管理模式与服务方式还远远落后于信息社会的步伐, 远不能满足社会对档案信息的需求。档案部门在服务内容、服务理念、服务手段和方式以及档案工作人员素质等方面与科学、高效、优质的现代化服务的要求相差甚远。

(三) 传统档案管理中存在的主要问题

1. 档案管理以原件管理为主。

目前, 在我国档案原件的收集、整理、保管和保存是档案工作的基本环节。即便是检索工具和档案编目编制这样揭示档案成分和内容的工作, 也是以案卷或文件为单位, 只能检索到档案内容的“皮毛”, 不能触及到档案文件的“封闭层”。只有深入其内部, 注重对信息单元和知识单元进行分析与揭示, 才能进行档案信息的广泛传播。

2. 信息化建设基础设施薄弱。

在我国, 档案管理工作自动化程度较低, 有些单位对档案信息化建设不够重视, 对档案管理投入的专项经费不足, 以至于计算机使用起步晚。虽然有些机构引进了计算机等先进设备, 但是这些设备多用于办公文字处理, 对档案信息的加工、存储和开发利用依旧处于低效率的手工操作阶段, 这就阻碍的档案信息建设的进程。

3. 档案信息服务效率低。

目前, 虽然多数档案馆已经配备计算机等辅助设备, 单大部分是基本的操作, 即便是有些档案馆建立了档案馆网站, 具有特色服务的档案馆网较少, 大部分档案网站只提供少量的信息咨询检索服务, 用户只能浏览到目录, 所得到的信息量有限, 利用效率低下, 档案的服务功能不能充分的得到利用。

4. 档案管理人员素质优待提高。

在我国, 从事档案管理的人员知识结构比较简单, 只精通档案专业知识, 却对传真机、复印机、计算机等自动化办公设备不熟练, 工作效率低下。除此之外, 由于经济条件等因素, 档案管理人员得不到信息化建设这方面的培训, 导致我国现代信息技术人才缺乏, 整体档案管理人员素质不高等问题。

二、信息资源管理和信息资源共享

信息资源管理理论是以文档管理实践为基础, 经过信息资源管理学者的理论探索形成的。信息资源管理是由人类个体层面、社会组织层面、行业或区域层面、国家层面组成。人类信息资源管理的核心是社会组织层面的信息资源管理, 其主要是为了社会组织的服务和生存, 规模较大的社会组织一般都设有专门的信息资源管理机构, 信息资源管理目标比较明确。

信息资源管理这一概念最早是由美国管理学者霍顿在1979年提出的。他认为信息资源有两层含义:当“资源”为单数时, 信息资源管理指某种内容的来源;当“资源”为复数时, 信息资源是指支持工具, 包括信息的人员、设备、供给、环境等, 也就是认为信息资源管理是对信息内容及其支持工具进行管理, 进而将信息资源管理推广到数据、信息和知识的管理。

“信息资源管理”是作为一种管理模式, 是一种管理方法和手段, 而并非管理对象, 也就是“档案管理的信息资源化”。集约化管理论是档案资源管理区分于档案管理的最大区别。集约化是指管理对象的集约化和管理方式和手段的集约化。管理对象的集约化是指将档案活动中的人、机器、信息、资源等各种资源集约化。管理方式和手段的集约化是指“档案的信息资源管理”是多种信息管理手段的总和。

信息资源共享从构成角度上说是由三部分组成:用户—有效充分利用信息资源, 信息传播机构—共同协作, 信息资源—经过序化开发。在这三个构成要素中, 信息资源是不可或缺的物质基础, 作为物质基础的信息资源, 必须通过统一划分、分工建设, 形成各个信息传播机构不同的资源特色, 才能有目的的共享提供所需的资源。我们进行信息资源管理的最终目的就是共享。

三、档案信息化管理模式构建

(一) 建立档案信息化服务中心

人们长期以来习惯于通过“提供利用次数、编印检索工具和添置设备种类, 馆藏数量等一系列硬性的指标来衡量一个档案馆的情况。不容否认在特定的历史条件下, 这种方法是有效的、积极的, 然而在经济时代这个大背景下, 信息、技术的含量及其所产生的效益才是衡量档案事业发展的重要标尺[1]。只有转变传统理念, 强化对档案信息资源的客源管理功能, 用馆藏档案的价值含量、知识含量、提供利用所产生的经济和社会相依来反映馆藏档案的情况, 从而使档案信息资源适应社会发展的需要, 适应社会公众对档案利用的需求。因此, 创建档案服务中心迫在眉睫。

档案信息服务中心有别于档案馆或档案行政管理机关, 不是国家体制的产物, 档案服务中心是各机构之间的链接纽带, 其具有档案整理、保管、处置和提供服务利用的管理机构。由档案保管服务部、档案查询利用服务部、档案整理服务部三个部门构成。其中整理部和利用部是整个档案信息服务中心的灵魂, 其具有将档案信息资源的使用价值挖掘出来的潜力, 使档案信息资源得以升值, 来满足社会公众的利用需求。档案服务中心管理流程如图1所示。

档案信息服务中心是各个机构与社会对接的主要服务机构, 是链接纽带, 其承担着对档案信息资源进行优化整理, 以市场为导向, 为社会提供档案管理、档案开发利用、档案咨询服务等更专业化的服务。

(二) 建立档案信息集成系统

构建档案信息共享服务集成系统, 在档案信息化建设中是一项新的、富有挑战性的工作, 缺少可以借鉴的经验, 具有一定的技术难度。对于联合各个档案服务机构来说, 就是将集成的理念创造性的用于各个机构管理的实践活动中, 使得档案管理工作更加便捷与高效。集成理论的精髓就是优势互补、整体优化、动态开放、过程管理和创造性融合。档案集成管理系统是链接各个档案服务中心的中枢, 其关系图如图2。

摘要：目前档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。档案信息化管理工作日趋重视, 越来越多专家以及相关专业人士开始关注档案信息化管理模式构建, 相关的研究项目不断展开, 取得了一些研究成果。我国的档案事业有了长足的发展, 具体到档案管理机构, 在信息流通, 馆藏资源管理, 实用共享等方面工作中存在着诸多问题和障碍, 新时期的要求就是推进创新档案管理模式。面对新形式、新机遇、新变革的挑战, 档案管理人员急需转变观念, 更新思路, 努力提升档案业务素质, 才能够加快实现档案信息化管理创新模式, 信息时代的档案管理模式将会拥有更为广阔的应用领域与发展前景。

关键词：资源共享,档案信息化管理,管理模式