安徽省档案馆移交指南

关键词： 报审 资料 工程

安徽省档案馆移交指南（精选3篇）

篇1：安徽省档案馆移交指南

施工资料移交城建档案馆资料清单目录

一、施工管理资料：

1、工程概况表

2、建设工程质量事故调查、勘查记录

3、建设工程质量事故报告书

二、施工技术资料：

1、图纸会审记录

2、设计变更通知单

3、工程洽商记录（技术核定单）

三、进度造价资料：

1、工程开工报审表

2、工程复工报审表

3、工程延期申请表

四、施工物资资料：

1、出厂质量证明文件及检测报告（砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料）

2、进场复试报告（钢筋/水泥/砂/外加剂/砖/试验报告）预应力筋复试报告、幕墙用铝塑板、石材、玻璃、结构胶复试报告

五、施工记录：

1、隐蔽工程验收记录

2、工程定位测量记录

3、基槽验线记录

4、沉降观测记录

5、地基验槽记录

6、地基钎探记录

7、大型构件吊装记录

8、预应力筋张拉记录

9、有粘结预应力结构灌浆记录

10、网架（索膜）施工记录

11、设备单机试运转记录

12、系统试运转调试记录

13、接地电阻测试记录

六、施工试验记录及检测报告：

1、锚杆试验报告

2、地基承载力检测报告

3、桩基检测报告

4、土工击实实验报告

5、回填土试验报告

6、钢筋机械连接实验报告

7、钢筋焊接连接试验报告

8、砂浆抗压强度试验报告

9、砌筑砂浆试块强度统计、评定记录

10、混凝土抗压强度实验报告

11、混凝土试块强度统计、评定记录

12、混凝土抗渗试验报告

13、砂、石、水泥放射性指标报告

14、混凝土碱总量计算书

15、外墙饰面砖样板粘结强度试验报告

16、后置埋件抗拔试验报告

17、结构实体混凝土强度检验记录

18、结构实体钢筋保护层厚度检验记录

篇2：地铁竣工档案整理及移交探析

关键词：地铁,竣工档案,整理,移交

随着我国的城市化进程的不断增快, 城市交通不堪重负, 轨道交通逐渐成为改善城市交通压力的新型交通模式。早在上世纪60年代, 由于军事防备等原因, 开始规划修建地铁, 而后的地铁开始针对普通民众的运营。轨道交通具有便捷、对现有城市内部交通影响低、工程技术含量等特点, 对城市的科学发展和促进经济建设具有积极意义。地铁竣工资料作为地铁工程通过竣工验收的必要资料, 在工程建设过程中应该给予足够的重视, 加强竣工资料的移交和管理。

一、地铁档案概述

(一) 地铁档案的发展

地铁档案最初大多以纸质的形式存储, 由档案管理人员手工对档案进行分类和管理。现在计算机和网络的运用广泛, 工程档案也由原来的纸质形式转化为代码电子文件, 档案的管理也由手工管理转为数据库和信息化管理。

(二) 地铁档案的范畴及分类

由于地铁工程所涉足的领域较为宽泛, 地铁工程建设档案资料的范畴, 概括来说就是从签订工程中标合同开始, 直至工程竣工验收完成阶段的全部资料, 及施工中所有有关的文字、图件、影像等内容。粗略的可以讲地铁档案分为前期资料、施工资料、竣工验收资料等。地铁档案是工程建设的详细记录, 也是工程建设的指导性文件, 对地铁档案的有效分类和管理是非常重要的。但在地铁建设的实践中, 尚未形成统一的地铁档案分类标准, 修建地铁的城市大多根据自身的特点及需要, 形成特定的地铁工程技术资料分类体系。

以地铁档案分类为例, 地铁管理人员以全部地铁工程所形成的档案资料为对象, 根据地铁工程档案本身的特点, 注重保持地铁工程档案之间的有机联系。地铁档案的分类为四级分类系统, 第一级系统按地铁线路共分为五类;第二级分类按档案的性质及来源分为三类, 有全线综合类档案、施工类档案、监理类档案;第三级分类全线综合类档案分为7个类目、施工类档案分为4个类目、监理类档案分为4个类目;第四级分类是第三级分类的深化, 如第三级分类的施工类档案中, 土建工程、设备采购、装修工程、管线改迁等每个类目中又有进一步的细化。除了对地铁档案构建出完备的系统, 地铁的档案的编号和案卷顺序号也有相应的规定。

二、地铁竣工档案的整理

(一) 地铁竣工档案的分类和排序

当收集为完地铁竣工的全部档案资料之后, 就应着手开始整理竣工资料。整理资料的首要步骤是对竣工资料进行分类, 竣工资料的分类标准可以有多种, 如按照工程的部分、工程进展的顺序、工程材料内容等。按工程的部分分类, 可以分为地铁主体工程、附属工程、通道出入口等, 对工程的不同部分给予对应的编号。按工程进展的顺序, 可以分开工挖掘、主体工程竣工、附属工程竣工、整体工程竣工等。按工程材料内容分类, 可以按水泥、钢筋、各种设备材料、粉煤灰等材料运用的情况及其检验报告;有隐蔽工程的, 对隐蔽工程的材料运用必须单独记录而利于日后的查阅。总之, 虽然对于地铁竣工档案的分类有多种, 且尚未形成业内唯一的竣工档案分类标准, 但是在实际整理地铁竣工档案的过程中, 应加以重视并做好档案的分类, 以保证档案收集的完整。

档案的分类是地铁竣工档案整理的首要步骤, 完成改步骤后还应竣工档案的排列并装订成册。档案的排列及装订, 也有其规范和标准。如按照工程施工的进展顺序排列、按资料的内容排列、按文字与图表的顺序排列、按文件的内容排列等。按施工时间的不同, 即相同的工程内容先记录施工时间靠前的。按资料的内容排列, 不同的工程内容按施工的先后进行排序, 如基坑工程、基础工程、钢筋焊接等。按文字和图表的排列, 应先记录文字而后记录图表。按文件内容的不同排列, 对于申请的报告的排列应先排报告, 后排政府的批复。

做好竣工档案的分类、排序是整理竣工档案的基础工作, 只有做好这两项工作, 才能确保竣工档案的完整性, 并便于档案的查找和补缺。地铁各参建、监理和施工单位应该在地铁工程的建设过程中, 加强对档案的记录, 在工程完工后注重竣工档案的收集和归档, 并健全竣工档案管理的有关制度, 积极履行地铁工程建设的“三个同步”制度, 使得档案管理与工程建设得到平等的重视。

(二) 卷内目录及标题的编写要求

决定地铁竣工档案整理的质量高低, 除了应保证档案的分类齐全和清晰、档案的排列符合要求之外, 档案的卷内目录和案卷的标题也是关键性因素。卷内目录的整理是否完备和整齐, 及案卷标题书的书写是否简明而准确, 在一定程度上决定了人们对于该档案内在质量的评价好坏。因此, 对于卷内目录和标题书的编写, 应符合以下的要求。第一, 要求目录和标题书的编写, 能够准确的反映出卷内档案的主要内容。第二, 要求目录和标题书的编写, 应秉性简明扼要的原则, 做到字数少而含义明确, 不能太空泛或太繁琐。第三, 目录和标题书的书写, 应用正楷字体, 字迹清晰易于辨识。第四, 对于隐蔽工程档案目录及标题书的编写, 不但应注明此工程属于隐蔽工程, 还应注明工程的部位、区间隧道部位和桩基的编号。总之, 对于工程内容不同或施工材料不同的, 部位及区间不同的, 都应按照顺序编写清楚, 且卷内目录和案卷标题书的书写应该简明而准确, 这是保证竣工资料可快速搜索的前提和关键。

三、地铁竣工档案的移交要求

地铁竣工档案的移交, 概括来说就是地铁工程的监理单位、施工单位及其他各参建单位, 在完成本单位的工程施工之后, 向地铁工程的建设主体汇交各单位所负责的部分工程的地铁档案。表面上看来, 地铁竣工档案这项工作责任主体清晰且交接工作简单, 只要各参建单位在工程建设过程中抓好档案的记录和整理工作, 在竣工档案移交时都能顺利的完成, 但在实践中, 档案移交阶段存在多种问题的不在少数。

存在的主要问题有:移交的竣工档案卷内目录的标题表述不够准确, 如会议记录并没有注明会议的主要内容等;档案组卷内容不够清晰, 未能按施工次序进行排序, 且存在一项资料未整理清楚就开始整理另一项资料的情况, 使得查询档案的时候混乱不堪;卷内档案应附上的复印件, 存在敷衍了事的情形, 辨识度很低的复印件也装入档案内, 不利于长时间的档案查询;档案号未按规定编写, 使得档案未能形成统一的体系, 不利于搜索;档案外壳上未标明地铁的站名和区间;书写潦草等情况就更加不胜枚举。

地铁竣工档案的移交作为竣工档案汇总的关键性步骤, 决定了竣工档案的内容是否齐备及能够通过主管部门的验收, 需要各参建部门予以足够的重视。在档案移交的实践中存在的多种问题, 原则性的错误很少, 主要是因为有些档案管理人员的主观意识上并没有对竣工档案的移交给予足够的重视, 使得档案移交时未达到建设主体单位的要求, 浪费了大量了档案修改时间, 造成了竣工验收时间的拖延和经济损失。因此, 在实践中, 地铁参建部门对于竣工档案的移交工作应给与足够的重视, 减少因为主观因素造成的小错误而耽误了档案验收的时间。

四、结语

篇3：安徽省档案馆移交指南

关键词：政府信息公开档案利用档案工作

自2008年5月1日，《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称“条例”）施行至今，随着宣传力度的加大，公众法律意识的增强，各级国家档案馆应对政府信息利用问题逐渐增多，特别是已移交进馆政府信息（以下简称已进馆政府信息）的利用问题越来越受到利用者的关注，其反映出来的困惑也逐渐成为各级国家档案馆馆藏档案利用的难点。

一、已进馆政府信息的含义

笔者通过比较与已进馆政府信息相近的概念，通过分析它们之间的联系与区别，以便更好地理解已进馆政府信息的含义。

（一）已进馆政府信息与政府信息的关系

根据“条例”第二条规定：“政府信息，是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。”通过该规定可以看到，政府信息的形成者来源仅为行政机关，形成过程是履行行政职责，形成方式是以一定形式记录、保存，主体是信息。而已进馆政府信息则是指行政机关按照相关档案移交规定，将需要移交并已经移交进各级国家档案馆的政府信息。也就是说，已进馆政府信息是政府信息的一部分，只是其保存地点从行政机关转为各级国家档案馆。

（二）已进馆政府信息与馆藏档案的关系

根据《中华人民共和国档案法》第一章第二条中对档案定义的说明可以看到，馆藏档案的形成者来源较为宽泛，只要符合档案的形成者来源是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人，形成过程是从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动，形成方式是直接形成，主体是历史记录的就可以视为馆藏档案。而已进馆政府信息则是行政机关在履行职责过程中办理完毕的、具有一定查考利用价值的、并按照一定的规律保存起来的、已经移交进馆的历史记录。也就是说，如果形成者来源为非行政机关（比如社会组织及个人等）形成的信息，就不属于政府信息范畴，更不属于已进馆政府信息。因此，已进馆政府信息是馆藏档案的一部分，它与馆藏档案之间存在从属关系，在提供利用的过程中，应通过区分政府信息的形成者来源来对二者进行判定。

（三）已进馆政府信息与政府公开查阅场所内政府信息的关系

根据“条例”第十六条规定，作为政府公开查阅场所的各级人民政府、行政机关、国家档案馆、公共图书馆内保存的政府信息是指已经主动公开的政府信息，包括已进馆以及因移交时限未到或不属于移交进馆范围等原因，而尚未移交进馆的、已经主动公开的政府信息，它并不包括尚未公开或需要依申请公开的政府信息。而已进馆政府信息则已经进入馆藏档案的范畴，包括已进馆的主动公开及尚未公开、需要依申请公开的政府信息。因此，已进馆主动公开政府信息与政府信息公开查阅场所内政府信息是相同的。

二、已进馆政府信息利用现状及存在问题

（一）已进馆政府信息的利用现状

自“条例”公布实施以来，随着政府信息公开工作成效的凸显，社会公众对查阅利用政府信息需求日益强烈，特别是有关拆迁补偿、征用土地等方面与公众切身利益相关的政府信息的需求最为突出，同时依申请公开政府信息以及对已进馆政府信息的利用需求也逐年增加。《2015年北京市政府信息公开工作年度报告》统计数据显示：全市依申请公开政府信息总数为32271件。其中，答复“属于已主动公开范围”的678件，占总数的2.19%；“告知通过其他途径办理”的119件，占总数的0.38%；“不属于本行政机关公开”的1972件，占总数的6.38%。而对已进馆政府信息的利用，基本属于“告知通过其他途径办理”。例如：往往会以“您申请公开的政府信息已经移交**档案馆，建议您咨询**档案馆，按照有关档案管理的法律、行政法规和国家有关规定办理档案利用事宜”为具体解释告知利用者。还有部分档案馆则以“不属于本行政机关公开”为由，拒绝利用者依申请公开、利用已进馆行政机关（非档案局馆的其他行政机关）制作、产生的政府信息，以规避提供已进馆政府信息利用的风险。另外，个别区档案馆甚至将已进馆政府信息如何提供利用上报区长办公会确定。

（二）已进馆政府信息利用存在的问题

目前，已进馆政府信息利用存在法律法规不完善、利用程序不明确、多部门推诿等问题。对于已进馆政府信息，特别是尚未公开、依申请公开的政府信息的利用，大部分档案馆均以《中华人民共和国档案法》第十九条“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”规定，按照馆藏未开放档案的利用方式办理。具体来说，利用者须持档案形成单位开具的同意查阅利用的介绍信及本人身份证件准予利用。而利用者往往由于拿不到档案形成单位的介绍信，从而陷入在档案形成单位、政府信息公开主管部门、档案馆之间往返奔波，却依然无法利用所需已进馆政府信息的困境。

三、改善已进馆政府信息利用服务的措施建议

（一）各级政府、档案部门等相关机构应尽快出台已进馆政府信息利用细则，规范利用要求

各级人民政府应当主动协调政府信息公开工作主管部门、各级国家档案馆等档案部门以及相关机构尽快出台已进馆政府信息利用细则。加强各机构之间的沟通与联系，采取政府部门内部多协调的方式开展相关工作，结合各级国家档案馆馆藏档案以及政府信息的利用办法，协调统一，尽快修订完善有关已进馆政府信息利用工作的法律法规，制定出台依据性合理且可操作性较强的实施细则，做到已进馆政府信息利用工作“有据可考、有法可依”，切实解决已进馆政府信息的利用问题。

（二）根据不同情况，明确利用程序

如果已进馆政府信息属于已开放档案，则利用者持本人身份证即可利用；若已进馆政府信息属于未开放档案，在现阶段尚未有可操作性较强的相关档案法律法规可依循的前提下，参照依申请公开政府信息工作流程，按照下列方式办理。

1.如果利用者依申请利用已进馆政府信息的“首站接待部门”（指利用者第一次被接待查阅利用已进馆政府信息的部门）为政府信息公开办公室，则实行“一室领头、多头协作”的工作模式。由政府信息公开办公室统一开具对公介绍信，到相应国家档案馆提调所需政府信息，并与保管该政府信息的国家档案馆、该政府信息形成行政机关以及各级领导协商确定，是否对利用者公开该份政府信息。可公开的，采取哪种利用形式（阅览、摘抄、全文复印、拍照等）准其利用；不可公开的，具体原因是什么，并在相应公开告知书中加以注明，由政府信息公开办公室统一负责对利用者做出最终解释与办理结案。

2.利用者依申请利用已进馆政府信息的“首站接待部门”为各级国家档案馆，则各级国家档案馆可按照馆藏未开放档案利用工作规定办理，实行“依申请利用审批”的工作模式。根据《中华人民共和国档案法》第二十条“利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定”以及《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意”的相关规定，可将“利用档案馆未开放档案审批”作为“依申请利用”的审批事项，由利用者填写“申请表”，各级国家档案馆根据申请表内申请事项，确定填写“受理决定书”，向依申请利用已进馆未开放档案的形成单位制发“征求意见行政审批单”，并要求形成单位在审批单中注明是否同意利用者利用其申请档案文件。同意的，则注明具体利用方式（如全文复印、节选复印、部分摘抄、阅览等）；不同意的，则注明原因与法律依据。特殊情况也可向有关的档案行政管理部门（如上级档案行政管理部门）制发征求意见行政审批单。综合上述征求意见单位的审批回复后，各级国家档案馆按照工作流程逐级填写“决定审批表”，向利用者制发“准予行政审批决定书”，确认是否同意利用者利用其申请已进馆未开放档案。

（三）协调各级国家档案馆以及相关行政机关，共同开展2008年以前产生政府信息的主动公开审批、清理工作

对已经移交进馆的所有政府信息要按件、全面地进行公开审查。建议协调政府信息移交单位与各级国家档案馆共同参与审查工作，采取从后往前的方式，逐年推进，尽快地将新中国成立后至2008年“条例”出台前的、所有行政机关移交进馆的政府信息全部完成主动公开审查。经审查可主动公开的，即时公开。此项工作甚至可以延伸为不仅仅是移交进馆的2008年以前形成的政府信息主动公开审查，还是对所有行政机关2008年以前形成的政府信息进行主动公开审查、清理，从而不仅解决无论保存在行政机关还是各级国家档案馆的政府信息利用问题，而且能够从源头上较好地避免多部门推诿现象的出现。

参考文献：

[1]《中华人民共和国政府信息公开条例》[EB/OL].[2007- 04- 24].http：//www.gov.cn/xxgk/pub/govpublic/ tiaoli.html.

[2]《中华人民共和国档案法》[EB/OL].[2011-12-15].http：//www.gl.gov.cn/News/ArticleDetail.aspx？articleid=274064.