归档系统

关键词： 病历 临床 信息系统 信息

归档系统（精选十篇）

归档系统 篇1

随着医院临床信息系统的发展，HIS、LIS、PACS等系统逐渐走向成熟，越来越丰富的临床信息直接服务于临床医疗活动，极大地提高了医疗服务的效率和质量。同时，医院对电子病历信息数据集成的需要越来越强烈，但由于现有的电子病历信息分散地存储于各个临床信息系统中，且医院各种诊疗项目的计算机化水平差异很大，因此，要使电子病历信息完全覆盖所有的临床业务，完全取代纸质病历，还需要漫长的过程。电子病历归档系统立足于医院信息化建设的现状，实现了病历文档“以患者为中心”的集中归档、存储和管理，并提供了病历信息的浏览查询、还原打印和质量监控功能，切实提高了患者病历信息存储管理水平，从而最大限度地取代纸质病历。

2 电子病历归档系统的设计要求

基于医院的信息化水平和电子病历自身的发展要求，电子病历归档系统应满足以下几个方面的要求：

2.1 病历信息的完整性要求

电子病历文档的信息应覆盖患者在医院所有的诊疗项目，参照《中国人民解放军医疗护理技术操作常规(第四版)》，规定住院患者的住院病历包含如下内容:(1)体温单;(2)医嘱记录单;(3)入院记录;(4)诊断分析及诊疗计划;(5)病程记录(手术前、术后小结、麻醉前访单、手术常规资料、麻醉记录、手术记录、术后记录);(6)中医诊治记录;(7)会诊记录;(8)辅助诊断检查报告;(9)特殊治疗记录单;(10)病理报告单;(11)检验记录单;(12)检验报告单;(13)特别护理记录;(14)病历首页;(15)住院证;(16)门诊病历;(17)上次住院病案或其他行政证明、外院病情介绍等。

2.2 病历信息的安全性要求

安全性要求包含以下3个方面：(1)保证数据本身的存储安全;(2)保证信息的原始性、真实性，能达到作为法律依据所要求的安全性水平;(3)能达到保护患者个人隐私的安全性要求。

2.3 病历信息保持长期在线

现有的临床信息分散地存储于各个临床信息系统之中，随着临床信息系统的拓展，数据累计越来越多，越来越快。数据量的增大，增加了数据库的负担和安全风险，降低了临床信息系统的工作效率。因此，为保证当前医疗业务，过往患者病历信息在现有临床信息系统中难以长期在线保存。电子病历归档系统应将病历信息集中存储并保持长期在线，方便对病历信息的浏览查询、共享交流。

2.4 系统具有良好的扩展性和适应性

临床信息系统不断地发展，既有新系统的投入使用，也有旧系统的升级换代，这些都可能造成数据结构和数据输出格式的变化。数据结构的变化，造成了利用结构化数据还原病历的困难。因此，电子病历归档系统应与临床信息系统保持相对独立性，以保证自身良好的扩展性和适应性。

3 电子病历归档系统的工作原理

电子病历归档系统主要由3部分组成：病历文档归档应用、病历文档库、病历索引数据库，如图1所示。

病历文档库用于存储病历文档，并提供文件服务;病历文档库应使用专用的病历文档服务器。

病历索引数据库用于以患者为中心组织和存储病历文档索引信息，以提高病历文档检索速度，同时还为前台应用提供数据库服务;病历索引数据库应使用专用的服务器。

病历文档归档应用为前台应用，主要接收各个临床信息系统归档来的病历文档，将病历文档传送到病历文档库进行存储，并在病历索引数据库中建立相关的数据库信息。同时前台应用还为用户提供病历文档的归档审核、浏览查询、病历还原打印等功能。

4 主要技术支持

在电子病历归档系统中，除了基本的网络技术和数据库技术之外，为实现电子病历的归档并保证病历文档的安全性、合法性，使用了虚拟打印技术和电子签名技术。

4.1 虚拟打印技术

虚拟打印是指将计算机打印输出直接转换为易于存储和传输的文件格式(如PDF文件、BMP文件等)。在电子病历归档系统中，采用虚拟打印技术将各临床信息系统打印输出的病历文档直接转化为PDF格式的文件，并将文件传递到病历文档库进行存储。虚拟打印保证了病历文档的真实性、原始性。同时，对于那些计算化水平很低、不支持结构化数据输出的诊疗项目，只要能够实现诊疗信息的计算机格式打印输出(如Word文档)，就可以通过虚拟打印实现病历文档电子存储，这对于提高电子病历信息的完整性、更好地取代纸质病历有着重要的意义。

病历文档的存储格式选择PDF格式。PDF文件格式与操作系统平台无关，在各种操作系统中都是通用的，可以跨平台传输数据。这一特点使它成为在Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式，PDF格式文件目前已成为数字化信息事实上的一个工业标准。此外，PDF文件支持电子签名，支持带水印的显示输出，这些特性都有利于保证电子病历的安全性、合法性。

4.2 电子签名技术

2004年颁布的《电子签名法》是医院实施电子病历的法律依据。在《电子签名法》的定义中，电子签名是指在数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份，并表明签名人认可其中内容的数据。电子签名是通过复杂的加密技术(公钥或非对称)而产生的，包含有签名人身份、签名确认的数据内容、签名时间等信息计算得出的哈希值，能够保证数据电文的唯一性、完整性、安全性和不可否定性。根据《电子签名法》的规定，医院要使用电子签名，需要电子认证服务机构对电子签名人的身份进行认证，以保证电子签名证书内容在有效期内完整、准确，保证电子签名依赖方能证实或了解有关事项，以便向交易对方提供信誉保证。

《电子签名法》第4～6条分别对符合法律、法规要求的电子病历(数据电文)的“书面形式”、“原件形式”和“保存要求”做出了详细规定。通过虚拟打印，将临床信息系统的打印输出直接转化为PDF文档，保持了文档的原始性和真实性，满足《电子签名法》的要求。在归档的病历文档上进行电子签名，保证了病历文档满足作为法律依据的安全性要求。

5 功能模块的划分

电子病历归档系统前台应用的功能模块划分见图2。

5.1 病历文档提交

病历文档提交借助于临床信息系统病历信息的格式打印，通过虚拟打印实现病历文档的提交。病历文档的提交过程如下：

(1)临床信息系统用户将硬件Key插入计算机。

(2)用户在临床信息系统中执行病历文档打印。

(3)电子病历归档系统响应用户打印请求，检查用户的硬件Key，判断用户权限是否满足需要。

(4)如果通过权限检测，提示用户输入必要的信息(如患者ID和病历文档归档分类等)，以保证归档信息的准确。

(5)用户确定信息后，电子病历归档系统通过虚拟打印将客户的打印输出转化为PDF文档，并呈现给用户。

(6)用户确认文档符合需要后，电子病历归档系统将病历文档传输病历文档库中进行存储，并在病历索引库创建病历文档的索引信息。

5.2 病历审核归档

为保证病历的完整性、准确性，在病历归档之前需要对临床信息系统提交的病历信息进行审核。审核分为2级：护理单元审核和病案室审核。

护理单元在患者出院后，对患者的病历信息进行第一次审核，若发现病历内容缺失或错误，应及时反馈给相关科室对病历信息进行补充或修正;在确认病历信息的准确性、完整性后，将病历文档向病案室提交。

病案室对护理单元提交的病历文档进一步进行完整性、准确性审核，发现问题后反馈给相关科室进行补充或修改;确认病历内容准确无误后，执行病历文档最后归档并进行电子签名。

5.3 病历的浏览查询

该项功能主要提供给临床科室、辅临科室和质量控制部门的用户，以方便用户对病历内容进行参考和监控。为了保护用户隐私，防止通过拷屏等不正常方式获取病历信息，在浏览患者病历信息时，需要在PDF文档上附加水印。

5.4 病历的打印

病历文档的打印权限应该严格加以控制，以保护患者的隐私。建立病历打印日志，记录每一次病历打印操作，日志内容包括：打印时间、内容、申请人、操作员、患者ID等信息。通过打印日志可以对任何一次病历打印操作进行跟踪查询。

5.5 服务器管理

病历归档系统需要病历文档服务器和病历索引数据库服务器的支持。为保证系统的性能，应对服务器的运行进行监控，并在必要时进行服务器性能调整。患者的病历信息是无可替代的宝贵财富，特别是停止纸质病历的打印和存储后，电子病历文档的安全必须得到可靠的保障。因此，必须建立可靠的病历文档库和病历索引数据库的备份恢复方案，以保证病历信息的安全。

5.6 权限管理

为了保证病历信息的安全，特别是满足保护患者个人隐私的安全性要求，需要对用户的权限等进行严格的管理，特别是用户的打印权限。用户在授权的同时获得一个USB硬件Key，这个硬件Key与唯一的用户相关联。用户使用病历归档系统不仅要输入用户名和口令，还要将硬件Key插入计算机USB接口中接受系统检测。通过口令与硬件Key结合，进一步加强了安全验证。

5.7 诊疗项目的维护

随着医疗技术的进步，医院的诊疗项目不断拓展。为了适应这种变化，病历归档系统必须能够对新增加的诊疗项目或发生改变的诊疗项目进行及时的维护，以保证归档病历信息的完整性和准确性。

6 电子病历归档系统的特点

6.1 基本满足系统的设计要求

(1)通过虚拟打印技术，将计算机打印输出转化为PDF文档，保证了病历文档的“书面形式”、“原件形式”的存储。通过电子签名保证了病历文档(数据电文)具有法律效力。

(2)以患者为中心对患者的病历文档进行存储和管理，提高了病历信息的数据安全性，方便了病历信息的流通、共享。

(3)口令验证与硬件Key验证结合，加强了安全验证手段;对打印权限严格限制，对打印操作建立打印日志，方便了打印跟踪，进一步满足保护患者隐私的要求。

(4)通过虚拟打印实现病历文档的归档存储，降低了诊疗项目计算机化的要求。对于那些计算机化水平低、无法获得结构化数据的诊疗项目，只要能实现一定格式的计算机打印输出，就可以实现病历文档的归档保存，提高了电子病历的完整性水平。

(5)通过虚拟打印获得病历文档，不与临床信息系统直接发生数据关联，具有较高的独立性，能够灵活适应临床信息系统的变化，具有良好的扩展性、适应性和可维护性。

(6)建立单独的病历文档库和病历索引数据库，以集中存储病历文档和索引信息，可以保证病历信息的长期在线。

6.2 存在的局限性

(1)容易产生与临床信息系统中病历信息的不一致

由于采用虚拟打印技术，不需要直接使用临床信息系统中的数据信息就可以生成病历的归档文件。这样保证电子病历归档系统与临床信息系统的相对独立性，同时也可能造成临床信息与归档病历信息的不一致，因为一旦完成虚拟打印和提交之后，系统数据变化是相互独立的，因此临床信息与归档病历信息之间容易发生数据不一致的情况。

(2)知情同意书还必须纸质存储

患者的病历信息中包含大量的知情同意书。知情同意书不仅需要医生的签名，还需要患者或患者代理人的签名。在现阶段，只有少数人能够拥有自己的电子签名，对于大多数人来说，经过认证机构认证的电子签名代价太高。要解决这个问题有2个方法：将患者的签字以图片的方式粘贴于文档的适当位置，这样的文档可以进行归档存储，但这样的签名，没有经过任何权威机构的认证，得不到法律的保障;另一种方法就是打印知情同意书，经患者签名后以纸质形式进行存储。

(3)必须与结构化数据的数据集成相结合

PDF文档是一种非结构化的自由文本文档，与结构化的存储形式(如数据库数据或XML文件)相比较，在数据的共享、交换以及数据的挖掘利用等方面存在着明显的不足。因此，必须保证临床信息的结构化数据存储，如建立历史数据库或实现电子病历信息的集中式数据集成。

7 系统的实施

(1)系统的实施需要制定完整规划，分步实施

电子病历归档系统的实施涉及医院的临床科室、检查科室、检验科室、病案部门和质量控制部门;而病历信息覆盖到医院所有的诊疗项目。因此，为了在系统实施过程中保证医疗安全和医疗质量，必须制定完整详细的实施规划，分步实施。实施过程中要注意做好用户的培训，加强相关部门之间的相互配合，保证系统的顺利实施。

(2)过往病历的归档

随着电子病历的实施，纸质病历将逐渐被取代。以往生成的大量纸质病历同样也需要完成电子化病历归档存储，这是提高病历存储水平、病历展现质量的必然要求。过往病历的数据信息在HIS中可能已经删除，难于再现，因此，过往病历归档采用的方法是：采用纸质病历扫描生成PDF文件，然后进行归档处理。过往病历的归档工作将会耗费相当的人力和物力。

参考文献

[1]李包罗,曹桂荣.医院管理学信息管理分册[M].北京:人民卫生出版社,2001:460-475.

[2]章丹,李凤华,傅万明.电子签名在电子病历中的应用及相关法律问题[J].医学研究生学报,2007,20(2):189-190.

[3]魏翎.关于电子病历系统的探讨[J].医学设备信息,2007,20(6):74-75.

[4]高昭昇,孙文东.电子病历-医院信息系统的发展方向[J].医学信息学,2007,20(1):32-34.

归档系统 篇2

电子邮件从单纯的收发邮件，到邮件系统与各大办公软件协同办公，最终成为承载企事业单位核心商务信息和最重要的通讯工具，记录各种业务往来的信息交流。随着邮件数量的日积月累，我们个人邮箱数量大多都以上百万封计量。如若突然需要找一封或一系列相关邮件，就如同大海捞针。因为有可能已经将其删除，或忘记了主题，忘记了发件人等等。有没有更好的邮箱管理软件可以帮忙呢?

据U-Mail邮件服务器技术人员介绍，企业只需部署邮件归档系统，即便在茫茫“邮海”里找一封记忆模糊的邮件都变得易如反掌。只要搜索“收件人、发件人、主题、邮件正文、附件内容、附件类型、附件大小、发送IP、邮件大小、收件人数、加密附件、域名”等任何一项关联条件，就能快速定位到你想找的邮件。且搜索到的邮件相互关联，让我们轻松掌握整个事件的前因结果。

另外,U-Mail客服人员在给有类似需求单位推荐配置邮件归档系统时，发现大多客户还是没能区分邮件归档与邮件备份的差异。其实备份和归档就好似书库和图书馆的关系。邮件服务器将所有的邮件打包备份，如同储备了一个相同的书库，防止意外的发生，并可随时还原，将损失将到最小，用户只能查询到自己本机的邮件数据;而归档就像给每本书进行编号分类，如同一个图书馆，我们可以快速查阅所需的图书;备份和归档相辅相成，备份是归档的前提和基础，邮件归档是归档备份的升级和优化。很多用户都有遭遇被格式化硬盘，意外删除过邮件、电脑中毒的事情，邮件资料丢失，联系方式、合同、条款等无法挽回。部署邮件归档系统后，所有的邮件都会保留下来，不用担心意外的发生。

如今，根据各行业不同的职能需要，不同行业对于邮件归档管理的认知和机制有所不同，大致上可区分为政府机关和企业。

政府机关

普遍来说，由于没有真正法规的要求，政府机关对于邮件归档管理机制较为忽视，唯独公安安全等机关因职务上的需求和公务类型较为独特，对于邮件归档管理的概念和机制最为重视。一般来说，政府机关侧重「门面」防护，即防火墙机制，例如部署入侵检测，避免发生政府机构网页遭攻击、篡改。然而，伴随着网络安全防护、灾难性意识的加强，国家政府开始重视邮件归档管理，并提出前瞻性的计划，依照机关等级的不同给予规范和防护。

集团企业

以制造业为例，由于制造业往往横跨两岸三地，因此通过邮件归档管理机制进行内部控管，以了解员工使用邮件的情况是相当常见的;除此之外，企业内部也经常通过邮件管理机制来进行流量控管，包含掌握邮件发送的人数和带宽问题，以提升日常维运效率。另外，部分企业因业务需求和商业机密考虑，在避免新产品或重要信息曝光的前提下，邮件归档管理更显重要。

如何选择邮件归档系统

随着企业对于网络安全的意识和概念逐渐成熟，建立邮件归档管理机制对企业而言，无疑是降低营运风险与保存重要数据最必要采取的措施。一套高性价比的邮件服务器软件是综合了产品的功能、费用、实施、维护等因素。首先需要考虑是否具备邮件归档基本功能，包括邮件即时或定时存储、邮件查询、邮件恢复等。还有考虑软件是否支持自己企业使用邮件的类型，多数邮件归档软件必须要求企业有制定的邮件服务器软硬件设备，如果企业本身没有邮件服务器或不满足归档软件要求的邮件服务器，那企业又需要花费大笔的费用购买，则明显是不划算。

U-Mail邮件服务器作为性价比最高的一款邮件软件，不仅稳定，安全性独具特长，邮件归档功能也能很好的满足企业邮件内容审计、邮箱存储优化、邮箱备份冗余以及用户自动归档定位等需要。充分结合企业的管理策略和实际情况，为用户合理部署安全稳定性好的邮件归档，是U-Mail邮件系统为客户提供高品质服务的又一实践。

归档系统 篇3

关键词：流程管理；电子文件；电子档案；归档

1 流程管理概述

流程管理源于1993年美国麻省理工学院迈克尔·哈默（Michael Hammer）与CSC管理顾问公司的董事长詹姆斯·钱皮（James Champy）提出的管理流程再造（BPR）概念，它是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法，其实质在于构造卓越的业务流程[1]。流程的类型分别是战略性流程、经营性流程和辅助性流程，并且所有组织的核心流程基本上是相同的，其数量及复杂程度与组织的规模无关[2]。

近几年来，流程管理不仅成为管理界学术研究的热点，更在国际企业界形成讨论和应用的热潮。美国、日本以及西欧一些国家的企业都争先恐后开始了这方面的实践。与传统管理方式比较，流程的管理方法在以下几个方面实现了突破[3]：（1）信息和交流更加通畅；（2）为员工授权；（3）新的领导方式；（4）新的协作方式；（5）更加重视知识要素资源的有效运用。

2 电子文件归档流程建模

归档作为档案管理的一个非常重要的环节，是文书工作的终结，档案工作的起点。在纸质文件管理过程中，一般要求业务或文书人员将处理完毕的文件整理好后，向档案人员移交归档，其工作方式与方法已经普遍为大家所接受[4]。而电子文件因其容易修改、难以区分原件和复制件。通过对电子文件归档过程进行流程分析，设计电子文件归档的标准流程，保证电子文件归档后的原始性，实现传统档案的凭证价值，对电子档案管理工作显得十分重要。

在实际工作中，电子文件归档主要采用的是前端控制模式，这主要是根据目前我国对文件连续体理论的运用，按照档案管理部门的要求，对电子文件的控制管理、创建以及设计都是在前端控制模式下进行的。电子文件归档使用前端控制模式可以实现文档一体化管理，从以前的电子档案后端控制的半程管理覆盖到电子文件归档的全程管理[5]。基于此，要完成电子文件归档工作，不能简单将传统纸质档案的归档流程照搬到电子文件归档中，必须从电子文件产生的业务系统开始，提取除电子文件内容本身以外的凭证信息，同时进行归档，这样才能在真正意义上实现从电子文件到电子档案的归档工作，使电子档案能够像传统纸质档案一样，起到其凭证价值的作用，具备同等的法律效力。

依据电子文件归档全程管理的要求，设计电子文件归档整体流程模型如图1所示：

首先从各业务系统采集接收电子文件及相关信息。这部分工作是一项比较复杂的工作，因为不同单位所使用的业务系统多种多样，所产生的电子文件格式同样五花八门，这就需要将不同格式电子文件按照分类进行标准化处理，为归档做好准备。

接着对业务系统文件及相关信息进行采集筛选，确定电子文件类型、范围等信息，然后按照档案管理要求进行电子文件鉴定工作，鉴定完成后确定资源清单并进行审核，审核通过就进行归档处理，否则要重新完成上面工作。

通过鉴定、审核的电子文件就可以归档了，首先，为了档案的利用、存储，要进行标准化处理，主要由档案管理人员著录标引元数据、对需要数字化的资源进行数字化处理。标准化处理完成的电子文件进行检测后没有问题就成为一份电子档案，可以加密后入库保存，到这里就完成了基本归档工作。

对归档后的电子文件，如果允许网络发布，可以解密、确定可公开的目录、添加水印后提供给用户进行检索、使用。

3 电子文件归档实现

通过对电子文件归档流程分析，我们发现，整个电子档案归档管理过程十分复杂，依据电子文件归档流程要求，采用面向方面和组件化的思想以降低业务逻辑各个部分耦合度，提高项目的可维护性，整个电子文件归档系统功能设计如图2：

整个电子文件归档系统整体分为应用功能模块和系统基础模块。下面对两个部分分别进行说明。

3.1 系统基础模块。系统基础模块主要实现电子文件归档流程中涉及系统安全管理、数据保存、访问控制、共用组件等基础性功能。这些功能在整个电子文件归档流程中会随时调用，且是整个系统健康、稳定运行的基础，对系统功能的实现起到支撑作用。这里将这些功能独立开发封装成各个基础模块，一方面可以提高代码的复用，另一方面又可以降低电子文件复杂归档流程处理难度，使得更加容易地开发出功能完善的系统。

这里共设计了8个基础模块，下面分别加以说明。

权限控制模块：以基于用户角色的权限控制模型为基础，结合电子文件归档中对用户访问控制的要求，加入时间、地点等环境要素，形成完善的访问控制模型，满足系统访问控制要求。

数据存储模块：用于完成电子文件、凭证信息，以及相关著录信息的保存工作。

数据加密模块：主要完成有保密要求的电子文件及其相关信息的加密、解密功能。这里采用公钥加密算法和对称加密算法相结合的方法完成该模块，在保证数据安全的同时，又照顾到系统的性能需求。

PKI认证模块：主要采用数字证书技术来完成电子文件凭证价值的功能。

持久层模块：是系统数据存储功能的底层实现，在实际系统开发实现中采用软件开发中的持久层框架实现，完成关系数据库和面向对象程序设计语言之间的转换。

水印生成模块：主要为电子文件利用提供方便，在电子文件发布检索时，对文档内容加上水印。

日志管理模块：完成系统日志的生成、查看等功能，通过该模块可以很好地查阅系统使用情况。

公共组件：主要放置系统开发中会大量重复使用的基础性功能代码，如字符串转换等。

3.2 应用功能模块。应用功能模块用于实现电子文件归档流程中具体的业务功能，在系统每个应用功能模块的实现都是按照MVC多层架构的思想，分为视图层、控制层和模式层，层与层之间采用标准化的接口实现耦合，为系统提供更好的可维护性和健壮性。从电子文件归档流程开始到最后的发布检索，共设计了资料接收、鉴定审核、档案标准化、档案著录、档案归档、档案发布、档案借阅、载体管理和数据维护9个功能模块。在流程建模部分对业务流程已经做了比较详细的说明，各个功能模块的业务逻辑已经比较清楚，限于篇幅，这里就不再一一说明。

4 总结

通过对电子文件归档流程的基本分析，依据档案管理工作的实际要求，完成了电子文件归档系统设计工作。

参考文献：

[1]黄艾舟，梅绍祖.流程管理原理及卓越流程建模方法研究[J].工业工程与管理，2003（2）：46～47.

[2]李明子.现代管理的新理念：流程管理[J].中华护理杂志，2005，40（12）：957.

[3]赵志，孙林岩，汪应洛.基于企业流程的管理方法探讨[J].西安交通大学学报（社会科学版），1999， 19（3）：18.

[4]赵屹，陈晓晖.电子公文流程与传统公文流程的比较研究[J].档案学通讯，2010（4）：35～38.

科技成果归档系统的设计与实现 篇4

科技成果知识共享数据库对数据库中的资料按照文件类别、项目类别、专业、时间、区域、单位等多个属性进行适当的分类，对各类资料特点的研究，确定一个合理、高效的存储模式。针对油田科研项目，定制一个项目过程控制与项目管理模板，在项目的开始就确定项目的整个进程目标以及每一个阶段应提交的相关图件、文档，从而实现项目管理、过程控制和资料归档的一体化。

2 系统总体设计

此系统主要由四部分组成，即科技成果共享数据库、数据抽取转换装置(ETL)、Web网站及应用功能模块。系统体系结构如图1所示。在数据库服务器上建立了所需的数据库表结构，WWW网站实现以浏览器方式对科技成果共享数据库的维护和查询，而应用功能模块实现所有对网站及数据库的各项操作功能及数据存取访问功能。

信息的管理和应用模式，是建立在具体的数据库管理系统之上的，通过数据库管理系统实现数据的存储、管理和应用。数据的存储管理采用关系型数据库管理系统来实现，具体则采用目前油田流行的Oracle9i数据库管理系统。特别是Oracle9iAS在与Oracle数据库密切结合的基础上，与Web服务器Apache结合得也很完美。Oracle9i是多用户的数据库管理系统，具有稳定的处理和响应时间且运行效率高，容错性强、系统性能可靠、能够存储大容量数据。

2.1 数据库模型设计

数据库的设计主要针对文档、图像两种数据类型的存储方式。由于项目的成果主要表现为文档和图件两种方式，数据库的设计要考虑如何保存这两种类型的数据，文档类型的文件体积一般不大，而图件的体积则要大得多。文件存储方式有两种，一种是以文件系统目录树下的文件方式保存此文件，而相关的信息则放在数据库的数据表中，通过建立索引，实现文件的快速定位查询;另一种方式是，将文件保存到数据表中的BLOB类型字段中，所有的信息全部放在数据表中来保存，实现文件快速录入和查询。

从数据文件的组织方式上可有两种方式供选择：一种是将一个项目的所有图件信息用一个文件来保存的方式，文件内包含了此项目的所有图件，可大大减少文件的数量;另一种是将每一个图文文件单独存放，一个项目的基本信息可以通过多表建立联系，大大减少数据冗余度，同样可以实现文件快速录入和查询，克服具体某一图件的难题。每一个功能与应用对象的交互界面都采用Web页面方式实现(图2)。

2.2 应用模式设计

在应用系统中，利用Oracle数据库管理系统所带的Web工具建立网页，管理整个共享数据库。即可以实现管理功能，又可实现浏览器方式的查询、上载等客户端应用;同时，可使得应用与数据库之间的连接更完美。如图3所示。

3 系统实现

按照数据库设计的要求，采用Oracle9i数据库管理系统，BWD体系结构模式，实现了本系统应用模式。Web服务器与数据库系统分别采用Apache、Oracle9i。

浏览器与Web服务器之间是以Html文本实现交互。而在实现Web服务器与数据库之间的数据交互过程时，则采用了Oracle9iAS，这包括两个过程：即Web服务器与应用程序之间的交互和应用程序与数据库之间的交互。

在实现本系统的各项应用功能时，利用了Oracle9iAS的特点，采用了PL/SQL语言编程。PL/SQL是对SQL扩展的过程性编程语言，其优点一是具有直接高效存取Oracle数据库的能力，二是程序直接存储在Oracle数据表中，对程序的稳定性和安全性有保障。存取的数据在Web服务器与PL/SQL程序包之间是以Html类型文本方式进行传输。因此，调用了PL/SQL的Web工具包—htp与htf程序包。

为了减少应用功能开发的难度，定义了两套结构不同的数据表。油田公司科技成果的数据表之间通过成果基本信息相关联;二级单位的数据表之间通过项目计划表相关联。对于二者涉及的文档存储方式则采用BLOB型字段存储的方式，以确保实现数据的完整性。

4 结束语

大庆油田科技成果归档系统采用先进的数据库管理信息技术，实现了科技成果知识的电子化归档，构建了一个企业化管理全新的系统。所采用的设计理念可以实现高效、灵活、自动的数据获取和组织过程，构建了科技成果信息和非结构化信息的存储模式。

参考文献

[1]俞扬信.一种图文数据库的实现技术[J].淮安:淮阴工学院学报,2002,3(4):23-25.

文件材料归档和不归档范围 篇5

一、归档的文件材料的范围

凡是反映xx区工商局工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属

归档范围。

（一）上级机关的文件材料

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

2、上级机关颁发的属于本机关主要业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的声像材料；

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

（二）本机关的文件材料

1、本机关党组、行政领导会议文件材料及工作会议、专业会议材料；

2、本机关颁发的（包括转发及其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

3、本机关的请示与上级机关的批复文件；

4、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

5、反映本机关业务活动的专业文件材料；

6、本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；

7、本机关或本机关汇总的统计表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

8、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

9、本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

10、内部重要的人民来信、来访材料，领导指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录，摘要单、调查处理报告，统计分析材料等；

11、本机关领导人及其它部门人员从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；

12、本机关有关解决地界、征用土地以及基本建议工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；

13、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

14、本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

15、本机关的历史沿革、大事记、反映本机关重要活动事件的简报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

16、本机关干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、商休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；

17、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册；

18、本机关编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

19、本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

20、各种普查工作中形成的文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

2、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协高工作的重要来往文件。

二、不归档的文件材料范围

（一）上级机关的材料

1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2、上级机关发来供工作参考的抄件；

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

（二）本机关的文件材料

1、重份文件；

2、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

3、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

4、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题；提出一般性建议或意见的人民来信；

5、为参考目的从各方面搜集的文件材料。

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、参加非主要机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

电子文件的归档范围 篇6

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。

国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。

电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。

在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。

这五种类型的电子文件具体包含的内容有：

一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。

二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。

三是电子邮件。确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。

四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的Microsoft Office Word、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。

五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。

确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

思考題：

1、电子文件的归档范围等同于纸质文件的归档范围吗？

2、一个单位用于系统数据备份的数据库文件需要归档吗？

归档系统 篇7

电子文件管理工作已成为电子校务建设的重要组成部分。电子文件需要从源头上对形成、管理、归档进行规范,确保电子档案的真实、完整、长期可读是高校档案信息化工作的重要内容[1]。电子校务系统如今已经是电子档案管理的重要源头之一,也是管理效率所在。电子校务环境下文件档案管理应遵循档案收集、整理、鉴定、保管、编目检索、编研、统计、利用等原则和标准[2]。

电子校务为高校管理以及电子档案管理带来更高的效率,各项费用也大幅度降低,但是互联网有着自身的特点,电子文件也有着自身特有的属性,所以相应的也存在着一定的缺陷[3],这就给电子校务环境下电子文件归档带来了巨大的挑战。因此,本文基于电子校务环境下电子文件的基本属性,进行文件归档策略的设计,并充分利用计算机网络技术及编程技术,将设计实现并加以应用[4]。

1 电子校务环境下文件归档系统流程设计

系统需要构建一种能提供数据集中存储管理、数据共享和交换平台的新模式,建立校级电子文件管理中心。建立电子文件管理中心,将归档前的文件与归档后的文件进行连续管理,依托电子校务系统平台,将学校管理事务活动中产生的、对学校具有保存和利用价值的电子公文等电子信息,进行集中采集、接收,统一管理,做到信息“随时形成、随时采集、随时发布”,做到数据规范、安全保密、资源共享,为学校决策和公共信息服务提供便利[5]。这样,可建成档案信息化“三位一体”交互发展的新格局。

根据电子文件的属性分析和具体电子校务电子文件发布流程,将电子校务环境下自动归档设计成如图一所示。

在自动归档系统中,设计了电子文件归档中心,其主要功能分为三大块:一是实现临时文件库,用于存放从电子校务系统采集过来的文件数据及描述记录;二是建立自动判定模块,用于形成归档条件,即满足条件则作为归档数据源;三是建立数据标准转换模块,用于进行电子校务系统与档案系统的数据标准转换。

2 电子校务环境下文件归档系统的实现

2.1 数据的采集

在数据采集方面,应充分为电子校务环境下的档案提供相关保障。一是利用网络传输技术,保障电子档案的及时性和一致性;二是利用网络安全技术,保障档案信息的存储安全和利用安全。

(1)物理数据采集的实现

物理数据采集主要完成需要备份数据的文档的采集,主要为doc、xls、pdf、jpg等各种文件。采集流程的实现方式是使用同步工具将电子校务系统中源文件按目录的方式,整体同步到数据备份中心。

系统使用的是在文件数据同步中广泛使用的远程数据同步工具———Rsync (remote synchronize)。Rsync本来是用于替代rcp的一个工具,目前由rsync.samba.org维护,所以rsync.conf文件的格式类似于samba的主配置文件。Rsync可以通过rsh或ssh使用,也能以daemon模式去运行,在以daemon方式运行时Rsync server会打开一个873 端口,等待客户端去连接。连接时,Rsync server会检查口令是否相符,若通过口令查核,则可以开始进行文件传输。第一次连通完成时,会把整份文件传输一次,以后就只需进行增量备份。

Rsync的主要特点为:可以镜像保存整个目录树和文件系统;可以很容易做到保持原来文件的权限、时间、软硬链接等;无须特殊权限即可安装;优化的流程、文件传输效率高;可以使用rsh、ssh等方式来传输文件,也可以通过直接的socket连接;支持匿名传输。因此,可以很好的满足物理数据同步。

具体配置时,可以把电子校务系统即电子源机器配置成主服务器,安装Rsync远程同步服务,为保障数据传输的安全性,同时配置好服务的用户名和密码。电子文件归档中心作为客户端,安装支持Rsync的模块,使用Linux系统的定时计划或者Windows的计划任务,进行定时文件拷贝(见图二,这是构建在Windows2003 操作系统的电子文件归档中心物理数据采集完成后的效果)。

(2)数据描述信息的采集

数据描述信息一般以记录的方式存在于大型数据库中,因此在数据采集时,一定要充分利用数据技术。常见的数据库有Oracle、MS Sqlserver、My Sql等。

实现数据描述信息采集方式之一就是采用定时任务策略、定时采集的方式,通过Java编程技术、代码实现采集模块,使用操作系统的定时任务触发,每隔一个时间段调用采集模块,读取源数据库记录,并写入到目标数据中。这种采集方式比较灵活,可在代码实现的时候充分完成实际采集需求。

实现数据描述信息采集方式另外的方式就是通过数据库编程技术,根据数据采集需要,在数据源端或者数据目的端都可编写存储过程或函数,其中数据源端做主动推送,数据目的端做主动采集。采集的策略可考虑定时任务或者触发式任务,来执行相关数据库存储过程或函数,完成数据采集工作(见图三,这是基于MSSQL数据库的电子文件归档中心文件描述信息采集完成后的效果)。

2.2 归档数据的自动鉴定

在考虑电子校务系统下文件归档的过程中,需要对数据源进行综合鉴定。主要依据不同来源电子文件的价值与作用进行分类判定[6],如判定是否为重要部门文件,是否达到归档等级等。然后将这些判定原则用计算机程序语言实现。

这样能将有效的管理资源更好的发挥,同时充分结合了本单位管理实际情况和电子文件的固有特点。图四为系统设计完成后按照发文字号条件鉴定后的归档文件。

2.3 归档数据的标准转换

目前高校进行电子档案规范化管理过程中,往往遇到这样一个实际问题,由于上级管理部门的要求不同,或者高校所使用的电子档案管理软件不同,所设计采用的功能模块或分类方式也就不同,往往采用不同的数据库,并且使用不同的数据标准,这样,势必会导致将来网络化对接时存在困难[7]。因此,必须根据实际系统软件情况,整合并形成统一的相关信息标准,并在此标准上建设一体化的服务软件平台。

因此,在完成电子校务环境下文件归档的工作时,需分析现有国家标准和各省的相关档案标准,建立相应的电子校务环境下归档标准。

在数据标准转换的过程中,往往需要用到数据库操作技术和字符转换技术,常见的方法有数据库字段选择、字符串的合并或截取、数据库判断并转换等[8]。

3 结束语

电子文件的归档管理,是一项有目标、有计划,组织性和协调性较强的业务工作。它的开展应基于成熟的归档策略,并以制度化的手段予以保障,全面且不失灵活。策略的制定要符合标准规范、全面兼顾、机动灵活的原则。归档策略的内容包括归档的责任、归档的内容、归档方式及要求、归档时间、归档格式五个方面。

在设计与实现时,要把电子文件归档中心作为重点,充分考虑好自动鉴定,合理完善数据标准转换。在具体实现时,要充分利用计算机网络的相关技术,使用数据实时传输等技术完成数据中心的集中存储;结合SQL SERVER、Oracle等大型数据库技术,建立文件数据交换中心;使用Java等技术开发完成相应管理模块。

参考文献

[1]张文娟.中国电子文件元数据标准研究综述[J].电子政务,2012,(01):49-54.

[2]汪俊,刘洪,刘艳玲.解决电子文件长期保存格式问题的措施[J].云南档案,2011,(07):39-41.

[3]石珂.电子政务环境下的电子文件及其归档管理[D].武汉:武汉大学,2004.

[4]何嘉荪.电子文件“网络实时归档”性质初探[J].北京档案,2000,(08):10-12.

[5]金波,丁华东.电子文件管理学[M].上海:上海大学出版社,2007.

[6]毛义春.国外电子文件管理标准研究及启示[J].秘书之友,2010,(12):35-38.

[7]张栋.浅谈电子文件的真实性保护[J].黑龙江科技信息,2012,(06):109.

归档系统 篇8

关键词：档案,备份,对策

信息化飞速发展的今天, OA系统在各企事业单位广泛应用, 大大提高了办公效率。办公自动化条件下, 电子文件归档工作的进行大大方便了文书档案的利用, 提高了档案管理工作的现代化管理水平, 与此同时也还存在一些问题亟待解决。

一、OA系统中电子文件归档过程存在的问题

(一) 纸质档案与电子档案的并行留存问题

所谓档案的法律效力, 是指其能否作为法律证据使用。纸质档案作为书证在我国三大诉讼法及相关证据法律法规和司法解释中都有规定, 是法院、仲裁机构裁判案件、解决纠纷的重要证据。但是电子档案能否成为具有法律效力的证据, 则存在较多障碍。纸质文件、档案在相当长一段时期内还将存在下去。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 即对归档内容采取纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。由于是内容相同, 载体不同的两套档案, 在归档时就必须考虑纸质档案与电子档案的联系, 对互见项目 (例如:盒号、件号) 等进行著录。电子文件的归档具有及时性的特点, 而传统的纸质档案归档是相对滞后的, 这就给保证电子档案著录与纸质档案著录保持一致带来困难。

(二) 电子文件草稿归档留存问题

电子文件的草稿记录了文件的自然形成过程以及最原始的流转、修改流程等信息, 因此保留电子文件草稿也应纳入电子文件归档的范围内。我们常常看到归档后的电子文件草稿与电子文件正稿是一模一样的两份文件, 造成这种情况的原因就是文件起草者和修改者未充分运用办公自动化系统的公文流转程序, 起草、修改过程均完成在纸质载体上, 最后进入公文流程的已经是修改后的文件定稿, 造成电子文件归档的原始信息流失。

(三) 为方便提供利用, 大量纸质档案需电子化

众所周知, 文书档案的来源除了本单位的文件还有大量的上级机关、平级单位以及下属单位等外单位来文, 受大环境限制, 各个系统和单位之间还未实现全面联网, 为了便于今后查考利用, 归档时这部分档案就需要进行电子化 (比如扫描) 处理进入办公系统中的档案数据库。从本质意义上讲, 电子化的纸质文件不应属于电子文件的范畴, 但目前此类需电子化的文件又大量存在, 其给归档人员带来的大量劳动负担也成为电子归档进程中不可回避的问题。

(四) 电子档案的备份与移交进馆问题

现代化办公条件下, 各单位的信息技术部门的数据库中承载了大量信息数据, 鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 有必要将电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数据的安全和数据库出现问题时的数据恢复工作以及日后的移交进馆工作。然而磁、光介质文件的耐久性留存也远不如纸质档案长久, 电子档案存储介质的技术条件还有待进一步改善。

二、解决问题的对策及建议

(一) 后期著录纸质档案在档案库房实体位置

在电子文件的归档过程中可采取对保管期限、密级等确定著录项目限期著录, 对于件号、盒号等标注纸质档案在库房实体位置的项目先空缺或按一定规律给予, 纸质档案归档后再根据实际位置进行填写或修改。在此问题的操作上应注意软件使用权限的控制, 避免造成一份档案多个地址的后果。

(二) 前端控制, 保留电子文件原始信息

前端控制和全程管理是电子文件归档最为核心的两个管理思想, 为保证电子文件的原始记录性, 就要从源头抓起, 前端控制以及全程记录。首先, 应从计算机软件程序设计上入手, 确保电子文件流转、转化可被记录的电子环境。其次, 督促电子文件形成单位人员积极运用办公自动化系统中的公文流转程序进行起草、修改, 保证公文流转的原始信息在电子环境中得以记录。

(三) 按实际需要掌握纸质文件电子化的范畴

在文件的过程中应严格把关, 避免重复归档。另外纸质文件的电子化应严格控制, 灵活掌握, 避免其失控状态的发生, 使其变成一个简单的重复性劳动, 浪费人力、物力。例如有关法规制度文件材料的归档, 由于其对平行单位的征求意见稿及反馈意见均为纸质文件, 其中所做的修改也许只是细微末节的, 进行电子化的时候就可以考虑只归档定稿, 避免大范围的扫描, 造成档案数据库无限度的庞大。档案纸质档案的电子化也只是对各单位办公自动化系统之间各自为政, 互不联网的一种补救手法。相信在不久的将来, 随着电子政务的大力开展, 各单位的区域办公网逐渐发展为互联互通的联合办公网, 这些问题会迎刃而解。

(四) 加强防护, 安全备份

电子文件的安全防护必须从电子信息存储载体制成材料入手, 要选择耐久的载体材料, 提高归档电子文件的保存寿命。电子文件载体保管环境要防磁、防磨损、防强震、防病毒等。定期对归档电子文件进行检查、转载也是保障其数据安全的重要措施。由于电子文件具有信息的非人工识读性, 保存电子文件时还应注意对其软、硬件识别环境的一起保存。在对归档电子文件进行物理备份时, 还应考虑若干年后移交进馆时, 档案馆接收系统的识别性能, 保障电子档案的顺利进馆。此外, 还要做好传统的非计算机检索工具, 以备不时之需。

三、关于OA系统中电子文件归档的几点启示

(一) 档案人员积极参与, 建立真正的文档一体化管理系统软件

由于长时期的文书、档案部门自行其是, 分别管理, 使许多办公系统中文书管理与档案管理功能分别开发, 仅仅实现简单层面的对接, 难以实现真正意义上的办公环境中的电子文件、档案一体化管理。在建立内部办公自动化系统之初, 档案管理部门就应积极参与OA系统的调研开发工作, 提出全面的、恰切的一体化管理软件功能需求。

只有档案部门真正参与了电子政务的全面规划和系统设计之中, 并经过充分论证, 认真考虑电子文件与档案工作的衔接和长久保管档案的需要, 提出了完整的管理需求以及如何实现管理需求的建设性意见, 才能使得档案管理功能有机地嵌入整个办公自动化系统之中。保证在电子文件起草之时, 各著录项就与最后的归档著录表相对应, 并自动实现过渡到电子档案管理中的著录项目, 实现相同项目的继承继续, 同时保留整个文件流转流程的原始信息, 确保档案的原始性、凭证性。通过办公自动化系统的“档案管理”模块就可以很方便地完成电子文件的收集、著录、整理、归档等任务。它同“发文管理”、“收文管理”、“电子邮件”等几大功能模块共同构筑起办公自动化系统文档一体化管理模式。

(二) 按件归档, 简化电子文件归档程序

传统的文书档案立卷方法工作量大程序复杂、繁琐, 编制文件数据库很难与文书部门共享资源。以前, 人们常说的计算机辅助立卷, 实属无奈之举。在录入文件数据条目并且已经能够完全满足检索需求的情况下, 只是为了与实体整理形式相对应, 档案人员不得不重新对条目进行复杂的组织, 生成与档案实体对应的案卷。这样既费时耗力, 又人为地增加了检索层次, 影响检索利用效果, 同时由于需要进行虚拟组卷也增加了计算机软件的研制难度。按件归档, 只有一级文件级目录, 只编制一个数据库, 相比之下, 程序减少, 编制难度降低, 可以方便地利用文书部门的数据成果, 减轻了办公系统服务器承载数据的压力, 从而顺利地推进文档一体化进程, 而且同样可以达到编制多种、多层目录, 达到方便检索、利用的目的。

(三) 与计算机部门沟通协调

文档信息化是档案事业发展的一个必然趋势, 在文档信息化进程中需求实现、网络技术应用、电子文件的安全防护等等大量问题是不能靠档案部门的一己之力来实现的。技术部门的软件开发、技术支撑、硬件保障起了举足轻重的作用。只有做好同技术部门的沟通, 正确提出需求, 才能推进电子文件归档工作的顺利开展。

(四) 调动归档部门的积极性

与纸质文件相比, 电子文件归档还要面对操作软件操作程序的掌握、技术问题的处理、与纸质档案相对应等诸多问题, 调动归档部门的工作积极性是使电子文件归档工作得以顺利进行的重要保障。档案部门要加强对电子文件归档后在利用优势方面的宣传, 赢得领导重视, 使归档部门充分认识到文档一体化的必要性, 积极主动的配合档案部门做好电子文件归档工作。同时, 还应做好培训工作, 使归档人员掌握电子文件归档的基本知识和技能。

(五) 建立并执行统一的制度规范, 使电子文件归档工作标准化

现代化手段的应用还需要相应的制度来加以规范, OA系统中电子归档的推进工作, 必须认真贯彻国家颁布的《电子文件归档与管理办法》, 还应结合各单位实际情况, 制定切实可行的《电子文件归档与管理制度》来规范责任, 明确职责, 防止运用现代化手段过程中管理漏洞的出现, 同时, 促进了档案工作规范化、标准化、科学化的进行。

电子文件归档问题探析 篇9

一、电子文件归档工作的基本要求

1. 电子文件是借助于电子计算机生成、传输和处

理的, 以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在网上传输的文件。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点:电子文件需要借助于现代化办公设备才能阅读利用;电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;电子文件的利用是可共享的, 不受时间和距离的影响;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 对保管场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性的要求很高。

2. 电子文件的归档是将电子文件整理确定其档案

属性后, 从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可脱机的存储载体上, 以便长期保存的过程。不同环境条件产生的电子文件, 其归档的方法也不同, 如果是电子计算机网络系统, 按要求转数据库或记有归档的标识即完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件, 其归档就必须做一些辅助和认证工作, 并要与相关纸质文件结合归档。

电子文件一经归档即转化成为电子档案, 归档则是电子文件转化成为电子档案的关键环节。这一环节工作的质量优劣, 将直接影响到整个电子档案管理工作的水平。各级档案管理部门必须采取有效措施, 切实做好电子文件的归档工作。

二、电子文件归档工作的主要内容

科学有效地开展电子文件归档工作, 其工作着眼点要高, 实施立足点要实。在规划电子文件归档工作时, 应密切结合本单位办公自动化与信息管理工作的实际, 从保证工作质量的大局出发, 顺应电子文件归档工作的规律, 摸清电子信息产生的源头, 促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序, 建立切实可行的电子文件归档制度。

1. 确定电子文件的归档范围。

主要包括文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。如单位重大活动和事件所形成的通知、方案、报告、会议纪要和总结性材料;单位内各个业务部门的年度计划、总结、发展规划、年度报告 (年鉴) 、精神文明单位的申报材料;科研成果提交最终研究报告;单位与其他部门在工作中形成的请示、报告、通知等行政公文和工作简报;单位和部门需要长期保存的文件材料等。

2. 明确电子文件的归档时间。

有年度归档、阶段归档, 可视具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件、存贮介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2～3个月为宜。与此同时, 要科学规定电子文件的应归档份数。必要时, 需将应归档的电子文件拷贝至耐久性好的载体上, 采取一式三套保存的方式:即一套封存保管, 一套提供利用, 一套异地保管, 以提高归档电子文件的安全性和可靠性, 保障后续利用活动的开展。

3. 制订电子文件的归档要求。

归档的电子文件应具有原始性、真实性、完整性。归档的电子文件必须是有效的、可读取的, 并且是相关电子文件的最终版本;对于标有发文字号的公文和简报, 由单位综合办公部门归档;尚未标明发文字号的电子文件材料, 由电子文件的形成部门负责及时通过OA网络归档至机关综合档案部门;重大活动或工作任务形成的成套文件材料, 由相关职能部门兼职档案员或有关人员在活动结束的两个月时间内, 将其转化为光盘或软磁盘、连同纸质文件一并交机关综合档案部门归档保存。

4. 选择适宜的电子文件归档方法。

一是将最终版本的电子文件直接存入光盘或软磁盘载体介质上;二是采用数据压缩工具对电子文件进行压缩, 然后刻入光盘或软磁盘介质上;三是将要归档的电子文件在网上进行备份操作, 然后将归档的电子文件存放在光盘或软磁盘介质上。归档的电子文件格式尽可能使用国家的通用标准, 电子文件在归档后还应进行一致性的测试检验。

三、加强电子文件归档的几点措施

与纸质文件相比, 在开展电子文件归档工作的初期会产生一定的困难。由于大多数电子文件形成者电子文件归档的意识比较淡漠, 很容易忽视对其的归档, 对于档案工作人员来说, 电子文件归档也不像从事纸质文件归档那样轻车熟路, 需要一个熟悉和掌握的过程;更主要的是电子文件本身所具有的特性, 决定了它将给归档工作带来诸多新的问题, 如电子文件对系统的依赖性、信息易改性、非人工识读性、载体的不稳定性、载体与信息的不可分离性、信息储存的安全性、电子文件原件与复印件的区分等问题。因此, 进一步加强电子文件归档工作要做好几下几点:

1. 利用各种形式, 加大电子档案工作的宣传力度。

加快完成由传统管理模式向现代管理模式的转变, 由传统管理理念向现代管理理念的转变, 增强对电子文件的归档意识, 认清电子文件的特点及工作中出现的问题, 积极采取有效措施, 确保归档材料与数据的安全。

2. 采取技术处理手段, 将归档的电子文件改成“只

读性”文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性。同时, 还要根据自身的实际情况, 结合归档工作需要, 不断补充与完善电子文件归档的工作程序、内容和要求, 确保归档的电子文件的真实性、完整性、有效性。

3. 不断提高电子文件管理人员的素质。

工程档案归档工作探析 篇10

一、在思想上要重视工程档案归档工作

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况, 到工程完工即将交工验收时, 才开始应付整理, 这给档案归档带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中, 企业对工程档案在思想上重视程度不够。因此, 档案管理部门要加强对施工单位、建设单位相关人员的培训, 提高他们对档案管理工作的认识, 了解档案归档工作的范围及要求, 及时、主动、规范地进行档案资料的收集、保管、归档工作。企业在与施工单位签订的合同中, 应对资料的整编责任、内容、深度、特殊要求、资料原件及复印份数、移交时间等予以明确规定。对于分包的工程项目在合同中, 更要明确职责分工, 把竣工档案的收集归档工作列入合同条款, 严格实施竣工档案保证金制度, 将创优质工程质量和创优质竣工档案同等对待, 从而为竣工档案的归档工作扫清路障。

二、在制度上要注重可行性和执行力

只有制定切实可行的编制与归档办法, 并从制度上加以规范和约束, 才能从根本上保证工程竣工资料的完整与准确, 并使其编制与归档实现标准化。如攀钢集团依据国家有关规定, 借鉴以往的宝贵经验, 制定了新的《工程竣工资料的编制和交付归档实施细则》, 使攀钢工程竣工资料编制与归档的做法和要求以文件的形式确定下来, 使之制度化、规范化, 做到了统一规范、科学管理。工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任, 做到工程建设与资料整理同步进行, 切忌先完成施工任务, 而后补资料的现象发生, 档案资料管理人员要经常深入施工现场, 对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查, 建立过程控制奖罚制度, 督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案的归档工作。

三、在管理上要保证工程档案的系统性

档案工作在传统上属于工作流程的最末端, 在工作层面上处于后台位置, 档案部门要想在末端的位置控制前端刚刚生成或尚未生成的文件, 就必须转变工作思路, 提前介入到工作流程的前端。“三同步”即工程立项开始与档案跟踪收集同步、工程建设过程与档案形成同步、工程竣工验收与档案验收同步。在工作中, 档案工作无法对项目建设进行同步跟踪, 关键的难点就在于档案部门事前不了解项目建设方的情况。为此, 可实行备案和通报制度来解决这一问题。首先, 建立项目档案备案制度。项目建设单位应在项目立项审批后向档案部门备案, 使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目档案管理人员进行档案知识培训, 一方面培养他们的档案意识, 另一方面使其掌握必要的档案管理技能。其次, 建立项目档案工作信息通报制度, 强化对项目档案工作的监督指导, 做到事中管控。强化档案全过程管理, 把各方面的力量集聚起来, 形成齐抓共管的整体合力, 坚持对工程档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则, 保证工程档案的完整、准确、系统, 为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。

四、在人员上要全面强化档案人员、技术人员及施工队伍的综合素质

要想提高工程档案质量, 提高档案人员、技术人员、施工单位项目管理人员的素质是一项有力措施。加强对施工单位、建设单位的工前指导, 使工程管理人员、项目负责人和档案人员在增强档案意识的同时也增加了档案业务知识, 尤其要重点做好档案人员从业素质的培养和提高。档案人员除了要有高度的责任心, 牢固树立爱岗敬业的思想外, 还应熟练掌握业务知识, 在钻研档案学理论的同时, 进一步扩大自已的知识面。在实际工作中, 要注意不断学习工程项目的专业知识, 及时与现场工程技术人员进行沟通和学习, 提高自身的专业审核能力, 使施工技术材料记录齐全、签署完备, 做到竣工档案与实际相符。如审核土建方面档案时, 就要重点审核验槽及隐藏记录、土岩试验及处理记录、基坑回填压实记录、桩基的施工记录和检测报告、建筑材料及构件的合格证、配合比及试验报告等;审核管道方面档案时要审核各种管道的焊接、探伤、脱脂、试压、清洗、吹扫等试验记录及分项质量评定表, 审核电气资料时重点把握高压柜的试验记录, 变压器的安装调试记录, 电缆敷设记录, 绝缘电阻、接地电阻的测试记录等。