档案信息资源公共服务能力的探讨

一、改变服务意识, 树立人本理念

增强档案信息资源公共服务能力的前提条件是转变和创新服务意识。所以, 管理档案信息资源的人员必须树立公共服务意识, 本着“以人为本”的精神管理档案信息资源, 还要充分意识到提升档案信息资源公共服务能力的紧迫性和重要性, 发挥人在档案信息公共服务中的作用和价值。一方面, 要意识到改良服务水平的重要性, 在档案信息资源建设中突出服务对象的实际需求, 树立主动服务的意识, 转变服务意识, 变被动为主动, 将档案馆打造成一个真正意义上的档案信息资源“集散地”和社会公众共享档案信息资源的“数据库”。另一方面, 要加大建设人才队伍的力度, 通过引入轮训机制、激励机制和竞争机制来不断改善档案工作人员队伍的工作能力和水平, 使之为广大共享以及使用档案信息资源的主体提供更优质的服务。

二、建立集中服务机构, 拓展服务内容与方式

档案信息资源的利用环境、馆藏容量、利用方式和内容直接关系到了档案信息资源的公共服务能力, 因此建立一个集中型的档案信息资源利用机构是相当有必要的。现阶段, 馆藏档案信息资源匮乏、品种单一, 无法满足大众的查询需求等现象已成为了阻碍档案公共服务能力提升的重要问题。相关工作人员可以本着便捷高效的原则, 坚持以聚集档案的目的对档案接收体制进行全方位的创新, 在档案中心对原本分散于各部门的专业档案进行优化、归类以及整合, 建立档案资源集中保管中心, 真正实现档案资源的一体化、现代化发展。

三、优化档案信息资源配置, 提升其公共服务效益

优化配置档案信息资源的重中之重是最大限度地开发和利用档案信息资源, 开发基于科研、文化、历史等基础上形成的档案资源, 挖掘可以服务教育事业的特色档案信息资源;对文件、音像、图片等实物档案资源进行大力开发, 形成可以服务企业的特色档案资源;挖掘与农业发展相关的科学技术、政策法规、种植经验等档案信息资源, 形成专门为农村经济发展服务的特色档案信息资源;挖掘不同时期、不同地区的各种中华民族文明和历史文化信息资源, 形成可以为和谐社会建设服务的特色档案信息资源, 使这些资源为公众提供更好的信息服务, 构建共享环境, 充分发挥信息资源的价值。

四、创建网络公共服务体系, 拓宽其服务渠道

网络的普及为档案信息资源公共服务的发展创造了极为有利的条件, 也使服务渠道日益丰富了起来。一方面, 开发新的信息服务渠道。人人网、微博、微信等全新的信息交流方式已成为了人们生活、学习中不可或缺的部分。所以, 档案信息资源管理人员不妨利用这一渠道为人们提供档案信息服务。每一个档案馆都可以申请一个公开的微博账号, 利用微博平台宣传自己的服务, 发布活动通知、提供在线咨询、推送一些档案知识服务等。另一方面, 加大建设档案网站的力度。档案网站是提供档案信息管理服务的平台和主阵地, 要提升档案信息管理服务能力, 首先就要拥有一个正规的网站。相关人员可以通过建立完善的档案信息检索系统来提供优质的档案信息查询服务, 使用户随时随地都能登陆网站查询档案信息;也可以主动与用户进行交流和沟通, 了解他们的实际需求, 针对这些需求提供个性化的服务, 在服务中不断强化档案信息资源公共服务的能力。

五、构建公共服务能力的评价体系, 提高其服务质量

首先要对档案信息资源公共服务能力的评价指标进行明确。以用户的需求为出发点对档案信息资源的质量进行评估, 评价指标要凸显“效用”二字, 且具有一定的动态性和主观性。常见的质量评价指标包括:1. 有效性, 即用户所获取的档案资料能否帮助其解决问题。2. 可靠性, 用户所获取的档案资料是否完整、准确, 有无满足档案信息质量的要求。3. 及时性, 即用户所获取的档案信息是否经过更新的, 能否使用户对最新、最及时的信息档案资源有全面的了解和掌握。4. 便利性, 根据科学的指标评价档案信息资源的技术手段、组织结构、检索途径等。当然, 在评估档案信息资源公共服务能力时必须采用行之有效的手段。准确、客观地评估档案信息资源的质量, 而且必须以评价指标作为参考, 辅以定性方式, 灵活地选用评价指标。比如, 从真实性、准确性、信息加工层次、可靠性、权威性等几个角度去评价信息的可依赖性;采用用户评价、问卷调查、用户打分的方式评估信息的便捷性、及时性、实用性、服务质量。