基于“信息系统三大能力”框架的系统分析

关键词：系统管理数据处理信息系统企业

现在, 信息系统在企业内部已不再仅仅是完成一般的数据统计等简单数据处理任务, 而是扩大到了对整个计划、预测、决策管理的支持, 是企业进行系统管理、经营的一个重要环节。显然, 企业的信息化程度越高, 企业对信息系统的依赖程度也越高。本文从软件设计的角度出发, 探讨了信息系统本身必须满足的框架, 并运用此框架分析设计了盐业公司分销子系统的相关功能模块, 以期望能够给盐业公司提供一个高质量的、能够稳定可靠运行的分销管理子系统。

1 信息系统能力框架

作为一个信息系统, 它必须具备三个方面的能力, 分别是:记忆能力, 也就是系统必须具备信息存储的能力;思维能力, 也就是系统必须具备对信息本身进行处理的能力;同时, 系统还必须具备交流能力, 也就是信息通信的能力。这三种能力对于任何一个信息系统来说都是必须具备的, 缺一不可的。在信息系统中, 这三大能力并不是孤立存在的, 它们之间有着非常紧密的联系, 以维系整个系统正常有序地运行。

首先, 系统必须具备记忆的能力。信息系统在处理信息的过程中, 必然要把系统处理得到的相关数据以某种方式组织并存储起来, 以便日后作进一步的应用。正是因为有了记忆的能力, 才使得计算机可能成为有智能的东西的基础。其次, 系统必须具备思维能力, 以完成相关任务的逻辑运算处理。否则, 如果一个信息系统不具备思维的能力, 就不可能对我们的数据进行分析处理, 也就不能够完成给定的商业逻辑运算处理。信息系统还必须具备交流能力, 主要体现在信息系统与人之间以及信息系统与其他系统之间的信息交流, 否则我们根本不可能知道系统到底做了些什么事, 到底处理了些什么数据及结果, 这就使得系统处理信息失去了其根本价值。信息系统的三大能力框架如图1所示。

2 盐业公司分销子系统案例分析

盐业公司目前运行的是C/S架构的业务系统, 在此基础上只需要把各个分公司向总公司储运科下电子订单的业务处理转为W e b方式的处理。所以, 其他部分与订单子系统相关的业务在此不再详细分析说明。

2.1 信息处理能力

在订单子系统中, 盐业总公司每年都给各区县公司下达销售计划, 各区县分公司可以通过互联网随时查询年度计划及当年度的计划完成情况。各区县分公司作为总公司的客户, 通过Internet向总公司储运科下订单, 总公司储运科在收到电子订单后进行确认处理, 并根据库存情况组织安排盐品的分发运输。系统应该具备的信息处理能力分析如下: (1) 产品管理:对公司所经营产品的基本信息统一管理, 包括规范编码、命名、分类、价格等; (2) 计划管理:业务科根据历年销售数据统计表和当前市场预测分析情况制定公司总销售计划和各县级公司销售计划, 并能根据实际执行情况对业务计划进行相应调整;实时监督各类计划完成情况; (3) 客户管理:建立并维护客户资料 (基本资料, 联系人员、分类、可购盐种类、审批情况、合同管理、统计分析、合同执行情况检查等) ; (4) 库存管理:包含各类入出库操作, 可处理多仓库、存货核算、库存报警、库存调整、盘点、调拨等; (5) 调运管理:驻厂办从盐厂调入盐品, 完成与盐厂、分公司、公司财务的对帐;公司储运科从盐厂调入多品种盐, 组织安排向其他盐业公司调出盐品;分公司间进行调入、调出并进行对帐等; (6) 财务管理:提供各类业务数据, 便于财务部核对; (7) 帐务管理:实现各分公司与驻厂办调入帐务、分公司间调拨账务自动完成对账;各公司的商品销售业务、财务、仓储每月自动完成对账; (8) 权限管理:提供业务、仓储、办事处、财务、主管、分公司各工作人员等人员各种不同使用权限, 保障数据的安全;提供安全日志, 记录用户对数据的操作; (9) 分析决策:提供各分公司、各品种盐库存变动、库存状况、进销存明细、损益分析、销售情况、计划完成情况等统计报表; (1 0) 数据管理:备份公司、各分公司业务数据;传送分公司业务信息到公司;下传公司数据到各分公司。

2.2 信息存储能力

(1) 建立盐品基本信息及存储管理:业务科根据盐业总公司的物价及其他政策, 建立盐品基本信息, 向各分公司统一发布, 各公司实时反映盐品信息变更。具体包括盐品编号、名称、分类、规格、单位、包装量、单价等。此标准由公司业务科制定并统一下发, 各分公司只能依照使用, 不能更改。但公司业务科有权对盐品基本信息内容进行修改, 修改后统一发布。 (2) 区县分公司销售计划:万州总公司业务科根据制定的年度销售计划, 结合各区县分公司历年销售情况, 为各分公司制定年度调入计划、年度销售计划, 并进一步细化到季度、月份销调入、销售计划;同时将公司年度、季度调入计划提交到储运科。其中, 调入计划由总公司业务科下达各分公司总计划, 再由各分公司根据本单位实际情况, 细化到每月调入计划上报公司储运科, 供盐品调入安排用;总公司确定各分公司年度销计划, 并根据实际销售情况, 反映各分公司销售情况。 (3) 售统计报表:为了能够及时准确地掌握各分公司的销售情况, 要求通过及时获得各分公司业务数据的每日上报情况, 掌握各分公司的各类盐品的销售及库存状况, 生成相应的日报表。也就是要根据各分公司上报的各类统计报表如销售统计报表、库存异动统计表、进销售存统计表、计划完成情况等汇总生成公司对应统计报表, 以便总公司动态及时地掌握整个公司的销售情况。 (4) 数据存储处理:由于该订单管理子系统需要处理的数据量比较大, 所以选择用关系数据库来集中存储与管理是一种非常不错的信息存储解决方案, 数据库系统本身具有信息存储、信息处理及通信的能力, 这里主要是从它对本系统中的相关数据进行存储的角度予以分析。对数据的存储必须要求规范化, 本系统采用目前流行的关系数据库系统S Q L Server 2000作为后台数据库管理平台, 其中的盐品基本信息和年季度销售计划均用数据库二维表格进行存储处理, 部分销售统计报表则通过视图实现, 必要时, 通过打印统计报表的方式以纸介质方式输出统计结果。

2.3 信息通信能力

系统要进行正常的工作, 必须具备信息通信的能力。考虑到万州盐业总公司与各区县分公司在地理位置上的实际分布情况, 系统采用了B/S架构, 以保证系统中的每个用户能够在不同的地方方便地登录到自己的业务平台处理相关事务, 同时也保证了各区县分公司的业务数据能够通过I n t e r n e t及时地传送到总公司的数据库服务器上, 便于总公司对每天的业务数据作出分析处理, 为公司的经营决策提供可靠依据。 (1) 各分公司与盐业总公司之间的信息通信:公司经理管理公司各部门及下辖各分公司, 掌握了解公司各类业务数据及各分公司上报业务数据。这就要求各分公司必须及时地通过Internet VPN把已处理的业务数据传送给总公司, 总公司经理也必须及时地把销售计划等内容传送给各分公司。分公司在向总公司下订单时, 以前是通过发Email的方式进行, 现在则是通过在网页上直接发送订单处理请求即可完成向总公司发送电子订单, 不再有时间上的过度延迟, 从而提高了工作效率。 (2) 各用户与系统间的信息通信:在系统初始化阶段:系统要提供初始化工作界面, 让系统管理员能够对系统数据作出初始化处理, 如:设定系统用户帐号及工作权限授权;系统工作环境初始化设置;历史数据录入;提供数据备份与恢复操作界面等。

系统正常工作阶段:系统要提供原始数据的采集界面和工作期间必要的信息提示, 系统采集到的数据通过网络 (T C P/I P) 传磅到后台数据库进行存储, 如:分公司向总公司发送电子订单的过程, 首先用户通过订单处理界面输入订单数据, 再通过网络发送到总公司的数据库, 然后通过数据库业务触发器触发业务处理逻辑, 并最终通知总公司订单处理人员及时处理订单。系统在处理业务的过程中, 如果耗时较长, 就要求系统提供必要的工作进度条提示, 让用户确信没有死机。当系统因某种原因出现错误时应该给出提示信息或相应的帮助信息, 以便用户能够正确处理各种可能出现的意外情况。

月结分析与报表处理:系统提供数据输出的能力, 盐业公司通常在每月月底做一次月结, 在月结处理过程中要产生很多各式各样的报表, 一方面, 系统把分析处理的报表显示给操作用户, 另一方面, 系统也提供打印功能, 允许用户把报表打印存档或方便传阅。

3 结语

在分析过程中, 通过为系统提供信息处理能力, 使得系统具备了强大的数据处理功能;为系统提供了信息的存储能力和通信能力, 进一步明晰了组成系统的各个部分的重要职能及相互间的协调工作情况。信息系统的三大能力联系紧密、各司其职, 而且互相不可彼此替代, 作为一个完整的信息系统, “记忆能力 (信息存储能力) ”、“思维能力 (信息处理能力) ”、“交流能力 (信息通信能力) ”三者缺一不可。

与传统的系统分析与设计相比, 本文以“信息系统的三大能力”框架作为视点来观察系统, 整个系统脉络清晰, 便于分析设计人员从整体上把握系统内各部分之间的内在联系, 有利于对系统进行优化设计。与传统的系统分析设计相比达到了殊途同归的效果, 有异曲同工之妙。虽然从本质上看待同一个软件系统, 这两种分析设计方法都是相同的, 而且在设计阶段所采用的设计方法也大致相同, 但对于万州盐业公司的订单管理子系统而言, 由于在重新分析与设计该子系统的过程中, 融入了信息系统模型的构建相思, 简化了分析设计流程, 从而提高了分析设计效率。

摘要：分析了信息系统的能力模型, 并用“信息系统的三大能力”框架对盐业公司业务管理信息系统中的分销子系统进行了重新分析与设计, 用全新的视角重新审视了盐业公司分销子系统中的业务处理过程。借助相应的软件开发辅助设计 (CASE) 工具, 实现了对分销子系统的重新分析与设计, 期望对系统的整体表现能力得以提升, 最大限度地满足用户对分销子系统在功能上和性能上的需求。

关键词：信息系统,框架,系统分析