电力集团有限公司外事接待工作制度

关键词： 外事

电力集团有限公司外事接待工作制度（共8篇）

篇1：电力集团有限公司外事接待工作制度

文章标题：电力集团有限公司外事接待工作制度

___省电力集团有限公司外事接待工作制度

为规范集团公司外事接待工作，加强集团公司和国外及港澳台地区的交流与合作，根据上级有关文件精神，结合集团公司的实际情况，特制定本制度。

一、外事接待的原则：

（一）坚决维护国家的主权和利益，维护民族尊严。

（二）遵守内外有别的原则，认真执行党的对外方针政策，严格遵守外事纪律和涉外人员守则，严守国家机密，自觉维护国家荣誉。

（三）参加外事接待人员应做到热情、友好、不卑不亢。

（四）坚持平等、对等原则。出席外事会见的主宾双方的级别、人数应大致相当。

（五）坚持[范文为◇好范文 wenmi114.com作者原创作品-转载请加*好范文 wenmi114.com外部链接！注：去掉中间符号在百度搜索第一个网站]务实原则，重礼仪、讲实效，厉行节约。外事接待的承办单位应该有针对性地安排外事会见及必要的参观、宴请等活动。原则上不接待与集团公司或所属单位业务无关或无实质性内容的外事拜访。

（六）遵守事前请示的原则。未经集团公司批准，各单位(或部门)不得自行接待有关洽谈合作的外事会见。

二、外事接待的审批程序：

（一）集团公司综合部为集团外事接待的综合归口管理和协调部门，总部各部门、所属各单位的外事活动必须按规定事先报其审核，并经集团公司领导批准后执行。外事分部为外事接待申请的受理部门。

（二）外国公司及涉外活动承办单位以传真或专人递交等方式报送申请材料。如果需要公司领导出席接洽的外事接待，原则上需要提前10天以上上报审批。

（三）外事分部对所申请的外事接待的重要性、必要性及时间安排等方面进行审核，对不符合要求的申请，将在两个工作日内书面或电话与申请单位反馈修改或不予受理的意见。

（四）任务受理后，外事分部将在一个工作日内提出拟办意见。

（五）呈送综合部分管领导审核。

（六）呈送集团公司分管领导审批。

（七）申请如获批准，外事分部将落实会见或宴会的时间、地点，并在一个工作日内向与会人员所在单位发出《外事会见通知》或《外事宴请通知》。

（八）相关单位接到通知后，按要求派员参加，并及时将名单报至外事分部。

（九）外事分部跟进会见的准备工作，落实与会人员、车辆安排、会场国旗、座签、礼品、宴请、照相等事宜。

（十）外事分部跟进会见，必要时提供翻译服务。

三、外事接待申请材料要求（包括但不限于以下材料）：

（一）传真函。来函主送“集团公司”，标题为“关于某某公司拟拜会（或宴请）某某单位的函”。内容包括：外国公司（组织机构）的名称，单位背景，与集团或所在单位的关系，来宾的名单、职务，希望拜访的集团领导或所在单位领导，拜访的时间、地点，商谈可能涉及的主要内容，并提供要求会见单位的联系人姓名及联系电话、传真电话、手机等信息。

（二）重要外事接待须附上议程及行程计划。

（三）其他相关材料。

四、外事会见或外事宴请的部分礼仪要求：

（一）条件允许，男士一般穿西装、扎领带，女士一般穿正装。

（二）遵守会议时间，我方人员一般需提前5分钟到达会场；确定时间的会见原则上不能随意更改，特别是有集团公司领导参与的会见。

（三）按照对方出席人数，准备好需交换的名片及其他物品等。

（四）准备好交谈的话题。一般情况以出席会议的最高领导洽谈的话题为主。

（五）洽谈过程中，不要太拘谨，也不要太随便。要有良好的形象。

（六）洽谈过程中，请与会人员将手机关机或调至振动。重要事情需紧急处理的，要向来宾说明并致歉后才离开会场。

五、外事纪律：

（一）外事接待中，要自觉遵守国家的法律法规，洽谈内容需符合有关保密方面的政策规定。

（二）要避免洽谈与主题无关的话题，特别是有关国家政治的敏感话题。

（三）要尊重来宾所在国家的习俗，特别是其宗教信仰、饮食习惯等。

（四）未经集团公司书面通知，不得接受境外媒体的采访。

六、附则：

（一）本制度自印发之日起执行。

（二）本制度由集团公司综合部负责解释。

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篇2：电力集团有限公司外事接待工作制度

外事接待工作是企业联系内外的纽带和桥梁。通过外事接待工作 ,企业可以展示实力 ,树立形象 ,吸引投资 ,扩大合作 ,推动企业快速发展。因此 ,做好外事接待工作已成为企业管理中一个重要的组成部分。

坚持原则是做好企业外事接待工作的前提

1.维护企业外事接待工作的统一性和有序性。企业外事接待工作需要在统一、有序的状态下运行。必须做到政出一门，令行禁止，不允许各行其是，擅自作主。要从国家利益、企业利益的高度认识遵守外事接待工作纪律的重要性，严把纪律关。一是严格遵守外事接待纪律；二是在对外交往中严守企业秘密；三是在对外交往中遇到重大问题要及时报告，不能乱许诺，乱表态；四是按规定的程序和要求申办外事接待事项。不该超越的程序不能超越，不该减少的环节不允许减少。参与人员在实践工作中要遵守有关保密规定,正确区分内事活动与外事活动 ,认真做到内外有别 ,尽量减少或杜绝外事接待工作中不符合外事礼仪规范的做法。对外事接待的违规违纪现象 ,要坚持原则 ,从严要求 ,不敷衍 ,不护短 ,及时、严肃查处 ,防止再犯。实践表明 ,只有坚持原则 ,加强管理 ,才能维护外事接待工作的统一性、有序性、严肃性和权威性。

2.严格规程 ,加强管理 ,切实提高外事接待职能部门的管理水平与服务质量。作为企业管理的重要组成部分，企业外事接待工作具有较强的专业性，有其特定的程序和规则。要确保企业在对外交往中不丧失机遇，不贻误重点，很大程度上取决于各级外事职能部门的管理水平和服务水平。首先要制定好具有可行性和可操作性的外事接待规程。其次，要开展规程作业培训，树立服务质量意识，把接待规程真正作为外事接待工作的依据。外事接待工作人员不仅要具备良好的语言能力、政治素养、组织管理能力，还要具备较强的外事交往能力。企业应配备思想素质好，年轻而富有朝气的同志充实外事接待岗位，并保持这部分人员的相对稳定。

3.加强制度管理和调研。完善规章制度是外事接待工作软件建设的一个核心问题。要努力做到三个“严格”：一是严格执行接待范围。切实做到保证重点，对外接待各负其责，相互配合，分别承担，共同搞好；二是严格接待程序。做到先请示、批准后再安排，每次任务都要按照外事接待工作规定等制度严格把关，对不属于接待范围的客人，及时向有关单位做好说明解释工作，不超范围接待，从源头上杜绝非接待范围的费用开支；三是严格接待标准。遵循艰苦奋斗、勤俭节约的优良传统，按照有利公务、节俭实在、杜绝浪费的原则，按不同层次相应安排住宿、用餐、用车等标准，做到热情、大方、细致、周到，尽量压缩不必要的礼仪性活动，达到领导满意、宾客满意。狠抓调研工作，发挥好企业外事接待的参谋作用。目前企业外事接待工作中存在“重接待，轻调研”的现象,应引起高度重视。企业外事接待职能部门应充分利用外事交往渠道,收集对企业有用的信息与资料。对调研选题要认真进行筛选和分析,加强其针对性。通过日常调研，对企业对外交流等外事工作的方向、策略、经验、教训进行总结，及时反馈企业外事工作的新走向，提出对企业决策有益的建议。

灵活性是做好企业外事接待工作的重要环节

外事接待工作是一个有机的整体,不仅仅是外事接待部门的事情，更需要企业有关部门和单位的大力支持和配合。接待工作要发挥“整体大于各孤立部分之和”的最大效能，必须克服办事过程中的拖沓作风，理顺外事接待和有关业务部门的纵向与横向关系，形成上下一盘棋、协调有序的外事管理格局。要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量的完成每一次外事接待任务。有些外商可能一生只到本企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到，精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的美好印象。

所谓强调外事接待工作的灵活性，不是说外事接待工作可以随意，而是指其工作涉及面广、随机性强，不可能按照一个模式套下来。而应根据环境、条件的变化以及来宾的需求变化，在原则的范围内对政策灵活把握。在接待过程中，根据时间、空间、形势的发展变化，审时度势，随机处理，寻求最佳适度。随机制宜是在大的原则和方针下的灵活处理，不是根本改变大的原则和方针。坚持随机制宜的原则，一定要把一般原则与具体情况结合起来。在复杂的外事接待工作中，对于常规的接待，可以按照一定的程序化、模式化的方法来运作，但是对许多非常规性的随机事件，很难按照一定的程序、模式去工作，需要外事接待人员具有广博的知识、丰富的经验和创造性的思维。因此，在具体工作中,既要严格按外事接待工作的规定和程序办事，又要从实际出发 ,对外事接待中遇到的特殊情况敢于打破常规，简化程序，提高工作效率。随机制宜是在原则许可的范围内，因时而异、因地而异、因事而异，为来宾提供个性化的服务。外事接待工作的随机制宜要做好两个服务：一是跟踪服务。对每批(次)外事接待从任务呈报、安排入住和用餐、用车、会场布置、考察点联系、参观游览、意见收集、返程联络、费用结算到建立来客档案等各方面的工作都跟踪到位；二是个性服务。比如在接待外商时，可建立档案，了解其基本情况。通过客史档案和相关询问，了解不同来宾不同的习惯、爱好、口味,以人为本，有针对性地开展亲情化服务。在考察线路上也要创新，要突出地方特色，让来宾有所看、有所玩、有所学、有所思，让他们牢记山铝，用感情留住他们，让来客有宾至如归的感觉。以人为本决不是看人打卦，而是宾主融洽的一种必需。

外事接待人员要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，用每一次接待机会增强企业的凝聚力和向心力，提升企业的知名度和影响力。同时，外事接待人员还要对接待结果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待流程，力求外事接待活动效益的最大化。

原则性与灵活性的有机结合，这是做好企业外事接待工作的重要保证。从某种意义上说，接待就是一种“度”的平衡术，是结合实际的适度管理。只有正确地认识“度”和把握“度”，才可能提出指导实践活动的正确准则，防止“过”与“不及”。接待工作唯有做到适度，力争做到“服务热情、接待精细、开明开放”，达到最佳效果，才能真正成为一个企业的窗口和联系各方的纽带和桥梁，从而推动企业的发展。

篇3：电力集团有限公司外事接待工作制度

一、坚持以人为本, 提高公务接待工作的层次和水平

公务接待是一种文明行为的连续展示。这项工作不仅要求讲究礼仪、懂得规范, 还要求体现对客人的尊重和热情。在公务接待过程中, 要充分体现以人为本, 重视人文关怀, 突出人性化服务。

第一, 要让客人知底放心。首先, 编制接待手册。接待手册是贯穿整个接待活动过程的重要工具, 一定要印制精美、富有美感, 在迎接客人的第一时间转达到手, 使其对集团概况、日程安排有一个感性认识和初步了解。其次, 要及时编发日程安排信息。针对客人对本地情况不熟悉随时查看接待手册等因素, 接待人员应该每天在出行之前, 将当日行程安排通过手机短信的方式发至每个客人, 做到及时提醒、方便查阅。

第二, 要让客人吃得开心。重庆菜系主要是以麻辣为主, 尤其以火锅而闻名于全国, 在公务接待过程中, 要合理安排、清淡搭配, 注意防止出现客人用餐不适应的问题。一是充分考虑客人的口味。不能以我们的生活习惯和主观认为客人喜欢的口味这样的指导思想来安排, 一定要结合客人的口味或要求, 择优安排用餐地点和菜品。二是可考虑客人能够接受的餐饮。火锅是重庆最为出名的地方饮食, 在安排客人用餐时, 要在充分征求客人的意愿上, 推荐微辣味道的火锅作为重庆特色餐, 让客人体验地域饮食文化。三是要根据地域和民族习惯来安排。我们国家幅员辽阔、民族众多, 南北饮食差异较大, 民族习惯也有不同, 对于有特殊习俗的客人, 一定要根据客人的地域和民族习惯来安排。

第三, 要让客人住得舒心。住宿是公务接待工作的重中之重, 要结合当地住宿条件, 根据客人的级别和特点, 坚持“以客人的要求为第一信号、以客人的高兴为第一追求、以客人的满意为第一目标”的原则, 选择对应的酒店和房间。安排住宿不能想当然、模式化, 要力所能及地符合客人要求, 满足客人愿望, 达到好的效果。作为接待人员, 要特别注意对所安排的房间设备设施、通风条件、供水系统等进行全面检查, 尽量做细、做实。

第四, 要让客人看得赏心。客人来集团, 有的是调研、考察, 有的是旅游、休闲, 有的第一次来, 有的已经来过几次。所以, 一定要根据客人的目的, 有针对性地安排参观项目和地点, 特别注意避免重复安排, 结合时间和线路等方面, 着重推荐集团公司接待能力较强的景区、酒店。在安排客人参观的项目和地点前, 接待人员要提前与客人联系沟通, 掌握客人重点关注的焦点, 摸索客人内心的真实想法, 力求达到让客人看得开心、感到满意的最好效果。

第五, 要让客人行得顺心。顺心是指全过程各个环节要顺利, 要有顺序且顺畅, 一是提前通报预告出行和返回的大概时间, 要让客人心中有数。二是要保持良好的车况。出行前, 一定要通知车队对接待车辆全面检查、认真检测。要求驾驶人员驾驶车辆中要遵守规则, 始终把安全放第一位, 不得有丝毫的马虎和松懈, 杜绝酒后驾驶、疲劳驾驶等。三是要保证财产安全。接待人员要定期及时提醒客人, 妥善保管贵重财物, 确保客人财产安全。四是注意饮食安全。在饮食方面不得有半点马虎, 要提前对用餐地点进行通知, 保证菜品、配料的新鲜和干净卫生。

第六, 要让客人有所恋心。接待工作要重点体现在服务上, 服务一定要热情周到, 让客人有一种宾至如归甚至宾至胜归的感觉, 达到“满意加惊喜”的效果。做好这一点, 仅凭一个温馨的微笑、一句热情的话语是不够的, 最重要的还需要从细节入手, 做到全方位、无缝隙的服务。比如, 准备一个接待百宝箱, 里头装有指甲刀、洗发液、沐浴露、防晒霜、雨具等日常用品, 随时提供方便。客人离开的时候赠送集团公司精心制作的纪念品作为美好记忆的留念, 不仅给客人留下难以忘怀的印象, 而且可以使客人产生依恋的情怀, 还可以启发客人再次前来的恋心。

二、突出集团特色, 走出独有的公务接待工作新路子

公务接待工作要做出成绩、展现亮点、达到效果, 关键是要突出集团特色, 在彰显集团企业文化的同时走出一条独有的新路子, 这样才更有质量、更有水平, 与众不同。公务接待要努力着手于接待手册、考察景点、线路拟定、餐宿安排、纪念礼品和内控管理等方面。

(一) 接待手册。接待手册 (接待指南) 的制定、印制, 在把握“翔实准确、美观实用”原则的基础上, 要充分展现集团公司“西部龙头旅游企业”的战略规划, 要充分展示“用心塑造、用心服务”的企业精神, 要充分展露集团“五位一体”的业态格局。在编排中, 要注重字体大小、颜色搭配, 重点涵盖欢迎词、集团简介、食宿安排、考察行程、陪同人员、联系方式等重要内容。同时, 要按照手册方便携带的原则, 进行印制。

(二) 考察景点。拟定考察景点, 对于展示集团公司形象和突出旅游景区特点具有十分重要的作用。在考察景点的选择上, 我们不仅要让客人感受景区的优美风光, 也要让客人感受集团公司投资开发、提档升级的发展成就。比如, 在客人有限的时间安排考察长江三峡沿线景区的时候, 重点安排丰都名山景区, 介绍集团公司对景区扶梯的全新打造, 对鬼斧神工的提档升级;在客人游览金佛山景区的时候, 让客人体验集团公司倾心修建的生态环保型进口索道, 参观综合发挥旅游产业功能, 充满人文气息的天星小镇。对于客人时间充足的前提下, 要选择集团公司亮点突出、服务配套完善的景区进行合理安排。

(三) 线路拟定。我们要根据景区与景区、景区与酒店的车程距离, 尽可能选择规划一条方便快捷、设施完善、环节相扣的交通线路。这样不仅可以节约更多时间, 还不会让客人感到疲惫。同时, 我们也可以把重庆山城最美最靓的地方展现在客人眼前。

(四) 餐宿安排。食宿安排是直接关系客人身体切身利益的重点工作, 在整个接待工作中处于最为关键的环节。食宿安排不是一定要选择装饰豪华的五星级酒店, 要在满足客人的需求的基础上, 尽可能选择集团公司旗下两江假日酒店。1.住宿。根据客人的身份、职级等因素, 全面考虑相对应的酒店和房型。房间内要求干净、整洁, 保持良好的通风效果, 配搭鲜花、时令水果和日常用品。客人入住前, 接待人员要进行全面的检查, 发现问题及时处理。安排集团公司旗下酒店, 要结合地方民族特色。比如, 考察阿依河景区, 就安排在牛角寨, 让客人体验苗家风情文化;考察重野景区, 就安排在两江假日野生世界酒店, 让客人感受与动物近距离接触的别样趣味。2.用餐。用餐地点的选择要结合本地特色, 针对客人的饮食规律和习惯。在用餐菜品上, 不能大包大揽、以价说好、以量定菜, 凭借个人喜好来安排, 要综合考虑, 科学合理、荤素搭配、分量适中。酒水的选择不能随心所欲, 要根据客人的口味和要求, 尽可能推荐集团公司独具特色的阿依河酒、虎骨酒等。用餐座次要按照主客顺序、职务大小, 准备好餐位牌, 依次摆放, 以便领导顺利入席和相互交流。

(五) 纪念礼品。给客人赠送纪念礼品, 一定要围绕集团公司的特点和文化, 既美观、大方, 又实用、便携, 让客人对集团公司有一个深刻的印象和美好的回忆。集团公司制作的夏布画, 展现出黄金邮轮的品质和长江三峡的雄伟, 加上黄金色彩的包装, 具有很好的宣传效应和独具收藏的价值, 送给客人肯定会十分高兴, 并带回去好好珍藏。

(六) 内控管理。公务接待工作肯定需要一定的经费, 如何有的放矢, 既不偏废, 也不走极端, 把我们的热情接待和内控管理有机结合起来, 真正运用到实际接待工作中去, 需要我们认真处理和把握。1. 组建队伍, 练就业务标兵。要打好胜仗, 就需要一支优秀队伍、一批精兵强将, 众志成城, 充分发挥各自的特点和优势。2013 年, 集团公司在子公司范围内, 特别是景区公司、酒店、邮轮、地产、旅行社范围内, 择优选拔“思想觉悟高、业务能力强、综合素质好、形象气质佳”的员工, 使“景区、邮轮、酒店、地产、旅行社”都有相对固定的人员队伍, 通过集中培训、交流取经、外出参观等方式, 进一步强化接待服务专业知识, 提升接待水平, 努力打造一支具有旅投特色的接待服务队伍, 逐步朝着“全市第一”企业的接待目标奋进。2. 加强学习, 提高综合素质。公务接待工作是集团公司的形象和窗口, 接待人员就是集团公司的重要岗位, 接待人员的素质、修养、能力、学识, 在接待过程中的工作态度、办事效率、文明礼仪、服务技巧等都起着关键性的作用。我们务必要加强学习, 掌握各方面知识, 努力提高综合素质。一是懂规矩、重仪表。这是对接待人员的首要要求。接待人员的言谈举止都要讲礼仪、讲规范、讲文明、讲细节, 一定要穿着得体、大方, 保持良好的外在形象, 给客人留下一个美好的印象。二是熟市情、通司情。接待工作涉及面广, 客人也来自五湖四海, 我们一定要熟悉重庆概况和通晓集团情况, 不能出现一问三不知的现象。在日常工作中, 要经常学习《重庆日报》等大型报刊涉及重庆经济社会最新发展动态的资料, 要把集团公司的经济社会发展、风土人情及集团公司的基本情况、组织架构、业态组合、发展方向、企业文化等熟记于心, 只有这样, 才能如数家珍地介绍给客人, 才能深层次、全方面地沟通交流。三是保沟通, 重协调。接待工作是一项比较复杂的系统工程, 不是一个人、一个部门能够完成的, 它涉及机场车站、宾馆酒店、参观点和有关单位, 还包括集团公司内部有关子企业等。在接待工作中, 我们需要做好大量的协调工作。所以, 与以上这些单位或个人做好有效沟通, 加强感情联络, 保持良好合作关系是尤为重要的。四是强应急、活机制。接待工作通常情况是按照日程安排有序推进, 但难免会根据天气情况、突发事件等因素有所调整, 我们在这种情况下, 一定要冷静淡定、头脑灵活、掌握情况, 在请示汇报的基础上, 增强应急处理的能力, 根据实际情况及时调整接待方案, 通知参与人员和后续各点, 并迅速做好相关对接工作。3.注意节俭, 杜绝铺张浪费。“艰苦朴素、勤俭节约”历来是我们中华民族的传统美德。在接待工作中, 我们一定要牢固树立勤俭接待和热情接待的观念, 努力做到勤俭而不怠慢客人、俭朴而不失礼仪, 在细致入微的服务上着重体现, 而不是以花费的多少来反映接待水平。

摘要：本文结合工作实际, 论述了公务接待工作在服务集团发展大局中的重要性。并提出坚持以人为本, 不断提高公务接待工作的层次和水平的措施和建议, 着重强调要突出集团特色, 走出一条独有的公务接待工作新路子。

篇4：高校外事接待工作研究

关键词：高校；外事接待工作

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2012）10-0076-02

当前，我国高等教育正在迈向新的发展阶段。作为高等教育事业重要组成部分的高校外事工作也呈现出蓬勃发展的新态势。外事接待工作是高校開展国际合作与交流的重要窗口，其意义和作用不可小视。高校外事接待工作应该在遵守各项法规制度的基础上，规范有序、合理合情、灵活有效地开展，并充分体现出高校特色。高校外事接待工作是寻求学校国际合作交流、发展机会和拓宽渠道的重要方式。

一、高校外事接待工作的基本程序

根据高校机构设置的普遍特点以及高校自身的特色，一般而言，高校外事接待工作的基本程序如下。

（一）前期准备阶段

1.上报审批。高校外事接待工作往往分为院系科研机构层面和学校层面。院系科研机构层面外事接待由各具体执行单位向校外事部门报告，申请办理相关手续及获得批准。校外事部门根据院系层面接待任务和学校层面接待任务的具体不同要求，向校领导、上级主管部门报告，履行各类手续，直至获得批准。

2.联络沟通。确认来访宾客的身份、职务、来访内容、日程安排、文本资料等信息，给予对方必要的入境手续支持，了解来访宾客的特别要求，确定接待规格、接待形式和日程表，并及时告知对方。在充分交流协商后，进行必要的修改。

3.校内统筹。若接待任务须由校内多个单位协同承担，应事先做好通知和协调工作，务必为承担分任务的单位留出充足的筹备时间，必要时要召集协调大会，做好分工，确定责任。在准备阶段，校内各单位间充分的信息沟通是十分必要的。

4.接待安排。来访宾客的食宿行各环节必须事先确认，以免出现脱节和疏忽遗漏情况。确定接待任务的负责人和具体经办人员保持联络顺畅，并备有应急方案。

（二）接待执行阶段

1.接送安排。根据接待任务要求的不同，确定是否需要安排专人专车接送。如需要安排接送，务必准时、地点正确。

2.会见及活动。按照事先确定的接待规格和形式开展主要的会见和相关活动。在高校外事接待中除会谈外，经常安排的活动包括学术讲座、报告会、签约仪式、学生联欢联谊活动、学术交流座谈、参观校园及校内单位（包括部处、学院、科研机构等）、游览、宴请等。

3.接待辅助。为保证接待任务顺利开展而必须设置的各个接待环节，包括翻译、场所、摄影录像、记录、茶水、音响、装饰、礼品等。接待辅助对顺利完成接待任务起着重要的作用，尤其是翻译、场所等环节。

4.应急方案。在接待过程中，若遇到突发情况，必须及时反应，灵活处理，必要时启动应急方案或迅速报告相关部门。

（三）总结与发展阶段

1.整理与总结。接待任务完成后，应及时整理记录、照片、文本以及其他相关资料，汇总并撰写任务报告，报送相关部门，发布新闻信息。同时，总结接待中存在的不足之处，积累经验，避免以后出现类似问题。

2.保持联系。及时与来访宾客进行后续联系，沟通反馈双方信息，以便建立长期联系，为进一步加强联系和拓展合作交流打好基础。

二、高校外事接待工作的主要原则

高校外事接待工作是一项复杂的系统工程，涉及多层次、多方面、多内容、多形式，需要做大量细致的具体工作。因此，要求高校外事部门及有关工作人员，既要具有高度的政治责任心，认真学习并贯彻执行国家的对外方针政策，又要熟悉各方面的情况，在业务上精益求精，在安排上既要严谨周密，又要灵活巧妙，真正做到内紧外松，应付自如，保证外事活动的顺利进行[1]。

（一）对等原则

对等原则是高校外事接待工作中的基本原则。根据来访宾客和代表团的身份、访问目的和意义、双方关系发展历史和现状、国际惯例等要素综合考虑确定接待规格。学校安排的主要迎宾人一般要与来宾的身份相当。学校的其他迎宾人员身份和人数也应根据来宾的情况确定，具有一定的代表性，人数相当即可。

（二）尊重原则

来自不同国家和地域的宾客，往往有着自己独特的风俗习惯和礼仪礼节。作为主人，在进行外事接待工作时，要尊重宾客的习俗和礼节。因此，务必要事先了解来访宾客的信息，特别是某些禁忌，慎重从事，不可马虎。同时，要熟悉约定俗成的礼仪规范国际惯例，守时守信，礼貌真诚。

（三）灵活原则

高校外事接待工作具有其自身特点，可以在尊重来宾的风俗习惯、礼仪礼节的基础上，在接待上作相应的变通和灵活处理，因地、因时、因人制宜开展工作。在外事接待过程中，即使作了充分的前期准备工作，也难免会碰到突发状况和棘手事件。这就需要外事接待人员既要严格按外事工作的规定和程序办事，又要从实际出发，根据时间、空间、形势的发展变化，审时度势，见机行事，快速做出反应，把各种负面影响减低到最低程度。灵活原则是在大的原则和方针下灵活处理事务，而不是改变基本的原则和方针；是在原则许可的范围内，根据实际条件，正确适度地开展工作，完成任务 [2]。

三、高校外事接待工作的主要注意事项

与其他领域的外事接待工作相比，高校外事接待工作具有其自身的特点：强调学术交流，往往专业需求高，涉及教学科研领域，注重拓展学习和引进先进技术与经验的渠道，活动内容丰富，形式多样，有利于拓宽学校的视野，提高学校的国际化水平。根据高校外事接待工作的特点，在开展工作时须特别注意的事项如下。

（一）沟通

不同的国家在制度政策、风俗习惯、礼节禁忌、生活方式等方面往往会有所不同，甚至可能出现刚好相反的情况。在高等教育领域，各个国家也都有着自身的特色和不同的情况，小到职称和职务称呼的不同。外事接待工作人员在日常工作中要注意不断学习，熟悉各国的情况。但在执行具体的任务时，往往又会面临许多特殊情况或不熟悉的事务，因此，在接待工作的前期准备阶段，与来宾方面通过各种通讯方式进行充分的信息沟通是非常重要的。在沟通过程中，往往还需要耐心和细心，与来宾方共同修订日程安排、文本翻译等内容，有时甚至要不厌其烦，多次反复修改。另外，主宾双方还应保持通讯联系的顺畅。来宾抵达以及访问期间，一旦出现突发情况，必须做到通知及时、沟通便利，才能保证接待工作的顺利完成。

（二）礼仪礼节

在高校外事接待活动中，要特别注意礼仪礼节的规范执行，要体现高校的特点，展现彬彬有礼、质朴踏实的学术风范，避免浮华不端和奢侈浪费。外事接待人员要注重个人修养的提高，养成良好的礼貌习惯。首先，要注意守时守信，遵守承诺；其次，要使用礼貌用语和正确称谓；第三，要讲究个人的形象衣着和行为举止，服饰要得体，举止要文雅。在外事接待过程中，应注意各个环节的礼节，包括见面时的介绍和行礼致敬，要根据实际来宾的情况，使用合适的方式；交谈时，表情要自然，语言要亲切和气，表达得体，注意手势的禁忌等；用餐时，要分清中餐和西餐礼仪的分别，做好准备，讲究座次礼、进食礼、饮酒礼等。另外，在安排一些比较大型或重要的活动时，应注意仪式的安排。高校外事接待活动中常见的仪式有签字仪式、学术会议开幕闭幕仪式、聘任仪式等。在安排这些仪式时，应遵守普遍的约定俗成的国际礼仪，又要根据实际需要综合考虑，注意做好场所布置、程序步骤、文本准备、座次安排等方面的工作。

（三）口译

在高校外事接待活动中，在会谈、合作谈判、宴会致辞、参观访问以及学术报告会、国际学术会议等场合需要口译。高校的外事口译具有口译的一般特点，如严谨性、即席性和灵活性等，但同时有着其自身的特点：教育专业性及学术性。因此，对高校外事口译人员的基本要求是：严格遵守外事纪律，熟悉外事礼仪，作风严谨，能将内容，尤其是有关方针、政策以及关乎国家和学校利益的内容准确翻譯。口译人员不仅要具备扎实的语言基本功，还要掌握丰富的专业知识，并通过不断积累，逐步完善知识结构。要充分了解相关背景材料，尤其对学校整体情况、相关院系科研机构的设置及优势学科等情况有比较清楚的了解，还要熟练掌握相关专业术语、习惯表达法等[3]。 此外，口译人员还应当具备反应快、心理稳定、应变能力强等综合素质。但是，鉴于高校专业学科的复杂多样性，有经验的口译人员也不可能做到熟悉所有的专业内容。因此，在出现翻译内容学术性与专业性较强的情况时，特别是国际学术会议及学术报告会，应当邀请专业教师和科研人员担任专场口译，以保证接待任务的圆满完成。

（四）信息保存

高校的外事接待工作是拓展学校国际合作与交流渠道的重要手段。因此，在接待任务完成后，信息的整理和保存非常必要，是实现外事工作良性可持续发展的基础。应当建立接待工作的数据库，将来宾的信息分类归档，保存好联系方式、来访简讯、照片、签约文本、活动内容、交换礼品等信息，以便随时调用，同时也便于统计数据。通过信息的保存，还可以进行来访后的联络保持。在合适的时节，以贺年卡、电子邮件、电话等合适的方式问候对方，为今后进一步开展交流合作打下基础。

参考文献：

[1]章亚南，陈泽梁.涉外工作常识[M].上海：第二军医大学

出版社，2008：69.

[2]王彦琳，孙敏.论新形势下高校外事工作的原则性与灵

活性[J].文教资料，2007，（32）.

[3]张艳，张志.论高校教育外事口译[J].湖南农机，2008，

篇5：外事接待的饮食住宿准备工作

一些重要的外事接待任务，往往关系重大。要确保其万无一失，就一定要尽心尽力地做好准备工作。

为外宾接待服务所进行的准备工作，主要应当在有备无患、细致人微、体谅外方等3个具体方面多下功夫。

首先，要争取有备无患。进行准备工作时，一定要对方方面面、前前后后、里里外外的每个环节都充分有所考虑，有所准备，有所应对。

其次，要力求细致人微。对于准备工作之中的各项具体细节，都要反复研究，认真推敲，斟酌再三，力戒因小失大。

最后，要努力体谅外方。从事具体的准备工作时，一定要以外方人士的实际需求为着眼点。在无损国格、人格与力所能及的前提下，一定要尽量照顾对方的具体情况。

在接待外方来宾时，接待部门尤其要高度重视外宾的饮食住宿问题，尽量做到周到细致。饮食住宿问题直接关系到人的最基本的需求，因而是接待过程中最敏感、最根本的环节。在这一问题上安排得如何，直接关系到接待工作的全局，也最能体现接待部门的接待水平。因此，接待人员必须合理安排外方来宾的饮食住宿，为其正常的生活和工作提供良好的基础。

在安排外方来宾的饮食住宿时，从总体上必须掌握下述5条基本原则：一是遵守我方的有关规定；二是考虑我方的实际条件；三是尊 重来宾的风俗习惯；四是满足来宾的合理要求；五是确保来宾的健康与安全。

具体而言，则应当彻底掌握为外方来宾安排饮料、用餐与住宿方面的礼仪规范，并将其准确无误地运用到实际接待中。对于其中的任何一个具体细节，都绝对不能马虎行事。

一、饮料安排

在外事接待中，饮料的安排十分关键。在为外方来宾安排饮料时，接待人员必须熟悉并掌握饮料的品种、盛放的器皿、饮用的方式等3个方面的礼仪规范。

(一)饮料的品种：尊重习惯，力争多样

通常，各国家、各地区、各民族的人都有其喜欢饮用的固定的一种或几种饮料，它们不仅是人们生活习惯的基本特征，更是民族文化的重要部分。因此，在为外方来宾安排饮料时，要充分尊重对方选择饮料的习惯，并通过饮料品种的多样化来确保其习惯得到尊重。

在一般情况下，为外方来宾准备饮料，可着重考虑下述几个品种： 1．茶水。饮茶在世界上较为普遍，但不同国家的人习惯饮用不同品种的茶。中国人习惯于饮用绿茶或花茶，日本人比较喜欢乌龙茶，英国人爱喝红茶，一些中亚、西亚国家的人则往往偏爱奶茶。还有一些外国人不喜欢饮茶。所以，既要按照来宾的习惯准备多种茶水，又要准备茶以外的其他饮料。

2．咖啡。众所周知，目前在国际社会中，咖啡乃是一种“人缘”最好的饮料。不论是招待西方客人还是招待东方客人，都可以选择咖 啡。

3．汽水。在一些非正式场合，以可乐、雪碧、芬达之类的汽水待客，通常也是可行的。它既可以解渴，又可以消暑，所以比较受欢迎。不过，因其需要冷藏，而且饮用后易使人打嗝儿，故此不适用于肠胃不好者或正规场合。

4．果汁。在国外，新鲜的果汁是一种很受欢迎的饮料。其中的常规品种，如橙汁、苹果汁、菠萝汁等等，更是待客之必备饮料。但它同样大多适用于非正式场合。

5．矿泉水。目前，以矿泉水待客在国际社会上较为盛行。在外方人士眼里，其身价通常要比汽水高，也更为正式。因此，在接待外方人士时，矿泉水或与之相类似的纯净水，都是应当常备的。

以上饮料是待客时最基本的种类，基本可以照顾到大多数外方来宾的需求。但如条件允许，不妨多备几个品种，包括每一种饮料内部种类也要细分，以使来宾有所选择。饮料品种越多，越说明我方对外方的重视。

此外，在为外方来宾上饮料时，还有一定技巧可循。为周全起见，可采取两种技巧，即“一中一外”、“一冷一热”的方式。所谓“一中一外”，即除为外方备上一种对方所惯用或国际上所流行的饮料外，可

为其再上一道中式饮料——茶水，使其有机会体验“中国特色”；所谓“一冷一热”，则是指应照顾大多数外宾不喜欢热饮的习惯，除为其备上一道茶或咖啡之类的热饮外，必须为其准备一种矿泉水或汽 水之类的冷饮，这样做才能万无一失。

(二)盛放的器皿：讲究卫生，提倡自助

用以盛放各种饮料的器皿不仅应当与饮料相配套，而且须采取必要的措施以确保其清洁卫生。

1．认真进行消毒处理。所有盛放饮料的器皿，均须由专人负责进行例行的消毒处理。

2．绝不使用有残缺的器皿。凡用以接待外方来宾的器皿，用前应当认真进行检查，凡有残缺的、带有污损痕迹的一律要剔除在外。

3．杜绝器皿重复使用。必须注意的是，在任何情况下，都不应让外方来宾重复使用已被别人用过的器皿。为此，应当大力推广一次性饮料器皿的使用。

4．积极推广环保器皿。在可能的条件下，应当尽量采用一次性纸杯等环保类型的饮料器皿。这样做不仅适应了外方来宾的要求，对身体健康有利，还有利于环保。

5．大力提倡饮料自助。如果条件具备，应提倡在招待外方人士时实行饮料自助。这样不仅可使对方自取所需，而且还有助于更好地避免在取用饮料过程中发生不卫生的情况。

(三)饮用的方式：根据场合，处理得当

在款待外方来宾时，接待人员应按照不同的场合和需要，选择合适的饮用方式。基本做法有以下2种：

1．来宾自行选择饮料。当来宾人数较多或宾主较为熟悉之时，接待人员可以根据来宾的数量和习惯，备下多种可供来宾选择的饮 料。来宾选择饮料可以通过2种方式进行。

其一，主动法。可以在接待来宾现场的一角备好各种饮料，由对方进行主动的选择。

其二，被动法。接待人员在为对方上饮料之前先征求一下对方意见，由来宾在给定范围中进行被动的选择。需要强调的是，在口头征求来宾个人对饮料的选择时，宜用“封闭式问题”的方式，即应当报出所有可供选择的品种，由对方从中选择。切勿采用“开放式问题”的方式，即不应直接询问对方“您用什么饮料”，否则就有可能出现不能满足对方要求的情况。

2．事先指定饮料。当场合较为正式，或是在宾主不甚相熟的情况下，可以为来宾事先指定较少品种的饮料。有时，饮料已在来宾抵达前摆放在其坐席之上；有时，则是在来宾抵达后再由工作人员为其呈上。但都不必当面口头征求来宾选择饮料的具体意见。

二、用餐安排

由于各国用餐的讲究各不相同，接待人员在为外方来宾安排用餐时，除应掌握宴请的形式、就餐的方式、菜肴的选择、位次的排列等4个要点外，还要关注具体的细节。

(一)宴请的形式

在设宴招待外方来宾时，目前我国用以宴请外宾的形式主要有以下3种：

1．宴会。宴会，通常是指最正式、最隆重的宴请。它可以在早、中、晚举行，但以晚宴最为正式。接待部门举办宴会时，要注意会见、菜单、费用、举止与环境等5个方面的礼仪规范，即“五w”。具体说，就是既要提前发出请柬，邀请客人和其他出席作陪人士，又要注意餐具的多少，酒水、菜肴的道数，餐厅的陈设，侍者的仪态，赴宴者的衣着及所需费用等。此外，还要安排宾主致辞，乐队演奏等程序。

2．招待会。所谓招待会，是指一种形式松散、自由的宴请，通常不备正餐、不排座次，而只备一些简单的食物、饮料，由来宾自由取用，多用于节庆活动同时接待多方来宾之时，在国际社会里较为常见。与宴会相比较，它在具体时间上可早可晚，所用时间可长可短，既不太讲究酒水、菜肴的道数，又不会对出席者的装束要求过多。招待会的形式颇多，有酒会、茶会、咖啡会、冷餐会等，接待部门可根据具体情况采用不同的形式。

3．工作餐。工作餐，即在会议或工作之中以套餐的形式所提供的便餐，属非正式宴请。它多在午间提供，因此在国外经常被人们称作工作午餐。工作餐一般所用时间较短，菜肴道数较少，通常不备酒水。除与工作有关之人外，并无其他人士作陪，所以有人又把它叫做工作聚餐。在用工作餐时，往往不必由宾主先后致辞，但允许用餐者边吃边谈。

(二)就餐的方式

就餐的方式，一般是指具体以何种方式来用餐的问题。在当今世界上，就餐的方式主要存在3种：一是使用筷子用餐，二是使用刀叉用餐，三是使用右手用餐。在一般情况下，鉴于我方宴请外方以中餐为主，所以在涉外宴请中，我方通常都选择使用筷子进餐的方式，以 便使外方人士有机会感受中华美食的独特就餐方式。

不过，在选择以筷子用餐的方式宴请外方人士的同时，还要注意两个问题：

1．必须兼顾外方来宾的就餐习惯。除中国、朝鲜、韩国、日本、老挝等为数不多的几个国家之外，世界上大多数国家并无使用筷子就餐的习惯。因此，在宴请外方人士时，不妨为之安排“一中一外”两种就餐方式。即既为之准备筷子，让其有机会“一试身手”，又同时为之准备其惯用的餐具。在这一问题上，千万不要勉强对方，而是应悉听尊便。

2．考虑到外方人士的不同身份以及中外双方关系的不同，可将中餐以筷子用餐的就餐方式进一步区分为以下4种：

第一种方式是“混餐式”。用餐时，大家围坐在一起，使用各自的餐具取用盛放在同一器皿之内的菜肴。这种方式可使人产生和睦、亲近之感，但是其弊端则主要是不卫生。因此，正式宴请外方来宾时通常不宜采用此种方式。

第二种方式是“分餐式”。即“中餐西吃”，指用餐时，接待人员将菜肴和主食等量分给每位用餐者，然后来宾们围坐在一起，使用各自专用的餐具、器皿独享自己的食物。它的优点是既卫生又公平。举行正式宴会时，它往往被视为一种最佳选择。

第三种方式是“自助式”。“自助式”就餐，一般也叫自助餐。国际上流行的酒会、茶会、咖啡会、冷餐会等一般都采用这种方式。其具体做法是，接待人员事先将所有食物分类摆放在一起，然后任由就 餐者根据本人口味自由取用。在用餐时，人们可站可坐，但一般不排座次。它的长处主要是节省开支，节省人力，不排座次，不拘礼仪。举行较大规模的招待会时，通常可选择此种方式。

第四种方式是“公筷式”。它实际上是“混餐式”的一种特殊形式，用餐时，大家围坐在一起，先用公用的餐具取被放臵在同一器皿内的食物，再以各自专用的餐具享用。此种方式兼顾了卫生要求，又创造出亲密氛围，适宜在为外方来宾举办家宴时采用。

(三)菜肴的选择

接待人员在安排外方来宾用餐时，必须对菜肴的选择问题高度重视。在为对方准备菜单时，除了要量力而行之外，关键是要对对方的禁忌和喜爱一清二楚。

一方面，要坚决避免安排外方来宾的忌食之物。一般而言，外方人士的饮食禁忌可以分为以下5类：

1．宗教禁忌。这是所有各类饮食禁忌中最严格的一种。许多宗教都有其特殊的饮食禁忌，信徒绝对不能违反。例如，伊斯兰教禁食猪肉，印度教禁食牛肉，犹太教禁食无鳞无鳍的鱼等等。

2．民族禁忌。不少民族都有各自的饮食禁忌。比如，美国人不吃鲤鱼，俄国人不吃海参，英国人不吃狗肉，日本人不吃皮蛋等等。

3．职业禁忌。一些特殊工作岗位上的工作人员在饮食上也各有顾忌，如司机不准饮酒；法官与检察官，一般也不得出席有碍其正常执行公务的宴请。

4．健康禁忌。在安排用餐时，接待人员要对身体条件欠佳者给 于一定的照顾。如应为糖尿病患者准备无糖餐，为高血脂患者准备低脂餐，为高血压患者准备不含酒精的饮料等。

5．口味禁忌。饮食中，个人口味也差异较大：有人忌荤，有人忌辣，有人不食海鲜。接待人员要高度重视这些个人口味禁忌。

另一方面，除排除外方来宾忌食之物外，还必须尽量在菜单上安排受外方来宾欢迎的食物。依照一般经验，外宾主要欣赏下述3类菜肴：

第一，具有民族特色的菜肴。外方来宾垂青的中餐特色食物有：春卷、水饺、兰州拉面、扬州炒饭等主食和咕老肉、狮子头、糖醋鱼、宫保鸡丁、鱼香肉丝、清炒豆芽、麻婆豆腐等菜肴。

第二，具有本地风味的菜肴。中华饮食，讲究“南甜北咸”。各地菜肴，各具不同风味，而且有着各自的颇负盛名的“代表作”。比如，北京的“全聚德烤鸭”，上海的“三黄鸡”，天津的“狗不理包子”，云南的“过桥米线”等等。它们通常都是宴请外方人士的适宜之选。

第三，外宾本人偏好的菜肴。在以中餐的特色菜、风味菜招待外方来宾时，必须考虑到不习惯中餐的外方人士的个人口味偏好。因此，在力所能及的时候，应为对方备上—些本国菜、家乡菜，特别是对方爱吃的菜肴。

(四)位次的排列

由于外方来宾的地位、身份、职衔有所不同，因此接待人员在为外方来宾安排用餐时，对其位次排列必须予以重视。越是正式的宴请，就越应重视其位次的排列。在一般情况之下，安排中餐的用餐位次，往往涉及桌次与席次两个方面。接待人员必须对它们的排列熟练掌握。

1．桌次的排列。举行正式的中餐宴会时，所设餐桌往往不止一张，这时就要按“尊卑”之别排列桌次。接待人员主要应遵守如下3项规则：

首先，“以右为上”。当餐桌有左右之分时，应以位于右侧的餐桌为上桌，此即所谓“以右为上”。应当说明的是，此刻的左右，是按照“面门为上”的规则来确认的。

二是，“内侧为上”。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，一般以距门较远的餐桌，即靠内侧的餐桌为上桌，此即所谓“内侧为上”，又叫“以远为上”。

三是，“居中为上”。当多张餐桌并排列开时，一般居中央者为上。在大多数情况下，以上3条桌次排列的常规做法往往是交叉使用的。

2．席次的安排。在宴会上，席次具体是指同一张餐桌上席位的高低。中餐宴会上席次安排的具体规则有4点：

其一，面门为主。即主人之位应当面对餐厅正门。有两位主人时，双方则可对面而坐，一人面门，一人背门。

其二，主宾居右。它的含义是，主宾一般应在主人右侧之位就座。其三，好事成双。根据中国传统习俗，每张餐桌上就座之人应为双数，以示吉祥。

其四，各桌同向。通常，宴会上的每张餐桌上的排位均大体相似。

三、住宿安排

接待部门在为来宾解决住宿问题时，可采用两种方式。其一，来宾自行解决，接待部门只需为其提供一定的协助，如代为预订，或为其提供建议、咨询。其二，接待部门解决。即接待部门负责解决与来宾住宿相关的一切问题。至于究竟应采用何种方式，通常由宾主双方提前商定。

当由接待部门负责解决外方来宾的住宿时，主要应当注意如下3个要点：

(一)慎重选择住宿地点

根据惯例，目前国内在接待外方来宾时，通常都会将对方安排在条件优越、设备齐全、服务与国际水准接轨的涉外饭店住宿。

在选择适合外方来宾住宿的涉外饭店时，除了考虑外宾的个人习惯与要求之外，还要注意以下8点：

1．拟请外宾住宿地点的口碑。2．拟请外宾住宿地点的服务质量。3．拟请外宾住宿地点的接待能力。4．拟请外宾住宿地点的周边环境。5．拟请外宾住宿地点的交通条件。6．拟请外宾住宿地点的配套设施。

7．拟请外宾住宿地点距接待单位、机场、港口、车站及工作地点路程的远近。

8．接待单位用以安排外宾住宿的经费预算状况。(二)充分尊重外宾的生活习惯

接待人员在为外方来宾安排住宿地点时，不能想当然地自作主张，应当掌握并尊重对方独特的生活习惯，争取做到以下4点：

首先，尽量不安排同性别的外宾共居一室。在很多国家里，惟有同性恋者才会与同性别的成年人住在一起，所以不要冒犯对方的此种禁忌。

其次，努力为外宾创造出良好的卫生条件。外方来宾通常都非常重视个人卫生。因此应将其安臵在配有浴室和单独卫生间的房间中。

再次，充分保证外方来宾住处的安静。接待人员为外宾安排的住所应远离噪声源，使其能安静地休息。

最后，严格做到外方来宾的休息不被干扰。根据国际惯例，不宜在饭店的客房之内会客。因此，我方人员尽量不要进人外宾临时下榻的客房，以免干扰对方。

(三)细心照顾外宾的生活需要

接待人员在安排外方来宾住宿时，在力所能及的前提下，应对对方体贴人微，尽量满足对方的合理生活需要。

1．就近住宿。若所接待的外宾不止一人，接待人员应尽量安排其在同一饭店、同一楼层或相邻楼层住宿，以便其相互关照或集体行动。

2．“主随客便”。在照顾外方来宾的生活时，既要周到热情，又不能大包大揽，限制对方的个人自由，为对方平添麻烦。

3．安排闲暇活动。在不影响外方来宾个人休息或整体接待计划 的前提下，应当在对方的闲暇时间适当为之安排一些文艺、娱乐、健身、游览、购物之类的活动项目。

篇6：略论新形势下的高校外事接待工作

摘要：党的十八大以来，高校外事工作面临着全新的发展形势。外事接待工作是高校外事工作的一项重要内容，不仅体现出高校外事工作的总体水平，也是中华传统文化的重要体现。党中央“八项规定”等一系列新政策的陆续实施给高校外事接待工作提出了全新的要求。对于高校外事部门来说，如何能够做到既严格遵照“八项规定”的要求，又能够高标准高质量地完成外事接待工作，是值得认真研究的问题。为了做好新形势下的高校外事接待工作，外事部门要转变工作思路，创新工作载体，更好地适应高校外事工作面临的新形势和新要求。

关键词：高校；外事接待；外事工作

中图分类号：G526.9

文献标志码：A

文章编号：1001-7836（2015）04-0185-02

外事工作是各项对外交流活动和事项的总称。外事工作是一项政治性和政策性很强的工作。它对认真执行国家的外交政策，维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，加强同世界各国的经济、技术和文化交流，促进各国人民之间的友谊和世界和平，有着非常重要的作用。对于高校来说，开展外事工作对于提高教学科研能力、展示良好的国际形象等方面具有非常重要的作用。实践证明，通过广泛开展高校外事活动，我国高等教育发展水平得到了显著提升，给我国经济社会加速发展注入了全新的动力。

改革开放以来，我国高校的外事工作进入了一个全新的发展阶段。特别是从上世纪90年代开始，高校外事活动的领域不断拓展，对外交流的范围不断扩大，高校外事活动的数量显著增长，质量稳步提高。根据调查统计，1998年全国普通全日制高校每年举办的各类外事活动约有1.8万次，到2005年已经突破了5万次，截至2013年已经超过了20万次，与我国高校进行各项交流的国家和地区也由1998年的40余个增加至160余个。这些数据充分说明，我国高校外事工作已经进入了快速发展的新阶段。

在高校的外事工作中，外事接待工作是一项十分重要的内容。外事接待工作贯穿外事工作的全过程，也对外事工作质量产生直接影响。高校外事接待工作不仅可以体现出外事管理工作的总体水平，而且还能够体现出高校良好的文化底蕴。党的“十八大”以来，国际环境的发展变化以及国内许多新政策给高校外事接待工作提出了全新要求。

一、新时期高校外事接待工作面临的形势分析

1.高校外事接待活动数量将进一步增加。新一届党中央明确提出，全面深化改革，进一步提高对外开放水平。高校外事工作是传播中华民族传统文化和开展国际交流合作的重要途径，也是我国对外开放的重要窗口。随着我国对外开放程度的不断深入，可以预见，未来一个阶段国内高校外事接待活动的数量将会进一步提升，外事活动的形式也将更加多样化，对外交流的深度和广度也将不断提高。

2.高校外事接待工作面临全新要求。党中央“八项规定”提出进一步规范出访活动，严格规范外事接待标准，控制经费开支。在这些具体要求之下，高校外事接待工作方式势必要进行全面调整。从以往外事接待工作开展情况来看，很多高校为了片面追求接待效果，随意扩大接待规模，好大喜功，甚至不惜花费重金进行宴请、组织参观游览以及进行活动现场布置等等。实践证明，这种外事接待方式很有可能产生适得其反的效果，会在来访者心目之中留下奢靡浪费的不良印象，进而影响到其他国家和地区学者对于我国高等教育事业的总体评价。

为了落实党中央“八项规定”等一系列新政策和新要求，今后一个阶段高校在组织外事接待活动的过程中必须要改变以往的工作方法，在节约外事接待费用、转变外事接待方式、提高外事接待效率等方面多下功夫。

3.高校外事接待工作模式将逐步实现多元化。随着高校外事活动类型的不断丰富，今后一个阶段外事接待活动模式也将逐步实现多元化。具体来说，高校外事接待活动将由以往传统的外事宴请、外事会谈、外事参观等等逐步转化成为与外事活动紧密相关的接待形式，更加侧重契合外事活动的主旨以及高校自身的实际情况，从注重外事接待形式逐步转化为注重外事接待活动的实际效果。此外，在外事接待活动类型方面，人文、学术、文化交流等活动数量将会进一步增加，而传统的事务性接待活动将会逐步减少。

二、现阶段高校外事接待工作存在的主要问题

1.外事接待工作经费投入过高。当前，随着高校外事活动数量的逐年增加，外事接待活动经费投入也在显著增长。笔者曾经查阅过北方某高校2011年行政经费投入的相关数据，其中直接或间接列支用于外事接待活动的经费投入占行政总经费投入的30%左右，所占比例非常之高。虽然目前教育部等相关部门并未对外事接待经费所占比例进行明确规定，但是在现阶段高校经费总体增长速度放缓、科研教学经费投入普遍不足的情况下，使用如此大比例的经费用于外事接待活动，显然不符合高校发展的实际，也将会在很大程度上影响到高校教学管理各项业务的经费投入。

2.高校外事接待普遍存在铺张浪费现象。高校外事接待活动普遍存在铺张浪费现象，是现阶段的一个非常突出的问题。归根结底，这是与高校管理者对于外事接待工作的理解和认识存在偏差有关。很多高校管理者或外事部门负责人认为，外事接待工作是高校对外形象的直接展示，必须坚持高规格和高标准，才能够给来访者留下深刻的印象。因此，一些高校在外事接待的过程中过分追求形式，悬挂大量的条幅，摆设鲜花，组织学生现场迎接。在外事宴请活动中安排大量的名菜、名酒。为外宾购买名贵的礼物作为纪念品，并在外事活动之余安排大量的观光、游览等活动。这种做法的直接后果就是造成严重的铺张浪费，大量的外事工作经费被运用在这些活动之中，不但难以产生理想的效果，反而会给来访的国外学者造成很多负面影响。

3.外事接待的程序不够规范。一般来说，外事接待活动都有严格而规范的程序。相比其他外事接待活动，高校外事接待活动的程序不够规范，具有很强的随意性和主观性。通常情况下，高校外事接待活动程序的设计都由高校外事部门来完成，并报校领导同意后实施。由于没有统一的规范，很多高校外事接待活动的程序并不完全相同，甚至一些高校由于缺乏外事专业知识，还在外事接待过程中出现了常识性错误，给高校的对外形象造成了严重影响。

4.外事接待工作人员专业化能力存在不足。现阶段很多高校都具有一支专门的外事接待工作者队伍，负责外事接待工作的组织、协调和实施。相比高校的行政管理和教学工作者队伍，高校外事工作者队伍的专业化水平存在一定的不足。很多外事工作者并不具备专业的知识背景和工作经历，并且不能够定期接受外事工作相关的业务培训。由于不具备专业的业务能力，很多高校的外事工作者在组织外事接待工作的过程中往往会产生一系列问题。此外，由于很多高校在制定外事接待方案的过程中缺少紧急情况预案，导致在外事接待活动中发生突发状况后，外事接待工作人员不能够迅速做出反应，并给予妥善处理。应当说，现阶段高校外事接待工作人员专业化能力不足也是一个非常突出的问题。

三、对提高新形势下高校外事接待工作水平的建议

1.充分认识新形势下外事工作的新要求。对于高校来说，必须要全面、深刻、准确地认识到新形势下党中央国务院对于外事工作提出的全新要求，重点学习“八项规定”以及相关政策中关于外事纪律、外事接待等的新要求和新精神，对照新要求进行自查，及时发现本校在开展外事接待工作过程中存在的问题和不足之处。制定切实有效的措施，抓紧时间进行对照整改，将最新政策要求贯彻到高校外事工作之中。

2.转变对外事接待活动的理解和认识。对于高校管理者来说，应当进一步转变观念，正确全面地理解外事接待工作的意义。充分结合当前世情、国情发展变化的趋势，转变以往过分追求形式、奢靡浪费的接待观念。将衡量外事接待活动质量的标准定义如下几方面，即外事接待活动是否能够为双方文化交流服务、是否能够充分融入到外事活动总体之中、是否坚持务实高效原则等等。通过切实转变思想观念，带动高校外事接待工作模式的创新。

3.坚决避免铺张浪费。高校要制定完善的校内规章制度，明确外事接待经费投入额度、接待标准、陪同人员数量、接待行程安排等等。在外事接待经费标准制定的过程中，应当充分借鉴“八项规定”等关于公务接待活动经费标准的新要求，严格外事接待经费管理，实行外事接待经费预算制度。此外，高校还要注重对外事接待活动实施过程的监督和检查，避免出现过度形式化的问题，要确保外事接待工作经费能够得到高效合理地使用。

4.创新外事接待工作模式，规范外事接待工作程序。对于高校外事管理部门来说，要进一步创新外事接待工作模式，避免将外事接待工作简单地等同于提供“衣食住行”服务。要注重提高外事接待活动人员的文化水平，创新接待工作模式，通过形式多样的外事接待活动使得来访者充分感受到学校深厚的人文底蕴和良好的国际形象。

除此以外，笔者建议教育部等有关部门尽快制定相关政策，进一步规范高校外事接待活动的程序，以此来约束和要求高校外事接待活动，避免出现因程序不统一、不完善所导致的一系列问题，提高外事接待活动的水平。

篇7：电力集团有限公司外事接待工作制度

2018年工作要点

2017年，接待处围绕（集团）公司的总体要求和全处的任务目标，努力适应新形势需要，积极探索新的工作方法，以优质服务为重点，强化各项管理，狠抓措施落实，进一步促进了接待服务工作向高层次、新水平发展。

2017年接待宾客2.95万人次，接待参观1097人次，代宾客及职工订购各类车票1.69万张、飞机票923张，接待旅游团队98次，接待会议520次（其中大型会议98次），平均住客率为**%。一年来，圆满地完成了接待集团公司“***”规划结构调整评估会、**委、**生产监督局、***一行、集团公司外部董事等客人，较好的履行了接待工作职能和作用。

全年预计总收入***万元（其中减免宿费收入**万元）。经过全体职工共同努力，顺利完成了公司下达的各项接待任务及经营指标，各项工作均通过了公司有关部门及市旅游部门的检查并验收合络。一年来，我们主要作了以下几项工作：

一、强化内部管理，促进服务经营稳步发展

1、结合实际，年初下发了经济责任制考核办法，从质和量上对各单位实行宏观控制。进一步健全和规范了接待服务、财务、劳动人事、爱国卫生、能源环保、安全保卫等管理制度。

-1-**宾馆进一步建立健全了各部门的规章制度和管理标准、各岗位的工作职责和工作标准、各项工作的作业标准和考核办法等，并以部门为单位组织学习和考核，使之成为每个员工自我约束、自我管理、自我激励和自我完善的依据，使基层管理更具可操作性。

2、财务管理方面。主要是严格资金管理，控制经营环节中的每一项业务收支，保证了资金的安全运转。同时进一步加强了会计基础核算工作，内部各环节的经济行为，均在全面预算的受控范围之内，执行过程有监督，事后有检查、有分析，从而使全处费用开支得到了较好的控制，为接待处顺利完成公司下达的承包任务形成了有力保障。

3、加强劳动人事管理，加大经济责任制考核力度。继续坚持上岗靠竞争、竞争凭才能、考核重实绩的原则，建立了职工能进能出的合理流动机制及分配制度，奖金向一线岗位和骨干倾斜，分配上薪随岗变，工效挂钩；建立了服务明星、业务骨干奖励制度，对考核优秀职工给予奖励；对于参加国家、省、市、公司及本处举办的服务、烹饪等技术比赛员工按所取名次分别给予了奖励等。这些激励机制的建立,进一步激发了广大职工爱岗敬业、刻苦学习技术的积极性，同时也进一步凝聚了人心，稳定了队伍。

4、完成了专业技术干部的履职及部分职工履行劳动合同

-2-情况考核工作；启动了“员工信息管理系统”建库工作；继续与市劳动代理中心签定了劳务代理协议；按劳动法和（集团）公司有关规定，本着精减高效原则，对部分达不到工作要求的劳务人员进行了调整、清退、更换。

5、从提高认识入手，强化岗位培训，努力提高全员综合素质。培训是提高员工素质的有效手段，是提高服务质量的基础性工作。作为集团公司的服务窗口，我们一方面对部分管理人员及业务骨干以外培、参观考察的形式，进行服务标准化、规范化、技巧化的学习与考核。另一方面，以一线岗位培训为重点，通过岗位练兵、技术比武和各类表演赛等形式，以点带面地开展业务技能及处规、处纪、爱卫、安全、消防、保安等知识培训，提高职工的职业道德和业务技能水平。我们还针对实际开展接待服务知识、服务英语、客房中式及西式服务、餐厅服务、插花、应急演练、紧急救护等专项培训。一年中，组织全处财务人员参加了全国及（集团）公司举办的会计知识竞赛，取得了较好成绩；组织全体员工观看学习了“星级饭店访查规范”示范片及新“三标”；对特种作业人员坚持复审考核、持证上岗的原则，做到了合格率和持证率100%。

二、狠抓服务质量，促进“文明办公、优质服务”活动深入开展

1、我们以（集团）公司开展的“质量月”活动为契机，-3-继续把抓好服务质量作为开展“文明办公、优质服务”活动主要内容之一，把优质服务作为经济责任制主要考核指标，严格服务质量监督和考核，使全处形成了全员抓质量的良好氛围。

2、继续深入开展以“文明办公、最佳服务”为主题的文明礼貌、优质服务活动，在不断提高职工队伍的思想道德和科学文化素质的同时，加强了对职工职业道德、职业责任的教育，引导职工爱岗敬业树立良好的职业形象。通过打造企业接待服务优质品牌为中心，以顾客满意为重点，实施“顾客满意”和“集团公司形象”两大工程，使员工的诚信意识、服务意识、业务技能明显提高。特别是接待科人员把爱岗敬业、与时俱进、无私奉献作为第一境界，经常超常超时工作，坚持一人多岗、连续作战，订票员全年没有节假日，风雨无阻为客人和职工订购火车和飞机票，为了完成好各项接待任务，他们付出了很多，但却没有任何怨言，以他们的实际行动证明了 “接待服务也能出钢铁出效益”。

三、转变思路、创新服务，树立以宾客需求为中心的理念

创新是永恒的主题，是企业永葆生机的源泉，因此，今年我们把创新服务、提质增效作为第一目标。具体做法：

1、充分认识到旅游饭店产品在经营上的不可贮存性，并根据***市地区的特点，确立了不同的促销手段，进一步完善

-4-各种收费标准，使其更趋合理性，针对入住对象实际情况，适时采用灵活的价格政策，实行团队协议价格，吸引客源。积极开展房屋出租业务，推出“特价房”、“休闲乐”和“特价套餐宴”等。

2、改变了以往单一强调接待质量而忽略销售职能发挥的问题，变被动接待为主动促销，牢固树立起了以市场为导向的经营思路，积极主动地研究市场、分析市场，根据市场需求，不断调整经营方针。在立足服务集团公司的同时，通过各种渠道，如展销会、推介会、广告宣传等形式积极对外宣传，扩大影响，努力争取集团公司以外的市场。为此，在**宾馆成立了营销部，制定了一系列营销措施，加大了促销宣传力度，开展了全员促销活动，呈现出人人关心营销、人人参与营销的良好局面，变 “被动等待”为“主动出击”。

3、杜绝经验型管理，落实制度型、科学型、专业型的管理制度。树立全方位为客人着想的工作理念，各部门在注重抓好标准化、规范化、科学化管理贯彻施行的同时，接待服务更注重坚持服务企业发展的原则，改变封闭单一的接待方式，努力实践“大接待”格局。餐饮部门尽力延长开餐时间，努力提高烹饪技术和质量，不断推出具有自己特色的菜肴和食品等，多方渠道开拓市场，以此带动客房住宿率提升，使客务、餐饮服务经营双赢。

四、加强爱国卫生、设备设施管理，促进服务上档次

1、为使服务设施和服务项目达到安全和卫生标准，根据公司要求制定了创卫的具体实施方案，进一步完善了各项卫生制度；组织开展了“职工健康知识调查问卷”活动；请专业消杀公司对**宾馆可能滋生病媒生物场地进行消杀；全处组织清理排水阴沟400多米，清除边坡杂草50多平方米；**宾馆对厨房各操作间加装了纱窗；大堂部增设了贵重物品寄存保险箱等。

2、以“创卫”检查为契机，努力改善经营条件。针对市环保部门提出的**宾馆燃煤锅炉粉尘排放超标问题须整改的要求，我处高度重视，将此作为节约能源、保护环境、消除安全隐患、提升宾馆整体形象、为***市创建国家卫生城市添光彩的一项重要工作来抓，积极向（集团）公司争取资金并抓紧立项实施。目前，包括太阳能供热系统在内的**宾馆锅炉燃煤改燃气改造更新工程已进入安装调试阶段。

3、为了发挥好接待服务整体功能作用，在对各个管理岗位和要害部门的计算机加强管理的同时，及时对财务核算软件“**”系统进行了升级，对**宾馆信息管理系统进行了升级调试。从年初开始，我们还集中力量抓了**宾馆设备设施的日常维护保养，对制冷设备进行了开机前的检查和维护，对消防系统、变配电系统和载客电梯及防雷设施等进行了安全检测；同

-6-时，报经公司相关部门批准，分别确定了专业维护单位并签订了维护协议。在报修管理方面，认真贯彻执行以巡检为基础的点检定修制，做到了及时发现和排除故障，使宾馆主要设备设施完好率始终保持在100%以上，确保了正常安全运行。

4、随着设备设施的更新提高，各部门结合新“三标”服务规范大力提升软件功效，进一步完善了操作规范和作业标准，并已正式运行。客房全面推广个性化服务，增加了做夜床和擦鞋服务。餐饮部规范了送餐服务的操作流程和时间。这些服务项目的实施，对促进宾馆服务水平的不断提高起到了积极作用，为宾馆进一步搞好服务接待工作提供了可靠的保证。

五、重安全、增效益，促进接待服务工作的开展

1、我们始终坚持安全第一、预防为主的方针，把安全作为考核成绩的第一指标，建立了专项奖励制度，把安全指标分解落实到每个岗位、每个职工。加强对员工上岗前的安全教育和接待服务规范教育及考核，坚持每周安全例会、安全学习、KYT活动和隐患责任整改制、事故责任追究制及全员全面教育等制度。

2、对新招人员分期分批进行了消防知识培训，选派保安部员工参加公司和市旅游局组织的各种消防培训；在安全活动月期间，实施了安全文化教育活动计划，组织全体员工进行了消防知识培训考试和演练，同时分期分批观看了“消防安全警

-7-示片”，使员工充分认识到消防安全工作的重要性，掌握了必要的灭火、逃生及救助知识。

3、承接公司的相关管理标准和行业的相关技术标准，积极制定完善各项安全管理标准和工作（作业）标准及安保方案、应急预案等。极力健全安全台帐和安全记录，及时签订安全协议书，并结合行业特点，在大型活动和重要会议期间坚持“六防”，安排保安人员加岗加时，勤于巡逻，严密防控，在相关部门的配合下，群防群控，确保了各项活动万无一失和安全稳定，实现了全年安全事故为零的目标。

六、各级组织齐抓共管，推动接待服务工作再上台阶 一年来，处党、政、工紧密配合，围绕接待处中心工作，积极开展各项活动，努力为广大职工办实事，使处凝聚力极大增强，接待服务工作顺利开展，为建设和谐美好的集团公司作出了新的贡献。

1、党总支通过开展“形势任务教育”、“领导干部作风整顿建设”、“算账教育”、在中层以上干部中贯彻落实“严格禁止利用职务上的便利谋取不正当利益的若干规定”等活动，较好地发挥了党组织战斗堡垒作用和党员先锋模范作用。党总支在狠抓两个文明建设、职工思想政治工作、职工队伍建设等方面作了大量的工作，使党组织战斗力进一步增强，党员先锋模范作用进一步体现。

2、工会组织积极开展各项寓教于乐活动，不仅积极参加公司机关工会组织的活动，还结合本处实际，组织开展岗位练兵、技能竞赛活动；“春节”和“中秋节”对 退（离）休职工进行慰问，探望生、老、病、故职工12人次，发放慰问金1100元；“三八节”组织女职工踏青活动和听健康讲座;“八一”建军节慰问优抚对象；组织全处职工参加公司机关形势任务教育知识答题；继续为女职工办理了大病互助保险；为4名职工申报了低收入家庭待遇。

3、离退休职工自主管理领导小组及时向离退休人员宣传当前形势任务，分片区组织他们座谈，及时反映他们的愿望、意见和建议。在生活上给予关心，离退休、息工人员生病住院，我们及时看望，传统节假日对他们进行慰问，对70岁以上的离退休人员，处领导还亲自看望，帮助其解决实际困难，派专人看望住异地退（离）休人员，做好异地医保人员的医保管理和指导沟通工作。对有思想情绪的职工，主动上门与他们谈心、交流，及时疏导，消除不稳定因素，有效地维护了社会稳定。

4、一年来，我处风气良好，全员无违纪、违法行为，无民事纠纷，无矛盾激化上交现象，无交通、火灾等安全事故，无人身伤害等治安案件和黄、赌、毒现象，未发生任何上访、聚众闹事事件和影响社会稳定的事件，在维护稳定工作方面取得了较好的成绩，七、2017年，我们虽然做了一些工作，取得了一些

-9-成绩，但还有很多不足，需要在今后工作中继续努力克服和改进，主要问题是：

1、接待服务软件方面需要再进一步提升，标准化、规范化、科学化管理水平需要再进一步提高，管理机制上还有待进一步完善。

2、抓服务质量不够持之以恒，质量检查应落到实处，质量考核需进一步逗硬。

3、宾馆许多主要设备、设施年代已久，较为陈旧，需更新项目较多。

某某集团公司接待办2018年工作要点

一、指导思想

围绕（集团）公司工作重点，坚持“宾客至上、服务集团公司、质量第一”服务宗旨，严抓各项管理，提高服务质量，进一步节能降耗，促经济效益再上新台阶。

二、奋斗目标

（一）全面完成公司交办的各项接待任务；

（二）确保无重大安全事故发生；

（三）全面完成公司下达的经营指标；

（四）实现收入***万元。

三、主要工作

（一）、进一步完善各项管理制度，坚持标准化、规范化、科学化管理，注重抓好贯彻施实，优质高效完成公司交办的各项接待服务任务。

（二）、高标准、严要求，全面推进优质服务，进一步提高管理、技能、服务水准，搞好中外宾客的接待服务工作，努力做到餐饮服务、烹饪质量花色品种符合不同宾客需求。

（三）、加强财务管理，严格财经纪律，强化财务监督、检查、指导职能，把好预算、计划、采购关。增强全员节能降耗意识，加强成本核算和物耗能耗管理，严格控制不必要的费用支出。

（四）、加强劳动工资管理，抓好人力资源培养开发，对个别岗位人员适当调整，实行干部、工人有序交流。严格劳务用工及劳务费管理，合理调整劳务费，稳定劳务工队伍。严格绩效考核制度，做好劳动合同续订工作，继续实行工效挂钩分配制度，加大骨干津贴力度，充分调动职工积极性，推进接待服务上台阶。

（五）、进一步加大职工培训工作力度，开展职业道德、礼貌礼仪、业务技能培训，努力提高全员综合素质。有计划分期分批派送管理人员及主要岗位员工到外埠培训实习，内部自培及技术表演赛不定期举办，以促进全员业务素质进一步提

-11-高。

（六）、依法强化安全管理，加大安全教育力度，提高全员安全意识，切实做好以班组安全活动和岗位安全隐患检查与整改为重点的各项安全工作，杜绝重大安全事故，力争安全事故为零。加强安全、保安人员的培训和配备，杜绝重大失窃事件发生，全力保证宾客人身和财产安全。

（七）、加强设备设施购置、运行、保养、维护、更新、报废管理，严格外委工程申报、预算、立项、合同、安全、结算管理，力争少花钱多办事，对部分陈旧落伍的设施、设备力争更新改造，以满足宾客需求。加强计算机维护管理，发挥好网络管理作用。保证主要设备设施完好率达100%。

（八）、狠抓服务质量，提高服务效率，以宾客需求为导向，深入市场研究，努力拓展服务项目，提高营销技能，最大限度提高住客率。抓好营销队伍建设，按市场需求，培养一流接待服务营销人员。加强促销管理，提高营销技巧，采用人情化营销手段，实施高牌价低折扣战略，促进开房率上升，同时以餐饮、娱乐等项目的优质服务带动住客率提高。

（九）、加大爱国卫生工作宣传力度，不断增强职工的大卫生观念。加强饮用水卫生、食品卫生及传染病的防治管理工作，卫生检查、清扫工作坚持常抓不懈，彻底清除卫生死角，进一步加大灭“四害”的力度，杜绝食物中毒事故和传染病的-12-发生，使我处创卫上水平、管理上台阶。

（十）、加强思想政治工作，以党的十七大精神为指导，牢固树立科学发展观，努力发挥党支部战斗堡垒作用，定期开展政治理论学习和形势任务教育，大力开展爱国、爱集体、爱岗敬业、荣辱观等教育，抓好职工队伍建设，加强职业道德、礼貌礼仪、职业技能培训，努力提高职工队伍的综合素质，为公司深化改革、加快发展、团结稳定提供思想保证。

（十一）、工会、计生协会、离退休职工管理委员会等组织要紧紧围绕公司和接待处各项工作，结合实际大力开展各项贴切实际的活动，各级领导要关心爱护职工，多为职工和离退休职工办实事，增强企业凝聚力，努力营造团结、稳定、积极向上的工作氛围，促进接待服务再上台阶，力争为公司生产建设多做贡献。

篇8：电力集团有限公司外事接待工作制度

山西省电力集团有限公司是由原山西省地方电力公司改制更名的, 其资产为四大板块, 第一板块为火力发电资产, 火力发电机组权益装机容量900万千瓦, 约占山西省全省总发电装机容量的三分之一;第二板块为电网资产, 12个配电县电力公司约占全省电网售电量的5%;第三板块为金融资产, 是山西省证券公司的第二大股东, 是中国光大银行的第九大股东, 控股山西省金融租赁公司;第四板块为旅游服务和其他产业, 控股常家庄园。公司控股一个上市公司“通宝能源”, 总盘子为8.32亿股, 大比例参股共同控制的有两个上市公司, 一为“漳泽电力”, 总盘子为13亿股, 约占法人股份的43%, 总股本的26%;另一为“京能热电”, 总盘子7亿股, 占法人股的40%, 总股本的26%。公司共有30个控股企业, 14个参股企业, 截止到2007年三季度末, 总资产305亿, 调整后的净资产为115亿, 2007年实现净利润6.5亿。

2006年, 根据省委省、政府“引进大集团、大企业组建大型中外合资企业, 组成大型企业航母”的发展战略, 公司在世界范围内引进战略投资者, 其基本构想是邀请世界一流的能源、电力公司参与合作, 组成4∶3∶3中外合资企业, 中方相对控股。引资过程经历了两年时间, 与十多个大型跨国公司进行过接触。本文即根据笔者与其中一家跨国公司的工作团队的谈话内容整理而成。

为了统一表述口径, 暂且统一使用山西国际电力2007年末的会计报表数据:合并报表的总资产250亿, 公司账面净资产为94亿, 原在负债科目项下, 调整为权益后的净资产为119亿, 少数股东权益约为20亿。公司本部没有负债, 负债全部为合并报表中子公司的负债, 账面资产负债率为70%, 实际资产负债率约为30%, 账面资产收益率为7%。

一、根据活跃市场的报价对公司资产的基本估价

公司作为一个大型投资控股型企业, 会计核算中坚持稳健性原则, 不断夯实资产管理基础。就账面值而言, 对长期投资, 凡是增值的, 不论参股还是控股全部采用成本法计账, 有的实际值和账面值差距很大, 资产严重低估, 凡是投资有损失的全部按权益法合并, 对国有企业形成的坏账和历史遗留问题, 全部进行了核销, 或按新的会计制度进行拨备。省国资委安排清产核资工作时, 山西国际电力基本上没有太多的核销资产。

就资产的市值看, 公司持有的发电资产和供电资产的增值幅度根据当时的市场交易情况, 资本的升值至少都在100%以上, 有的已升值到300%, 如阳城国际电力的资产, 持有的金融资产, 如光大和证券公司的资产升值都在四倍以上。持有上市公司法人股在股权分置改革时, 现金增持的量很大, 达到8亿以上, 增持的成本很低, 漳电增持的成本为四元五角多, 通宝只有两元多, 而市场价值已远远高过此数, 均在10元以上, 保守估计增值也应在一倍以上。这样计算, 公司资产的变现增值在100亿以上, 这些增值部分全部是公司的权益, 按这样修正后的公司的净资产应在200亿以上, 总资产在350亿以上。公司的实际盈利能力也远远大于账面值, 近几年在收益管理活动中也充分体现谨慎性的原则, 五年内通过政府政策允许, 收益直接转为权益的净资产在20亿以上。

二、公司的财务核算和队伍管理

山西省电力集团是一个大型投资控股性集团, 本部没有销售, 财务控制和财务管理是通过股权管理、价值引领实现的, 集团本部财务人员只有五人, 除本部的日常核算外, 要对四五十家子公司进行日常管理。此外, 公司发展迅速, 十年内总资产由40亿增至300多亿, 资产和资本的扩张速度很快, 而扩张是通过企业并购和大规模的基本建设实现的, 如何在此过程中实现有效的管理和控制, 保证财务资源不流失, 是摆在财务管理者面前最重要的职责, 否则子公司就可能变成“散兵游勇”, 各自为政, 挣了钱的不上交, 亏损的伸手向集团公司要钱。

为此, 集团公司适时地提出了各分子公司“自主经营、自求平衡、文化统驭、价值引领”的财务管理思路, 具体实施过程中, 根据集团公司辖属企业的产业、规模、地域的差异尤其人员素质差异较大的特点, 要求每一个企业必须盈利, 起码不能亏损, 即使发生亏损也不能亏现金流, 在分配上不搞“大锅饭”, 差异化管理, 一个一个地指导, 大类别划分企业, 每一类企业都有一个管理模式和盈利模式。经过十多年的努力, 截止到2007年底, 公司所属的企业只有一家承担社会供热任务的企业亏损, 下一步准备“关小上大”, 其余全部盈利。

这在一定程度上得益于集团公司财务管理团队文化水平高、专业水平高的优势, 遇到问题集中研究、集思广益、动态管理、跟踪指导, 直至走上良性轨道。集团公司财务管理部门积极构建会计人员的共同学习型团队, 如每年在三大会计学院组织一次国内顶级会计实务培训学习, 每年一个主题, 使会计管理团队整体向国内和国际一流的标准看齐。实行标杆管理, 不抱残守缺, 不保护落后, 不固步自封, 走出去, 请进来, 逐渐形成与企业管理文化相衔接的理财文化和理财理念, 这就是夯实资产, 建立在真实可靠基础上的财务成果最大化。财务资源集中控制, 过程合法, 企业多收, 职工多得, 优化分配机制, 打破“大锅饭”, 核算队伍在企业发展壮大中不断成长和提高。

三、其他方面

1. 产业

山西国际电力地处山西这样一个能源工业大省, 电力和煤炭都是能源基础产业, 在本省经济中的地位不容忽视, 金融产业和上市公司代表了最先进和最优良的资源配置方式, 旅游产业更是朝阳产业, 发展前景广大,

2. 机制

在对二级企业负责人的管理上, 实施了“三个一”的管理模式, 即一个总经理, 副职为组阁制;一个年薪制, 年薪从最低的五万到最高的五十万元不等;一个利润指标, 奖勤罚懒。实行全员招聘制, 除集团公司领导外, 全部员工为聘用制, 从收入上也拉开不同的职级和档次, 没有机制成本, 没有搁浅成本。

3. 人员队伍

全集团公司本部加上领导共有38人, 全部达到大学文化程度, 注册会计师、律师和硕士和博士学位的占到三分之二。电力金融是一个资金、技术、人才密集型企业, 整体人员的文化程度在全社会和全行业都是领先的, 全系统共有职工8000人, 集团公司在发展早期就坚持“瘦身”战略, 没有三产、多经、小集体、大集体、企业办社会等关联企业的拖累。

4. 设备装备水平

公司的主干产业电力全部是九十年代以后建设的, 绝大部分机组是在新一轮经济腾飞期间和我国装备水平快速提高过程中建成投产的, 设备精良, 事故率低, 在环保、节能特别是节水方面达到国内一流水平, 有的已达到国际先进水平。

5. 公司治理

从公司本部到各个子公司都建立了完备的董事会、经理层和监事会制度, 既保证了公司的高效决策运营, 又有效制衡、充分借鉴了国际上最先进的内控理论和制度建设的成果, 防范风险。

6. 财务分析决策

公司财务部门既是核算中心、资金管理中心、资本运作中心, 同时也是一个现代财务金融资本市场宏观微观经济数据信息产生中心, 在日常管理活动中, 财务部门为公司收集、整理、提供了大量的内外部数据, 供决策者、管理者使用。例如, 有的人认为自己的企业不错, 占有了大量的资本金, 年度利润额也很大, 但其资本收益率和净资产收益率并不可观, 有可能比一些小企业还差, 应在一个共同的价值标准下进行评比;有的人认为自己的企业效率很好, 但与社会上的一些著名企业比较, 差距就明显了, 如阳城发电厂资本金30亿, 总资产130亿, 每年的净利润为5亿元, 但同样在山西境内的鲁能山西河曲电厂资本金8.8亿, 总投资42亿, 利润总额也是5亿, 这样一比较, 行业的标杆就出来了, 工作目标也明确了。再如火电投资每千瓦约为4000元, 风电单位千瓦投资达10000元, 火电年运行6000小时, 而风电则只能有2000小时左右, 实际单位千瓦造价为火电机组的七八倍。风电是可再生资源, 具有很好的社会效益, 但由于国家的风电价格配套政策不到位, 内陆风场条件局限, 这样在决策中如何配置资源, 这些数据就很具有说服力, 这样就发挥了财务部门在投资控股公司管理中的重要影响。

四、结论