加强办公用品管理制度

关键词： 活字典 办公室

加强办公用品管理制度（通用8篇）

篇1：加强办公用品管理制度

为加强规范办公环境卫生管理及办公礼仪，现重申行政制度内关于办公环境及办公礼仪的执行要求，请大家务必严格按要求执行，一起营造一个整洁、舒适、文明的办公环境：

一、办公环境：

1、请保持个人办公座位整洁，每天上班前务必清洁好自己办公桌位，办公桌椅、计算机表面不能有灰尘，物品要摆放整齐，办公区请不要随便张贴；

2、请不要在办公区堆放无关资料、纸箱等物品；

3、有事离开或下班离开办公座位时，请将座椅推入办公桌下；

4、下班离开办公室前，请关闭机器电源（包括电脑），整理摆放好所有资料和文件，最后离开者请关闭电灯、门、窗、空调等；

5、办公物品不能随意摆放，折叠椅等必须按公司要求（将折叠椅套套好后摆放到规定区域）摆放到指定位置，相关文件必须存放在发放的文件夹内，不能单独摆放；

6、办公用具（电话、电脑、网络等）出现故障，请第一时间报备至人事行政部，由人事行政部统一安排技术支持部同事进行维修。

二、办公礼仪：

1、个人仪表端正、整洁，严禁在公司内说脏话、打架斗殴，互相吵骂；

2、公司内与同事相遇应点头表示致意，同事以姓名或职务称呼；客户以先生、小姐称呼，并使用普通话。

3、公司内职员与领导或客户相遇，应主动让行，面带微笑，以示礼貌。

4、进入办公室应先轻敲门，听到应答后再进，进门后轻手关门。

5、同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时，不得高谈阔论，影响他人。

6、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

7、办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟，做与工作无关的事。

三、奖惩措施：

人事行政部将不定期对办公环境卫生进行检查，发现有违反要求的，将给予一定的处罚，具体标准如下：

1、办公桌位不整洁，计算机表面有灰尘的给予50元/次的处罚；

2、工作时间玩电脑游戏或做与工作无关的事情，发现一次给予50元/次的处罚；

3、办公物品未按要求摆放的，发现一次给予50元/次的处罚；

4、因接待不礼貌，受到客户投诉的，给予100元/次的处罚；

5、在公司内讲脏话、恶语吵骂者，对当事人给予200元/次的处罚，情节严重者还将给予行政处分直至解除劳动关系的处理；

6、在公司内打架斗殴对当事人予以解除劳动关系。

以上，请大家务必遵守和执行。

特此通知！

篇2：加强办公用品管理制度

公司全体人员：

为促使公司内部人员养成良好的工作习惯和作风，规范公司人员行为，营造良好的办公环境，提高公司人员工作效率，更好地服务于市场和客户，塑造公司形象和传播公司文化，特颁布此规定。

一、适用范围：原则上适用公司全体人员，有特殊情况者，经营运人事部和总经理同意后方可灵活安排。

公司实行打卡制度，适用范围如下：

1、公司职能人员（凡不拿提成的人员为职能人员）；

2、在公司上班且未安排出差工作的业务类人员。

二、作息时间规定

（一）正常工作时间为：上午8：30—12：00，下午1：30—6：00（冬季为5：30，以营运人事部通知为准）；

双休日及国家法定节假日上班时间为：上午9：00—12：00，下午1：30—5：30（冬季为5：00）。售后服务部中午安排人员值班。

（二）公司员工实行轮休制，其他休息日按本部通知执行。各部门妥当安排，到营运人事部备案（办公室职能人员轮休名单和中午轮值名单见附件1）。

三、迟到、旷职按下列办法处理：

上班时间后15分钟内视为迟到，15分钟后视为旷职，未按规定时间下班视为早退。迟到、早退不得补请事假、病假。

迟到、早退、旷职按下列办法处理：

1、迟到、早退按普通员工30元/次；部长以上50元/次负激励；

2、旷职按300元/次负激励；

3、一月内迟到、早退三次，予按300元/次负激励；

4、一月内连续迟到、早退三次；一月内累计旷职两日；一年内累计旷职五日，均予以开除。

5、公司上下班情况总体由营运人事部负责，每人必须对打卡的真实性负责，未打卡按50元/次负激励，连续三日未打卡按300元/次负激励，代打卡按100元/人/次负激励，代打卡超过两人次按300元/人/次负激励。

6、业务类人员出差前必须事先书面或口头通知其上级并报营运人事部备案，如未及时备案者均按旷职规定处罚。

四、请假流程

所有人员请假必须书面申请；

1、临时请假（半天内）填写调休申请单（见附件），由部门主管签字，营运人事部备案即可。

2、超过半天的请假均要由请假人提前申请，填写调休申请单（见附件），由部门主管签字，交营运人事部提交MIP流程，待MIP审批流程通过后方可休息。

3、不按规定请假者均按旷职规定处罚。

4、大假期间不享受绩效工资和奖金。

五、休假的申请及审批流程如下：

1、事假的申请及审批流程（MIP流程）：

（1）事假时间≤1天者，填写“请假申请表”，部门经理签字→营运人事部归口管理备案。

（2）事假时间超过1天者，填写“请假申请表”→部门经理→营运人事部→总经理→营运人事部归口管理备案。

（3）事假工资扣除比例：基本工资/计薪日*事假天数。（4）事假期间不享受绩效工资和奖金。

2、病假的申请及审批流程：

员工因疾病（因公致残或患职业病者除外）必须治疗和休养的，凭医院证明，可以请病假。病假工资按法定标准予以支付。

病假审批流程如下：

（1）病假时间≤1天者，填写“请假申请表”→部门经理签字→营运人事部归口管理备案。

（2）病假时间超过一天者，填写 “请假申请表”→部门经理→营运人事部→总经理

→营运人事部归口管理备案，销假时必须附上医院证明或当时的医药费清单。

（3）病假工资扣除比例：基本工资的70%/计薪日*病假天数。（4）病假期间不享受绩效工资和奖金。

六、注意办公环境卫生保持。严格按照卫生值班表进行值日，保证大家有个良好的工作环境。卫生当值人员每天需提前10分钟到岗，如发现一次未打扫按50元/次负激励，一月内发两次未打扫予以100元/次负激励，并负责公司公共卫生区一周的值日。（具体办公室区域责任人划分见附件2）

七、办公设备管理办法

（一）办公设备包括：电脑，打印机，传真机，电话，办公桌椅，饮水机等

（二）办公设备实行“谁领用，谁负责”的原则；电话、电脑由领用者管理，并对电话、电脑的完好性负责（具体办公设备和使用责任人划分见附件3）；

（三）公司电话使用须知：

1、日常办公及与总部联络使用；

2、通话时注意礼节，长话短说，简明扼要，以免耗时又占线使用电话前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录；

3、接听电话时应礼貌亲切，并用如：“您好，XX公司”等有关用语；

4、当无人座位有电话时，附近人员要主动帮忙接听电话，了解电话内容，如能解决的，立刻解决；如需本座位人员才能处理的事情，代接电话人员需仔细、尽快传达，协助解决；

5、公司售后服务部人员接听电话遵从售后服务部有关顾客服务管理制度和业务规范；

6、公司任何人员严禁利用晚上加班时间打私人电话或以公事为由聊天。

八、办公用品申领办法

1、各部门每月1号提交办公用品需求计划，营运人事部汇总后统一采购。原则上办公用品每月采购一次。

2、各部门需指定专人于每周四下午4：00之后到营运人事部申领办公用品，其余时间不予受理。

九、如发现下列情况进行负激励：

1、下班后使用人的电脑及打印机不及时关闭者，负激励100元/次，一周内连续发现两

次以上者，双倍负激励；

2、发现使用办公电话打私人电话聊天，负激励50元/次，并对需支付的电话费双倍进行索赔。

3、发现对办公用品（设备）等由于使用不当、不爱惜或浪费等原因造成毁损的，按办公用品（设备）等原价的双倍进行负激励。

4、邮箱服务器上的邮件要及时清理，保持信息传递畅通，如发现因个人邮箱容量满而造成系统退信的情况，给予相应责任人20元/次的处罚。

友情提醒：“吸烟有害健康”，为了您和他人的身体健康，公共办公区域内禁止抽烟。如发现在公共办公区域内抽烟，按100元/人/次负激励。

十、结束语

1、此办法解释权归公司所有。自颁布之日起执行；

2、请全体人员共同进行监督。特此通知！

附件1：《办公室职能人员轮休名单和中午轮值名单》 附件2：《办公室区域责任人划分》 附件3：《办公设备和使用责任人划分》 附件4：《请假（调休）申请单》

篇3：加强文印管理安全高效办公

如何能够在文件输出这一环节加强企业的信息安全管理呢?以富士施乐的打印管理解决方案为例, 在富士施乐的数码复合机上安装IC卡读卡器并配备AWMS管理套件, 便可以有效管理文印设备的使用。

富士施乐的IC卡读卡器支持主流的非接触式卡, 如MIFARE和HID卡, 也可以和员工的门禁卡整合成一张卡。当员工需要操作数码复合机时, 只需在设备上进行刷卡认证, 然后进行所需操作, 如在打印队列中选取所需打印的文件, 删除不需要输出的文件, 这种随刷、随打、随取的认证式操作, 既可避免文件打印后遗忘在设备上造成被误拿或信息泄露的问题, 又可避免因误打印或在发送打印指令后再次修改而造成的浪费, 大大提高了企业打印的安全性, 同时降低文印成本。

加强管理成本可控

富士施乐打印管理解决方案不仅能够提供文件信息的安全保障, 并可以帮助企业加强办公设备的管理, 有效控制成本。

在应用该方案后, IT管理员可轻松设置每个用户或部门对设备的使用权限, 保证只有被赋予使用权限的用户才可以通过该设备进行文档输出;另外, 可以根据员工的级别设置不同的操作权限, 例如是否可以进行彩色输出及彩色输出的额度、可进行单功能打印还是可以进行包括复印、扫描在内的多功能输出的权限。设置后, IT管理员通过运用AWMS管理套件中的AM认证管理模块实现通过网络定期获取所有多功能设备或打印机的复印/打印/扫描/传真日志, 清晰掌握每个用户、每个部门、每台机器的实际打印、复印量, 并根据每个部门使用的会计模式生成统计报告, 以便公司掌握文印输出成本信息。

确保效率

打印管理解决方案为用户在文印信息安全、有效成本控制两个方面上了双重保险。但是遇到办公设备输出繁忙, 无法实现即时的文档输出时, 办公效率如何得到保障呢?

富士施乐“随心印”方案给出了解决方案。“随心印”方案由两台以上的多功能设备组成, 每台组成设备都具有认证功能。同时设备之间的文印作业通讯设置为即时同步, 当用户从电脑上发送打印任务后, 通过一台设备进行刷卡认证打印。如果这台设备非常繁忙, 并不能立即执行打印指令。那么, 用户可以使用公司网络内任意一台空闲的设备, 只需进行刷卡认证后即可轻松打印, 无需回到座位向另一台设备重新发送打印任务, 既节省了用户等待时间, 更提高了办公效率。

篇4：加强办公用品管理制度

关键词：地方铁路；学习型；管理

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2012）02-0041-01

地方铁路做为国家铁路网的补充，客货资源的集散地，而地方铁路管理同样具有跨越式发展要求。党的十七届四中全会提出：建设马克思主义学习型政党的重大任务，创建学习型党委办公室是建设学习型政党的重要组成部分，此项要求深入到地方铁路管理的各个层面，做为地方铁路管理的职能部门，解读中国铁路未来发展方向，深入理解运用国家经济发展策略，从而制定科学的管理制度，提升管理效率，是国家对此行业的要求，更是行业寻求自身发展，逐步实现制度科学化的必由之路。

地方铁路管理局办公室做为管理部门的党政决策部门，作用举足轻重，为了保证各部门工作的高效运转，深入学习行业发展的前沿讯息，准确把握国家宏观前提下衍生的发展方向，通过不断学习，优化本部门的管理机制，提高管理部门的管理效率是创建学习型管理机构的必然要求。

青海省地方铁路管理局的成立是一个里程碑，标志着青海省地方铁路发展将迎来新的历史机遇、步向新的发展阶段。伴随其发展，原有的地方铁路筹建办公室的党政办公职能已经落后于单位现行规模与要求。因此构建“学习型”办公室，宣传党的纲领、解读现行国策的部门，链接了管理理论与管理实务之间联系，对青海省地方铁路管理局形成整体的良好学习风气，营造能够让管理人员进行拓展创造性发展的学习环境和氛围尤为重要。

然而，做为成立时间不长，行业发展历史较短，地域发展特色较为浓郁的青海地方铁路管理部门办公室，如何依据单位发展现状创件学习型部门管理体制，构建因地制宜，人性化的学习型办公室该如何展开，是笔者关注的重点，现就将基本思路铺陈如下：

一、深入宣传加强学习型办公室管理

党的十七届四中全会提出建设学习型政党,把推进学习型党组织建设做为一项重大而紧迫的战略任务来抓。做为地方行业管理部门,开展学习型办公室的创建活动,不仅是认真贯彻落实中央指示精神,也是适应当前经济建设形势发展需要,充分发挥办公室职能,全面提升办公室工作水平的重要举措。

行业构建学习型办公室，一方面体现了与时俱进的工作作风，另一方面有利于办公室的长足发展，形成有效的人才循环机制，有利于单位成员管理素质的全面提升。

二、加强地方铁路发展内涵教育

何为“内涵教育”——了解国家大力发展地方铁路的思路、目标；了解青海地方铁路发展的优劣态势；了解本单位发展沿革；青海地方铁路局成立时间短，由原青海地方铁路筹建办公室发展而成。党政职能一直归属于青海省交通厅统一规划。进行有针对性的内涵教育有助于从业人员对国家政策的深入解读。在以往的党政教育宣传中，往往存在形式、内容单一的教育模式，从宣传方角度来讲，难免千篇一律，从受众来讲，无法深入领会国家政策部署以及调整。加强内涵认知，有助于从本质上提高学习质量。知内涵懂不足，从业人员才能从实际角度对自身能力“查漏补缺”。

三、加强跨区同行业经验交流

所谓同行相长，青海地区地处边远，地方铁路发展起步较晚，此种前提下，中国东部、中部一些省区在铁路发展颇有渊源，尤其是在地方铁路发展方面累积了丰富的经验，从这一角度讲，总结经验,明确目标,努力创造跨区经验交流机会，依据对方已经践行过的成果，充分发挥本单位主体的作用，强化同行业先进集体在学习过程中的成果，创造性的开展本单位学习类型及模式。突出效益,确保跨区交流，项目合作的顺利进行;

四、加强从业人员素质拓展

依据青海省地方铁路局人员构成实际，制定相对人性化的学习发展计划，比如，党政办公人员在原有的政工技能上加强铁路交通专业知识培训。原技术部门人员，定期解读现有国家地方铁路管理发展体制，当部门之间形成良好的知识结构互补，党政理论的宣传，以及理论运用于实际的实效性才可达到最大契合。任何一项管理工作的有效完成，除了依靠现行制度的完善，更重要的要依据从业人员自身素质拓展来达到管理水平上的提升。人性化学习管理的效率最大化构建学习型办公室的重中之重。

五、形成学习成果验效机制

结合第四点，制定有效的学习成果验效机制，定期培训、间断考核对于从业人员完善素质拓展具有良好补充性和督促性。结合学习、考核、奖惩的既定模式，制定一系列的学习成果验效机制，所谓验效，意味着在学习的过程中，不但有督导性，也形成目的性，明确学习的动机与目标，有助于引导制定学习计划以及被容；确立奖惩，有助于进一步提升从业人员学习的主动性。

六、启用学习成果，进行实际操作管理

启动学习成绩验效机制的同时，可得学习成果是否具备可行性的结论。加强实际操作是理论结合实际的最高体现，也是实事求是的本质需求。地方铁路管理办公室知识结构相对呈五角框架即：国家政策解读——国家政策实施——铁路交通专业知识储备——铁路建设经济知识储备——管理实施。其中各个环节相辅相成缺一不可。学习的最终目的在于用以实践。将经由验效机制初步确定可行的学习成果付诸于实践更有助于加强学习型办公室环境的形成。从而形成良好的学习风气。达到学习管理中的知识有效循环。

青海省地方铁路管理局学习型办公室及其学习管理机制的构成，依赖于行业自身发展态势，面对国家经济发展的不断变革，掌握前沿资讯，深入学习行业本身发展规律，把握行业发展所面临的机遇与挑战必须以不断学习新的知识为前提。构建学习型办公室，且以科学的方式管理学习、学习管理，需要不断的琢磨与更新知识贮备。因此加强业界的学习管理，继续深化学习型办公室的构建与制度完善任重而道远，仍需不断探索认知。

作者单位：青海省地方铁路管理局

篇5：加强办公室的精细化管理

一、为什么实行精细化管理

办公室是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室既是一个单位的综合管理部门，又是一个单位具体的办事机构，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。

做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力，使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。

办公室工作精细化管理应从管理理念、工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，只有全面推进 科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为单位、为基层服务。

二、目前存在不足和问题

一是传统的办公室理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求，办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也有不够科学的地方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全，工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在。四是人员素质参差不齐，有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。

三、如何加强精细化管理

围绕转变职能和增强执行力。从目标制定、工作计划的实施，体现管理与服务的结合，以管促效能，以服务促效能。具有上情下达和督查督办职能的办公室，更应体现执行力，强有力的执行力，是提高办公室行政效能的载体。推进办公室工作科学化、精细化管理，关键在人，在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。进一步加强办公室干部队伍建设，为提高办公室工作的科学化、精细化管理水平提供强有力的组织保证和人才支持。

1、要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置，强化理 论修养，开展岗位练兵，使人人成为政务、事务的行家。进一步增强“三种意识”、提高“四项能力”、树立“五方面作风”：即增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识；提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、狠抓落实的能力、促进和谐的能力；树立理论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、雷厉风行、清正廉洁的良好作风，打牢效能建设的基础。

2、明确职责，细化流程。确保岗位职责精细化。分解细化岗位职责，按章办事，做到不越位，不缺位。建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管理工作的具体流程，做好“三个协调”：一是做好与上级单位的协调，争取支持；与科室之间的协调，督办落实；与其他部门的协调，争取配合；与相对人关系的协调，争取理解。形成加强协作，协调配合、齐抓共管的工作格局。

按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程，如建立信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、单位财务、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。各项工作都依既定流程运行，才能做到有条不紊，高效有序。办公室工作的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程，使各项工作均依流程运行。

为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建立一套科学的规章制度，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理 规范之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作“法治”秩序。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。

3、要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位，制订详细的“岗位操作手册”。把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，实现人人有事做，事事有人管的管理目标，使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。

4、对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，从而及时改进工作方式方法。

5、办公室推行科学化、精细化管理，要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要把精细化管理当作一种工作要求，一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。

办公室在实施精细化管理的过程中，必须关注科学技术在管理中的应用。精细化管理要产生大量的信息流、数据流，针对这些资料如何收集、整理、筛选、加工、分析、应用，目前软件市场也推出了数据库管理系统，各类组织都可以找到适合本组织规模的数据库软件包。办公室工作科学化、精细化管理必须依托先进的信息技术手段的 支持，实现管理手段现代化是提升办公室管理水平的必然要求。因此，办公室必须改变传统运作模式，加快信息化建设步伐，充分利用现代技术以适应形势发展需要。

四、结合本单位实际情况制定以下管理制度

为了加强办公室管理，明确内部管理职责，使内部管理工作更加精细化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

一、工作规范

（一）、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

（二）、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

二 办公室事务管理

（一）、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

1、文件管理制度 第一条 管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、精细化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在公司经理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，公司经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由公司经理负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由公司经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需公司经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报公司签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条 文件管理流程设计

1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

2、文书管理制度 第一条 管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条 制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、按照文书管理范围，发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均分类存档备查。

3、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

4、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。

5、若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向公司经理报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

第三条 流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

3、档案管理制度 第一条 管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条 制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由公司经理签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条 流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

(二)办公用品管理制度 第一条 管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条 制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

第三条 管理流程设计

编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放 编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记

（三）、图书管理制度 第一条 管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。

第二条 制度规范

1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。

第三条 管理流程设计

1、申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记

2、借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单

（四）、会议管理制度 第一条 管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。

5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条 制度规范

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条 管理流程设计

会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理

（五）、清洁卫生管理制度 第一条 管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条 制度规范

1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、按照排班安排，轮流打扫清洁，办公室主任负责卫生检查工作。

3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。

第三条 流程设计

安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理

（六）、日常事务管理

1、接待管理

第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁

2、报刊收发整理

第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。

第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

3、后勤管理

第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。

第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。

第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表

4、文化宣传管理

第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。

第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。

第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。

第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档

5、其他事务

第一条 名片制作、收发传真等其他事务。第二条 负责公司文书的打印复印工作。第三条 负责树木花卉的养护工作。

第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。附则

篇6：准朔办公室加强系统管理整改方案

根据2011年8月21日李勇总要求准朔项目部各部室进行自查整改工作流程，确保系统管理流畅有序的工作要求，结合综合办公室工作的工作流程实际情况，特提出如下整改措施：

一、存在的主要问题

在2011年8月22日～8月28自查阶段，综合办公室共自查问题4条。经过分析、归纳和梳理，我们认为，主要存在以几个问题：

一是关于进一步加强食堂卫生、提高服务质量的问题；二是关于加强内部系统管理，顺畅工作关系的问题；三是关于综合协调进一步提高服务质量的问题；四是关于强化车辆的管理和使用加大对驾驶员安全培训，杜绝酒后驾车的问题。

二、整改的目标

通过整改，使准朔综合办公室的全体人员在理想信念，服务观念，自身素质，自我管理能力和工作能力，工作水平等方面均有明显的提高；使办公室的服务、协调、综合管理等各项工作都有明显的进步和增强，工作效率更高，参谋助手作用发挥得更好。

三、整改的主要措施

（一）牢固树立服务意识，提高服务质量

1、树立“五个”服务思想。即为领导、架子队、为党务工作者服务、为项目部各部室和全体同志服务的思想和“能办的事，要不讲 1

条件马上办；可能办得到的事，要创造条件尽快办；在目前的条件下办不到的事，要耐心讲明情况，待条件成熟后立刻办”的服务思想。

2、确立“四个到位”的工作原则。即“工作到位、服务到位、态度到位、语言到位”。

3、处理好“一个关系”。即正确处理好按规章制度办事与“以人为本”的关系，在不违背规章制度的前提下，按照“以人为本”的原则，尽量做到服务工作的“人性化”。

4、加强与各部门的沟通、协调工作，配合党工委做好为员工的服务工作。

（二）加强系统管理，提高工作效率和水平

1、实行问责制。进一步明确工作职责和工作分工，规范工作程序，严格工作要求。对不履行工作职责，违反工作程序的人和事，严格按规章制度的规定进行处理。使综合办公室的各项工作逐步走上制度化、规范化的轨道。

2、对项目部现行党内有关文件、规定进行清理，编印《项目部党务工作文件汇编》。

3、制定和完善《劳资管理办法》、《公章使用管理办法》、《绩效工资考核管理办法》等规章制度，形成综合管理长效机制。真正做到“用制度管人管事”。

4、加强与有关部门的联系的沟通，确保各项工作顺畅有序进行。

5、认真学习综合办公室工作、后勤管理工作和党务管理工作等业务知识，提高工作效率和质量。

（三）提高综合协调的能力，发挥参谋助手作用

1、摆正位置，明确职责。办公室是项目部的一个服务部门、综合协调部门，是领导的参谋和助手，不是领导部门。因此，在工作中要多做协调工作，不越位，不越权，不指手画脚。

2、当好联络员和播音员。在工作中，主动与项目部各部室负责人交流、沟通，充当项目部各部室之间的联络员和播音员，帮助各部室疏通信息交流渠道。

3、牢固树立大局意识和全局思想，积极协助领导处理好内外关系。多为领导决策出主意、想办法，当好领导的参谋、助手。

（四）严格执行《公务用车管理办法》，加强车辆管理和使用。

1、依据项目部实际进一步修改和完善项目部《用车管理办法》。

2、严格执行项目部《用车管理办法》，对项目部现有的所有车辆，实行统一调配，在保证领导工作用车和施工现场用车的前提下，最大限度地保证项目部各部室工作用车。

3、综合办公室的全体人员要自觉遵守和执行《用车管理办法》。所有的公务用车和工程用车，均由办公室统一调配。未经办公室分管领导同意，任何人不得私自动用车辆。一经发现，将严格按照项目部《用车管理办法》中的相关规定进行处理。

准朔项目部综合办公室

篇7：加强办公用品管理制度

政府办公室是政府机构的服务中心和中枢神经，承担着为政府领导的决策参谋和与各级部门、单位之间的业务往来沟通，正所谓“一根针千条线”，办公室的整体工作水平直接影响着政府方针政策的质量和贯彻实施力度，与一个地域的全局工作密切相关。在深入学习实践科学发展观学习活动，贯彻执行党的十七大、十七届三中全会和国务院32号文件精神的新形势下，必须进一步加强办公室内部管理，强化办公室干部的服务思想和脚踏实地的作风，进一步提高业务素质和水平，激发干部热情，挖掘个人潜力，做到工作人员能力的充分发挥和合理分配。

一、基本情况

富蕴县政府办公室现有工作人员17人，均为大专及其以上学历，其中主任1人、副主任2人、秘书7人、文书2人、信息督查室主任1人、专职信息员1人、电子政务中心3人。其中少数民族1人；从年龄结构上分，30岁以下的有14人。政府办管理的单位有：机关事务局、法制办、牧业办公室、外事侨务办公室、电子政务中心，以及驻京和驻乌两个办事处。

二、工作开展情况

富蕴县政府办公室在行署办公室的关心和指导下，办公室狠抓机关作风建设，不断完善工作制度和程序，全面推进了各项工作的顺利开展。

（一）狠抓思想政治工作，提高综合素质（内强素质）。国务院32号文件的出台为富蕴经济大发展带来了新的政策和机遇。面对大好的发展形势和有利条件，政府办公室充分认识到在新形势下发挥自身参与政务、管理事务、承上启下、联系左右、协调各方职能的重要性，从提高办公室工作人员综合素质着手，狠抓思想政治工作。

（二）强化作风建设，提高服务质量（外塑形象）。强化服务意识。办公室始终围绕县委、政府的决策和布署，强化服务意识。在临时性，突发性事务较多，工作难以预测的特殊环境和困难下，采取“提前准备，主动服务”的服务方式，认真完成领导交办的各项工作。办公室多次强调，秘书要有先见之明，要在超前服务上狠下功夫，不断提高工作的主动性和预见性。

（三）突出中心工作，强化服务职能。政府办公室始终围绕一个中心，即搞好政务服务，切实发挥参谋助手作用，加强组织协调，不断改进工作方法，提高服务质量，强化服务职能，发挥好自身的作用。

秘书队伍建设。办公室积极从秘书队伍、文字材料、秘书学习等方面着手，全面提高秘书的工作水平。1.抓秘书队伍建设。秘书是文字工作中坚，秘书起草文稿质量的高低，在一定程度上代表了一级政府和领导同志的思想水平、政策水平和工作水平。办公室针对文字综合力量的现状，对新秘书提出明确的学习工作要求，让他们在实践中多锻炼，在工作中多分担一些，促使他们尽快进入角色。2.严把文字关。文字工作是办公室最为繁重，艰巨的任务，是办公室整体工作水平的具体体现。为加强公文的质量和水平，凡是发文，由主管文字工作的副主任都严格按照《国家行政机关公文处理办法》、《新疆维吾尔自治区国家机关公文处理实施细则》要求，对秘书人起草的各类文字材料进行严格审查和把关，保证公文全面、真实地反映县政府的意志和领导意图，既规范了行文，保证了行文的严肃性，提高了公文的质量和水平，又切实提高了秘书的写作水平。3.抓好秘书学习。面对新形式和新任务，办公室狠抓秘书业务知识和交流学习，以适应新形势下工作要求。一方面加强内部学习。将每星期五的办公室集体学习日和秘书学习结合起来，在熟练掌握分口业务知识的前提下，组织秘书进行业务知识交流、研讨和学习，尽可能多地了解各行各业、方方面面的有关知识。另一方面加强交流学习。为适应新形势下文秘工作要求，注重开阔视野，安排秘书参加上级部门组织的培训班学习。4.强化竞争机制。结合办公室工作实际，将办公室工作任务，细化分配到每个秘书头上，签定工作目标考核及奖惩责任书，明确了每个秘书的工作任务，有效地调动秘书的工作积极性，强化竞争观念，极大地推动了办公室整体工作的进步。

信息督查工作。信息是领导决策的基础和依据，是办公室的一项重要工作。半年来，政府办公室重点加强调研信息的采编，以反映苗头性、倾向性和问题性信息为主。同时，突出信息工作的时效性，及时将反映社情民意、贯彻落实县政府决议的好经验、好做法，全面、详实地向各级领导反馈，做到及时、准确、客观、高效地进行上情下达，下情上报，供领导决策参考。一是继续实行全员办信息，配备专职信息人员，并向专兼职信息人员下达信息编写、报送任务，专职信息员每星期编写、报送信息不少于4条，秘书每星期编写、报送信息不少于2条。对信息采用情况实行严厉的奖惩制度，并纳入年底综合考核中，充分调动了信息人员的工作积极性。二是抓好信息网络建设。今年，办公室在做好上报信息的同时，继续编写《信息快报》，对各乡（镇）、县直各部门、单位报送的信息实行采用、通报制度，按月通报各乡（镇）、县直各部门、单位信息采用情况，明确奖惩标准，极大地调动了基层信息工作人员的积极性。截止目前，已编写《信息快报》19期。三是拓宽信息渠道。经常让专职信息员参加县上召开的大型会议、大型活动。同时，秘书利用下基层的有利时机，到乡（镇）、农村、企业掌握了解有关情况，搜集了大量的信息素材，提高了信息质量。截止目前，已编写政务信息379期，被地区采用118条，被自治区采用8条。四是及时反映重大社情、突发事件及灾情。针对我县自然灾害发生较为频繁的实际情况，制订了重大事件上报制度，要求在发生重大社情、灾情后6小时内上报有关情况。五是狠抓督查工作。一方面紧紧抓住2008年政府的工作重点，围绕中心工作，准确定位，有目的地开展政务督查，从而确保了上级文件精神、县委和政府决策的有效落实。另一方面，对于上级转交的督查件和领导交办的督查事项，指定专人按期办结，做到紧急事项立即督办，重要事项跟踪督办，重大事项专项督办，做到事事有着落、件件有回音。同时，通过制定督促检查工作细则，以严格的程序保证各督查事项、特殊事件按时限、按要求予以办理和落实。上半年，共办理上级转交督查件5件，办结4件。

强化管理。一是扎实做好接待工作。随着国务院32号文件的出台，奎北铁路的启动实施，我县对外招商引资力度进一步加大，来我县考察投资的社会各界人士增多，接待工作显得愈加重要。为此，政府办公室坚持由主任亲自负责安排对外接待工作。无论是接到自治区、地区政府机关或有关部门领导前来我县检查工作的通知，还是区内外友好县(市)人员、考察投资的社会各界人士到来，政府办公室都倾尽全力，事先做好接待准备工作，拟定详细的行程安排，认真考虑每个接待细节。在接待过程中，做到严守接待标准，不搞形式主义，力争做到接待工作大方、得体，使来访、来考察投资者“高兴而来，满意而归”，扩大富蕴县的影响力。同时，为配合做好我县旅游接待工作，办公室还充分发挥牧业办公室的作用，在夏牧场牧场温泉设立接待点，妥善接待来宾。二是严格工作用车程序。实施派车单制度，保证政府及办公室领导公务用车需要。如在车辆管理方面，一直实行派车单制度，每月将行驶里程、百公里耗油量进行公布，年底综合计算，对降耗突出者给予物质奖励。同时，加强对驾驶员的管理，教育驾驶员遵章守纪，爱护车辆及工具，及时排除故障，保持车辆完好，确保政府及办公室领导的安全。三是严格规范档案管理。一方面严格遵守档案管理各项制度，坚持及时、规范、全面的原则，做到政府重要文件、报告等各类资料都能及时入档，合理存放，为政府领导决策提供优质服务。同时，将档案整理和完善工作落实到每个办公室人员身上，按照标准要求及时整理和完善。另一方面，加强办公室工作人员的保密教育，切实做好保密工作，力求做到不该说的机密不说，不该问的机密不问，不该看的机密不看。办公室没有发生一次泄密事件。

与此同时，办公室进一步加强了精神文明建设、“五五”普法、综合治理和机关党支部等

方面工作。在抓党风廉政建设、综合治理、计划生育、包村帮扶等各项工作，切实做到“年初周密计划，年内精心实施，年终认真总结”，并将主要负责同志的工作责任心与全体干部的积极性协调结合起来，保证了各项工作有条不紊地开展。

三、存在的问题

虽然政府办公室在县委、政府的领导和全体工作人员的努力下，较好的完成了今年的各项工作任务，并取得一定成绩，得到了领导和各部门单位的肯定。但是，我们也清醒地看到，与新形势、新任务的要求相比，与政府领导的工作标准与要求相比，我们的工作还存在着差距。一是服务的意识还有待提高，服务方式、服务手段以及对服务内涵的认识还有很多不到位的地方；二是为领导决策提供辅助的作用还不够，主动参与意识还不很强；三是由于办公室工作较为紧张，工作人员全面系统地理论培训亟需加强。这些都将在今后的工作中不断探索和努力改进。

四、整改措施

（一）深化管理体制创新，提高工作水平和效率。管理体制是办公室工作运转的平台，一套合理有效的管理体制是提高工作效率和水平的有力保障。根据新形势下工作的需要，不断探索管理创新，及时调整领导分工，做到充分调动和发挥人员的工作积极性，才能使管理工作更加与实际相符合，使工作环境活跃充满活力。办公室主要负责政府部门的公文起草、会议筹备和日常事务的办理，在纷繁复杂的各类业务中做到有条不紊、合理有序，首先要明确人员职责，增强工作人员的责任感和事业心。在以办公室主任负责全盘工作的基础上，副主任主抓具体事务的安排、分配与协调工作，秘书分口负责为领导服务，文书负责文件的整理和归档，信息员负责对政务信息的收发与上报，电子政务、法制办和财务室等工作人员分工明确，各司其职。其次是建立健全工作制度，增强激励机制的引导作用。制度是规范人员操作的重要保障，要不断加强和完善制度建设，用制度来管理人，用制度来约束人，用制度来激励人，克服管理的随意性，变“人”治为“法”治，提高管理工作的透明度。办公室工作本身就是一件对工作人员综合素质要求很高的事情，人人都要有高度是责任心和自觉意识，认真对待所负责的工作，在营造热烈浓厚的工作气氛，加强风清气正、鼓舞人心的基础上，增加或新建一套激励机制，进一步提高人员工作积极性。三是加强工作程序建设，建立规范合理完整的工作流程。办公室工作事务繁琐，任务繁重，但也有章可循，要加强办公程序的规范和改革，根据时代的发展和工作的需要，及时剔除有碍工作的繁文缛节，增强办公人员的能力和服务水平，进一步促进工作效率的提高。

（二）加强业务学习与培训，提高工作人员综合素质。进一步提高办公室服务水平和工作效率，最终落脚点还是要加强工作人员的综合素质建设，办公室作为政府服务的综合机构，具体负责办文、办会和办事三类职责。首先是文字工作，比如公文、发言稿及汇报材料等，尤其是对与文字工作打交道的秘书来说，这是一项最基本的日常工作，也要求最为严格。办好文字工作，是一个对工作熟悉和锻炼提高的过程。心中有内容，才会下笔如流水，就是要求办公人员要对负责和分口的工作特别了解和掌握，同时要具备较强的文字功底及广泛的综合素质。每一位工作人员要有吃苦耐劳的的品行和勤奋的工作习惯，要不断开动脑筋，坚持不懈地加强学习、琢磨和提炼，促进个人进步。二是办会，会议是人们之间传递和交流信息的一种方式，是协调工作和增强决策适用性的有效途径。不同的会议类型具有不同的会议流程和主题，办公室要加强各类会议的规范化程序建设，让每位工作人员熟记于心，真正掌握从筹办会议到会议的落实实施的每一个细节过程，操作起来才能够得心应手。三是办事。办事是对一个人综合能力的体现，要考虑办事的诸多环节和相关联因素，尤其要积极应对办事过程中的不可预想事件的发生，要做到心细，想的周全，协调各方意见，才会让大家满意，做到尽善尽美。

（三）广泛开展交流与沟通，增强办公室整体凝聚力。办公室是一个大集体，每个人都

是不可缺少的一分子。在营造人文关怀的集体气氛中，要充分认识到大家在工作中的重要作用。针对办公室工作实际，集中开展形式多样的学习交流活动，在互学互助中提高每个人的业务知识和公文写作能力。在具体的工作中，办公室工作人员要拧成一股绳，要及时补台和给予力所能力的帮助，要有高度的责任感和事业心，注重单位内部的协作配合，坚决克服不顾大局、不识大体的个人英雄主义。将办公室工作、别人的工作当做自己的工作，贡献自己的一份力量，不推诿扯皮，确保不在任何环节出现疏漏。同时，针对办公室年轻同志年龄结构不低但经验较短、学历较高但专业学术较低的现实，领导同志要给予必要的生活体贴和关怀，工作上给予年轻同志更多指导和勉励，才能激发工作人员的积极性，促进工作的有效开展。在日常生活中，要努力创造感情沟通的渠道和机会，加强感情交流，创造以人为本的和谐气氛，使每个人都能够真切地感受到集体的温暖，增强办公室整体凝聚力和战斗力。同时，培养工作人员的大局意识，积极号召和引导参加各类活动和比赛，给予真挚的帮助和互动指导，争取获得好的名次，增强每个人的集体责任感和荣誉感。

（四）倡导良好的办公风气，培养艰苦奋斗的工作作风。积极稳重的心态是做好工作的重要因素，在对办公室人员素质教育的培养上，要注重作风建设，创造更优的服务成效，必须进一步强化奋勇争先创优意识，形成奋发有为、昂扬向上的工作状态。要鼓足干劲，保持乐观向上的心情，善于从平凡中体会神奇，从枯燥中体味乐趣，充分认识办公室工作的重要作用，悉心养护爱岗敬业之情。面对新的形势和任务，要采取一种更为积极、主动、进取的人生态度，把每一项工作和任务都作为一次新的开始和锻炼，既不藐视别人，也不低估自己，认真做好办公室安排的工作。要不断加强政治学习，树立正确世界观、人生观、价值观，要爱岗敬业，乐于奉献，真正干一行，爱一行，专一行，坚决克服厌倦心理、埋怨情绪和畏难思想，培养锲而不舍的精神、狠抓落实和艰苦奋斗的工作作风，达到政治上强、作风上硬、业务上精的要求。提高自身修养，以适应岗位需要，把办公室服务工作做得更好。

篇8：加强办公系统管理职能对策

办公室要善于统筹兼顾, 围绕工作中心, 充分发挥协调功能, 提高协调能力。在实际工作中, 单位内外、上下之间、部门之间往往会出现许多矛盾和不一致、不协调的现象, 这些矛盾与冲突, 需要通过掌握有关政策、规章制度和专业知识以及有力的措施来调节。办公室作为管理系统的中枢, 其所处的位置决定了其工作必须经常地、大量地、直接地协调各种关系, 其协调工作的主要方面是上下级间的协调和各部门之间的协调。这就要求办公室要在领导和员工之间起到桥梁和纽带作用。要认真对待和妥善协调好上下级之间可能存在的矛盾, 妥善做好员工工作, 积极维护领导之间、领导和员工之间的团结。在协调处理政务、事务时, 要平心静气、平等待人, 仔细倾听对方的意见, 充分体谅对方的难处, 对他们的实际困难和问题, 该解决的要及时向领导反映并积极配合解决, 要利用自己政策懂得多, 信息知道得多, 领导意图了解得多的优势, 帮助基层出点子、理思路和谋对策。

公务接待工作一定程度上是展示企业形象的一个窗口。办公室作为接待工作的管理部门, 一定要按照标准化管理和成本控制的要求, 规范接待内容, 优化接待方案。长庆油田作为中国石油最具成长性的油田, 得到油田内外的高度关注, 前来参观访问的人员级别高、数量多, 为了严控接待费用, 做到既不铺张浪费, 又要细心做好每一个环节, 有针对性地搞好服务。办公室人员要坚持“接待无小事”的原则, 诚恳热情, 细致周到, 努力做到高标准、严要求, 慎思慎行、热情细致地服务, 要充分考虑到来宾的饮食喜好、日常起居时间和生活习惯, 让宾客感到温馨舒畅, 感受到油田的热情好客, 要为客人及时提供企业有关情况介绍, 耐心作好讲解, 使宾客领略长庆大发展所展现出的管理水平和精神面貌, 宣传企业形象。

加强办公室管理工作, 应该注意的几个问题:

第一, 有权不越权。办公室是综合管理部门, 是协助领导施政、指挥和管理的左右手, 但办公室干部要切实摆正位置, 既不能越权, 更不能滥用职权。要始终牢记自己是参谋而非领导, 是“配角”而非“主角”, 做到尽责不越职, 出谋不决策, 参与不干预, 在正常情况下绝不超越职权范围处理事务, 绝不过问不该知道的事情。办公室在任何时候都不能忘记按章办事, 按领导意图办事, 按照工作程序办事, 对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导关系, 有请示, 有汇报。凡遇到超越职权范围的事, 不擅自作主, 不乱表态, 不乱办事, 如遇领导不在又有紧急事情需要处理时, 要注意与有关部门、有关人员商量后慎重处理。

第二, 有功不居功。办公室的工作多数是协助、辅助其他部门的, 杂事、小事多, 协助、辅助多, 台下、幕后多, 没有轰轰烈烈的场面, 没有引人注目的动作, 因而工作干了不少, 但总结起来, 似乎又没几件能显示成绩的事情。面对这种情况, 办公室人员一定要高姿态, 不争功, 不居功, 淡泊名利, 忘我超我, 乐于干默默无闻的小事、杂事, 甘当配角, 当好配角。