疾病预防控制档案管理现状与思考

关键词：预防疾病

疾病预防控制中心档案, 源于疾病预防控制中心各项业务技术活动的总结, 在一定程度上是作为疾病预防控制工作的重要构成部分而存在, 是后续疾病预防控制工作开展的重要参考资料。从现代发展视角来讲, 疾病预防控制档案管理工作的开展, 涉及范围甚广, 尤其是在科技快速发展的背景下, 电子档案的产生对传统疾病预防控制档案管理工作提出了新的要求, 同时也进一步加大了疾病预防控制档案管理人员的工作压力。如何契合时代发展需求, 以适宜的档案管理方法为县级疾病预防控制工作服务, 成为当前疾病预防控制中心发展中一项所需着重思考的现实问题。

一、疾病预防控制中心档案管理工作中的现状问题研究

客观来讲, 目前县级疾病预防控制中心的档案管理工作中, 面临着相对较多的有待改善的现实问题, 具体可划分为以下三个层面内容:

(一) 档案综合管理能力较差。目前多数疾病预防控制中心资料的归档移交欠缺合理规范, 甚至存在着相应科室资料未曾分类即作归档或直接不予归档的情况。出现该类问题, 同疾病预防控制中心档案管理制度的落后不无关联, 因管理机制欠缺完善, 众多单位档案管理单位缺少对档案整体管理协调的能力, 造成众多数据资料无法在第一时间内实现归档处理, 从而导致档案管理工作纰漏。

(二) 优秀档案管理人才不足, 工作安排欠缺合理。多数疾病预防控制中心档案管理专业型人才引进机制不足, 缺乏对口的卫生专业技术档案管理人员, 但对一些必要的卫生科研档案, 需要由专业人员做出研究及利用, 方能发挥其实际价值, 由此也导致了工作重心偏颇问题。同时, 现有管理人员多为非专业人才, 且面临着年龄较大的情况, 对于新型计算机技术掌握不足, 难以适应电子化方案的管理标准要求, 另外众多单位的档案管理人员为外聘人员, 岗位更迭情况频繁, 能够获得档案专业助理馆员以上的技术型人才尤为困缺, 因为管理人才的不足, 也导致档案收集上交不及时;档案堆压未处理;过于重视行政、业务、人事、会计等档案的整合归档, 忽略科研项目、设备仪器、基建等档案的收集整合, 档案资料严重缺失。

(三) 档案管理软硬件设施欠缺完善。现代科技环境下, 档案管理工作逐步形成了由传统纸质档案向电子档案的过渡, 因此配备必要的软硬件设备, 是保证疾病预防控制中心档案管理工作有序开展的基础。譬如空调防潮设备、计算机档案管理软件、档案室防盗门窗、防火设备等。但是从现实层面来看, 目前诸多地方单位依然面临着软硬件配套设备不足的情况, 工作中一度沿袭着传统的档案柜归档存放管理模式, 由此一来也极难达到国家档案管理标准所提出必须配备移动式密集架、计算机、空调、档案管理软件, 实现档案管理工作现代化的标准, 而产生管理技术难以吻合时代发展需要的差距性问题。同时因档案管理设备不足, 也易造成纸质档案受潮、意外烧损、丢失, 电子档案、技术型档案难以归档的情况, 亟待处理改善。

二、疾病预防控制档案管理工作的对策建议

针对上述县级疾病预防控制中心档案管理工作问题的存在, 笔者立足于自身工作单位——四川省广元市苍溪县疾病预防控制中心档案管理工作路径之上, 提出了自身对于疾病预防控制档案管理工作优化的建议, 具体表述如下:

(一) 强化重视, 落实档案管理工作责任。领导重视是工作有序开展的保证, 在疾病预防控制中心档案管理工作开展中, 可相应借鉴苍溪县疾病预防控制中心所制定的等级管理机制, 实行由中心“一把手”主抓、分管领导具体抓的档案管理领导体制, 在科室管理岗变动时, 及时调整充实档案管理工作领导小组, 另聘任档案馆员1名, 专职负责档案管理工作, 以此认真做好文书档案的收集、整理、立卷、归档工作同时, 进一步加强业务档案管理工作的检查、指导和督促, 确保立卷、归档等工作准确无误。同时各科室可专门设置一名助理档案员, 负责本科室文件材料收集、整理及立卷、归档工作, 按时将已整理档案材料向综合档案室移交, 确保归档资料的完整。通过建立合理的岗位负责机制, 由主要领导负责统筹监管, 由分管领导具体抓档案管理工作的责任落实, 将疾病预防控制工作中相对繁琐的工作一一细化落实到具体的档案工作人员, 实现档案管理工作各项指标的细化、分解, 即可有效解决档案管理工作存在的问题, 实现规范化、科学化管理运行。

(二) 完善构建档案管理人才培养机制, 实现档案管理工作提升。档案管理工作中, 需有针对性强化专业型管理人才的培养, 做到具体岗位、具体专业型人才负责, 更近一步实现传统档案管理与现代电子档案管理的同步进行。如苍溪县疾病预防控制中心档案管理中, 即定期组织了中心档案管理人员积极参与上级档案局与卫生部门所组织的档案专业知识培训, 并于培训结束后, 定期在内部实施全员档案知识考核, 践行了定岗、定责、定人、定奖惩的管理体系, 将知识培训、扩充直接同档案管理人员的岗位、奖惩相关联, 营造了良好学习氛围。由此也最大化避免了因管理人员自身不足而造成的文件归档整理不足情况, 达到了档案材料的完整、准确、系统化, 实现人尽其才的管理效果, 为众多县级疾病预防控制中心档案管理工作开展提供了有益思考。

(三) 强化档案管理业务建设, 优化档案保管条件。首先建立健全各种规章制度, 从建章立制入手, 建立各种档案管理工作制度, 严格按照收集、鉴定、整理、接收、立卷、归档、销毁、保密、统计、修改、补充等规章制度执行, 实现规范化管理。同时可设立温湿度登记簿、借阅档案登记簿、查阅档案登记簿、档案利用效果登记簿, 做好档案统计台账。根据工作职能和任务, 制定各种文件材料的归档范围和保管期限表, 确保档案材料的完整和可操作性, 提升档案利用率。其次应严格做好文件材料准确性的审查落实, 做到分类与编号、账目与实存档案相符。尽可能的对档案保管条件予以优化, 确保档案保管的安全性。从档案室、阅览室配置层面加大容纳空间, 实现专屋、专柜、专盒、专用、专人保管, 落实防火、防潮、防盗、防蛀、防暴晒等软硬件设施, 定期开展档案室及周围环境的消毒、杀虫工作, 加大力度逐项落实档案保管条件, 确保档案保管的安全与完整, 杜绝档案违法事件发生。

(四) 综合开发利用档案信息资源。现实中, 为了充分发挥档案资料信息功能、知识功能、可助功能, 实现疾病预防控制事业持续发展, 文书处理人员应与档案管理人员相互配合, 不断加强自身业务素质和工作能力培养, 大力开发利用档案信息资源, 注重开发利用与保密、档案保护技术以及档案基础业务工作建设, 编制案卷目录、卷内文件目录、会计档案保管清册, 以便快捷准确检索, 提高档案利用率。此方面, 苍溪县疾病预防控制中心档案管理工作中既严格遵循了上述规程, 为社会各界提供了良好的可助功能, 还先后为卫生领域学者的学术研究、县级卫生防疫书目的编著、突发卫生事件处理提供了科学的参考依据, 达到了良好的社会服务功能。

三、结束语

综上所述, 当前我国县级疾病预防控制中心档案管理工作依然面临着众多有待改善的问题。苍溪县疾病预防控制中心的档案管理工作中, 针对此类问题所予以的处理对策及所获取的成绩, 值得众多县级疾病预防控制中心深思, 以及时调整管理观念, 契合时代发展需求, 展开档案管理工作的定向优化, 实现可持续发展。

摘要：疾病预防控制中心档案, 一度是作为预防医学事业的重要构成部分而存在, 因此在当前医疗卫生事业蓬勃发展的大环境下, 不断强化疾病预防控制中心档案管理工作, 对于疾病预防控制中心的发展、科研及疾病检测等领域工作的开展, 发挥着重要的支持促进作用。然而从当前我国县级疾病预防控制中心的档案管理控制现状来看, 不乏存在着相应不足之处, 有待进一步做出改善提升。鉴此, 笔者结合自身多年疾病预防控制档案管理经验及所在单位档案管理实际情况, 对目前疾病预防控制中心档案管理工作的开展, 提出了自身建议。

关键词：疾病预防中心,档案特点,档案管理