疾控业务档案管理实践中的问题及应对策略

关键词：内容档案管理防病工作

作为卫生防病工作的重要组成内容, 疾控业务档案管理一方面为疾病预防控制中心的决策及规划提供档案参考, 另一方面是卫生防病工作科学研究的依据, 是事业单位日常工作的重要内容。因此, 要加快疾病预防控制中心发展, 就必须重视疾控业务档案管理工作, 在了解档案管理现状的基础上, 不断完善档案管理制度, 引入现代化管理手段, 从而保证疾病预防控制中心的长远发展, 并进一步推动整个医疗卫生事业的不断进步。

一、疾控业务档案管理实践中的问题分析

业务档案管理是疾控中心的一项重要工作, 但是当前的业务档案管理工作存在重视程度不够、档案管理规范化程度不高、业务档案的利用程度较低等问题。

(一) 重视程度不够。要想加强疾控业务档案管理工作, 领导及普通管理人员应该保持较高的重视程度, 从而保证档案管理工作的科学、有效进行。当前疾病预防控制中心的领导对党政、基建、人事、设备等档案较为重视, 但对业务档案缺乏正确的认识, 加之业务档案本身存在种类繁杂、管理困难的问题, 导致疾控业务档案的管理混乱, 各业务部门档案资料的收集与整理存在许多问题。随着疾控业务种类的不断增加, 疾控业务档案的数量逐渐增多, 档案的分类、整理、保存及管理工作面临极大困难, 部分业务档案出现流失或不完整的情况, 极大地影响了档案管理工作的顺利进行。

(二) 业务档案管理规范化程度不高。当前疾病预防控制中心的业务档案管理除了存在重视程度不高的问题, 档案管理工作的规范化程度也有待加强。当前疾控中心的综合档案主要包括文书、人事、声像、基建、科研、实物等, 并由办公室统一保存并管理。而各业务档案则主要由负责该业务的科室负责保管, 业务科室的档案管理标准与疾控中心办公室相比有一定差别, 缺乏专业的档案管理知识, 对档案管理工作的要求、原则及方法了解较少, 导致多数业务科室的档案管理水平不高, 某些重要的业务档案与普通档案混合管理, 缺乏严格的业务档案规范化管理机制, 从而给业务档案的查找与使用带来了诸多的困难。

(三) 信息的利用程度低。业务档案的收集对于疾病预防控制工作的决策与管理具有重要意义, 也是相关技术人员从事相关科学研究的重要资料, 因此, 业务档案有着极高的利用价值, 但是当前我国疾控中心业务档案管理仍然存在信息利用度较低的问题。虽然疾控中心办公室及各业务科室均展开了相关业务档案的收集与管理工作, 但多数档案在完成归档之后就束之高阁, 尚未得到充分的利用, 业务档案的利用价值得不到体现, 业务档案的综合性分析较少, 难以发挥对疾控工作决策的指导作用。另外, 各科室业务档案管理人员的主动服务意识亟待提高, 尚未形成科学、有效的检索工具, 也给档案的查阅工作带来了一定困难, 多数业务档案资料难以发挥应有的价值。

二、提升疾控中心档案管理水平的应对策略

要提高我国疾病预防控制中心的业务档案管理水平, 必须从提高重视程度、加强电子业务文件收集、建立电子文件安全保障体系、加快纸质档案的数字化工作、加强各部门之间的沟通与协作、完善监督与考核制度等多方面入手, 形成完善的业务档案管理机制。

(一) 将疾病控制业务档案纳入中心档案工作管理体系。要加强疾控中心的业务档案管理工作, 首先应提高重视程度, 将业务档案纳入疾控中心档案管理体系中。业务档案管理工作将工作过程中发现的新规律、新技术采用档案的形式加以收集与管理, 使疾病预防与控制业务在社会活动中发挥更大的作用, 推动疾病预防科学研究工作的快速展开, 从而为以后疾控工作的开展提供重要的技术指导, 从而达到提高工作效率、缩短研究时间的目的。因此, 疾控中心的各项业务档案必须进行妥善的保存与管理, 从而推动疾病预防控制业务档案的利用工作, 对于我国卫生事业的长远发展具有重要意义。通过将业务档案管理纳入疾控中心综合档案管理, 能够有效提高业务档案管理水平。

(二) 加强电子业务文件的收集归档。当前的疾病预防控制中心多采用光盘形式对电子业务档案进行收集, 对电子档案的重视程度明显不足, 极大地影响了档案管理工作的质量与效率。因此, 档案管理人员必须改变传统观念, 学习现代化档案管理手段, 重视电子档案的收集与管理工作;疾控中心应定期对业务档案管理人员进行电子业务文件管理的相关知识培训, 不断提高电子档案管理水平;将电子业务档案收集工作纳入工作考核标准中, 提高各个业务科室的电子文件归档意识;完善电子业务文件管理的监督体系, 对电子档案形成的各个环节加强控制, 保证电子档案归档工作的科学化与规范化。

(三) 建立电子业务文件的安全保障体系。疾控中心在加强电子业务文件收集归档工作的同时, 必须尽快建立电子业务文件的安全保障体系, 确保业务资料的安全性。安全保障体系的建立应从业务系统、网络管理、数据传输与存储等多方面入手, 实行网络管理信息审核制度, 避免业务档案资料的失密。对于业务档案信息资源库的管理, 应注重分级管理权限的设置, 重点保证机密档案的安全性;建立资源安全防火墙, 防止病毒感染或黑客入侵等情况的出现。另外, 当前疾控中心的电子业务档案呈现快速增加的趋势, 应考虑采取磁盘阵列存储方式, 保证业务档案的及时、有效收集。对于重要业务档案, 相关负责科室应注意文件备份工作, 以保证档案资料的安全性。

(四) 加速开展纸质档案的数字化工作。当前疾病预防控制中心的业务档案仍以纸质档案为主, 这极大地影响了业务档案的管理效率, 影响了业务档案的利用, 也降低了档案资料的安全性, 因此必须加快纸质业务档案数字化工作。制定纸质档案数字化工作的时间规划, 应争取在“十二五”结束前实现所有纸质档案的数字化。在纸质档案数字化的过程中, 疾控中心办公室及各业务科室档案管理人员应加快档案文件目录数据库的建设, 方便用户的信息化查询, 从而提高业务档案利用效率, 发挥业务档案的应用价值, 不断提高业务档案管理效率。

(五) 加强与有关部门的通力合作。疾控中心业务档案的涉及范围较广, 各个业务科室均参与档案的收集与管理工作, 因此必须通过加强相关部门的沟通与协作, 来不断提高业务档案管理的质量与效率。疾控中心办公室发挥自身档案管理的统筹协调职能, 对各业务科室档案的收集与管理工作进行统筹规划, 熟悉各业务信息系统的变更情况, 通过信息化管理实现业务档案管理的高效性。各个业务科室应与办公室主动合作, 对于电子业务文件应提前提出归档要求;对于已归档的电子文件应及时采取相应手段进行保护, 确保归档文件的真实性与完整性。

(六) 规范标准, 保证档案系统的完整、准确。建立严格的业务档案规范标准, 保证业务档案系统的完整与准确。当前, 疾控中心的业务档案主要包括以下几个方面:一是年度或跨年度法定传染病及中小学生常见病的防治方案、工作详情等;二是年度免疫规划的工作标准、检测报表、考核细则、项目汇总表等;三是年度或跨年度卫生监测报告;四是突发疫情的相关资料;五是各项业务工作的月报年报;六是相关资质认证书的考核资料;七是疾控中心的文字、图片、声音、视频等宣传资料;八是疾控中心各项专题调查的相关资料整理。

(七) 推行责任制, 加强考核。要建立完善的业务档案管理体系, 还必须完善监督考核机制。推行责任制, 将各项业务档案的收集与管理情况纳入各科室考核指标中, 定期对业务档案管理情况进行考核, 提高业务档案管理人员的积极性。将业务档案的归档情况、数字化情况纳入全中心的年度评分考核指标中, 形成共同参与的良好氛围, 推动疾控中心业务档案管理水平的快速提高。

摘要：近年来, 公共危机频发, 给疾控中心发展提出了新要求。本文基于此分析了疾控业务档案管理实践中存在的问题, 并针对这些问题, 从管理、人力、制度、信息化等方面, 提出了提升疾控中心档案管理水平的应对策略。

关键词：疾控业务,档案管理实践,问题,应对策略