浅谈施工企业合同的有效管理及风险防范

1 引言

在市场经济发展逐步规范下, 企业之间签订的各种类型、不同用途的经济合同是因为企业之间有较多的经济业务往来。反映企业生产经营活动的核心内容是合同, 合同与企业经济发展之间存在着密切的关系, 而企业生产管理的重点内容同样也是合同, 合同管理在很大程度上左右着企业生产经营工作的提升。在施工企业当中, 合同不仅要渗透于整个施工过程, 而且还是生产的前提条件。保证提高经济效益, 促进企业发展, 定期进行资金回笼, 务必对合同开展有效的管理。

2 加强施工企业合同管理的重要意义

合理有效地加强施工企业合同管理, 不但能够帮助企业顺利发展, 而且能为企业创造更多的内在价值。同时也是确保企业施工圆满实现。如今国内企业面临着严峻的经营挑战, 企业要想在当前特殊的经济发展形势下取得更多的利润, 就必须加强自身管理, 提高本身的国际竞争力。

2.1 协助企业建立健全内部管理体制

合同管理是当代企业内部管理的重要成分, 合同管理的加强对施工企业内部的监督、管理和控制等都起到了很大的作用。企业的管理能力以及内部的管理水平是一个企业能够长久发展的基础, 同时也是检测一个企业综合能力的重要标准。加强施工企业的合同管理, 能够提高我们企业内部员工工作的效率和企业管理的科学化、规范化, 并且能够使企业的领导更加有效地去管理公司。

2.2 防范施工企业的经营风险

施工合同是施工单位进行施工的主要依据, 也是施工企业与开发企业者之间的合约证明。虽然它是获得企业经济发展的条件, 但是同时也是施工企业与开发者之间产生矛盾的问题。在施工合同的谈判、签订、实施以及后续的监督管理工作中存在着大量的企业经营风险, 这也是为什么要加强施工合同有效管理的原因。

2.3 最大化实现施工企业的经济收益

任何企业发展的最终目的就是带来的经济利益。加强对企业施工合同的管理, 不仅可以大幅度地降低成本, 还能够帮助企业制定科学的前期规划和预算, 进而制定出规范合理的合同。合理有效的施工合同管理有利于企业良好的运行, 使企业走向规模化、利润化, 进而实现最大的经济效益。

3 当前施工企业合同管理中存在的主要问题

3.1 业务部门专业技能差, 不能发挥岗位职能

目前房地产开发依然是一个朝阳行业, 面对高速增长的行业, 专业技术人才却显得严重不足。猎头猎人, 高薪挖人, 一方面造成人力成本的增加, 另一方面猎来的人才在短暂的试用期内管理理念上往往与企业文化不能有效融合, 使得高精尖职业经理人流动频繁。企业为了生产, 就运用了一批批经验不足或者道德修养低下的人员。因专业技能不足, 使他们在预算编制上、在合同谈判上, 在合同条款约定上都不能发挥岗位职能, 不能堵漏风险, 更不能有效防效风险。因道德修养差, 造成吃拿卡要现象, 使得业务背离正常轨迹。

3.2 制度、流程不完善, 内控缺失

施工企业就像施工程序复杂一样, 管理起来也相对复杂。特别对一些发展时间较短的公司, 他们在管理上更是没有一个合理有效与企业不同时期发展相吻合的制度。管理人员在管理上较自由, 强权化、老板化、一言堂较明显。使得公司在业务开展时没有按制度、按流程进行。招投标不透明, 暗箱操作时有发生, 内控体系缺失, 随意更换合同及施工队, 常常造成豆腐渣工程或乱尾工程, 使得索赔风险加大。

3.3 合同台账管理不规范, 对合同的后期执行管理存在失控风险

公司对已签订完成的合同, 没有形成一套台账管理制度, 或者档案管理与财务或业务脱节。业务部门人员更换时对所属项目相关环节交接不规范, 新人不熟悉前边合同的签订或执行情况, 往往造成重签, 或一项业务合同执行一半, 施工方被更换, 合同没有及时解除或对已完工程量的没有进行确认, 特别是隐蔽工程, 完工后更是无法界定。

4 对合同管理的有效风险防范

4.1 提高岗位匹配度, 量化考核, 加强责任意识

在科技不断更新的当下, 唯有学习, 才能紧跟时代。在人才选拔方面, 注重将职业道德修养和专业胜任能力作为重要标准, 切实加强员工培训和继续教育, 不断提升员工业务技能和素质, 倡导诚实守信、爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神。有了一批敢于进取、道德修养高的员工, 再加上公司的宽带薪酬体系, 能够最大限度地体现多劳多得, 同工不同酬, 员工的潜能就会被不断挖掘。量化考核、责任到人, 强化风险意识和法制观念, 员工就会有章可依、有制可询。从而从人的因素上规避无为、不为、乱为的风险。

4.2 完善制度、流程, 建立内控体系

内部控制目标要从保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略几个方面入手。内部控制制度应当贯穿决策、执行和监督的全过程, 覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。实现全过程、全员性控制, 不存在内部控制空白点, 具体如下:

首先, 在业务开展前, 公司业务部门要组织相关人员提前会审图纸, 在图纸理解无误的前提下做好精准预算。将图纸记在心中, 将预算装脑中, 才可能在投标、唱标时讲解详细;才可能在合同施工范围上据理以争, 减少后期签证或漏项;才可能在合同条款约定上收放有余。

其次, 各环节都应按流程办事, 从项目立项、设计、预算、招投标、到合同签订各环节, 都应透明化、制度化、流程化。避免人为操作或者老板化、强权化。公司审计或监督部门应定期对合同的签订流程、环节是否合规进行抽查。

最后, 合同签订时要实行联合会签制。业务部门、生产部门、财务部门、法务部门, 要从各自岗位角度进行合同审核把关。比如业务部门要着重审核合同付款节点, 竣工后验收时间及审计决算时间;生产部门着重审核对施工要求的约定, 特别是施工边界的划分。对于一些电子产品合同, 应在合同中明确约定施工完成后对甲方人员的培训及密码的移交时间;财务部门应关注发票的约定, 收付款方式;法务部门应着重把握合同违约风险。

4.3 建立合同台账管理制度, 对合同的执行实行动态管理

公司应建立一套合同台账管理制度, 首先规范合同签订部门, 避免多头签订;其次规范合同存档及移交方式, 业务部门签订合同后, 应将原件移交档案管理部门和财务一份, 将复印件自己留存并送生产部门、监督部门各一份。所有收到合同的部门均应建立相应的合同台账。月末, 合同签订部门应与财务部门就合同总份数、当月付款情况、发票情况、应付款余额进行核对。同时, 合同签订部门应与生产部门进行对接, 了解合同执行进度以及合同执行的有效性, 对当月收集到的异常信息进行反馈, 公司法务部门应及时跟进, 收集相关证据链。

签订一份高质量的合同是企业盈利的根本。按合同图纸施工是企业制胜的法宝, 根据合同约定生产周期制定施工计划并组织实施, 是企业按期交工的保障。所以, 企业要建立一套完善的制度、流程以及与之配套的内控体系, 使整个合同的生命周期都不脱规, 企业才能稳扎稳打, 不断强大。

5 结语

综上所述, 企业要想有更好的经济发展以及实现未来更多的价值, 就必须要建立良好、科学的施工合同来降低企业的管理风险。施工合同与普通的合同相比, 周期性的管理期一般要比周期性的建设期要长, 所以对于施工合同的管理时间距离比较长, 最容易暴露问题的有质保金和资金结算等, 这也增加了我们对于管理施工合同的困难。要想有效地防范经营风险就必须着重地加强施工企业的管理。这些都会成为施工企业经济未来前景和市场竞争力上升趋势的重大里程碑。同时我们还应该对管理制度以及管理水平进行完善, 对于可预见的风险进行有效的防范与控制。另外, 我们还要全面的对待处于施工合同中的问题, 认真分析, 找到合理科学的管理方法。从而提高施工企业合同的有效管理和风险防范, 来促进我国施工企业的健康和谐发展。

摘要：施工企业的合同管理尤其重要, 采取有效的合同管理措施, 是施工企业的基础工作。本文阐述了加强施工企业合同管理的重要意义, 探讨当前施工企业合同管理存在的主要问题, 如业务部门专业技能差, 不能发挥岗位职能;合同台账管理不规范, 对合同的后期执行管理存在失控风险等, 从而提出相应的防范措施:提高岗位匹配度, 量化考核, 加强责任意识;建立合同台账管理制度, 对合同的执行实行动态管理等, 这些防范措施都有一定的实践意义。

关键词：施工企业,合同管理,风险防范