档案数据管理模式

关键词： 数据管理 数据 档案

档案数据管理模式（精选十篇）

档案数据管理模式 篇1

关键词：档案数据,管理,信息

随着信息技术应用范围的不断扩大, 在档案管理中, 档案数据信息化已经成为对国家信息化程度进行判定的一个重要标志之一[1]。信息技术在发展过程中已经全面渗透到经济、政治、文化等各个领域, 同时也渗透到人类生产、生活的各个方面。信息化已然成为世界经济及社会实现可持续发展的一个不然趋势, 其对经济、社会的发展和进步产生无可替代的影响。因此, 在档案管理中, 对档案数据进行信息化管理是一种必然趋势。因此需加强对档案数据管理与信息分析管理中存在的相关问题进行深入研究, 进而制定出有效的管理措施, 促进档案管理水平得到不断提升。

一、档案数据信息化管理的优势及面临的问题

1.提高档案信息资源的检索速度和检索准确性

在传统的档案管理模式中, 档案信息资源检索均需管理工作人员以手动方式在数量庞大的案卷目录中进行查找。该种检索方式需要耗费较大的人力物力, 且工作时间长, 工作效率低, 且检索准确性也低。对档案信息实施数据化管理和信息化管理之后, 应用现代化信息技术实施档案资料检索, 大大加快了检索的速度, 同时提高检索的准确性, 减低工作差错的发生率。

2.提高档案资源利用的便捷性

信息、互联网技术在档案管理中的应用促进档案数据信息化管理体系得到不断完善, 档案管理内容得到不断丰富, 管理理念及模式也在不断更新。传统档案管理所应用的模式均较为麻烦和复杂, 对工作效率和工作质量的提高存在严重阻碍作用, 同时也严重制约了档案数据信息利用功能的发挥[2]。对档案进行数据化、信息化管理之后, 档案资源的使用者可直接通过互联网, 利用电子通信和计算机技术来实现对档案资料进行检索、查阅、远程传输, 促进档案资料得到更加全面、快速地使用。

3.增加档案管理的安全风险

对档案资料实施数据信息化管理存在诸多优点的同时也存在一定的缺陷。在管理过程中面临的最大挑战为档案数据信息的安全问题。在网络环境中, 技术问题、人为因素均会对档案资料的安全存在一定威胁。同时, 档案管理对管理工作人员提出更高的要求。因此, 加强安全保护措施和管理人才队伍建设成为档案数据管理与信息分析管理中急需解决的首要问题。

二、提高档案数据信息化管理水平的建议

1.健全并不断完善安全管理制度

档案数据所具有的服务性使得档案管理需尽可能对档案数据信息进行开发, 便于档案数据及信息的利用价值得到充分发挥, 进而实现档案数据信息资源得到有效共享。对档案数据进行信息化管理, 可促进档案信息的利用功能得到更加充分的发挥。但是数据信息在共享的过程中难免会面对更多的安全问题。因此, 为了保证档案数据信息的安全性, 须健全并断完善安全管理制度。在对档案数据进行信息化管理的过程中, 需建立起一套完整、严格的安全保证措施, 在档案数据管理的各个环节中解决信息失真相关隐患。在电子文件的制作过程中, 必须保证权责分明。进行电子档案制作的相关工作人员需对其工作保持高度责任心, 对其所制作的电子档案负全责, 保证电子档案的调阅为只读形式, 避免他人在对档案信息进行阅览的过程中恶意或者误操作将信息进行修改或者删除。由上级研究之后觉得对相关档案数据信息进行补充或者修改时, 需严格执行审批手续、收集等工作环节, 并将修改过程中的相关变更进行详细记录, 登记入案。收集积累起来的相关电子文件均需要进行全面备份, 保证档案数据信息的完整性和安全性[3]。此外, 在对档案数据实施信息化管理的过程中, 还需加强硬件管理。硬件管理体现为加强对计算机设备、电子文件的相关保管设施和环境进行科学管理, 促进档案数据管理的硬件设施及管理环境得到不断完善。完善并不断强化安全防盗措施, 积极实施安全维护工作, 及时对数据库硬件设施、计算机服务器进行升级, 同时将管理环境的温湿度控制在合理范围内, 避免存储介质发生磁化。通过这样的方式保证档案数据在保存和传输过程中具有良好的稳定性和安全性。

2.建立并不断完善相关法律法规

为了促进档案数据信息化管理水平得到不断提升, 促进档案数据利用价值得到充分体现, 政府必积极出台相关政策和行政法规, 通过具有强制性的政策级法规促进档案数据信息化管理能够不断朝规范化方向发展, 进而实现档案数据管理与信息分析管理的可持续发展。现阶段, 档案数据管理和信息分析管理均是通过计算机技术、互联网可进行的。档案数据资源的共享也是借助互联网得以实现。因此, 在档案数据管理及信息分析管理过程中必须具有先进的信息技术手段和现代化管理措施及模式来实现对档案数据信息资源进行有效管理。而在这个管理过程中, 强有力的管理规范和管理制度是档案数据信息资源安全管理得到实现的重要保障。因此, 在档案数据管理与信息分析管理过程中, 必须要拥有一套完整、有效的法律法规, 通过法律手段来保证档案数据信息资源能够得到合理利用, 并促进其利用价值得到有效提升。

目前, 在公文、档案管理中涉及的相关法律、法规的建设上已经取得阶段性的成绩。我国已经制定出《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《全国档案信息化建设实施纲要》等法律法规, 为档案数据信息化管理提高有效保障。但是就整体而言, 在档案数学信息化管理过程中的相关法律法规还不够健全和完善, 因此, 还需不断加强进行法律法规建设, 并加大监督管理力度, 保障相关法律法规均得到有效执行, 进而保证档案数据管理及信息分析管理的安全性。

3.完善自身安全体系

在档案数据管理及信息分析管理工作开展过程中, 除了需要依靠相关法律法规进行保护之外, 档案数据信息化自身也需不断对自身的安全体系进行完善[4]。在管理过程中, 管理人员需加强对管理体系实施安全管理, 定期实施安全维护工作。在档案数据信息共享过程中, 信息使用者在对信息资源进行查阅时, 需对其进行身份认证和身份识别, 重要的档案数据信息需严格进行加密处理, 并加强对其进行安全审计, 信息的使用需进行权限设置。此外, 管理工作人员需定期实施病毒扫描、漏洞修复、系统升级等相关工作, 提高信息资源在储存、传输过程中的稳定性和安全性, 进而促进档案数据信息化管理系统能够实现高效运行。在管理过程中需科学使用信息加密手段, 即通过多种程序设置来保证信息及网站能够安全使用。在档案数据管理及信息分析管理过程中应用信息加密手段不仅可以保证使用者信息的安全, 同时也可更好的保证信息资源的安全。

4.加强档案管理队伍建设

在档案数据管理与信息分析管理中, 其核心工作内容体现为对数据信息资源进行充分开发, 使其利用价值得到充分体现。由此可见档案数据管理与信息分析管理是一门极具专业性的工作。因此, 在管理工作中, 管理人员首先需具备扎实的档案管理理论知识, 专业技能和丰富的工作经验, 在工作过程中能够充分运用先进理念、现代化技术和手段实施档案数据管理和信息分析管理。其次, 管理工作人员还需全面了解和掌握档案数据管理和信息分析管理的相关标准、制度和法律法规, 并在实际工作过程中能够自觉严格执行相关法律法规和制度。再次, 管理工作人员还行具备高度工作责任感和良好的职业道德, 在实际工作过程中需保持细心、谨慎的工作态度, 并有乐于奉献的精神。因此, 基于该项工作存在的特殊性, 需要加强档案管理队伍建设, 积极培养高素质管理人员, 并通过合理的方式积极引进并留住高水平档案管理者。在档案管理过程中, 需高度重视对管理人才进行培养, 建立起一支能够更好地适应大数据时代、信息化时代的档案管理队伍, 进而保证档案管理工作能够更好地适应社会发展需求。

三、结束语

档案资源数据化管理和信息化管理是一种必然发展趋势, 档案管理是一项具有长期性、系统性和复杂性的工作, 其会随着经济的发展、社会的进步不断发生变化。因此在不同阶段, 需加强对管理工作中存在的优点和缺陷进行深入分析, 及时发展档案管理工作中存在的相关问题, 进而根据实际情况制定出相应的改进措施, 加强对档案资源进行管理。只有这样才能保证档案管理工作不断向规范化、标准化方向发展, 使其能够更好地适应经济的发展和社会的进步, 促进档案资源的利用价值得到更好充分的体现, 使其能够更好地适应市场经济及社会发展需求, 促进社会发展。

参考文献

[1]崔海莉.大数据时代档案信息安全管理新思考[J].档案学研究, 2015, (1) :251-252.

[2]王毅, 赵淑梅.国有企业技术创新与档案大数据管理安全战略研究[J].档案学通讯, 2014, (2) :384-385.

[3]毛羽丰.科技档案信息化建设中数据备份的思考[J].办公室业务, 2013, (3) :23-24.

高校学生电子档案数据管理探讨 篇2

高校档案管理工作的需求

大数据时代背景下，高校档案管理工作应予以高度重视，培养专业档案管理人才规范档案管理流程；增加学生信息搜集维度，档案应更加全面地涵盖与学生相关的各方面信息，让档案成为全面客观了解学生的有力凭证；动态维护档案信息，及时更新学生入团入党、奖励与惩罚等信息，科学合理利用档案信息；适应大数据时代的需求，完善高校学生档案数据库，帮助高校工作者及时、准确、全面地查询和了解大学生的各方面信息，提高学生管理工作效率；统计整合相关数据，方便高校管理者和思想政治教育工作者，从大量的学生档案数据中挖掘有用信息，帮助高校管理部门了解学生的状况，发现学生问题，为制定相关的管理策略提供依据和参考。

高校学生电子档案管理策略

2.1 建立“大档案”观念，信息采集多元化。现如今，大数据技术可以深入应用到更多的领域，档案管理领域也不例外，存档数据化是必然趋势，扩大数据收集的采集的范围，全面覆盖学生信息，不再局限于传统档案信息，学习卡、成绩单、基本信息登记表、获奖证书等不再是相互独立的，档案中还可以采集包括学生性格、爱好、特长、心理测评报告等情况，建立多维度的信息采集框架，全面搜集与学生成长和发展密切相关的信息，档案精细化和精确化。

2.2 养成常态性习惯，档案维护动态化。高校学生档案不单单是“入学一登记，毕业一汇总”的事，学生的各类信息资料往往是分散在各个科室部门，到最后毕业时才一股脑儿装进档案袋了事，这期间档案几乎没有利用。高校的学生电子信息系统也处于闲置状态。学生档案的维护应当成为高校学生管理的日常工作，动态更新学生信息，包括学生平时表现，辅导员心理辅导，教师评价，档案始终以学生为中心，建立清晰的数据采集目标。档案信息应当与学生当前真实状况保持同步。

2.3 完善保密性原则，管理人员专业化。很多学校的档案管理人员都是其他工作人员兼职，高校学生电子档案管理要求注意信息系统的可靠性，建立完善的保密原则，提高档案管理人员的综合素质，必须实现档案管理工作人员专业化。既能熟练掌握和应用现代化信息手段采集、处理和维护学生的档案信息，又能有较高的职业素质，规范工作，保证学生档案信息的安全性。

电子档案数据管理的优势

3.1 信息丰富全面，便于为学生成长发展提供个性建议。大学是高校学生个人发展的重要阶段，全面搜集与学生有关的信息，为每个学生建立个性化档案，有助于全面分析和了解学生当前状况。从大数据的观点来看，电子档案数据为预测学生个人优势与不足提供了基础，便于辅导员和任课教师快速了解学生的状况，及时跟进教育教学策略，同时丰富的数据可以为学生的性格评价、个人发展、求职就业提供建议。

3.2 档案支持扩展，便于管理者及时维护更新学生数据。电子档案数据方便随时更新和扩展，便于高校辅导员、任课教师甚至是家长随时了解学生的状态，及时对学生学习生活中遇到的问题困惑予以疏导和解决，对学生的优秀表现予以肯定和鼓励，方便教师结合学生的平时学习表现，制定出更加适当的教育教学策略。各部门及时更新学生的信息、联系方式、表现变化等，有助于促进各部门之间工作的协调和配合，方便资源的共享，有效避免工作的重复，提高了学生管理的工作效率。

3.3 系统方便快捷，便于使用者快速整合不同需求信息。电子信息系统的高效性和便捷性自不用说，大数据技术解决了学生数据信息的丰富而带来的工作量的增加。档案查阅者通常并不需要阅读档案中的全部信息，电子档案可以根据不同的条件重组和整合学生的档案信息，使用者可以方便地在电子档案数据库中查找、定位、筛选各类信息，有针对性地提供目标信息，最大限度地满足各种需求。同时电子档案数据库方便管理，对于新生入学、毕业生转出等情况，管理者可以进行批量操作，通过数据传输等方式实现档案转递，极大程度地避免了手工操作中会出现抄写错误、信息遗漏、档案丢失等现象。

中央民族大学理学院

电子档案数据安全管理的原则和模式 篇3

关键词：防火墙；C/S模式；人工同步现

现代科技的高速发展导致了档案数量的急剧增加。档案利用率不断提高，而传统的手工整理、检索档案，已越来越不适应查阅者的需要。伴随着网络技术在全球范围内的日益普及，人类已进入信息社会。在此形势下。利用计算机网络系统对档案进行网络化管理，已成为当今社会发展的必然趋势。近几年来，在档案计算机管理的过程中，由于人们对档案数据库安全性的认识不足，档案数据库受损的情况时有发生，有些甚至导致整个数据库彻底毁坏，不但造成重大的人力物力损失，而且影响整个档案管理现代化进程。在当今的信息社会中，数据库尤其是电子数据库已经在各类档案数据库中占主导地位，有着极为广泛的应用领域。电子档案数据库凭借网络这一强大的信息获取和便利的交流方式，得到了快速兴旺的发展，但同时也给档案数据库的安全管理模式带来了新的挑战，网络环境下的档案数据库信息安全问题就显得尤为重要了。

档案数据库是档案信息资源建设的核心内容，也是档案信息系统的中心模块。全国以及各地方的档案馆都在如火如荼地进行数据库建设，而保证档案数据的原始性、可靠性、完整性与保持档案数据的保密性就给档案数据库系统的建设提出了现实要求。本文分析了档案数据库系统信息安全管理的基本原则，并提出了建立档案信息安全管理的策略以及解决档案信息安全的方案等问题。网络环境下，开展档案信息化管理，档案信息在网络中流通，必然会出现利用和安全防护的矛盾。由于网络的共享性开放性等特征，决定了网络系统的脆弱性，档案的安全存在着严重的隐患，很容易遭受各种不良因素的影响和破坏。

1档案信息安全管理的基本原则

1.1存储管理原则。档案馆网上在线提供服务，对于未实行对外开放的档案信息，需要同时制三套静态备份，其中一套实施硬盘备份，其他两套刻录成光盘或者存储于磁带等物理设备上，并分别存放于本地和异地实施安全保障。

1.2访问控制原则。采取防火墙等软硬件设备，合理划分内部网段。控制各类用户对档案馆内部网络和数据的访问，控制档案馆内部用户访问外网的权限，控制档案馆内部不同权限用户对不同网段、不同数据的访问权限。

1.3入侵检测原则。实时监控馆内网络上传数据的可靠性，对黑客攻击、非法用户、病毒等不安全因素进行记录、分析、过滤，并及时制定预防策略和采取有效措施。

1.4档案共享、交换信息加密原则。电子信息环境下，许多传统上基于纸面上的重要凭证已转化为电子数字媒体的形式，数字媒体在生成、传输的过程中会引发多种安全问题，因此，档案共享、交换信息加密是安全系统中不可或缺的重要一环。

数据加密技术是适用范围更广的一项技术，它对网络结构没有特殊的要求，对网络服务影响也小，只在收发两端用软件进行加、解密工作。数据加密技术要求只有在特定的用户或者网络才能解除密码而获得原来的数据，这就需要给数据发送方和接收方以一些特殊的信息用于加、解密，这就是所谓的密钥，最简单方式是单密钥通信双方必须交换彼此密钥，而在接收方收到数据后，用对方所给的密钥进行解密。

2档案数据安全管理模式

2.1档案信息管理策略——防火墙管理模式

防火墙技术是近期发展起来的一种保护计算机网络安全的技术性措施，它在某个机构的网络和不安全的网络之间设置障碍，阻止对信息资源的非法访问，也可以使用防火墙阻止专利技术从网络上被非法输出。也就是说，防火墙是一道门槛，用它来控制进、出两个方向的通信。

防火墙系统一般由许多软件与硬件共同构成。其主要作用是：在保护专用网络免受外部攻击的同时使网络用户能够在最低风险状态下访问公共网络。档案信息系统防火墙应能为档案信息的共享、交换提供如下安全保障：

2.1.1保证所有档案信息的共享、交换都是授权访问，在转发所有信息流的同时能够逐项屏蔽掉可能有害的服务。

2.1.2能够封锁所有信息流，只对需要的服务逐项开放，以保证档案信息的共享、交换平台免遭攻击或非法入侵，保护关键系统免受来自外部或内部的攻击。

2.1.3支持私有数据加密，保证通过因特网进行的档案信息的共享、交换活动不受破坏，具备反欺骗功能，能够检测并屏蔽掉来自网络外部的非法数据包，广泛支持WWW、HTrP、FTP等服务。

防火墙技术是被动防卫型安全保障系统，它的特征是在网络边界上建立相应的网络通信监控系统来实现安全保障。它要求所保护的网络是一个相对封闭的拓扑结构，只是在有限出口与外界联络。建立防火墙就是利用专用安全软件、硬件、以及管理配置，对内部网络与外部网络之间的往来信息进行检测、控制和修改。防火墙最常采用的技术有数据包过滤(Paeket filter)、应用网关(Applieation Gateway)和代理服务器(Proxy Server)。数据包过滤技术是根据数据包的源地址、目的地址、TCP(传输控制协议)端口令等因素或它们的组合来综合判断，只有满足逻辑条件才许通过，选择的判断依据即为系统内部事先设置的过滤逻辑包，这一过程多在路由器上完成。

采用防火墙的访问控制原则在网络层控制内外网之间计算机的互访，在档案专网和公网之间、在档案馆局域网和档案专网之间分别设立防火墙并建立相应的访问控制策略，以限制馆内外用户的进出访问。通过防火墙也可以将馆内局域网划分为更细的网段如开放区、业务操作区和数据服务区等，分别实施不同安全级别的管理。

2.2档案信息管理策略——C/S管理模式

在网络链接模式中，除对等网外，还有另一种形式的网络，即客户机/服务器网，Client/Server。在客户机/服务器网络中。服务器是网络的核心，而客户机是网络的基础。客户机依靠服务器获得所需要的网络资源，而服务器为客户机提供网络必须的资源。

档案馆内采用C/S(客户端/服务器)运行模式，管理方便，运行效率高，每个用户的操作权限是根据其业务需求来指定，主要包括对系统的功能操作权限和数据操作权限两大类：档案专网内的授权用户可以采用C/S和B/S(浏览器/服务器)两种模式访问业务数据。其安全授权方式一方面通过档案馆与外网之间的防火墙访问控制策略进行限制：另一方面通过应用程序的身份认证来判断该用户是否是档案管理信息系统的合法用户，来限制其访问权限。

2.2.1C/S架构软件的优势

一是应用服务器运行数据负荷较轻。最简单的C/S体系结构的数据库应用由两部分组成，即客户应用程序和数据库服务器程序。二者可分别称为前台程序与后台程序。运行数据库服务器程序的机器，也称为应用服务器。一旦服务器程序被启动，就随时等待响应客户程序发来的请求；客户应用程序运行在用户自己的电脑上，对应于数据库服务器，可称为客户电脑，当需要对数据库中的数据进行任何操作时，客户程序就自动地寻找服务器程序，并向其发出请求，服务器程序根据预定的规则作出应答，送回结果，应用服务器运行数据负荷较轻。二是数据的储存管理功能较为透明。在数据库应用中，数据的储存管理功能，是由服务器程序和客户应用程序分别独立进行的、前台应用可以违反的规则，并且通常把那些不同的(不管是已知还是未知的)运行数据，在服务器程序中不集中实现。例如访问者的权限，编号可以重复、必须有客户才能建立定单这样的规则。所有这些，对于工作在前台程序上的最终用户，是“透明”的，他们无须过问(通常也无法干涉)背后的过程。就可以完成自己的一切工作。在客户服务器架构的应用中，前台程序不是非常“瘦小”，麻烦的事情都交给了服务器和网络。在C/S体系下。数据库不能真正成为公共、专业化的仓库，它受到独立的专门管理。

2.2.2C/S架构软件的劣势

luternet上的用户由于地域广，因此档案馆内部采用C/S运行模式是非常合适的，但是C/S模式本身的缺点和不足也是很明显的：

客户端需要安装专用的客户端软件。首先涉及到安装的工作量，其次任何一台电脑出问题，如病毒、硬件损坏，都需要进行安装或维护。还有，系统软件升级时，每一台客户机需要重新安装，其维护和升级成本非常高。C/S架构的劣势是高昂的维护成本且投资大。采用C/S架构，要选择适当的数据库平台来实现数据库数据的真正“统一”。使分布于两地的数据同步完全交由数据库系统去管理，但逻辑上两地的操作者要直接访问同一个数据库才能有效实现。有这样一些问题，如果需要建立“实时”的数据同步，就必须在两地间建立实时的通讯链接，保持两地的数据库服务器在线运行，网络管理工作人员既要对服务器维护管理，又要对客户端维护和管理，这需要高昂的投资和复杂的技术支持，维护成本很高。维护任务量大。

2.3档案信息管理策略——人工同步安全管理策略

浅析档案数据库的安全管理模式 篇4

一、防火墙管理模式

防火墙技术是近期发展起来的一种保护计算机网络安全的技术性措施, 它在某个机构的网络和不安全的网络之间设置障碍, 阻止对信息资源的非法访问, 也可阻止专利技术从网络上被非法输出。也就是说, 防火墙是一道门槛, 用它来控制进、出两个方向的通信。防火墙技术是被动防卫型安全保障系统, 它的特征是在网络边界上建立相应的网络通信监控系统来实现安全保障, 要求所保护的网络是一个相对封闭的拓扑结构, 只是在有限出口与外界联络。建立防火墙就是利用专用安全软件、硬件以及管理配置, 对内部网络与外部网络之间的往来信息进行检测、控制和修改。防火墙最常采用的技术有数据包过滤 (Packet filter) 、应用网关 (Application Gateway) 和代理服务器 (Proxy Server) 。数据包过滤技术是根据数据包的源地址、目的地址、TCP (传输控制协议) 端口令等因素或它们的组合来综合判断, 只有满足逻辑条件才允许通过, 选择的判断依据即为系统内部事先设置的过滤逻辑包, 这一过程多在路由器上完成。防火墙系统一般由许多软件与硬件共同构成。其主要作用是在保护专用网络免受外部攻击的同时, 使网络用户能够在最低风险状态下访问公共网络。档案信息系统防火墙应能为档案信息的共享、交换提供如下安全保障:保证所有档案信息的共享、交换都是授权访问, 在转发所有信息流的同时能够逐项屏蔽掉可能有害的服务;能够封锁所有信息流, 只对需要的服务逐项开放, 以保证档案信息的共享、交换平台免遭攻击或非法入侵, 保护关键系统免受外部或内部的攻击;支持私有数据加密, 保证通过因特网进行的档案信息的共享、交换活动不受破坏, 具备反欺骗功能, 能够检测并屏蔽掉来自网络外部的非法数据包, 广泛支持WWW、HTTP、FTP等服务。采用防火墙的访问控制原则, 在网络层控制内外网之间计算机的互访、在档案专网和公网之间、在档案馆局域网和档案专网之间分别设立防火墙并建立相应的访问控制策略, 以限制馆内外用户的进出访问。通过防火墙也可以将馆内局域网划分为更细的网段, 如开放区、业务操作区和数据服务区等, 分别实施不同安全级别的管理。

二、C/S管理模式

在网络链接模式中, 除对等网外, 还有另一种形式的网络, 即客户机/服务器网, 即C/S。在客户机/服务器网络中, 服务器是网络的核心, 而客户机是网络的基础, 客户机依靠服务器获得所需要的网络资源, 而服务器为客户机提供网络必须的资源。档案馆内采用C/S运行模式, 管理方便, 运行效率高, 每个用户的操作权限是根据其业务需求来指定, 主要包括对系统的功能操作权限和数据操作权限两大类;档案专网内的授权用户可以采用C/S和B/S (浏览器/服务器) 两种模式访问业务数据, 其安全授权方式一方面通过档案馆与外网之间的防火墙访问控制策略进行限制;另一方面通过应用程序的身份认证来判断该用户是否是档案管理信息系统的合法用户, 来限制其访问权限。

1. C/S架构软件的优势。

一是应用服务器运行数据负荷较轻。最简单的C/S体系结构的数据库应用由两部分组成, 即客户应用程序和数据库服务器程序。二者可分别称为前台程序与后台程序。运行数据库服务器程序的机器, 也称为应用服务器。一旦服务器程序被启动, 就随时等待响应客户程序发来的请求;客户应用程序运行在用户自己的电脑上, 对应于数据库服务器, 可称为客户电脑, 当需要对数据库中的数据进行任何操作时, 客户程序就自动地寻找服务器程序, 并向其发出请求, 服务器程序根据预定的规则作出应答, 送回结果, 应用服务器运行数据负荷较轻。二是数据的储存管理功能较为透明。在数据库应用中, 数据的储存管理功能, 是由服务器程序和客户应用程序分别独立进行的、前台应用可以违反的规则, 并且通常把那些不同的 (不管是已知还是未知的) 运行数据, 在服务器程序中不集中实现。对于工作在前台程序上的最终用户, 无须过问 (通常也无法干涉) 背后的过程, 就可完成自己的一切工作。在C/S体系下, 数据库不能真正成为公共、专业化的仓库, 它受到独立的专门管理。

2. C/S架构软件的劣势。

Internet上的用户分布地域较广, 因此, 档案馆内部采用C/S运行模式是非常合适的, 但是C/S模式本身的缺点和不足也是很明显的:客户端需要安装专用的客户端软件。首先涉及到安装的工作量;其次任何一台电脑出问题, 如病毒、硬件损坏, 都需要进行安装或维护;再次, 系统软件升级时, 每一台客户机需要重新安装, 其维护和升级成本非常高。这也使得C/S构架具有了投资大且维护成本高的劣势。采用C/S架构, 要选择适当的数据库平台来实现数据库数据的真正“统一”, 使分布于两地的数据同步完全交由数据库系统去管理, 但逻辑上两地的操作者要直接访问同一个数据库才能有效实现。

三、人工同步安全管理模式

档案数据管理模式 篇5

作者

（单位）

摘要：主要阐述了如何利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发人事档案管理系统，介绍了人事档案管理系统数据库的建立和系统的各项功能及各项功能的实现方法。该系统由主画面和子画面组成，界面美观，操作简单，能大大提高工作效率，适用于企事业单位的人事档案管理。

关键词：数据库；管理；人事档案

1前言

随着信息技术的发展，人事档案的信息化管理已经是企业必然的选择，特别是Internet 以及企业网站的日益普及，各级人员希望能够迅速、快捷地查询档案资料，这就要求人事档案管理系统要具有网上查询的功能。随着人事变动的增加，人事档案数据日益庞大，人事档案管理系统的复杂度也随之提高，要求达到使用高效、安全存储的目的。

为配合企业信息化进程，采用实用型关系数据库V-FOXPROW编写了人事档案管理系统，改系统具有良好的图形用户界面，操作方便，简单易学，它能更好地实现人事档案的微机化管理，减轻人们负担，提高工作效率。

2档案管理系统的功能设置

本系统开发以高内聚、低耦合为基本设计原理，并以自顶向下逐步求精的数据结构流程模式进行问题的分解，结合档案管理系统中业务流、数据流、人机边界、数据接口等将档案系统进行自然语言的流程设计。

根据档案管理的要求和我中心的实际情况，对本系统的运行平台作出如下要求：本系统的客户端程序要求运行在Windows98或以上的Windows操作系统平台上，数据库服务器也采用Windows平台，客户端程序与数据库服务器的连接模式采用Client/Server(C/S)模式，客户端软件与数据库系统进行直接通讯处理。因本系统中数据处理流程相对简单，数据传输要求较高，因此本系统采用结构简单的单层数据处理方法，所有数据处理流程均在服务器端

完成，从而不涉及中间件的数据处理。客户端软件要求不限制同时在线的操作用户数量。

2.1 用户及操作人员权限设置

本系统的用户分管理员和普通用户。管理员的职责是负责对使用用户、数据表式、数据显示格式的设置、修改，以及数据库备份和数据库还原工作。普通用户由于工作职责不同拥有不同的使用权限；档案资料的增加及修改权、档案库的查询统计权、档案报表和各类证明材料的打印权，以及人事代理管理权，各种权限可以进行组合分配。用户在使用档案管理系统时要求根据相应的用户名称及该用户的密码进行登录，登录后系统将根据当前用户所获得的权限分配相应的功能权限。

2.2 查询统计功能

查询统计功能要求有多种较智能化的查询统计方式，在系统中要求将查询统计分类为单项查询、综合查询、单项统计、综合统计四项，单项查询及单项统计是针对档案项目中某一项进行的全匹配或部分匹配的查询统计；综合查询及综合统计则是根据档案库中所有项目进行的全方位智能化查询统计，其查询统计的方式有完全匹配(即等于)、大于、小于、包含(模糊方式)、范围等，可根据不同的条件进行组合条件查询。

2.3 打印功能

打印功能主要是嵌入在查询统计功能中，要求实现查询统计结果的打印、档案保管证明、工作简历(工龄)证明以及调档函的打印，此外还要能实现常用的档案报表和档案清单的打印。系统的实现环境和总体方案设计

人事档案管理系统是在IBM微机上的WINDOWSXP操作系统下，利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发而成的。该系统根据人事档案管理要求，分为人事档案数据库和数据库管理两部分。人事档案数据库根据需要建立34项基本内容，每一项有一个名称、数据的类型和最大长度。一个人员的34项内容构成一个记录。其中数据的类型有：字符型、数字型、日期型、备注型。数据库管理部分按照对数据库的操作不同，分为主画面模块和功能模块。

主画面模块用来完成会员档案管理系统的数据录入、修改和功能设置。整个程序的工作是在主画面模块的控制下，根据用户的要求，选择不同的功能模块来完成对数据库指定的操作。功能模块包括∶姓名查询模块、电话查询模块、前插记录模块、后插记录模块、增加记录模块、删除记录模块、打印记录模块、导向记录模块及综合查询模块，用来完成档案建立

和维护、档案查询、档案输出等系统功能。本系统程序采用模块化设计，有利于扩充程序的功能，以满足用户的各种要求。系统编程调试及运行情况

根据总体方案要求，利用V-FOXPROW提供的开发系统，编写出人事档案管理系统软件。由于该系统为模块化设计，因此采取调试的方法是:单个模块调试→各功能模块与主画面模块相结合调试→整个系统调试。调试正常后，利用开发软件提供的项目管理器及编译功能完成程序的编译，形成XX.EXE执行文件。

该系统软件经调试后，在不同类型的微机上(带有WINDOWS中文版操作系统)安装使用，运行正常。本软件除完成主要功能的程序设计外，还完成了一些辅助功能的设计。如:进入系统需要输入保密口令；检查是否有重记录功能；采取一些保护措施，即使用户操作上有错误，系统也能正常运行，并给出一些提示，帮助你完成任务；系统程序中设计了“序号”自动增减功能，可以大大方便用户，免除了在增减记录和插入记录时修改序号带来的麻烦，提高工作效率；设计中还考虑到画面前后的一致性，在没有查询到记录和打印输出完记录后，仍回到原来的记录；综合查询部分能够对人员的任意情况进行查询、排序、组合，可同时输入26个条件进行查询。所有这些，给用户的使用带来很大方便。使用效果

通过调查和用户反映，该人事档案管理系统运行正常，可靠性强，效果良好。

(1)采用计算机对工会会员档案进行管理，打破了传统式的会员档案管理模式，可以达到高水平的信息存储、查询、打印，它不仅节省人力，使人们从繁琐枯燥的劳动中解放出来，大大提高工作效率，而且可以减少人为的差错，能正确、及时地提供人员档案资料。

(2)传统卡片式管理，会员个人资料项目固定，且内容较少，而工会会员档案管理系统可根据需要，灵活添加所需内容，且项目数量增多，可以包含会员基本情况，使得会员档案管理更具有灵活性和实用性。同时，工会会员档案的调转非常容易。

(3)为科学决策某项工作提供依据。由于各种查询、统计和打印的便捷性、准确性，使该系统成为许多工作不可缺少的助手，为工作的科学决策和顺利进行奠定了基础。

(4)提高了人们使用现代化工具的意识，带动了其它工作的微机化管理，同时也为今后的人员档案信息共享提供了有力的保证。

5结语

通过以上数据表与数据库及应用模块的设计，我们完成了人事档案管理系统的设计，该系统不仅可以提高工作效率和档案管理的准确性，而且非档案管理人员也可以通过内部网随时了解自己的情况，为今后数字化档案管理系统的整体建设奠定了基础。

参考文献

[1]晶辰工作室编.VISUAL FOXPRO6.0操作指南[M].北京：人民邮电出版社，1998

[2]张之超编.VISUAL FOXPRO6.0开发指南[M].北京：人民邮电出版社，1999

[3]孙伟.人事档案管理系统的设计[J].中国科技信息，2005，(06)

略论数据库与档案管理 篇6

关键词 数据库 档案管理 应用

信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会发展和变革的重要力量。随着我国各单位业务的急速发展，单纯的手工记录方式已无法及时有效地对档案材料进行收集、整理、立卷、归档和管理。而计算机技术在近十年来的迅猛发展，使得各单位利用计算机对档案进行辅助管理成为可能。档案信息化是在档案管理中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理和提供利用等服务，主要包括档案资源数字化和网络化、档案信息管理和利用提供的一体化、档案信息的高度共享等。

近年来，随着我国经济社会的快速发展，档案管理工作有了很大的进步。但要实现档案工作的持续发展就必须不断创新，与时俱进。实现档案管理创新的途径包括思想意识的创新、管理方式的创新、服务方式的创新和提高档案工作人员素质等方面。 进一步加强和改进档案管理工作，深入贯彻落实档案法律、法规，全面细致、扎实认真地做好档案管理基础工作，牢牢掌握档案信息源开发利用工作，是全面落实科学发展观、建设和谐事业的一项重要的基础工作。

《全国档案信息化建设实施纲要》规定了我国近期档案工作发展目标，《国家信息化发展战略（2006年—2020年）》的审议通过，为档案信息化提供了有力保障。计算机的介入打破了传统的管理模式，使得原本松散、庞杂的档案管理迈入了集中统一、信息自动化的新领域。虽然，利用计算机辅助管理档案能大量减轻管理工作的强度、提高管理工作的效率，并能减少管理工作的失误，但是由于计算机技术，尤其是数据库的发展是一个逐步开发、完善的过程，同时使用该技术的工作人员也有逐步学习、应用的阶段，因此计算机辅助管理各单位档案中也存在着不少需要解决的问题。

一、数据库在档案管理中应用的现状与不足

随着各单位业务的不断扩大，传统的手工管理档案的方法，已经不能适应成倍膨胀的档案数量，也无法满足社会对档案的巨大利用需求，利用档案管理软件进行计算机管理是提高各单位档案服务水平的必由之路。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，在这个意义上说网络传递的仅是档案信息，用户得到的仅是复制品，而非档案原件。使用数据库计算机辅助管理档案不同于以往对纸质文档进行收集、整理、立卷、归档、管理等工作，管理人员除了需要具备档案管理业务素质外，还需要对计算机及数据库应用具备一定的认识。有相当多的档案管理工作人员知识结构老化，缺乏计算机技术知识，不能准确、规范地录入基本信息，导致基本信息错误、缺失甚至张冠李戴。与此同时，由于一些档案管理软件在建立时仅考虑当时的数据量和用户需求，数据库结构中只有比较有限的几个数据字段，数据库容量较小，不能导出通用格式的数据。当数据量成倍增加，数据库运行的速度就相应减慢，使工作效率被迫降低。

二、数据库在档案管理中的应用建议

要全面提升档案数据库系统的安全水平是个艰难的过程，涉及方面很多，需要管理部门投入人量的人力物力。有些方面，例如，设备的可靠性，火灾预防等方面，主要涉及投入力度的问题：防止人为的有意识破坏方面，如泄密监取密码口令、计算机病毒、黑客等，主要依靠管理制度和计算机安全专项技术。但在数据库的一致性、完整性问题上，档案管理部门自身起着决定性作用。主要应关注以下几点：

1.采用科学的数据库开发方式

早期使用结构化方法开发的档案管理软件，其稳定性、可修改性和可重用性都比较差，用户需求的变化往往造成系统结构的较大变化，并且需要花费很大代价才能实现这种变化。新的档案管理软件可采用面向对象的程序设计方法，商定一种或多种数据转换方式，以便数据能够在不同软件之间实现信息共享。考虑到信息网络化的需要，档案管理软件可具备通过网页进行数据查询、交换的功能。同时还应考虑数据量增加的速度和数据库技术发展的趋势，以便今后对数据库进行升级或更新换代。对于管理条例的各种文件可采用数码照相或者文本方式进行保存整理，通过公文类程序或网页进行交换及查询。

2.确保档案的保密性和安全性

单位档案的保密性和安全性是十分令人关注的问题。档案一旦进入计算机网络系统，网络的安全将直接关系到档案的保密性。对于计算机网络与电子文件所存在的技术上的弱点只能靠技术上的发展去解决。作为计算机网络的使用者，电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展，也有责任采用诸如防火墙、密码技术、网关、虚拟保险箱、电子印章、电子水印等最先进信息技术解决上述问题。同时通过建立符合科研档案技术发展规律的各种工作规范来保障电子文件的安全。只要工作规范，技术到位，这一科研档案工作的主要障碍是完全可以解决与克服的。

3.加强网络监控，及时备份数据

网络中存在的安全性问题是对档案管理系统安全性最大的威胁。目前有多种网络安全策略，各种安全策略必须相互配合才能真正起到保护作用，其中网络的访问控制可以说是保证网络安全最重要的核心策略，它的主要任务是保证网络资源不被非法使用和访问，它也是维护网络系统安全、保护网络资源的重要手段。另外，要注意建立计算机检索查询和提供档案信息的主要服务方式，为使用者提供网状信息组织结构，使用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览，而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。

当档案信息系统扩展到局域网甚至互联网时，计算机病毒成为不可回避的危害，而且新型病毒具有许多网络时代的新特征，例如，病毒传播主要通过网络途径扩散，病毒与计算机入侵关系密切，Windows操作系统的网络功能是常见的攻击点，等等，档案工作者应当时刻注意新的技术变化，制定针对性策略，并从管理制度、技术监督、后备保护、应急措施等多方面综合防范。

4.加强法制建设

档案数据管理模式 篇7

(一) 大数据带来的挑战。

2012年以来, “大数据”一词越来越多地被提及, 人们通常用它来命名与之相关的技术发展与创新, 并定义和描述信息爆炸时代产生的海量数据。档案本身是一种具有原始性物证的载体, 更是一种特殊的信息资源, 在大数据时代被赋予了新的内涵, 是大数据极为重要的组成部分。如何抓住大数据初现的历史机遇, 实现档案管理方法、理念及模式的转换与创新, 以适应新时代信息收集、传播、利用的新趋势是档案部门面临的一项新课题。与此同时, 传统档案管理利用模式也受到大数据高度关注可用性特点的挑战。

(二) 大数据的基本特征。

一般认为, 大数据 (big data, mega data) , 或称巨量信息、巨量资料, 是收集和分析大量信息的能力, 目的在于从复杂的数据里找到过去不容易昭示的规律。通常认为, 大数据具有4个“V”字开头的特征, 即体量大、多样性、价值密度低、速度快。相比“数据”而言, “大数据”的显著特征是:第一, 数据的属性是包括结构化、非结构化和半结构化数据。第二, 数据之间频繁产生交互, 大规模进行数据分析, 并实时与业务结合进行数据挖掘。

二、档案管理工作大数据特征

大数据是继云计算、云存储、移动互联网和物联网等新技术新应用之后IT产业又一次颠覆性的技术变革。它影响着科技、商业、企业、政府和个人等各个领域, 整个世界步入了大数据时代。档案界也不例外, 滚滚来袭的大数据浪潮也必将使传统的档案工作发生变革。档案管理的思维, 档案资源的组织、收集、存储、利用方式都在发生新的改变, 呈现新的特点。

(一) 档案数据资源种类繁多。

目前, 档案数据主要来源于两个方面:1.各业务部门通过业务系统产生的业务数据转为档案数据。2.档案部门通过人工填写、录入、搜集归类后转为档案数据。前者具有及时、广泛、数据量大、内容繁杂的特点;后者最常见的是将馆藏的实体档案通过数字化技术转为档案数据, 如扫描、拍照等。可见, 随着全面开展按照“存量数字化”和“增量电子化”要求, 档案数据资源的数量必将呈几何级增长, 形成真正意义上的档案大数据。档案管理的信息资源呈现多元化:有档案内容、档案管理、档案实体、档案应用和档案馆楼宇管理信息资源。这些资源中存在着大量的结构和非结构化的种类繁多的数据, 既可以让用户满足利用需求获取档案内容信息;也可以让管理者获取档案管理知识, 协同处理档案业务工作。

(二) 档案数据资源价值密度低。

在传统档案管理工作中, 一直存在“重藏轻用、重资源轻管理”的现象, 人们既要尽力避免档案实体涨库, 避免档案信息存储空间限制, 又要防止有效档案资源被淹没海量档案中间降低利用价值;而在利用环节, 人们追求档案如何在需要时应有尽有, 同时要能被快速、准确地检索出来。因此, 从这个意义上来说, 档案价值的实现更多地体现在“用”上, 而档案的“用”要做到全智能服务。应用大数据技术, 可以通过主动调查业务部门的需求, 建立各种数据模型, 对海量数据进行聚类、分类、数据挖掘与分析, 实现有针对性、个体化的服务, 将数据进行系统地收集、分析、发现和预测, 从而建立起更切合用户需求的档案信息服务模式。

三、大数据时代下档案管理面临的挑战

(一) 技术瓶颈有待解决。

在实际档案管理工作中, 大数据技术的应用将面临新的挑战。譬如:库房资源成为档案管理存储的瓶颈;如何将大数据解决方案与传统的档案信息资源、数据存储和应用技术进行融合衔接?可见, 设计最合理的分层、分级存储架构已成为数据管理及服务的关键技术, 当然还要有稳定的信息整合、迁移和归档技术。

(二) 档案部门的职能义务。

如今的档案部门不但要承担收集和保存好档案资料的社会责任, 还要承担档案信息资源有效利用和产出良好社会效益的重任。结合大数据带来的挑战和机遇, 档案部门已经开始朝着知识管理、信息服务的方向发展, 运用大数据理念, 在保障国家安全、商业秘密、知识产权、个人隐私的前提下, 全面整合开放并管理公共数据信息资源, 以满足全社会对信息资源的利用需求, 发挥档案部门的数据主体地位和职能作用, 是值得深入思考的问题。

(三) 法律规范需完备。

在新形势下, 各个加入大数据应用的档案馆可以通过有关的协议共享彼此的信息资源, 这样数据的处理和传输将会在一个虚拟的空间内进行。同时也会带来访问和隐私的安全性、稳定性和可靠性等一系列问题。从目前国内大数据的产生和应用来看, 立法工作明显滞后, 不但在数据保护方面缺乏相应的法律规范, 在信息安全度方面也缺乏有效的监管机制和准入制度。

四、大数据时代档案管理变革策略分析

大数据给档案管理思维带来了冲击, 要求我们要用发展的眼光认识、寻求档案管理理念和档案工作的整个流程的突破和创新, 要从馆藏内容的构成、资源开放体系构建、开放平台和应用技术的运用与档案服务方式的改进等多方面着手, 构建一个亲近、便捷、有魅力的开放型档案馆。充分利用大数据挖掘、分析技术, 实现信息资源整合, 做到紧密衔接、全程动态管理和安全可靠。制定大数据时代档案管理的规章制度, 明确目的和标准, 做到档案管理规范化。

摘要：本文论述了档案管理大数据特征;大数据时代档案管理面临的挑战;大数据时代档案管理变革策略分析。

档案数据管理模式 篇8

关键词：大数据,档案管理,模式,功能

随着国家信息化建设的不断深入,由云计算、云存储等新型的IT服务模式所直接催生的数字信息正在爆炸式增长,各高校档案馆(室)数据资源总量也在迅速增长。面对数量巨大、异构的文档信息,同时还要与时俱进地满足现代人类对于信息多样化、高效化、个性化、专深化的需求[1],传统的档案管理模式显然已经不能满足时代的需求。大数据时代在不断改造传统产业的同时,也对传统档案管理模式提出了新的挑战[2],档案管理理念及管理模式变革在所难免。笔者认为,尤其是在知识经济时代,大数据时代的来临相比其他信息技术更加契合档案管理工作的需要,档案资源转化为知识资源, 将成为今后高校档案管理工作必然趋势,大数据在档案管理中将起到举足轻重的作用。由此可见,在大数据时代下,高校档案管理模式如不及时进行转变,高校档案管理工作将会“失能”,未来的档案馆 (室)也将面临边缘化的危险。

一、大数据导致高校档案管理从量变引起质变

大数据时代下的数据处理和存储不仅越来越快,越来越方便, 还越来越便宜。海量数据由结构化向非结构化转变,非结构化数据包括所有格式的办公文档、文本、图片、XML、HTML、各类报表、图像和音频或视频信息等。档案系统下存储的数据更多的是文本、图像、影音等,属于非结构型数据,通过大数据技术,对档案信息进行充分和全面的整合,使之有效地服务于学校及社会。

未来的大数据将直接成为决策的基础。过去的决策靠的是管理者个人的经验、直觉和智慧,但个人的经验毕竟是有限的,科学合理的决策要依靠数据说话。档案作为原始记录,由于其全面性、真实性、现实性等特点,使之具有其他任何材料不可替代的参考和凭证作用。通过对海量档案数据进行分析得出的决策,可以完整、客观地反映真实需求,从而作出正确的决策。因而,在大数据时代,我们完全可以只需要知道要做什么,而不需知道为什么要这么做。不再热衷于寻找因果关系,而关注其存在的相关关系,直接告诉我们“是什么”而不是“为什么”,这就导致档案管理从量变到质变,管理方式也将因此产生变革。用数据说话、用数据管理运行、用数据进行创新的大数据决策成为不可逆转的历史潮流。高校档案馆(室)作为学校档案数据存储部门,管理职能将发生根本性变化,不仅存储数据,还需要对数据进行分析,并将数据分析结果汇编成各种专题及基础数字汇编,为学校领导决策提供依据,为社会提供咨询服务,充分发挥档案史料的“资政”作用。

二、大数据导致高校档案管理技术层面的更新

在数字信息技术环境下,电子载体和数字传播方式的异军突起、信息处理方式的变革以及电子文件的爆炸式增长使得档案的传统载体形态开始向数字形态过渡[2]。因而,构建数字档案馆(室)是数字时代或者说大数据时代档案馆(室)的发展方向。在目前强大的计算机硬件和数据库的支持下,高校档案馆(室)既要按照“存量档案数字化”的要求,对馆藏传统载体档案进行数字化,把纸质文档通过扫描、导入到计算机数据库;还要按照“增量档案电子化”的要求,将原生电子文件导入计算机数据库,以便计算机存储档案信息。“存量档案数字化”与“增量档案电子化”是未来高校数字档案馆数字资源的基础,具有检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小、维护方便、安全等效果。

随着数字档案馆建设的不断推进,未来产生的档案数字资源将是非常庞大的数据量,如果仅依赖于目前的磁性和光学介质进行备份会有很大的局限性,由此推进档案云备份技术的运用,即将异质备份转变为云备份。在这个前提下,高校档案馆(室)不需要花太多资金和人力建设大机房,直接购买服务就行,同时也不用担心在公网上的信息泄露。

三、大数据时代推动高校档案管理模式的变革

1.对高校归档范围和保管期限提出挑战。大数据时代是一个存储介质廉价的时代,数据的价值远远高于介质的价值。在当今“大档案”的管理理念下,传统的归档范围显然已不适用,大数据却为我们提供庞大的存储空间。为满足未来的需求,任何数据都可纳入归档范围。作为数据存储地的高校档案馆(室),档案数据可以包罗万象, 不受归档范围与保管期限的限制。就一个学生来说,高校档案馆 (室)可以利用大数据海量性的特点,可将其在校期间学习、生活、娱乐等各方面的信息纳入归档范围,甚至包括学生的考试试卷、绘画作品、各种便条等,做到应存尽存。同时,为满足学校及社会对档案信息的需求,档案“保管期限”概念将会变得模糊,任何档案价值都有可能成为永久。档案管理者不用投入过多的时间去研究、界定某份材料的价值,不再区分短期、长期、永久,统统以永久期限存储。因为没有任何人能断定30年后某个学生会是否能成为有影响的管理者、专家或学者。将来某个学生当年的只言片语极有可能成为有价值的珍贵档案,他的某一幅作品也很有可能成为价值不菲的宝贝。

2.对高校档案实体分类提出挑战。大数据时代数据处理和存储不仅越来越快,而且越来越方便,这对传统档案的分类、编目、排架等提出挑战。可以说,在大数据时代,现行高等学校档案实体分类将被取消,而改变为以时间为序的储存方式,因为时间序列区别程度强于分类归档。加之现有检索技术水平,不需要按照过去的分类建立索引,更不需要分类储存。就高校档案实体而言,其基本职能活动所形成的党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十个门类档案,不必按一级类目、二级类目细分,存储上也没必要按照分类排列,只需以时间按照书架顺序排列即可。档案编目可以书架序号来编制档号,在电脑上直接索引书架序号或档号即可找到需要的档案。检索工具也将变得更加科学、规范,提供利用也变得更为快捷、方便。

四、大数据时代提升高校档案管理功效

1.知识发现和数据挖掘辅助学校决策。在当今知识经济时代, 高校档案馆(室)的职能将发生根本性的改变,不只是保管,更为重要的是将档案信息转化为知识;档案管理者不仅是管理员,更是知识的提供者。档案资源转化为知识资源,将成为今后高校档案管理工作发展的必然方向,大数据在此将起到举足轻重的作用。对于馆藏档案可运用数据挖掘技术,例如关联规则、决策树、神经网络、支持向量机、随机森林等方法,可以从过往无用的“垃圾数据”中发现其中存在的规律,为学校领导层提供决策依据。如学生档案分析,可以区分和预测学生的类型和行为;通过学生基本信息、考勤、成绩、宿舍和图书馆出入记录、一卡通消费等数据的分析,可以预测哪些学生自杀概率较高,以便及时疏导;通过学生考勤、一卡通及其关联账户的使用情况,区分哪些学生是属于生活困难型的,从而更好地分配勤工助学岗位。同样地,学生作弊概率、健康状况、科研工作能力等都可以通过档案数据分析得出。在学校层面上,通过对网络、BBS、报刊等外部数据以及学校自身、教职工等档案数据及时预测学校可能发生的重大问题,找出哪些教师有较高的教学质量和科研水平,区分受欢迎和不受欢迎的课程以便改革;通过教师专业结构档案的数据分析,有助于了解高校学科分布的情况,为学校引进人才提供参考;通过对学校科研数据的分析,可以辅助教师申报国家自然科学、社会科学基金等各类课题。

2.档案由“国家资源”到“社会资源”转变。在大数据时代下,各行各业的档案信息变得更为开放,档案数据逐渐趋于一体化。存储资源管理、数据分类、重复数据删除、持续数据保护、归档、档案跟踪、备份等终将达到档案数据资源的最佳管理和开放利用效果。近年来,各省、市都相继建立区域性的档案管理网络,使某一地区、某一行业或某一系统的档案实现资源共享。档案由“国家资源”到“社会资源”,这是档案事业的一项重大战略转向,是一场触及思想观念、管理模式的改革,也是档案信息整合与利用模式的改革[3]。高校档案馆(室)的主要优势在于储存、收藏了大量的原始档案,这些都是国家的重要信息资源,是社会资源中最为精华的部分。为此,高校档案馆(室)要积极转变观念,对可公开档案及解密文件等开放公开接口查询,从而实现“国家资源”到“社会资源”转变。这种开放利用既可带动社会进步,使各行各业建立互通互补的档案信息资源,同时打破传统馆藏资源概念,为社会利用提供更为快捷方便的资讯服务。由此而来,高校档案馆(室)服务社会的功能将进一步提高,高校档案的价值与作用也将得到进一步凸显。

浅析大数据时代的档案管理 篇9

一、大数据时代对档案管理的影响

大数据时代的到来,对档案管理工作带来巨大的影响。首先,随着信息化时代到来,档案部门电子档案资源增长迅速。其次是各类馆藏档案的价值明显得到提升。因为相对于其他网络数据资源,馆藏档案数据有着权威性、可靠性、真实性和凭证性的特点。最后是随着大数据技术的发展,推动了各类档案管理部门的信息化、科学化。

二、大数据时代的档案安全

大数据平台的基本构成拥有基础层、管理层、分析层和应用层等多项架构,在档案管理过程中相对应的部分则是档案的收集、管理和利用三个方面。

1. 档案数据采集安全。

在档案管理过程中,档案的采集是档案安全管理的基础,大数据的档案采集有着数据收集范围拓展的特点。即以前不作为档案收集的部分数据,随着信息时代的到来也归入档案范围内。例如对一些道路设施、桥梁、隧洞设施日常的监控设备,以及其他类型的器材所连续积累的时段性或实时性视频数据,如果丢失则意味着该时段的数据完全消失。

2. 档案信息管理系统的安全。

随着档案管理信息化发展档案管理系统从最初的单机版(C/S架构)到网络版(B/S架构)再到最新的面向服务的数据平台(SOA架构)逐渐实现了档案信息渗透到工作流的数据库模式。而档案信息管理系统的安全直接代表了档案的安全,包括硬件安全、系统安全、信息访问安全等。

三、大数据时代的档案利用

1. 利用大数据鉴定电子档案价值。

随着档案数字化的不断深入,电子档案的数量级逐渐在增加,据IBM研究测算,人类发展的全部信息档案中,有90%是近10年来产生的。这对电子档案的管理带来了巨大的挑战,要鉴定电子文件中需要的档案,就必须用到大数据技术,因为传统的鉴定是由专人阅读原件并做出价值鉴定。而大数据则可以由某个机构安装大数据转发器对文件进行收集,进而对收集的电子文件编写索引,进一步对数据开展分类和挖掘,从而实现电子文件价值鉴定和数据分析。

2. 利用大数据处理非结构化的电子档案。

随着数据采集范围不断扩展,非结构化的数据增长越来越快,而由于数据显性或隐性的网络化存在,使得数据之间存在复杂的关联。面对大量的非结构化电子数据,例如在市政管理过程中产生的各类公共设施、照明、绿化相关数据采集后都是独立的档案信息。但是通过利用大数据技术的数据库,可以对这些市政管理相关关系数据、空间数据、图像、数据流等非结构化数据进行分析处理从而得出整个市政管理中所需的信息和数据,为市政建设决策提供数据支持。

3. 利用大数据让档案馆接入政府2.

0系统。政府2.0是电子政务在职能上的转变,使政府真正成为服务型政府。而档案馆作为科学文化事业单位,为政府提供档案信息和数据支持是其基本职能。目前各档案馆与政府各部门之间的平台和系统存在一定的差异性,彼此数据接口不尽相同。而大数据技术则为跨越系统、平台和数据结构提供了可能,让档案资源转化为政府各部门的信息资源。例如在市政管理方面可以将物联网、云计算、信息融合、数据分析、数据挖掘等技术进行集成,打造智慧化的城市管理综合平台,实现了城市管理信息自动化、监管精细化、职能协同化、服务多样化、决策智能化、执法人性化的智慧管理目标。

四、大数据时代档案信息化建设思考

大数据时代的档案信息化建设是非常重要的,一方面档案信息是国家和社会发展的记录,代表了民族的内涵和底蕴,另一方面档案信息也为社会经济文化发展提供了大量的数据和信息。

1. 加大资金投入,改善软硬件设施。

信息化建设必须要有足够的资金保障,大量的计算机和数据库设备的购置、以及其相应的存放场所建设、各类配套软件的开发利用等等都需要大量的资金投入。而档案馆目前的预算经费捉襟见肘。除了增加专项资金政府投入以外,还可以吸引民间资本加入,例如共同开发民用档案为智库,为民间组织提供各类信息服务,这样既解决了档案馆信息化的资金问题,又促进了档案资源的社会化和多元化利用。

2. 提高人员素质。

很多基层档案管理单位的工作人员都能够轻松胜任传统的档案管理工作,但是大数据时代要求我们有着极高的计算机和数据库相关技术。

3. 制定相应的管理制度。

虽然目前档案管理相关法律和制度都较为完善,但这些制度都是对应传统档案管理方式的。随着档案信息化的不断推进,要解决档案安全、资金、档案利用、民间资本注入等问题,没有响应的法律和制度作为支撑是不行的,这就要求及时完善相应的法律和制度,为档案信息化过程保驾护航。

总之,大数据的到来非常迅猛,作为档案管理工作人员,必须及时提高自身专业水平,转变观念和意识,积极融合和利用大数据的优势,提高档案管理科学化进程。

摘要：随着科技发展和信息化建设的不断深入,各行各业的数据爆炸超出了人们的想象,大数据时代的到来让档案管理工作迎来了新的机遇与挑战。如利用大数据带来的价值,跳出传统档案管理的思维制约,实现档案的社会化、多元化、开放化发展,将档案资源转化为知识资源和信息资源,将成为档案管理工作者在大数据时代必须考虑和解决的问题。

关键词：大数据,档案管理,建设

参考文献

[1]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察,2014(01).

档案数据管理模式 篇10

1数据挖掘的简介

数据挖掘是基于数据库管理的一项新的技术, 因为信息化化发展, 数据资料等成爆炸式的增长, 这些数据资料等之间相互混杂, 当使用者想要找到相应的数据资料时如果按照一个一个查找的情况, 极难能寻找到相应的资料。数据挖掘就是利用技术从众多文件中找出使用者想要的一些数据, 数据挖掘技术是利用科学统计以及关键词技术为基础的一项新的综合技术, 有着可以随着数据库大扩大而不断更新的机制。

数据挖掘技术在不断发展和更新中有着很多新的功用。比如对比分析法, 是将两个相似的数据进行整理, 分析两者之间的共同点以及不同之处, 这种功能在运用在医疗中十分有效, 医生可以找出一些相似案例的处理情况, 然后作为参考。这样可以帮助医生更好的拿捏医疗措施的力度, 根据病人自身的情况, 制定最有效的治疗方案。数据分析还可以进行数据分析, 分析未来的发展情况, 帮助企业和部门制定相应的策略。在未来发展分析也对医院有重要的意义, 根据近一段时间病患的情况来分析流行性疾病的趋势, 做好抵御流行性疾病的管控工作。预测未来的发展趋势, 对医院内部的人力资源进行合理的调控, 保证医院工作的顺利进行。

2数据挖掘在医院信息化管理中的应用

数据挖掘在医院的管理可以是多方面的, 其作用主要表现在以下几个方面:

2.1对医疗药品的管理。医疗药品可以通过数据挖掘计算出各种药物的作用能力, 药效以及与价格之间的关系。帮助医院在采购药品时选择经济合理的品牌。同时根据药物的使用量和保质期等因素, 及时对药物进行补充或更换。

2.2对医疗人员的影响。数据挖掘可以利用在医疗过程中病患对医生的满意程度来建立有关的奖励机制, 帮助医疗人员微笑待人, 增强医疗人员的素质, 减少医患之间的矛盾现象。

2.3对病患的影响。医院为前来就诊的人建立相应的医疗档案, 在病患下次就医的时候, 档案可以辅助医生做出准确的医疗判断, 同时也免去了重复询问病患的病史、过敏史、等情况。同时减少一些药物的试敏工作, 减少病患多次试敏。

3医院系统中的数据挖掘算法分析

在我国医院系统中, 数据挖掘技术主要是针对医院的信息化管理、医疗服务以及经济运行进行有效的分析, 从而了解医院各个方面的有关信息, 同时利用挖掘技术可以从众多的医疗资料中发掘有价值的资料, 为医院的医疗决策提供必要的数据依据。我国医院采用的数据挖掘计算方法, 主要包括两个方面, 决策树法以及聚类分析法。

3.1决策树法。决策树是一种常见的数据挖掘方法, 就是把问题看做一棵树木。树木从主干不断的分岔, 就是将问题进行不断的切分, 这样能保障数据的完整性和功用性。利用较多的数据来解决同一个问题。这种方法一般用于配药的过程中, 每一份药物都被分成相应的小瓶, 在使用时在配置成药液, 保障药物的正确性, 防止提前配药出现的的失误, 同时因为开药、药局、注射是隶属三个部门的, 可以防止配药的失误, 降低了失误率, 帮助医患关系向良好方向发展。

3.2聚类分析算法。聚类分析算法先定义一个合适的变量, 再计算两个样本问的距离, 当这两个样本间的距离小于某个值时, 则这两个样本就属于同一类;当这两个样本间的距离大于某个值时, 则它们各自单独成为一类。聚类算法分析可以医疗费用进行统计分析, 从而使医院的社会效益和经济达到最优。

4医院系统中的数据挖掘技术应用的主要内容

4.1首先其可以有效提高医院的经济效益。随着市场经济的不断发展, 价值的重要性逐渐体现, 医院只有不断发展患者的潜在价值, 才能够保障医院的长远发展。现在的医院越来越注重对患者潜在价值的考虑, 根据患者的要求来提供最佳的医疗服务, 在分析患者的潜在价值的基础上, 建立相应的预测模型, 从而对未来医院可能出现的就诊人数进行大致的判断, 在此基础上来采取有效的措施, 不断改进医院的医疗技术, 对医院的医疗设备进行改进, 从而改善医院的经济效益。

4.2其次数据挖掘技术的应用能够为医院培养人才。为了能够有效提高医院的医疗水平和医生的医疗技术, 医院会定期的安排专门的人士到国外进修, 以此来提高医院医生的医疗能力。但是必将这种可以进修的人数有限, 并不是每一个医生都有资格去国外进修。而这些医院要想提高其自身的能力, 则可以选取相关的病例资料进行研究, 自我进修。但是医院的病例数量庞大, 要想筛选出具有参考价值的医疗案例信息, 则可以利用数据挖掘技术, 同时这种技术也能够对敏感的信息有效的进行过滤。

4.3再次数据挖掘技术的应用可以有效改善药品采购计划, 从而在一定程度上降低采购的成本, 并提高服务的水平。药品库存是医院每天经营活动的基础, 它可以促进库存的有效管理和对患者的服务水平。通常的做法是通过药品的销售量来判断订货量, 但这样却忽视了病人的真正需求, 因此, 我们利用数据挖掘技术来实现药品库存的动态预测, 从而有效地减低了库存的成本和提高了服务水平。

4.4最后应用数据挖掘技术可以促进医疗设备的管理医疗设备是医疗机构为广大患者提供良好的服务的重要因素, 医院领导通过对医疗设备进行预测分析来判断是否购置医疗设备, 我们通过建立数据挖掘模型进行收益预测, 从而使医院的管理人员可以判断出是否购置医疗设备来避免资金的浪费。

5结论

医疗档案信息管理的数据挖掘技术帮助了医院提供更好的医疗服务。数据挖掘能帮助医院在配药中减少失误, 并制定科学的药物采购计划。同时还一个利用病患的资料, 为医生处方提供参考作用, 另外对病患的数据进行分析, 可以计算出流行性疾病的发展趋势, 医院根据相应的情况做好预防措施, 做好有关的人力资源调动以及药物储备的情况。结合了信息化管理的方法之后医院的管理和运营将会更加得心应手, 提高医疗水平。

摘要：数据挖掘是计算机技术的发展, 对信息化发展有着促进的作用。数据挖掘是对信息数据进行查找、分析、整合有利于帮助使用者合理的分析。在商业中应用广泛, 有着预测市场、预测风险的机制, 帮助企业的发展。现在我们要将数据挖掘带入到医疗信息化管理中去, 帮助医生能更快速的判断病情, 以及对医生的处方有着一定的参考作用。因此在医院档案信息管理利用数据挖掘技术是信息化对医疗的促进作用。

关键词：医院信息化管理,数据挖掘,提高医疗水平

参考文献

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