档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

关键词： 计算机信息 基础 档案管理 归档

随着计算机信息技术的不断发展, 现代档案管理正在朝着规范化、标准化、规模化的方向过渡。档案管理基础工作是现代档案管理的重要环节, 档案的统计、编号、归档等基础工作对档案管理水平有着重要影响。

一、档案管理基础工作的发展

胡锦涛同志曾提出:“借助档案, 我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来”, 作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据, 档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。

在现代档案管理中, 包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题, 要在浩如烟海的档案中理清思路, 做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”, 加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

二、档案管理基础工作与现代档案管理

档案管理基础工作在现代档案管理中的作用主要体现如下:

(一) 有利于档案管理的规范化和现代化。狭义的档案业务包含搜集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用共8个环节, 在千头万绪的档案基础工作中, 档案管理基础工作主要解决“收”“管”“用”3个问题, 也即收得齐全、管得科学、用着方便这3个问题。良好的档案基础管理工作相当于打好了现代档案管理的基础, 有利于档案管理的规范化和现代化。例如, 对于档案管理要求较高的医药监管行业, 相关的档案中就包含了丰富的药品质量监管情况, 通过对案卷的价值鉴定、编制、立卷、排列, 进行系统化的整合, 并通过现代管理方法, 建立良好的存放位置目录、索引、指南, 能够更好地推进档案管理的规范化和现代化, 为医药监管行业发展提供更好的信息服务。

(二) 有利于反应档案文件的真实性和完整性。作为企事业单位各类活动的重要体现和记录, 档案内容具有重要性、独特性、时效性和真实性等特征因素, 档案管理就是为了更加准确地为用户提供有价值的档案。例如, 对于新的科研成果, 科技档案包含了与该成果相关的图纸、图表、文档、计算数据、证书、相关声像资料等, 具备了良好的真实性和完整性, 能够通过档案来再现科研成果的进度, 提供真实的典型材料和第一手资料, 为此后的二次技术开发和研究打下基础。

(三) 有利于保证档案检索的唯一性和可扩展性。档案检索的唯一性主要是通过档案的分类和编号来实现的, 按照档案实体分类的从属和层次关系, 来进行档号的编制。对档案实行包括全宗号、案卷目录号、案卷号、类别号、项目号、件号、页号、张号等在内的编号, 一方面能够使得编号对象具有唯一性, 方便日后查找, 另一方面保持适当的递增容量, 确保档案的可扩展性, 与档案的馆藏需求相适应。

(四) 有利于保证档案检索的查全率和查准率。随着计算机技术的不断普及, 计算机检索技术的发展给档案检索工具带来巨大的便利, 起到良好的交流和管理作用。根据档案检索工具的编制解析图, 可以按照体例、载体、功能等进行分类, 提供各类目录、卡片、索引等, 满足档案使用者的检索要求, 保证档案检索的查全率和查准率。

三、我国目前档案管理基础工作薄弱环节分析

基于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用, 随着现代科技的飞速发展, 对档案工作的需求也日益提升。与此同时, 面临档案基础工作的繁杂、量大、类别众多等难点, 我国档案管理基础工作还存在着一些共性的薄弱环节。分析我国档案管理工作的现状, 加强档案管理基础工作, 积极推进档案管理的现代化, 是我国档案管理基础工作建设的重要任务。

(一) 档案管理工作不规范。档案的档号是进行档案基础工作的重要途径, 而在我国目前的档案管理工作中, 由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因, 往往导致档案管理不规范, 例如:缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范, 导致出现重名等现象, 从而影响了档案的唯一性, 以及相关档案的及时查找;档案标题不能准确全面地反映档案基本内容, 不利于档案的定位和价值鉴定;还有一些档案没有卷内目录和索引, 仅靠标题查找, 给档案管理和检索带来极大难度;档案管理不够仔细, 很多案卷出现缺页、少页、断面等情况, 尤其是一些存放时间较长的文档, 此类问题更加严重。

(二) 档案管理流程不明确。良好的档案基础管理离不开明确的档案管理流程支持, 以机关档案管理工作为例, 其常见的档案程序流程如下:档案收集—档案整理—国家档案全宗—区分档案全宗—档号编制—人物全宗—分类法的选择—全宗内档案的分类—档案价值鉴定—档案的销毁—档案的保管与管理—检索工具的编制—档案的编研工作—档案的提供利用服务—档案的著录与标引。

以上几个步骤在档案基础工作中缺一不可, 是将零散的、需要条理化的档案通过分类、组合、编目、整理等方法, 使之体系化的过程。然而, 我国目前档案管理工作流程尚有待完善, 往往存在仅重视某几个环节, 档案管理工作不够深入的情况。

(三) 档案管理现代化程度不高。目前, 我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件, 传统的以人工整理和归档的现象普遍存在, 档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理, 尤其是信息检索方面的应用还不够普及, 尤其是一些小型的档案存放馆, 普及度更低, 这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率, 也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。

四、提升我国目前档案管理基础工作的措施

(一) 加强档案管理工作。首先, 从组织上加强档案管理工作建设, 明确专门的档案工作分管领导, 并定期进行监督和抽查;建立专业的档案工作机构, 配备具备良好专业知识的档案人员。其次, 健全和完善档案管理工作体系, 结合现代档案管理的需求, 制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程, 加强档案校核力度, 实行归档审查和借阅等级审批制度, 通过流程来把控档案管理工作的质量, 明确档案工作职责, 建立健全工作规章、管理制度和业务规范, 并建立相关的奖惩和考核制度。

(二) 提升档案基础工作的专业性。首先, 针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况, 进行案卷的全面普查, 纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误, 对所存档案的基本状况进行调研 (种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等) , 并结合具体情况, 按照重要性由强到弱的顺序, 逐一核对和普查, 并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等规范措施, 剔除可能存在的无用文件, 提升档案基础管理工作的专业性。其次, 进一步完善档案工作的设施设备, 确保档案基础管理工作的“三个用房”:档案库房、办公用房、阅览及陈列室, 以及“三个用具”:档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。此外, 还应积极对档案管理人员进行培训, 提升他们的档案管理技能, 积极推行入馆 (室) 档案的标准化齐全, 保证档案归档和进馆档案的完整, 并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制, 通过专业化知识的传授, 帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

(三) 加快档案基础工作的现代化步伐。计算机信息技术在档案基础管理工作中, 具有重要的作用。尤其是在档案检索中, 极大地提升了档案基础工作的效率, 可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合, 通过目录、索引、关键词检索等方式, 进一步提升档案管理工作水平。

加快档案基础工作的现代化步伐, 首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化, 降低人工出错的概率, 提升劳动效率和准确度, 其次, 应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术, 重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名, 建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

作为社会活动的宝贵记录载体, 档案的记录、存储、应用对社会活动的各个方面都具有重要意义。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则, 我们应该积极做好档案管理基础工作, 以期更好地为现代档案管理服务, 推动社会的进步和发展。