试论移动互联网新形势下电信行业秘书工作的新挑战和对策

关键词： 电信业 传统 社会 模式

移动互联网给社会经济发展、社会劳动生产力、人们信息交流、社会文化进步都带来巨大变化。同时也对传统电信业带来巨大冲击, 新形势下传统电信业面临着业务模式、商业模式和资源发展模式的严峻挑战, 在组织结构、文化与人员能力上也大多显著差异化于移动互联网新形势。例如, 移动互联网时代需要具备鼓励尝试、包容失败、兼容多元精神的文化特征, 而传统电信业包括文秘人员在内, 若再简单的沿用既有工作方法可能就无法适应移动互联网新形势了。本文笔者结合自身工作实际, 就试图电信行业的秘书如何改进路径依赖, 以迎接移动互联网新形势的挑战, 阐述一下自己的观点。

一、移动互联网新形势下电信行业秘书面临的新挑战

显然随着移动互联网新形势的到来, 电信行业秘书工作也迎来了更多新的挑战:

(一) 日新月异的移动互联网技术业务对电信行业秘书素质的挑战

一方面, 在移动互联网新形势下, 电信运营商之间、运营商与OTT服务商之间, 以及其他各方市场竞争日益激烈, 通信技术日新月异, 新业务层出不穷, 使电信各专业均面临着许多新情况、新问题, 有很多东西需要我们去熟悉、去研究。另一方面, 办公室文秘要同分公司各部门打交道, 这就要求办公室文秘人员对一些新技术、新业务应有所了解, 并有系统性、连续性地掌握市场经营、市场竞争状态, 掌握国家的一些新政策, 不然就无法形成有深度的参谋意见。因此从事文秘岗位的同志必须有很宽的知识面, 靠雄厚的理论功底来支撑。

(二) 变革创新的移动互联网时代思维对电信行业秘书传统意识的挑战

进入移动互联网时代, 对于电信运营商来说, 意味着日益复杂的产业格局、不断涌动的商业模式创新、更加迫切的创新要求, 以及大量的由此引发的企业变革。现在的电信运营商不能再奢望日常运作能保持一成不变, 也不要指望业务运营能够波澜不惊、凡事都可预见。为了企业在复杂的局面下持续发展, 电信行业的各级领导人员需要接受新的常态, 即持续变革创新——而不是没有或偶尔变革。作为文秘人员来讲, 要时时跟上领导的步伐, 及时领会领导的意图, 必须树立“去电信化”思维, 增强移动互联网时代的系统思维、战略思维和创新思维, 提高宏观环境和战略方向的分析把握能力。

(三) 高效运转的移动互联网时代节奏对电信行业秘书工作方法的挑战

即使移动互联网时代已经到来, 但电信业百年形成的基因已从观念、流程到实践深深印刻在电信从业人员的脑海。在内部运行机制、管理制度、KPI考核等方面, 电信企业在很大程度上还是沿用传统的思路, 面对讲求开放、合作的移动互联网时代, 观念落后、考核制度未与业务发展相匹配等因素也在影响着电信业的整体运转效率, 包括企业为办公室文秘人员创造的工作环境以及文秘人员固有的工作方式等。因此, “去电信化”改造仍然任重而道远, 这将是一个漫长而痛苦的过程。但这一步一定要迈进。

此外, 电信行业越是基层的秘书在工作中不得不身兼数职“一心几用”的现象越经常出现, 面对工作繁杂多变, 秘书常常必须同时处理好几项工作, 这样如果不够细心就容易造成“捡了芝麻丢了玉米”现象的出现;另外一个就是电信系统秘书“忙闲不一”的情况多, 有些时候, 各种工作一起来临将工作压的无法呼吸, 而遇到公司领导出差的情况, 秘书的工作则会变得轻松起来。这就要求秘书要正确的处理这些挑战。

二、移动互联网新形势下电信行业秘书工作的实践和探索

面对着移动互联网带来的挑战, 电信行业秘书要重点突出学习、创新、服务等意识, 以适应新形势发展的需要。

(一) 加强学习, 努力提高自身素质

秘书在任何时候都要真正把读书学习当成一种境界、一种责任、一种习惯, 切实增强学习锻炼的意识, 养成学习锻炼的习惯, 通过学习文件精神、领导讲话、专业知识, 不断提高自身理论素养、政策水平和专业能力。要努力提高理论思维能力和政策水平。秘书的主要职责是为领导服务, 要有较高的理论思维能力和政策水平, 否则难以做好工作, 难以写出高水平的文章, 也很难提出高质量、有价值的意见和建议。要养成理论思维习惯, 自觉提升理论思维能力, 同时学习好、掌握好、运用好政策。当前, 由于市、县级分公司文秘人员配备较少, 工作十分繁忙而且繁杂, 要学的东西很多, 又十分迫切。需要文秘人员正确处理好工作和学习的关系, 学会“弹钢琴”, 学会见缝插针, 利用互联网、通信信息报、网上大学、听取各级讲座等方式增长知识。同时, 为适应移动互联网“快”的特点, 从集团到各级分公司都尽可能积极创造条件加强对电信行业秘书的培训、学习, 在理论上多引导、指导, 以开拓视野, 防止秘书知识老化, 跟不上形势。

(二) 创新求变, 加强调查研究力度

创新是移动互联网时代企业发展的强大动力。对秘书来讲, 创新最根本的就是要立足工作特点, 强化创新的理念和意识, 在日常工作中需要根据新的形势、新的任务, 不断探索秘书工作的新思路、新办法和新经验, 使之匹配形势发展要求, 满足企业发展需求。当然, 在增强工作创造性的同时, 也要注意办事到位而不越位, 帮忙而不添乱;善于站在领导的角度思考和处理问题, 做到思考越位上台阶, 通过培养越位思考的习惯, 真正成为领导的参谋助手。当前, 要紧密围绕集团公司转型战略, 紧紧抓住创新、服务、规模发展、效益提升等主线, 加大贴近工作中心、贴近实际的调研力度, 全面准确了解情况, 掌握翔实材料, 提高参谋服务水平。同时, 应定期或不定期安排时间对企业工作中的重点、热点、难点问题, 如社会渠道建设、网格经营、欠费管理、客户服务和引入民资工作等等, 主动深入地开展调查研究, 并提交相应的调研报告, 为企业领导正确把握情况、分析形势提供第一手材料。总之, 秘书要不断创新丰富调研课题, 加强领导关注的重点工作及热难点问题的调查研究, 努力使各类文稿在政策水平、思想高度、文字质量上有新的提高, 力求多出有新意、有特色的文字精品, 努力从具体事务型服务向辅助决策型服务拓展, 提升为领导服务的层次。

(三) 转变观念, 做好超前精确服务

曾经, 在某文摘上看到这样一段话, 引起了笔者的深思:总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下, 什么是任务?什么是结果?通知到的所有参会的人员。然后秘书自己也参加会议来做服务, 这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知, 然后准备相关会议用品, 并参加会议。

二段秘书的做法:抓落实——发通知后, 再打一遍电话与参会的人确认, 确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法:重检查——发通知, 落实到人后, 第二天在会前30分钟提醒与参会者参会, 确定有没有变动, 对临时有急事不能参加会议的人, 立即汇报给总经理, 保证总经理在会前知悉缺席情况, 也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法:勤准备——发通知, 落实到人, 会前通知后, 去测试可能用到的投影, 电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法:细准备——发通知。落实到人, 会前通知, 也测试了设备, 还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料, 供他们参考 (领导通常都是很健忘的, 否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵) 。

六段秘书的做法:做记录——发通知, 落实到人, 会前通知, 测试了设备, 也提供了相关会议资料, 还在会议过程中详细做好会议记录 (在得到允许的情况下, 做个录音备份) 。

七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录 (录音) 给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员, 或者其他人员。

八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务, 一对一地落实到相关责任人, 然后经当事人确认后, 形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况, 并及时汇报总经理。

九段秘书的做法:做流程——把上述过程做成标准的“会议“流程, 让任何一个秘书都可以根据这个流程, 把会议服务的结果做到九段, 形成不依赖与任何人的会议服务体系!

从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出, 由于对结果的追求程度不同, 秘书的工作内容也发生了很大的变化。读到这则对秘书的分段, 作为长期在秘书岗位工作的笔者, 还是大开眼界, 因为笔者知道围棋按职业段位划分为九个段, 钢琴、英语、计算机等有等级之分, 但不知道秘书也有“九段之说”。惊奇之余, 对各段秘书的做法进行了认真比对, 发现这几个段的最大差别其实在于是否做到主动服务、精确管控。这与中国电信在移动互联网新形势下实施的“三精” (精心组织、精确管控、精细营销) 措施相比, 有异曲同工之妙。当前, 要在提高工作的主动性上下功夫, 摒弃被动服务的观念, 把问题想在前, 把服务工作做到前, 做好精确管控, 即对各项工作都要做到超前思考、超前研究、超前准备, 这样才能保证工作质量。而及时服务, 只能作为应急措施。否则, 经常“临时抱佛脚”, 难免出现工作差错。如, 召开重要会议, 都要超前考虑会议中可能出现的各种问题, 超前考虑会后可能需要落实的事项;领导办公会议、沟通会议等重要会议召开后, 要及时跟踪会议议定事项的落实情况, 做到领导部署的工作不能在我手中延误, 各种差错不能在我手中发生, 应及时传递的信息不能在我手中丢失。领导下基层调查研究, 就要事先准备调研方案, 并了解积累调研对象的有关情况, 使领导事先心中有数。

总之, 秘书工作并不是一成不变的, 随着移动互联网时代的不断发展, 秘书工作将面临许多新情况, 新问题, 秘书必须适应时代发展的要求, 牢固树立强烈的事业心和责任感, 与时俱进, 开拓进取, 创造性地开展工作。

摘要：移动互联网对传统电信业带来巨大冲击, 对电信运营商的组织结构与人员技能的要求必然存在显著不同, 包括文秘人员在内。移动互联网新形势给电信行业文秘人员带来三大挑战, 面对这样的形势, 文秘人员在继承发扬老传统的基础上, 必须通过加强学习增素质、创新求变勤调研、转变观念提服务方面进行积极地探索, 以改进路径依赖等问题, 更好地实现秘书本身职能。

关键词：互联网,秘书,挑战