档案实体（精选九篇）
档案实体 篇1
(一) 它体现档案工作的根本目的
党和国家重视与发展档案事业, 花费大量人力物力保存档案, 最终都是为了利用档案。没有档案利用工作, 档案工作与档案事业就不会产生, 更不会得到发展。档案部门只有做好档案利用工作, 档案与档案工作的作用才能充分发挥。
(二) 它是衡量档案部门成绩大小的主要标志
既然档案工作的根本目的和中心任务就是要做好档案利用工作, 那么在评价一个档案工作部门的工作成绩时, 首先也要看它档案利用工作的开展情况, 看它为各方面的利用需要提供了多少档案, 取得了多大的社会效益和经济效益。
(三) 它能够检验和推动基础工作
档案利用工作是建立在基础工作之上的, 没有基础工作, 就没有利用工作, 基础工作薄弱, 利用工作则不能有效开展。但是, 档案利用工作又可以检验和促进基础工作的开展。通过档案利用能够发现过去归档中收集不齐全的现象, 发现档案整理是否科学、鉴定是否准确、检索工具是否适用、保管条件是否适宜、编研成果是否适合客观需要等方面的问题, 进一步将利用信息反馈到档案管理工作中去, 促进基础工作的提高。
(四) 它是对档案与档案工作最有效的宣传
做好档案工作, 一方面需要档案部门积极努力, 一方面需要全社会的关心与支持。要让全社会都来关心和支持档案事业。必须靠踏踏实实地做好档案利用工作来赢得。而用户只有在利用档案中取得了社会效益与经济效益, 才会加深对档案与档案工作重要性的认识, 积极关心和支持档案部门的工作。
更好地开展档案利用工作是档案管理系统输出档案实体信息, 需要档案提供利用工作的指导思想。
(一) 明确服务方向, 加快改革步伐
随着党和国家工作重点的转移, 档案提供利用工作早已转变为重点为经济建设、科学技术和社会发展服务, 为“一个中心” (经济建设) 和“两个基本点” (坚持四项基本原则和改革开放) 服务, 这是做好档案提供利用工作, 并促使其健康发展的根本保证。同时, 随着经济体制改革的深人发展, 政治体制改革业已提上了议事日程, 为适应整个改革形势的需要, 档案提供利用工作不仅要坚持为改革服务的方针, 而且其本身也须加快改革的步伐, 破除一切妨碍服务的条条框框, 进一步提高工作水平。
(二) 以法治档, 加强档案提供利用工作的法制建设
以法治档, 就是要以档案工作的根本大法—《中华人民共和国档案法》管理档案工作。《档案法》无论对档案部门提供档案利用还是社会各方面利用档案, 都具有同等的约束力, 档案部门和档案人员必须牢固树立法制观念, 以《档案法》为准绳, 处理档案提供利用工作中的问题。
(三) 正确处理档案提供利用和保密之间的关系
首先, 档案在什么情况下可以利用, 在什么情况下保密, 都须服从于党和国家、人民的利益, 应当在这个大前提下, 将两者有机地统, 一起来。其次要研究、审查档案的内容, 适当调整保密范围和密级, 减少繁琐的批准手续。既坚持必要的档案保密制度, 不泄密、不失密, 确保档案在政治上的安全, 同时又破除妨碍正常利用档案的一些条条框框, 充分发挥档案的作用。
从求的方面说, 利用档案出现了一些新特点:第一, 要求提供档案材料的单位多、人员多、范围广、时间长、数量大、时间急;第二, 历史研究部门、文献编辑部门要求全面、系统地提供档案的比重越来越大;第三, 社会各方面不仅要求提供全面、系统的档案材料, 而月.还要求提供经过加工的档案素材。在供的方面, 存在着管理制度繁琐、管理方法落后、人员素质不高等问题, 尤其是基础工作薄弱, 从而使供与求的矛盾更为突出。为此, 必须切实加强和做好基础工作, 正确处理基础工作和提供利用工作之间的矛盾, 以缓和日益突出、尖锐的供求关系, 不断提高档案提供利用工作的水平和效益。
熟悉馆藏, 就是熟悉档案馆 (室) 保存的档案的内容、成分、数量以及存放的库房位置, 熟悉每一全宗尤其是重点全宗档案的形成、整理状况、利用价值以及全宗之间、全宗群之间的有机联系。方法是:通过日常档案业务工作和不定期的检查和专门研究, 系统掌握本馆 (室) 所藏档案的内容和成分。在熟悉馆藏的基础上, 档案部门和档案工作人员还须树立良好的服务思想和服务态度, 急用户所急, 想用户所想, 被动服务和主动服务并举, 千方百计地为用户提供优质服务, 使档案提供利用工作始终处于最优化服务状态。
各级、各类档案馆 (室) 在开展档案提供利用工作时, 对档案利用人次、档案利用率、常用档案利用率、某类档案利用率、档案实际利用率、档案拒借率, 以及用户利用档案的效果、效益等进行数量上的观察、分析和研究, 准确地r解和掌握档案提供利用工作的实际状况, 发现其薄弱环节, 有的放矢地采取有力措施予以加强, 有效地避免、克服主观性、随意性、盲目性, 不断提高档案提供利用工作的水平和效益。
档案部门要利用自身拥有完整、齐全、系统的档案信息资源的优势, 对涉及到经济建设、科学技术、文化建设以及社会发展等方面的重大问题进行分析研究, 有的放矢地搜集有关资料、数据, 在综合分析、研究的基础上, 对某一专题进行评估, 对解决该专题的有关方案进行可行性分析、研究, 预测其变化和发展, 为领导机关决策提供依据。加强档案分析预测服务, 促使档案提供利用工作有新的突破和提高。
参考文献
[1]邓辉.浅谈档案信息系统建设对档案工作的影响[J].中国新技术新产品.2009 (12)
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[3]张锐.档案信息系统标准化建设的思考[J].中国档案.2006 (06)
[4]陈永生, 薛四新.档案基础数据库建设及其对提高数字化档案利用效果的作用[J].中国档案.2006 (11)
农业科技成果档案实体建设研究 篇2
摘 要：该研究根据档案管理学原则，结合农业科技成果形成特点，制定了符合该单位科研实际的农业科技成果档案收集范围、收集内容、分类整理、保管与利用方法，以期梳理农业科技成果档案的建设流程，使农业科技成果档案辅助科技成果向现实生产力转化。
关键词：农业 科技 成果 档案 建设
中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0075-02
将科技成果转化为现实生产力，是当前科技工作者面对的要务。2015—2016年，我国修改、出台了多项相关管理文件，目前国家与各级政府对科技成果转化的重视程度，不言而喻。作为科技成果的原始记录，科技成果档案需要被妥善保管，规范管理，以服务科技创新，辅助科技成果转化。
1 背景介绍
为了妥善保管科技成果与促进科技成果转化，我国四川、江苏、上海等省市在20世纪八九十年代就建立了独立的科技成果档案馆。以四川省科技成果档案馆为例，具体负责科技成果登记与统计、技术合同登记和统计、科技成果收集和保管、科技成果信息的发掘、利用和转化等综合服务，并且承担了各类科技服务平台建设工作，以服务科技创新、成果转化。
黑龙江省农业科学院2015年工作报告中提出，要深化科技成果转化制度改革，大力发展该院科技成果转化工作。在此同时，结合国家有关政策要求和院属企业发展现状，对院属各单位企业进行整合清理，深化该院院属企业改革的两项改革部署。
笔者所在科室顺应省里和院里两项深化改革的工作部署，改建为成果室，辅助所内科技成果转化落地、负责科技成果档案管理。当前农业成果档案建设工作是要务，通过档案建设梳理本单位农业成果情况，将有助于成果管理与辅助转化。通过档案工作的业务培训与学习，该研究对农业成果档案建设工作进行了初步探索。
2 成果档案收集范围
2.1 科技成果
科技成果是指通过科学研究与技术开发所产生的具有实用价值的成果。职务科技成果是指执行研究开发机构、高等院校、企业等单位的工作任务，或者主要是利用上述单位的物质技术条件所完成的科技成果[1]。
黑龙江省农科院2016年根据国家法律、法规及规定，结合该院工作实际，该院的科技成果是指，本院职工执行科研任务（项目和课题）或者利用省农科院提供的物质技术条件开展智力活动创造的职务科技成果。主要指选育的主要或非主要农作物新品种（品系）、动物新品种（品系、配套系）、肥料、农药、农机、农产品深加工等专利技术及其他职务科技成果（包括非专利技术成果）[2]。
2.2 成果档案收集范围
结合该单位情况，参照科研档案归档范围，成果文件材料的归档范围如下。
（1）准备阶段：课题审批文件、课题申请文件、可行性报告、调研报告、协议书、合同等文件。
（2）实验阶段：各种载体的重要原始记录、实验报告、专利申请的有关材料、设计文件、关键技术文件、重要的往来技术文件等。
（3）总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。
（4）成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
（5）推广应用阶段：推广应用方案、总结、转让合同、用户反馈意见等材料[3]。
3 成果档案分类整理
《档案管理学》中最常见的分类方法有3种：组织机构分类法、年度分类法、问题分类法。根据具体工作实际，研究所以草业研究为工作中心，专业统一，内设机构不复杂，设置稳定，研究方向各有侧重。所内研究相关部门设立有：牧草育种研究室、牧草栽培研究室、草地生态研究室、玉米育种研究室、种质资源研究室、成果管理室、基地管理室等研究室。由于成果管理室与基地管理室与其他研究科室研究内容或职能设置有交叉，更适用问题分类法。
具体按照课题组研究方向将其划分为：牧草育种、牧草栽培、草地生态、饲用玉米研究、种质资源研究5个类别。既保障分类清楚，又涵盖所内研究各个方向，符合档案管理中便于保管与利用的原则。
4 成果档案管理
建档工作与科研工作实行“四同步”：即下达科研任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查归档材料同步；鉴定验收成果与鉴定验收归档材料同步；上报、登记评审奖励成果与档案部门出具归档材料证明同步。实行课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制。根据工作实际，可由研究所办公室在项目审批、验收环节分阶段负责成果档案归档材料的收集，由成果管理室负责整理、分类与保存利用等项工作。
未实施转化的科技成果档案还可分为普通成果档案与转化储备成果档案。由研究所学术委员会制定进入储备库的标准，进入转化储备成果档案库的科研成果，可按照名次优先给予支持，辅助其实施成果转化。
已实施转化的科技成果档案，经整理后及时移交所内档案室实行统一管理。
5 成果档案保管方式
5.1 秩序管理
档案保管工作的任务，首先就是建立和维护档案的存放秩序。成果档案装具选用金属文件档案柜。主要用来保管未实施转化的农业成果档案。将普通成果档案与进入转化储备库的成果档案分区保管。每区档案根据牧草育种、牧草栽培、草地生态、饲用玉米研究、种质资源研究等五大类别分别给予类别编号。五大类别的成果档案放入不同档案柜保管，预留充足空间。
已完成转化的成果档案，由成果室负责整理后，及时移交所内档案室实行统一管理。
5.2 库房安全管理
保持库房内湿度、温度；六防等安全管理。
6 成果档案的统计与登记
建立成果档案的出入库登记、档案使用情况登记、清点与检查等事项的登记。
7 结语
科研成果是每个科技人员智慧与辛苦研究的结晶，每个科技人员对成果档案的感情也是有别于其他档案材料的。它记载了该项科研活动从起始到完结的每一个步骤，它是科技人员用汗水写成的，必须做好这部分档案的建设工作。以保证科技成果档案后续的高效利用与管理，使其更好地为科技成果转化发挥辅助效用。
参考文献
[1] 人大常务委员会.中华人民共和国促进科技成果转化法[Z].2015-08-29.
[2] 黑龙江省农科院.黑龙江省农业科学院科技成果转化管理办法（征求意见稿）[Z].2016.
档案实体 篇3
关键词：实体管理,信息管理,知识管理
一、实体管理发展阶段和其各方面特点
在我国20世纪七、八十年代以前,互联网、多媒体技术发展还未兴起之时,我国档案管理处于档案实体管理的发展阶段,这一时期档案工作的基础与重点都是基于档案实体来展开的。与此同时档案学界也同样将理论研究投向于档案实体的研究,各方面的理论探讨以及研究都是围绕这一话题论述开来的。在档案学界我们将这一发展阶段的名称定义为实体管理。
1. 管理工作的基础:
实体原件的管控。档案实体原件就是我们日常档案工作中所常见的文件实体形式、实物实体形式、声像档案实体形式等,其特点是档案的内容与其载体的合一性,日常档案工作常常是以静态放入档案室来管控为主。纵观古今,古代历朝历代都有管理档案的场所和部门,诸如汉朝的兰台等,它们各自均有其所属的档案整理和管理方法制度。随着改革开放国策的实施,档案工作也逐渐发展起来,渐渐有了自己的学科体系。这时档案工作也有了固定的环节步骤——“档案工作6环节论”,档案在各部门的收集、整理分类、鉴定、实体保管、编制目录与统计以及利用等环节[1]13。在档案学界中有声音认为,档案的信息开发工作应成为档案管理工作的一支分支,但是此时的档案部门认为档案工作不能离开实体的支撑,因为档案实体是信息开发、传递以及共享、服务工作等的坚实基础。
2. 技术支持:
人工手工化管理。20世纪七、八十年代以前,我国档案管理都还未借助到计算机等工具,基本上还都是档案人员用自己的双手来完成一系列工作的,诸如:档案的收集、整理分类、鉴定、编制目录与统计等工作。档案的保管、保护等重点工作采用的为物理手段,和当前我们所采用的现代化管理手段相比,显得极其落后。随着计算机技术渐渐引入国内,计算机成为辅助档案工作的重要工具,录入检索等可以借助计算机来完成,但是在绝大多数功能上还是不太健全,较原始落后与单一。
3. 理论方面拓展:
以档案实体为重点展开研究。20世纪七、八十年代以前,档案学界所开展的基础理论研究围绕的都是档案实体进行的,诸如档案收集、实体整理分类编号、实体鉴定、保管等工作。在历朝历代的演变过程中,档案管理工作的改良、提升基本上所沿用都是以往档案部门、档案人员的工作经验。档案学的发展是由“8000麻袋事件”源起的,在最初的档案工作发展之初,已经形成了一套完备的史料档案整理规范体系,这也给之后档案整理研究奠定了一定的基础。我国二、三十年代之初,对于档案事业、档案工作已经有了比较模糊的研究,研究的理论较浅,那时还未形成系统的学说[2]34。我国四、五十年代时,国内已经出现一大批档案学方面的专家学者、著作书籍,这标志着我国档案学的发展轮廓已经开始渐渐形成,但是此时所研究的领域大多在政府机关,研究的重点也同样是实体档案,没能将研究视野放到更宽层次的档案类目之中。随着1949年新中国的成立,各项事业百废待兴,档案事业也随伴着起步。此时档案学所研究的理论领域不仅仅关注于档案实体管理,同样关注到其分类编号、收集保管、编史修志、利用统计等方面。
4. 价值体现:
史料、凭证价值。档案是社会各组织或个人对所经历的一系列历史事件所留存下来的记录,其与历史本身有着密切的关联性。再现历史和还原历史是档案属性之一,一些档案学者撰文中写道,我们走进库房打开档案盒掀开案卷之时,我们也便徜徉在历史长河之中,历史也便呈现于眼前。准确来说,在我国20世纪二、三十年代之前,我们国家档案的价值体现的仅仅是史料方面的价值。档案管理部门在史志部门体制之中,古代之时档案部门也是由史志部门负责,并且档案的记录、管理工作是由史官来担任和负责,这也说明了当时公众对档案所体现的史料价值的认可。随着社会的发展以及人们认知的改变,人们渐渐发现档案不仅能体现出史料之价值,同样也可以作为凭证来解决日常工作、生活之所需,这时档案的凭证价值也便体现出来。新中国成立后,我国便成立独立的档案部门、开展档案教育、投资档案事业,将更多的目光投向于档案、档案工作、档案事业。这也是档案价值转变得到认可的表现。
二、信息管理发展阶段和其各方面特点
20世纪70、80年代之后,随着计算机技术、多媒体技术以及互联网络技术传入我国,信息论、通信工程、系统控制论等在国内的兴起。随着这些技术被档案工作者应用到我国档案管理工作之中,刚刚进入档案管理领域便方显才能、大展拳脚,使得档案管理工作在理论与实践上均发生了革命性的变革,信息管理也就是在这样的背景下随之产生的。载体和信息内容的可分离性、突破物理距离以及局限性、物本体概念的弱化、对信息内容直接进行管理,分类,鉴定,保管,利用等,这些都是信息管理所具有的特点。
1. 管理工作的基础:
信息内容的开发。随着社会的发展以及各种技术的飞速进步,人们对于档案的利用需求不仅仅局限于档案实体,对于档案的信息内容同样有着更多的需求。对于信息内容的需求也不仅仅停留在一次信息文献上,二次文献信息的开发也日趋增多。20世纪七、八十年代以前档案工作的6环节论到八、九十年代已经发展成为8环节论,增加2个环节为档案的检索、编辑与研究,都是为了更深层次的挖掘信息内容。20世纪末期,国家档案局推出一系列信息管理与加工的政策,整理工作上提出“优化检索工作,加深信息内容的开发”的号召。自打2000年以后我国档案整理工作,从以卷为单位变为以件为整理单位,种种迹象都表明国家对于档案工作中实体管理所占的比例逐渐缩小,将目光更多投向于信息资源的开发、共享与服务上来。为了更好地服务社会、服务群众所需,编辑与研究工作纵向研究愈发深远。
2. 技术支持:
逐步将信息技术应用至档案管理工作。20世纪八、九十年代后,现代信息技术风靡全球,随之也涌入国内,档案部门、档案人员将其应用到传统档案管理领域,手工化的管理方式渐渐被现代化技术管理方式所取代。通过互联网络以及办公自动化,电子文件可以实现在线归档,在线管理、鉴定等一系列工作[3]27。同样对于之前纸质文件也可以通过数字化技术对其扫描,然后通过档案信息系统挂接于其上,实现信息共享服务等。通过各种信息技术,档案信息管理及利用,便突破了物理局限性、远距离、层层签字审批,为检索管理利用等工作大大提供便利。但是电子文件的长久保存、永久读取、安全性便成为档案部门与档案人头疼的事情了。我国自十二五规划以来,信息化工作被列入议事日程,各行各业均响应信息化工作,档案部门也积极开展。国家档案局于2002年初出台了全国档案事业档案信息化规划工作纲要,文中倡导沿海、中东部有条件的地区可以先期发展档案信息化工作,积攒经验以起到示范与带头的作用。
3. 理论方面拓展:
以档案信息内容和实体双重方面重点研究。随着信息技术的发展与档案信息内容的开发利用,档案理论研究从围绕实体研究转向以档案实体和信息内容并重来展开研究,双重方面研究体现在两个方面。一方面是在依托信息技术的背景下,重点实现如何使实体档案更好的管理。另一面则是研究档案信息资源的开发与整合。在信息技术飞速发展的背景下,如何采用当前所有的技术来提高档案工作效率、优化档案组织机构、实现档案价值。开展档案信息化,实现档案信息资源的共享与服务将是新时期档案工作的发展趋势。
4. 价值体现:
档案信息属性。档案是社会组织在所属社会背景活动中形成的各种记录,档案中所记录的信息内容反映着记录事件的面貌,其信息属性则可见一斑。档案的本质属性之一是内容的原始性,当前信息社会,人们对于档案的需求不仅仅在于其本质属性的内容原始性,更多的是对于利用档案中所记载的信息内容,和信息属性要求逐渐提高[4]14。当前档案学界不仅仅研究基础理论,对于档案中信息属性与信息价值也给予了很高的关注。
三、档案知识管理发展阶段和其各方面特点
进入21世纪以来,知识经济时代随之而来,知识管理的话题也随之摆在我们面前,当然档案管理领域的知识管理也成为档案部门、档案人员面对的新命题。档案信息资源作为当前社会各个行业的重要财富,档案知识管理也将排入各个行业领导的议事日程。
1. 管理工作的基础:
对档案知识信息元的管理。知识经济时代,档案管理不仅仅停留在档案实体、信息管理,已经跨越到档案知识信息元的管理。通过对单位档案知识信息元的细加工、深层次技术处理与挖掘、构建信息共享平台与服务体系,来满足用户对档案知识单元的内容需求。从而使档案部门能够跟上时代的步伐,增强自身竞争力,更好的站在知识经济时代上“存储与创造财富”。档案学界所提到的“新来源观”的特点则是档案知识管理时代的新特征。档案的收集不再是以实体来源为依据,而依据文件的形成过程以及形成背景等因素。同样,鉴定工作不再以主题内容、时间、来源部门等因素考虑保管期限,而是结合部门职能、社会大背景等因素来综合考量所给予期限[5]25。从此档案人员的身份也将发生转变,由原来的档案保管人员转变成档案知识的开发者与提供者。
2. 技术支持:
以现代信息技术作为强大后盾。档案知识管理是将档案信息内容中的知识元重新组配、深层次挖掘来满足利用用户的知识需求,达到这个标准必须是以多种现代技术为支撑的,不能仅仅依靠计算机、多媒体等技术。从当前知识管理应用领域来看,我们所能用到的技术包含有:在档案信息采集阶段所能用到的如数据挖掘、知识仓库等,在信息共享平台搭建层面能用到的如文档一体化管理、工作流等技术方法,在用户利用阶段所能用到的如大数据搜索技术、知识定位等技术。可以肯定地说,档案知识管理必然要以各种现代化技术作为依托,现代化技术是实现档案知识管理不可若缺的手段。
3. 理论方面拓展:
知识单元的共享与服务搭建。知识经济时代以来,档案的知识管理成为档案工作、档案事业的新命题。这就要求档案学界要开展进行新的理论研究,其研究的理论范围与侧重点有所不同,也要求对传统的档案理论之思路予以拓宽,不能僵化走老路。知识管理理论研究之侧重点,即为对显性知识进行管理、组培、共享,对隐性知识进行大数据挖掘、海量数据关联性搭配等。运用现代技术手段进行创新,为知识服务奠定理论基础。当前档案部门、档案管理人员已经认识到知识管理的重要性,在企业档案信息资源与知识管理中开展大量研发,机关处室政务电子文件背景下进行知识管理研究,虽然现阶段我们所进行的研究成果不是很显著,但我们相信通过全社会档案人员的共同努力一定会在不久的未来创造出累累硕果。
4. 价值体现:
档案知识属性价值之体现。档案是对我们所经历的社会活动、历史变迁的记录,在各种各样的记录形式之中无不体现着知识的身影。档案价值之知识属性的体现早在先前档案学界就有这样的声音,那时仅仅是一种声音,而非是一种较为系统、完善的理论。传统的档案学理论是基于对档案实体所展开的一系列理论研究,知识经济时代以来,档案学界将目光投向了信息资源管理形式下的知识挖掘、管理等方面,对于档案的知识属性、知识价值也明确了要重新进行审视。不难看出在未来的时期中档案学界将会投入更多的精力在档案知识管理领域,同样这也会使得理论研究更多会偏向知识管理。
档案管理发展阶段从实体管理、信息管理到知识之管理,不同的发展阶段有着不同的基础工作重点、技术要求、理论研究方向以及价值取向等。档案的实体管理是信息管理发展的坚实基础,信息管理是知识管理跃进的必经之路,知识管理则是时代赋予档案发展的鲜明写照。如同文件是档案的前身,档案是文件的归宿一样。虽然在发展阶段上有这样的趋势,但是在具体概念、理论运行、具体实施均做的不完善、不到位。但笔者相信,我们全社会的档案部门、档案人员动起干劲将现代化技术手段与现代档案理论应用到具体的档案知识管理工作中,我们一定能够实现深层次挖掘档案知识信息构建一个知识共享与服务的平台。
参考文献
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档案实体 篇4
关键词：高校档案；实体分类；《高等学校档案实体分类法》
《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）由国家教委1993年底以教办[1993]429号文件正式颁布实施，至今已有20年的历史。在20年的使用过程中，《分类法》为“高校档案工作者掌握高校档案的形成规律，明确管理范围，进行科学管理，提供了指针”。[1]但是，随着高校档案工作外部环境的不断变化、新的法规制度的出台和修订，以及高校档案工作内容的发展，《分类法》的修改已经成为势所必然。本文拟从高校档案工作的实际，尝试提出《分类法》的具体修改意见。
1 稳中求变，以稳为主的修改思路
求变求改已经成为高校档案实体分类工作的迫切要求，这一点为高校档案实践工作者所共识。在具体的修改思路上，笔者以为《分类法》的修改不宜大刀阔斧，更不能推倒重来，而只能在原有分类法的基础上进行适应性修缮，同时注重未来高校档案工作的发展趋势，具备一定的前瞻性。
在档案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理结果”，“在某些局部明显不合理、不可用，可在原基础框架内进行局部调整”。[2]已有的工作实践表明，《分类法》所存在的问题集中于一些局部结构需要进行修改、删减和增加，并不涉及《分类法》的全部。如果《分类法》进行彻底的改变，将影响档案分类方案和档号编制体系的前后对应，让馆藏档案的整理缺乏连续性和系统性。
《分类法》的出台，结束了之前高校档案实体分类方案各自为政的局面，形成了较为统一的档案分类体系和档号编制模式，这也为高校之间的业务交流提供了统一的平台。作为高校档案工作最根本的法规制度，新的《高等学校档案管理办法》也基本延续了《分类法》的分类体系。因此，《分类法》“可以考虑在维护原有分类体系和档号模式相对稳定不变的基础上进行适度调整和补充”。[3]
2 文书档案以“组织机构”为主的分类标准
《分类法》作为一部档案实体分类法，并没有单纯地按照惯例采用来源原则作为分类标准，而“是想融组织机构分类法与问题分类法、实体分类法与信息分类法为一体”。[4]分类标准的杂糅，“容易形成同一类档案按‘组织机构和按‘问题分类并存的混乱局面”。[5]
基于稳中求变的修改思路，《分类法》在分类标准上要尊重已有的分类体系成果，注重分类体系的延续性。在一级类目方面，《分类法》现有的一级类目不宜删减，对于声像档案、实物档案、学生档案等则应从整体上纳入《分类法》的一级类目体系之中。
现有的分类体系中，基建、设备、科研、产品等科技档案的二级类目以项目或产品为单位进行划分，符合科技档案的成套性特点，应该予以保留和延续。在文书档案方面，《分类法》虽然是按照问题标准来划分，但是每个二级类目的组织机构指向却相对明确。例如，XZ12表述为“人事”，其内容主要来源于人事处和离退休处两个机构。这为文书档案按照组织机构分类法来划分提供了可能，可以利用一个二级类目或三级类目来具体对应相应的机构部门。这样分类一方面可以做到归类清晰，操作简单；另一方面，也契合了高校推行的部门立卷制度，减少了实践中因为不同组织机构公用同一个分类号而造成的工作不便。对于组织机构出现的合并、撤销、新增等情况，可以采取就近归类或微调分类体系的方式来解决。
3 坚持“年度号—分类号—案卷号”的档号编制模式
《分类法》对档号模式作出了明确的规定，即高校档号由“年度号—分类号—案卷号”构成。这种分类体系符合高校档案工作的实际，也为绝大多数高校所采用，为高校档案工作交流提供了统一的技术平台。以“年度”作为一级分类标准来组织馆藏，有利于以年度为单位来管理和统计馆藏档案，符合高校“次年归档”的工作惯例。同时，将同一年度所有类别的档案放置完毕后再排列下一年度的档案有利于节省库房空间，便于查找，不用倒库，真正实现排架和检索的双向功能。
随着高校档案工作的发展，也出现了“分类号—年度号—案卷号”为主的档号编制模式。这种“类别”档号模式，便于对馆藏档案按内容进行管理，实现不同类别档案之间的分离。在“年度”档号模式已经广为使用的现实状况下，笔者建议坚持沿用。首先，“年度”档号模式也能够分库保存馆藏，实现按内容管理，只需对每个库房放置档案类别作出明确规定。其次，“类别”档号模式无法兼顾多样的实践状况。对于条件较为简陋，甚至只有一个库房的高校而言，“类别”档号模式容易出现频繁倒库等弊端，实践效果不及传统的“年度”档号模式。
4 法规制度层面的一致性修改
在《分类法》运行的20年里，废止、修改和新增多部档案法规制度，也就出现了《分类法》与有关法规制度不相适宜甚至相悖的情况。具体而言，首先表现在《高等学校档案管理办法》将“学生类”档案作为一个单独大类列入了高校档案范畴。虽然，“学生类”档案的列入引发了业界不小的争议，但是作为《高等学校档案管理办法》的下位法，《分类法》在修改时理应将“学生类”列为单独的一级类目加以体现，其具体的分类方法则应参照人事档案的相关管理办法。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将保管期限由“三分法”改为“两分法”，即由“永久、长期和短期”改为“永久和定期”，定期中再实行标时制，分为30年和10年。《分类法》在修改时需要将保管期限部分作相应的变更，以符合档案工作的实际，在高校起到一种积极的引领作用。
5 “因地制宜”确立特殊档案的分类体系
《分类法》对特殊档案涉及较少，且内容较为简略，已经无法适应现实工作的发展，需要给出更为明确的分类指导意见。
声像档案方面，《分类法》需要将“声像载体档案”的称谓改为更符合约定俗成的“声像档案”。在具体的分类体系上，应该依据承载声像档案的不同载体来划分，只有这样才能便于排架入库和组织馆藏。《分类法》中声像档案现有的8个二级类目基本概括了声像档案的各种载体形式，符合实际工作需要，应该保持不变。至于其中数量较多的SX12照片和SX19光盘等档案，各个高校可以根据自身的实际情况来研制更为细致的分类体系。
实物档案方面，虽然“实物档案”这一概念尚未得到学术界的统一认可，但是在现实工作中却已经广为使用，并且是展示高校办学历程的重要实物性证据，因此将实物档案写入《分类法》也就顺理成章。实物档案的分类标准和声像档案一样，主要依据档案载体的不同来划分，以达到方便组织馆藏的目的。高校实物档案主要包括印章、题词、字画、奖牌、奖状、锦旗等，内容涉及广泛，其类目设置在注重实物档案载体特性的同时要兼顾各个类别之间档案数量的平衡，做到类目设置富有包容性和稳定性。
高校特殊档案中还存在着一些内容特殊的档案，例如，高校名人档案、教工业务档案等。与载体特殊档案在高校基本普及所不同的是，这些内容特殊档案的普及性有限，因此，在《分类法》中应该提及并给出原则性的分类方案编制方法，但无需给出详细具体的分类体系。鉴于内容特殊档案的特点，以所涉及的自然人或法人为标准进行分类较为切合实际。
6 电子文件分类方案与其实体档案一致
《分类法》诞生于20年前，因此，其中并未涉及电子文件的相关内容，而随着信息技术和档案工作实践的不断发展，对这一问题的思考已不容回避。例如，传统的光学照片有纸质底片，而数码照片时代“底片”已经基本演变为纸质照片对应的电子文件，传统“底片”基本退出历史舞台。
在电子文件真实性和法律凭证价值问题没有得到解决之时，高校只能采取纸质档案与电子文件同步归档的方法来组织归档。电子文件与纸质文件共同反映了某个具体的档案信息，是同一信息的不同表现形式。《电子公文归档管理暂行办法》第17条规定“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理”。因此，在进行《分类法》修订时，电子文件不能作为单独的一级大类，其分类方法应与对应的档案实体一致。具体而言，某个纸质档案文件与其电子文件应该具有相同的档号，不管这份电子文件是通过扫描、翻拍或系统自动生成等何种方式产生。对于没有纸质档案相对应的电子文件，其分类方法同样应该依据电子文件的内容进行归类，同时赋予相应档号。
*本文系浙江省教育厅项目（编号：Y201329313）和浙江师范大学项目（编号：JYGL201225）的研究成果之一。
参考文献：
[1]邓绍兴.高等学校档案管理理论与实践的重要成果——《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》评介[J].档案学通讯，1995（1）：33.
[2]冯惠玲.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1999：74.
[3][4]晋平.对《高等学校档案实体分类法》的实践反思与修订建议[J].档案管理，2010（6）：42.
[5]田淑华.高校党群、行政类档案分类宜采用“组织机构”分类法[J].黑龙江档案，2010（6）：41.
档案实体 篇5
档案实体安全指档案的保管安全, 是保证档案完整的最基本条件, 也是维护档案保密性的最基本保障。一般可分为档案保管环境安全、设备安全、制度安全及行为安全。
一、档案保管环境安全
档案保管环境安全主要指档案生存的环境安全, 即库房安全, 要符合库房的基本要求, 即“九防”:防火、防盗、防水、防日光照射、防霉、防尘、防污染、防潮、防高温。在此着重介绍北方地区在“防水、防高温、防火、防盗”方面的做法。
因地处北方, 属气候干旱寒冷、多风沙地区, 所以我公司特别注重“防水”“防高温”。为保证库房内的温度, 室内设置了暖气。暖气属于水暖, 为防止室内温度过高, 缩短档案寿命, 我们用阀门来调节室内的温湿度, 即在每组暖气片的连通管上安装可调控阀门, 通过室内的冷热程度来调节阀门的大小, 确保室内温度控制在标准范围内。考虑阀门易出现泄露或暖气有沙眼, 导致库房内跑水造成档案被水浸泡或潮湿的事故发生, 我们采取了安装暖气罩, 将阀门及暖气片紧紧包裹在暖气罩中, 一旦发生泄露或喷射, 大量水只能沿着暖气罩下沿流淌到地面, 这样可减少档案损失面。同时, 在每天的库房检查中, 随时发现问题, 随时处理。
在“防盗”方面, 主要采取防盗窗与视屏监控系统相结合, 在库房周围的重要角落安装监视系统, 全方位监视库房周围的动向, 并单独设立一个消防监控室, 将监控系统与办公电脑相连, 即使坐在办公室里也可以随时监控档案馆的各个角落, 为档案馆的安全起到了有力保障。
在“防火”方面, 我们应用防火门、CO2灭火器、三氯甲烷的气体灭火系统及火灾自动报警系统, 将隐患控制在萌芽状态, 使其不易扩散。如遇火情, 气体灭火系统与火灾报警系统会自动启用, 做到一触即发, 控制火情蔓延。
二、档案保管的设备安全
档案保管的设备安全, 主要指档案装具的安全。根据档案保护的需要, 对档案装具最基本的要求是:耐久坚固、经济适用、外形美观、方便管理、能充分利用库房面积, 提高库容量。档案装具一般分为密集架、保险柜、防磁音像柜和光盘柜等。这些档案装具各有各的特点, 一般考虑节省库房用地因素, 采用密集架居多。但自2008年5月12日汶川大地震后, 发现用保险柜保管档案要比密集架安全得多, 所以我们建议绝密档案用保险柜保管, 其他纸质档案可用密集架保管。
三、档案保管的制度安全
档案保管的制度安全, 是指建立健全档案查借阅制度、重要档案查借阅的审批制度、库房管理制度、应急救援预案以及档案管理人员的岗位责任制等, 做到有章可循, 违章必纠, 使档案工作的各个环节进入有序、可控状态;加强对档案安全工作的检查监督, 对档案库房的所有岗位、人员、设备和各个工作环节实行全方位、全过程的检查控制, 及时发现和消除事故隐患。
四、档案保管的行为安全
档案保管的行为安全, 主要是从档案管理人员的素质与意识出发, 增强档案管理人员的责任感, 同时在广大职工中深入开展保护档案安全的思想教育, 提高广大档案工作者对档案安全工作的认识。各部门及各岗位的人员要各负其责, 通过层层责任制把档案安全的责任落实到档案工作中的每一个岗位、每一个环节和每一个人, 形成处处有责任、人人抓安全的局面。只有每个员工都把工作当作自己的份内之事来做, 档案保管安全工作才能顺利开展。
档案保管的行为安全, 还体现在档案管理人员的业务水平上。档案在长期保管和利用过程中, 由于受不适宜温湿度、光、有害气体及生物等不利因素的影响, 档案制成材料会受到不同程度的损坏:有的纸张沾有各种污斑或变脆, 有的字迹扩散或褪色。为了延长档案寿命, 更好提供利用和保管档案, 应对档案进行修复, 使档案恢复其原来面貌, 提高其耐久性。
确保档案的完整与安全, 维护历史真实面貌, 是档案管理工作者的神圣职责, 也是每个档案工作者必须履行的基本职能。本着对历史负责、对未来负责、对后人负责的高度责任感, 本着对自己负责、对企业负责、对国家负责的积极态度, 我们要做好保护档案的每一个细节, 确保档案的物质安全落到实处。
摘要：档案实体安全指档案的保管安全, 是保证档案完整、维护档案保密性的最基本条件和保障。一般可分为档案保管环境安全、设备安全、制度安全及行为安全。
关键词：档案保管,安全
参考文献
档案实体 篇6
一、数字化档案馆概念、特点
1. 数字化档案馆的概念。数字化档案馆是档案馆和高新技术相结合的一种最新形式的组织模式, 它打破了传统档案信息存储的地点固定性和载体单一性, 代表了一种基础设施构建和信息环境构建,较传统档案馆来说,规模超大,使用便捷,且没有时空限制。数字化档案馆不仅是基于所建立的数字档案信息系统,同时将成为一种重要的知识信息中心。其信息化的先进性主要表现为内部活动和对外服务两方面的信息化,即实现了馆藏资源数字化和业务服务活动信息化。
2.数字化档案馆的特征。数字档案馆的一个重要特征是综合使用诸多的高新技术,如网络通讯技术、数据库技术、计算机技术、存储技术等。其次数字档案馆信息传输一改传统的借阅方式,采用信息网络化传输,可以多人共享,打破了时间和地区限制,缩短了档案信息传递的时间,大大提高了信息交流的速度。数字档案馆信息资源数字化也是其基本特征。数字档案馆通过运用数据库技术、数字扫描技术、数据压缩技术等方式,将传统档案馆的重要档案信息以及搜集的其他领域信息进行存储、管理及加工,使其成为数字化信息,并以文本、图像、视频等方式表现出来。
二、数字档案馆与实体档案馆的关系
现代档案馆领域一个重要现象是数字档案馆与实体档案馆并存发展,同时数字档案馆快速发展。二者通过各自的优势和特殊性得以生存发展,且相互依存,无法取代。
1.二者信息资源原件一致,数字档案馆档案信息资源建设离不开传统实体档案馆,其档案信息资源的依据来自传统实体档案馆。数字档案馆通过对传统实体档案馆保存的珍贵档案原件进行数字化加工,使其归入数字档案馆信息资源库,成为数字档案馆的主要档案信息。离开了实体档案馆的原件档案,数字档案馆难以建设有权威的信息库。与此同时,数字档案馆为实体档案馆的丰富完善提供了便利,传统实体档案馆信息收集主要通过接受移交的档案积累起来的,具有很大的局限性,不利于与其他地区领域的信息共享。同时,数字档案馆通过计算机技术可与保险、金融、运输等各个电子商务服务系统建立联通关系,有利于进一步收集档案信息,丰富馆藏。
2.档案信息真迹的保护方面,数字档案馆远不如传统实体档案馆。数字档案馆通过使用计算机技术以及网络通讯技术,从而为档案信息的复制、修改、流通使用提供了便利,但同时也面临着计算机设备带来的重大威胁,如病毒、黑客、磁场等都会对计算机系统和数字化信息带来破坏。随着时代的进步,数字档案馆也面临着技术过时的威胁,需要对数字信息进行载体的迁移,其间很容易导致数据丢失。而传统实体档案馆则很好地弥补了此不足,通过使用纸质载体,不仅能做到长期保存,同时也使数字档案信息有理有据,从根本上保护了数字档案馆信息的安全。
3.在档案信息的加工处理上,二者相辅相成。通过对传统实体档案馆信息进行数字化处理、加工,组成数字档案馆的核心信息资源,同时生成各种类型的二次文献和三次文献。通过这种方式的信息处理,大大节省了人工编研的繁琐劳动,节省了人工费用。此外,此种类型的信息资料形式多样,适合机检、机读。
三、数字档案馆不能取代实体档案馆的主要原因
数字档案馆是适应时代发展要求而产生的一种新型档案馆,是传统实体档案馆与计算机技术和移动通讯技术相结合的产物,具有传统档案馆所不可比拟的优势,有很大的发展前景。与此同时,传统实体档案馆仍然存在发展,与数字档案馆并存,说明现代社会数字档案馆并不能取代传统档案馆,二者均具有各自的优势,并且相互补充、相互依存。
1.数字档案馆虽然具有查阅方便的优点,但并不能满足所有信息需求者的要求,一些地区经济和技术还相对落后,建立现代的数字档案馆难度较大,仍然以传统档案馆为主。此外,我国计算机技术和网络的应用并不能全部普及到所有社会公众,因此结合我国国情,数字档案馆不能取代传统实体档案馆。
2.传统档案馆的馆藏主要是以纸质载体的原始档案,具有很大的凭证价值和法律效力,是历史真迹。这一社会功能可以满足人们特殊的法律需求,除此之外,传统实体档案馆的许多重要档案是纸质材料,其保存寿命远远超过数字化信息,且不易被修改,这一特性符合档案长期保存的特性,是传统实体档案馆不可替代的重要原因。
3.传统档案馆的丰富的馆藏,如历史档案以及无法复制的孤本原件,具有重要的观赏价值,可以满足社会人士观赏、品味的需求。这是数字档案馆所无法满足的公众需求。
四、数字档案馆在建设中所面临的问题及解决方案
1.数字档案馆建设中存在的问题。
(1)计算机设备带来的安全隐患。数字档案馆的重要特征是依托计算机设备完成档案的读出,而计算机设备本身存在许多安全隐患,一旦计算机设备出现故障,系统问题,电子档案文件便无法读出。计算机设备带来的安全隐患是数字档案馆建设中重大难题之一,主要体现在:一是计算机黑客的袭击。计算机黑客拥有先进的计算机网络技术,其对计算机信息资源构成了重要威胁。另一个是计算机病毒的存在,网络病毒一直是网络信息安全的主要敌人。另外故意摧毁系统信息处理功能及破坏电子通讯设置以及偶然事故同样给网络信息安全带来威胁,使数字档案馆的信息安全变得十分脆弱。
(2)计算机存储介质材料和计算机语言互换带来的问题。数字档案馆不同于传统档案馆,其主要存储介质材料不再是能保存千年以上的纸质载体,而是计算机存储材料,主要为磁盘、光盘等。一般来说,磁盘的存储寿命仅为3-5 年,而存储寿命较长的光盘也不过30年,储存寿命均较短,远远不能满足档案信息的长期保存。同时计算机存储介质材料还会受到存储格式、磁场、硬件配置等许多方面的影响,因此档案信息的及时更新至关重要,要尽可能选择存储寿命较长的介质材料。此外,计算机语言更新换代过快,平均每三个月就会出现一种,因此语言的互换成为档案信息长期顺利使用的潜在问题。
(3)档案知识产权保护问题。在现代计算机技术普遍应用及数字化、信息化时代,信息资源流通模式发生了重大变化,知识产权被侵犯现象时有发生。数字档案馆建设中所涉及的知识产权应采取相应保护措施,特殊对待,以防止侵权行为的发生。
2.数字档案馆建设的对策建议。数字档案馆是适应时代需求而发展起来的新型档案馆,在传统实体档案馆的基础上不断完善发展,形成了二者并存的局面。虽然数字档案馆不能取代实体档案馆,但其发展也是大势所趋,针对以上问题,对于数字档案馆的建设提出几点建议。
(1)基础设施不断完善。数字档案馆是利用计算机设备和网络系统而建立起来的,其软硬件基础设施建设是其发展的必要前提条件。由于数字档案馆是依托国家骨干通信网,无须建立专有通信网,因此基础设施建设主要是配置相应网络设备、系统软件、服务器等。在计算机技术方面我国相对落后,因此要积极引进国外领先技术,并结合我国实际国情来完善数字档案馆的基础设施。
(2)积极培养专业人才。我国高校数字档案馆发展起步较晚,尚处于探索阶段,领域专业人才缺乏,这对于数字档案馆的建设产生了很大的阻碍。为更好地开展数字档案馆的实践建设,培养一批在系统开发、档案数字化加工、相关技术使用与研究以及档案馆运营与管理方面专业人才势在必行。对于人才的培养,除了积极鼓励高校相关专业学生研究深造外,还要培训现有档案馆工作人员,使其了解档案馆最新动态,学习新技术,以发展建设数字档案馆。
(3)丰富数字档案馆馆藏,扩宽信息资源的来源。数字档案馆的馆藏信息主要来自于传统档案馆,同时传统实体档案馆本身馆藏途径单一,搜集的档案信息不全面。因此丰富馆藏必须开辟新的途径,由于数字档案馆的重要特征在于利用计算机技术和网络通讯技术,因此除了从传统档案馆获取外,还可以运用逆光网络与其他领域系统建立链接,获取不同领域信息,并及时更新,以丰富档案馆资源。
摘要：本文通过探讨数字化档案馆的概念、特点,进而研究数字化档案馆与实体档案馆的关系,找出数字化档案馆不能替代实体档案馆的真实原因,并提出数字化档案馆在建设中所面临的问题及解决方案。
档案实体 篇7
一、当今高校档案增长现状
1. 高校合并及办学规模的扩大。目前全国若干高校进行合并创优, 档案形成若干全宗后集中统一保管, 同时, 都经历了本科、硕士、成人教育扩招。这使不少高校档案馆藏量成倍增加。
2. 教学、科研及各项管理工作水平的提高和各种实践活动的增加。随着高校管理工作的细化、深入和计算机、网络技术的发展, 在以教学、科研为中心的管理工作过程中产生了种类繁多、数量巨大的有保存价值的文件材料。这些文件材料在办理完毕后经过系统整理移交档案馆成为了档案。
3. 学校各部门档案意识不断提高。经过多年的宣传和档案提供利用服务, 使更多的人意识到档案的价值和档案工作的重要性, 使他们能够主动、自觉、全面地收集本单位的文件材料归档保存。
4. 档案收集范围的扩大。存在二种情况:一是有些高校档案数量原本较少, 由于某些原因在较短时间内追求理想的馆藏量, 实现馆藏类型的多样化, 较盲目地收集进馆一些不具备长期保存价值的材料, 甚至是有文必档。另外一种情况是为了切实丰富馆藏, 在调查研究的基础上, 根据档案文件材料产生和形成的分散性特点, 科学地分析、预测后, 有计划、有针对性地及时接收或征集进馆, 并能够保证在种类和内容方面完整、系统的文件材料。
二、伴随档案实体快速增长所产生的问题
1. 部分档案质量难以保证。近年来随着档案工作大环境的改善, 在档案馆查找档案资料越来越快捷便利, 而且经过档案馆整理过的文件材料也更为科学有序。因此很多人为了省去保管和整理的麻烦, 非常愿意将材料交到档案馆保存。在其送交的这些文件材料当中, 有时夹杂着一部分在短期内可以提供佐证却不具备长久保存价值的材料。档案馆中许多同志都经历过档案收集困难的时期, 领导又碍于情面, 不愿意打消其热情和积极性, 于是或多或少地存在不加选择、不分重点地盲目接收和普遍接收的现象。
2. 部分进馆档案利用率很低。根据《高等学校档案管理办法》的规定, 长期以来, 硕士、博士学位论文及科研论文一直都是高校馆藏档案的重要组成部分, 保存的目的是为教学和科研工作提供参考。然而, 随着网络化及信息化的发展, 使管理领域的许多情况发生了变化, 尤其是数字图书馆的发展与建设, 对档案工作产生了强烈的冲击。很多高校图书馆阅览室不但提供纸质论文借阅服务, 更建立了研究生论文全文数字库, 可以阅览和下载电子版论文。在中国知网的期刊全文数据库中, 我们也可以查阅到很多公开发表的学术论文。这些情况都大大降低了档案的使用率。
3. 档案实体管理的难度增加。档案收集整理入馆后就开始了对档案库房及档案实体的保护和管理。档案不是永久静止不动地存放在库房和装具里, 在对档案的使用过程中, 要维护和管理档案在装具中的存放方式和存放秩序。在档案保管动静交替的过程中, 工作人员要对库房档案进行定期检查、清点。随着档案数量的增加, 这项工作占用了工作人员更多的时间和精力。
4. 档案的销毁鉴定工作期待完善与加强。档案价值鉴定是档案工作的一个重要环节。随着时间的推移已经陆续有一些馆藏档案到期。但由于目前档案鉴定工作的实践经验不足, 成熟的研究成果缺乏, 可操作性差, 更多单位处于等待观望阶段, 结果是档案只进不出, 源源不断地流入档案馆, 造成档案库房日益紧张的危机。
三、档案实体数量剧增的情况下做好档案管理工作的对策
1. 积极做好档案鉴定工作。
(1) 调查研究并结合本单位实际工作情况及时调整, 编制能够突出本单位特色且科学可行的文件材料归档范围。目前已经产生的电子文件档案、货币化分房档案、民生档案、开放实验项目、各类学术信息等新内容都需要适时补充到归档范围之内, 保证高校档案资源源源不断地增添新成分, 实现馆藏档案综合化、特色化。而如前文提到的学位论文及科研论文等一些利用率和潜在价值较低的档案, 可根据本单位实际情况决定是否归档, 以便集中各方面力量将最有保存价值的档案材料接收进馆, 并以此作为我们工作的目标。及时调整, 保持动态的档案接收范围, 制定具体而详细的归档文件材料接收目录可以有效保证和提高入馆档案的质量, 对于丰富和优化档案馆藏结构具有非常重要的意义。
(2) 深入到文件材料的形成部门进行协商与沟通, 做好文件价值的分析研究工作。目前的实际归档工作中有许多文件材料是新增内容。档案人员自身很难判断它们的现实价值和潜在价值, 对于其社会价值和未来价值的预测也存在难度。在文件材料进馆时, 由基层部门提出有无保密需要、密级、利用范围、保管期限等建议, 对于有特殊价值的文件材料提出更具体、全面的保管要求。这样可以避免文件的保管期限被不适当地提升, 同时能够限制档案利用的对象, 防止不宜公开的档案信息泄露, 也有利于档案实体的保护。保管好移交单和相关的情况说明材料作为日后档案鉴定销毁重要的参考依据, 这样可以有效分散鉴定工作的压力。
(3) 解放思想, 客观地划定档案保管期限。国家档案局2006年修订了档案保管期限, 划分为“永久”、“定期”, 定期中标时为30年和10年, 这样改革的目的是可以及时地进行到期鉴定。一直以来, 由于我国制定的几个档案保管期限表都具有高度的灵活性和抽象性, 而划定保管期限又是一项很有难度的工作, 导致许多同志在划定保管期限时更习惯于选择比较高的保管期限:觉得划定为10年不太把握, 就定为30年;定期不太把握就定为永久, 结果是在无形中延长了档案接受鉴定的时间。如果在对文件材料进行全面分析后认为可以划定较短的时间, 就要果断地决定为这一保管期限, 不要有怕犯错误、怕承担责任等思想负担。因为即使略有偏差也不会产生不可挽救的后果。一方面, 那些依然保持原有价值或价值形态发生改变, 形成新的具有科学、历史研究价值的档案会被筛选出来, 其经过重新整理划定保管期限后继续保存, 不会被错误地销毁。另一方面, 由于年限相对较低, 一些当年了解文件材料形成情况的相关人员更有可能参与销毁鉴定工作, 重新用大局的眼光来判断当年作为档案保存的材料的价值, 会获得更公正、客观、全面的认识。对于那些价值量消失的文件可以及时进行销毁或另做处理, 这样即可以避免档案馆在库房和保管费用等方面的不合理投入, 又满足了档案工作科学发展的需要。
2. 切实做好电子文件收集和馆藏档案信息数字化工作。档案具有二种基本价值, 即历史凭证价值和情报信息 (或参考) 价值。档案的信息价值可以借助一些媒介、方式和手段脱离其实体状态得以实现。各部门产生的大量业务档案和信息是海量的, 做好电子文件收集和档案信息数字化工作可以减少保管空间, 确保档案的信息储备及时为各项工作提供借鉴参考, 对永久保存的档案起到保护作用, 为档案到期销毁做好充分的准备, 在今后对电子文件的使用过程中来延续它的参考价值。
3. 不断提高档案人员胜任工作的能力。在档案数量大幅度增加, 档案事业不断发展变化的情况下, 档案人员要以专业知识、职业观念为基础不断培养职业意识, 逐渐形成职业敏感性和观察力。在档案收集时能够充分运用各方面知识和技能, 准确判断文件材料所具有的价值, 善于发现, 不墨守成规, 做到既全面又能抓住重点, 使收集工作快速稳妥的进行。在档案管理过程中, 及时发现和研究新形式下档案工作遇到和可能遇到的新情况、新问题, 努力掌握客观变化规律。认真研究档案内容, 提高档案信息的开发能力, 掌握档案数字化技术, 接受科学的新理念。
4. 严格按照规章制度组织人员做好档案销毁工作。虽然目前档案销毁尚欠缺成熟的经验可以参考, 但不能成为这项工作停滞不前的理由, 不能任由大批没有长期保管价值的档案充斥档案馆, 导致档案数量过度膨胀, 馆藏量增加过快, 必须要在实践中总结经验。作为只具有信息价值并且经过复审后认为没有继续保存价值的档案可以立即销毁, 其他情况可以酌情延期销毁。总之务必要小心谨慎、实事求是、本着对历史负责的科学态度来完成这项工作。
档案实体 篇8
一、开展档案仿真复制工作的重要性和必要性
印刷技术的出现实现了纸质为载体的信息复制和迁移, 进一步促进了社会文化的继承和传播, 从而使我们能在纸质为载体的档案信息中, 了解和还原当时的历史文化背景, 延续了社会的历史文化。但我省保存的档案是以纸质为主要载体, 其中有许多历史珍贵档案, 随着时间的推移, 保管条件的变化, 纸张也会慢慢地发生变化, 有的纸质档案的载体发黄变脆, 大大地限制了档案的利用。抢救和保护历史档案是一件刻不容缓的大事, 省档案局的领导本着对历史负责的态度, 高度重视历史档案抢救与保护工作, 针对我省历史档案资料中, 出现不同程度的破损情况, 积极与财政、发改委协商沟通, 反映我省档案保护现状, 争取到98万元资金, 用于购置档案仿真复制技术设备, 并指派专人学习档案仿真复制技术, 不断研究和探索仿真复制技术, 先后为西宁市城北区、化隆县档案局等档案部门完成了17件珍贵档案的仿真复制工作, 取得了良好的效果, 成为了档案工作的新亮点。
二、抓好档案实体仿真复制技术中几个重要环节
制作仿真复制件的主要目的是保护档案原件, 替代原件服务于社会, 仿真复制件既能够体现档案原貌, 又要承载档案原始信息, 发挥重要的作用和历史价值。仿真复制的制作过程比纸质档案数字化要复杂得多, 需要反复试验, 精心调试设备, 以确保制作出的复制件与档案原件影像的信息相一致。
1. 抓好档案仿真复制技术设备环境的准备工作。
档案仿真复制技术科技含量比较高, 对仿真复制的设备要求也很高。我省在开展档案仿真复制工作中, 经过反复的市场调研, 没有追求最好的复制设备, 以我省档案实体的实际情况编制设备采购方案, 设备采购方案的重点放在专业计算机、扫描仪、打印机、专业图像处理软件, 既能满足复制的要求, 又能发挥资金的最大效益。同时, 还要准备网络环境, 搭建一个安全、快捷的信息网络。
2. 抓好档案仿真复制技术人才的准备工作。
档案仿真复制技术工作涉及计算机、色彩科学、印刷技术等多门学科的系统工程, 要做好仿真复制工作离不开一支具有高素质的专业队伍。对从事人员的个人综合素质如美学修养、计算机专业知识、实践能力等都有较高的要求, 特别是美学知识要有一定功底, 在处理图像影像时, 才能保证修复的图像色彩、笔画结构更加符合档案原件。因此, 在档案仿真复制中我们要选好、用好人才, 通过教育培训、岗位锻炼等途径培养一支具有良好的职业道德、专业技能的人才队伍, 是提升档案仿真复制技术工作水平的必经之路。
3. 抓好档案仿真复制技术制度建设的准备工作。
档案仿真复制工作对我们来讲是一个全新的工作, 它涉及的主要对象是档案实体, 为了确保档案实体和数据信息的安全, 要建立健全、严格落实一整套管理制度, 主要有工作室人员制度、设备操作规程、档案仿真复制审批制度、档案借阅归还规定、档案仿真复制数据管理规定等。就是将仿真复制整个流程都要纳入到规章制度的管理范围, 并要严格落实执行。特别是在仿真复制件制作过程中产生的“废品”, 要注意及时收集, 及时销毁, 防止“废品”流失。
三、开展档案仿真复制的技术关键点
档案仿真复制系统主要由图像输入、图像处理、色彩控制和图像打印输出四部分构成。设备由高清晰度扫描仪、色彩管理软件和喷墨打印机、图形工作站和标准光源等多种软硬件共同组成, 整个仿真复制构成了“输入—处理—打印”的工作思路。在档案复制的过程中, 应根据用途分为高仿、中仿、低仿不同层次, 这样在仿真复制中能够减少不必要的浪费, 能够降低复制的成本。
1. 档案仿真复制中要重视档案数据信息采集。
档案数据的采集是仿真复制工作的基础, 采集数据的质量直接关系到仿真复制档案的质量, 分辨率一般在800dpi以上。扫描技术看起来很简单, 是通过扫描仪将实体档案转化为数据信息, 存储在计算机的硬盘中, 为后续的仿真复制工作提供基础信息数据。仿真件的数据分析是制作过程中非常重要的环节, 分析原件的纹理、破损、底纹等图形结构, 是保证仿真件质量的关键。因此, 对扫描技术的应用要经过长期的摸索, 不断地总结, 才能采集到合格的基础信息数据。不同品牌的扫描仪驱动软件, 在操作时采用参数设定也不相同, 不同档案的载体, 所选用的技术参数也不相同。我们要对使用的扫描仪做到“心中有数”, 才能保证档案数据采集的质量。
2. 档案仿真复制中要重视数据信息的图像处理。
图像处理是操作人员通过计算机对采集的图像数据进行分析后, 表达所要表现效果的过程, 达到仿真所需要的技术参数的要求。操作人员通过运用photoshop等图像处理软件对破损的档案图像进行数字修复, 也是我们通俗地讲“纠偏操作”。在图像处理过程中, 操作员与要准确判断档案原件色彩特征、墨迹、折痕, 该处理的地方一定要处理, 应该保留的历史印迹一定要保留, 使其处理的图像更加逼真。同时在整个过程中, 要严格地进行色彩控制, 应用好ICC色彩控制文件, 只有这样才能保证最终输出的复制件色彩与档案原件保持相一致。要达到与原件接近色彩的复制件, 操作人员要经过反复的研究, 特别是整体中非常细小的地方, 要单独地细调, 每个图层要反复多次地调色, 才能与原色调接近, 否则就会造成色彩的偏差。
3. 档案仿真复制中要重视图像输出。
图像输出就是把制作完成的图像完整输出到与原件相同的材质上, 逼真地再现档案原件的风貌。图像输出是整个档案仿真复制技术的关键, 如果这个环节出现问题, 就会造成前功尽弃。所以, 我们在仿真复制中要尽量寻找与原件接近或相同的材质, 同时还要在输出设备上反复试验, 分析材质的着色能力和吸墨性, 以获取图像输出时必要的技术参数, 达到满意的输出效果。根据利用者对仿真件的具体要求, 对高仿、中仿、低仿不同层次的需求, 我们采取不同的介质, 采用不同的输出设备, 如将一幅数字图像分别输出到不同的材质上, 就会呈现出完全不同的效果。反之用同一种材质, 使用不同的输出设备, 其结果也是完全不同。
总之, 运用先进的技术开展档案仿真工作, 不仅为档案部门提供了一种新的技术手段, 也是促进档案文化发展的新的任务。我省开展档案仿真复制工作时间较短, 要不断地探索和完善仿真技术的方法, 虚心学习, 不断地充实自己, 提高业务技能, 使档案仿真复制技术发挥更大的作用。让档案由封闭走向开放, 走进社会, 档案仿真复制工作在拓展档案服务方面将大有作为。
摘要：档案是人类社会发展过程的历史记录, 具有原始、真实、不可替代性。为此, 对于档案实体的利用方式就受到了限制, 利用先进仿真复制技术应用于档案实体的保护, 既能延长实体档案的寿命, 又使档案资源能发挥更好的利用价值。
档案实体 篇9
1 水库实体档案管理的重要性
水库实体档案管理的重要性主要体现在以下两个方面:一是水库实体档案的重要性在于具有凭证作用, 就本单位日常的工作中, 经常会用到收集好的档案资料。目前德厚水库建设工作仍处于前期准备阶段 (正在准备各个可行性研究报告的的上报) , 这对于查找、应用实体档案资料的需求量很大, 每准备上报一个可行性研究报告时都要有大量的文件作为凭证附在报告里。比如说要向国家发改委上报移民规划大纲时, 就得有关文件齐全才能进行。需要国家发改委审批立项的文件, 还需要省级、州级政府部门下发的禁库令以及实物指标调查的成果等资料。只有这些具有说服力的凭证作为依据, 才能使工作顺利的开展。二是从长远来看, 水库实体档案还具有参考作用。水库实体档案管理是一个单位从事基建和管理活动的真实记录, 这些记录对于单位的工作方法的连续性、有效性, 以及决策的科学性具有不可或缺、无可代替的凭证和参考作用。建设大 (二) 型水库所形成的实体档案, 能够完整、齐全的收集整理并归档保管好, 可以为将来再建类似的水库提供一些宝贵的资源, 这有助于提高工作效率和工作水平, 起到很好的参考作用, 同时也能起到借鉴的作用。
2 水库实体档案管理的归类整理
水库工程前期工作包括勘测设计、规划、项目建议书、可行性研究报告和初步设计、各阶段的环境影响评价、各阶段的评估报告、各阶段的鉴定试验、招标设计、技术设计和施工图设计。由于各个项目中都会产生很多的文件资料, 虽然都是前期的资料, 但是不能将所有前期的资料完全混杂的收集归在一起。必须要进行分类编目来进行归集, 不然在查找档案时就会很费时费力, 达不到高效率的使用档案信息的目的。
如云南省文山州德厚水库建设管理处要整理科技文件材料并归档, 首先要有全宗号 (要向州档案馆要一个全宗号) , 然后是分类号 (项目代号) , 再后是案卷号, 全宗号确定后就可以开始将资料进行整理归档。如云南省文山州德厚水库建设管理处的全宗号为“181”, 前期的项目分类号就定为“1”, 所有的前期工程项目文件资料就归集在“1”下。勘测设计、规划、项目建议书、可行性研究报告和初步设计、各阶段的环境影响评价、各阶段的评估报告、各阶段的鉴定试验、招标设计、技术设计和施工图设计所产生的资料文件也就放在此目里, 但是又不能笼统的杂乱的放, 也要按项目来分, 如勘测设计项目中所产生的文件资料放在“181—1—1”;那么规划报告项目所产生的文件资料就归在“181—1—2”, 以此类推来归集前期工程的档案。
3 水库实体档案管理存在的问题
1) 档案管理室不符合要求。根据《档案法》规定:在机关办公楼内选择档案库房应注意:为避免潮湿和高温, 不宜设置在机关办公楼的底层后顶层。而云南省文山州德厚水库建设管理处现在的档案室正好是楼层的最顶层, 这是不符合档案管理要求的。
2) 设施设备简单, 不够齐全。就目前单位的档案管理室的设备而言, 是过于简单了。首先档案室内没有配备防火、防盗的监控设备, 这给档案的安全带来了很大的安全隐患;其次是也无温度测量监控设备, 无这些设备就意味着降低了档案管理水平, 不能更好的为档案管理服务;三是没有空气调节设备, 空气调节的目的是使室内空气的温度、湿度、洁净度等符合一定的要求, 而这些都是单位不能做到的。
3) 档案装具数量不足。现如今档案装具的数量较少, 根本不能满足档案分类的需要进行整理归档, 所以就造成了一些资料到手后不能立即重新分类来进行归档, 工作就出现拖拉不前的现象, 这也给档案的安全敲响了警钟。
4 解决水库实体档案管理存在问题的措施
1) 完善档案设施建设。《档案法》第十三条规定:“各级各类档案馆, 机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案机构, 应当建立科学的管理制度, 便于对档案的利用;配置必要的设施, 确保档案的安全;采用先进技术, 实现档案管理的现代化。”该规定从法律角度明确了档案保管工作职责和内容。要做好档案的安全管理工作, 物质条件是必要基础, 只有物质条件具备了才能保障档案的安全性。
2) 提高档案管理水平。前期工作中产生的大部分档案是在业主方 (监理和施工方有少部分的档案) 。由于业主方也是临时组建的一个单位, 大家平时都很少接触到档案管理方面的知识和技能。为了能让档案的收集、整理、归档完整顺利的进行, 也为了档案的安全和最大限度发挥其作用, 当务之急是加大档案管理人员的业务培训工作, 让管理人员出色的完成档案管理这一艰巨的任务。
3) 完善档案管理制度。建章立制是强化档案管理的主要环节和步骤, 完善的档案管理制度是理顺工作程序, 明确工作职责, 杜绝资料流失的主要措施。德厚水库已制定了《档案接收制度》、《档案查 (借) 阅利用制度》;今后还要制定《档案管理人员工作职责》、《档案安全保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》《档案鉴定销毁制度》等规章制度, 对档案的收集、整理、归档、利用、保管及安全保密等方面严格规定, 特别是要求档案管理人员要具备良好的道德素质, 健康的身体, 具有一定的档案管理和水利专业知识, 以确保档案管理程序化、规范化和标准化。
总之, 要做到档案的安全可靠、档案的完整齐全, 不仅仅需要物质的基础保障, 更需要档案管理人员认真负责、兢兢业业的工作态度和高水平技术管理。只有将两者充分的结合利用, 才能最大限度的保障档案的安全和完整。
摘要：本文围绕德厚水库工程前期建设期间档案管理工作实际, 阐述了德育水库实体档案管理的重要性、归类整理的方法, 分析了存在问题, 并提出了解决的对策。
关键词：德厚水库,实体档案管理,存在问题,解决对策
参考文献
[1]方选华.浅谈暮底河水库枢纽工程施工与运行管理.商品与质量:建筑与发展, 2014.
[2]白淑琴.浅谈工程档案管理的问题及对策.兰台世界, 2011.
