预算思维与项目决策——社会公益组织项目协调人的战略性思考

关键词：关注组织项目社会

2016年《关于改革社会组织管理制度促进社会组织健康有序发展的意见》1出台, 体现了党委和政府对社会组织的发展高度关注和重视。本人因工作关系也十分关注社会公益组织实施项目中的项目预算执行情况。通过一些私人关系, 笔者了解到部分社会公益组织的实际工作风貌, 感到社会公益组织区别于其他组织形式的生命力, 即在于其主导的组织价值观, 以及通过项目实施扩大组织价值观的社会影响力, 而社会公益组织中的项目协调人 (以下简称项目协调人) 是实施某一项目的牵头人, 其最为重要的职责是在推动项目实施的过程中, 做好与各方的博弈, 时刻从关注扩大社会公益组织的价值观的社会影响力出发, 以产出、成果、影响为导向开展工作, 保持社会公益组织以使命和影响筹资的发展形态。本文要讨论的即是项目协调人如何从预算的角度考虑所协调的项目, 做出合理的决策, 科学分配投入并将产出、成果和影响最大化。

一、认识项目预算表格

项目预算表是对项目整体的描述。预算表由项目周期、项目活动所涉及的项目开销、单价、数量、百分比等组成。公益组织在申请项目时, 要优先考虑行政开支。如表1-12中所示, 该项目周期为9个月, 人员工资和管理费用就分摊了9个月。该项目的活动是举办三次三天的培训、每次30人。接下来, 预算中充分体现了三次三天的每一项开支, 包括30名参与者所产生的食住行费用, 在此不再赘述。

二、项目协调人要关注什么

(一) 与项目人员一起制定预算

在制定预算时, 协调人要特别注意向项目工作人员公开预算信息并发出邀请, 鼓励他们参与项目预算制定到执行的全过程。有时项目工作人员并不是由协调人召集的, 在这种情况下, 预算信息公开显得更加重要。如表1-1中所示, 财务主管为此项目的贡献为20%的工作量。这个比例并非协调人擅自决定, 而是与财务主管沟通, 其根据项目内容和预算承诺付出20%的工作时间后确定的。在执行项目的过程中, 协调人还要特别注意每一个项目工作人员的工作时间百分比分配, 以免有人承担过多工作却无法按时完成该项目的工作, 造成预算浪费。同时, 协调人的工作不能停留在交代截止日期这个层面。通过团队内部讨论或单独约谈项目成员, 协调人可以掌握项目的细节, 再与预算表搭配, 便可描述项目的整体情况。

协调人也可以借助tower.im等项目进度分享平台, 随时跟进项目进度, 公开项目预算执行情况。实践证明, 项目人员以预算为基础的合作相对更加高效。

(二) 项目协调人应决策什么

如表1-1, 预算表中的1、2、3、4项是随着项目执行时间按比例支出的。表中“房租”一项占9个月项目期的10%, 总额为19, 350.00, 那么每月固定支出2, 150.00元。协调人只需计算项目执行时间, 就可以算出这四项固定支出, 并从总额中减去。如表1-2, 参与者的旅行、住宿、餐食等费用只需根据预算合理支出。协调人可以统一票据, 制作表格, 方便查阅和追责。项目人员在向财务报销任何票据之前, 应先通过项目协调人的签字确认, 项目协调人也应有权限拒绝非预算项目, 同时也有义务与项目人员和财务人员进行协商处理一些常见问题。一切超出预算表标准的支出和结余, 都应该及时和财务人员及主管领导协商, 达成共识后与资方逐条谈判预算变动和更正等内容[1]。

(三) 有投入必有产出

项目协调人还要关注项目的产出、成果及影响, 并从预算表中及时看出这些信息, 及时做好记录。如表1-1, “工资”一项中, “培训师”预算为45, 000.00人民币。项目协调人要及时与培训师沟通, 记录可能的产出, 如, 相关课件 (1套) 、教案 (1套) 、案例 (5篇) 、讨论资料 (10组) 等等。项目协调人的此类记录会让项目期中或年终的报告更加有说服力。项目协调人要了解项目报告的投入产出是否合理, 这是能不能继续得到资方资助的重要根据。如表1-1, “专家合同”一项预算为48, 000.00元/3次课程。资方往往不能推断这类预算所带来的产出、影响和成果, 项目协调人对此类投入的描述将起到至关重要的作用。

(四) 防止资金滥用

项目协调人要防止预算资金的滥用。在协调人看来, 有可以解释的产出, 那么每一笔投入都是“该花的”。相反, 如果因为“节省开支”, 而没有达到项目预期或影响项目产出, 对于协调人来说, 这类看似节省的做法反而是“资金滥用”。因为一方面资方只能通过支出及产出的合理性来判断“有没有得到应有的产出、成果和影响”。而另一方面如财务主管因为只贡献20%的工作量 (表1-1) , 他们也并不能随时出席或观察项目支出, 因此资金是否使用合理、是否“值得花”、带来了哪些成果、或许会造成哪些影响等等都是协调人在配合财务完成其工作任务的同时需要收集和记录的细节。这类细节可以帮助协调人与财务人员沟通、以及帮助协调人在同资方谈判时更加理性和有力[2]。

三、项目协调人对预算表的一些误区

(一) 认为预算是财务人员的事

有一种情况比较普遍, 就是项目协调人完全不了解自己所协调的项目的预算表。这样一来麻烦就会接踵而至。首先, 项目协调人不了解预算表上的项目人员都有谁、他们的分工是怎样的。很多现实案例中, 项目团队的低效和权责模糊几乎都是因为协调人和项目工作人员本身对预算表的完全不知情。因为社会公益组织本身不盈利, 所有人的工资其实都是捐助者提供的项目工资。传统的做法是由财务人员将项目工资聚拢, 再按照每一个工作人员的工作职责和工作任务发工资。这样的做法很容易造成权责不明, 很多人自己都不知道自己属于哪一个项目的项目人员, 因此项目协调人需要学会用预算表为依据来协调项目人员。

(二) 认为预算表定了就不能改了

项目协调人要根据预算表执行项目, 但并不是说预算表不可更改。前面说过, 预算表是项目工作人员达成共识的结果。也就是说, 预算表的每一项必然是经过协商和权衡的。如果项目团队找到了获得产出和成果的更加有效的活动, 项目协调人就可以考虑改变预算项目。如表1-3, 为期18个月的项目, 实际项目活动是开展一个社区试点, 并在这个试点开展一次能力建设[3]。在项目开始前两个月, 项目人员再一次针对项目活动进行讨论, 讨论结果是彻底推翻之前的项目计划, 最终决定在项目期内, 开发一个全新的课程, 并进行三天的课程实践。协调人并不用纠结于原来的预算表 (表1-3) 。根据与资方的合同, 资方通常会允许预算项目10%-20%的浮动 (总额不可变) 。如果浮动并不能完全满足新的项目活动, 协调人就必须向资方提出申请, 解释前因后果, 修改项目预算。待资方重新批准项目后才可以执行项目活动。协调人需要严谨。主观臆断或先斩后奏等都会提高项目风险[4]。综上所述, 项目协调人的工作都是围绕预算表展开的。通过预算表我们可以直观的看到项目的全貌, 同时可以通过执行预算把握项目的时间进度及人员分工。一个称职的项目协调人不是会的最多的那个人, 而是最了解如何利用预算表协调各方, 如何在谈判时清楚地描述项目的优势, 从而争取可持续的项目经费。