刍议基于主体的档案信息资源开发利用

一、档案信息资源开发利用概述

档案信息资源的开发利用工作主要涉及档案工作者、档案利用者两个主体, 有效的档案信息资源开发利用离不开档案工作者通过开发利用工作提供丰富多样、整理有序、保管齐全的档案信息资源, 同样也离不开档案利用者的利用需求以及利用档案的反馈。本文从档案工作者、档案利用者的角度出发, 分析其在档案信息资源开发利用中的作用和存在的问题, 提出促进档案信息资源开发利用的相应措施。

二、档案信息资源开发利用主体在开发利用中的作用

(一) 档案工作者是档案信息资源开发利用的主导。

档案信息资源开发利用包括了“开发”和“利用”两个方面, 其中, “开发”是从档案工作者的角度而言的, 档案信息资源的开发是档案职业的重要组成部分, 是档案工作者的重要工作之一。档案工作者是档案信息资源开发利用的主导, 主要体现在以下几个方面:

1. 档案工作者是档案信息资源开发利用客体齐全完整的保障者。

档案信息资源是档案信息资源开发利用的客体, 是开发利用的基础。在档案管理的诸多环节中, 档案工作者扮演着档案的收集者、鉴定者、整理者、保管者、开发者等多重角色, 任何一个环节的工作均会影响到档案信息资源的数量与质量, 在很大程度上决定了档案信息资源的齐全与完整。

2. 档案工作者的专业素养决定了档案信息资源开发的成效。

档案信息资源的开发范围广、选择性大, 要在包罗万象、丰富多彩的档案信息资源中准确把握市场需求, 保证开发成果同时兼具经济效益与社会效益, 与档案工作者自身的专业素养息息相关。

3. 档案工作者的知识构成决定了档案信息资源开发工作成果的质量。

档案信息资源开发要求档案工作者不仅仅具有专业知识储备, 还需要多学科的相关知识, 尤其是在档案信息资源开发呈现网络化、数字化的趋势下, 档案工作者知识构成多元化有助于完善档案信息资源开发工作, 保证档案信息资源开发成果的质量。

(二) 档案利用者是档案信息资源开发利用的中心。

档案信息资源开发利用的另一个方面“利用”是从利用者的角度而言的, 利用过程决定了利用者能否获取档案信息, 该过程不仅包括档案工作者的开发工作, 还与档案利用者的利用行为密不可分。开发的目的是利用, 档案利用者的利用需求引导着开发, 即利用体现着开发工作的价值。档案利用者在档案信息资源开发利用的过程中处于中心地位, 这主要体现在以下几个方面:

1. 档案利用者的需求决定了档案信息资源开发的方向。

有需求才会有动力, 档案利用者的利用需求是档案工作者进行档案信息资源开发的动力所在, 只有了解档案利用者真正的需求, 将档案信息资源开发与之相结合, 才能保证开发工作不是人力、物力的浪费。

2. 档案利用者是档案信息资源开发成果的检验者。

实践是检验真理的唯一标准, 档案信息资源开发成果成功与否需要靠档案利用者的利用实践来进行检验。

3. 档案利用者是档案信息资源开发工作的监督者。

一项工作的有序进行离不开有力的监督, 档案信息资源开发倘若离开了档案利用者的监督, 将导致一些没有利用价值的开发成果出现, 最终造成人力、物力的浪费。

三、档案信息资源开发利用中存在的问题

(一) 档案工作者在档案信息资源开发利用中存在的问题。

从档案工作者的角度而言, 在档案信息资源开发利用的过程中, 其存在的问题归纳起来主要包括:主观臆测档案利用者的需求;档案用户调研工作落后;“闭门造车”、缺少合作;知识结构单一等。

(二) 档案利用者在档案信息资源开发利用中存在的问题。

从档案利用者的角度而言, 在档案信息资源开发利用中, 其存在的问题总结起来主要有:缺乏主动意识, 与档案开发部门的互动少;反馈滞后甚至无反馈;缺乏后续监督意识等。

综上所述的问题, 既有档案工作者的原因, 也有档案利用者的原因;既有资金方面的原因, 也有体制方面的原因。此部分并非本文的论述重点, 不再赘述。

四、促进档案信息资源开发利用的建议

(一) 档案工作者应做好的工作。

档案工作者是档案信息资源开发的主体之一, 档案工作者进行开发工作需要从以下几个方面努力。

1. 从开发方式上来看, 档案工作者需要考虑档案信息资源开发成果的呈现方式。

档案作为国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的最原始的信息记录, 原始记录性是其区别于其他相关事物的本质特征, 在进行档案信息资源开发的时候, 保证其原始记录性是档案信息资源开发成果区别于其他信息资源开发成果的关键, 因此, 档案信息资源开发成果的呈现方式应该以原始形式作为首选形式, 与此同时, 在必要的情况下以其他形式作为辅助。

例如, 近年来, 以北京卫视《档案》为代表的国内电视台争相开播以档案为主题的科教纪实电视节目, 如广东卫视新闻频道《解密档案》、辽宁卫视《揭秘》、陕西卫视《天下奇谭》等等, 该类节目将大量罕为人知的历史档案资料通过电视荧幕展现出来, 一时间好评如潮。虽然该类节目借助于电视媒体的做法具有创新意义, 在一定程度上促进了档案宣传, 有利于提升社会档案意识, 但是, 要将其定位为档案信息资源的开发并广为推广还有待商榷。原因主要有两点, 第一点是因为该类节目是将部分档案插入的方式进行剪辑, 在一期节目中, 档案所占比重实际上是相对较少的;第二点是因为该类节目是以编辑过的形式呈现档案, 这种形式不能很好地体现档案的原始记录性, 对于观众而言, 这未必是他们所期待的利用档案的方式, 这在一定程度上更偏向于电视节目的娱乐性与教育性。

2. 从开发内容上来看, 档案工作者需要做好用户调研工作。

以职业作为分类标准, 将档案利用者分为科研人员、工程技术人员、管理人员、专门职业者和普通居民五类, 分别分析各类人员的档案利用需求, 这种做法在一定意义上有助于提高开发工作的针对性, 提高开发效益。无论是哪一类利用者, 从其利用档案的目的来看, 档案利用目的归纳起来主要有两大类, 一类是带有功利性的目的, 是出于公务活动所需或者是与自身利益相关, 这一类是查档需求的最大组成部分。另一类则是出于好奇心的驱使, 是行使知情权的体现, 除了第一类的主要查档需求外, 此类查档需求相对较少, 是第一类利用目的的补充。因此, 档案工作者在进行开发工作时, 要充分了解利用者的需求属于哪一类, 要有针对性地进行开发。这就需要档案工作者综合运用直接调查法 (如通过会议、文件、制发报表、访问或座谈等方式作调查) 和间接调查法 (如文献分析法、用户资料分析等) , 同时借鉴图书馆领域优秀的用户调研案例, 做好用户调研工作, 为开发工作打好基础。

3. 从开发工作上来看, 档案工作者需要学会跨部门合作开发。

在网络环境下, 信息资源的共享要求档案开发主体实现扩展, 档案工作者需要与图书、情报以及博物馆等相关部门进行合作, 实现信息的共建共享。

4. 从知识构成上来看。

档案工作者应具备多元化的知识结构。在信息网络技术的支持下, 档案信息资源的开发利用必然将逐步向电子化、网络化方向发展, 档案工作者在具有档案专业知识储备的情况下, 还应拓宽知识面, 加强对信息技术、计算机技术的学习, 努力实现知识结构的多元化, 以满足网络环境下的档案信息资源开发利用工作的要求。

(二) 档案利用者应做好的工作。

查阅档案的利用者涵盖了机关、企事业单位、学校、科研机构、港澳台同胞、侨胞、外国学者、留学生等国内外及社会的各个层面, 可以预见的是, 在未来, 档案利用者还将进一步扩展。促进档案信息资源开发利用, 档案利用者有着很大的发挥空间, 如若其做好了相应的工作、发挥了主导作用, 便可以在档案信息资源开发利用的工作中大有所为。因此, 为了满足自身的利用需求, 从档案利用者的角度出发, 促进档案信息资源开发利用, 档案利用者主要应该扮演好“反馈者”的角色。扮演好该角色, 档案利用者需要从以下方面努力:

1. 档案利用者应变“被动”为“主动”, 提出利用诉求。

这要求档案利用者改变以往“坐等被服务”“提供什么利用什么”的观念, 学会根据自身的需求, 通过档案相关部门提供的渠道, 甚至是在没有提供渠道的情况下主动创造途径, 向档案开发部门提出利用内容、利用方式等各方面的需求。

2. 档案利用者应积极参与“互动”, 反馈利用效果。

这一点要求档案利用者将利用过程视为类似网上购物的体验, 在利用过程结束之后积极进行反馈与点评, 将利用体验好的方面与不足的之处反应给档案开发部门, 同时提出进一步改进的建议。

3. 档案利用者应做好后续监督工作。

对于档案信息资源开发部门而言, 档案利用者在反馈的过程中, 实际上是在无意识地发挥着监督的作用, 档案利用者在反馈之后, 应加强持续关注, 监督改进成效。

摘要：档案信息资源是信息资源的重要组成部分, 档案信息资源开发利用主题涉及档案工作者和档案利用者。本文从档案工作者和档案利用者两个主体的角度出发, 分析了这两个主体在档案信息资源开发利用中的作用及两个主体在当前档案信息资源开发利用中存在的问题, 在此基础之上, 分别从两个主体的角度提出了相应的建议, 以便促进档案信息资源开发利用。

关键词：档案工作者,档案利用者,档案信息资源,开发,利用