高速公路运营单位档案管理现状与思考——以少洛高速公路为例

一、引言

档案是人类历史最重要的载体之一, 它通过真实的记载, 向后人揭示历史的真相, 而档案本身也随着时间不断发生着变化。企业档案是企业历史文化的承载和重要记录, 是企业发展进步的重要标志, 是企业管理的基础工作之一, 是提高工作质量和工作效率的必要条件, 科学规范的管理档案, 是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度, 对于企业管理规划、创一流企业的整体建设、提高企业管理水平具有重要意义, 档案管理工作不仅为企业管理奠定了基础, 而且为研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料。随着河南省高速公路的快速发展, 高速公路运营单位档案管理工作的重要性也日益突显。

二、少洛高速公路简介

省级高速公路网郑卢高速公路 (S85) 和国家高速公路网宁洛高速公路 (G36) 重要组成部分的少 (林寺) 至洛 (阳) 高速公路 (简称少洛高速) , 路线起点位于登封市东侧韩村, 东接郑少高速公路, 经张家沟、耿庄、三王庄、君召乡、颖阳镇、吕店乡、于伊川县彭婆镇昌营村西北与与二广高速相接, 向西止于洛阳市孟津县麻屯镇与连霍高速公路相接, 分为少林寺至洛阳, 洛阳西南绕城两个路段, 全线长94.8公里。

少洛高速公路建成通车以来, 管理体制先后发生多次变化。2005年8月, 河南省交通厅公路管理局少 (林寺) 洛 (阳) 高速公路运营管理中心挂牌成立;2008年1月河南省交通厅公路管理局整合少林寺至洛阳高速、洛阳绕城高速、济源至洛阳高速成立河南省交通厅公路管理局济 (源) 少 (林寺) 高速公路运营管理中心;2008年12月分离出济源至洛阳高速, 机构又变更为河南省交通厅公路管理局少 (林寺) 洛 (阳) 高速公路运营管理中心;2012年2月经河南省收费还贷高速公路管理中心批准, 成立河南省交通运输厅少新管理处高速公路少洛运管中心, 隶属于河南省交通运输厅高速公路少林寺至新乡管理处的事业单位, 实行企业化管理, 机构规格相当于正科级, 河南省交通运输厅高速公路少林寺至新乡管理处负责业务、行业及人事管理。下属登封东收费站、登封西收费站、君召收费站、吕店收费站、伊川北收费站、洛阳新区收费站、洛阳高新区收费站、洛阳涧西收费站八个收费站;路政一大队、路政二大队, 登封和洛阳两个监控运维站, 少林服务区共13个基层一线单位。中心机关内设综合科、财务科、政工科、征收科、路政科、养护科、机电科和监察考核办。

十年来, 少洛高速公路车 (辆) 流量和通行费征收年均增长率超过10%, 三个文明建设全面发展, 多人次被授予“河南省业务技术能手”“河南省劳动模范”, 登封西站、洛阳新区站连续三年被省厅评为“十佳收费站”;先后获得了国家级青年文明号”“全国三八红旗集体”“河南交通巾帼奖”“河南交通文明示范岗”“全国交通巾帼奖”等十多项省部级荣誉, 连年荣获河南省交通系统评比“先进单位”, 充分发挥了少洛高速公路的社会经济效益, 展示了少洛高速公路的外部良好形象。

三、少洛高速公路管理中心档案管理的现状

少洛高速公路通车以来, 管理体制几经变革, 从最初成立少林寺至洛阳高速公路运营管理中心, 河南省交通厅公路管理局济少高速公路运营管理中心, 河南省交通厅公路管理局少洛高速公路运营管理中心到2012年2月成立河南省交通运输厅少新管理处高速公路少洛运管中心 (简称少洛运管中心) 。几届领导班子始终高度重视档案管理工作, 十分注重“保管具有历史价值和收藏价值的档案资料”, 收集、保管、利用少洛高速珍贵档案资源倾力塑造少洛文化品牌, 激发少洛内在动力, 提高少洛竞争力, 不断满足少洛高速可持续发展需要, 不断提升档案管理工作的科学化、标准化和规范化服务水平, 使档案管理更好地服务于少洛高速公路的运营管理。

档案安全, 责任重于泰山。少洛运管中心把档案管理列入单位发展规划, 依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》以及《河南省档案管理条例》等建立相应的管理制度, 各业务科室、收费站、路政大队、监控运维站配备专职档案员 (内勤员) , 负责业务指导、档案接收保管与合理开发利用。加强对档案室硬件配置, 配备了电脑服务器、扫描仪、刻录机、复印机、空调、碎纸机、吸尘器、温湿度记录仪等设备。各业务科档案室保存着少洛高速公路自通车以来的纸质、手工制品、电子文件等不同载体的档案。为提高档案室的“安全系数”, 少洛运管中心还强化防火、防盗、防光、防尘、防磁等安全保护措施, 为档案管理提供了良好的软硬件环境。

多年来, 少洛运管中心十分注重有计划、有步骤的推进档案信息化建设, 在档案管理上投入了大量的人力、物力和财力。加强对外业务交流, 积极引进先进的技术。采用美林通 (电子) 档案信息化系统, 使档案管理工作日趋智能化、网络化、高效化, 实行文档一体化实时登录传输, 定期邀请省厅档案室专家指导工作, 及时发现、总结、探索档案信息化建设中出现的新情况、新问题、新经验、新方向。目前, 少洛高速路政科所管理的路政大队和征收科所管理的收费站进行试点, 现已经实现了动态归档, 智能管理等, 通过搜索引擎和全文检索, 实现档案信息资源共享, 各路政大队的档案工作通过高效适用的档案管理软件使档案管理的效率大大提高, 利用更加方便。少洛高速收费站“绿色通道”验货车辆照片的拍摄等采用先进的智能化系统, 直接上传、归档等, 不仅减少了验货的繁杂程序, 而且提高了验货的效率。同时加强对电子文件的生成、管理、利用过程的监控、审查, 及时做好杀毒软件的实时更新, 采取定时备份、异地备份、多处备份等必要措施, 确保电子文件信息安全, 避免档案资源损失。

少洛高速档案管理在传承少洛精神, 宣传少洛高速文化上发挥了重要作用, 大力弘扬宣传“崇尚荣誉, 超越自我, 勇争第一”的少洛精神, 并不断赋予新的内涵提炼特有的少洛企业文化。2013年11月, 少洛高速公路“特色收费站”创建观摩会在少洛高速吕店收费站成功召开;少洛高速征收科联合网络公司开发的PPT电子档案管理系统为观摩会添加了一大亮点。

四、少洛高速公路档案管理中存在的不足

(一) 已收集到的档案资料质量不高。

通过翻阅各科室、基层一线单位档案发现, 原始资料中存在复印件, 套复和不耐久字迹等现象, 并且档案措施没有跟上, 影响了档案资料的完整性和保管期限, 增加了不必要的返工及时间和经济上的浪费。

(二) 档案管理人员专业水平低、队伍不稳定, 且都是兼职。

高速公路运营档案管理, 不仅要求档案管理者具备档案管理的相关知识, 还要求档案管理者熟悉高速公路。因此, 档案管理人员要想完成高速公路档案管理工作, 需要较高的职业素养, 但当前高速公路档案管理人员的素质较差, 缺乏专业的知识且责任心不强, 对于高速公路运营中的档案怎样收集、归档和上交都不了解, 对档案的管理造成很大的影响。此外, 档案管理人员队伍不稳定, 大多由兼职人员组成, 且常会出现轮岗现象, 导致档案管理工作的混乱。

(三) 档案的填写不规范。

档案对于表格填写时应遵守的规范, 并没有严格的要求, 这就导致在实际的工作中常会出现因不同管理者或者不同地域, 甚至在不同阶段, 出现档案不统一的现象。档案表格填写不统一, 没有同一的评价标准;不利于对档案进行信息化的处理, 方便档案的管理和查询。

五、对少洛高速公路档案管理的几点建议

(一) 进一步健全档案工作机构, 不断加强档案工作力量。

档案工作机构是档案工作得以正常开展的体制和机制保障, 没有健全的档案工作机构, 就没有健全的档案工作。按照《河南省档案管理条例》的规定, 单位必须成立相应的档案工作机构, 一个机关的全部档案是不可分割的整体, 应统一向一个档案 (室) 馆移交。机关档案工作, 是本机关工作的重要组成部分, 是提高机关工作效率和工作质量的必要条件, 是维护机关工作历史真实面貌的重要工作。因此, 档案工作要顺应管理体制改革的要求, 进一步理顺档案工作管理体制, 使档案工作在改革与发展过程中得到切实加强, 只有认真贯彻执行档案的集中统一管理原则, 才能为企业档案的收集工作奠定基础, 确保档案收集工作的质量。

目前, 少洛运管中心机关档案管理基本上都是本科室保存, 档案管理员也都是由各科室内勤人员兼任, 这在一定程度上, 对档案的开发利用不是很高, 因此, 必须加强档案资源整合, 从而实现档案资源的共享和协同工作, 并最终形成有价值有效率的一个整体。这既是对传统档案工作封闭保守、各自为政观念的突破, 又是市场经济条件下档案工作更好地为“五位一体”的社会主义现代化建设服务的改革与探索。同时, 根据人员现状、档案数量等情况, 在中心机关档案部门配备相应的专职档案工作人员, 并确保档案人员的相对稳定, 逐步改变大多数档案人员身兼数职、调换频繁的状况。

(二) 订立“规矩”, 启动档案工作制度建设。

按照《河南省档案管理条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》, 结合少洛高速实际情况, 制定综合档案管理办法, 制定档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、利用、保密、应急预案等工作制度或办法, 制定档案工作“三纳入” (档案工作纳入单位工作计划, 档案工作纳入领导议事日程, 档案工作纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制) , 档案管理人员“四参加” (档案管理人员参加基建工程竣工, 档案管理人员参加科研成果鉴定, 档案管理人员参加设备开箱验收, 档案管理人员参加产品试制定型鉴定、验收) , 档案工作“四同步”制度 (下达计划任务与提出科研文件材料要求同步, 检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步, 验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步, 上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步) , 并采取相应的措施, 保证制度的实施。建立工作网络, 明确职责, 建立档案人员岗位责任制, 并进行定期考核。

(三) 加大档案人才培养力度, 助推少洛高速档案管理发展。

加大档案教育培训力度, 立足当前, 着眼长远, 瞄准现代技术的应用与发展, 不断实现档案工作人员的知识更新, 提高档案人员的岗位适应能力和对相关新技术的掌握程度。深化职称改革, 积极探索档案管理人员专业技术职务聘任制度, 给予档案人员相应的职称待遇, 稳定档案管理人员。同时组织开展档案工作经验交流、学术研讨及档案人员的培训等工作;加强对档案管理人才科学合理的使用、培养、提高和开发, 切实解决“能上能下、能进能出”问题, 转变观念, 大胆改革, 建设与现代企业制度相适应的人事管理制度, 推进档案人才评价体系的建设。要运用激励机制, 激发档案工作者的积极性、主动性和创造性, 通过他们积极努力的工作, 推动档案工作的不断创新和可持续发展。

六、结语

做好高速公路的档案管理工作是一项任重道远的工作, 要坚持从实际情况出发, 找准突破口, 紧跟高速公路发展的步伐, 反映和适应新的体制格局和思想观念上的深刻变化, 探索一条符合少洛高速公路特色的档案管理之路, 促进少洛高速公路的科学发展。

摘要：近几年来, 我省高速公路进入快速发展的新阶段, 取得了巨大成就。截止到2013年底我省高速公路通车总里程成达到5858公里, 现代化的高速公路设施, 促进了我省经济的快速发展。随之而来的是高速公路的运营管理, 其中高速公路运营管理单位档案管理工作是一项系统工程, 涉及收费管理, 养护管理, 路政管理, 机电管理、服务区管理等多方面环节。文章对少洛高速公路运营单位档案管理工作进行了探讨, 分析少洛高速公路档案管理特点及现状, 指出少洛高速公路档案管理工作存在的问题, 提出下一步少洛高速公路档案管理采取的措施。

关键词：高速公路,运营,档案,现状