云计算平台下数字档案信息资源共享策略研究

1 引言

在信息技术快速发展和普及的时代背景下, 档案信息资源共享已经成为新的研究热点和焦点。云计算作为最新的信息技术发展成果, 如何和数字档案信息资源共享结合在一起成为我们亟待解决的问题。笔者在工作实践之中总结出如下云计算平台数字档案信息资源共享的策略和方法。

2 完善标准体系

标准体系的建设并非一朝一夕之事, 建设数字档案标准体系的过程是一个漫长而又繁杂的过程。标准体系的制定应该由国家档案局和国新办带头进行, 为云环境下的数字档案信息资源贡献提供一个宏观上的方向和规范性的指导, 让云计算平台建设能够在整体上得到控制, 使得统一标准建设的顶层设计工作从源头上得到质量保证。数字档案管理囊括了各行各业、各个领域, 吸纳政府、企业、事业单位、社会团体的参与是很有必要的, 这些组织可以共同对电子文件形成、电子文件格式、电子文件大小等数据结构的标准进行协商和选定, 使得电子文件的流转和归档能够遵循一定的范式和流程, 各个层级、各个行业的档案管理机构提出的意见必须慎重对待。云计算平台下的档案信息资源共享建立在档案数字化和办公自动化的基础上, 大量的电子文件在办公自动化的过程中积累和形成, 对档案领域的电子文件提出格式要求和管理要求势在必行, 并需要在电子文件形成过程中动态、及时地接受档案部门的指导, 数字档案管理专业人士和技术人员有必要参与到办公自动化的进程之中来, 使得结构设计和标准设定更具科学性。

3 优化基层各单位各部门的档案组织体系

基层档案管理体系一直受到文档分拣管理体制的束缚和限制, 虽然经过多年的建设已经日趋成熟, 但是文件管理和档案管理工作之间的悬殊一直未得到弥补, 这也成为基层档案管理工作亟待改进和提升的地方。数字档案管理工作的完善应当从基层单位的档案管理组织体系完善着手, 力求在基层单位构筑明确的岗位责任制度。

首先, 从档案载体上来看, 数字档案和纸质档案虽然在载体上天差地别, 但是纸质档案管理方法和理论经过多年的发展已经相当成熟, 数字档案管理方法不可因为载体的差异而全盘否定纸质档案管理中积累的经验和理论, 相反还要借鉴纸质档案管理方法。此外, 数字档案建立在纸质档案的基础上, 笔者认为基层党委也无须制定专门的管理机构进行数字档案管理。目前, 我国已经针对数字档案管理建立联席会议制度, 其最终宗旨在于进行传统档案和数字档案的协调, 进一步推动数字档案和纸质档案的协调。

其次, 基层单位应当在档案管理机构内部为数字档案管理设置一个集中的管理部门, 使得数字档案管理权责机制和问责机制得以有效落实和运行。数字大干管理要意识到自身在收集、整理和上传数字档案中的职责, 体会到为档案使用人员提供服务和信息的使命。各个部门在办公自动化过程中产生的电子文件首先会在部门之间流转和使用, 在完成周转之后才会进入到数字档案部门归档, 数字档案管理人员在这个过程中需要对电子文件的真伪进行甄别, 并实现顺利的业务交接, 判断哪些文件需要被归入到数字档案管理系统之中来。如经过甄别和判断, 电子文件符合上传标准, 那么电子文档就转变为数字档案, 进入到云计算平台之中。

4 公共云平台的建立

借助信息技术的拓展, 公共云下的数字档案服务能够得以实现。公共云平台的建立需要将政府、企业、事业单位联结在一起, 以健全的法律政策和制度政策为基石进行公正、平等、互相尊重的契约的建立, 最终形成数字档案云平台, 档案管理部门需要在这个过程中承担协调职能和信息处理服务。建成之后的公共云平台可以让每一个公民获得个性化的信息服务。公共云平台可以突破省、市、县的限制, 将各级政府、各级企事业单位、各级公共团体的公共资源变为一个有机整体, 将数字档案服务跨越部门、层级和地域建设的目标落实下去。公共云服务秉承保障公平和服务民众的原则, 使得公民能够公平地享受自身的知情权并借助平台获得个性化的针对性服务, 使得地方政府和群众之间具备顺畅的沟通渠道和沟通方式, 因此需要在政府之间和上下级单位之间建立良好的协调机制。数字档案信息资源共享的公共云平台最终的目的还是服务, 各级档案管理部门需要将电子文件上传到云平台之中去, 使得公众能够获得及时完整的服务。平台还要和各级政府网站、政务信息公共平台对接, 增加政府和群众之间互动的顺畅性, 做到真正的下情上传。

公共云平台下的数字档案信息资源共享过程是一个跨越省市县的数字档案信息整合过程, 信息共享不再受到级别和地区的限制, 档案管理部门之间、政府和机构之间都可以进行及时有效的沟通, 公共云平台使得个性化和多样化的服务变为可能。

5 私有云平台的建立

私有云服务的服务群体是单独的客户, 对隐私性具有较高的要求, 因此对数据、安全、服务质量也具有较高的要求。私有云公司通过强大的基础设施可以实现对应用程序方式的部署和控制。企业可以选择将私有云部署在数据中心防火墙之内, 也可以选择将其部署在安全的主机托管场所之中。私有云的核心在于对专有资源的控制, 企业可以自行构建私有云, 也可以购买云提供商的服务构建私有云。托管式专用模式中, 企业可以获得IBM、SUN等云计算服务提供商提供的专业化服务, 并最终形成适合企业内部的数据中心专用云。

私有云的建设可以从以下三个部分着手进行。首先, 进行私有云服务和资源管理系统的建设, 为用户提供私人服务和个性化服务;其次, 提供私有云计算服务, 实现云管理的集中化和硬件的虚拟化, 使得私有云资源调度实现弹性管理;再次, 进行私有云管理平台建设, 负责运营各种云计算服务、进行资源的整合管理。私有云构建在防火墙之后, 这是其和公有云最明显的差距, 因此网络不稳定对其的影响微乎其微, 在运行之中具有更高的安全性和稳定性, 服务质量也较公有云有限制的提升。构筑在防火墙之后的私有云在安全性上也远胜公有云, 在对C++、Java等静态语言的支持性上也表现出良好的形成。举例来说, IBM退出的cloudburst就能够便捷高效地构建基于Java的私有云。

摘要：本文针对云计算平台下的数字档案信息资源共享提出了几点建议, 为云计算平台下的数字档案信息资源共享构筑良好的运行环境和策略。

关键词：云计算,数字档案信息,资源共享