档案工作前端控制的理论与实践探究——以高校档案工作为例

一、从思想蕴含到正式提出

20世纪末和本世纪初, 由于信息技术的发展, 大量电子文件产生形成, 使得档案学界长期基于纸质文件的研究建立起来的基础理论受到强烈冲击。在电子文件产生之初, “前端控制”的概念虽没有被明确提出, 但在国内外学者的相关论述尤其是与之相关联的文件生命周期理论的研究中, 已初步体现。

前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·罗兹认为:“一个综合文件管理系统将与一个组织的文件在其完整的生命周期的每一件事情有关”;日本学者作山宗久指出, “与其当办公室内文件太多时烦恼不堪, 不如在文件产生的前期就加以控制更有效果”;国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》 (草案) 将对电子文件的“干预时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段, 主张“在文件形成前就采取行动”。国内以冯惠玲、刘家真、刘越男等为代表的知名学者几乎与国际档案界同步关注电子文件这一新的文件形态的出现, 同时对前端控制思想进行着积极的研究和梳理。

前端控制, 这一本在电子文件产生之前就存在于档案工作实践中的理念, 直到电子文件产生后才被正式提出, 正如不少学者指出, 它是在总结经验和教训的基础上提出的将控制环节提前到文件形成阶段的一个管理理念。这一理念的提出, 又激发了档案学界对前端控制原则在其他载体档案中适用性的探索和研究, 并不断赋予其新内涵, 体现着新的环境下档案学理论与实践的发展趋势。

二、发展中赋予新内涵

前端控制原则的提出, 本是针对电子文件的形成而言, 但随着实践发展, 很多档案学界人士认识到:前端控制不仅适用于电子文件的形成和管理, 它体现着档案工作的管理理念和现实需求。

近年来, 对于前端控制的研究已不局限于电子文件这种载体, 而是将它作为一种管理方式贯穿到整个档案工作中, 在各门类档案如人事、基建、科技档案等的研究中, 都提出了前端控制的理念与要求, 并指出了进行前端控制的必要性和可行性。同时, 档案工作人员在实践中越来越发现, 不管是什么门类、哪种载体的档案, 推行前端控制, 从文件形成之前或形成阶段就介入管理, 对于完整收集、规范整理和移交归档来讲, 都是行之有效的做法。

基于此, 笔者认为, 现阶段我们应赋予前端控制新的涵义:它是档案工作重要的管理理念和方式, 它以文件生命周期理论为依托, 以文件的来源为基础, 在文件归档之前的形成、收集和整理阶段, 通过档案部门的提前介入和跟踪管理, 实现文件形成合理、收集齐全、整理规范和有效归档。

三、长期的实践探索

长期以来, 档案部门在实践工作中, 探索和总结出的一些管理制度、经验和做法, 都充分体现前端控制的理念, 是其深厚的实践基础, 对于确保归档文件质量、提高档案工作效率至关重要。

(一) “三纳入”、“四同步”是前端控制理念的具体体现

在长期实践中, 档案部门总结提出的“三纳入”、“四同步”的具体管理制度, 在整体工作规划、发展中同步对档案工作进行计划、提出要求, 实际上就是前端控制思想的具体体现, 同时也是从思想和行动上引起整个机构对档案工作加以重视的具体措施。实践证明, 此举对于积极有效地开展档案工作起到了非常重要的作用。

《高等学校档案管理办法》 (以下简称《办法》) 第三条规定:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作, 学校应该加强管理, 将之纳入学校整体发展规划”。在实际工作中, 各级各类档案部门都认识到, 将档案工作纳入整个事业体系, 保持与整体工作的同步发展, 提前计划和行动, 不等不靠不滞后, 档案工作就能做到合理规划、科学发展, 就不会孤立无援、无序散漫。

(二) 部门立卷归档制度是前端控制理念的具体实践

《办法》第十六条规定:“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求, 组织本部门……及时整理档案和立卷……。”部门立卷制度的确立, 明确了在档案工作中业务部门的职责和要求, 对于从源头上控制文件的形成收集和整理归档十分有效。

高校在具体实践中, 通过设立部门兼职档案员、建立档案工作网络, 并以此为依托在文件形成阶段就开始介入管理和指导, 将“触角”延伸, 实现了文书工作与档案工作的有效衔接和整合。值得一提的是, 在专职档案人员偏少的情况下, 兼职档案员在文件的收集、整理和归档方面做了大量的工作, 是高校档案人才队伍的不可或缺的重要力量。在兼职档案员设立方面, 笔者建议可由部门办公室文书工作人员兼任, 因为他们对本部门文件形成情况较为熟悉, 有利于文件的全面收集和规范整理。

(三) 签订合同或协议是进行前端控制的必要举措

此举主要针对机构在重大活动中形成的文件材料而言。重要活动、重大项目往往在一个机构的整体工作中占有极其重要的位置, 直接反映机构事业的重要历程和发展脉络, 很多还具有里程碑式的涵义, 其形成的文档材料的价值在日后也会大大凸显甚至超出原来的想象, 因此对这部分档案材料的质量控制和全面收集就显得尤为重要。在采用上述两点举措的基础上, 还应特别注意, 在活动筹划或项目开展之初就同文件形成部门或者项目参与单位签订合同或协议, 提出文件归档要求, 明确档案所有权归属, 以便从源头上确保这部分文件材料权责明晰, 齐全完整、真实可靠, 避免日后产生不必要的麻烦和纠纷。在文件材料形成之前就采用合同、协议方式提前进行控制和规划, 能够有效避免重要活动、重大项目档案材料集中堆积形成的无序和混乱, 能够确保这部分档案做到及时移交和归档。

(四) 业务培训和指导是实现前端控制的重要手段

《办法》第八条规定高校档案机构的职责之一是开展学校档案工作人员的业务培训。对高校而言, 档案人才队伍建设不仅指专职档案人员, 更大的精力应放在兼职档案人员的业务培训方面, 因为他们是前端控制中的具体实践者和执行者, 他们的档案意识、业务水平及责任心直接影响着档案工作能否有效推进、归档文件的质量符不符合要求, 从而关系到前端控制预期的效果和目标能否实现。因此, 高校档案部门必须建立兼职档案人员的业务培训制度, 形成长期机制, 采取定期或不定期的培训方式, 制定具体培训任务、内容和目标, 秉承不厌其烦、耐心细致的工作态度, 通过多种方式反复提醒, 不断提高兼职档案员的业务水平和专业能力, 推动提前干预能够真正落到实处, 实现既定目标, 提高整个档案工作的效率和规范化管理水平。

(五) 与其他信息管理系统的衔接是实现电子文件即时归档的有效方式

现阶段, 各种档案管理系统或软件得以普遍应用, 档案信息化的程度在不断加深、范围在不断扩大。业务部门信息化的推进普遍先于档案部门, 因此, 加强业务部门信息管理系统和档案管理软件之间的沟通和衔接, 有着既定的、良好的现实基础和条件, 且极具可行性, 同时也是从源头上确保电子文件即时全面归档的有效方式。

在高校, 业务部门已经在用的信息管理系统有很多, 如办公自动化、教务管理、财务管理、学生管理系统等, 这些系统平时形成的电子文件有很多将来都要作为档案保存, 因此加强档案信息管理系统和其他管理系统、特别是办公自动化系统的相互沟通和衔接, 有利于从源头对电子文档进行跟踪管理, 确保电子文件齐全完整、真实准确和及时归档。

四、值得引起思考的问题

虽然前端控制有着长期的实践基础, 而且完全可以作为档案工作的一种管理理念加以推动, 但是, 在实际工作中, 前端控制的实施仍然受到诸多限制, 很多问题值得引起我们思考:如文书工作和档案工作长期以来的体制分离使得档案部门在推行前端控制时得不到文书部门的支持、配合甚至响应;业务部门的档案意识较弱, 不愿或抗拒与档案信息系统衔接;档案部门处于中心工作的外围地带, 很多时候对于当前发生的事件并不知情和了解, 提前介入难度较大;前端控制的很多措施还没有上升到标准化、制度化的高度, 即使有相关法律法规及规范性文件的出台, 但由于缺失有效的考核、评价和奖惩机制, 仍然难以从根本上解决遇到的很多实际困难。

摘要：在电子文件形成产生之前, 档案工作中的前端控制思想就已初步体现, 电子文件时代的来临使得这一概念得以正式提出, 后随着实践和研究的不断深入, 前端控制的内容、涵义和适用范围得到扩展, 笔者认为, 其不仅适用于电子文件的形成和管理, 而应确立为档案工作的一个管理理念和方式, 它的推行有着深厚的实践基础、理论来源和现实可行性, 但在此过程中也有很多问题值得引起我们思考。

关键词：前端控制,管理,理论,实践