电子文档的发展对医院的重要影响

一、前言

从目前文件管理系统的发展来看, 电子文档的发展及应用, 是文件管理系统应用的具体体现。基于电子文档保存容易、节省保存空间、安全性好及可编辑性, 使得电子文档成为了纸质文档的重要替代方式, 在保留了纸质文档优势的同时, 还使文件管理拥有了更多的方式。基于电子文档的这一优势, 电子文档在多个领域都取得了重要应用。对于医院而言, 由于管理过程复杂, 在诊断和治疗中需要生成大量的病例和档案文件, 单纯采用纸质文档不但增加了医生的负担, 同时也不利于提高文档管理效率。所以, 电子文档的应用和发展对医院而言具有重要的影响。

二、电子文档的发展对医院的档案管理带来了重要影响

在医院管理工作中, 考虑到医院工作的现实特点, 会形成大量的基础材料。其中包括公文档案、基建工程档案、人事人员档案、患者病例档案和医院学术档案等多种档案。在医院的档案管理中, 纸质文件作为重要的档案材料, 在一段时间以来占据了档案的主要形式。但是考虑到纸质档案在保管过程中对管理空间、管理措施等要求相对严格, 其保存时间也较短。基于这一现实需要, 电子文档的发展给了医院档案管理提供了新的方式和影响, 具体表现在以下几个方面:

(一) 电子文档提高了医院公文处理的效率

在电子文档出现之前, 医院在公文处理中主要依靠手写或复印的方式, 公文处理速度慢, 修改工作量较大, 无法实现公文的快速编写和传递, 制约了医院管理的开展和工作效率的提高。应用了电子文档之后, 医院的公文处理拥有了新的方式, 无论是在文档编制还是传播速度都有了较大提升。

(二) 电子文档改变了医院档案的形成方式

电子文档的出现, 使医院的档案从传统的纸质文档向电子文档转变, 档案的形成也由单一的纸质文档变成了纸质文档和电子文档共存的局面, 使医院的档案种类有所提高, 对档案管理和档案形成方式提供了有力的创新。所以, 我们要认识到电子文档对医院档案形成方式的正确影响, 在医院档案形成中积极使用电子文档, 保证电子文档的应用效果。

(三) 电子文档改变了医院档案的管理模式

在传统的医院档案管理中, 由于都是纸质文档, 所以需要相对固定的场所, 并且对档案室的温度、湿度都有严格的要求, 以达到延长纸质档案保存期限的目的。同时, 在档案管理中还要建立专门的部门和强大的队伍, 实现档案管理及维护工作。电子文档的出现, 减少了纸质文档的数量, 使医院档案管理朝着现代化信息化方向发展, 满足电子文档的发展需求。

(四) 电子文档提高了医院档案的管理效率

在纸质档案管理中, 由于医院的各种档案资料较多, 在查找过程中难度较大, 需要档案管理员按照特性的摆放规则去仔细查找, 费时费力。应用了电子文档之后, 管理方式更为现代化, 管理效果也更加理想, 在档案查找中只需要采用电子文档的检索方式, 就可以实现档案资料的快速查找。所以, 电子文档的应用对提高医院的档案管理效率具有重要的现实影响。

三、电子文档的发展对医院的病例形成带来了重要影响

病例内容来自于临床医疗实践, 具体、真实、及时、可靠的病例, 不仅是宝贵的医疗文件, 也是难以从书本上找到的宝贵材料和活教材。一份优秀的病例对培养医师起着至关重要的作用。

病例管理的具体内容应为:病人的各种基本信息 (姓名﹑性别﹑年龄﹑职业﹑工作单位﹑户口地址﹑病种等) , 入院记录, 住院病例, 病人的出院诊断 (分:中医诊断、中医转归、西医诊断、西医转归、中医证候) , 损伤和中毒外部原因, 根本死亡原因, 病理诊断, 手术日期, 手术名称, 麻醉方法, 切口, 手术医师, 抢救次数, 成功次数, 治疗类别, 抢救方法 (分:中医﹑西医﹑中西医) , 出院方式 (分:常规﹑自动﹑转院) , 有无输血、输液情况以及病人住院期间的各项费用等各种信息, 还要包括病人的X光照片、CT、MRI片存储、检查记录和特殊检查单、医嘱单、体温单。

病例所能提供的统计项目, 如:各种病种的出院人数 (包括手术人数, 非手术人数) , 其总住院天数, 平均住院天数, 术后住院天数, 平均术后住院天数, 手术病人次所占比例, 总住院费用及各分项费用及其所占比例, 各科室的各项指标等。

随着计算机应用技术的不断普及, 计算机在病例管理中的作用越来越重要, 目前应用较多的计算机病例管理系统主要包括病人主索引、病例追踪、首页管理、质量控制四个部分。主要功能特点有:建立、修改、查询病人主索引, 为各部门提供最基本的病人基本信息。建立病例借阅档案, 完成批借阅、个别借阅、在借病例、病例归还等信息的登记、查询打印。包括期内首页的录入、过期首页的录入。病例首页数据的查询检索、分类统计、打印输出各种病例信息登记表。质量控制包括质控指标录入、单病例质量评价、分类质量评价、综合查询打印等功能。所有这些管理仅是一种条目式的管理模式。

四、电子文档的发展对医院的诊断管理带来了重要影响

在医院医生为患者进行诊断过程中, 需要及时记录患者的病例信息, 并查找相关的病理学知识, 作为为患者诊断的依据。在电子文档实行以前, 所有患者的自然信息都依靠医院手写, 并且病理学知识的查找和病例对比, 也是依靠后期实现的。这不但制约了医生诊断的效率, 同时也给诊断的准确性带来了一定的影响。基于这一现实需要, 电子文档的应用成为了医院诊断管理的必然选择。从目前医院电子文档的发展来看, 电子文档的发展对医院诊断管理的影响主要表现在以下几个方面:

(一) 电子文档的发展为医院诊断管理提供了新的方式

电子文档的发展及应用, 使医院的诊断管理实现了由手工记录变成了电脑记录的转变, 为医院的诊断管理提供了新的方式。同时, 电子文档的应用使医院诊断管理联网成为了可能, 使医生能够随时调用网上数据库的信息, 为提高诊断效果, 满足诊断需要提供了有力的支撑。考虑到电子文档的这一特点, 在医院诊断管理中, 应积极应用电子文档, 促进电子文档的发展。

(二) 电子文档的发展提高了医院的诊断管理效果

在医生手工记录病例的时代, 医生要想将患者的病例与其他病例进行对比, 需要专门调阅纸质病例档案, 难以在第一时间内给患者的病情下结论, 耽误了患者的治疗, 不利于诊断结果的提高。电子文档的应用, 使得医生对病例资料进行查找和比对成为了可能, 充分满足了医生的工作需要, 为提高诊断管理效果提供了有力的支持。

(三) 电子文档的应用提高了医院的诊断管理效率

在医院的诊断管理中, 电子文档的运用极大的提高了医院的诊断管理效率, 使得医生能够第一时间根据病人的病理情况调阅专门的医学档案, 对病人的病情做出详细的诊断, 提高医生的整体诊断效果。基于这一认识, 电子文档的应用对提高医院的诊断管理效率具有重要影响, 使得医生的诊断过程效果更明显, 所需要的时间更短。

五、电子文档的发展对医院的日常管理带来了重要影响

在医院的日常管理中, 需要形成的资料和文件非常多, 单纯依靠手写不但无法实现文档的快速有效编辑, 同时也会降低医院的工作效率, 难以满足患者的就诊需求和医院的正常管理。考虑到医院工作的特殊性, 在医院日常管理工作中, 电子文档的应用是解决医院日常管理问题的必要措施, 对医院的日常管理工作形成了有力的支持。从这一点来看, 电子文档的发展对医院的日常管理带来了重要影响, 具体表现在以下几个方面:

(一) 电子文档的发展提高了医院的日常管理效率

通过电子文档的应用, 医院在日常管理中主要采用了电子文档作为文件管理方式, 在文件形成、修改、发放和使用过程中, 都有效缩短了文件编制和传播时间, 为提高医院的日常管理效率提供了有力的支持, 满足了医院日常管理工作的需要。所以, 电子文档的发展对提高医院的日常管理效率具有重要的促进作用。

(二) 电子文档的应用简化了医院日常管理的文件体系

电子文档的使用, 使医院的日常管理文件体系变得相对简化, 在整体文件形成和管理过程中都能有较为明显的提高。通过对医院日常管理过程研究发现, 医院日常管理的文件体系应用了电子文档之后, 整个管理链条得到了缩短, 管理时间得到了节省, 管理效果得到了有力的促进, 满足了医院日常管理需要。

(三) 电子文档的应用对医院的日常管理形成了有力的支持

在医院的日常管理中, 部门众多、管理过程复杂, 需要形成大量的文件资料。这些文件资料如果不采用电子文档的管理和编辑方式进行, 将难以满足医院的日常管理需要。基于这一认识, 电子文档的应用对医院的日常管理起到了重要的支持, 保证了医院的日常管理取得积极效果, 提高了医院日常管理的整体性和有效性。

六、结论

通过本文的分析可知, 电子文档的应用是未来文件管理系统发展的重要标志, 在医院的管理过程中, 电子文档的应用已经成为改变医院管理模式, 促进医院管理水平提高的重要手段。所以, 我们要对电子文档对医院的影响有正确的认识, 促进电子文档在医院各项管理中取得重要应用。

摘要：随着目前信息化管理程度的提高, 电子文档的应用范围越来越广发, 除了正常的文字处理过程之外, 电子文档在多个领域都取得了积极的应用效果。对于医院而言, 电子文档的应用, 不但使医生从繁重的文字书写中解放出来, 而且提高了医生的工作效率, 满足了医院医学诊断和管理的实际需要。基于这一分析, 我们应对电子文档的发展对医院的影响进行深入分析, 结合医院的运行实际, 提高电子文档的应用范围, 实现电子文档的全面利用, 为提高医院的服务质量和管理效果提供有力支持。

关键词：电子文档,医院管理,重要影响