合并后的学校档案管理探讨

关键词：资源共享档案学校工作

学校合并从总体上看促进了档案工作的发展, 有利于档案资源共享, 但是对与学校办学改革、发展息息相关的档案信息资源的收集、管理、利用工作带来一定的冲击, 使档案工作面临许多新问题, 对新学校的档案工作提出了新要求。合并学校档案管理存在着名义上的合并, 在档案管理体制上没有完全理顺关系, 在运行机制上各自为阵、自成体系, 没有实现集中统一。如何加强合并学校档案管理, 仍然是值得档案工作者深入研究的一个重要课题。

1 在指导思想上要贯彻实质性融合的精神

学校的档案管理部门是学校管理机构的一个组成部分, 学校合并的深度决定了学校档案管理的合并深度。在合校初期, 校区意识的惯性、校区教职工的利益格局、校区干部的任职安排等等方面, 时常与合校的总体要求发生碰撞, 经过一个阶段的磨合之后, 实质性融合的程度由浅入深, 有一个发展过程, 合并学校的档案管理也不得不顺应这一客观规律。尤其是多校合并的学校, 汇集于某一校区集中办公, 档案馆 (室) 的馆舍适应不了合并学校档案管理的需要, 容纳不下多校区的档案实体, 满足不了档案管理人员集中办公。合并学校中, 有的是邻近数校的合并, 有的是远距离数校合并, 有的是远、近距离皆有的数校合并, 档案管理的集中统一, 严重受制于校区距离, 因此, 部分学校的档案管理, 并未实现实质性融合。但是, 合并学校的档案管理在指导思想上不得降格要求, 必须始终坚持贯彻中央对合并学校的“实质性融合”、“深度融合”的精神。应该用“实质性融合”、“深度融合”的思想去指导档案工作者的行为, 这应当作为合并学校档案管理的行动指南。确立了实质融合、深度融合的指导思想, 档案工作者就会主动去动脑筋、想办法, 实事求是地提出全面加强合并学校档案管理的对策性措施。

2 在管理体制上要实现相对集中

按照规定, 各种门类和载体的档案应集中统一管理, 以便于积极提供利用, 为各项工作服务, 这就要求合并学校的档案尽快集中。而实际情况是, 合并学校的原校区位置, 距离有远有近, 由于各方面的原因, 很难集中到一处, 大多实行分校区管理的模式, 合并学校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题, 如有的合并学校, 原各校区档案或实行集中管理, 或人事档案归人事处管理, 科研档案归科研处管理, 声像档案归电教中心管理等, 有的合并学校, 原各校区有的已配备计算机, 实行档案机检, 有的档案则分散于各职能部门, 由兼职档案员管理, 档案管理处于原始的手工检索阶段等。国家对档案管理有明确要求, 强调“坚持集中统管原则, 确保安全保管”, 因为档案是国家的宝贵财富, 是学校师生员工集体智慧的结晶, 是经济建设、社会进步、教育发展的重要依据和必要条件, 必须确保档案的齐全完整, 万无一失, 在具体操作实践中, 我们既要坚持“集中统管、安全保管”的原则性, 又要从实际出发, 兼顾查阅利用的灵活性, 应当创造条件实现档案实体的高度集中和人财物的深度融合。这样做的理论根据主要有三条: (1) 符合国家对合并学校档案管理坚持集中统管和确保安全保管的要求。 (2) 有利于学校今后教学、科研、体制改革及其他各项管理工作查阅利用。由于合并组建的新学校管理机关主要集中在一个校区办公, 他们是档案利用的基本服务对象, 档案实体分散保管不便提供利用。 (3) 有利于档案馆 (室) 人财物资源的优化配置, 对于档案实体, 按照有利于提供利用和有利于收集指导的原则区别对待。在管理体制上实现集中统一领导, 理顺管理关系。

3 在运行机制上要实现规范统一

统一合并学校在合校前, 各校区以前执行的档案管理规章制度、分类办法等不可避免地存在差异, 档案管理的质量和水平也不尽相同, 合校后采用任何一个校区的档案管理办法都不妥当, 这就要出台新的统一的档案管理办法。合并学校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识, 建立健全并校后的档案管理工作制度, 制定《党政档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等指导档案工作。用制度去保障档案工作, 如, 通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度, 将档案工作纳入学校各部门的日常工作, 制定新的工作目标和发展战略, 使档案工作围绕新目标按程序化、规范化、科学化的轨道运行, 合理配备档案管理人员, 在实现档案管理规范统一的实践中, 应当着重把握以下几个要点。

第一, 依法治档, 统一规章制度。加大档案法律法规的学习与宣传力度, 增强各级领导和广大教职员工的档案意识, 使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富, 是社会各项事业得以延续和发展的重要条件, 是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求, 维护档案的完整与安全, 从而使并校前散存于各部门或个人手中的有保存价值的文件材料及时归档。

第二, 起点要高, 统一管理规范。合校是档案管理工作者改革创新, 超越自我, 提升档案管理层次的一个不可多得的契机, 应当抓住学校合并的机遇, 实现档案规范化管理。统一规范, 就是统一工作程序, 统一工作标准。统一档案管理规范的依据: (1) 教育部颁布的《高等学校档案工作规范》; (2) 国家档案局一系列档案管理工作标准; (3) 兼顾各校区现行档案管理规范的合理因素。

第三, 面向未来, 加快档案管理现代化、信息化建设步伐。随着计算机技术, 网络技术的普及, 随着电子政务和文档一体化的推行, 网上开放档案和授权查阅档案成为档案管理利用的一个新的发展趋势。合并学校的档案管理, 首先要适应多校区利用档案的远程查档需求, 加快档案管理的现代化、信息化建设步伐。

综上所述, 学校档案工作是学校事业发展的重要组成部分, 只要学校明确档案工作的发展目标, 立足并校后的现实状况, 采取有效措施, 不断尝试, 积极探索, 就能做好合校后的档案管理工作, 促进学校档案工作迈上新台阶, 真正适应教育教学改革的要求。

摘要：以优化教育资源配置、扩大办学规模为目的的学校之间的合并与重组已经成为一种重要的模式, 为学校的发展提供了新的有力的平台。作为学校重要基础工作之一的档案管理工作, 必须在指导思想上要贯彻实质性融合, 在管理体制上要实现相对集中, 在运行机制上要实现规范统一。

关键词：合并学校,档案管理,探讨