师范学校电子档案管理问题与对策

关键词：电子文件网络技术

信息技术和网络技术的进一步发展, 使电子文件运作的网络环境已初具规模, 大多数的文件开始以电子形式通过网络传递和处理。电子档案的管理是一项全新的工作, 无论技术方法还是管理理念都与传统的档案管理有很大的不同, 必须切实加强档案管理队伍建设, 有效保管和传承学校的历史记录, 最大限度地发挥电子档案的作用。

1 电子档案管理的内涵

1.1 电子档案管理的含义

电子档案管理是指在传统档案管理经验和形式的基础上, 结合电子文件自身的特点, 采用先进的计算机网络技术, 有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论, 对电子档案实行文件级的管理, 对本部门、本单位形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理, 从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。师范学校电子文件档案资源包含的内容有行政文书档案、教学档案、科研档案、招生与就业档案、学生管理档案、会计档案等。

1.2 电子文件归档方式和途径的选择

电子文件归档的方式一般是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮, 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网络。

随着计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。上网前, 按信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理, 也可利用网络技术向档案部门传输, 借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

2 师范学校电子档案管理面临的问题

目前, 师范学校在其上下级各项活动中产生的电子文件, 其产生、传输、管理、利用等方面, 与传统文件相比已发生了根本变化。师范学校电子文件档案管理中存在的主要问题有：

2.1 电子档案归档和管理问题

在具体管理工作中, 传统文件的管理, 如管理的基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、著录格式、保管条件等, 都有相应而且统一的国家和地方部门的标准和规章制度。相应地, 如何针对电子文件管理的要求, 制定一系列能长久适用的标准和管理规范, 就显得非常必要而迫切。由于学校内设机构多, 若没有规范化的归档和管理要求, 到学期末或学年终将公文作为档案资料接收入室 (馆) , 就会严重影响档案的质量。

2.2 电子档案利用中的信息安全与保密问题

电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性, 不仅造成电子档案与载体的可分离性, 使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险, 一些学校的电子文件管理不严密, 存在被删改的可能。而且, 也使长期处于共享计算机网络资源环境下的使用者淡薄了对电子档案存储位置的关心, 从而影响了电子档案信息的真实性、完整性和可靠性。

另外, 互联网的开放性, 使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对载体形成威胁, 载体一旦被电脑病毒感染或“黑客”闯入, 就可能造成信息数据无法读取, 或载体内所存信息的丢失, 甚至造成整个信息系统瘫痪。

2.3 电子档案的保存问题

随着电子技术日新月异, 计算机更新换代很快, 常常只能隔代兼容, 不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容, 难以互换, 对于需要长期归档保存的电子档案来说, 若干年以后, 很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。设备老化和技术频繁更新, 给电子档案长久保存带来严重的问题。

2.4 电子档案管理人员的问题

有的学校没有专门的电子文件档案管理机构, 而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少, 这就导致对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求。而且对电子文件档案没有统一的管理, 势必造成文件档案的泄密和丢失。大部分学校的档案管理员未接受专业培训, 难以胜任电子档案管理工作, 他们虽然对传统的档案管理方法比较熟练, 干起来顺手, 但对电子文件这一新生事物接受比较慢, 在操作、管理等方面有一定的局限性。

3 师范学校电子文件档案管理的对策

3.1 建立健全师范学校电子档案管理的各项规章制度

师范学校电子档案管理包括电子文件的制作、审核、收集范围、归档办法、分类编号、保管和利用等, 做到集中统一管理, 并使纸质档案与电子档案有机地结合起来, 使电子档案收集管理工作有章可循。另外, 还需做好以下工作, 首先做好师范学校档案的收集和整理, 并建立专门针对师范类学生的电子档案, 按照学校教学、教研、招生、就业、财务、人事、行政和经营管理活动过程中所形成的档案材料的自身规律。其次是做好学校档案的保管和统计, 保存的档案要以表册、数字的形式揭示高校档案与档案工作的有关情况, 各种登记、统计要清楚, 数字要准确。

3.2 采取切实可行的信息保护措施

电子档案是高科技的产物, 信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。保证电子档案在利用中的安全, 在电子档案利用中应, 首先采用的利用方式应视利用者的情况而定, 不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;其次对保密档案要严禁在开放性网络上载录交流, 对部分重要、关键的档案信息要限定使用对象和利用范围, 对有密级的信息内容要进行加密处理, 并对所使用的密钥进行定期不定期更换, 对访客权限进行分级严格控制, 实施档案文件访问的自动记录和监控功能。

3.3 完善电子档案的保存工作

目前, 对于长久保存的电子文件需要定期进行复制, 以防止信息损失。同时, 为解决由于技术过时而影响电子档案长期保存的问题, 可用转换的方法将数据信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上进行复制, 即数据迁移, 迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程, 这个过程使得信息在将来也可以被存取。

3.4 加强管理人员的培训

对管理人员的培训可以从以下几方面着手：首先, 学校档案人员要转变思想、更新观念, 因为任何一个档案工作者最终都逃避不了未来的挑战;其次, 学校档案人员要明确电子档案与传统档案实体的差异, 电子档案是“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据”, 它与传统档案的载体有很大不同, 具有传递网络化、存储海量化、服务快捷化、信息共享化等诸多优势;第三, 领导要重视档案人员的继续教育, 只有领导高度重视、早作规划, 才能做好电子档案的管理工作;尤其重要的是要开展电子档案管理方面的技术教育和培训工作, 档案人员只有通过技术培训, 掌握现代化的档案管理方法与技术, 才能做一名合格的现代档案管理人员。

摘要：本文旨在明确电子档案管理含义的基础上, 从电子档案归档和管理、电子档案利用中的信息安全与保密问题、电子档案的保存及电子档案管理人员等方面分析目前师范学校电子档案管理与利用中存在的问题, 并提出相应的对策。

关键词：电子档案,管理,对策