实体管理（精选十篇）
实体管理 篇1
关键词：实体管理,信息管理,知识管理
一、实体管理发展阶段和其各方面特点
在我国20世纪七、八十年代以前,互联网、多媒体技术发展还未兴起之时,我国档案管理处于档案实体管理的发展阶段,这一时期档案工作的基础与重点都是基于档案实体来展开的。与此同时档案学界也同样将理论研究投向于档案实体的研究,各方面的理论探讨以及研究都是围绕这一话题论述开来的。在档案学界我们将这一发展阶段的名称定义为实体管理。
1. 管理工作的基础:
实体原件的管控。档案实体原件就是我们日常档案工作中所常见的文件实体形式、实物实体形式、声像档案实体形式等,其特点是档案的内容与其载体的合一性,日常档案工作常常是以静态放入档案室来管控为主。纵观古今,古代历朝历代都有管理档案的场所和部门,诸如汉朝的兰台等,它们各自均有其所属的档案整理和管理方法制度。随着改革开放国策的实施,档案工作也逐渐发展起来,渐渐有了自己的学科体系。这时档案工作也有了固定的环节步骤——“档案工作6环节论”,档案在各部门的收集、整理分类、鉴定、实体保管、编制目录与统计以及利用等环节[1]13。在档案学界中有声音认为,档案的信息开发工作应成为档案管理工作的一支分支,但是此时的档案部门认为档案工作不能离开实体的支撑,因为档案实体是信息开发、传递以及共享、服务工作等的坚实基础。
2. 技术支持:
人工手工化管理。20世纪七、八十年代以前,我国档案管理都还未借助到计算机等工具,基本上还都是档案人员用自己的双手来完成一系列工作的,诸如:档案的收集、整理分类、鉴定、编制目录与统计等工作。档案的保管、保护等重点工作采用的为物理手段,和当前我们所采用的现代化管理手段相比,显得极其落后。随着计算机技术渐渐引入国内,计算机成为辅助档案工作的重要工具,录入检索等可以借助计算机来完成,但是在绝大多数功能上还是不太健全,较原始落后与单一。
3. 理论方面拓展:
以档案实体为重点展开研究。20世纪七、八十年代以前,档案学界所开展的基础理论研究围绕的都是档案实体进行的,诸如档案收集、实体整理分类编号、实体鉴定、保管等工作。在历朝历代的演变过程中,档案管理工作的改良、提升基本上所沿用都是以往档案部门、档案人员的工作经验。档案学的发展是由“8000麻袋事件”源起的,在最初的档案工作发展之初,已经形成了一套完备的史料档案整理规范体系,这也给之后档案整理研究奠定了一定的基础。我国二、三十年代之初,对于档案事业、档案工作已经有了比较模糊的研究,研究的理论较浅,那时还未形成系统的学说[2]34。我国四、五十年代时,国内已经出现一大批档案学方面的专家学者、著作书籍,这标志着我国档案学的发展轮廓已经开始渐渐形成,但是此时所研究的领域大多在政府机关,研究的重点也同样是实体档案,没能将研究视野放到更宽层次的档案类目之中。随着1949年新中国的成立,各项事业百废待兴,档案事业也随伴着起步。此时档案学所研究的理论领域不仅仅关注于档案实体管理,同样关注到其分类编号、收集保管、编史修志、利用统计等方面。
4. 价值体现:
史料、凭证价值。档案是社会各组织或个人对所经历的一系列历史事件所留存下来的记录,其与历史本身有着密切的关联性。再现历史和还原历史是档案属性之一,一些档案学者撰文中写道,我们走进库房打开档案盒掀开案卷之时,我们也便徜徉在历史长河之中,历史也便呈现于眼前。准确来说,在我国20世纪二、三十年代之前,我们国家档案的价值体现的仅仅是史料方面的价值。档案管理部门在史志部门体制之中,古代之时档案部门也是由史志部门负责,并且档案的记录、管理工作是由史官来担任和负责,这也说明了当时公众对档案所体现的史料价值的认可。随着社会的发展以及人们认知的改变,人们渐渐发现档案不仅能体现出史料之价值,同样也可以作为凭证来解决日常工作、生活之所需,这时档案的凭证价值也便体现出来。新中国成立后,我国便成立独立的档案部门、开展档案教育、投资档案事业,将更多的目光投向于档案、档案工作、档案事业。这也是档案价值转变得到认可的表现。
二、信息管理发展阶段和其各方面特点
20世纪70、80年代之后,随着计算机技术、多媒体技术以及互联网络技术传入我国,信息论、通信工程、系统控制论等在国内的兴起。随着这些技术被档案工作者应用到我国档案管理工作之中,刚刚进入档案管理领域便方显才能、大展拳脚,使得档案管理工作在理论与实践上均发生了革命性的变革,信息管理也就是在这样的背景下随之产生的。载体和信息内容的可分离性、突破物理距离以及局限性、物本体概念的弱化、对信息内容直接进行管理,分类,鉴定,保管,利用等,这些都是信息管理所具有的特点。
1. 管理工作的基础:
信息内容的开发。随着社会的发展以及各种技术的飞速进步,人们对于档案的利用需求不仅仅局限于档案实体,对于档案的信息内容同样有着更多的需求。对于信息内容的需求也不仅仅停留在一次信息文献上,二次文献信息的开发也日趋增多。20世纪七、八十年代以前档案工作的6环节论到八、九十年代已经发展成为8环节论,增加2个环节为档案的检索、编辑与研究,都是为了更深层次的挖掘信息内容。20世纪末期,国家档案局推出一系列信息管理与加工的政策,整理工作上提出“优化检索工作,加深信息内容的开发”的号召。自打2000年以后我国档案整理工作,从以卷为单位变为以件为整理单位,种种迹象都表明国家对于档案工作中实体管理所占的比例逐渐缩小,将目光更多投向于信息资源的开发、共享与服务上来。为了更好地服务社会、服务群众所需,编辑与研究工作纵向研究愈发深远。
2. 技术支持:
逐步将信息技术应用至档案管理工作。20世纪八、九十年代后,现代信息技术风靡全球,随之也涌入国内,档案部门、档案人员将其应用到传统档案管理领域,手工化的管理方式渐渐被现代化技术管理方式所取代。通过互联网络以及办公自动化,电子文件可以实现在线归档,在线管理、鉴定等一系列工作[3]27。同样对于之前纸质文件也可以通过数字化技术对其扫描,然后通过档案信息系统挂接于其上,实现信息共享服务等。通过各种信息技术,档案信息管理及利用,便突破了物理局限性、远距离、层层签字审批,为检索管理利用等工作大大提供便利。但是电子文件的长久保存、永久读取、安全性便成为档案部门与档案人头疼的事情了。我国自十二五规划以来,信息化工作被列入议事日程,各行各业均响应信息化工作,档案部门也积极开展。国家档案局于2002年初出台了全国档案事业档案信息化规划工作纲要,文中倡导沿海、中东部有条件的地区可以先期发展档案信息化工作,积攒经验以起到示范与带头的作用。
3. 理论方面拓展:
以档案信息内容和实体双重方面重点研究。随着信息技术的发展与档案信息内容的开发利用,档案理论研究从围绕实体研究转向以档案实体和信息内容并重来展开研究,双重方面研究体现在两个方面。一方面是在依托信息技术的背景下,重点实现如何使实体档案更好的管理。另一面则是研究档案信息资源的开发与整合。在信息技术飞速发展的背景下,如何采用当前所有的技术来提高档案工作效率、优化档案组织机构、实现档案价值。开展档案信息化,实现档案信息资源的共享与服务将是新时期档案工作的发展趋势。
4. 价值体现:
档案信息属性。档案是社会组织在所属社会背景活动中形成的各种记录,档案中所记录的信息内容反映着记录事件的面貌,其信息属性则可见一斑。档案的本质属性之一是内容的原始性,当前信息社会,人们对于档案的需求不仅仅在于其本质属性的内容原始性,更多的是对于利用档案中所记载的信息内容,和信息属性要求逐渐提高[4]14。当前档案学界不仅仅研究基础理论,对于档案中信息属性与信息价值也给予了很高的关注。
三、档案知识管理发展阶段和其各方面特点
进入21世纪以来,知识经济时代随之而来,知识管理的话题也随之摆在我们面前,当然档案管理领域的知识管理也成为档案部门、档案人员面对的新命题。档案信息资源作为当前社会各个行业的重要财富,档案知识管理也将排入各个行业领导的议事日程。
1. 管理工作的基础:
对档案知识信息元的管理。知识经济时代,档案管理不仅仅停留在档案实体、信息管理,已经跨越到档案知识信息元的管理。通过对单位档案知识信息元的细加工、深层次技术处理与挖掘、构建信息共享平台与服务体系,来满足用户对档案知识单元的内容需求。从而使档案部门能够跟上时代的步伐,增强自身竞争力,更好的站在知识经济时代上“存储与创造财富”。档案学界所提到的“新来源观”的特点则是档案知识管理时代的新特征。档案的收集不再是以实体来源为依据,而依据文件的形成过程以及形成背景等因素。同样,鉴定工作不再以主题内容、时间、来源部门等因素考虑保管期限,而是结合部门职能、社会大背景等因素来综合考量所给予期限[5]25。从此档案人员的身份也将发生转变,由原来的档案保管人员转变成档案知识的开发者与提供者。
2. 技术支持:
以现代信息技术作为强大后盾。档案知识管理是将档案信息内容中的知识元重新组配、深层次挖掘来满足利用用户的知识需求,达到这个标准必须是以多种现代技术为支撑的,不能仅仅依靠计算机、多媒体等技术。从当前知识管理应用领域来看,我们所能用到的技术包含有:在档案信息采集阶段所能用到的如数据挖掘、知识仓库等,在信息共享平台搭建层面能用到的如文档一体化管理、工作流等技术方法,在用户利用阶段所能用到的如大数据搜索技术、知识定位等技术。可以肯定地说,档案知识管理必然要以各种现代化技术作为依托,现代化技术是实现档案知识管理不可若缺的手段。
3. 理论方面拓展:
知识单元的共享与服务搭建。知识经济时代以来,档案的知识管理成为档案工作、档案事业的新命题。这就要求档案学界要开展进行新的理论研究,其研究的理论范围与侧重点有所不同,也要求对传统的档案理论之思路予以拓宽,不能僵化走老路。知识管理理论研究之侧重点,即为对显性知识进行管理、组培、共享,对隐性知识进行大数据挖掘、海量数据关联性搭配等。运用现代技术手段进行创新,为知识服务奠定理论基础。当前档案部门、档案管理人员已经认识到知识管理的重要性,在企业档案信息资源与知识管理中开展大量研发,机关处室政务电子文件背景下进行知识管理研究,虽然现阶段我们所进行的研究成果不是很显著,但我们相信通过全社会档案人员的共同努力一定会在不久的未来创造出累累硕果。
4. 价值体现:
档案知识属性价值之体现。档案是对我们所经历的社会活动、历史变迁的记录,在各种各样的记录形式之中无不体现着知识的身影。档案价值之知识属性的体现早在先前档案学界就有这样的声音,那时仅仅是一种声音,而非是一种较为系统、完善的理论。传统的档案学理论是基于对档案实体所展开的一系列理论研究,知识经济时代以来,档案学界将目光投向了信息资源管理形式下的知识挖掘、管理等方面,对于档案的知识属性、知识价值也明确了要重新进行审视。不难看出在未来的时期中档案学界将会投入更多的精力在档案知识管理领域,同样这也会使得理论研究更多会偏向知识管理。
档案管理发展阶段从实体管理、信息管理到知识之管理,不同的发展阶段有着不同的基础工作重点、技术要求、理论研究方向以及价值取向等。档案的实体管理是信息管理发展的坚实基础,信息管理是知识管理跃进的必经之路,知识管理则是时代赋予档案发展的鲜明写照。如同文件是档案的前身,档案是文件的归宿一样。虽然在发展阶段上有这样的趋势,但是在具体概念、理论运行、具体实施均做的不完善、不到位。但笔者相信,我们全社会的档案部门、档案人员动起干劲将现代化技术手段与现代档案理论应用到具体的档案知识管理工作中,我们一定能够实现深层次挖掘档案知识信息构建一个知识共享与服务的平台。
参考文献
[1]郭亚军.数字档案馆实施知识管理策略研究[J].北京档案,2013(6).
[2]滑安莉.浅淡文书档案的管理[J].城市建设理论研究,2007(4).
[3]徐拥军.企业档案知识管理模式-基于双向视角的研究[J].档案学通讯,2009(9).
[4]任越,曹玉.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯,2012(5).
实体门店管理制度薪酬绩效管理制度 篇2
一、总则 为规范_______门店员工的薪资计算及调整方式，特制定本管理制度。
二、适用范围 本制度适用于门店（导购、收银、店长）等员工。
三、管理职责 3.1门店店长： 3.1.1、新进员工的定薪、转正员工的调薪建议权； 3.1.2、负责门店员工的日常考勤、绩效考核评估、门店销售目标制定等工作； 3.1.3、负责定期汇总与上报门店职员的薪资发放依据的资料； 3.2人力资源部 3.2.1、制定门店员工的薪酬政策和薪酬制度； 3.2.2、根据公司门店人员的岗位职责与岗位价值，与门店店长共同进行职位评估，确定职务及薪资； 3.2.3、负责门店全体员工的日常薪酬结算管理。
四、薪酬结构 薪资分固定与浮动薪资两部分组成： 员工的薪资＝基本工资＋绩效考核奖+销售提奖。固定工资（基本工资）：是薪酬的基本组成部分，根据相应的职级和职位予以核定。正常出勤即可享受，无出勤不享受。浮动工资（绩效考核奖、销售提奖）： 根据员工的日常工作表现、服务意识及员工的销售目标达成等情况，为达到激励机制，所设的不固定薪酬项目。
五、薪酬的计算周期 计算周期：门店员工以当月21日到次月20日为薪资结算周期。发放时间：每月20日为薪酬发放日期（节假日顺延）
六、薪酬的计算方式 6.1、基本工资 岗位名称 基本工资 计算方式 导购 1400（元）每月出勤天数按30天计算。事假期间的工资为实际工资的40%，病假期间的工收银 1700（元）资为实际工资的70%，法定假日的加班为三倍计算
店长 3400（元）6.2绩效考核奖
岗位名称
绩效考核奖 计算方式 导购 200（元）收银 200（元）根据考核的评定分数*200元=绩效考核奖 店长 200（元）6.3销售提奖 岗位名称 薪酬项目 计算方式 导购 销售提奖 个人业绩*1.5% 收银 销售提奖 店铺总业绩*0.5% + 个人业绩*0.15% 店长 销售提奖 店铺平均业绩*1.5%*1.5 如有顾客直接买单的则划入“公共业绩”，为体现激励大家销售业绩，则将“公共业绩的50%奖励备注： 给当月销售最佳人员，其余25%拆分给其余人员。目前该奖项只适用于：（导购、收银）员工
七、绩效考核 7.1、目的：为激励员工提高客户服务意识、履行好员工工作职责要求，而设定绩效考核。7.2、职责管理 门店店长： a公平、公正依据员工实际绩效情况，进行客观评分 b对员工绩效差进行辅导、培训，提升其绩效水平c整理汇总员工考核资料 人力资源部： a、根据门店职员管理情况，制定、修改考核体系制度 b、接受与处理员工考核的申述 c、依据考核相关资料计算员工考核工资
八、附件 《考核表》 导购员 月度考核表 考核周期 年 月 日—年 月 日 总分： 项目 考核指标 权重 指标定义 评分 考核数据支持/得分 类别 A、客一米远时，主动向顾客问好使用标准用语（你人力资源部、后勤经ABCD如好：欢迎光临！）理、店长抽查 有一项未
25% 顾客接待 B、主动接近客户并询问顾客需求
完成扣3C、时处理好顾客的售货服务要求 实得分： 分/次/项 D、礼送顾客，致送宾词 顾客服务 25分 无顾客投诉记录 店长处理客户投诉数20分 顾客投诉1次，经查确实属于导购员责任 据记录 15分 顾客投诉2次，经查确实属于导购员责任 25% 客户投诉 10分 顾客投诉3次，经查确实属于导购员责任 实得分： 0分 顾客投诉3次以上，经查确实属于导购员责任 熟悉门店商品品项及卖点，熟练掌握并运用产品知10分 人力资源部、后勤经识（洗涤方式，衣服特点、库存情况等）理、店长抽查 7分 熟悉门店商品品项及卖点 10% 商品知识 4分 了解门店商品的品项及大致库存情况 实得分： 商品管理 0分 无法解答店长或者顾客询问的商品正常问题 A、随时检查保持商品价格牌没有脱落、ABC如有店长抽查 B、不出现陈列区空衣架、衣服没有出现不平整、一项未完
10% 商品陈列 纽扣不按规定钮好 成扣3分/实得分： C、陈列的样衣不清洁，没有按照规定的要求陈列次/项15分 保持所负责区域的地面、墙面干净、清洁无杂物 人力资源部、后勤经按日常的规定清洁所负责区域卫生，经抽查有不清10分 理、店长抽查 洁之处 门店清洁 15% 5分 经店长的提醒、催促之后才进行清洁 实得分： 0分 经店长的提醒，无正当理由而据不改正的 日常管理 人力资源部、后勤经A、仪表整洁化淡妆、精神饱满富有热情 ABCD如理、店长抽查 B、客观填好签到、退表、认真参加晨会 有一项未行为规范 15% C、工作闲暇时不得做与工作无关的事情 完成扣3实得分： D、下班及时检查门店水电门窗设施做好安全防范 分/次/项 收银员 月度考核表 考核周期 年 月 日—年
月 日 总分： 项目 考核指标 权重 指标定义 评分 考核数据支持/得分 类别 A、客一米远时，主动向顾客问好使用标准用语（你人力资源部、后勤经好：欢迎光临！）ABCD如理、店长抽查 B、顾客来到收银台前，应及时礼貌接待，热情耐有一项未15%顾客接待 心的解答顾客提问及处理相关问题 完成扣3实得分： C、认真做好唱收唱找的礼貌用语 分/次/项 D、礼送顾客，致送宾词 顾客服务 25分 无顾客投诉记录 店长处理客户投诉数20分 顾客投诉1次，经查确实属于收银员责任 据记录 15分 顾客投诉2次，经查确实属于收银员责任 15% 客户投诉 10分 顾客投诉3次，经查确实属于收银员责任 实得分： 0分 顾客投诉3次以上，经查确实属于收银员责任 A上班前必须清点备用金，下班后对现金收入进行人力资源部、后勤经ABCD如清点及时放入保险箱 理、店长抽查 有一项未
20% 现金管理 B收银员中途工作中不得私自清点收款箱钱款 完成扣3C营业款不得遗留在收银台 实得分： 分/次/项D发现现金收入出现问题，及时、如实汇报 A上班前，收银员按照规定规定程序打开电源，检收银管理 查收银设备是否运营正常 ABCD如店长抽查 B暂离收银台必须启用键盘锁，随时锁好抽屉与钱有一项未 收银系统 20% 柜 完成扣3实得分： C准确打印各类收费清单，收款结束时，给予顾客
分/次/项小票凭证 D不得使用电脑系统做其他与收银无关的动作 15分 保持所负责区域的地面、墙面干净、清洁无杂物 人力资源部、后勤经按日常的规定清洁所负责区域卫生，经抽查有不清10分 理、店长抽查 洁之处 门店清洁 15% 5分 经店长的提醒、催促之后才进行清洁 实得分： 0分 经店长的提醒，无正当理由而据不改正的 日常管理 A、仪表整洁化淡妆、精神饱满富有热情 人力资源部、后勤经ABCD如B、客观填好签到、退表、认真参加晨会 理、店长抽查 有一项未行为规范 15% C、工作闲暇时不得做与工作无关的事情 完成扣3D、下班前及时检查门店水、电、门窗货架设施做实得分： 分一次 好安全防范
店长 月度考核表 考核周期 年 月 日—年 月 日 总分：
项目 考核指标 权重 指标定义 评分 考核数据支持/得分 类别 A、人力资源部或者后勤经理巡店抽查时，门店卫生情况不到位 人力资源部、财务部、ABCD如B、提供汇总的薪资结算、门店运营等材料，经相后勤经理 有一项未 30% 基础管理 关部门反映不及时、不准确 完成扣3C、传达公司的相关政策、向员工加以解释，并推实得分： 分一次 动执行 D、月度培训员工商品知识与销售技巧少于5次 日常管理 人力资源部、后勤经理 对顾客投诉处理方式不当或超时限要求，造成顾客发生一次 15% 客户处理 投诉升级恶化，造成不良影响。扣3分 实得分： 人力资源部、后勤经A、经常检查门店水、电、门窗、货架等，有问题理 及时提出，做到无安全隐患 发生一次 15% 安全防范 B、经常性检查卖场货品，做好以防商品被盗的良扣5分 实得分： 好的防范措施 后勤经理 对销售工作认真分析，每日检查货源情况，畅销产根据实际
档案实体管理的原则与方法研究 篇3
一、档案实体管理概述
档案管理是一门集合理论研究与实践操作的学科和管理内容，随着我国经济和社会的不断发展，档案管理研究在不断发展的同时，对档案实体管理的要求也不断提高，档案信息化的发展也促进了档案实体管理的规范化、系统化。对于档案管理而言，档案管理又分为档案信息管理与档案实体管理，前者是对于档案的相关信息进行的信息化、规范化管理，而档案实体管理则是对处于实体状态的档案進行的一系列的管理工作。
从档案实体管理的特点看，档案实体管理是根据已存在的事物的现实状态、情况进行的管理工作，这与虚拟管理、档案信息管理有着很大的区别，虚拟管理、档案信息管理则主要是根据事物的抽象的属性、特征所进行的管理工作。
从档案实体管理的内容上看，档案实体管理包含了档案管理过程中的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管及档案统计等工作。档案收集主要是各个立档单位在行政行为、生产实践、重大事件等形成的文件，统一由档案管理单位、部门进行的收集的工作。档案整理是根据档案管理的标准与指标体系将零散的档案进行分类处理、整理的过程。档案鉴定是对档案的审查与鉴别工作，对于需要继续保存的和不需要保存的进行鉴定并按照档案管理规范进行分别处理。档案保管是指对于未到保存期限的档案进行有效的保护措施，防止档案损失、损坏，保证档案完整性与安全性的工作。档案统计是指对档案的数量与要求进行科学的管理的工作。
二、档案实体管理的原则
为了实现档案实体管理的规范化、系统化，保证档案的安全性、完整性高，提高档案管理的水平，在档案实体管理过程中应当遵循来源原则、全宗原则、有机联系原则、保管科学、合理使用原则等基本的管理原则。
来源原则，根据《档案工作基本术语》的表述是：“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则”。对于来源原则在档案实体管理的实践中应当注意地是，一般情况下，独立的机构、组织或个人，都有着严谨的、持久的法律地位。但是也存在一些难以确定机构、组织的情况，在此种情况下通常根据正式文件确定其地位、明确其职能、准确的隶属关系等来确定其来源。此外，还必须明确的是一个机构或者组织中的内部科室、部门、处室等职能作为组成部分而不能作为独立的结构或组织。
全宗原则，根据《档案工作基本术语》的表述是：“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体”。全宗原则是对于客观存在的真实反映，是深刻揭示并维护历史活动有机联系，对于档案实体管理有着指导意义。全宗原则在档案实体管理实践中主要体现了维护历史本来面貌，使分类方法简便易行的特点，通过全宗原则能够更为清晰、全面的了解、查阅、掌握一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。因此，全责原则是档案实体管理的理论基石与实践基本原则。
有机联系原则，档案是由国家机构、社会组织或个人形成的书面文件形成，因此，文件形成的过程也是档案形成的过程，文件之间的联系也就成了档案之间的有机联系，无论是国家机构、社会组织、内部机构或个人行驶工作职责时，都会形成一定数量的档案，这些档案就形成了一个有机的整体，在档案实体管理的过程中应尊重其内部联系，作为整理进行收集、保管、使用。
保管科学、合理使用原则，按照来源原则、全宗原则，在注重档案实体管理的有机联系原则基础上，对于档案进行科学的保管与合理的使用即为保管科学、合理使用原则。这一原则要求对于档案的保管应遵循档案管理的规范、标准，在使用的过程中尽量做到方便、有效的去管理实体档案。
三、档案实体管理的方法
档案实体管理的方法最基本、最常用的就是历史的方法。这是根据档案管理工作的属性决定的，对档案实体进行划分和系统化管理的一种方法。除此之外，对于档案实体管理还采取逻辑的方法作为补充。
在档案实体管理过程中，使用历史的方法进行管理，应尊重和突出档案的属性特征，遵循档案形成的规律，维护档案的有机联系，把对历史的尊重与客观保护应用到档案实体管理的各个环节和步骤当中。在档案实体管理中运用历史的方法应与档案内容信息开发利用的逻辑方法集合起来使用，使得档案管理工作更为完善、合理、规范、高效。
四、结束语
学校档案实体分类及其管理措施 篇4
一、学校档案分类中面临的问题
为更好地了解学校的档案分类工作, 首先应该要了解档案的分类主要包括检索分类和实体分类。笔者主要是讲档案的实体分类, 即按照档案时间、内容、来源进行分类, 这样能够有效地进行档案排列, 按照一定的顺序进行编号排列, 使其能够固定位置。在档案管理中一般采用的最基本分类方式就是实体分类。
在学校中进行档案实体分类时容易出现的问题有:首先, 由于学校中各种专题和类型文件资料越来越多, 要归档的文件增多, 按照传统的教学档案和文书档案分类, 很难对资料进行分类和管理, 并且在管理过程中没有系统的指导理论, 因此实体分类档案管理无法管理学校的专门档案;其次, 在学校档案分类管理中一些部门将学校的部分来源和主体的材料统一划分为专业档案中, 这样不利于档案管理, 在日后档案查询过程中也会出现花较长时间寻找档案资料的现象, 同时也不利于保管和开发利用档案资料, 档案的安全性受到威胁。学校档案实体分类的混乱导致学校在开发和管理档案资料时容易出现差错, 同时也不利于为档案馆提供优质的环境。为了避免这种问题的出现, 学校应该要对档案进行有条理的实体分类, 并采取科学的方式进行管理。
二、加强对学校档案分类管理的措施
1. 加强对档案分类概念的认识和理解。
为加强对学校档案的分类和管理, 首先应该要对档案分类和管理的概念有所认识, 一般来说, 档案的内容是可以相互包含的, 不同的档案资料反映事物的专业性质是不同的。这样能够通过了解档案的基本特性, 有效地进行档案分类和管理。档案的实体分类主要是对档案进行固定位置, 这样能够减少不同档案之间的相互交叉现象, 并有效利用和保管档案资料。所以学校的档案实体分类和管理工作人员要加强对档案概念的认识, 在此基础上进行相关专业知识的学习, 不断提高自身能力, 更好地进行档案分类和管理工作。
2. 学校档案管理人员要用全面的观点鉴别档案价值。
在进行资料归档过程中, 相关的档案部门要根据档案的分类目标进行建档工作, 根据档案的内涵、形式的不同进行档案划分。值得注意的是, 不同档案之间有可能会有明显的关联性, 因此在选择档案时, 要用全面的观点去掌握不同档案之间的关联性, 并有效进行档案特征分析, 包括内容、文本、时间、来源、外形等条件, 综合性地判断档案的价值, 预测社会可能需要的档案资料。学校的档案分类和管理人员一定要从学校的实际需要出发, 不仅要考虑档案眼前和学校需要, 同时也要考虑档案的长远及社会需要, 这样能够从效益的目的出发, 有效地分析档案价值中所包含的付出与收益关系, 判断档案的保存价值以及付出的财力和物力, 进而选择有价值的档案资料进行保存。
3. 保证学校档案能够得到有效的保管和使用。
学校在进行档案实体分类和管理过程中, 还应该考虑到实际的档案保存和使用情况。一般来说, 学校只设置一个建档部门, 其中只有一个全宗档案, 这样在进行档案实体分类的过程中, 要考虑档案的保存和使用因素, 主要是因为:首先, 不同形式和载体的档案所进行保存的要求是不同的。为了保证档案的保存时间更长, 要对同一形式或者是同一载体的档案资料进行集中保存, 对内容有关联性的档案进行分别保存, 这样能够有效地进行档案组合管理;其次, 在保存档案的过程中, 为了减少倒架现象, 节省库房空间, 一般不会过分详细地进行档案实体的目录分类, 这样能够提高档案的管理效率, 保持档案分类的层次性, 并通过检索工具快速检索到相关文献档案资料, 保证档案资料得到有效利用;最后档案在收藏和管理过程中为满足大多数使用者需要, 会在进行档案分类过程中, 考虑使用者对信息的利用需求因素, 进行便捷式的档案分类。
三、结语
学校在进行档案实体分类和管理时, 要充分考虑学校自身的情况, 相关工作人员要提高自身的专业素质和能力, 有效地进行档案分类, 为使用者提供便利的档案使用服务, 有效地管理档案。
参考文献
[1]葛志媛.高校档案实体分类法的改革设想[J].兰台世界, 2006 (2) .
实体管理 篇5
1、产品介绍
销售时尚类休闲服装。时尚类休闲服装是人们在闲暇生活中从事各种活动所穿的服装。与sportswear有相当大比例的重合部分。常常可以互换使用。Casual wear也与一种现代生活方式高度相关，重视生活质量，强调闲暇生活重要的价值观导致了休闲服的流行。典型的休闲服有T恤、牛仔裤、牛仔裙、套衫、格子绒布衬衫、灯芯绒裤、纯棉白袜、旅游鞋等。似乎是美国与意大利设计生产的休闲服在世界上影响最大，牛仔服可说是休闲服中最重要的一类。
还是是一种运动衣式的服装，如网球装、慢跑装、高尔夫球装等。是运动服和平时的生活服的结合，常用于晨间的拳操、爬山、郊游等。休闲服装的特点是必须能够承受得起长时间的日晒和汗水的侵蚀，吸汗通气，色泽持久耐磨，造型宽松舒适。随着健身热潮在各国流行，休闲服装将兴起。
2、市场环境分析
选址需要注意的，就是一定要有相当的客流，比如北京的西单北大街，客流旺，人气足，成了商家必争之地。
那是不是有了足够的客流就行了呢，也不尽然。有的区域，比如北京的CBD地区，人很多，但是地铺资源稀缺，租金昂贵，而经过本地的客流多为上班一族及为上 班族提供服务的如快递公司的业务员、餐厅外卖员等，他们或者没有时间闲逛、或者没有足够的支付能力，造成在这类地区营业的商户经营困难。还有一类地区，如王府井，名气大，客流旺，但是很多服装经营者却都在大喊亏本，为什么呢？功过分析我们可以发现，在这类地区，外埠客人多，他们到王府井 等这样的区域购物，往往首选购买有北京特色的产品，而一般情况下，服装类商品是无法满足这样的需求的，同时，因为这类商圈租金一般都很高，也造成了商户经 营成本的大幅增加。
也有一些商户，选择了人气很旺的地铺，且客流主要来自本地，来的目的也是购物，可就是经营状况不理想，怎么回 事？经过分析，发现主要问题来自两方面：一是竞争太过激烈，类似品质、类似品位、类似品牌的众多商户鳞次栉比，结果是场面非常热闹，销售额却不能让人满 意；二是定位错误，比如一些高端品牌，潜在消费者多为高级白领甚至是金领阶层，他们一般不会选择去地铺尤其是类似于西单北大街这样人流很旺且客层多为20 岁左右年轻人的商圈中的街铺购买高档商品。也有一些商家，误以为在一些高档商务区开地铺可以树立品牌，结果是盲目开店，使得店铺门可罗雀，生意惨淡。
在正确的区域，以正确的价格承租正确的地铺。大家在选择承租商铺以前，充分了解未来的市政规划并给予高度的重视。
进行前期调查后，需要注意如下数据分析：
1、人流量，人流量要大，选择最聚人气的商圈
2、客流的年龄结构，年龄结构要合理
3、客流的职业结构(含收入状况)，职业结构要属于服装购买品牌范围内，对自己的品牌和商品作出正确的定位；
4、店铺的面宽和进深，方便购买
5、交通状况，交通便利
6、竞争对手状况，竞争是否充分
因此总结为以下几个方面：
（一）室内艺术环境——要有一个清新舒适优雅的室内环境，可以有效地吸引顾客
（二）经济效益——门店的开设应该充分考虑到投入成本与回报周期之间的比例
（三）周围环境——尽量减少空气和视觉污染，交通噪声，使建筑具有人情味
（四）交通方面——实体店应紧靠或者毗邻交通便利的市区和地段，有利于人流来往
3、人员组织安排
服装销售一般只需要一两名员工，员工为女性，工资支出每月大概在2000元左右。
4、销售策略
装修强化时代性——服装店的消费群大多为女性，在店铺装修时一定要谨记这一点，但由于服装店毕竟不同于一般的时尚女性用品饰品店，因此，在装修方面也不宜太过花哨，而应简洁、素雅、大方，着重强化服装的时代性，让店面设计和招牌也成为广告，毕竟真正的主角是那些服装。
注重宣传——可以同时也在淘宝网上注册一家网店，通过网络来宣传本店的一些特色。针对附近的一些大学里的大学生发放宣传单。同时在一定情况下可以直接到各大高校摆摊，让更多的同学了解本店。
采取优惠活动——当顾客所买的服装金额达到一定时可以给顾客一定的优惠券或者让顾客再挑选一样一定价格的服装免费赠送。开业那一个月的以将优惠
加大。
价格间的跨度要大，既有低价格的舒适品，又有高价的精装品。服装店中服装的单价一般保持在100到300元之间，这个价格区间的产品就属于快速消费品；而有些服装店，一些200到300元的重要饰品很少甚至没有，以至于形成看的多、买的少的场面。
掌握频率与数量——好的服装店有一个经营窍门，就是进货要“多频率，少数量”。服装的作用就是给人带来漂亮和新鲜感，对于日新月异的女式服装来说更是如此。这种店铺由于位置选址比较明确，一般不需要过多地搞促销或者相关活动，只需要产品每天更新一点点，这样，无论是新顾客还是老顾客，当他们每次来到店铺后都会有不同惊喜，使人感觉这个店铺充满生机和活力。进货频率掌握每周一次，如果是销售旺季还要尽量缩短周期，决不能为了贪图省事一次进足，那样就会使顾客失去新鲜感。
5、财务安排
一、资金管理制度
（1）现金管理，现金管理就是对现金的收、付、存等各环节进行的管理。第一，开户单位库存现金一律实行限额管理。第二，不准擅自坐支现金。
（2）银行存款管理
二、往来账管理制度
（1）应收款管理，主要用于核算和管理客户往来款项。（2）内部往来管理
三、发票制度
发票是指一切单位和个人在购销商品、提供劳务或接受劳务、服务以及从事其他经营活动，所提供给对方的收付款的书面证明，是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。
四、门店财务人员管理制度
两名员工的工资支出4000元，其他费用包括水电及管理费1000元。在店铺比较集中的商业旺铺地段，30平米左右的店面日营业额大约在1000元左右，按照惯例进货价格一般在售价的50%以下，粗略估算，小小店铺月销售额收入在1.5万元，除去各种费用，利润在6000元左右。
6、市场风险控制
风险控制是指风险管理者采取各种措施和方法，消灭或者减少风险事件发生的各种可能性，或者减少风险事件发生时造成的损失。
风险控制的四种基本方法是：风险回避、损失控制、风险转移和风险保留 具体到这个开设计划是有两方面
一是消费力风险：尽管光顾步行街是一个目标顾客集中而且有规模较大的市场，但是由于目标顾客大多数是在校大学生，基本没有任何经济来源，而且还要出去寒暑假这段时间，店铺如何保证自己的盈利是一个问题，如何达到销售额又是一个问题。
实体管理 篇6
关键词：档案 扫描 实体 安全 管理
档案数字化扫描是新时期档案馆业务工作中的一项重要任务，是延长档案寿命，减少档案磨损，方便档案利用的重要举措。在档案数字化扫描过程中，档案加工的周期长、任务重、要求严，档案实体要经历出库、整理、拆卷、扫描、录入、装订、入库等一系列工序，由于数字化扫描一般都是外包工程，所以保证档案实体安全的任务尤为重要。
一、建立完善的管理制度是档案实体安全最可靠的保障
档案实现数字化是一个浩大复杂的工程，稍有疏忽，就有可能对档案实体安全造成威胁，所以，保证档案实体安全是档案数字化扫描工作中一项重要任务，为之建立完善有效的管理制度显得尤为重要。
东城区档案馆从2010年初启动档案数字化扫描工程。在参观走访其他区县档案馆，学习借鉴别人经验的基础上，东城区档案馆制定了《档案扫描过程中对档案实体的安全管理规定》，这个规定在后来的工作实践中不断得到补充完善，最终形成了《档案扫描过程中对档案实体的安全要求》，确定了档案管理人员的工作规范，提出了档案出入库手续要求以及出库档案的数量控制要求，对档案扫描公司员工提出对档案实体及档案信息内容上的安全要求。如：档案在扫描过程中不允许任何人员擅自将档案带离扫描场所，防止档案丢失；严禁发生勾划、涂抹、撕损、剪切等人为性破坏档案的行为，要维护档案的原貌：不允许工作人员擅自拍照、抄录、复印扫描的档案：在扫描档案过程中工作人员要轻拿轻放，尽量减少磨损，不允许在档案旁吸烟、摆放水杯、喝水、吃食物及存放易燃易爆物；当有事需要离开房间时，要将档案存放档案柜并锁好：桌面不得随意摆放档案。同时，东城区档案馆与扫描公司签订了档案保密责任书，要求公司负责对员工进行档案信息保密及档案安全意识的培训。
二、把档案安全意识贯彻到数字化扫描工作的各个环节
1.档案出库前检查
数字化扫描工作程序的第一项就是档案出库前检查，进行这项工作的目的就是要了解档案实体在出库前是一种什么状态。档案出库前检查，主要是检查档案是否有破损，是否有页码错误，是否有非扫描件，是否有非纸质件，以及案卷的总页数是多少。将检查的结果记入数字化扫描档案数据库中。在这个数据库里设置了档号、档案出库前检查情况、是否有非扫描件，出库前页数，出库单号、出库日期，这部分要在档案出库前做好登记，随着档案的出库将数据库移交给扫描公司，在档案扫描完毕返回档案库房时，扫描公司还要将此批次加工档案的数据库返回给档案局，同时填写：档案入库日期、入库页数、是否修改卷内题名、是否有非扫描页，是否有重编页码，档案修补页号及其他。档案入库后，在经过档案局专设的数字化扫描档案实体检查人员的检查后，登记入数据库：档案实体检查情况、检查人。通过这样一个完整的数据库可以了解每一卷档案在经过数字化扫描后具体有了哪些变化，了解档案修补情况和扫描情况。
2.严格的档案出入库手续
依照《扫描档案出入库登记要求》，档案出入库必须严格执行档案出入库登记制度，要求库房管理人员每天提前做好扫描档案的出库准备工作，确保出库的档案数量准确，手续齐备；要求档案出库时库房管理人员要在《扫描档案出入库登记表》中做好调出登记，相关人员要签字确认：要求档案归还库时库房管理人员要与扫描工作人员认真核对档案的数量和档案实体状况，并登记在《扫描档案出入库登记表》中，相关人员要签字确认，确保还库的档案齐全、完整等等。
3.档案扫描过程中监控
一方面，数字化扫描公司在工作间安装有监控摄像头，随时监控档案实体在各个工序流转情况，监控员工的工作状态；另一方面，档案馆内相关的工作人员也随时深入扫描工作间，检查扫描工作环境中是否有不合乎档案规定的地方，比如，不得放置水杯、水壶和食品；检查操作人员的工作程序是否规范，比如，是否有粗暴拆、扯、撕档案的行为。由于有些档案原有一部分页是粘合的，扫描比较麻烦，怕个别员工贪图速度，粗暴对待档案。
4.档案入库后严查
扫描完毕的档案在清点完毕办理完入库手续后，还要进行一项工作，就是对入库的档案进行实体检查。检查的方法是：查看全部卷，清点每一页。检查的内容是：是否有丢漏重编页码：编制的页码是否合乎要求：档案的装订是否合乎标准；是否有不按原装订孔装订档案的现象；卷内目录的题名、页号是否修改、修改后是否重新标注了案卷封皮：是否有档案修补。
三、在数字化扫描档案中应该注意的安全问题
1.减少档案周转天数、出库数量，增加档案出库批次
由于在档案扫描过程中档案周转需要时间，档案完成扫描又需要很多道工作程序，所以通常情况下，如果加工扫描人员有20人，正常情况下每天扫描完成量在8千到1万页左右，每天流转在加工场地的档案就在6-8万页，大约有1000到1500卷，周转期在一至三周，而档案的加工场所不在库区，扫描工作环境因为有大量的设备及人员存在，相对库房的保管条件恶劣的多，这样对档案安全很不利，所以，要按照扫描公司的工作能力，及时调整控制档案的出库量，减少档案在库外的周转期以及周转量，采取增加出库批次是保护档案的必要手段。
2.减少档案连续扫描的次数
实践证明，多次连续扫描对纸张的物理性能有很大的影响。纸质档案在连续经过数次扫描后，纸张的强度以及耐折度都会大幅下降。加之很多档案之前都经历过复印机等光源照射必然对档案产生了很大损伤，所以经常建议扫描公司尽量提高档案一次扫描的成功率，减少重复性的扫描。
3.减少档案装订次数
能不拆卷扫描的档案尽量不拆，拆了也尽量不重拆再装订。档案的反复装订会对档案实体造成很大的损害。
4.规范档案整理，随时协调问题
规范档案整理，是档案数字化扫描工作中的一项重要工作，也是直接关系到档案实体完整性的重要环节。在档案数字化扫描过程中，由于档案产生的年代不同，档案产生的行业部门不同，档案所属的全宗不同，所以很多档案带有时代烙印和行业特点，很多老档案整理不规范，纸张规格不一、版式不一、装订不一，扫描过程中就会出现各式各样的问题。比如编页码问题。原来的档案由于版式不一样，页码的编写位置就有很大出入。对于这样的档案东城区档案馆通常采取尊重原著，只要编码不错就尽量不修改重编，这样就可以减少对档案的涂改。东城区档案馆不允许整理人员使用橡皮擦改页号，防备万一不小心涂破档案，只允许使用2B或HB的铅笔在需要重新编写新的页码时轻划错误的页码，在旁边写上新的页码。档案拆订时，要求轻拉慢拽，必要时剪断装订线，减轻装订线对档案的磨损：档案装订时必须原孔装回，尽量采取三针装订法，即：使用三个针，分别从三个孔同时装订，这样可以减少、减轻线绳对档案的拉扯。
5.保持扫描加工人员稳定性
扫描人员流动性很大，新从业者多，当加工人员熟悉工作程序后，往往不是经常被抽调到公司的其他项目，就是跳槽离开。人员不稳必然造成工作熟练不稳定。当从业者不熟悉工作程序时容易对档案造成不必要的损伤。公司的人员稳定档案馆不好把控，但是档案馆有责任对带班人员以及新人必要的告诫，以达到保护档案的目的。
档案数字化扫描是功在现代，利在千秋的宏伟大事，保护档案是我们进行此项工作的原本意愿。在档案实体经历进出库房、编页整理、扫描拆装，经历光和热的洗礼之中，保护好档案实体安全的意义就尤为重要。档案安全既体现在工作细节之中，也体现在可靠地制度保障之上，更体现在档案工作者拳拳责任之心理。
实体管理 篇7
重要纸质文件、证书和执照等贵重公用物品,是企业运营的重要资源。纸质文件是指企业上传、下达的各种盖有红色印章的公文;贵重公用物品是指企业营业执照、代码证、税务证明和其它资质证明,以及设施设备的备用钥匙备件、配件、说明书,其它小件公用贵重物品等。上述物品通常由企业综合办公室管理,管理和使用的特点是:多人保管、多人使用、随机查找和使用的事件多,人工管理经常出现找不到、遗失等尴尬局面,已不能达到企业高效率运营的要求。本文针对上述问题,提出实体文档电子信息化管理过程中的人机结合管理问题,研究实体文档进行信息化管理的系统方案论证,阐述在电子信息系统的选型中应该关注的技术要素和管理要素,并提出一种适合上述论证的经济、简易的实体文档电子信息化管理方案。
2 方案论证
目前有大量基于互联网、物联网和RFID的类似管理系统被创建,其应用背景主要在于银行、珠宝行等机构的固定资产管理,例如重要设备、仪器、装置、物品等。这些设备传统的管理方式通常依赖于非自动化的以纸张文件为基础的系统来记录、追踪进出的资产,完全由人工实施企业内部管理,因此管理效率极其低下,不仅造成大量的人力资源浪费,而且由于人为因素,资产数据录入速度慢、准确率低,导致设备管理人员对设备的准确数量、状态,以及实时位置等信息无法及时全面掌握,甚至于对设备的遗失发现与追踪也往往很滞后。随着企业规模不断发展,所需管理的固定资产种类与数量也逐渐递增,领用及归还频率逐步增长,管理工作更加复杂和多样化,传统的人工管理作业模式和数据采集方式已难以满足固定资产管理高速、准确的要求。
由于上述互联网 + 物联网 +RFID的管理系统,主要是针对银行、珠宝行和军队等大型机构设计和开发的,因此不适合中小企业和事业机构使用。存在的问题是:(1)系统功能完备,技术先进,因此造价高昂,技术依赖程度高;(2)接入互联网,因此有额外的信息安全问题;(3)系统复杂度高,因此需要常备运行维护人员和费用。
本文提出一种基于“低技术”的,更为经济实用的管理系统,更容易实现管理和技术的融合,实现一个更安全可靠高效的人机器混合系统。系统硬件由多抽屉专用文件柜、寻址电子装置和桌面电脑组成,硬件运行可靠,电磁兼容性符合有关国标要求;系统软件包含以下功能模块:存入管理、查找模块、借出模块、维护模块和远程连接模块,软件功能完备,用户界面友好。
此系统的一个最小的实现是:系统功能设定为存入功能、查找功能、借出功能、维护功能和远程连接功能;样板系统设定规模为16×16个抽屉的文件柜。系统的硬件结构是抽屉内置电子装置、EIA RS 485总线网络、桌面系统管理用计算机。抽屉内置电子装置是一个低功耗单片计算机单元,主要功能是连接总线实现寻址、声光提示寻址成功、打开抽屉、完成抽屉状态监测。此外系统还具有现场总线网络,实现各个抽屉单元和系统管理计算机的信息链接。桌面系统管理用计算机:运行数据库管理软件、运行系统管理软件、运行远程接入软件。系统的整体硬件如图1所示。
软件结构:系统的软件结构由各个功能模块及其相互关系构成。功能模块包括:存入管理、查找模块、借出模块、维护模块和远程连接模块。
3 结语
此方案是一种能够满足中小企业和事业单位,实现实体文档和贵重物品跟踪管理的电子信息系统,不需要互联网 + 物联网 +RFID的技术方案,相对“低技术”的电子信息管理系统,具有更高的可靠性和系统生命周期。同时,具有更好的经济性能,不需要维护和额外的运行费用。在创建人与机器的混成系统时,必须有全局判别的观念,全局最优是第一原则,如果一味追求技术的先进性,必将陷入技术泥潭。技术系统的引入,会导致人员权力的再分配,因此必须重视技术和管理两个方面的论证工作。
摘要：本文提出实体文档电子信息化管理过程中的人机结合管理问题,研究实体文档进行信息化管理的系统方案论证,阐述在电子信息系统的选型中应该关注的技术要素和管理要素,并提出一种适合上述论证的经济、简易的实体文档电子信息化管理方案。
实体管理 篇8
1.物联网在档案实体管理中的应用是解决档案实体管理中存在问题的需要。 物联网能够从文件的形成到永久保存或销毁中简化文件的收集、整理、鉴定、保管、提供利用等过程的记录,通过电子标签、阅读器、服务器之间的通信技术,实现保管环境自动感知、智能调节功能,事物或实物档案摘要信息智能存储功能,实物档案定位与跟踪功能,档案“ 通信”功能,实物档案信息远程利用功能及其他功能,弥补现有实物档案管理方式的不足,提高管理效率、节约管理成本、提高档案管理工作人员对提供利用的积极性等。 其实,物联网技术在档案馆以外的其他领域也被广泛运用, 图书馆和档案馆有类似之处,据了解,在使用电子标签和系统后, 国内许多图书馆提供服务的快捷与准确率大幅度提高,有效地改变了传统的借阅服务和馆藏管理模式, 不仅提高了管理效率,还可以促使工作人员更加全心致力于为利用者提供服务。 因此,物联网在实体档案管理中的应用前景十分广阔。
2. 物联网在档案实体管理中的应用是适应双轨制管理的需要。 无纸办公的确能在文件整理、归档、查找、利用等方面提高效率,但也会带来一系列管理上的难题:一是电子文件较易受损且数字信息不稳定,易受计算机病毒的攻击,或因操作不当、管理不善及技术原因,造成文件的破坏、失真、泄密,为确保电子文件的安全, 需要档案和业务部门人员具备熟练操作计算机的能力,这些工作部门专业性很强,十分繁琐。 二是电子文件格式繁多,软件更新快。 目前,常用的电子文件管理软件有几十种,每种格式都需依靠特定的软件才能制作、运转、检索。 由于软件在迅速更新,旧的软件不断被淘汰,各单位在不同软件下制作的大量电子公文即使保存完好,也可能因软件版本的不一致而无法读取,失去其使用价值。 因此,纸质档案在相当长的一段时间里还是会不断产生的,而电子文件的技术也会不断发展、不断完善。 物联网的出现, 将弥补这两者之间的空隙,将电子文件和档案实体有机地结合起来,有利于档案的双轨制管理。
二、物联网在档案实体管理中应用的技术可行性
RFID技术是物联网中的主要技术 ,又称无线射频识别 ,是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术,它使用无线传输方式实现对人或物的非接触识别和数据信息交换,在动物跟踪、防盗系统、门禁管理、停车场管理、自动生产线、物料管理等行业领域已有广泛应用。 在档案馆的应用,RFID标签可为一份档案文件或一张光盘存储一个唯一的标识符号,并且可以通过这个符号进行高效率的流通处理和库存管理。 RFID技术在档案领域的优势主要表现在以下几点。
1.提高档案盘点工作效率。传统的盘点,需要将档案一件件地手工清点。 RFID读写器具备穿透性阅读功能,一次可以读取多个RFID标签。 当我们盘点时,只需手持读写器,对准在架摆放的档案进行扫描阅读即可,可以大大提高盘点的工作效率。
2.容易查找不在架或者乱架的档案。将RFID读写器辨读的数据与标准的档案库存数据作比较,能使查找工作较为容易。
3.简化借还手续,提高个性化服务水平。 如果给每位档案利用者一张贴有RFID标签的借阅卡,办理借还手续时,就能在卡上自动记录下相关信息。 举例来说,利用者想借而未借到的档案被记录在借阅卡里,一旦该档案回到库房,系统会自动将相关信息以手机短信或者E- mail等方式反馈给利用者。
4.快速检查档案是否完整 ,提高安全性 。 档案被归还的时候, 通过RFID读写器辨读,立刻就能知道档案是否缺页,无需手工清点,档案的完整性和安全性得到了保障。
5.方便统计利用者信息、档案利用率等各项数据 。 由于利用者拥有RFID标签的借阅卡,档案上贴有RFID标签,系统就很容易通过无线方式读取利用者和档案上的RFID标签数据, 统计工作变得轻松。 只需键入统计条件,各项数据一目了然。
另外,如果将RFID标签与网络链接起来,我们就可以把标签作为资料的输入端口,可以产生和利用诸如历史资料、实时数据以及在各种机构和企业之间的共享资料,为新的应用和服务创造机会。
三、物联网在档案实体管理中的应用方案设计
1.物联网应用方案综述。
( 1) 文件生命周期理论是方案设计的基础 。 文件生命周期理论是档案管理的一个非常重要的基础理论,贯穿着整个档案管理的过程,而物联网在档案实体管理中,文件的形成、收集、整理、鉴定等整个生命周期,无不包含着物联网的影子,因此可以把物联网同文件生命周期理论进行有机地结合, 寻找之间的共同点,构建起一个牢固的理论基础。
( 2) 物联网在档案实体管理中应用的必要性是方案设计的核心。 关于物联网在档案实体管理中应用是否具有必要性,这是毋庸置疑的。 新技术的不断出现和发展,将会大大改善档案整个管理过程的效率,提高档案在社会中的地位,而且物联网是一种大趋势,国家政策也在不断扶持,况且如今许多图书馆、物流管理等都开始采用物联网技术,因此我们在方案设计时要围绕着物联网在档案实体管理中应用的必要性这个核心展开,不断调整、创新。
( 3) 物联网在档案实体管理中应用的可行性是方案设计的依据。 可行性分析中已经提出了理论和各种技术的可行性,这里不再赘述。 对于物联网在档案实体管理中的应用方案,必须以这些理论和技术为支撑,建立起一个完整的体系,实现传统档案管理向现代化管理的飞跃。
2.物联网应用方案的实施步骤 。 物联网在档案实体管理中的应用是贯穿在文件的整个生命周期,这里笔者选其中比较有代表性的几个阶段进行说明。
( 1) 文件的形成 。 文件生命周期理论中 ,文件的形成是第一个阶段,在文件的形成阶段,我们可以给文件植入一个独一无二的RFID标签。 在这个RFID标签中,有文件的多种数据,如文件的题名、作者、主题词、摘要等不可擦写的数据,也有一些可以反复擦除的数据,如文件的借阅者、借阅次数、文件的保管位置等。 这些信息在写入之后都能够通过阅读器进行自动识别,然后传输到档案馆( 室) 的电脑后台数据库中,这样,档案管理人员在办公室就能够很容易地知道文件的流转过程, 也可以通过多次数据对比, 发现文件是否遗失,是否移交档案馆( 室) ,对文件的收集、整理和保管提供了有力的依据。
( 2) 文件的保管阶段 。 对于收集 、整理和鉴定之后的文件 ,我们需要放入库房进行保管。 由于档案的特殊性,保管档案的库房也必须符合一定的要求,如温湿度的调节、防霉防虫药物的施用、 防火防盗设备的配置等,这些要求都具有比较严格的标准。
在物联网时代, 库房的各种设备都可以实现智能化的控制, 基本不需要人工干预。 这里的智能化和楼宇智能化系统较为相似。 要实现智能化,就要做到以下两点:第一,库房内要安装多个温湿度传感器、光线传感器、烟雾等其他比较高级的传感器,对库房的温湿度、光线等进行实时监控,将采集的数据传输到库房管理后台,库房管理后台通过对已设定好的程序,对温湿度进行智能化的调节。 如果发现某些值的异常,将会自动启动防火防盗设备,并发出警报。 同时,库房管理软件是可以同管理人员的手机、 家里的电脑等进行实时互动,便于管理人员能够随时了解库房情况。 第二,对于档案管理人员来说,档案的保管中最令人头疼的就是档案的保管位置,有时由于一时的疏忽可能会费很大的精力去寻找一份档案,这在物联网时代其实是可以避免的。 前面说过,在档案形成之时便植入了RFID标签, 并在标签中存储了该档案的存放地点等信息,因此,库房中的读写器能够很轻易地就找到这份档案。 当我们将档案放入档案盒后,同时给档案盒植入RFID标签,这个标签里包括了卷内目录、存放地点等信息,当我们要利用档案时,读写设备能够快速读取信息,在电脑端进行筛选,找出档案的具体位置。
( 3) 档案的利用 。 保存档案的最终目的还是利用 ,只有通过利用,才能实现档案的价值。 在传统的档案利用中,利用者提出利用要求、利用的具体文件,然后档案管理人员在库房查找,给利用者进行阅读。 这可以说是一种完完全全的被动服务。 在电子化时代, 利用者往往只需要输入几个关键词,就能够找到所需档案和相关的档案,但借阅的手续仍然很繁琐,需要各种登记。 到了物联网时代, 所有的过程都变得简洁。 利用者可以用自己借阅证进行刷 “ 卡 ”操作 ,将自己所需的档案刷入借阅证 ,然后档案管理人员用机器对借阅证进行读取,自动输入电脑记录,电脑端通过检索自动显示出所需档案的具体位置,拿给借阅者,借阅手续就完成了。 当快到了档案归还期之后, 机器会自动向借阅者发出E- mail催还。 归还时,将档案入库,同样只需要刷“ 卡”就行了。 由于档案的RFID标签中有记录利用的次数 、频率等信息 ,能够给利用者一定的引导作用,帮助他们找到完整、详细的档案,有效地化解了查全率和查准率之间的矛盾。
( 4) 档案的统计 。 传统的档案统计工作 ,需要将档案一份一份手工清点、统计,十分不便,工作效率很低。 而在物联网时代,由于每份档案都有一个独一无二的RFID标签, 通过RFID读写设备, 一次能够读取很多标签,大大地提高效率。 当各种信息都录入电脑后,应用档案管理后台应用软件,能够很方便地进行统计工作。
3.物联网应用面临的问题及其应对措施。
( 1) 物联网应用与电子文件的矛盾及应对 。 如今数字化时代 , 大家都在把纸质的文件数字化,希望通过互联网,提高电子文件的利用率,这样可以更加方便。 如果用物联网方式,给纸质文件加上电子标签,这样一来似乎就更加麻烦了。 但是,我们要知道,网络具有开放性,电子文件的利用尚不成熟,很可能造成文件的泄密,也可能造成电子文件的泛滥,同时电子文件的形成和利用几乎百分之百的依赖设备,对普及档案的利用来说还是有一定困难的。 因此,纸质文件将会长期存在,而且依然占据有利的地位,未来的档案管理可能会朝着双轨制的方向发展,这就给物联网的发展提供了很大的空间。
( 2) 物联网应用过程中的信息安全问题 。 在信息化时代 ,信息的安全性是所有应用必须考虑的问题,对于将物联网应用在档案管理中,需要考虑两种信息的安全,一是借阅者的个人信息安全, 二是档案的信息安全。 对于个人信息,有关机构要制定严格的职业守则,禁止档案管理者泄露个人信息,违者重罚。 同时,在进行物联网建设时,要尽量选取有资质、信誉好的大公司,这样才能有效地保证个人信息不被窃取。 对于档案信息,因为关于档案的信息只是一些关键词、摘要等,档案的内容并没有在数据库中。 因此基本上不存在因为物联网而泄露档案信息。
( 3) 核心技术问题 。 无线射频识别技术( RFID) 是物联网最重要的核心技术之一, 也是研究难度最大的技术,RFID射频识别是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据,识别工作无需人工干预,可工作于各种恶劣环境。 RFID技术可识别高速运动物体并可同时识别多个标签,操作快捷方便。 在中国,虽然射频识别技术的研究很多,但是成果很少。 同时,由于各种标准的不同,中国很难和国际接轨,加上目前并没有实现大范围的应用,成本还很高。 但是,我国已经在加强标准化体系建设和核心技术的研究,笔者相信,随着技术的不断发展,电子标签的价格将会越来越便宜,成本能够大幅降低。
实体管理 篇9
J2EE(Java 2 Platform,Enterprise Edition)是SUN公司定义的一个开发分布式企业级应用的规范。它提供了一个多层次的分布式应用模型和一系列开发技术规范。J2EE技术之所以赢得广泛重视的原因之一就是EJB(Enterprise JavaBean)。它们提供了一个框架来开发和实施分布式商务逻辑,每个EJB是按功能逻辑划分的,开发时不必关注系统底层细节问题,只关注具体的事务分析。EJB有三种类型:会话Bean(SessionBean)、实体Bean(Entity Bean)和消息驱动Bean(MessageDriven Bean)。实体Bean代表数据库或另外一个企业应用系统中的数据对象。如代表数据库的一行记录。实体Bean不包括商务逻辑,它们只是数据模型。因此,在EJB中设计一个实体bean时,需要考虑的重要选择之一:是设计一个粗粒度(coarse-grained)的实体bean,还是一个细粒度(fine-grained)的实体bean。粗粒度一般表示类别级(the type of object),即仅考虑对象的类别,不考虑对象的某个特定实例。比如,用户管理中,创建、删除,对所有的用户都一视同仁,并不区分操作的具体对象实例。细粒度表示实例级,即需要考虑具体对象的实例(the instance of object),当然,细粒度是在考虑粗粒度的对象类别之后才再考虑特定实例。通常,决定到底该采用粗粒度还是细粒度是很难的。这最好通过统一建模语言(Unified Modeling Language,UML)模型中的模型化关系来决定。
1 信息化管理系统(MIS)整体架构设计
目前,大多数院校开发的信息化管理系统在整体上采用B/S(Brower/Server)和C/S(Client/Server)混合结构。其中B(Brower/Server)端,即Web应用部分一般采用基于J2EE(Java 2 Platform Enterprise Edition)的三层架构,即将表现层,中间层和数据层分开,将所有的商业逻辑和工作流放入服务器端。在中间应用层中,采用以EJB(Enterprise JavaBeans)为中心、Servlets做控制、JSP(Java Server Pages)负责呈现逻辑的MVC(Model-View-Control)结构,即模型-视图-控制器结构(如图1所示)。MVC结构把功能模块、显示模块和控制模块分离,使各部分之间协调工作、耦合性较小。EJB负责业务逻辑部分。为了使系统开发与维护更具有可操作性,使系统的体系结构更清晰,软件开发中将业务逻辑划分为应用逻辑和商业逻辑两个部分,其中应用逻辑部分负责用户的请求,商业逻辑部分负责与数据库服务器的操作。应用逻辑以应用的需求条件调用商业逻辑,商业逻辑将相应结果再返回给应用逻辑。业务逻辑功能的划分使EJB的处理更加自如,缩短开发周期,提高开发质量。同时也提高了系统的可复用性。
2 MIS系统中数据模型的分析
2.1 模型分析
设计EJB层,首先必须了解它的数据模型。如某学院MIS系统B端共有用户登录、课程查询、培养方案查询、学生信息管理、教师信息管理、学生选课管理等6个功能模块。其中学生信息模块——学生信息繁多,关系复杂。该学院学生有三类:本科自招生US(Undergraduate Student)、本科转专业学生CSUS(Change Specialty Undergraduate Student)、硕士研究生GS(Graduate Student),每类学生包含六大类信息:基本信息(Basic Information)、奖罚信息(Rewards Punishment Record)、学籍变动信息(Status Change Record)、课程成绩信息(Course)、班级(Class)、研究方向和专业(Study Direction and Specialty)。每大类信息包括各种类型学生对应的详细分类信息。各实体、视图之间的整体关系如图2所示。
2.2 细粒度实体bean问题
在EJB应用时的一个常用经验是把对象模型直接映射到实体bean,也就是说,对象模型中的每个类被直接转换成一个实体bean。随着企业bean数目的增加,容器和网络负载也会同步增加。这类映射也把表间关系(又称主关键字/外部关键字)实现为实体bean到实体bean的关系。这将会对应用的性能产生负面的影响。
对象模型直接映射到实体bean的设计方法对于实体关系比较简单的模块(如前述系统B端中的用户登录模块、教师信息模块、培养方案查询、课程查询等)的设计实现是最佳的。因此这些模块开发时使用了容器管理持久化CMP(Container Managed Persistence)实体bean技术对所用到的表进行了映射,原因是这些数据结构相对简单,数据单纯,不需要进行非常复杂、多样的查询,系统对数据表的操作不频繁,通常情况下对性能不敏感,故采用了CMP实体bean技术。CMP中只提供最基本的查询方法,所有的程序逻辑都封装在对应的会话Bean中,会话Bean和CMP一同部署,故可以采用本地接口访问实体Bean,提高效率。客户端仅仅与会话Bean进行交互(会话外观设计模式)。该设计的好处是隐藏了数据逻辑,MVC的结构非常清楚,后期的数据维护也比较简单。
但是对于像学生信息管理模块和学生选课管理这样实体关系复杂,对象数目众多的模块来说,将导致大量的细粒度实体bean。将严重影响应用的可扩展性,故使用bean管理的持久性BMP(Bean Managed Persistence)实体bean技术,但需要开发人员编写持久性代码而容器只是确定何时执行该代码。
在学生信息模块中,三种基本信息表(GSBaInf,USBaInf,CSUSBaInf)与其对应的家庭成员社会关系(GSFamSoRel,USFamSoRel,CSUSFamSoRel)、学习工作经历(GSLeWoExp,USLeWoExp,CSUSLeWoExp)、奖惩记录(GSRePuRec,USRe Pu Rec,CSUSRePu-Rec)、学籍变动记录(GSStaChgRec,USStaChgRec,CSUSStaChgRec)、班级(Cla)、研究方向(StudDir)之间的表关系如果直接映射到实体bean时,会产生很多问题,也就是说细粒度实体bean会影响许多领域:一是影响实体关系,把对象模型直接映射到实体bean,会将对象间的关系转换为实体bean之间的关系。结果是一个实体bean往往包含或持有对其他实体bean的远程应用。这样在增加代码的复杂性之外,它还会降低系统的灵活性;二是影响可管理性,细粒度实体bean会导致系统中存在大量的实体bean。容器会创建大量对象来支持每个实体bean实例。大量的实体bean会产生更多需要维护的代码和类。这样会对应用程序的性能产生负面影响;三是影响网络性能,细粒度实体bean潜在地有更多的实体bean之间的关系,关系数的增加肯定会导致远程调用的增加,结果是由于网络负载而降低系统的可扩展性;四是影响数据库模式依赖,当实体bean是细粒度时,每个实体bean实例通常都被看作数据库中的一行,客户端使用这些细粒度实体bean时,它们实际上操作在数据库中的行层次,则客户端就变得对数据库模式很依赖。
3 在MIS系统中的解决方案
3.1 把实体bean设计并实现成具有根和依赖对象的粗粒度对象——复合实体
3.1.1 复合实体及其相关概念
如果把学生信息模块的对象模型直接映射到实体bean,将导致大量的细粒度实体bean。从而带来网络负载、数据库模式依赖及管理复杂等问题。为解决细粒度实体bean问题,在学生信息模块EJB的设计中采用复合实体的设计模式。
复合实体(Composite Entity)表示、模拟和管理一组相互管理的持久性对象。持久性对象是保存在某种类型数据存储中的对象。多个客户端通常共享持久性对象。持久性对象可以分成两类:粗粒度对象和依赖对象。使用“复合实体”对于一组相互联系的持久性对象进行建模、表示和管理,而不是按照个别细粒度实体Bean表示它们。复合实体Bean代表一个由一组对象构成的图。通过复合实体模式,可以减少数据库模型的依赖性、提高网络性能、消除实体间的依赖性。
复合实体模式的角色有:复合实体、粗粒度对象和依赖对象三种。其中复合实体通常是粗粒度对象或者持久粗粒度对象的引用。粗粒度对象拥有自己的生命期,管理与其他对象的关系。它可以被包含在复合实体里,同时复合实体本身可能就是粗粒度对象。依赖对象是依赖于粗粒度对象的对象,其生命期由粗粒度对象管理。学生信息模块中复合实体的业务对象类图如图3所示。
3.1.2 实现复合实体的不同策略。
实现复合实体模式时存在许多策略。根据学生信息模块特点,在设计复合实体时采用了复合实体包含粗粒度对象策略和复合值对象策略和滞后加载(惰性加载)策略等三种策略。
在学生信息模块复合实体的开发中应用了复合实体包含粗粒度对象策略,在该策略中,复合实体(StudInfEntity)包含三个粗粒度对象(GSBaInf,USBaInf,CSUSBaInf)。粗粒度对象继续保持与其他依赖对象(GSFamSoRel等)之间的关系。如图3所示。
值对象是任意的可串行化Java对象。在学生信息模块复合实体中通过应用值对象策略(如图4所示),可以创建必需的值对象(GSBaInf)。对于复合实体(StudInfEntity),客户端可以只用一个远程调用getGSBInf()来获取全部所需的信息。根据客户端请求数据的不同,值对象既可以是一个简单的对象,也可以是拥有子对象的复合对象。值对象被串行化,并且按照值顺序传递给客户端。值对象只充当一个数据传输对象;它不负责安全、事务、和业务逻辑。值对象把所有信息打包进一个对象,使用一个远程调用来获取信息,而不使用多个远程调用。一旦客户端接收到该值对象,则来自客户端的对值对象的进一步调用相对该客户端来说都是在本地执行的。
一个复合对象可以由其对象树中的多个层次的依赖对象组成。当EJB容器调用复合实体的ejbLoad()方法时所有的依赖对象都需要加载,这个过程会花费大量的时间和资源。一种优化策略是通过使用滞后加载策略来加载依赖对象。当ejbLoad()方法被调用时,首先只加载那些对复合实体客户端最关键的依赖对象。接着,当客户端访问尚没有从数据库中加载的某依赖对象时,该复合实体就执行一个即时加载。EJB2.0提供滞后加载策略。
3.2 会话外观
3.2.1 会话外观模式
通过把实体bean和会话bean结合在一起,能够减少网络调用等开销,会话bean替远程客户端执行大批CRUD(创建、读取、更新、删除)操作。会话bean也作为一个事务的外观进行服务,强制事务在服务器上执行,而不是牵涉到一个远程客户端。这就把实体bean嵌入到会话bean的具体实现中去了。外部的客户端永远注意不到实体bean。这种方法的最终好处是使实体bean具有高的重使用率。
采用会话外观的设计模式把应用逻辑(业务对象)实现为会话bean,商业逻辑被实现为实体bean。从实体bean中抽取和移动操作其他实体的业务逻辑,并集成到一个会话bean。
在学生信息模块中,与实体bean相关的工作流被封装在BUserSession会话bean中。会话外观是一个粗粒度对象,其中该对象通过管理业务数据和业务服务对象交互以允许对工作流进行封装(如图4所示)。
3.2.2 总结会话外观模式优点
会话外观是在MIS系统中使用的最多的一种EJB设计模式。即将实体bean层包装在一个称为会话外观的会话bean层中,客户端只能访问会话bean而不是实体bean。客户端和服务器之间的边界被一个会话bean层分开,它的方法将映射为应用中的所有用例,并且包含了这些用例的业务逻辑。采用会话外观可以隐藏业务组件之间所有的复杂交互活动,向客户端提供一个更简单的接口。通过网络跨越服务层而被直接暴露给客户端的业务对象的数目也会减少,避免把低层业务对象直接暴露给客户端,使两个层之间的紧密耦合最小。采用会话外观还可以提供统一的粗粒度服务层,以分离业务对象实现和业务对象抽象。向客户端隐藏业务组件之间的低层交互和相互依赖关系。这样做会提供更好的可管理性、交互(职责)的集中化、更大的灵活性,以及更大的对付变化的能力。
4 结论
实体bean最适合用作粗粒度事务持久性业务组件。而使用实体bean来表示细粒度对象会增加整体网络通信和容器负载,而且将影响应用性能和可扩展性。为解决细粒度实体bean问题,在系统开发中采用了复合实体和会话外观两种设计模式相结合的方法,可以减少数据库模型的依赖性、提高网络性能、消除实体间的依赖性。在复合实体模式中采用了复合实体包含粗粒度对象策略和复合值对象策略和滞后加载(惰性加载)策略等三种策略,可串行化粗粒度对象和依赖对象树。使用会话外观可管理实体bean之间的关系,可以隐藏业务组件之间所有的复杂交互活动,向客户端提供一个更简单的接口。
参考文献
[1](美)Floyd Marinescu著.EJB设计模式.机械工业出版社.2000.
[2]刘晓华等编著.J2EE企业级应用开发.电子工业出版社.2000.
[3](美)Deepak Alur John Grupi著.J2EE核心模式.机械工业出版社.2001.
[4](美)Ed Roman著.精通EJB.电子工业出版社.2003.
实体管理 篇10
随着信息化的快速发展、办公自动化水平不断提高, 电子文件在高校的应用越来越广, 在高校工作中成为了不可或缺的重要信息载体。在当前的法律体系中, 电子文件所具有的法律效力尚不确定, 同时电子文件本身也存在着各种难以克服的安全隐患及缺陷, 不可以单独使用。因此, 需要做到电子文件与实体文件 (包括纸质等各种形式) 同步归档, “双轨制”归档既可以解决归档文件的凭证、依据作用, 又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题。实体文件和电子文件等多种介质共存的局面将持续相当一个时期。如何做好电子文件与实体文件的同步管理, 保证同一全宗内档号编制规则的一致性及科学性、实用性, 是很多已经进行电子文件归档的高校所共同面临的问题。
二、基于高等学校档案实体分类法的传统档案档号
1993年11月16日国家教育委员会发布了《高等学校档案实体分类法》 (以下简称《分类法》) 。《分类法》以“高等学校档案”这一综合概念, 从高校档案工作的实际出发, 把高校全部档案作为一个有机整体, 按职能或内容分类, 突出高校档案分类的特点, 把高校档案划分为党群、行政、教学、出版、外事、财会等十个一级类目, 在一级类目下细化设置二级类目。这种类目设置环环紧扣, 层层展开, 符合逻辑划分的规则。档案实体分类是立卷归档的前提和依据, 分类的科学性是档案管理科学性的重要保证。基于高等学校实体分类法可以有效地科学地进行实体档案档号的编制, 档号可由“年度”、“保管期限”、“一、二级类目”、“三级类目”、“案卷号”、“文件号”组成。 (见图1)
三、确保电子文件与传统档案档号编制的统一
档案档号的编制原则是系统性和完整性, 也就是将相关联的文件材料整编在一起。实体档案基于实体分类法进行了档号的编制, 但对应的电子文件应该如何进行编号。在双套制下, 要实现真正意义上的归档, 必须实现编号规则的统一化, 即电子文件编号与实体档案的编号方法要统一, 编号既要反映不同载体的档案内在的相互联系, 也要方便管理, 并且具有唯一性。由于客观上的原因, 目前要在全国高校或某一教育系统中实行某种统一编号, 难度较大, 但在某个高校内部建立一套统一的编号规则, 则是可以做到的。
四、基于高校实体分类法的电子文件档号
从总体上讲, 《电子文件归档与管理规范》说明了电子文件的排列规则。归档电子文件在同一全宗内应以“件”来进行科学合理的分类, 通过认真分析电子文件的形式、内容、性质等特征, 使归档电子文件按类别分别集中起来, 编制有规律性的档号, 从而形成一个有机统一的体系。
当前产生的电子文件部分有对应的纸质档案 (尤其是在档案数字化过程中) 这种类型的电子文件主要是文本类及图像类文件, 针对这种有对应的实体档案存在的电子文件采用同一的档号, 即实体档案在实体库中的编制的档号与对应的电子文件在虚拟的电子库房中编制的档号是一样的。例如, 基于高等学校实体分类法, 2012年的1号校发文纸质档案的编号为2012-Y-XZ11-1-1, 那么其对应的Word版本的电子文档编号也应为2012-Y-XZ11-1-1.doc。
当然, 在归档的电子文件中有对应的实体档案的电子文件仅仅是一部分, 大部分是完全没有产生可实际保存的实体, 如影音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件等, 这样可在每一个一级类目下再增设一个二级类目“电子文件”, 如表1所示。
以我校制定的《电子文件归档工作规范》为例, 电子文件均采用结合实体分类方法的电子文件档号编制规则。无对应纸质档案的电子文件如数据库、程序、网页、多媒体等, 一个有机整体即为一卷, 其档号结构模式为:
档案档号=年度号+保管期限+一级类目代号+电子文件类目代号+卷号。
如在CK财会一级类目下, 电子文件属于“17”二级类目, 那么“教职工工资管理系统及其数据库”为一卷, 档号为2011-Y-CK17-1
这样, 归档电子文件的档号在分类方案的指导下进行, 与其他纸质档案的档号是有机一体, 相互关联的, 不会出现电子文件与纸质文件两套完全不同的编号方式, 避免了同一馆藏内档号管理的混乱。这种排列方式即适应电子文件存储要求, 又兼顾归档电子文件的实体版本的保管要求, 在一定程度上满足了电子档案和实体档案的不同利用需要。
五、结束语
高校档案实体分类就是按照实体档案的各种特性把高校全宗内的档案分成若干类的过程。在信息化高度发展的现代社会, 档案“虚拟化”、“电子化”程度越来越多样, 在管理档案的过程中, 不局限于“实体”的概念, 将不同载体的档案统一在一个管理体系中, 使纸质、电子等多种介质共存的档案材料, 系统化地组织在一起, 科学化管理实体档案及电子文件, 实现档案信息资源的整合开发利用。基于高校实体分类法的电子文件档号管理, 不仅可以充分发挥电子档案的优势, 而且还可以便捷地利用网络对电子文件及实体档案进行同步检索, 既保障了“双轨制”下有序归档, 也有利于电子文件价值得到最大限度地利用, 最终实现档案信息的高度共享。
摘要：信息化高度发展的现代社会, 档案“虚拟化”、“电子化”程度越来越高, 在“双轨制”管理档案的过程中, 不局限于“实体”的概念, 结合高校实体分类法设置电子文件与传统档案的档号管理规则, 将不同载体的档案统一在一个管理体系中, 使纸质、电子等多种介质共存的档案材料, 系统化地组织在一起, 科学化管理高校实体档案及电子文件, 实现档案资源的整合开发利用。
关键词：高校实体分类法,电子文件,档号管理,资源整合
参考文献
[1]冯惠玲.电子文件管理教程.中国人民大学出版社.2001
[2]高金宇.归档电子文件的系统排列.四川档案.2004 (5)
