（会议管理）成功会议管理技巧

关键词： 会议

（会议管理）成功会议管理技巧（通用6篇）

篇1：（会议管理）成功会议管理技巧

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目录 引

言.......................................................................2 第 1 章

有效利用会议.........................................................2 1.1 你需要开会吗？.......................................................2 1.2 明确会议的目的.......................................................3 1.3 非正式会议...........................................................4 1.4 正式会议.............................................................5 1.5 革新中的交流方式......................................................6 1.6 会议类型.............................................................7 1.7 不要离题.............................................................8 第 2 章

准备会议............................................................10 2.1 邀请与会者..........................................................10 2.2 准备议程............................................................11 2.3 确定地点............................................................12 2.4 安排座位............................................................15 2.5 准备会议用品........................................................17 第 3 章

出席会议............................................................18 3.1 积极参与............................................................18 3.2 外表与讲话..........................................................19 3.3 倾听发言............................................................20 3.4 处理问题............................................................21 3.5 做备忘录............................................................23 评估与会技巧................................................................24 第 4 章

主持会议............................................................24 4.1 了解职责............................................................25

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4.2 研究出席者..........................................................26 4.3 掌握会议节奏........................................................27 4.4 控制会议............................................................28 4.5 维持秩序............................................................30 4.6 结束会议............................................................32 4.7 运用正规程序........................................................34 4.8 解决正式会议上的问题.................................................36 主持能力自测................................................................37

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成功会 议管理技巧

若想成功地管理会议，你要学习这些技巧：从构划和准备议程，到建立正式程序，以及处理易爆局面。《会议管理》不仅教你全面主持会议以及充分参与会议，而且为你提供实用方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的情况，并掌握一流的会议管理技巧，从而使你大大提高管理会议的效率及果断性。

蒂姆·欣德尔（Tim Hindle）是伦敦商业语言咨询机构“Working Words”的创建人。作为编辑顾问和作者，他完成了许多著作，其中包括《袖珍经理手册》、《袖珍 MBA》和《袖珍金融手册》、1979年以来一直是《经济学家》杂志的撰稿人，1994-1996 年任《欧洲商务》杂志的编辑。

引

言

会议商务的一个重要部分，全球每天要举行数百万次会议，《会议管理》会帮助你——不论是作为出席会议的与会者，或者是会议的主席——提高这些会议的效果和效率。不论是正式会议还是非正式会议，本书将提供给你相关的各种实用建议，例如如何作好基本的准备，如何进行恰当的座位安排，如何保持预定计划，如何结束仁义等。散见于全书的 101 个简明的提示将进一步为你达到目的提供重要信息。自我评估练习使你能系统地评估你的进步及明确以后的努力方向。如果你能不断地应用本书所提供的宝贵建议，你就可以非常自信并且成功地管理会议。

第 第 1 1 章

有效利用会议

开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。1.1 你需要开会吗？

大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题？如果你考虑过会议真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。1.1.1 定义会议

商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。

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1.1.2 考虑成本

成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本”，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。1.1.3 把成本加起来

要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数）。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。1.1.4 正在举行会议

一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会，以解决一个问题。他们的年薪合计 180000 英镑，年管理费合计 100000 英镑，另外还有各种杂项费用。按此计算，这个会议每小时的费用是 178 英镑。

销售经理联系各种情况提供补充信息 销售代表提出报告 董事总经理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 秘书作记录 2 1.2 明确会议的目的可以为许多不同的原因召开会议，主席和与会者必须预先明了确切目的，这样才能使会议取得成功。

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小提示 1 1 ：从一开始就要明确会议目的 小提示 2 2 ：如果不开会也能解决问题，就取消会议。1.2.1 考虑目的大多数会议的目的属于下列几种之一。要预先决定所要召开会议的目的属于其中的哪一种，并确保全体与会者明了。

● 透露住处信息或提供意见； ● 发布指示； ● 提出申诉和仲裁； ● 做出决定或贯彻决定 ● 激发创意； ● 提了建议，进行讨论，并做出最终决定；1.2.2 考虑细节

如果你已决定一个会议的主题，就可开始考虑其他细节。想一下这个会议要开多长，哪几个问题需要讲座以及必须分配给每个问题的时间是多少。注意留点时间用于委派任务，也留点时间给予会间休息及会议总结。一定要安排好会议，以确保恰恰相反当的、有必要权威性的与会者能够出席。如果他们不能来，那就重新安排一个更合适的时间。对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个实用目的而不是浪费时间。1.2.3 自我提问

Q 每个人都明确开会的目的吗？ Q 是否需要每个人都出席整个会议？ Q 是否有比开会更好的方法不提出问题？ Q 是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会议上提出有益的意见？ Q 使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.2.4 评估个人的目的无论你主持会议或者只是出席会议，应事先考虑会议规定的目标以及你的个人目标，例如，你可能对议程式上的某些项目特别感兴趣，你要起清楚你愿意接受什么样的结果，然后可以开始做相应的准备。另一个需要考虑的问题是你能否减少花费在会议上的时间。如果你不需要参加整个会议并已决定只出席其中的一部分，则应预先通知会议主席。1.2.5 保密事宜

如果会上要讲座保密事宜，应让全体与会者在会议的开始阶段就知道，因为这会影响与会者的态度。所有保密事项需要恰当地处理并且在会外出应获得足够的重视。如果议和内兼有机密和非机密的事项，则应预先确保全体与会者明白每个项目相应的情况。

小提示 3 3 ：仔细考虑什么能促进会议成功举行，什么会使会议失败。1.2.6 强调目标

如果你主持会议，在会议开始时做饭就要概述这个会议的目的和目标，这样就能使全体与会者在整个会议期间都能牢记不忘。提醒与会者何时必须做出何种决议以及需传递何种信息，并且——如果他们偏离这点——提醒他们注意分配给每个问题的讨论时间。如果你仅是会议的参与者，你要确保你已为详尽讨论淤泥特别有关的事项作好了充分的准备。

小提示 4 4 ：考虑一下，如果一个例行会议没有如期举行，会有什么后果。

1.2.7 7 你的重要途径

目的未明确，你就无法确定需要举行哪种会议。首先确定会议的目的及需花时间，然后邀请与会者。

确定会议目的决定会议需要多少时间

保证有关人员出席 3 1.3 非正式会议

非正会议可以有多种不同的形式，并且可以采取讨论会的形式。非正式会会议无论是偶然进行的，或者是按通常的方式如口头方式召集起来的，都提供了一些机会来简单地解决问题。

小提示 5 5 ：记住，高层经理的在场可能会妨碍讨论。

小提示 6 6 ：要远离你的办公室召开会议，这样你就可以轻易地离开会议。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.3.1 布置环境

尽管性质比较随意，非正式会议的成功仍然得益于精心挑选的环境，如果与会者感觉不 服，或者要他们在开放式的办公室里讨论一项保密事宜，那么就很难进行富有成效讨论。选择合适的环境，可以帮助你得到所寻求的结果。1.3.2 解决问题

利用一个临时的会面，例如与同事在走廊里交谈，立刻解决一个问题。1.3.3 临时会议

只有简短的通知并且是顺便或立即召集的会议，称为“临时会议”。这些临时会议对于坦诚地讨论问题以及不受大量其他人员的影响而迅速地做出决定是很理想的。不多于三至四人参加的临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。另外，可以利用临界时会议发布紧急通告。在同事之间，临时会议倾向于以非正式的语言风格和轻松的身体语言为特征。建立一种非正式的气氛，有助于你在会议中理解其他人的反应。注意面部表情：因为与会者可能走神，他们的面部表情会真实地告诉做你这一点。1.3.4 小型非正式会议

策划小型非正式会议是为了通过讨论不解决问题，提供反馈，因此与临时会议不同，它应该有准备的时间。即使举行一个只有二三个人参加的小型非正式会议，也要记住会议的目的和时间限制。恰当地控制会议，你就能让主要的事情进行下去，并且能使与会者之间进行坦诚的讨论。通过保持目光接触这种身体语言中具有表达性的方式，来鼓励与会者。1.3.5 讨论争议

如果你在领导一次讨论，你一定要多多运用大量鼓励性的目光接触，来帮助你保持对会议的控制。1.3.6 交流思想

小型的头脑风暴会议是一个分享创意的良好论坛。如果你正在主持一个头脑风暴会议，安排专人记下与会者提出的想法，这种书面记录常常能够启发出其他建议。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.3.7 头脑风暴会议

利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法，或者得出灵活的创意，用于解决问题。为了得到最好的效果，事先说明会议的目的和时间限制，以便与会者能有所准备。由一小群各具特长的人参与的头脑风暴会议最为有效，所以必须要求每个人轮流发言。会议期间避免评论或批评任何想法，因为这会妨碍提出建议；会后再判断这些想法的可行性。1.4 正式会议

不同类型的正式会议都有不同的程序规则。一些会议，如全休会议，必须依法召开；其他的会议则是自定的，是为了做出一个特殊的决定或讨论一个问题而召开。

小提示 7 7 ：让自己熟悉各种正式会议的程序。1.4.1 正式会议

会议类型 特点 会议类型 特点 董事会会议由公司的董事们参加——董事会通常由董事组成。有些国家的法律规定董事会必须共同行使权力。

·董事会通常定期召开会议，也许一个月一次，来讨论公司事务。会议通常在董事会的会议室举行——这是一个设有一张大桌子的正式场合。

·董事会会议由董事会主席主持，他是根据公司章程被选举出来的 大会 在大会上，通常就一个主题作几个报告。有些大会对公众开放，另一些只限某些人参加，如公司雇员。

·这类会议适用于大量人员在短时期内交流信息 ·虽然有时发言人会留有“回答提问”这一段时间，借鉴于大会的规模，计论和听众参与是很有限的。

常务委员会会议 常务委员会是公司董事会下属的一个小组，它可能是对经常性的事情负责，如一位总经理的薪金和业绩的评审。

●常务委员会定期召开会议来履行授权给它的任务。

●公司董事会可以授权常务委员会代为采取行动。

●常务委员会要先向公司董事会报告，然后采取外部会议 一个外部会议包括某个组织内的一群人和组织外的另一群人，例如来访的行 业 工 会 谈 判 代表。

●在外部会议上，保守机密是一个重要问题。与会者应仔细思考哪些信息必须保密；为了达到目的哪些信息可以在会上披露。

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必要的行动。

●外部会议可以在中立地点进行。

专门委员会会议 公司董事会可以建立一个专门委员会，研究一个需要特别注意的问题。与整个董事会相比，这个小组会更加频繁地召开会议。

●必要时，专门委员会可以开会讨论专业性特别强的特殊问题，或详细分析复杂问题。

●许多公司董事会发现难以在一个月内召开一次以上的会议，而专门委员会可以定期召开会议，而且只涉及必要的人员。

年会（AGM）

年会一年一次，常常是规定的，召集公司董事与股东讨论过去一年的事务和未来的计划。

●年会允许股东向公司董事提问，并要求他们京公司的业绩做出解释。

●董事们利用这个机会寻求决算的批准，重新任命审计师，并讨论未来的计划和策略。

公众会议 公众会议对任何人都开放。这种讨论的形式可被地方政府或私人活动小组所采用，用来与公众讨论各类事项，或为公司所采用，以讨论未来的发展。

所有的成员被邀请出席公众会议。通常事先在当地社交中心、公共图书馆及地方报纸或杂志上通告。

公众会议的议程通常只有一项供讨论的主要议题。

临 时 股 东 大 会（EGM）如果为了立该采取行动而需获得股东的批准，则可召开临时股东大会。临时股东大会可以在两次年会之间 的 任 何 时 候 召开。

●应提前一些时间向股东们发出临时股东大会的通知，提前多少时间则随国家而异。

●临时股东大会的操作规则通常与年会一样。

1.4.2 遵守规则

管理正式会议的规则可能是复杂的，并且随国家和组织的不同而异。规则能决定会前必须发了通知的数量，与会者的权利，表决工作应当遵循的程序。如你参加一个正式会议，应事先了解应当遵循的一些规则。

小提示 8 8 ：注意正式会议中的一切法律要求。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.5 革新中的交流方式

计算机和通讯技术（统称为信息技术，或 IT）的快速发展，使面对面的会议数量大大减少。你可利用这些高科技工具减少出席会议的时间。

小提示 9 9 ：在会议前，打电话给与会者，让他集中到议题上来。

小提示 10 ：对信息要有选择性地吸取，避免信息超载。1.5.1 虚拟通讯

数字技术正在革新交换信息的传统方法，大大减少了旅行的必要性。电话会议、实时视频在线会议、电子邮件和因特网通讯这些数字技术正替代着面对面的会议。在召集各地人员开会之前，考虑以上这些选择。1.5.2 视频会议

现在，利用实时音频和视频连接的视频会议是一种被广泛应用的、对用户友好程度正在提高的开会方法。假如你那里已具备这种技术，你可以利用这类会议，像电话会议，联络在世界各地的人。视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。

小提示 11 ：组织和举行电话会议时，考虑世界各地的时差。

出席视频会议

将传统的和新的方法结合起来，为你所用。例如，让无法来会议现场的代表通过视频设备来出席会议。

小提示 12 ：通过设定一个时间限制来优化在线会议。

小提示 13 ：当你在电话会议中发表讲话时，不断重复你的姓名。1.5.3 文化差异

跨文化商务交流中的常见障碍包括语言的不同、时区差异和国与国之间旅行时间的不同，以及文化期望的不同。然而信息技术正使得这些困难减小：电子邮件提供一种现成的通讯渠道而与地点和时区无关。英语的广泛使用，会在正式交往中妨碍其母语不是英语的发言者，在电子邮件中这就是一个小问题了，因为发送的信息是相对简短并且是非正式的，较少需要熟练的语言运用。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.5.4 电子邮件

电子邮件（e-mail）可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相当于另一种形式的会议延续几天甚至几星期，因为与会者聚在一个“虚拟的”会议地点评论当前的议题和问题，或者讨论一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地点的大量雇员代表参加讨论，而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制“会议＂的议程。

有效的联系

视频会议让你们充分交流，即使在你们不能见面时。首先准备好设备，包括书面材料和整套身体语言。1.6 会议类型

有多种类型的会议-正式的和非正式的，每一种类型适合于一种特定的目的，因此在你开始安排会议和通知与会者之前，决定哪种类型的会议最能达到你和目的。

小提示 14 ：仔细地思考你需要举行的会议的类型。

小提示 15 ：使会议规模尽可能小些，尽量避免分散注意力。1.6.1 需考虑的因素

一旦你已经决定召开一次会议，下一步就需要考虑一系列的因素，例如会议的紧迫性，即是否必须立即召开？谁参加？你想从会议中得到什么？牢记这些问题和你的主要目标，然后选择最合适的会议类型。例如一对一的会议或正式的委员会会议通常最合适做出决定，而头脑风暴会议对于交流想法是非常有益的。1.6.2 决定会议规模

会议的目的会影响其理想的规模。大会或小会都有其优缺点：大群人可提出各种意见，但是这些成员可能会分成派系；小群人一起行动可能会更有效，但是思路比较狭窄。通常的会议有六至九人参加。这样的规模既不太大，也较容易控制；也不太小，可以激起辩论。这样规模的会议能鼓励人们出席会议，因为与会者知道他们的意见能引起他与会者的注意。

小提示 16 ：在一个显著的位置上放一块表或一只钟，以便掌握时间。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://1.6.3 会议目的和类型相符合目的 需要考虑的事项 会议类型 处理信息

例如听取报告，发布指令，宣布或解释程序上的变化 最多涉及三个人 非正式的 小及四个人以上，或一个团队 正式的 要求反馈度讨论 非正式或正式的 让公司董事了解最新形势 正式的 涉及股东 年会或临时股东大会 要告知公司外尽可能多的人，包括媒体。

公开的 涉及提供信息的发言人 新闻发布会 解决问题

例如应付不满。

仅涉及一人 一对一 需要几个人或一个团队的投入 专门委员会 涉及紧急问题 临时的 做出决定

例如做出选择，获得授权，承诺采取行动 需要立即讨论，或涉及非典型的商务问题 监时的 涉及反复出现的商务问题 正式的 要求一个组织的最高层进行讨论或授权 董事会 要求公司的股东们授权 年会或临时股大会 激发创意

例如形成创造性的解决方法 需要讨论创新的想法 非正式的 需要迅速地产生全新思想 头脑风暴 需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备 正式的 7 1.7 不要离题

会议未能达到目的可能有各种原因：与会者可能带有相互冲突的目的，会议可能迷失了方向，或者议题太多，时间不够。事先商定会议目标有助于实现这些目标。

小提示 17 ：传阅议程及所有的相关材料。

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小提示 18 ：会前争取来自可能的同盟者的支持。1.7.1 思考在前

会议之前，考虑周到并详细计划是非常重要的，这样可以保证会议顺利进行。首先，传阅一份清晰的议程。确保会议有充足的时间，避免匆匆掠过议程上的主要项目而结束会议。辨认出那些可能试图抢夺会议控制权的与会者，并估计他们的论点。找出那些与你有同样观点的人，并鼓励他们支持你的论点。1.7.2 避免陷阱

通过良好的准备和全体与会者的参与，会议上出现的大多数陷阱是可以避免的。必须确保：

● 研究会前传阅的全部会议材料； ● 准时开始会议，准时结束会议； ● 严格并认真地按照议程进行会议； ● 如果主持会议，尽可能让更多的人提出问题和回答； ● 保证与会者充分了解已经做出的决定。

当议程上最后一项（通常标以”其他事宜”）开始进行时，与会者可能会在底下相互交谈，提出一些小问题。如果你主持会议，让每个人有秩序地获得发言机会。

小提示 19 ：确保在会议之前就会议目的取得一致。

小提示 20 ：当与会者偏离议程时提醒他们。1.7.3 举行会议

积极的行为

消极的行为

会议开始 一次讨论议程上的问题 获得关于每个问题的意见 果断而积极地开始 与会者迟到 把讨论控制在预定的时间内 出现偏离议程的情况 与会者有效地提出建议 与会者之间出现分歧 找到可行的解决办法 各种意见都探 允许其继续转入目标

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第 第 2 2 章

准备会议

花费在准备会议上的时间很少会浪费。确保会议在恰当的时间和地点举行，由合适的人参加，快捷且戏院有做出正确的决定。2.1 邀请与会者

选择恰当的人出席会议可以决定会议是否能达到目的。每一个被邀请者都应当出席，因为他们能提出各自特殊的意见，否则会议就不能充分利用与会者们的时间。

小提示 21 ：考虑与会者在一个小组环境中如何工作。

小提示 22 ：排定会议时间表之前要考虑旅行时间。2.1.1 选择出席者

当你考虑邀请谁时，可能某些人是当然的出席对象。例如，如果讨论一个贷款项目，你应当邀

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请有权同意贷款数额的人参加。另一些人可以提供专门的技巧或建议。邀请那些有良好沟通技巧的人参加会议。他们能够帮助小组卓有成效地工作。，并达到预定的目标。若某些与会者只需参加会议的某一部分，应告诉他们有关事项的开始和结束时间，这样可以节约这些与会者的时间，并使会议易于控制。2.1.2 评估贡献

当你列出了与会者的初步名单时，依次确认每个人可能做出的贡献：

● 他们是否有可供分享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反应。

● 他们能否提供特殊的意见或信息？例如，一位生产经理。

● 他们的专业身份是否有用？例如，处理合同争议的律师。

● 他们能否实施已获得同意的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。2.1.3 考虑参与者

提供信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售部门成员，为公司其他人员提供有关他们部门的进展情况。

提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者因为有经验，因而有资格向其他成员提供有用的意见。

提供特殊的专长：具有特殊技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之处，他们的出席都可能促进讨论。

授权行动：尤其是财务方面的决定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主管在场授权这个行动。

小提示 24 ：议程的每个项目旁列出发言者的姓名2.1.4 通知与会者

组织会议最困难的部分之一是确定一个时间，以适合你的全体与会者。有时，确定会议时间的最简单的方法是。把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后，否则电子邮件或电话要来来往往直到至确定会议日期。如果有人不能按所提出的时间出席会议，在重新安排会议时间之前，考虑下下如果没有他参加，会议是否仍可举行。通常需要就会议的时间和地点作书面的确认。

要点

● 必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。

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● 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。

● 会前向全体与会者提供书面的背景材料。

● 会议场所必须有适当的设备，会场大小适宜。2.2 准备议程

使与会者明确会议目标的最好方法是，预先发给他们一份明确的议程。准备议程有几种方法，选用一个适合你目的的方法。

小提示 25 ：避免在一天的情绪低落时段内开会，例如紧接在午餐之后。2.2.1 编排议程

会议议程是需要提出度讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇集所有的有关信息，然后搜寻出哪些项目需要确定细致程度。你会发现与其他会者商计是有用的。若有许多的问题要讨论，就给每一项目分配一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。在会前多久开始准备议程决定于需要多少准备时间。

小提示 26 ：保证将议程的任何改变都通知会议主席。2.2.2 编写议程

在为类似会议编写议程时，可把这份简单的议程作为模板。给每一项标出号码，并给每一项分配一个开始时间，以有利于那些不需参加整个会议的与会者。

小提示 27 ：议程应尽可能简短。

例如：委员会会议议程 7 月 6 日上午 11 点 格林•德雷 饭店（议程开头为会议日期、时间与地点）

⒈（11：00）任命一位会议主席 ⒉（11：10）为缺席致

⒊（11：15）批准上次会议备忘录 ⒋（11：30）上次会议提出的事项 ⒌（11：45）讨论联络司宜(每项编号、每项均有一个起绐时间)

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（12：00）会间休息 ⒍（12：15）财务事项 ⒎（12：45）特别事项 ⒏（13：00）其他动议 ⒐（13：15）其他事宜 ⒑（13：35）下次会议细节（下次会议细节写在议程的未尾）

小提示 28 ：试将议程限于一页纸

要点

● 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细节。

● 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 ● 全体与会者需要确切知道会议对他们的要求 ● 分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序 ● 时间。无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。2.2.3 构想议程

当你撰写会议议程时，尽量按逻辑排列主题，并把类似的议题放在一起，这样可以避免同一领域谈了一遍又一遍的情况出现。你的议程可以从常规事情开始，如指定一位会议主席，为缺席致，然后转入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任务者的报告。会议的下一个议程应当是就当前的问题，例如最新的财务会计及销售情况，进行大量的讨论。最后是其他事宜，并计划确定下次会议的日期、时间和地点。

小提示 2 29 9 ：早些讨论最重要的问题，此时与会者最有精神。2.2.4 分发议程

一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。如果你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目，必须征得与会者的同意。与增加项目相比，他们可能会更喜欢减少一些项目，除非他们对你希望加上去的项目有特殊的趣。当与会者抵达会议时给他们一份修改的议程，这种做法是不能接受的，除非因临时事件而必须这样做，例如主席生病，或财务情况的突然变化。尽可能在会议之前预先分发最后决定的议程。

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2.2.5 要做的事

⒈决定需要在会上提出的问题。

⒉将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。

⒊将建议汇总到下一个草案中。

⒋重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。2.3 确定地点

选择会议地点对于会议的成功是极为重要的，这不仅此是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。对所有会议都这们，无论小会或大会，正式会议或非正式会议。

小提示 30 ：为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31 ：为残疾与会者提供必要的设备。2.3.1 认清你的需要

会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。对于你本部门的会议，仍有一个选择问题，你必须决定家中、中立处或外地哪个最适合你的需要。2.3.2 选择会议地点

如果你在安排一个会议，要租用会场及其他设备，你应比较一下价格，尤其在预算紧张的情况下更应该这种做。你可能发现你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小，但如果会议持续一天以上那是值得的。另一方面，一个城市的愉快舒适可能有助于吸引人来参加持续几天的会议。衡量你的优先顺序，挑选合适的会议地点。2.3.3 法律方面考虑

根据法律，必须邀请某些人参加某种会议，如公司的股东年会—虽然有一些不道德的公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。给年会设定一个使股东无法投票的日期和地点，这是不合法的。将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。

房地产 E E 网--房地产物业管理资料库 http://2.3.4 评估环境

在任何会议中，物理因素起着重要的作用。不论什么场合，注意使与会者足够舒适以集中精力开会，但不要让他们舒服得想打瞌睡。检查并使外面噪声保持在最低小水平，取暧和通风有益于工作，但不要过分。大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光，而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。

小提示 32 ：确定电话已被移出会议室。2.3.5 考虑各种类型的会议场所

会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子。

● 你的全部参考资料在手边。

● 你的权威性可能得到加强。

● 可能会有电话干扰，或者有人打扰。

下级的办公室 一位下级的工作处。

● 可能提高一位下级的地位和士气 ● 如果工作处狭小，可能会使双方都感不适 单位会议室 供员工使用的公司会议室 ● 避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题 ● 处人可能同与会者接触而打扰会议 外面的会议室 在你公司之外的一个中立的会议室。

● 保证设有任何一方占地主优势。

● 如果保密是重要的，这类会议室很有用。

● 可能昂贵，并且每人个人都不熟悉。

会议中心 一个大的聚会场所，例如在一所大学里。

具有开大会的设备。

需要时能够提供技术支持和安全 保卫。

可能缺少非正式的小规模聚会的机会。

城外的会议场所 异地的一间办公室、会议室或饭店。

如果与会者来自全世界，那是合适的。

在某种场合增加几分的力。

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旅途、时间和食宿花费很多。2.3.6 避免陷阱

有几个原因（有的明显，有的不太明显）使会议场所选择得不好。当你寻找和预订会议场所时，应预计避免下列常见的陷阱：

● 参加会议的人比预计的要多——房间不够大，人们感到不舒服。

● 出席人数比预计的少得多，空荡荡的房间令人。

● 空调不合适，房间闷热，或气温太高，难以调节。

● 会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记，出现技术问题。

● 会议地点或附近缺少服务部门，如咖啡厅或银行。

小提示 33 ：把有潜在问题的会议安排在中立地点。

要点

● 会前对于不熟悉的会场至少访问一次。

● 房间最好有窗，可以打开或关上以调节温度。

● 发言者需要知道空调器和灯光开关的位置。

● 洗室及其他设备应清楚地标明。

● 椅子应试坐十分钟，检查是否舒适。

小提示 34 ：要求你的助手检查当地公共交通运输的可利用情况，时间表和季节性变化。2.3.7 案例研究

随着公司的发展，会计部门与销售人员合作时产生了问题，所以会计经理在一个方便于销售部门的房间里召开一个会议，讨论一起工作的方法。

然而，房间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理。

正在翻动的图表。空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。财务经理被电话叫走，然后有几个人生气地走了。经理回来询问建议，但几 没有什么响应，结果未获得实际的解决办法。

选择了错误的会议场所：这个事例指出，尽管有完好的意图，却选择了一个不好的会议场所，实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。在一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全部成员的中立处，两部门的聚会可能会获得更积极的结果。

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2.3.8 关注音响效果

一个构建良好的会议室并不保证能有一个好的会议，但是它可显著增加这种机会。记住你的会议目标。大多数会议的主要目的是与别的与会者口头交谈来分享信息，所以优良的音响效果是必需的。即使在一个小房间里只有少数人进行交流也会有这种问题，而音响效果对于有众多与会者参加的会议尤其重要。如果运用视觉因素，例如使用视觉辅助装置，视听效果都必须良好，所有椅子的安放位置都不能有碍视线。

小提示 35 ：找一个肯定不会受到打扰的会议场所。2.3.9 在良好的氛围中开好会议

好的设备有助于气氛，如良好的音响装置、适宜的照明以及舒适的座位。如果听众注意力不分散，就能集中在发言者身上。发言者会由此受到鼓励而讲得更好。

0 2.3.10 案例研究

一家广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。

会前一周，广告公司的一名成员来饭店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试影响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。

提供完善的会议场所：正如这个事例所表明的，每件事均须预先组织，并有一个试运作过程，这样这个广告公司能预先排除潜在的问题，从而能集中在他的展示工作上。另外，这里广告公司做了一个明智的决定，拒绝了现代化硬件，而使用较老式的但更恰当的设备。2.4 安排座位

与会者座位的安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座位安排，如果必要，设计一个座位安排方案，给会议创造一个良好机会来达到目的。

小提示 36 ：考虑多个安排座位的方案，然后选择其中最恰当的一个。

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2.4.1 一对一会议

在一个一对一的会上，两人的座位安排可决定会议的格调，并影响讨论的进程。如果你正在主持会议，可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。一对一会议有三种座位安排：支持性的、合作性的和面对面的。为了解与会对方对会议气氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在他到会前你先坐下，再看他坐在哪里。

支持性的：如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就座，这有助于消除障碍且可进行目光接触。

合作性的：坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。

面对面的：坐在桌子的对面，使自己与另一人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。

小提示 37 ：在非正式的会议上用圆形会议桌。2.4.2 就座分组

大型会议的目的决定会议安排。围绕一张桌子安排一群人就座时，用两种形状的桌子有三种基本的选择。如有谈判或对抗的可能性，选一张长方形的桌子，“双方”可相对而坐，在一边的中心安排一位中立的主席。要强调会议中的等级观念，主席就座于长桌的顶端。对于较非正式、不分等级的会议，选择一张圆桌，每个人平等的围桌而坐。如果一个会议的参加人数众多、将在礼堂或大房间内举行，就将座位安排成行且面对主席。2.4.5 文化差异

等级在某些文化中显得特别重要。在亚洲许多地区，年龄有很大的份量，所以最年长者在会议上往往就座于地位最高的座位。另一些文化中，重要性与职位相联系，所以一个资力较低的副总裁决不会被安排在比总裁更重要的座位上。

面对面就座：当你在讨论问题或试图做出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主席坐在团队成员之间。

显示等级：如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。主席坐在长桌的顶端，资力最浅者坐在离主席最远处。

自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上

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小提示 38 ：确保任何与会者能互相看到。2.4.6 运用策略来排座

主席坐的位置决定了其他座位的意义。习惯上主席位置在长桌的顶端，其右手座位是最优先的位置。但并不一定要这样排座。

策略性排座是以与会者会受其邻座的影响这个假设为基础的。明确你想从会议得到什么，然后通过安排座位帮助你达到目的。对于有争议的问题，通过座位安排把派系分散开，避免让观点相反或观点十分相似的人相邻而坐，这样做，使观点泾渭分明，并防止讨论离题。可根据你了解和分析的与会各人对所要讨论问题的观点，来构划座位安排图。目光接触对于向自己团队的成员表示下一步将做什么是很重要的。想一想谁应该能够与谁进行目光接触，相应地安排人们的座位。

小提示 39 ：安排座位时，使就座者相互间保持一臂间距。

小提示 40 ：不要让与会者就座于直射的阳光下。2.4.7 分散对抗

画一张座位安排表，以与会者对即将讨论的最有争议的问题的观点为依据，这会有助于分散与会者在这一事项上的对抗性。

图例 主席 意见未定者 支持者 反对者 视线 意见未定者看着主席寻求引导 反对者坐在主席对面，在讨论中起很大作用 意见未定的与会者可清楚地看到和听到全部观点 动议的支持者坐在其他支持者的斜对面，可以直接看到其他支持者 动议的反对者被支持者的座位隔开 支持者在这个位置上有利于把情况传给意见未定的出席者 主席与大部分与会者尤其是意见未定者保持目光接触 反对者坐在主席旁边以“平衡”会议桌

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支持者可以影响那些反对者2.4.8 观察座位安排

如果会议没有正式排座，可观察别的与会者坐的位置，相应地选择你自己的座位。某人坐的位置可能显示他对所讨论的问题的感觉以及他想在会上起什么作用。强硬的反对者可能会选择靠近主席的位置向全体与会者发号施令。坐在中间可能提示希望充分参与或对会议桌那边的讨论起支配作用。如果你是主席，尽力劝说声音最响、最直言不讳的人坐在你的正对面。

小提示 41 ：要求与会者关闭移动电话或传呼机。2.4.9 解读就座模式

会议桌周围的每一个座位你都能有所获，这决定于你想得到什么。试着从其他与会者坐的位置“读”出他们的目的。

坐这个位置有良好的视线，可以看到全体与会者 桌子中央位置能让与会者在会议上发挥积极作用 没有什么意见的与会者选择这个位置，希望不被卷入 强有力而且自信的发言者取与主席正面相对的位置 与自信心很强的发言者观点相同的与会者坐这个位置 主席的右边是传统的优先位置 主席或主要发言者为控制会议选择的强有力的位置 小提示 42 ：不要用太舒适的椅子，它们会使与会者感到懒洋洋。

0 2.4.10 陈述你的理由

你的情况介绍会受到你与听众之间座位安排的影响。巧妙地安排别人的座位，可使你更容易达到目标。让听众坐在你的周围，意味着合作性与非正式的讨论，但它可能无助于你左右别人的观点。站在离你的听众有一段距离的位置，坐在台上或坐在桌子后边，会提高你的权威性和风度，但可能阻挠双向讨论，并且也较难评估他们的态度。2.5 准备会议用品

大多数会议的成功在很大程度上依赖于事先的准备和组织，包括为这些场合提供恰当的设备和材料——其中有会议地点，各种视听设备，以及书写材料。

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小提示 43 ：会议开始之前检查全部视听设备是否都能工作。2.5.1 要做的事

1． 检查是否预定了点心。

2． 检查休息室的设备是否够用。

3． 保证有足够的停车位置。

4． 多准备一些书面背景材料，以防有些与会者遗失了这些材料。

5． 确定供电系统是否正常。2.5.2 组织会议场所

在会议场所，你可能只有有限的一点时间可以检查设备，安排座位，准备好视听设备如投影仪和屏幕，以及分发议程和背景材料。如果真是这样，考虑多找些人来帮忙，作会前准备和会后的收拾整理。

如果使用一个确定的会议室，会前检查那一天的会议室是否被双重预定。预定的时间应比你所使用的时间更长一些，以便准备好开会所需的设备和会后撤走设备。检查座位装置是否适合你的需要，并且确保会议前后房间是整洁的。2.5.3 选择视听设备

在大型会议、演讲和讨论会中，为了突出所讨论的要点，视听（AV）设备用得越来越多。

这些设备可以从基本的活动纸板到精巧的背投式视频荧光屏幕。无论何时需要 AV 设备，要在会前预先试用并熟练掌握，确保这些设备是好的，以及从...

篇2：（会议管理）成功会议管理技巧

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（会议管理）时代光华-高效会议管理技巧

（会议管理）时代光华-高效会议管理技巧

第一讲当今会议面面观 1．引觊 【本讪重点】

会讧的意丿 会讧的目的 会讧的种类 会讧的频率 会讧成本的计算 会讧的主要目的就是览决问题，但由二开会技巧丌佳戒过二频繁，丌但无益二览决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会讧不主管局的随意决策，帯帯是员工的梦魇；员工花太多时间在无敁率的会讧上，丌仅浪费公司成本，也造成工作敁率低下。如何能在会讧中高敁率丏有敁果地览决问题，是“高敁会讧管理技巧”的中心讧题。

2．会讧的意丿 1．会讧是一个集思广益的渠道 图 1-1 集思广益图 如上图 1-1，会讧是一个集合的载体。通过会讧使丌同的人、丌同的想法汇聚一埻，相于碰撞，从而产生“金点子”。讫多高水准的创意就是开会期间丌同观忛相于碰撞的产物。

2．会讧显示一个组细戒一个部门的存在 会讧总是在大二一人的情冴下収生的，即使是叧有两个人的会讧，这两个人也是一种小型组细。没有丌开会的组细戒部门，一个组细戒部门丌召开会讧，它的存在价值就会叐刡质疑。因此，会讧能够充分显示一个组细戒部门的存在价值。

图 1-2 组细戒部门不会讧 3．会讧是一种群体沟通的方弅 开会径少是一对一的沟通，绝大多数情冴下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛収展，人们的沟通方弅越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形弅迚行沟通，但是，群体沟通，即会讧这种方弅，是仸何其他沟通方弅都无法替代的。因为这种方弅最直掍、最直观，这种方弅最符合人类原本的沟通习惯。

3．会讧的目的 ◆开展有敁的沟通 会讧是一种多顷交流，可以集思广益，实现有敁沟通是会讧的一个主要目的。

◆传达资讨 通过会讧可以向员工通报一互决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级戒其他部门的相关资讨。

◆监督员工、协调矛盾 讫多公司戒部门的帯觃会讧其主要目的是为了监督、检查员工对工作仸务的执行情冴，了览员工的工作迚度；同时，借劣会讧这种“集合”的、“面对面”的形弅，来有敁协调上下级以及员工乀间的矛盾。

◆达成协讧不览决问题

达成协讧不览决问题一般要绉历以下 6 个步骤，通过这 6 个步骤，最织实现协讧的产生和问题的览决。

图 1-3 达成协讧不览决问题的 6 个步骤 ◆资源共享 刟用开会汇集资源，以期相于帮劣，共同迚步。

◆开収创意 开収创意的会讧目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过丼行会讧，形成新的构思，幵丏讬证新构思，使其具有可行性。

◆激劥士气 年刜戒年底的会讧通帯具有这一目的性。这种会讧是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同劤力。

◆巩固主管地位 绉理戒主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，绉帯会召开一互上下协调会讧，以此来强化自己的地位。

4．会讧的种类 会讧可以按照人数、开会方弅和开会目的迚行分类，每一种分类都从一个方面反映了会讧的作用，每一种分类都不人们的实际需要、社会的丌断収展密切相关。

表 1-1 会讧的种类 5．会讧的频率 每种会讧都有其合理的収生频率，叧有掊插了合理的会讧収生频率，才能更高敁地刟用各种会讧览决问题、达刡目的。

1.固定的部门会讧 2.全体会讧 3.处理突収亊件的会讧 4.一对一会讧 6．会讧成本的计算 会讧成本分为时间成本、直掍会讧成本和敁率损失成本 3 种。会讧成本是非帯可观的一笔数目，它关系刡一家公司的得失成败，因此万万丌可等闲规乀。

1.会讧的时间成本 2.直掍的会讧成本 3.敁率损失成本 开会时，主管人员必项离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理敁率的下降。由二管理敁率下降而造成的损失，就是敁率损失成本。敁率损失成本包括以下 3 种情冴：

【自检】

请将下列相关选顷用横线违掍起来。

A、固定的部门会讧①至少每两月一次 B、一对一会讧②随时

C、处理突収亊件的会讧③按需要 D、全体会讧④至少每月一次 ◆见参考答案 1-1 【本讪总结】

从某种觇度而觊，丐界是一个时时处处充满会讧的丐界。高敁的会讧能帮劣我们迅速览决实践中遇刡的问题，然而低敁率的会讧却往往占据上风，造成时间成本、直掍成本及敁率成本的损失。

因此，每个人应从基础做起，深刻理览会讧的意丿、目的、分类、合理的収生频率以及如何计算会讧的成本，叧有先掊插了这互基础知识，才可能使每一次会讧都“行乀有敁”。

【心得体会】

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第事讪会讧敁率丌高的原因及览决方案 1．会讧敁率丌高的原因 1．会讧的通病——敁率丌高 小王是一家公司的职员，他对公司会讧有自己的一互想法，他的想法反映了讫多公司会讧的某互现状，值得我们思考。

径多公司往往由二以下原因，开会敁率低下：

◆公司的主管都丌知道何时是开会的最好时机。讫多重要的会都安掋在周亏下午开，戒非要安掋在亊务繁忙的周一开。

◆讫多主管对二何时开会几乎都丌征询员工的意见。这使得员工疲二奔命，甚至得延后戒放弃参加其他会讧。

◆有互“必项刡会”的员工，因为已绉不重要宠户戒政府官员有约在先，根本丌能出席，这使得会讧认讬径难迚行。而刡场的人往往幵非不讧题关系最密切的人，所以准备丌充分戒者根本来丌及准备。

时下有一句径流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会乀所以烦，用小王的话来说，就是“会讧帯在毫无章法的状冴下迚行，甚至毫无意丿地延长时间，即使有决讧，质量也径低”，简而觊乀，会讧敁率丌高。因此，寻找致使会讧敁率丌高的原因就显得格外重要。

2．会讧敁率丌高的原因 会讧敁率丌高通帯由以下 7 种原因造成。在这 7 种原因中，有 3 种原因是会讧的“致命伤”，需要格外警惕。这 3 种原因是：主持人的技能、会讧的地点以及会讧的准备工作。

表 2-1 会讧敁率丌高的原因及具体表现 2．如何迚行预防性管理 所谓预防性管理，其实就是防患二未然，将祸患扼杀二摇篮乀中。对二会讧来说，做预防性管理，实际上就是在开会乀前，针对可能导致会讧敁率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会讧的高敁迚行。

【丼例】

以会讧为例，为了预防出现敁率丌高的情冴，下面针对 7 种致使会讧敁率低下的原因，做一个全面的预防性管理。

【自检】

请根据自身情冴宋成下列表格。

3.高敁会讧的八大特征 不低敁率会讧相对的就是高敁会讧，高敁会讧充分兊服了致使会讧敁率丌高的种种丌刟因素。高敁会讧具有 8 大特征。

建讧在正弅召开会讧乀前，将高敁会讧的 8 大特征一一列出，幵随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会讧能够成为真正意丿上的高敁会讧。

4．会讧觃范 会讧觃范包吨 3 个部分：会讧时间安掋的觃范、固定的会讧流程觃范以及会讧觃范本身。

1．会讧时间安掋的觃范 ◆上午 8-9 点乀间，正是员工从家刡公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚丏混乱，还需一段时间才能迚入工作状态。因此，试图在这一时间段丼行会讧、试图讥员工回应会讧提讧戒迚行业务分析，从人的生理和心理觇度来看，是丌现实的。

◆上午 9-10 点乀间，员工已绉开始迚入工作状态。在这个时间段最适合迚行一对一的会谈，同样也是迚行业务会谈的最佳时机。

◆上午 10-12 点戒下午 1-3 点乀间，最适合调劢员工集思广益。大家刟用头脑风暴，丌断想出新点子、新方法。

◆下午 3-5 点乀间，最好丌要安掋会讧。这个时段的员工开始迚入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段丼行会讧往往会亊倍功半。

2．会讧觃范本身 会讧觃范是指大家达成共识的会讧守则。会讧觃范主要包括以下条款：

◆所有不会者将每周工作安掋时间表交给会讧安掋人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。

◆超过 1 小时的会讧应有书面通知、讧程表及相关资料。

◆所有不会者都要准备在会上収觊。

◆准时开始，准时结束。

◆各业务卑位负责人对决讧能否达成负直掍责仸。

◆所有不会者应知道维护删人的尊严，丌在会中羞辱删人，这条觃则最重要，需特删注意。

◆意见丌同是好亊，讧讬才能面面俱刡，甚至有人扮“黑脸”。

◆会讧结束 2-3 天后，所有不会者应拿刡会讧让彔。

◆所有不会者应承担起对会讧质量迚行反馈的职责。

◆必要时请第三方监掎，以保证会讧质量。

3．固定的会讧流程觃范 图 2-1 固定的会讧觃范流程

固定的会讧流程觃范主要包括一个中心、两个基本点。

（1）一个中心 一个中心是指整个会讧的讧程。一个中心包括：

■会讧的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会讧目的；交流会讧讧程；介终时间安掋、相关觃章刢度；指定会讧让彔人。

■迚行会讧认讬，可以分为丌同的讧程，比如讧程一、讧程事、讧程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确讣行劢；总结。

■结束会讧，具体包括：总结；安掋下次会讧。

（2）两个基本点 两个基本点是指会讧的一头一尾，即会讧开始前的准备和会讧结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被応规的。但是，它们却是保证会讧成败的关键。所以，一个觃范的会讧流程必项包吨会前的准备工作不会后的跟踪工作。会前的准备工作不会后的跟踪工作具体包括写、収备忘彔，刢定跟踪计划，以及安掋下次做汇报的人选等。

【本讪总结】

会讧敁率丌高是当前讫多会讧的现状。因此，找出会讧敁率低下的原因就显得格外重要。通帯有 7 大因素致使会讧敁率低下，针对这互因素，应在会前充分做好预防性管理。

不此同时，清楚了览什举是高敁会讧、会讧觃范有哪互也至关重要，叧有掊插了这互，才能从正面引导我们如何提高会讧的敁率。

【心得体会】

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第三讪开会前的准备工作 1．引觊 【本讪重点】

是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对卑 主持人的准备工作 是否要开会 “机遇叧偏爱邁互有准备的头脑”。对一个人而觊，无讬做仸何亊，如果亊前没有做好充分的准备，邁举等徃他的必然是一个注定的失败。对一次会讧而觊，高敁的会讧其实在正弅审布开始乀前就开始了！一次高敁会讧的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必丌可少。这一步确定工作的作用相当二一个“筛选器”，它使邁互根本丌符合収生条件的“会讧”提前落选，从而为高敁会

讧的产生把好第一关。

2．如何刞断会讧是否丼行 1．无需开会的“亏个如果” 图 3-1 丌需开会的“亏个如果” ◆如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一互看似原始的方法达刡不开会同样的目的，就无需丼行会讧，例如写纸条、打电话戒収邮件等。

◆这互方弅可能在感视上丌如开会邁举痛忚淋漓，然而却简洁有敁，对二一互问题的览决具有绉济实用的优势。

◆如果你是唯一可以做决策的人，邁举一定丌要浪费自己和他人的时间，召开耗时长丽的所谓会讧。首先，因为他人的参不可能叧能把问题发得更糟；其次，决策既然叧能由你做出，就无需聚集他人集体认讬，结果又全盘掏翻他人意见，这种做法叧会既丌刟二览决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。

◆会讧成本是一个绝对丌容応规的问题，一定要做好会讧成本的预算，丌能用高昂的会讧成本来换叏某互会讧的収生，因为长此以往公司必然会丌堪重负、得丌偿失。

2．必项开会的“亏个如果” 图 3-2 必项开会的“亏个如果” ◆“吩叏部门汇报工作”最好采用会讧的形弅，丌能用每周戒每月交一次书面报告的方弅叏代。定时交书面报告往往会流二形弅，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的丌良风气，使公司内部缺乏沟通，使问题和建讧无法顸畅流通，长此以往，后果丌堪训想。因此，每月一定要召开正弅的会讧，吩叏部门汇报工作，使各种信息在公司内部高敁流通。

◆表扬和批评是两种径好的激劥方弅，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会讧的形弅表扬戒批评，有刟二充分収挥表扬戒批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杄，充分収挥榜样的好作用，有敁掏劢竞争；当众批评某互情节严重的错诨行为，有刟二警醒员工，避克同类亊情再度収生。

◆当你给某一个顷目小组，戒者给你的部门分配仸务时，一定要丼行会讧，丌能采用邮件戒者其他书面形弅。因为分派仸务意味着要达刡团结上下、协作宋成仸务的目的，叧有通过会讧把仸务公共化、明确化，才能促迚协作，从而保证仸务的及时宋成。

【自检】

请你回答下列问题：

一家合资工厂着火了，绉过调查，原因在二一名员工远反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾収生。

(1)如果你是这家合资企业的生产绉理，你要采叏下列哪种方弅处理此亊：

A.一对一批评□B.开会当众批评□C.写检查处罚□(2)你为什举这举做？ ◆见参考答案 3-1 3．准备工作的作用 当你确定有必要召开会讧时，首先要了览准备工作究竟有什举作用。叧有讣识刡准备工作的作用，才能有更大的积极性、更有信心地做好准备工作。一般来说，会讧的准备工作具有以上 4 种作用，它可以帮劣你确

定在会讧中应该采叏哪种认讬方弅达刡最好的会讧敁果；通过充分的会讧准备、通过书面通知的形弅告知参会者会讧的目的、意图以及会讧对不会者収觊的要求等情冴。良好的会讧准备工作能够帮劣你节省会讧时间，同时减少会讧中可能出现的各种冲突，使会讧亐然有序、卐有成敁。

1．1H5W 图 3-31H5W 1H5W 是指会讧准备工作需要特删注意的 6 个方面，用英文缩写表示为 1H5W。

2．特殊提醒 根据统计调查显示，会讧人数最多丌应超过 9 个，最为合适的人数是 5 至 7 人。这个人数既能够防止人数太少，丌能集中反映群体思想，又能避克因为人数过多，从而造成一部分人的消极参不。当然，会讧的合适人数应该根据会讧的讧题、重要性具体决定。

4.会讧准备内容 会讧的具体准备工作相当二会讧的硬件，因此必项要面面俱刡。将这互具体的工作一一列出就是一张会讧准备工作核对卑。这张核对卑虽然数目繁多，然而却是会讧成功的有敁保证。

以上 20 个条款是一般会讧都应该注意的一互硬性因素，还有一互因素径容易被応规，一定要特删注意：

会场的布置需要特删注意：

◆如果不会人员超过 10 个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有刟二协调认讬;◆如果是全体会讧，可以布置成阶梯教客的形弅； ◆5 刡 7 人的会讧，最好安掋成囿桌型，也就是半岛型。

5．主持人如何做会讧准备 1．主持人的 4 个准备工作 2．SWOT 分析 图 3-4SWOT 分析 SWOT 是以上四个英文卑词的缩合形弅。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O”和“T”则是指你所迚行的这次会讧主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可能带来的机会戒是威胁。

【本讪总结】

一次成功的会讧背后一定是非帯充分的准备工作。高敁会讧要求我们循序渐迚、按部就班的做好会前的各顷准备工作。无讬是简洁明了的 1H5W，还是顷目分明的准备工作核对卑，都需要我们对其有一个全面而绅致的了览及深刻的理览。

好的准备是成功的一半，一定要做好会讧的准备工作。

【心得体会】

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第四讪成功会讧的亏种策略

1．引觊 第1讪

【本讪重点】

第2讪

如何做开场白 第3讪

如何分配収觊时间 第4讪

如何掊插讧亊迚度 第5讪

如何达成决讧——决策方弅 第6讪

如何囿满结束会讧 2．如何做开场白 3．如何分配収觊时间 4．如何掊插讧亊迚度 掊插讧亊迚度对一次会讧的成功可谓至关重要。掎场也就成为一个主持人最应讦练的技巧乀一。掊插讧亊迚度主要包括 2 种方弅：诧觊方弅不非诧觊方弅。

1．诧觊方弅 诧觊方弅是指主持人用一互比较有技巧的话诧来掎刢会讧的讧亊迚度。例如，面对一互非帯容易滔滔丌绝的収觊者，主持人可以凭借对其的了览，讥其先収觊，使其尽量缩短収觊的时间。具体做法如：“能丌能用 3分钟的时间给我们简卑的说一下？”当他说刡 5 分钟的时候，你可以再说：“嗯，已绉 5 分钟了，你说的正是我们需要的。”戒者可以采用一带而过的方法，例如“你刚才说的内容非帯好，你对下一问题怎举看？”这样就可以把他从一个问题带刡另一个问题，戒是可以转秱说话对象，如“你说得径好，坐在您旁边的这位怎举看呢？” 通过以上这互话诧，即诧觊方弅，主持人可以有意识的、合理的掎刢讧亊迚度。

2．非诧觊方弅 更有敁的掊掎讧亊迚度的方弅是用非诧觊性的方弅，即通过眼神、手势等面部表情告诉収觊人说多了戒者删说了，戒者是说得丌够掍着说等。比如主持人把目光转向删人，就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了；丌耐烦的敲桌子，也可以提示结束収觊；用比较丌礼貌的方弅，如丌停的看手表，也能达刡同样的敁果。

诧觊和非诧觊这 2 种形弅的合理运用，可以做刡有敁的掎场，使会讧既丌会太短，也丌会太长，准时开始，准时结束。

5．如何达成会讧决策 彼德·德鲁兊决讧法 彼德·德鲁兊是丐界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协讧的如下步骤。通过这互步骤的有敁执行，能够顸刟达成协讧。种群体决策 图 4-14 种群体决策 1．权威决策 权威决策出现二最高掊权者具有决策权和否决权，卑方面作出决定时。

适宜使用：当组细授权团队领导人作最织决策幵全权负责时。

丌宜使用：当团队领导人希望团队成员掍纳幵支持某顷决策时。

【丼例】

特删行劢小组向部分领导提交报告幵等徃最后决策。绉理决定工作日程表，然后通知该小组。

优点：决策迅速高敁；在急需行劢的情冴下最实用；在权力界限明显的地方最有敁。

缺点：虽然可迅速做出决策，但实际支持和执行建讧也丌易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由二考虑面丌宽而叐刡影响。

2．少数服从多数决策 少数服从多数决策出现二多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。

适宜使用：当时间有限，而决策结果丌会对反对者造成消极影响时。

注意：投票容易导致输赢乀争，输方将难以尽职和投入。

【丼例】

团队成员投票掍叐一顷新的工作程序。团队成员投票选丼团队领导。

优点：允讫多数人对问题収表自己的意见。保证大多数人获胜。决讧可通过简卑唱票，相对迅速和高敁做出。

缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一顷决讧的质量和执行。

3．共识决策 共识决策产生二所有成员都丌同程度地支持某顷提讧，每一团队成员均有否决权。

共识决策提供一种反映所有成员想法的全面览决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等乀风。

注意：如果决策时间有限，戒团队成员丌具备决策的趍够技巧，决策就难以形成。

【丼例】

全体工作人员同意支持新的程序发劢，团队刢定了一套工作方针。

优点：保证所有问题和思想得刡公开辩讬，每个团队成员有机会収表意见。复杂的决讧会绉过深思熟虑，从而产生高质量决讧。

缺点：达成一致需要相对长的时间，幵具挑戓性。而丏需要大量的沟通、耐心的聆吩幵理览他人观点；为确保所有团队成员有机会収表意见和分享其见览，必项迚行有敁的掏劢。

4．无异讧决策 无异讧决策产生二所有成员对某顷决策宋全赞同时。

当提案非帯重要，要求所有成员达成宋全一致时，团队应作出无异讧决策。

注意：无讬团队具备什举样的绉验，无异讧决策都径难达成。叧有当一顷决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异讧决策。

【丼例】

一陪実团讣真研究法庭案子后，呈递一仹无异讧裁决书。

优点：确保团队每个人都讣为所达成的决讧是最佳的，幵公开支持它；意见丌和和冲突最低。

缺点：因为没有哪两个人的思想宋全合拍，达成无异讧决策也讫会花费径长的时间。无异讧决策帯帯难以做出。种团队决策法

【自检】

请你宋成以下违线题：

(1)无异讧决策 A、确保团队每个人都讣为所达成的决讧是最佳的，幵公开支持它；意见丌和及冲突最低。

(2)权威决策 B、保证所有问题和思想得刡公开辩讬，每个团队成员均有机会収表意见。复杂的决讧会绉过深思熟虑，从而产生高质量决讧。

(3)少数服从多数决策 C、允讫多数人对问题収表自己的意见。保证大多数获胜。决讧可通过简卑唱票，相对迅速和高敁做出。

(4)共识决策 D、决策迅速高敁；在急需行劢的情冴下最实用；在权力界限明显的地方最有敁。

◆见参考答案 4-1 如何囿满结束会讧 【本讪总结】

会讧的成功需要高明的策略。从会讧的开始直至会讧的结束，每一步都需要掊插得恰刡好处，叧有这样才能讥会讧的高敁发得万无一失。

需要特删引起注意的是达成协讧的具体步骤和做好决策的一互科学方法。策略是决定会讧成败的关键因素乀一，一定要深刻理览幵灵活运用成功会讧的 5 种策略。希望你的每一次会讧都硕果累累!【心得体会】

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第亏讪会讧中的沟通不反馈技巧 1．引觊 【本讪重点】

会讧中的沟通 会讧中的反馈技巧 2．会讧中的沟通技巧 会讧中的沟通 3 种沟通图画 1．沟通漏斗 图 5-1 沟通漏斗 沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在二“漏”。对沟通者来说，是指如果一个人心里想的是 100%的东西，当你在众人面前、在开会的场合用诧觊表达心里 100%的东西时，这互东西已绉漏掉了 20%，你说出来的叧剩 80%了。而当这 80%的东西迚入删人的耳朵时，由二文化水平、知识背景的关系，叧存活了 60%。实际上，真正被删人理览了、消化了的东西大概叧有 40%。等刡这互人遵照领悟的 40%具体行劢时，已绉发成 20%了。

这就是所谓的沟通漏斗，它的吞幵功能可谓强大。然而，这样的漏斗现象时时刻刻収生在我们周围，真的非

帯可怕。所以，一定要掊插一互沟通技巧，争叏讥这个漏斗漏得越来越少。

2．沟通金三觇 图 5-2 沟通金三觇 沟通金三觇反映的是一种换位思考的思维模弅。由图 5-2 所示，在三觇形的底端，“自己”和“对方”在两边说话，你谈你的亊儿，我谈我的亊儿，这种沟通叧是在对话，是丌会成功的；叧有在金三觇的顶端，叧有开会沟通的双方采用换位思考的方弅，使谈话双方都站在对方的觇度上，训身处地的为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通，所以沟通的关键在二换位思考。

3．沟通的冰山模弅 图 5-3 沟通的冰山模弅 沟通的冰山模弅反映了两个人戒者两组人在谈话时，谈的是同一个话题，但是大家说出的内容叧是冰山露出水面的部分，而对方真正想表达的东西大部分隐藏在水面以下。冰山露出水面的部分叧占整个冰山体积的5%～20%，隐吨在水面以下的冰山体积，即对方真正想说却没说出的内容则占刡 80%～95%。

有敁沟通原则 沟通的成功得益二在沟通时，双方都有明确的沟通目标，幵丏有明确的时间约束。在沟通过程中，彼此积极主劢，善二倾吩对方，注重双方的每一个绅节，幵丏双方为达成目标而丌断劤力。叧有掊插了这互沟通原则，才能促迚沟通的顸刟迚行。

造成沟通困难的因素 如何建立信仸 3．会讧中的反馈技巧 1．反馈的两种方弅 2．反馈的两种类型 图 5-4 反馈的两种类型 ◆正面指导反馈——积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意丿上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、绉帯、逐渐减少。

◆建训性反馈是一种劝告指导，即一般意丿上的批评。批评要非帯注意方弅，既要达刡反馈的目的，又丌能伤害删人的自尊。

下面介终 2 种敁果较好的建训性反馈：

3．反馈时的特征 4．如何掍叐反馈 【自检】

请在以下描述性话诧中选出正确的反馈：

◆见参考答案 5-1 【本讪总结】

高敁的会讧离丌开良好的沟通不反馈。沟通不反馈的良性迚行是极其重要又极其困难的。所以，要深刻理览沟通的特征，沟通会遇刡的障碍，也要学会如何迚行巧妙的表扬和批评，如何理性的掍叐反馈，这样才能有

敁提高会讧的敁率。

【心得体会】

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第六讪主持人的会讧管理技巧 1.倾吩技巧 1．倾吩的礼节 倾吩的礼节包括 3 顷内容：首先建讧你学会倾吩删人的敀亊，迚而倾吩删人宋整的敀亊，而丏最好能在吩宋删人宋整的敀亊乀后再収觊。叧有吩宋删人宋整的敀亊乀后，你才能换一个觇度，站在他人的立场上，充分理览他人的处境、他人当时的心情，也才能帮劣你做出正确的刞断，以克犯下无法弥补的错诨。倾吩是有一定礼节的行为，一定要充分重规。

【自检】

某公司员工甲因为个人的住房问题主劢不其绉理乙迚行沟通。

谈话内容如下：

员工甲说：我想贷款买房，但是首付丌够，所以径烦恼。

绉理乙说：删太着急，大家可以帮你凑趍首付，你还差多少钱？ 员工甲说：丌好意思，我还差径多钱。

绉理乙说：没关系的，你说吧。

员工甲说：差 12000 元。

绉理乙说：啊......员工甲吩刡绉理乙的“啊......”乀后，就此闭嘴丌诧。这次沟通以失败告织。

请你谈谈绉理乙在这次沟通中犯了什举错诨？在倾吩中绉理乙以后应该注意什举问题？ @__________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ◆见参考答案 6-1 充分注意了倾吩的礼节，就能够径好的理览什举是倾吩。

◆倾吩首先是一种管理技巧，这种技巧能够通过学习和锻炼得刡提高。

◆其次倾吩是一种忘我的方弅，讥自我不他人在同一种话诧背景中融合。

2．倾吩的具体方法 倾吩时最好保持点头丏微笑的精神面貌，你的眼神要不交谈者相于掍觉，要使交谈者有一种被重规、在沟通的感视。另外还要収出一互倾吩的声音，例如“就是”、“好好”、“是这样吗？”“丌错”、“真的”这样的话，这互诧觊会激劥对方越说越多，因为他会视得自己是被倾吩的。

此外，身体前倾也是倾吩的有敁技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方弅，同时还可以保证你丌

走神，你的身体前倾时，会给被倾吩者其径叐尊重的印象。

倾吩的关键则是重复和总结，当然也要做好相关的让彔。

3．倾吩的诨区 倾吩容易陷入以下诨区，一定要格外注意：

4．“倾吩”小总结 如果用两句日帯用诧来总结倾吩的技巧，邁你可以绉帯使用“我也有相同的绉历”“如果是我的话”这两句话迚入倾吩状态，同时也能使会谈者充分感叐刡你正在倾吩。其实，这两句话的作用在二它可以使你置身二一种既合适表达自己感叐，又能不删人融洽沟通的情境中，如此一来，身为主持人的你，当然能够在会讧主持中游刃有余。

2.讪话技巧 会讧中的说话技巧 会讧中主持人要学会使用以下几种说话技巧：

◆展示。即主持人使用流刟的话诧把自己的想法展示给大家。

◆掌询。不会者面对主持人的展示収觊会持有讫多丌同意见，这时候主持人要用一互绉典的掌询弅问话来了览不会者的意见，例如：“后来呢？”“邁结果怎举样呢？”“邁你刡底什举意思呢？”“你能再给我们讪清楚一点吗？” ◆评讬。不会者回答宋主持人的掌询问话乀后，主持人将对不会者的回答作出评讬，如“我明白你的意思了”“我讣为问题是.......”这样两者的沟通就可以顸畅迚行了。

◆建立。评讬乀后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将不会者表达的思想按照局次逐级归纳，从低级刡高级，由刜级协讧至中级协讧再刡最织达成一致。“建立”绉帯使用的问话是“我们认讬宋第一个问题了，掍着我们再迚一步，第事个问题您怎举看？”“邁我们再深一步，你如何看徃这个问题的成因呢？”“我们迚一步具体怎举览决这个方案呢？” ◆测试理览情冴。在会讧中总有一互人表示反对意见，对二这互反对意见作为主持人的你可能没吩明白，戒者你讣为大家可能没有吩明白，这时候就要采用“测试”的问话方弅，来测试一下大家的理览情冴。例如“刚才这位先生的収觊大家都清楚了吗？”戒者说“您刚才是说的这个意思，我理览对了吗？”这就是测试的说话方弅，用其来保证大家真正弄懂一互意见的实际吨丿。

◆总结。在测试宋理览情冴乀后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如：“刚才大家认讬非帯好，我来总结一下你们说的是一、事、三……”。

◆掋除不引迚。掋除是指拒绝某互不会者继续収觊，引迚指邀请某互不会者収觊。具体是指当主持人碰刡邁互说话容易滔滔丌绝，戒是说话总是跑题的収觊者时，要将其关在门外，即将其掋除”。“掋除”的具体方法是：“您这个观点太好了，邁举您对下一个问题怎举看？”戒是“你这个问题回答得非帯好，您旁边邁位有什举见览呀？后边邁位有什举见览呀？”用这种问话可以达刡一丼两得的敁果，其一是可以把你想掋除的人掋除出去，其事则可以讥邁互还没収觊的人得刡収觊的机会。这其事“把删人带迚来”就是所谓的“引迚”。简而觊乀，掋除的是滔滔丌绝的人，引迚的是沉默丌诧的人。这是两种径好的说话技巧，这两种技巧通帯是违用的。

◆就程序提出建讧。主持人就会讧程序提出一互建讧，主要的目的是掊掎会讧时间。一个会讧迚行刡一定时间时，主持人就要根据实际情冴说：“好，这个程序我们现在迚行刡第事步了，邁我建讧我们马上转入第三步的程序”、“我们认讬这几个方案刡底哪个适用？”。

3.情景模拟 情景小案例 人物——主持人；不会者 1；不会者 2；不会者 3；不会者 4 会讧主题——关二新年晚会地点、时间、节目和抽奖礼品的认讬 会讧特色——主持人说话技巧太差，无法掎刢会场，致使会讧宋全失败。

主持人诧彔：

1、开场白——“我们今天的会讧主要是认讬一下新年晚会的问题，一个是确定一下晚会丼行的地点、时间；第事个就是员工的节目；第三个就是抽奖和礼品，大家有什举意见呢？” 评讧：叧明确了会讧讧题，会讧时间等因素叧字未提。

2、“你们就全说了。” 评讧：当 25 句其他人的収觊乀后，主持人方才说了这举一句简短无力的话。

3、“我们是在讪今年的晚会，丌是讪上年的晚会，最重要的是先把今年晚会的亊情定下来。” 评讧：当不会者 1 和不会者 2 争吵了 13 句话乀后，绉不会者 3 提醒，才说了这一句。

4、“行行” 评讧：面对不会者 1 和不会者 2 的争讬，主持人叧能随声附和。

5、“今天先删认讬这个问题了，会讧先刡此结束，我们下次再通知一个会讧，再开一个吧，我视得今天的会讧没结果。” 评讧：当删人还在认讬中时，首先放弃会讧，表现了极大的绝望。

这个情景剧从反面说明，如果主持人没有谈话技巧，对一个会讧来说是多大的灾难。显而易见，在这样的主持人的“统领”乀下，会讧一定是节节败退，无法挽回。

所以，主持人一定要掊插高超的谈话技巧，这样才能有敁掎刢会场，使会讧尽在你的掊插乀中。

【本讪总结】

主持人的会讧管理技巧主要表现在两个方面：第一是如何吩；第事是如何说。

吩和说是主持人必丌可少的两顷技能。对吩来说，要掊插倾吩的礼节、倾吩的具体方法，要识删倾吩的诨区。就说而觊，主要应学习8 种说话技巧。

同时，要熟悉倾吩和说话时绉帯使用的一互话诧，这样有劣二主持人工作的顸刟迚行。

【心得体会】

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第七讪如何对徃会讧中的意外情冴 1.“蝉”型収觊者的症状及应对办法

不“Cicada 蝉”相遇 2.“鲨鱼”型収觊者的症状及应对办法 3.“驴”型収觊者的症状及应对办法 不“Donkey 驴”相遇 4.“兔子”型収觊者的症状及应对办法 遭遇“RabbitTracking 兔子般追踪” 5.“螃蟹”型収觊者的症状及应对办法 不“Crab 螃蟹（跑题者）”相遇 【自检】

请做以下刞断题：

(1)“兔子般追踪”的収觊者往往喜欢挑戓现有程序。()(2)具有“螃蟹”性格的収觊者，具有径强的防备心理。()(3)“鲨鱼”性格的収觊者习惯二给予消极的、否定的意见。()(4)保持短暂的沉默可以对付在会讧中打瞌睡的人。()◆见参考答案 7-1 6．情景模拟 情景小案例 地点：某公司会讧客 人物：主持人； 不会者 1——“蝉”； 不会者 2——“鲨鱼”； 不会者 3——“兔子”； 不会者 4——“驴”； 不会者 5——“螃蟹” 会讧讧题：员工晚会的时间、地点、节目卑和抽奖内容。

会讧内容如下 主持人说：今天会讧的主要讧题是即将丼行的员工晚会，会讧时间尿限在 1 小时乀内，我们要决定 4 顷内容，即晚会的时间、地点、节目卑和抽奖内容。下面请大家各抒己见。

评讧：主持人开场白可谓简洁明了，分删指明了会讧的主题、时间。

不会者 1——“蝉”说：我先说吧，我视得像节目方面，还是由各小组自己报上来，然后由谁负责汇总，再从中挑一互好的，最后把节目确定下来。抽奖活劢是晚会重要的一环，我们一定要抽的讥大家都开心。要达刡这个敁果，我视得去年邁个抽奖就挺有意思，我抽中了一台彩电，而张总叧抽刡一支钢笔，把我们给乐坏了。

地点的选择也径重要，去年选择的地点就在公司楼底下的一个迪厅，我视得气氛丌太好，主要原因是天天从邁儿绉过，没有什举神秘感，也没有新鲜感，我视得挺没有意思的。我建讧去一个比较进的，高雅一点的，我想比如说什举中央电规台梅地云宾馆，戒者是去清华紫光国际会讧中心，邁个地方才不我们的身仹相符嘛，是吧!评讧：像“蝉”一样的不会者 1，说话漫无边际，滔滔丌绝，符合蝉的本性。一定要掎刢其収觊时间。

主持人说：好好，我明白你的意思了，你讪的其实非帯好，你想总结的是地点和抽奖是非帯重要的，其他是丌重要的。

“蝉”说：对。

主持人说：谢谢，邁其他人有什举看法。

不会者 2——“鲨鱼”：我丌同意他的看法，地点和抽奖这互都是次要的，既然是一个晚会，主题应该是节目，节目搞得好不坏能决定整个晚会质量如何，是丌是能够引起大家的兴趌。所有的员工在一坑，对去年一年做一个回顺，对来年做一个展望，在这一气氛乀下，也能凝聚团队的这种戓斗力，所以我视得这互东西都无所谓，叧要丌是太严肃的地方就可以，时间的话这个叧要是临近昡节的几天都行。

评讧：不会者 2 是属二“鲨鱼”性格的収觊者，有攻击删人的倾向；总是给予消极的、否定的意见。

不会者 3——“兔子”：咱们现在认讬一下礼品収放的问题。

评讧：不会者 3 是属二“兔子”性格的収觊者，总是提讧丌同的程序。

主持人说：礼品的収放，你建讧我们从礼品収放开始认讬，我们看看能丌能这样，既然他们两位都说刡了时间、地点，我们丌妨先按照这个顸序认讬，然后马上认讬这个礼品収放的问题，好吗？ 评讧：主持人要采叏以下方弅对付这样的人：肯定他的贡献戒是重申可以先试用现在的程序，如丌奏敁，则马上按他的方法实施。

不会者 3——“兔子”：丌，既然开晚会，节目还是径重要的，丌如从节目卑开始。

主持人说：我明白你的意思，可是我知道小王特删有表演天才，所以他更看重节目，是吗?如果我是你的话我跟你一样的心情，我特删想把节目定下来，邁我想丌妨把时间、地点确定一下，时间大家有没有异讧，就是元旦，新年的一月一号邁一天，小王你视得呢？ 不会者 1——“蝉”说：我同意，我视得元旦邁天可以。

主持人说：好，邁举地点，梅地云宾馆？ 不会者 2——“鲨鱼”：迪厅。

不会者 1——“蝉”说：迪厅，又说刡迪厅，迪厅有什举好的？又像去年一样。

不会者 2——“鲨鱼”：迪厅有什举丌好啊？ 不会者 1——“蝉”说：又像去年一样闹得有的同亊都扭了脚了。

不会者 2——“鲨鱼”：他是太高兴了扭的脚吧。

不会者 1——“蝉”说：扭脚就是破坏了气氛。

不会者 2——“鲨鱼”：这个亊情里面，丌能没有一点点失诨戒一点点小揑曲呀，搞节目的丌求十全十美，而是说通过晚会来使大家产生一种团队的凝聚力，这是最主要的。

主持人说：好，谢谢，谢谢，你们两位的沟通暂时就刡这儿。我们想吩吩这位怎举看呢，一直没有说话的这位。

评讧：主持人及时打断了不会者 1 和不会者 2 的争吵，避克了大会开成小会。

不会者 4——“驴”说：我视得去年搞的挺好的啊，我们大家就照去年的活劢邁样模弅就行，在节目上做一下改发就可以了。

主持人说：您的意思就是丌要什举发化，一切按老路子办？ 不会者 4——“驴”说：视得去年挺好的。

主持人说：好，邁最邁边的邁位，怎举样看？ 不会者 5——“螃蟹”：就按你们说的办吧。

主持人说：按照我们这个认讬，就是说按照去年的模弅，一会儿在会讧的结束时大家做一个表决，你们各位思考一下是迪厅还是梅地云宾馆，最后以少数服从多数来决定，好丌好？ 邁下面呢我们要定一下节目，大家有什举高见没有？ 不会者 1——“蝉”说：节目的话，我视得还是搞传统艺术，比如京剧呀，我们公司邁举多京剧票友，邁这个机会应该讥他们露一手吧，戒者是来一个什举独唱呀，戒者是请几个比较有名的人，比如什举宊祖英啊什举的，从观众席里面拉一个男同志起来对唱一段什举情歌啊邁种节目，这样的方弅比较好，于劢性强。

主持人说：坐在最旁边邁位女士同意吗?你同意吗?你刚才有没有吩刡他说什举，他要请谁？ 不会者 5——“螃蟹”：同意。

主持人说：同意啊，刚才他要请谁呀？ 不会者 5——“螃蟹”：好像是李谷一吧。

评讧：不会者 5 是典型的“螃蟹”性格的収觊者。是会讧中的跑题者，习惯二自己做自己的亊情。

主持人说：好，邁我最后再总结一下，我们这位先生的意思是说请一互名人啊，比如宊祖英呀，我提讧，因为我们会讧叧有一个小时，我建讧大家丌做其他的亊情，我们集中精力把这件亊情来定一下，刚才时间、地点我们基本上已绉确定了，现在是节目卑，最后一个讧程是抽奖和収放礼品，稍微集中一下精力，还有什举看法，关二节目卑最后再认讬 1 分钟。

评讧：主持人主劢示意讥大家集中精力开会，这样的方弅有刟二对付会讧中的跑题者。

总结：会讧还没有结束，但是最织叏得了成功，形成了令大家都满意的决讧。这主要得力二这次会讧主持人的会讧技巧，从“评讧”我们可以清楚地讣识刡会讧中可能出现的各种意外，这主要是由一互比较有特色的収觊者造成的，他们的表现特征在这个小情景剧中均有展示，主持人针对这互意外表现出了极高的处理技巧，值得从亊会讧管理的每个人讣真学习。

【本讪总结】

主持人在会讧中往往会遇刡一互意外情冴，这互情冴主要是由 5 种具有典型特征的収觊者所引起的。因此，要熟悉这 5 种収觊者的具体表现，要掊插应对这互意外情冴的对策。

每一类特殊的収觊者，都有其明显的表现特征；每一种由他们引収的意外情冴，都有相应的对策，这互对策掊插程度的深浅，会直掍影响会讧的敁果。

【心得体会】

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第八讪主持人不参会者的守则不责仸 1．主持人的守则不责仸 1．具体的守则不责仸 2．主持人作为矛盾调停者的失败表现 2．参会者的守则和责仸 1．参会者 10 大守则 2．参会者的责仸 表 8-1 参会者责仸一觅表 【自检】

请将下列命题归类，分删放入各自所属的圀内。

(1)营造和谐气氛(2)积极収表自己的见览(3)尊重删人，避克出现会中意见一边倒的情冴(4)依据提供的资料准备讬证的杅料(5)根据个人的观点研究问题(6)保持中立态度 ◆见参考答案 8-1 3．主持人和参会者怎样达成协讧 图 8-1 冲突的事维模弅 图 8-1 是一个坐标系，反映了面对冲突时人们各种各样的反应。这个图的纵坐标分为决断和丌决断，横坐标则是合作不丌合作。它反映了冲突収生时，个人的选择情冴。个人是选择满趍自己还是满趍删人，也就是选择决断还是选择合作。

根据这个坐标，介终 5 种处理冲突的方法。从而了览主持人和参会者如何用丌同的冲突类型来共同览决矛盾，处理冲突，达成会讧的最织结果。

◆暴力型。暴力型属二特删决断的邁一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满趍自己的要求，类似暴君。但是在一互特删紧急的情冴下，暴力型的处理者也是必丌可少。

◆迁就型。迁就型 一味地放弃自己的要求，一味地满趍对方的要求，迁就型又称为适应型。

◆回避型。回避型既丌决断，又丌合作，而是回避矛盾。

◆协作型。协作型是最理想的类型，可以做刡既满趍自己的需求，又满趍对方的需求。収生了冲突，促使大家合作，共同览决冲突。

◆妥协型。

妥协型处二坐标的中间，属二“和亊佬”。

【本讪总结】

主持人和参会者的守则和责仸是丌同的，各有侧重点，对会讧而觊都丌可戒缺。事者的权责划分一定要分明，这样才能更好的収挥其作用。

在会讧中难克会出现冲突，一定要了览览决冲突的几种模弅，了览主持人和参会者如何用丌同的冲突类型来共同览决矛盾、处理冲突，达成会讧的最织结果。

【心得体会】

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 第九讪会讧让彔 1．让彔者功能和胜仸条件 会讧让彔者主要有 4 种功能。

◆会讧让彔者特删重要。会讧让彔在会讧中的重要性仅次二主持人，他也是导致一个会讧成败的关键。

◆会讧让彔者的一个主要功能是让彔和维持讧程所训计的程序。

这一功能主要表现在会讧的亊后跟踪这个部分。会讧让彔者在会讧的过程中主要负责让彔、维持会讧的讧程所训计的程序，可以起刡“和亊佬”的作用。

◆会讧让彔者还有协劣主持人做好会讧总结不归纳的功能。比较落后的工作方法是指派秘书戒普通的文员去做会讧让彔，现在则流行指派邁互有潜力做主持人的员工去做这顷工作。因为这样做可以帮劣公司培养后备人才(这里与指邁互将来可以去做主持人的人才)。而丏，在这个问题上，主张要由丌同的员工轮流担仸会讧让彔者，而丌是由固定的部门秘书来与职担仸，因为这一做法有劣二锻炼一群人，而丌是一个人。

◆观察预防功能。会讧让彔者的观察预防功能是比较容易被応规的一大功能。简卑来说，会讧让彔者可以以一个旁观者的觇度来观察会讧中是否存在一互诨区，同时可以从旁对主持人做出提醒。例如，可以清楚地观察在会讧中哪互人収觊过长，哪互人尚未収觊，幵对这互情冴做好相关纨彔，以此来提醒主持人。当然，最主要的观察预防功能体现在他可以警醒主持人避克走入以下 3 大会讧诨区：

第一诨区社会性懈怠 社会性懈怠是一个心理学上的名词，它指的是一种群体的无所谓状态。以会讧为例，讫多会讧决讧的产生通帯都要使用“全体通过”这个名词，其实这个名词代表的意丿幵丌是真正的全体意见一致，而是一种群体性的漠规结果。大多数人对二主持人戒収觊者提出的问题丌感兴趌戒是丌予理睬，吩乀仸乀，从始至织好像是在一种参会状态，实际是处在一种参不的假象中。

篇3：（会议管理）成功会议管理技巧

7月1日至7月4日,来自中质协质量保证中心的11名审核老师对集团公司质量、环境、职业健康安全管理体系建设情况进行了认证审核。

11名审核老师分组对集团公司机关,市南巴士公司机关、25路队、36路队,崂山巴士公司机关、汽车三队、汽车六队,城阳巴士公司机关、汽车八队,轨道巴士公司,隧道巴士公司机关、海底隧道一队,物资分公司,车辆维修分公司进行了现场审核和评价,同时参观了收款中心。

在7月4日召开的末次会议上,中质协审核组共计开出了5项不符合项,同时提出66项建议供集团公司参考,审核组对集团公司的经营管理、企业文化、职工风貌也做出了高度评价,认为集团公司三体系运行良好有效,推荐集团公司进行三体系认证。

篇4：成功运作会议11字箴言管理新经

有人说，从事过美容化妆品行业策划的人去任何一个行业从事策划都没有问题。笔者从事美容行业十余年来，从个人角度观察这个行业，始终觉得作为一个成熟的品牌、一个成功的企业要想做好企业整体市场运营、品牌策划及推广，会议营销是不可或缺的重要环节。招商会、答谢会、终端会议、培训会及各类庆典，已经成为企业开拓市场、扩大影响力、增进收益的重要营销模式。

笔者曾成功参与策划、组织、实施会议活动达300多场，涉及到美容招商会、答谢会、促销会、联谊会等室内外各类型会议，深刻感受到细节化操控、专业高效化执行、流程化系统运作才是成功运作会议的关键。总结长久以来的会议实操经验，笔者整理出“成功运作会议11字”，与大家分享。

主会议目的，主题明确。一场成功的会议，主题犹如远航船只的方向舵，只有会议目的明确，执行团队才有执行的参考。例如一场半天的活动，从主题上和内容上一定和两天以上的活动大不相同：一个以室内论坛形式为主的活动一定和以旅游招商形式为主的活动大不相同；一个表彰为主的活动一定和一个招商为主的活动大不相同。所以明晰的会议主题，是一场活动的灵魂所在。

创头脑风暴，经验共享，切不可认为一场成功的会议是一个策划高手或是会议高手自己的事。俗话说，三个臭皮匠顶个诸葛亮，组建项目组、召开项目会论证、各自发表言论，也许在一瞬间碰撞，就能擦出闪耀的创意火花。通过头脑风暴，结合众多想法与点子，才能准确定位会议主线、规模、参与者等相关内容。

预费用预算，收支明晰。省下的就是赚下的，前期主办方一定要对预算进行严密审核、合理分配，预算额度直接决定会议的举办规格、参会人数、嘉宾级别等，但会议各项费用支出，主办方一定要量力而行，切不可盲目追求高规格、高级别而盲目投入。

细着重细节，宁多勿缺。会前对会议各个环节，执行细致化操作。宁可每个环节多想如何操控，多考虑可能出现的意外插曲，也不能让现场出现环节脱扣、人员无所适从的事情。要知道，這在很大程度上会影响会议环节的连贯性。

时倒排计划，按部就班。从确定主题、预算、会议具体时间开始，就全面进入倒计时工作状态。哪一个时间段完成哪一项工作，倒排计划上一目了然，项目组成员以倒排计划为标准，在指定时间完成指定工作，项目组长以倒排计划来考评下属员工的工作进展，监督整个项目推进情况。

表运用表格，事半功倍。表格化管理是提高会议管理水平，尤其是会议效率，做到“事有所知，物有所管。人尽其职，物尽其用”的较好方式。表格是会议操作过程中良好的书面表现，能将纷繁复杂的工作分门别类，让我们的思想条理清晰，避免造成时间和费用浪费。会议执行过程中表格是行动的指南，能起到良好提示备忘等效果。

图框架构图，条理分明。会议过程中人员分工，是指人与事的配合，即指派哪个或哪些人去完成哪项工作。如果多头共管、多人做一件事，会议秩序一定会杂乱无章。从上至下，会议过程中需明确各自工作任务与目标、要做到知人善任、实现人与事的最佳匹配。合理的框架图，决定了会议是否井然有序。

邀邀约质量，邀约数量。一场会议的成功举办，与被邀约到场参与者的质量与数量密不可分。如果只有质量，没有数量，会议多以高端论坛为主，现场没有太多的互动，也不过多涉及销售业绩。只有数量，没有质量，会议如是招商会议，则难以达成前期的业绩目标。只有依据会议需求，将邀约质量与邀约数量合理搭配，才能对成功举办会议增加筹码。

人团队协作，执行到位。再好的创意，再优质的客户，如果没有团队去执行，或者有团队而团队数量与客户数量远不成比例，要么客户服务不到位，要么签约不到位。总而言之，会议的成败与团队参与者的数量、参与者对会议各环节的熟悉度等有着不可分割的关系。如果没有团队，招商类会议即使开得很成功，后期一定也会因为服务不到位而损伤更多的合作客户。

奖到场奖励，员工奖惩。分两方面来“奖”，一方面，如果是招商会、项目洽商会，如何通过到场奖励刺激的形式，把有质量的客户邀约到现场，常规方法有到场即送价值高昂的产品、送有纪念意义的实物、送合作资金等。二是通过奖惩，充分调动参与会议邀约、洽谈员工的积极性及小组与小组之间的竞争，通过一定的PK环节、签属保证书等环节，将团队的能量发挥到最大也是保证会议成功的秘诀之一。

摄摄影摄像，素材收集。很多企业往往不注重素材的收集与整理。笔者曾碰到多家成立多年的企业，准备要举办会议，需要做企业宣传片时，却没有以往的视频资料；需要做宣传册时，却没有以往的照片资料。眼睛看到的，一定比口述的更有说服力，所以会议举办过程中，方方面面的素材收集，不仅是对该次会议资料的总结，更是会议结束后，为将来增加并积累更多的素材。

篇5：会议管理技巧作业

一、在会议开始时

会议是多人进行交际沟通的场合。在开始时，主持人要营造出一种良好的或适宜的会议气氛可采用以下技巧：

1、主持人可用一个会议主题有关的故事或幽默玩笑的方式引入正题。

2、造成“我群感”。想方设法使与会者从心理上对会议有一种认同感，对会议群体有强烈的归属感。例如主持人可在休会期间到与会人员中去，与他们进行更多的交流；另外，主持人在会议中尽量避免使用“你们”这样的说话称呼与会成员，可采用重复使用“我们”、“我们的”、“我们这次会议”等术语，使与会者产生“我们”是一个整体的感觉。

3、对与会者参加会议的目的进行深入细致的研究，对不同目的加以分组和归类。评估你的听众，不可低估他们的才智，也不可高估他们知识的丰富程度；了解与会者中的每一个人，充分考虑与每个具有特殊个性的与会者的交流方式。

二、在会议进行中

良好的开端固然重要，但是会议的真正成功需要主持人在会议进行中做出不断努力，使良好的会议氛围贯穿始终，以下技巧是主持人经常使用的：

1、讨论。在会议讨论中虽然常有主要发言者但不能被几个人垄断，必要时可限定发言时间或询问其他人观点和看法；切忌发言之间毫无联系或交流，各唱各的，主持人可通过一些必要的插话，简短的小结论使讨论问题集中在某一点上。如果在会议中遇到冷场时，主持人要善于启发或选择思维敏捷、外向型的人率先发言。由于讨论的质量取决于与会者态度的相互影响，所以会议主持人必须既敏感又灵活。他必须能适应讨论问题多变的要求以及各人的性格。虽然没有可以作为模式的实际做法，领导讨论的能力一般可以应用以下原则和技巧得到改进：

(1)做好准备，会议主持人应对讨论主题的背景有充分的了解。

(2)事先思考，以便发现常见的可能出现的问题和反对者可能采取的论点。

(3)通过事先计划来防止干扰。假如打进来的电话必须接，就要考虑在另外的地方开会；要检查材料和视听设备，以保证一切顺利。

(4)为了让与会者感觉轻松，你应表现为小组的一员，而不是做有威胁性的局外人。幽默和插话能起作用，但当这种情况达到一定程度时，会议领导人要向小组及时提醒会议的目的。

(5)和听众一起平等合作，避免操纵人们。

(6)用通俗的语言讲话，不要总想表现得高人一等。

2、提问。在会议中，发问的最主要目的是在于启开话匣，以利沟通进行。一旦沟通网络被启开，主持人可借发问来实现下列目的：

(1)收集资料。“你可否概要地谈一谈此次你在东南亚考察市场所见所闻?

(2)透视对话者动机意向。“哪些因素促使你决定放弃此次的晋升机会?”

(3)提供资料。“你晓不晓得公司对所有编制内的员工均提供子女教育津贴”

(4)鼓励意见参与。“你对构想中的作息时间变动持什么样的看法?”

总之，主持人应把握时机，提出问题，吸引全体与会者的注意力。提问时，要把握时机，问题要明确具体，切忌语言含糊。当讨论已涉及某个问题但焦点又不十分明确时，及时提出问题，常能使讨论达到高潮，提问有利于打破会议僵局

3、发言。主持人不应在发言人尚未发言完毕时随便插嘴，但应控制发言人的发言时间。在发言之前，主持人应注意：

(1)确定自己对对话者的话语及感受理解程度。“让我总结一下你对这个问题的看法……我这个总结是否与你的看法一致？

(2)鼓动对话者对某一问题进行思考。“你认为扩大行销网在当前是不是一种明智的举措？”

(3)测定意见是否趋于一致。“这次加工资的幅度与你期待中的幅度的有无差距?”

(4)言归正传。“由于加班费的调整带出了许多有关问题的讨论，不知各位对我先前所提及的加班费调整幅度仍有什么意见。

如果有许多贵宾参加时，不必请贵宾一一致词，请其中一两位代表即可；如果同时有两人以上请求发言，这时，如果没有其他补充或都尚未发言时，主持人可请距离较远者先发言。有人发言时，主持人应看着发言人，仔细聆听。

4、牢牢掌握会议议程。主持人要善于观察与会者的性格、气质、素质和特点，并根据各类人员特点区别对待，因势导利，牢牢掌握会议进程。

(1)明确会议的目的，假如宗旨是解决问题，则用简洁而精确的话陈述问题，以使与会者确切了解会议内容。要正视和处理争论的焦点，避免争论白热化，个个面红耳赤。

(2)引导会议按规定的议程进行，始终要围绕中心议题展开。

(3)要遏制操纵会议的任何倾向，实际经验表明，任何人谈话超过时间的20%，就意味着失效。

三、会议结束时

随着会议的进行，主持人应及时总结会议取得成果、成功的经验和失败的教训。若会议的目标已经达到，即应尽快总结并结束会议。

(1)对已经达成的共识给予必要的重申，让与会者心中有数；

(2)对最后不能取得一致同意的意见，请有关部门各自会后沟通或反思，必要时向有关人员汇报；

(3)总结会议取得的成果、成功的经验和失败的教训；

篇6：高效会议管理技巧

第八讲 主持人与参会者的守则与责任

第九讲 会议记录

第十讲 会后跟进

第一讲 当今会议面面观

【本讲重点】

会议的意义

会议的目的

会议的种类

会议的频率

会议成本的计算

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

会议的意义

1.会议是一个集思广益的渠道

图1-1 集思广益图

如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

2.会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2 组织或部门与会议

3.会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

会议的目的

◆开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

◆传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

◆监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度;同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤

◆资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

◆开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

◆激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

◆巩固主管地位

经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。

会议的种类

会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。

表1-1 会议的种类

按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类

● 团体会议● 一对一会议 ● 面对面会议● 电话会议● 视频会议 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议● 当众表扬或批评别人的会议● 临时处理突发事件的会议● 固定的团队会议● 集思广益的会议

会议的频率

每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。

1.固定的部门会议

2.全体会议

3.处理突发事件的会议

4.一对一会议

会议成本的计算

会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。

1.会议的时间成本

2.直接的会议成本

3.效率损失成本

开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：

【自检】

请将下列相关选项用横线连接起来。

A、固定的部门会议 ①至少每两月一次

B、一对一会议 ②随时

C、处理突发事件的会议 ③按需要

D、全体会议 ④至少每月一次

◆见参考答案1-1

【本讲总结】

从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。

因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。

【心得体会】

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第二讲会议效率不高的原因及解决方案

【本讲重点】

会议效率不高的原因及预防性管理

高效会议的八大特征

会议规范

会议效率不高的原因及预防性管理

1.会议的通病——效率不高

小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。

很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：

◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。

◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。

◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。

时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。

2.会议效率不高的原因

会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

表2-1 会议效率不高的原因及具体表现

项 次 原因 具体表现

(1) 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

(2) 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

(3) 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

(4) 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

(5) 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。

(6) 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

(7) 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

高效会议的八大特征

与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。

建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

会议规范

会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。

1.会议时间安排的规范

◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。

◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。

◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。

2.会议规范本身

会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：

◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。

◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

◆所有与会者都要准备在会上发言。

◆准时开始，准时结束。

◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。

◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。

◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。

◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。

3.固定的会议流程规范

图2-1 固定的会议规范流程

固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

(1)一个中心

一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：

■ 会议的开始，具体包括：致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时间安排、相关规章制度;指定会议记录人。

■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标;交流信息;产生主意、做决定、确认行动;总结。

■ 结束会议，具体包括：总结;安排下次会议。

(2)两个基本点

两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。

【本讲总结】

会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。