论高校图书馆利用电子邮件开展信息服务

关键词：服务项目存取服务信息

在科技信息日新月异的环境里, 计算机多媒体的设计, 除提供快速简便的查询服务, 透过网络的资料的存取, 为读者提供便捷的信息服务, 目前, 许多高校图书馆里开展了较具特色之服务项目——利用电子邮件开展信息咨询参考服务, 它不仅成为参考馆员与读者间沟通的良好桥梁, 也能扩展图书馆提供参考服务及参考馆员间合作与沟通的新管道, 如:参考咨询、数据库检索、专题选粹、图书馆利用教育、服务动态、意见沟通、书刊荐购、流通通知单、馆际互借申请与文献传递服务等。

1 参考咨询服务

随着高校规模的扩大, 分校区的增设以及校际距离的增加, 图书馆远距读者逐渐增多, 这就给传统的图书馆信息服务增设了许多难题。网络网际的日益扩大, 可以使得参考馆员利用电子邮件回答读者的问题这种简便的远距离服务日渐普及。许多高校图书馆皆已设立电子邮件帐号专门接受与回答读者所提出的参考问题。以目前利用电子邮件回答读者提出的问题类型而言, 大多限制以指引型、简单型或事实型的参考问题居多, 例如查询书目资料、查询某机构地址、询问是否典藏某期刊或研究所研究课题等。同时, 也有的高校图书馆已利用电子邮件让读者在他们所查询的数据库中将遇到的问题或检索策略转寄给参考馆员, 让参考馆员帮他们分析检索策略。

参考馆员除利用传统纸本书目索引等参考工具书来协助读者找到所需资料或提供解答, 也可以将网际网络上的电子参考资源加以整理, 在图书馆网站上编排电子参考书并建立相关连结, 不仅提供馆员随手可得的参考服务资源, 也可迅速解答读者的问题。

2 数据库检索服务

线上数据库不仅提供便利的检索功能与途径, 检索过程与结果皆可利用电子邮件寄至读者的电子邮件信箱。图书馆最好能提供读者电子形式的表格以填写所需的信息, 包括:检索主题、关键词、文献的年代范围、是否需摘要、文献类型、语言的限制以及储存哪些字段等, 再以电子邮件寄出资料, 也使参考馆员有新的选择方式来回答读者的参考问题。若该项服务必需收费, 亦应请读者注明付费方式及希望收到资料的方式。

3 专题选粹服务

专题选粹服务系图书馆主动为研究人员提供研究相关资料的服务, 参考馆员可利用网际网络资源搜寻系统或期刊目次查询系统, 为个别读者找寻研究所需的信息;或提供读者依据个别研究主题自订需求兴趣文件, 可设定期刊名提供新到期刊目次服务和设定研究主题关键词提供新专题选粹, 再定期利用电子邮件主动将这些期刊目次和最新信息实时地传送给读者, 并允许读者以电子邮件回复订购全文文献的要求。

4 图书馆利用教育

图书馆利用教育的目的是指导读者了解图书馆的服务、设施、组织与馆藏资源, 以帮助读者迅速有效地使用图书馆中的各项资源与服务。随着网际网络的进步与发展高校图书馆除了应教导读者正确地利用网际网络与其资源外, 更应改变传统利用指导的方式以应对网络时代的来临。图书馆可利用现代科技来扩增图书馆实施利用教育的途径, 如将图书馆手册、读者通讯、馆讯、各种数据库的检索手册、利用教育方面的资料或讲义等印刷式资料转换成数字形式, 利用电子邮件寄给需要的读者。

5 电子邮件通知服务

读者只要加入图书馆提供的电子邮件通告服务, 图书馆会定期把相关的最新消息送至读者的电子邮件信箱, 主动告知读者图书馆提供哪些新的服务、增订哪些新的数据库、现有的服务做了何种变动、将举办哪些图书馆教育讲习、哪些专题研讨会、寒暑假开放时间等讯息。如此不仅让读者不用懊恼没有注意图书馆发布的最新消息, 亦可提升图书馆的服务品质与建立良好的形象。

意见沟通、书刊荐购服务、流通通知单服务和传统纸本通知单往往因邮寄或转交过程中耽误了时效性, 以致造成读者的一些借阅损失, 图书馆配合自动化系统在读者文件中增加个人电子邮件帐号字段, 当读者有借书逾期、预约书或被催还之图书皆可通过系统产生流通相关通知单, 并以电子邮件告知读者。馆际互借申请与文献传递服务, 都是常用的、有效的服务功能。

高校参考咨询服务网络化使参考服务方式趋向多元化、合作化;由以往的人工操作方式走向自动化、电子化、网络化;从被动走向主动、积极;参考服务可超越时间与空间的局限, 提供24小时的信息服务。电子邮件的应用增加了读者询问问题的渠道, 但它并非要取代传统的参考服务方式, 而是拓展图书馆提供服务的渠道, 弥补传统服务方式之不足。

摘要：高校图书馆信息服务是读者服务中重要的一环。目前高校远距离教学、分校的设置以及校际之间频繁增多的合作, 都使得远距离读者增加。在这种状况下, 高校图书馆应尽快摆脱传统的信息服务方式, 适应网络时代的发展速度, 配合时代潮流与趋势, 利用电子邮件, 提供方便快捷的信息咨询。

关键词：高校图书馆,网络网际,电子邮件,远距离读者,信息服务